PLANON MEETING MANAGEMENT Pour une gestion professionnelle et intégrée des salles de réunion et des prestations de services associées
Les solutions Meeting Management de Planon incluent notamment : Planon ProCenter Planon Self-Service Planon Meeting Manager for Outlook Une gestion appropriée des salles de réunions et des prestations de services associées est devenue fondamentale pour toutes les organisations. L évolution des styles de travail, les agendas surchargés et le besoin croissant de collaboration nécessitent une gestion efficace des réunions. Non seulement pour les réunions internes, mais aussi pour les événements et réunions d affaires externes. Les salles de réunion et les équipements de conférence sont limités et onéreux. Un processus de réservation fiable et rationalisé est donc essentiel pour éviter les réservations en double et garantir l utilisation optimale des installations. Planon Apps Planon Kiosk Solutions Planon Sensor Integration 2 Planon meeting management
PLANON ACCELERATOR : DE MULTIPLES ACTEURS, UNE SOLUTION INTÉGRÉE UNIQUE Planon Accelerator est une solution prête à l emploi issue des meilleures pratiques qui offre des processus d exploitation standardisés et intégrés telles que la solution Real Estate Management, la solution Space & Workplace Management, la solution Maintenance Management, la solution Integrated Services Management et la solution Sustainability Management. En plus des processus d exploitation préconfigurés et immédiatement utilisables, Planon Accelerator propose des workflows, catalogues, rapports, tableaux de bord, modèles, fonctions, autorisations, imports de données et descriptions de configurations. Planon Accelerator offre un processus de gestion de réunions entièrement intégré avec des solutions adaptées à tous les acteurs impliqués, comme les employés commerciaux, les agents d assistance, les responsables d événements, les managers et les employés de services. Cette approche intégrée fournit des informations de gestion détaillées notamment sur les taux d occupation et les coûts de rétrocession internes vous permettant d améliorer les process et d augmenter leur efficacité. La pratique démontre que chaque acteur concerné a besoin d une solution différente. Ainsi Planon Accelerator associe un grand nombre de fonctionnalités pour assurer une gestion efficace des salles de réunion. L intégration de toutes ces fonctionnalités dans une solution unique facilite leur utilisation par les différents acteurs de votre organisation. GESTION PROFESSIONNELLE DES RÉUNIONS AVEC PLANON PROCENTER Planon ProCenter offre aux organisateurs de réunions et d évènements, les outils permettant de planifier, de préparer, d exécuter et d évaluer tant les réunions régulières que les réservations ou événements particuliers. Toutes les activités complémentaires telles que la modification des structures de salles, l installation d appareils spécifiques ou encore les services de restauration, l accueil des visiteurs ou le nettoyage, peuvent être gérés depuis une seule plateforme intégrée. Ceci garantit la fiabilité du processus de réservation, l efficacité des prestations de services et l optimisation de l utilisation des équipements et des salles de réunion. Planon ProCenter : Définit la capacité des salles de réunion, détermine les délais entre les réservations, configure les salles de réunion divisibles et compose les catalogues de services ainsi que les tarifs. Planifie les réservations de salles et de matériel, à l aide du tableau de bord de planification graphique intuitif ou de recherche de critères de date, heure, durée et capacité pour rechercher automatiquement les salles de réunion disponibles. Ajoute les prestations de services à une réservation, calcule les coûts correspondants et utilise des workflows automatisés pour garantir la bonne exécution et la livraison de ces services. Planifie les réunions récurrentes à l aide de l outil de planification intégré et valide automatiquement la disponibilité pour chaque réservation individuelle. Utilise des statuts de réservations «optionnel», «définitif», «achevé» ou «annulé» pour une gestion efficace des salles de réunions et des réservations. 3
EFFECTUER DES RÉSERVATIONS 24 HEURES SUR 24 ET 7 JOURS SUR 7 EN TOUTE SIMPLICITÉ AVEC PLANON SELF-SERVICE Grâce à Planon Self-Service, tous vos employés peuvent réserver des salles de réunion à tout moment et n importe où, à l aide d une page de réservation en ligne très conviviale. Les employés peuvent rechercher rapidement les salles de réunion disponibles, à partir d une date et d une heure spécifiques, d un nombre donné de participants ou du type de réunion, et réserver une salle disponible qui convienne à leurs besoins, sans avoir besoin de l intervention des Services Généraux. Planon Self-Service : Permet aux employés de commander dans le cadre des autorisations accordées des services complémentaires comme la restauration, l accueil visiteurs ou le nettoyage. Permet aux employés de réserver des équipements supplémentaires tels que rétroprojecteurs ou appareils de vidéoconférence et leur en indique immédiatement les coûts. Planon Self-Service Assure un accueil aux visiteurs de qualité par leur enregistrement préalablement à la réunion et de leurs places de stationnement. Permet aux employés d effectuer facilement et rapidement des réservations récurrentes, y compris avec les services correspondants. Adapte facilement la structure de votre page de réservation en fonction de l évolution des besoins de votre organisation et la publie de manière simple au sein de votre portail de société. COMBINEZ DIFFÉRENTS AGENDAS AVEC PLANON MEETING MANAGER FOR OUTLOOK Une étude révèle que les réunions de plus de quatre participants sont en moyenne reportées trois fois, car les ordres du jour et les priorités des participants changent en permanence. L agenda et la disponibilité des participants déterminent donc le processus de planification. De nombreuses organisations utilisent Microsoft Outlook pour la gestion de l agenda de leurs employés. C est la raison pour laquelle le logiciel de Planon offre une intégration intelligente Planon Meeting Manager for Outlook associant les informations sur les agendas des participants et les informations sur la disponibilité des salles de réunion. Planon Meeting Manager for Outlook : Utilise Microsoft Outlook pour planifier les réunions en fonction de l agenda des participants et recherche automatiquement depuis Microsoft Outlook une salle de réunion disponible. En cas de modification d une heure de début et/ou d une durée de réunion dans Microsoft Outlook, effectue automatiquement un contrôle en temps réel de la disponibilité de la salle prévue. Garantit que, si une réunion est annulée dans Microsoft Outlook, la salle en question soit aussitôt libérée pour d autres réservations. Soutien le processus de réservation sur plusieurs fuseaux horaires. Bénéficie de l intégration du logiciel Planon avec différentes plateformes Microsoft telles que Outlook, Web Access ou Outlook Mobile. 4
RÉSERVEZ UNE SALLE DE RÉUNION À TOUT MOMENT, GRÂCE À PLANON APPS Aujourd hui, plus de 65 % des employés utilisent un smartphone permettant à la majorité d entre eux d être en ligne partout et à tout moment. La force des smartphones réside dans des innovations telles que les lecteurs RFID et les fonctionnalités devenues standard comme les appareils photo numériques, les GPS et le wifi. Le succès des smartphones est surtout dû au grand nombre d applis à télécharger. Les applis sont faciles à utiliser, elles associent la technologie aux réglages et préférences de l utilisateur, et elles offrent en outre rapidement une valeur ajoutée pour l utilisateur. Planon Apps permet à vos employés de chercher les salles de réunions disponibles de manière simple, depuis leur smartphone. Planon Apps : Visualise en temps réel toutes les salles de réunions utilisées et disponibles sur un étage spécifique. Affiche la disponibilité d une salle de réunion spécifique sur un smartphone, y compris les équipements présents tels que rétroprojecteurs ou matériels de vidéoconférence. Permet aux employés de réserver sans délai une salle de réunion en scannant le QR Code ou en touchant le RFID de la salle. Permet aux employés de prolonger facilement sa réservation lorsque la réunion dure plus longtemps que prévu, ou de libérer la salle lorsqu elle se termine plus tôt. Permet aux employés de déclarer un incident ou une panne avec photo ou de consulter les précédents incidents déclarés. RECHERCHEZ ET SÉLECTIONNEZ DES SALLES DE RÉUNION GRÂCE AUX PLANON KIOSK SOLUTIONS Les centres de réunion et espaces publics sont souvent munis d écrans d information, de solutions à écran tactile ou de panneaux spécifiques. Ce genre de solutions accroît l efficacité de l utilisation des salles de réunion et contribue à donner une image positive de votre organisation. Le logiciel Planon assure une intégration homogène de ces équipements avec tous les processus de gestion des réunions. Les employés et les visiteurs peuvent voir de manière simple quelles salles de réunion sont disponibles et les réserver sur place à l aide d un kiosque ou d un panneau d affichage. L intégration assure une synchronisation bilatérale entre le logiciel Planon et les informations en temps réel diffusées sur les écrans, les panneaux ou sur le kiosque. s Planon Kiosk Solutions : Affiche la disponibilité d une salle de réunion en temps réel sur un kiosque ou un panneau. Permet aux employés d effectuer une réservation en touchant la salle souhaitée sur le kiosque ou sur le panneau. Permet aux employés d utiliser une salle en scannant leur carte d identité. Utilise vos plans CAO pour la visualisation des salles de réunion sur un kiosque. Affiche un message de bienvenue pour les visiteurs et la liste des réunions prévues sur des écrans d information. Planon Apps 5
TAUX D OCCUPATION EN TEMPS RÉEL ET IMMÉDIAT GRÂCE À PLANON SENSOR INTEGRATION Le logiciel Planon comprend l utilisation d une technologie de capteurs de détection afin d enregistrer en temps réel des espaces de travail ou les salles de réunion. À l aide de tout type de capteurs de mouvements souhaité, vous pouvez enregistrer sur votre réseau l état d un espace de travail ou d une salle de réunion libre ou occupé dans votre base de données Planon. Cette intégration vous permet de dresser les historiques des taux d occupation, les tendances, les équipements les plus demandés et l utilisation actuelle des espaces de travail et des salles de réunion. L utilisation de capteurs est particulièrement intéressante en association avec le processus administratif de réservation. Dès qu un capteur détecte qu une salle réservée n est pas utilisée, cette salle se libère pour d autres réservations. Cette détection automatisée des salles libres permet d augmenter les taux d occupation et ainsi l efficacité de l utilisation des espaces de travail. Planon Sensor Integration : Vous pouvez relier tout type de capteur souhaité à votre base de données Planon. Vous profitez de l intégration standardisée, basée sur le cadre d intégration Planon. Vous enregistrez les mesures automatiquement agrégées dans votre base de données Planon. Vous configurez et appliquez vos propres règles, contraintes et dates limites dans les cas de no-shows. Vous soutenez la dynamique en temps réel de la gestion des salles de réunion, afin d augmenter les taux d occupation et de prévenir les désordres opérationnels. EXÉCUTION ET LIVRAISON DE SERVICES EFFICACES, AVEC PLANON PROCENTER Dans de nombreux cas, des activités et des services supplémentaires sont nécessaires pour garantir l exécution correcte des réservations et des événements. Planon ProCenter propose des processus préconfigurés pour la planification, la préparation, le suivi et le contrôle ultérieur de tout type de réservation. Pour les petites réservations régulières, ces services peuvent se limiter à la restauration et au nettoyage. Pour les plus grands événements, ces services peuvent comprendre par exemple la mise en place de la salle, l installation d appareils supplémentaires, d accueil aux visiteurs ou encore de mesures de sécurité. Planon ProCenter réunit toutes les personnes concernées, telles que les planificateurs, managers, coordinateurs, personnel exécutant et fournisseurs externes, grâce à une seule solution intégrée. Ceci assure une prestation efficace des services et garantit le succès des événements et la satisfaction des clients. Planon ProCenter : Envoie manuellement ou automatiquement des ordres de travail aux responsables internes de l exécution ou aux exécutants externes. Suit la situation des travaux en fonction d Accords de Niveau de Services (SLA) et de contrats. Gère les budgets pour tous les services et activités. Détermine des alertes pour annulations ou modifications de réservations ou en cas de no-shows détectés par les capteurs de présence, afin de vous permettre de modifier en conséquence la prestation de services. Configure des flux de travail automatisés pour des réservations et services standard. 6
RAPPORTS ET ANALYSES FIABLES, AVEC PLANON PROCENTER Planon ProCenter comporte un riche ensemble de rapports standard, de tableaux de bord et d analyses qui vous permettent d optimiser en permanence l offre et l utilisation de vos salles et équipements de conférence. Vous avez besoin de plus ou de moins de salles de réunion? Quelles sont les salles les plus utilisées? Quel est le nombre d annulations? Quel est le taux d occupation moyen? Quels sont les jours et heures de pointe? Quels sont les coûts par service? Planon ProCenter vous donne les informations nécessaires pour répondre à toutes ces questions. Planon ProCenter : Crée des analyses graphiques de l occupation des salles de réunion en fonction du nombre de réservations, des heures et des personnes. Analyse le nombre d annulations par service, demandeur, période ou salle de réunion, les frais associés ainsi que les services annulés. Dresse des rapports sur les coûts et rétrocessions internes par centres de coûts ou demandeurs individuels. Prévoit et anticipe les futurs besoins en salles de réunion grâce à l analyse des statistiques d utilisation. Identifie les prestations de services très demandées et contrôle la qualité des services au moyen d analyses de prestations. Planon Self-Service 7
Planon est un des principaux éditeurs internationaux permettant aux organisations publiques et privées d optimiser l ensemble des processus immobiliers sur leur parc. La solution intégrée de Planon inclut la Gestion Immobilière, la Gestion des Espaces et des Postes de Travail, la Maintenance Immobilière, la Gestion Intégrée des Services et le Développement Durable. Créée en 1982, partenaire de ses 1.800 clients répartis dans 40 pays, Planon possède ses propres bureaux en France, en Allemagne, en Grande Bretagne, en Autriche, aux Pays-Bas, au Canada, aux Etats-Unis, en Inde et à Singapour. Belgique Campus Malines Bâtiment D Schaliënhoevedreef 20 B-2800 Malines Tel.: + 32 15 440 088 canada 606 Rue Cathcart Suite 500 Montreal, Quebec H3B 1K9 Tel.: +1 866 789 5530 france Immeuble Les Portes de Paris 1, rue du Rempart 93196 Noisy-le-Grand Cedex Tel.: +33 1 55 85 09 00 HEADQUARTERS Wijchenseweg 8 6537 TL Nijmegen Pays-Bas Tel.: +31 24 641 31 35