MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION Communauté de Communes du Volvestre Direction Générale des Services Service de la Petite Enfance 34 avenue de Toulouse BP 9 31390 CARBONNE Tél: 0561908070 FOURNITURE ET MAINTENANCE D UN LOGICIEL DE GESTION DES STRUCTURES D ACCUEIL DE LA PETITE ENFANCE Cahier des Clauses Techniques Particulières Page 1 sur 14
Communauté de Communes du Volvestre Sommaire ARTICLE 1 OBJET DE LA CONSULTATION... 3 ARTICLE 2 PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR... 3 2.1 Description de la collectivité... 3 2.2 Nombre d agents susceptibles d utiliser le logiciel... 3 ARTICLE 3 ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE... 4 ARTICLE 4 EXIGENCES TECHNIQUES... 4 4.1 La sécurité... 4 4.2 La facilité d utilisation (ergonomie)... 4 4.3 La disponibilité... 5 ARTICLE 5 DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES... 5 ARTICLE 6 INTERFACES... 8 ARTICLE 7 DOCUMENTATION TECHNIQUE... 8 ARTICLE 8 PRESTATIONS DE MAINTENANCE... 8 8.1 Durée de la maintenance... 8 8.2 Etendue des prestations de maintenance... 8 8.3 Modalités d intervention... 8 ARTICLE 9 FORMATION... 9 ARTICLE 10 OPTION : HÉBERGEMENT... 9 ARTICLE 11 REPRISE DES DONNEES... 10 ARTICLE 12 RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE... 10 Page 2 sur 10
ARTICLE 1 OBJET DE LA CONSULTATION Le présent marché a pour objet la fourniture et la maintenance d un logiciel de gestion des structures d accueil de la Petite Enfance (crèche, relais d assistantes maternelles) en remplacement du logiciel existant. Le présent document définit la consistance et les spécifications techniques des prestations à réaliser. Ces prestations sont : a. La concession des droits d usage pour le nombre d utilisateurs défini à l article 2.2 du présent document, b. L installation, l assistance au démarrage et le paramétrage du logiciel comprenant l intégration des données et les interfaces, c. La formation des utilisateurs, d. La maintenance, L offre devra être présentée comme suit : - une offre de base pour une implantation sur site, sur serveur ; - une option avec la possibilité d un hébergement à distance. ARTICLE 2 PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR 2.1 Description de la collectivité La Communauté de Communes du Volvestre est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) regroupant 28 communes et plus de 20 000 habitants dont les communes de de Carbonne, Rieux-Volvestre, Montesquieu-Volvestre et Saint-Sulpice-sur-Lèze. La Communauté de Communes est compétente en matière de : - de développement économique : gestion de la zone d activités Activestre à Carbonne, Animation économique du Volvestre, aide à l implantation d entreprises, - d aménagement du territoire : politique de l habitat - d aménagement et d entretien de la voirie : travaux d investissements et d entretien des voiries communautaires, - de collecte et de traitement des Ordures Ménagères : collecte des OM, collecte sélective, déchetteries, quai de transfert, - d actions en faveur de la petite enfance : création, aménagement et gestion des crèches, création et animation d un relais d assistantes maternelles Site Internet : www.cc-volvestre.fr La Communauté de Communes compte 106 agents permanents (données janvier 2014) : -102 agents ayant le statut de fonction publique territoriale -4 agents en contrat à durée déterminée ou indéterminée 2.2 Nombre d agents susceptibles d utiliser le logiciel Le nombre d agents susceptibles d utiliser le logiciel qui fait l objet du présent marché est : 13 Page 3 sur 10
La qualification et les fonctions de ces agents sont : -Coordinatrice Petite Enfance -Directrices, directeurs et adjointes des structures Petite Enfance -Responsable du relais d assistante maternelle. -Assistante comptable / régisseur ARTICLE 3 ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE L installation est composée de : - Un serveur virtualisé sous Xen installé au siège de la communauté de communes. - Un serveur sous Windows 2008 R2 et un autre sous Windows 2012 R2 sont disponibles. - Les ressources peuvent être octroyées à la demande. Accès VDSL d environ 85 mbps / 12 mbps. Les cinq crèches sont toutes équipées de postes récents sur base de processeurs Intel15 4 Go de RAM et disque dur avec au moins 200 Go disponibles le tout sous Windows 7 PRO. Elles sont reliées au siège par l intermédiaire d un VPN logiciel (Kerio Connect). Attention, certaines crèches ne disposent que d un débit très modéré vers internet (de l ordre de 2 Mbps). Le logiciel de gestion des structures d accueil de la Petite Enfance (crèche, relais d assistantes maternelles) utilisé actuellement : Technocarte. Le logiciel de gestion des Ressources Humaines et de comptabilité est celui de GFI. La solution proposée devra impérativement s interfacer avec le logiciel de comptabilité. Dans ce cas, il vous faut stipuler vos attentes. Les logiciels bureautiques utilisés : Word, Excel, Powerpoint La collectivité ne dispose pas de service informatique, les prestations sont externalisées. ARTICLE 4 EXIGENCES TECHNIQUES 4.1 La sécurité La sécurité du système doit être constamment conforme à la dernière version en cours du référentiel général de sécurité (RGS), pris en application de l'ordonnance n 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives ainsi qu'entre les autorités administratives. 4.2 La facilité d utilisation (ergonomie) L application proposée doit être simple, facile d utilisation et dotée d une ergonomie conviviale. L ergonomie s apprécie au vu, notamment : - de l apprentissage rapide de l application, - de la limitation du nombre d erreurs possibles (contrôles de saisie, listes déroulantes, double confirmation pour les opérations de validation ou de suppression de fichiers, réversibilité de la saisie de données en cas d erreur etc.), - de l attrait général de l interface (couleurs, icônes etc.). Page 4 sur 10
4.3 La disponibilité Conformément à l article 10 du présent document relatif à l hébergement, la disponibilité exigée pour l accès au logiciel est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages d indisponibilité planifiées. ARTICLE 5 DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES 5.1 - Fonctionnalités spécifiques à la partie Gestion du service de la Petite Enfance. Gestion de la liste d attente : Coordonnées et informations sur la famille et l enfant Périodes et mode d accueil souhaités Cycle prévisionnel de présence d enfant Liste des pièces administratives remises et à remettre par la famille Visualisation de l ensemble des pré-inscriptions et possibilité de trier automatiquement ou manuellement en fonction de différents critères (âge, commune, jours et horaires souhaités ). Rapports, états et statistiques de la liste d attente Création et paramétrage de liste de diffusion La notification si les familles ont fait appel à une assistante Maternelle. Gestion des inscriptions : Historique des différentes inscriptions Historique des motifs de refus ou d abandon de l inscription Cycle de présence prévisionnel Choix du mode d accueil individuel ou collectif Calcul estimatif de la participation familiale Rapports, états et statistiques des inscriptions Dossiers enfants : Fiche enfant avec informations signalétiques complètes, calcul en temps réel de l âge et éventuellement photographie Dossier médical complet (vaccinations, allergie ) Autorisations diverses (sorties, photos, personnes autorisées à venir le chercher ) Habitudes (sommeil, repas ) et activités Dossiers familles : Coordonnées complètes. Informations générales sur la composition de la famille, l activité des parents, le secteur géographique etc. Fonctionnement enfants : Planning de présence des enfants à partir du cycle de présence prévisionnel et/ou du contrat d accueil Historique des absences et leurs motifs Alerte de dépassement d agrément Gestion et création de groupe d enfant par tranche d âge et cycle de présence Rapports, états et statistiques de la fréquentation Page 5 sur 10
Fonctionnement personnel : Etat civil, contrat de travail, diplômes Formations suivies et souhaitées Planning du personnel individuel et collectif (journalier, hebdomadaire et mensuel) Mise en relation entre le planning enfant et le planning personnel (alerte si le taux d encadrement n est pas suffisant) Gestion des remplacements Gestion des absences (historique et motifs) Gestion des stagiaires et des stages Rapports, états et statistiques de la présence du personnel Quotidien / Agenda : Suivi des activités Suivi des animations (spectacles, sorties, journées exceptionnelles ) Anniversaires des enfants Suivi des réunions d équipe et de section Système de pointage : Suivi en temps réel de l arrivée des enfants Suivi en temps réel du taux d occupation Système de borne, système de lecture de carte à puce, de crayon optique, de pocket PC Régie et facturation : Contrat d accueil sur un imprimé type de la Communauté de communes Transfert direct par voie électronique du contrat d accueil au Trésor Public Calcul automatique de la participation mensuelle sur le contrat d accueil Connexion directe au service CAF PRO de la CAF Calcul automatique des factures en fonction du temps de présence réel des enfants et du contrat d accueil Prise en compte de l accueil d urgence et de l accueil occasionnel Paramétrage du calcul au ¼ d heure Prise en compte des absences facturables, des jours ou heures supplémentaires et des régularisations Facturation paramétrable en fonction du règlement de fonctionnement des structures Editions des factures avec logo de la structure et de la Communauté de communes Edition des déclarations annuelles pour les impôts Calcul automatique du temps de présence réel et du temps de présence facturé Edition mensuelle, semestrielle et annuelle des bordereaux CAF et MSA Rapports, états et statistiques des facturations Portail de paiement Le logiciel devra comporter un module ou un paramètre permettant de gérer le Relais d assistantes maternelles. Celui-ci devra contenir les fonctionnalités suivantes : Dossier enfants pour le relais d assistantes maternelles : Autorisations diverses (sorties, photos, ) Etat des fréquentations du Relais Rapports, états et statistiques des dossiers enfants. Page 6 sur 10
Dossier familles pour le relais d assistantes maternelles : Coordonnées complètes Informations générales sur la composition de la famille, l activité des parents, le secteur géographique etc. Historique des demandes de garde et des refus de placement Rapports, états et statistiques des dossiers familles Dossier des assistantes maternelles : Coordonnées complètes, date d'agrément, date de naissance de l'assistante maternelle Liste des assistantes maternelles du territoire avec la possibilité de tri selon différents critères (nombre d agréments, secteur géographique ) Liste des disponibilités des assistantes maternelles : horaires atypiques, périscolaire et temps partiel Liste et suivi des futures agréées Rapports, états et statistiques des disponibilités des assistantes maternelles Dossier des aides à domicile : Coordonnées complètes, date de naissance Liste des aides à domicile du territoire avec la possibilité de tri selon différents critères (secteur géographique, statut ) Rapports, états et statistiques de l'utilisation du RAM selon animations et / ou permanence administrative Suivi des fréquentations du relais d assistantes maternelles : Animations: Etats statistiques précisant le nombre d'assistantes maternelles différentes ayant participées aux animations classiques, aux animations sur inscription et aux animations évènementielles Etats statistiques précisant le nombre d'enfants différents ayant participées aux animations classiques, aux animations sur inscription et aux animations évènementielles Etats statistiques précisant le nombre de familles différentes ayant participées aux animations classiques, aux animations sur inscription et aux animations évènementielles Permanences administratives: Etat des modes de contact par mail, téléphone ou rendez-vous Type d'informations diffusées aux familles : mode d'accueil et / ou information sur un contrat en cours, et information éducative Type d'informations diffusées aux professionnels de l'accueil individuel : fonctionnement du Relais d'assistantes Maternelles, information sur le statut (droit du travail, convention collective et contrats), exercice du métier (agrément et droits sociaux), disponibilité d'accueil et informations éducatives et soutien professionnel La solution proposée permettra une sélection des données, soit de manière globale, soit de manière à différencier chaque interlocuteur. Autres fonctionnalités pour le relais d assistantes maternelles : Création et paramétrage de liste de diffusion Gestion des stagiaires et de leurs stages Gestion des contacts divers Gestion d un fond de documentation (index, suivi des prêts etc.) Page 7 sur 10
ARTICLE 6 INTERFACES Le logiciel devra présenter une solution pour exporter ou lier ses informations vers un site, service ou serveur «WEB». Si un accès distant est à envisager et si le logiciel ne dispose pas d un service de consultation en ligne, un VPN est à disposition. La gestion administrative et l'impression des documents issus de la solution proposée pourront se faire à partir de tous les postes équipés du logiciel. ARTICLE 7 DOCUMENTATION TECHNIQUE Le titulaire devra livrer, avec le logiciel, une documentation technique en langue française indiquant les modalités de leur mise en fonction. Il en sera de même à chaque livraison de mise à jour ou de nouvelle version de logiciel. Le prix de cette documentation technique sera inclus dans le prix du marché. Cette documentation technique donnera la composition et les caractéristiques du matériel du logiciel, ainsi que leurs procédures courantes d'utilisation. Elle devra être transmise au plus tard à la livraison du logiciel, de chaque mise à jour ou nouvelle version le cas échéant. Cette documentation doit notamment comporter un guide précis et documenté relatif à l exportation et à la reprise des données par le prestataire suivant. ARTICLE 8 PRESTATIONS DE MAINTENANCE 8.1 Durée de la maintenance Les prestations de maintenance prennent effet pour une durée de 4 ans à compter de l expiration de la période de garantie contractuelle. 8.2 Etendue des prestations de maintenance Le présent marché comprend les prestations de tierce maintenance applicative telles que définies à l article 31-1 du CCAG-TIC. Ces prestations visent à permettre le maintien en condition opérationnelle du logiciel à titre préventif, ou correctif. Par «préventif», on entend les mesures d'entretien exécutées pour éviter la survenance d'anomalies. Par «correctif», on entend les mesures consistant à corriger les anomalies. Le présent marché comprend aussi des prestations de maintenance évolutive au sens de l article 31-1 précité du CCAG-TIC, c'est-à-dire des prestations visant à faire évoluer ou à adapter une ou plusieurs applications, afin d'intégrer de nouvelles fonctions, d'en améliorer le fonctionnement ou de prendre en compte de nouvelles dispositions législatives ou règlementaires. 8.3 Modalités d intervention Le titulaire assurera sur site les réparations nécessaires au bon fonctionnement du logiciel et du matériel. Les pièces détachées et autres fournitures, les opérations, les frais de déplacement et maind œuvre sont compris dans le prix de maintenance indiqué dans les documents du marché et ne feront l objet d aucune facturation en supplément. Page 8 sur 10
En cas de fonctionnement défectueux d un quelconque élément faisant l objet du marché, le titulaire procèdera, durant la période de garantie, à une remise en état de l appareil dans les mêmes conditions que durant la période de garantie contractuelles, stipulées à l article 6 du CCAP et rappelées ci-après : La demande d intervention est adressée au titulaire par télécopie ou par message électronique, ou par téléphone avec confirmation ultérieure par télécopie ou par message électronique dont la réception doit être attestée par un accusé de réception électronique. A compter de cette demande d intervention, le titulaire est tenu par un délai maximum d intervention fixé à 24 heures. L'intervention inclut le diagnostic de la panne et la remise en état du logiciel ou du matériel. La période d'intervention du titulaire s'étend pendant les jours ouvrables, du lundi au vendredi de 9h00 à 12h et de 13h30 à 17h. La garantie de temps de rétablissement (GTR) exigée, à compter du début de l intervention est au maximum de 8 heures, week-ends compris. Passé ce délai, le titulaire doit fournir, à titre provisoire ou définitif, un matériel de remplacement. En cas de dépassement du délai de rétablissement ou de remplacement, le titulaire encourt la pénalité prévue à l article 13 du CCAP. Si le titulaire a proposé, dans le mémoire technique prévu à l article 4-1 du règlement de consultation, des délais d intervention ou de rétablissement plus courts, ce sont ces délais qui s appliquent. ARTICLE 9 FORMATION Le titulaire s engage à assurer la formation des agents utilisateurs de la solution logicielle, dont le nombre est précisé à l article 2.2 du présent document, afin de leur permettre une bonne appropriation de ses conditions de mise en œuvre et d utilisation. Le ou les journées de formation se tiendront toutes dans les locaux de la communauté de communes. En tout état de cause, elles devront intervenir avant le délai contractuel de mise en ordre de marche prévu à l article 5-1 du CCAP. En cas de désaccord sur les dates de formation, elles seront fixées par ordre de service du pouvoir adjudicateur notifié par courrier, télécopie ou mail dans un délai d au moins sept jours francs. Dans cette hypothèse, le pouvoir adjudicateur respectera la durée et le nombre de jours de formation prévus par le titulaire dans son mémoire technique, et les formations auront lieu durant les jours et heures ouvrables de la communauté de communes. ARTICLE 10 PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES La prestation supplémentaire n 1 concerne la mise à disposition d un hébergement sur un espace privé à compter de la réception des prestations : le système fonctionnera en option full web et ne nécessitera pas l installation d un serveur au siège de la communauté de communes. La disponibilité exigée pour l accès aux applications en ligne est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages d indisponibilité planifiées. Le candidat précisera sa gestion des indisponibilités et son mode de communication en la matière. Page 9 sur 10
L offre devra être dimensionnée pour répondre aux flux actuels et aux évolutions futures (ex : la bande passante doit permettre un débit en rapport avec les besoins actuels et avec les évolutions prévisibles). Le candidat indiquera son estimation de bande passante relative aux besoins de la communauté de communes, garantissant performance et évolutivité. La prestation supplémentaire n 2 concerne l'équipement des structures d'un ordinateur tout en 1 de type EEE PC1610 ou équivalent pour le pointage des familles. ARTICLE 11 REPRISE DES DONNEES Le titulaire sera chargé de la reprise des données, durant la période d installation prévue à l article 5 du CCAP. Pour l accomplissement de ces prestations, le titulaire pourra accéder, dès la notification du marché, aux services administratifs de la communauté de communes durant les heures réglementaires d ouverture. Il pourra se faire communiquer toutes informations et documents nécessaires, notamment par voie téléphonique et électronique. Les données à reprendre et à migrer proviennent du logiciel Technocarte. ARTICLE 12 RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE Le titulaire s engage, en fin de marché, à extraire et remettre l ensemble des bases de données contenues dans le logiciel au pouvoir adjudicateur sur un support informatique dans un format non propriétaire. A défaut, l article A.38.1.3.2 du CCAG-TIC s applique. Page 10 sur 10