Relations de travail Du problème posé à la naissance du grief jusqu à la fermeture du dossier et annexes La méthode de fonctionnement qui vous est proposée a pour but d assurer une plus grande efficacité et une meilleure coordination dans notre organisation du travail visant à assurer le respect par l employeur de nos conditions de travail. AVERTISSEMENT Les règles particulières concernant la collecte, la détention, l utilisation et la communication des renseignements personnels sur nos membres sont précisées dans un autre document titré Politiques concernant la protection des renseignements personnels. L ensemble de ces règles constitue le complément nécessaire à la présente méthode de fonctionnement. 1. Comme prémices La personne attitrée à un établissement voit à l application générale des conditions de travail dans cette école ou ce centre, donc voit au respect des ententes nationale et locale dans son milieu, de même que des lois qui ont une incidence directe sur ces conditions de travail. 2. Tout en tenant compte de son propre mode organisationnel, la personne attitrée à un établissement 2.1 Devrait prendre en note tout problème soumis par une ou un membre (voir fiche de transmission technique). 2.2 Ouvrir une chemise au nom du membre et prendre en note ses coordonnées (téléphone à domicile, à l établissement, son horaire si nécessaire, etc.). L ouverture d un dossier est soumise à des règles concernant la protection des renseignements personnels (cf. Politiques concernant la protection des renseignements personnels). 2.3 Prendre en note toutes les données du problème et voir à clarifier la situation dans laquelle la personne se trouve. Ex. : Pour toutes questions qui tournent autour d un congé de maternité, vérifier la date du début et de la fin du congé, voir s il y a un report des semaines de vacances, vérifier si les étapes préliminaires ont toutes été remplies, etc. Autrement dit, essayer dès la première conversation, à circonscrire le problème en amenant la ou le membre à exposer toutes les facettes de la question soulevée. 2.4 Consulter si nécessaire le dossier personnel du membre.
2.5 Faire sa recherche dans les textes de convention en vigueur dans le but d élaborer sa propre interprétation du cas soumis. 2.6 Établir la date limite pour qu un avis de contestation soit recevable (pour les griefs selon la clause 9-1.03). 2.7 Recueillir les informations pertinentes : (la cueillette de renseignements est soumise aux règles concernant la protection des renseignements personnels). Correspondance entre la direction et/ou la commission scolaire et la ou le membre, correspondance entre la commission scolaire et le syndicat, pièces justificatives au grief (talon de chèque de paie, horaire, procès-verbal du C.P.E.E., politique de la commission, etc.), nom des témoins possibles, rapport de CRT (9-1.04). 3. Validation de son interprétation Si cela s avère nécessaire, la vice-présidence aux relations de travail validation son interprétation auprès des ressources à la FAE ou auprès de notre avocat. 4. La vice-présidence aux relations de travail fera, si nécessaire, la vérification auprès de l employeur de l application ou de l interprétation de la clause en litige (par contact téléphonique ou par E2CRT ou par CRT). Ces contacts ne sont pas à négliger puisqu une solution peut être envisagée dès cette étape. 5. Décision d aller en contestation Il faut distinguer ici les contestations possibles en vertu de la convention collective et celles possibles en vertu de certaines lois sociales ou de travail. Les contestations selon la convention collective se font par voie de griefs qui naissent à l initiative du syndicat. Ainsi, le syndicat peut ou non déposer un grief, le faire fixer au rôle, la plaider, s en désister ou mettre fin en tout temps à la procédure. Par contre, les lois de l assurance emploi, de la santé et sécurité au travail, des normes de travail et celles qui régissent nos régimes de retraite donnent souvent l initiative de la contestation à l individu plutôt qu au syndicat. Dans ce dernier cas, notre rôle sera plus limité à celui de conseiller et notre décision consistera à accepter ou non d être mandataire. On retrouvera en annexe des politiques de fonctionnement pour la conduite de ces dossiers. Quelle que soit la situation, les décisions se prennent minimalement par deux (2) personnes, soit la personne responsable soit la vice-présidence aux relations de travail ou la présidence.
Si, en raison de la complexité technique ou des retombées politiques, l évaluation du grief pour un problème donné est «corsée», la décision revient au Conseil d administration ou, à défaut, à l exécutif du SEOM et, dans certains cas, après avis du Conseil des personnes déléguées. Un avis verbal de l avocat sera demandé après avoir obtenu l autorisation de la présidence. Un avis écrit de l avocat sera demandé après avoir obtenu l autorisation du Conseil d administration ou, à défaut, l exécutif SEOM. 6. Les documents nécessaires pour monter ou compléter un dossier, l enquête dans le milieu, les contacts avec les témoins, etc. sont du ressort de la personne attitrée à cet établissement. La vice-présidence aux relations de travail aide la personne attitrée dans cette tâche en supervisant l enquête et en servant de lien avec l avocat. 7. La rédaction des avis de grief La rédaction de cet avis relève de la vice-présidence aux relations de travail. Cet avis de naissance de grief est remis à la secrétaire des relations de travail qui voit à l expédier au Greffe de l éducation. L avis de naissance de grief doit aussi indiquer le 21 e jour qui suit la date de l avis de grief. S il n y a pas d entente avec l employeur dans les vingt-et-un (21) jours, le grief est automatiquement déféré à l arbitrage. 8. À cette étape, le dossier concernant un grief donné est classé dans les filières «relations de travail». 9. Le chapitre 9-0.00 de l entente nationale encadre la procédure de règlement des griefs 9.1 La clause 9-1.03 : l avis de grief doit être posté dans les 40 jours de la date de l événement qui a donné naissance au grief. Exemple : Une coupure de traitement d une journée devient un événement connu lors du versement de traitement qui couvre cette dite journée. Ainsi, une coupure pour la journée du 10 novembre ne devient effective que sur la paie du 20 novembre.
Computation des délais La journée 1 est la journée de l événement qui a donné naissance au grief. L avis doit être posté au plus tard à la 40 e journée suivant l événement (40 jours de calendrier scolaire y excluant les samedis, dimanches, jours fériés, les mois d été sauf pour les enseignantes et les enseignants réguliers de l ÉDAFG-FP qui ont un calendrier scolaire individuel). 9.2 La clause 9-1.04 prévoit que dans les 15 jours qui suivent la réception de l avis de grief, une rencontre doit avoir lieu aux dates, heure et lieu convenus entre les parties dans le but de tenter de régler le grief. Si cette rencontre ne peut pas avoir lieu, faire signer une entente à ce sujet (voir en annexe) ou voir à faire reporter les délais (9-1.07). 10. Fixation au rôle des griefs et choix de la procédure La vice-présidence aux relations de travail, après consultation auprès des personnes attitrées aux établissements, voir à la fixation au rôle des griefs. La convention prévoit la procédure suivante de règlement des griefs : a) devant arbitre seul; b) devant arbitre et assesseurs; c) les frais et honoraires de l arbitre sont à la charge de la partie perdante, sauf dans le cas d un grief contestant un renvoi en vertu de l article 5-7.00 ou un nonrengagement en vertu de l article 5-8.00 pour les causes suivantes : incapacité, négligence à remplir ses devoirs, insubordination, inconduite, immoralité. Il n y a pas d automaticité (sauf pour les mesures disciplinaires) dans le fait de loger un grief, car nous sommes désormais dans le «Qui perd, paie». 11. Rencontres avec l avocat Il y a une rencontre avec l avocat 2 ou 3 semaines avant l audition d un grief. Cette première rencontre a pour but d exposer le litige, de faire le tour de la question du point de vue juridique et politique et de voir à compléter le dossier. Assistent à cette rencontre, l avocat bien sûr, la vice-présidence aux relations de travail et si nécessaire la personne attitrée à l établissement. Une rencontre subséquente peut avoir lieu avec la personne en cause. Lors de l audition, la vice-présidence aux relations de travail et si nécessaire la personne attitrée à l établissement concerné sont présentes. 12. Désistement ou règlement hors cour S il y a désistement ou règlement hors cour, la vice-présidence aux relations de travail communique avec la ou les personnes impliquées par le grief dans le but de leur exposer la teneur de notre décision.
À moins que le règlement hors cour n intervienne le jour de l audition, la prise de décision de se désister ou de régler hors cour devra être prise minimalement par deux (2) personnes, soit la vice-présidence aux relations de travail ou la présidence. Si l évaluation s avère particulièrement «serrée», cette décision devra être prise au Conseil d administration ou, à défaut, à l exécutif du SEOM et minimalement par deux (2) personnes le jour même de l audition. 13. Fermeture d un dossier Un dossier sera considéré fermé et classé aux archives lorsque : 1. la sentence sera rendue et déposée dans le dossier; ou 2. l avis de désistement sera posté aux greffes et déposé dans le dossier; ou 3. l entente concernant le règlement hors cour sera signée par les parties et déposée au dossier.
ANNEXE 1 POLITIQUE DE FONCTIONNEMENT EN ASSURANCE EMPLOI POUR LES QUESTIONS D INFORMATION Types d information 1. Information générale s adressant à tous les membres 2. Formation et mise à jour des ressources du bureau 3. Information de base en réponse à un membre 4. Information à un membre pour un cas plus complexe et exigeant une expertise plus poussée Niveau de responsabilité Ressource attitrée à l établissement
ANNEXE 2 POLITIQUE DE FONCTIONNEMENT EN SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL ET PARTAGE DES RESPONSABILITÉS Types d intervention 1. Questions des membres, ouverture des dossiers. Niveau de responsabilité Ressource attitrée à l établissement 2. Questions qui demandent des recherches. SEOM qui peut référer si nécessaire à des ressources techniques extérieures 3. Suivi des dossiers (lettres aux organismes, contestations, enquête, mandataire, etc.). 4. Représentation des membres auprès : a) de la commission scolaire en matière de prévention b) de la commission scolaire en matière de réparation c) du bureau de révision administrative et de la Commission des lésions professionnelles Demande d expertise médicale de rencontre avec médecin et avocat ou avec la ou le membre pour préparer une audition. 5. Info et formation des membres, des personnes déléguées ou des membres du Conseil d administration SEOM a) responsable du dossier en collaboration avec le comité SEOM en SST b) responsable du dossier SEOM c) responsable du dossier SEOM avec soutien technique des procureurs, si nécessaire avec autorisation du CE ou du CA SEOM avec autorisation des frais ou des libérations par le CE ou le CA. SEOM et/ou le comité SEOM en SST.
ANNEXE 3 POLITIQUE DE FONCTIONNEMENT EN REGARD DE LA RETRAITE Types d intervention Niveau de responsabilité 1. Information de base aux membres Ressource attitrée à l établissement 2. Demande de rachat, de rente, etc. 3. Demande d estimation de rente 4. Information à un membre pour un cas plus complexe et exigeant une expertise plus poussée La ou le membre, au moyen du formulaire approprié disponible à la commission scolaire SEOM CARRA SEOM
ANNEXE 4 POLITIQUE DE FONCTIONNEMENT EN ASSURANCE SSQ ET RÉSAUT LA CAPITALE Types d intervention 1. Information générale s adressant à tous les membres 2. Formation et mise à jour des ressources du bureau 3. Information de base en réponse à un membre 4. Information à un membre pour un cas plus complexe et exigeant une expertise plus poussée 5. Modifications ou renouvellement du contrat d assurance Niveau de responsabilité Ressource attitrée à l établissement Présidence et responsable du dossier