Les cotisations enseignants doivent être traitées comme un dossier de paie simplifié (puisqu'on ne génère aucun salaire, il n'y a donc aucun brut); pour cette raison, le menu des enseignants ressemble à s'y méprendre à celui du module de paie. Avant de commencer à travailler sur le dossier des enseignants, nous allons d'abord vérifier l'existence de certains éléments de la paie. 1. Les plafonds Ils sont automatiquement rapatriés du module de paie dans le module des enseignants, à chaque mise en place de la période des cotisations aux enseignants. Vérifiez d'abord la valeur du plafond en paie (elle doit être mensuelle), en choisissant les options de menus 1-"Paie", 1-"Dictionnaires", 1-"Valeurs générales", F1-"Plafonds". Attention, seul le plafond A URSSAF est utile au module "enseignants". 2. La période de cotisations Cette étape est très importante, et il faut impérativement fixer la période de traitement AVANT de commencer à renseigner les différentes valeurs (bruts ETAT, OGEC, ). Pour cela, choisissez 2- "Enseignants", 1-"Dictionnaires", 1-"Valeurs générales", et renseignez le mois de fin de période (celui de début étant modifié seulement par l'ordinateur à chaque clôture). La période peut être mensuelle, trimestrielle, annuelle, mais, pour des raisons comptables (année scolaire), nous vous conseillons les périodes suivantes : Janvier / Mars Avril / Juin Juillet / Août Septembre / Décembre Si le mois de début n'est pas correct, cela est dû à deux possibilités : Vous démarrez le dossier pour la 1 ère fois, et l'année déjà fixée est antérieure à celle que vous voulez traiter. Renseignez 12 dans le mois de fin de période, validez et lancez la clôture des enseignants pour vous retrouver sur l'année suivante. Procédez de même jusqu'à l'apparition de la bonne année, et fixez votre mois de fin de période. Le mois de début est antérieur à celui que vous voulez utiliser; vous êtes resté sur la période de traitement précédente. Faites votre clôture de période des enseignants. Une fois que la période est ainsi fixée, vous voyez apparaître, dans la partie droite de l'écran, la valeur du plafond correspondant à cette période. Il ne vous reste plus qu'à positionner, éventuellement, les différents messages édités selon le mode de paiement (chèque et espèces, ou prélèvement). FICHE TECHNIQUE - 11 - "Je travaille sur les cotisations "enseignants" - 24/03/00 Page 11-1
3. Les caisses : corrélation entre "paie" et "enseignants" On ne peut pas créer directement une caisse dans le dossier des enseignants; celles-ci sont reproduites à partir du module "paie". Cela permet ainsi d'avoir un "standard" entre la caisse du salarié et celle de l'enseignant, et d'éviter d'avoir plusieurs numéros à mémoriser, pour une même caisse. Pour générer les caisses à partir de la paie, vous devez choisir les options suivantes 2-"Enseignants", 2-"Fichiers de base", 1- "Caisses", F1-"Ajout". Attention, vous ne pouvez pas intervenir dans ce programme. L'ordinateur va chercher les caisses créées en paie, et les reporte, sous le même numéro, dans le dossier des enseignants. Il ne vous restera plus qu'à aller en F2-"Modif.", pour mettre à jour les taux de cotisations. Avantage de cette méthode Toutes les caisses de la paie, sont-elles récupérées dans le dossier des enseignants? Dois-je annuler les caisses inutilisées dans le dossier des enseignants, et qui ont été créées lors du transfert? Que faut-il vérifier quand on supprime une caisse côté paie? la rapidité, car on n'accède qu'aux taux, et plus aux paramètres de fonctionnement de la cotisation (déjà créés dans la paie). non. L'ordinateur ne reproduit que les caisses qui satisfont, au moins, à un des critères suivants : G régime égal à A, C, X ou Y (identifie les retraites ARRCO et AGIRC) G régime égal à P (identifie les prévoyances) G régime égal à M (identifie les mutuelles) G type égal à C ou R (identifie les CSG et la CRDS) G type égal à P (identifie la taxe de prévoyance) non. Il suffit simplement de laisser les taux de ces caisses à zéro, et la cotisation ne s'enclenchera pas pour les enseignants rattachés à celles-ci. Il faut commencer par supprimer la caisse côté enseignant, sinon cela sera impossible côté paie. 4. Les rattachements aux caisses Ceux-ci existent déjà dans la paie. Il n'est pas utile de recréer de nouveaux rattachements, les caisses de paie et d'enseignants étant basées sur la même architecture. Vérifiez donc les codes positionnés dans le module enseignants (2-"Enseignants", 2-"Fichiers de base", 2-"Rattachements aux caisses"), tout en ayant à l'esprit que, bien que la caisse soit sélectionnée par le code "X" dans le rattachement, la cotisation ne peut pas s'enclencher si les taux indiqués dans la caisse sont à zéro. Attention, toute modification effectuée dans les rattachements aux caisses des enseignants entraîne la même modification dans le même rattachement de la paie, et vice versa (le fichier étant commun aux deux dossiers). 5. Les enseignants Les fiches des enseignants sont utilisées pour: la gestion des cotisations (prévoyance, mutuelles, AGIRC éventuellement, CSG et CRDS, taxe de prévoyance, ). la gestion des enseignants (elle est destinée à la secrétaire, mais a été transférée dans un autre module, "Personnel", accessible depuis le menu général APLON). la comptabilisation des effectifs (pour la gestion du personnel). les prud'hommes (les enseignants étant déclarés sur les listes de consultation). FICHE TECHNIQUE - 11 - "Je travaille sur les cotisations "enseignants" - 24/03/00 Page 11-2
Les renseignements composant ces fiches sont donc de deux types : 1. destinés au calcul des cotisations sur la base du salaire ETAT (caisses, rattachements, périodes ) 2. liés à la gestion "classique" des enseignants, ils ne sont pas utiles au calcul des cotisations (matières, grades, inspections, ). Vous retrouvez d'ailleurs la plupart de ces renseignements dans "Personnel". Si votre objectif est le calcul des cotisations ou les prud'hommes, ne perdez pas de temps sur la saisie des éléments cités en 2- (grade, matières, dates d'entrée dans l'enseignement libre ou diocésain, situation administrative, ); le secrétariat pourra gérer toutes ces informations dans le dossier "Personnel" accessible à partir du menu général APLON (et non plus dans la paie). Par contre, soyez plus vigilant sur les zones section, rattachement aux caisses, nomenclatures de retraite, catégorie, temps de travail, horaires, renseignements prud'homaux,. Les enseignants, dont la fiche existe déjà dans le dossier de paie, ne doivent pas être recréés dans le dossier des enseignants (ils auraient alors un autre matricule que celui de la paie, et seraient considérés comme deux entités lors des prud'hommes; en effet, l'ordinateur refuse toute création d'enseignant à un numéro existant déjà en paie). Pour basculer la fiche de l'enseignant de la paie dans le dossier des enseignants, il suffit de procéder comme suit : Lchoisir les options suivantes 1-"Paie", 2-"Fichiers de base", 4-"Salariés", F2-"Modif." Lpour chaque salarié concerné, choisir la fonction F9-"Retr/Pré" Lrenseigner la zone "Maj. dossier enseignant?" à OUI Lcompléter la fiche de l'enseignant dans le module des enseignants 2-"Enseignants", 2-"Fichiers de base", 3-"Enseignants", F2-"Modif." Cette fonctionnalité qui permet de générer une fiche de la paie vers les enseignants existe aussi dans le sens inverse (à savoir des enseignants vers la paie); elle permet, dans ce cas, de récupérer les informations d'un enseignant qui n'a jamais été payé par l'établissement, pour permettre la sortie d'un bulletin de salaire correspondant à des indemnités : G de prévoyance (celle-ci étant récupérée par l'ogec et non l'etat) G de départ en retraite Attention, méfiez-vous des différents transferts dans un sens ou dans l'autre. En effet, tous les renseignements de la fiche salarié ne sont pas transférés systématiquement à chaque fois dans la fiche enseignement (ceci est vrai aussi dans l'autre sens); vous devez, de plus, compléter les renseignements supplémentaires qui n'existent pas dans l'autre fiche. Dans le sens "enseignant" vers "paie", la qualification 1 est renseignée avec 0 heure, une formule de paie à H (Horaire) et la section existant dans la fiche enseignant; attention, cette section doit être différente de 0, et nous vous recommandons de bien la vérifier avant de valider le transfert de la fiche la 1 ère fois, sinon vous aurez quelques problèmes en modification ou visualisation de la fiche salarié correspondante. FICHE TECHNIQUE - 11 - "Je travaille sur les cotisations "enseignants" - 24/03/00 Page 11-3
Liste des renseignements transférés uniquement lors du 1 er passage de la fiche dans un sens ou dans l'autre. PASSAGE DE LA FICHE D'UN DOSSIER A L'AUTRE ver s l es Enseignants catégorie temps de travail mode de paiement "V" date d'entrée motifs d'entrée/sortie code métier convention collective qualification(s) collège prud'homal vote pour prud'hommes situation de travail profession normalisée regroupement màj.dossier "ensgnt" (Oui) affiliation bancaire code urssaf "1" suppl. familial "Non" indemn. résidence (aucune) groupe de paie "2" prorata de plafond "Non" catégorie temps de travail mode de paiement dates d'entrée/sortie motifs d'entrée/sortie code métier convention collective qualification(s) collège prud'homal vote pour prud'hommes situation de travail profession normalisée regroupement màj.dossier "paie" (Oui) affiliation bancaire ver s l a Paie Liste des renseignements transférés A CHAQUE passage de la fiche dans un sens ou dans l'autre. + 1 qualification à "H" (horaire) avec section ver s l es Enseignants état civil adresse code CEE code nationalité code étranger code frontalier code élection DP/CE état civil adresse code CEE code nationalité code étranger code frontalier code élection DP/CE ver s l a Paie 6. La saisie des salaires ETAT et OGEC Avant de commencer à renseigner les éléments nécessaires aux cotisations aux enseignants, nous vous recommandons une dernière fois de vérifier la période positionnée dans le menu "enseignants"; pour cela, il suffit de jeter un coup d'œil au libellé affiché sous le menu central, quand on a sélectionné le choix 2- "Enseignants". FICHE TECHNIQUE - 11 - "Je travaille sur les cotisations "enseignants" - 24/03/00 Page 11-4
Les salaires ETAT des enseignants sera mis en place à partir des éléments individuels, mais selon deux manières distinctes : G depuis la saisie des éléments individuels (par rubrique ou par enseignant) G depuis le visualisation du relevé de cotisations (forcément par enseignant) La saisie par le biais des éléments individuels reste la plus pratique, car elle permet d'enregistrer le salaire ETAT par rubrique (donc mois par mois). Il existe 12 rubriques correspondant à chaque mois de la paie, plus une rubrique de régularisation année antérieure. Attention, vous ne pouvez pas utiliser la rubrique d'un mois qui ne fait pas partie de la période positionnée au démarrage du traitement (par exemple, sur la période "avril juin", vous ne pourrez pas utiliser le rubrique 152 "Brut ETAT février"). Pour assurer le prorata lors des calculs d'assiettes, il existe deux rubriques de salaires "extérieurs" (OGEC et autre établissement, respectivement 163 et 164). 150 Brut ETAT année précédente 148 Plafond A de la période 151 Brut ETAT Janvier 149 Plafond B de la période 152 Brut ETAT Février 153 Brut ETAT Mars 154 Brut ETAT Avril 163 Brut Etablt de la période 155 Brut ETAT Mai 164 Brut Extérieur de la période 156 Brut ETAT Juin 157 Brut ETAT Juillet 158 Brut ETAT Août 159 Brut ETAT Septembre 160 Brut ETAT Octobre 371 Retenue période précédente 161 Brut ETAT Novembre 162 Brut ETAT Décembre G Ces éléments individuels se comporte comme s'ils étaient saisis avec le code R (rappel), ce dernier n'existant plus au niveau des enseignants (exception faite toutefois des plafonds et des cotisations basées sur du fixe). G La seule rubrique de net utilisée ("Retenue période précédente") est automatiquement générée quand il y a un solde positionné en comptabilité pour l'enseignant; vous n'avez donc pas à la gérer (attention, pour cela, il faut que le net enseignant soit un compte collectif, et il faut aussi avoir renseigné la zone "Voulez-vous la reprise des soldes enseignants?" à OUI; de plus le chemin comptable et le numéro de société en comptabilité doivent avoir été correctement mis en place _ tous ces éléments sont situés dans le menu I-"Interfaces", 1-"Affectations comptables", 6-"Divers"). G Les plafonds A et B ne sont utilisés que si l'enseignant arrive ou part en cours de période (exemple d'une personne payée par l'etat depuis février, pour une période traitée de janvier mars"; il faudra donc indiquer 2 plafonds pour cet enseignant, au lieu des 3 définis par défaut). G Les salaires ETAT peuvent être renseignés progressivement mois par mois (en février tous les salaires de janvier, en mars tous ceux de février, etc..) ou en fin de période (en avril, j'enregistre les salaires de janvier, février et mars); à chacun d'entre vous d'adopter la méthode qu'il considère comme étant la plus pratique. FICHE TECHNIQUE - 11 - "Je travaille sur les cotisations "enseignants" - 24/03/00 Page 11-5
7. La récupération des salaires à partir du dossier de paie Pour les enseignants qui ont un bulletin de salaire, les salaires ETAT et OGEC (ainsi que ceux payés par d'autres établissements "Extérieur") ont déjà été intégrés dans le module de paie. On peut récupérer ces informations pour les traiter ensuite dans le dossier des enseignants; il serait en effet inutile de les saisir à nouveau. Pour éviter ceci, il existe un traitement qui va chercher ces renseignements dans le dossier de paie, et les recopie dans celui des enseignants, sous forme d'éléments individuels. Attention, cette étape doit être faite avant la saisie des éléments individuels des autres enseignants, car si par erreur vous enregistrez un enseignant de la paie, ses salaires ne pourront pas être recopiés dans les éléments individuels correspondants puisqu'il y a déjà des valeurs dans ceux-ci (ces dernières seront alors préférées aux automatismes). Le traitement est situé dans les menus suivants : 2-"Enseignants", 3-"Relevés de cotisations", 1-"Eléments individuels" Après avoir renseigné la société à traiter, choisissez l'option F7-"Brt PAIE". Vous devrez répondre par Oui ou par Non aux questions suivantes (voir tableau ci-dessous) : Question si F5 - Oui si F6 - Non G Voulez-vous rapatrier les bruts "Etablt" de la paie? G Voulez vous rapatrier les bruts "Extérieurs" de la paie? G Voulez-vous rapatrier les bruts "ETAT" de la paie? PAIE OGEC(Jan) + OGEC(Fév) + OGEC(Mar) 1 PAIE 164 (Jan) + 164 (Fév) + 164 (Mar) F5 - décalage d'un mois PAIE ENSEIG. 163 (Fév) 151 163 (Mar) 152 163 (Avr) 153 ENSEIGNANTS 163 ENSEIGNANTS 164 F6 - pas de décalage PAIE ENSEIG. 163 (Jan) 151 163 (Fév) 152 163 (Mar) 153 néant néant néant 8. Que faire après l'édition des relevés de cotisations? Une fois les relevés de cotisations édités, vous devez effectuer les étapes suivantes : édition des états de paie. transfert des cotisations en comptabilité 2. sauvegarde sur un jeu différent de celui utilisé en paie (facultatif) clôture de la période de cotisations. MISE EN PLACE DE LA PERIODE SUIVANTE 2-"Enseignants", 1-"Dictionnaires", 1-"Valeurs générales" 1 nous vous rappelons que le salaire OGEC, en paie, est constitué par les rubriques de 1 à 149. 2 attention, le compte comptable à affecter à la rubrique 371 du menu "Net (enseignants)" des affectations comptables, doit être le même que le compte enseignants du menu "Divers". FICHE TECHNIQUE - 11 - "Je travaille sur les cotisations "enseignants" - 24/03/00 Page 11-6