Présentation Extranet des 20, 27 janvier et 3 février 2015
Obligation de la loi ALUR Le nouvel article 18 alinéa 10 de la Loi du 10 juillet 1965 oblige les syndics professionnels à mettre à la disposition du syndicat des copropriétaires un espace numérique Sauf décision contraire de l assemblée générale prise à la majorité de l article 25 ou 25-1 de la Loi précitée Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des copropriétaires ou du conseil syndical 2
Plusieurs questions vont être traitées: - Fonctions minimums que cet extranet doit assurer - Documents minimums à mettre à la disposition du conseil syndical et des copropriétaires - Quid d une facturation par le syndic - Protection des données personnelles - Portabilité des données si changement de syndic 3
FONCTIONS QUE LE SERVICE EXTRANET DOIT ASSURER. Mise à disposition des copropriétaires et du conseil syndical des documents relatifs à la gestion de la copropriété. Archivage électronique des documents de la copropriété. Messagerie interne à la copropriété. Publication d informations à destination des copropriétaires 4
DOCUMENTS MINIMUMS A METTRE A LA DISPOSITION DU CONSEIL SYNDICAL ET DES COPROPRIETAIRES - Absence d arrêté listant les documents et services minimums à faire figurer dans l extranet - Dans l attente, préconisation de segmenter l espace partagé en trois sous-espaces réservés respectivement: - Au conseil syndical - Au syndic - Aux copropriétaires 5
Documents accessibles par le conseil syndical Grand Livre des Comptes Relevé général des dépenses des 3 dernières années Contrats d entretien, de maintenance et d assurance Demandes de devis, devis, ordres de service, attestations de fin des travaux, factures 6
Rapport moral et CR des réunions du conseil syndical Plan pluriannuel des travaux Suivi du fonds de prévoyance Relevés des compteurs d eau Etat global des relevés de charges au sein de la copropriété Relevés bancaires du compte séparé et du fonds de prévoyance 7
Contrats de travail et fiches de paie Suivi des sinistres Etat des procédures de recouvrement 8
Documents accessibles par chaque copropriétaire Suivi des appels de fonds charges courantes et travaux Suivi fonds de prévoyance et avance de trésorerie 9
Documents accessibles à la fois par le conseil syndical et les copropriétaires Convocation, états financiers (annexes comptables 1 à 5) et PV des trois dernières AG ordinaires ou extraordinaires Contrat de syndic et feuille de présence à l AG Règlement de copropriété et EDD avec leur actualisation 10
Carnet d entretien actualisé Diagnostic des parties communes Contrat de cogestion s il existe 11
FACTURATION DU SERVICE EXTRANET PAR LE SYNDIC Il convient de refuser toute facturation pour la mise à disposition de ce service, soit sous forme d une augmentation des honoraires, soit via une prestation particulière. 12
PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES - Ne pas répondre aux questionnaires sur la composition de la famille, les salaires, la détention d autres biens si cela n est pas nécessaire (cas où il n y a pas de service de paiement en ligne par exemple) - Rester prudent si l extranet est proposé comme l amorce du coffre-fort électronique, ce qui peut inciter des copropriétaires à y stocker des documents personnels, autres que ceux concernant la copropriété, avec un risque très fort de perte s il y a changement de syndic 13
PORTABILITE DES DONNEES EN CAS DE CHANGEMENT DE SYNDIC - Risque de développement par les syndics de système informatique verrouillé rendant quasi-impossible le transfert des données d un extranet à un autre en cas de changement de syndic. - Faire voter en AG une résolution précisant que le syndicat des copropriétaires est propriétaire de l intégralité des données 14
Et le syndic s engage à transférer en cas de changement de syndic l intégralité des informations sur des logiciels ouverts, dit communément «open-source». Cela peut être du format Tableur ou PDF. 15
RECOMMANDATIONS DE SECURITE -Risque d intrusion du syndic dans les échanges des membres du conseil syndical si l extranet du syndic dispose d une messagerie interne 16
PRESENTATION DES SOLUTIONS PRECONISEES PAR L ARC ET MAIA 17
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PROPOSITIONS DE L ARC Site COPRO-NET : -Pour le conseil syndical: accessible via le Portail de l Adhérent à l adresse www.leportaildelarc.fr + numéro d adhérent/mot de passe copropriété -Pour les copropriétaires: accès direct à l adresse www.copro-net.fr +email/mot de passe personnel -Pour le syndic: accès via l adresse www.copronet.fr/syndic.php +email/mot de passe syndic 20
COPRO-NET version actuelle (www.copro-net.fr) - Lettre d informations du conseil syndical - Le calendrier des réunions, de l assemblée générale et des interventions des entreprises - Les archives de la copropriété - Les documents de la copropriété - Les documents nécessaires à la réalisation des états pré-daté et daté 21
Nouvelle version de COPRO-NET Mise à disposition de 3 Espaces : spécifique au conseil syndical, commun au conseil syndical et aux copropriétaires, personnalisé pour chaque copropriétaire Mise à disposition de documents selon la segmentation préconisée 22
OUTIL D ARCHIVAGE MAIA Cf. Présentation par la société MAIA 23