ADRETS-2006 OUTILS POUR FACILITER LE TRAVAIL COLLABORATIF À DISTANCE Table des matières Expérimentation...2 Contexte et enjeux...2 Objectif opérationnel...2 Aspect innovant de la démarche...3 Impact en terme d égalité et d articulation des temps...3 Les conditions de départ à réunir...4 Modalités et outils de travail collaboratif à distance...5 Les outils classiques...5 Un groupe identifié...5 Des objectifs communs...5 Des règles de fonctionnement...5 Une fonction animation...6 Les Réunions...6 Le partage de documents...6 Le téléphone...7 Les outils modernes...7 La réunion téléphonique à 3...7 La réunion téléphonique à plusieurs...7 La visio communication point à point numéris...8 Les réunions en visio communication multipoints Numéris...8 Le Chat et la visio point à point...9 La visio communication IP multipoints...9 Les outils Internet...9 L'annuaire partagé...10 La liste de diffusion...10 La liste de discussion...10 Le forum de discussion...11 Le calendrier partagé...11 Le suivi de tâches...11 Le partage de ressources en ligne...12 L'annuaire de liens...12 La mise en ligne de documents au format PDF ou Word...12 Le suivi de documents en commun...13 Les solutions intégrées...13 Contacts...13 LE TRAVAIL COLLABORATIF...14 À DISTANCE...14 1
ADRETS-2006 Annexe : Manuel de recommandations pour les animateurs de réunion en visio communication. 2
Expérimentation L'AREREF et le réseau des EREF ont participé au programme EQUAL Réussir au féminin en milieu rural. Le travail partenarial entre les agents de terrain, l association et les partenaires du programme ont permis d expérimenter certains outils de travail collaboratif à distance. C est ainsi qu un service Internet collaboratif a été mis en place au sein du partenariat de développement du programme EQUAL. Des réunions téléphoniques et des réunions en visio communication ont été organisées entre les partenaires du PDD d une part et en direction des EREF des territoires ruraux et de leurs partenaires d autre part. L utilisation des listes de diffusion et de la messagerie est devenue une pratique courante dans le cadre de ce programme et au delà de ce programme. Ces outils ont permis de travailler sur la gestion commune du programme EQUAL, à promouvoir les télé-procédures et à diffuser l information auprès du public de terrain. Cela débouche sur la mise en place systématique d outils de travail collaboratif à distance au sein du réseau des EREF. Contexte et enjeux L évolution des modes de travail au sein des entreprises et au sein des services intègre de plus en plus l utilisation des TIC. L utilisation des outils de travail collaboratif permet de répondre à trois problèmes : La nécessité d articuler les temps de vie des travailleurs et notamment des femmes par une flexibilité en terme de temps de travail. La possibilité de travail différé devient une nécessité ou une revendication sociale. Par ailleurs dans les zones rurales en particulier, l éloignement des services et des entreprises oblige à de nombreux déplacements qui constituent une perte de temps et d énergie. La promotion des outils de travail à distance collaboratif permet de compenser ce problème d isolement par l utilisation des outils à distance et la création de communautés de travail virtuelles. Il n y a pas de véritable évaluation faite sur la perte de temps de travail en réunion et en déplacement de la part des acteurs d une institution. Cette perte de temps, évaluée dans le cadre du programme EQUAL est parfois considérable : réunir 10 personnes dans un lieu central pour 3 heures de réunion, pas toujours productive, coûte souvent trois heures de déplacement en plus c est à dire trois heures de salaire pour l ensemble des participants plus les frais de déplacement. Enfin, le travail en équipe projet et le travail en réseau, au sein d'une même institution ou en inter institution, devient une pratique courante qui permet de s'adapter à l'évolution des besoins. Dans les zones rurales en particulier, ce travail en réseau entre des territoires isolés et faiblement peuplés permet de mutualiser les compétences et les énergies. Il nécessite des outils de travail collaboratif à distance pour échanger, coordonner et suivre le travail des membres du réseau ou de l'équipe projet sur l'ensemble du territoire d'intervention. Objectif opérationnel L objectif de l utilisation des outils de travail collaboratif est de permettre l organisation d un travail collectif le plus efficace possible permettant d intégrer les différences de rythme de travail et de contraintes horaires des participantes à ce groupe (contraintes professionnelles, institutionnelles mais également familiales et sociales) ainsi que les contraintes liées à 3
l éloignement des membres de ces groupes de travail sur un même territoire, une région voire au niveau national ou international. Aspect innovant de la démarche Le travail coopératif n est pas nouveau en soi. Les équipes projet et des réseaux existent. Leur mode de fonctionnement habituel est encore très majoritairement l envoi de courrier et de dossier d information préalable à des réunions en présentiel de travail collectif. La majorité de ces réunions sont encore largement centralisées dans les villes. L efficacité des réunions n est pas toujours acquise ou proportionnelle à l investissement en temps des partenaires et des participants. Les TIC sont bien entendu utilisées largement pour travailler en réseau et en équipe. Il s agit tout d abord du téléphone qui a l inconvénient, dans son utilisation courante, de privilégier les relations bilatérales et de démultiplier ainsi le nombre d aller-retour d informations avec des pertes d informations entre les membres d un même réseau ou d une même équipe. Enfin Internet est un nouvel outil de communication qui permet une information commune sur les sites web largement utilisés mais peu opérationnel pour le travail en équipe. Le travail en équipe repose surtout sur l utilisation de la messagerie électronique. Cet usage s est fortement développé avec des effets démultiplicateurs très intéressants et de rapidité. Ces effets positifs ne doivent pas cependant masquer les difficultés inhérentes à l utilisation de la messagerie simple. Importance des SPAM et des virus, saturation d informations pas toujours utiles, hétérogénéité et non maîtrise des destinataires des informations : chacun se crée sa propre liste de diffusion et son propre annuaire de partenaires. Les adresses e-mail changent et chacun des membres de groupe n a pas toujours les moyens ou la rigueur pour mettre à jour un carnet d adresses. Il y a une grande perte de temps pour chaque membre d un réseau ou d une équipe pour gérer lui-même ses listes de diffusion, pour stocker les messages et en garder la mémoire. Le coté innovant des outils de travail collaboratif que nous avons testé avec EQUAL consiste à mixer les différentes formes de travail en équipe et en réseau de manière à faire gagner du temps et à nous adapter à la disponibilité de chacun. L originalité n est pas dans les outils techniques qui existent déjà mais dans la diffusion de leur utilisation auprès de public et de partenaires isolés sur le terrain qui n appartiennent pas à de grandes institutions équipées d équipes informatiques spécialisées et de services Intranet propriétaires. Il s agit de voir comment avec peu de moyens, utiliser au mieux les outils de travail à distance. Impact en terme d égalité et d articulation des temps Les femmes travaillent essentiellement dans le domaine des services et dans des PME. Les femmes du milieu rural travaillent essentiellement à domicile ou dans leur commune de résidence et occupent les postes souvent en proximité. Les raisons sont multiples mais les difficultés de déplacement et la nécessité de gérer le domaine professionnel, le domaine domestique et le domaine social amènent les femmes à préférer un travail proche de leur domicile pour articuler les temps de vie. Cela nuit à leur déroulement de carrière. Une meilleure utilisation des outils de travail collaboratif à distance peut permettre de rompre l isolement social et professionnel des femmes et des hommes du milieu rural en leur permettant de participer à des projets en réseau 4
ou en équipe, en réduisant les contraintes liées à la distance et à la disponibilité. Ces outils ont pu être expérimentés au sein de certains organismes avec les questions juridiques et d organisation interne. Ils ont pu être testés au sein de partenariat en réseau de partenaires travaillant sur une même problématique comme celles des services publics en milieu rural. Les conditions de départ à réunir La première condition à réunir est d'ordre technique Il est nécessaire que les personnes concernées aient un accès à Internet et soient équipées d outils bureautique et de téléphonie modernes. L équipement en visiophonie Numéris qui a été réalisé dans les EREF. Cela peut s avérer être un obstacle pour certains organismes en terme de coût d abonnement et de communication et d achat de matériel. La visio communication IP peut également se faire par Internet à condition de bénéficier d une liaison haut-débit ce qui n est hélas pas encore le cas dans l ensemble des zones rurales. Il faut en outre bénéficier d un outil mutualisé de mise en relation qui doit se gérer par une structure ressource tant pour la visio communication (pont routeur) que pour les sites collaboratifs que pour les sites de visio. En PACA nous avons pu bénéficié d un pont routeur financé par l état et implanté à l AFPA de Malijai dans le 04, d une plate-forme de visio collaboratif IP Marratech gérée par HAD (Hautes-Alpes Développement) et d outils de travail collaboratif en ligne géré par l association régionale des EREF puis de Mayeticvillage mise en oeuvre par l AREREF. La deuxième condition à réunir est la volonté des partenaires de travailler en commun. Elle nécessite l existence d une communauté d usage et d intérêt centrée sur un objectif de production en commun. Il n y a pas de travail collaboratif possible, quelque soit les outils techniques mis à disposition, si les acteurs n en éprouvent pas le besoin, n en ont pas la nécessité et ne sont pas volontaires. La troisième condition à réunir pour mettre en oeuvre des démarches de travail collaboratif à distance est la présence d une fonction d animation du réseau ou de l'équipe projet. Comme toute équipe de travail, à plus de 5 personnes, un réseau ou une équipe demande d être animée pour être productif. Le financement de cette animation et la légitimisation sont des conditions préalables pour réaliser un travail efficace en réseau à distance. 5
Modalités et outils de travail collaboratif à distance Les outils classiques Un groupe identifié Ces outils s adressent à des communautés d usage identifiées. Ce peut être des gens d une même structure ou d une même fédération ou des partenaires appartenant à différentes institutions mais travaillant sur une problématique ou sur des objectifs communs. Ils peuvent être situés dans un même territoire de proximité, dans une même région comme ce fut le cas pour l AREREF mais aussi au niveau national ou international. Le réseau ou l équipe peut être constitué de 5 personnes comme de plusieurs centaines. Nous proposons de réserver notre démarche à des réseaux et des équipes de plusieurs dizaines de personnes à dimension humaine. Il est nécessaire que les participants à l équipe ou au réseau soient nominativement connus et inscrits. Il est difficile d animer des réseaux avec des institutions dont les membres ne sont pas désignés nommément. Des objectifs communs Avant de parler des outils techniques et des modalités pratiques du travail en réseau, il convient de rappeler les règles essentielles pour qu un travail d équipe et en réseau soit efficace. Il faut que le réseau ait une identité formalisée et explicite. Cette identité peut être définie par l appartenance institutionnelle à une même entreprise ou une même fédération. Elle peut être la participation à un programme (EQUAL, LEADER) commun à l ensemble des partenaires ou un projet institutionnel ou inter-institutionnel. Un projet se définit par des objectifs précis, des échéances, un budget et des modalités d action. Le réseau ou l équipe de travail peut se définir également par des valeurs communes ou des caractéristiques professionnelles partagées : défense des services publics, insertion des personnes en difficulté, citoyenneté active. Plus l explicitation de l objectif commun et des valeurs communes sont clairement affichés, plus le réseau ou l équipe de travail aura des chances d être opérationnel. Des règles de fonctionnement Un réseau et une équipe ont pour fonctionner besoin de définir des modalités d action en commun. Il est nécessaire de savoir combien de temps chacun peut s impliquer, qui fait quoi, qui anime, comment on échange, qui finance. Ces modalités de travail en commun ne sont pas toujours formellement définies. Elles peuvent être implicites. Le réseau aura intérêt chaque fois que cela est possible, de formaliser des modalités de travail pour éviter les malentendus et les dysfonctionnements futurs. Ceux ci ne sont pas à imputer aux outils techniques mais à l implication des partenaires et à la formalisation des objectifs et des modalités de travail. Bien entendu, la définition des objectifs, des valeurs et de ses modalités peuvent se construire progressivement. Elles ne sont pas toutes définies au préalable mais elles constituent néanmoins un élément essentiel de la continuité et de la pérennité d une équipe ou d un réseau. 6
Une fonction animation Une fonction animation doit notamment être définie. Ce peut être une fonction hiérarchique qui anime un réseau institutionnel par exemple mais l animation peut être confiée à un des membres de l équipe ou du réseau sans forcément avoir de relation hiérarchique. Cette animation peut également être tournante. Au delà de 5 personnes il semble indispensable de définir cette fonction animation et d expliciter la personne qui en aura la charge. Les modalités de travail en commun sont multiples et ont recours à des outils techniques et des méthodes connus par ailleurs qu il convient toutefois de maîtriser. Les Réunions Les moyens classiques sont bien entendu indispensables pour amorcer et maintenir un travail en réseau ou en équipe. La réunion tout d abord constitue l outil de travail le plus courant pour des réseaux ou des équipes. La réunion présentielle permet aux membres du réseau de se connaître, de se rencontrer. Elle permet des interactions multiples qui sont indispensables à la constitution de l identité de l équipe et du réseau. Ces réunions nécessitent toutefois la maîtrise des techniques d animation : objectif, méthodes et modalités matérielles adaptées. La non gestion des réunions physiques peut aboutir à un désinvestissement des membres du réseau ou de l équipe. Il y a une perte de temps préjudiciable à la production collective. Nous ne détaillerons pas plus avant les éléments constitutifs d une bonne animation de réunion : nom des participants et nature des participants adaptés à l objectif, objectif concret, outils techniques de base, tableau blanc, vidéo-projecteur, cadre (salle d accueil conviviale) etc.. Modalités d animation adaptée : petit groupe, prise de parole, pause, évaluation de la réunion, envoi de document préparatoire, envoi de compte-rendu, etc... Ces éléments d animation des réunions physiques seront bien entendu repris dans les réunions à distance, et pourront être facilités par les outils de travail collaboratif mis en place. Les rencontres individuelles, deux à deux, par petit groupe, constituent bien entendu des modalités de travail en commun qui sont nécessaires et persistent y compris dans le travail à distance. Elles permettent une souplesse et peuvent garder un caractère informel. Ces rencontres deux à deux ou par petit groupe pourront être reprises également de manière plus virtuelle à distance. Le partage de documents L échange de document, l envoi de convocation, l envoi de documents préparatoires, l envoi de compte rendu se fait traditionnellement par courrier. C'est nécessaire à la production commune. Cela nécessite le respect d un certain nombre de règles : qui sont les destinataires, qui en est l auteur. Cela nécessite également de mettre au point dans le groupe les modalités de mise à jour et de correction des documents envoyés, qui peut les amender, qui les a validé. Ces éléments d échange documentaire et d informations sont valables pour des échanges traditionnels par courrier mais s appliqueront également sur des échanges utilisant des TIC. Il est toujours nécessaire de valider la source des informations utilisées. 7
Le téléphone Le téléphone est le deuxième instrument de travail à distance traditionnel ainsi que le fax. Il présente davantage de la souplesse mais l inconvénient de ne pas permettre un travail collectif homogène. Il est difficile de définir par exemple en commun des dates de réunion ou de prendre une décision par téléphone dans un groupe de plus de 10 personnes qui nécessite des allerretours nombreux. Le téléphone classique est utile pour les mises au point et des relations partenariales sur des sous-thèmes intégrés dans un projet collectif. Le fax présente l intérêt de pouvoir envoyer des documents mais ceux-ci ne sont pas faciles à reprendre collectivement puisqu ils doivent être retapés et s ils doivent être corrigés. A ces outils classiques de travail en équipe et en réseau bien connus, réunions, rencontres, courriers et téléphone, s ajoutent aujourd hui des moyens de travail en équipe à distance utilisant de nouvelles techniques de communication et d information. Les outils modernes La réunion téléphonique à 3 Les opérateurs téléphoniques proposent tout d abord la possibilité de faire des conférences à trois par téléphone à partir d un simple poste téléphonique. L utilisation de cette procédure, de cet outil, qui est gratuit, permet à un petit groupe de fixer une date, de faire le point sur un dossier, une écrit, un projet, très rapidement, en l absence de moyens de travail spécifiques autres. La réunion téléphonique à plusieurs Les réunions téléphoniques à plus de trois personnes sont maintenant possibles. Chaque participant appelle un numéro commun à la date et à l heure programmées de la réunion. La réunion est programmée pour un temps déterminé. Les opérateurs de télé-communication proposent un service payant qui comprend la réservation de la tranche horaire et qui allouent un numéro de téléphone d une manière ponctuelle ou d une manière permanente à l organisme gestionnaire de la réunion téléphonique. En PACA, le réseau des EREF dispose d un pont routeur informatique installé à l AFPA de Malijai qui permet l organisation de réunion entre 8 sites distants. Le coût de la communication est le coût de la communication locale pour les personnes habitant dans les Alpes du Sud. Le coût de location d un service autre de réunion téléphonique est plus important pour l organisateur. Les réunions téléphoniques nécessitent une certaine habitude et, plus encore que pour les réunions physiques, une animation rigoureuse : il n est pas possible de déborder du temps de la réunion imparti, il est nécessaire de maintenir l'attention pendant toute la durée et d être vigilant sur les prises de parole. Les réunions téléphoniques doivent durer peu de temps (1h) et être dédiées à des prises de décision rapide, collective, ou à des points de situation. Elles ne permettent pas de faire un travail approfondi d analyse, de synthèse. Elles sont bien adaptées à l organisation du travail d équipe. 8
La visio communication point à point numéris Il est possible de faire des réunions entre deux partenaires sans se déplacer grâce à de la visio Numéris (installée dans les EREF de PACA ainsi que dans les préfectures, les directions du travail et les universités). Ces visios point à point ne coûtent qu une communication téléphonique et permettent aux interlocuteurs de se parler et de se voir en direct sans intervention extérieure et sans réservation de service. Elles permettent de partager un tableau blanc pour partager des documents. Les réunions en visio communication multipoints Numéris La visio conférence Numéris est adaptée également pour des réunions multi-points, jusqu à 8 partenaires. Un guide d animation de ces réunions a été réalisé. Ces réunions multi-points sont utiles, comme les réunions téléphoniques, pour prendre des décisions mais elles peuvent permettre à des groupes restreints sur chacun des sites de travailler et d échanger sur la production de documents, sur l analyse d une situation. Cela nécessite que les animateurs locaux soient formés et que le matériel soit en état de marche et que celui-ci soit maintenu par ailleurs. La réunion de travail par visio conférence présente l avantage de mixer la communication verbale, la communication non verbale, les images du non verbal sur les expressions des uns et des autres mais également apportent de la convivialité. Le système de visio permet également en parallèle l échange de documents en direct. La visio conférence peut enfin servir dans le cadre de plus grands groupes à la présentation collective d informations. Un partenaire peut avoir besoin de dispenser une formation, de faire un exposé à un ensemble de partenaires éloignés. L avantage de la visio permet aux auditeurs de bénéficier des apports d informations en direct en ayant l attention retenue à la fois par l image et par le son. Elle permet une inter-activité car le public peut poser des questions et intervenir. Ces réunions sont importantes pour diffuser des informations auprès d un ensemble de partenaires éloignés, d une manière économique. Cela évite à l intervenant, au conférencier, de se déplacer sur les différents lieux ou aux différents participants des lieux éloignés, de se déplacer dans un lieu central. Ces réunions à distance présentent également l avantage de permettre à chaque groupe, sur chaque site de visio conférence, de dialoguer entre eux sans perturber la tenue globale de la réunion. La technique de visio permet ces échanges entre voisins qui perturbent tant les réunions physiques (brouhaha): Il suffit de couper le micro. Là encore, l animation de ce type de réunion nécessite une certaine maîtrise de la part des intervenants et des animateurs. L attention est plus difficile à tenir longtemps ce qui nécessite de mieux gérer, de faire des réunions plus courtes et très ciblées. On peut alterner des phases en grand groupe à distance et des phases de travail en petit groupe sur chacun des sites de visio communication. Comme cela peut se faire en réunion collective où on peut créer des ateliers de travail au delà de la plénière. Les outils de visio communication dont nous venons de parler sont performants mais nécessitent un abonnement Numéris et des connexions téléphoniques ainsi qu un équipement spécifique compatible. La qualité de ces outils de visio est pour l instant inégalée. Ces systèmes de visio conférence nécessitant des communications locales ou inter-urbaines peuvent s avérer inadaptés 9
pour des communications longue distance qui augmenteraient considérablement les coûts de communication. C est pourquoi la visio communication en ligne par Internet constitue une alternative intéressante qui commence à être disponible sur le marché. Le Chat et la visio point à point Il existe aujourd hui des systèmes informatiques très peu onéreux qui permettent via Internet de communiquer d une manière synchrone par écrit (Chat) avec les interlocuteurs branchés sur le même dispositif de messagerie instantanée. Certaines de ces messageries sont ouvertes et d autres peuvent être réservées aux membres choisis par les différents partenaires (MS Messenger). Le Chat est bien adapté pour des échanges amicaux, des informations très factuelles, courtes, mais ne permet pas un véritable échange et des prises de décision en commun argumentées. Les systèmes de Chat proposent maintenant l audio et la visio lorsque les personnes sont équipées d un débit suffisant (ADSL, satellite ou câble). Cela nécessite d avoir de hauts parleur, une webcam et un micro. L image de l interlocuteur est cependant très petite et ce système de visio reste réservée aux communications deux à deux, point à point. La visio communication IP multipoints La visio multi-points est maintenant disponible sur Internet auprès de différents opérateurs pour la plupart payants si on veut des usages privatifs réservés à un groupe de personnes. Cela nécessite un serveur commun spécifique, et un logiciel client installé sur les postes informatiques de chacun des participants. Il existe sur le marché différentes solutions où le serveur peut être gratuit et les logiciels clients payants ; où le serveur et les logiciels clients peuvent être payants et enfin des systèmes où le serveur est payant et les logiciels clients gratuits. Ces systèmes permettent la communication point à point et la communication multi-points. Un administrateur réseau accorde les droits pour réserver les plages horaires du serveur en fonction du nombre d utilisateurs prévus à la réunion qui peut aller de 3 à plusieurs dizaines. La qualité du serveur et du logiciel en terme de débit et en terme de fonctionnalité est essentielle pour que la visio soit de qualité. Le son est en général très bon, la visio reste relativement réduite par rapport à la visio Numéris. L avantage de ces systèmes de visio IP c est qu ils permettent en parallèle le transfert de fichiers et la projection simultanée de documents (par exemple diaporama) auprès de l ensemble des participants. L intérêt de cette solution est bien entendu son coût puisque les participants qui ont des accès permanents haut débit peuvent se connecter de n importe quel coin du monde d une manière illimitée, le seul coût à prendre en compte étant l achat ou la location du serveur de visio. En PACA, l outil Maratech est en expérimentation jusqu en juillet 2005. Les outils Internet Les outils de messagerie Internet peuvent être ouverts ou spécifiques à certains réseaux comme les Intranet. Il existe des outils intégrés propriétaires de type first class ou Lotus Note qui proposent un ensemble de fonctionnalités avancées. Ces outils propriétaires sont adaptés à de grandes institutions qui ont les moyens de former leur personnel et de payer les licences. Ils ne sont pas adaptés à des partenaires institutionnels qui n ont pas la logistique pour adopter d une 10
manière uniforme un même logiciel et outil Intranet. L AREREF a abandonné la gestion de son Intranet en 2004 pour des raisons de coût et en raison de l évolution des offres de service gratuites et libres proposées sur Internet. Les fonctionnalités Internet sont multiples mais encore peu utilisées au delà du web classique en html et de la messagerie individuelle. L'annuaire partagé Pour qu un groupe de travail ou un réseau fonctionne il est nécessaire que les participants connaissent les autres participants et puissent les contacter facilement. Il existe des possibilités de mettre en ligne les coordonnées, les numéros de téléphone et les e-mails de tous les participants au groupe de travail, à l équipe projet ou au réseau. Cela permet d éviter à chacun l effort et le temps nécessaire pour mettre à jour son propre annuaire personnel et d éviter ainsi des erreurs ou des oublis dans la diffusion de documents puisque les gens peuvent changer d adresse. La liste de diffusion Il existe couramment sur Internet des listes de diffusion grand public et thématique mais on peut également créer des listes de diffusion spécifiques à un groupe. Des services proposent cette fonctionnalité gratuitement sur Internet. L inscription peut se faire en ligne, les inscrits à la liste de diffusion reçoivent régulièrement une lettre envoyée par l animateur de la liste de diffusion, avec cependant pas de possibilité de répondre directement. Cette fonctionnalité est utile pour diffuser rapidement à un grand nombre de personnes des informations collectives. La liste de discussion Le principe est le même que pour les listes de diffusion mais cette fois-ci, tous les membres peuvent contribuer et écrire. C est plus pour échanger des idées, des pratiques, voire des documents que pour avoir une information régulière. La liste de diffusion est elle aussi proposée par de nombreux services en ligne, gratuitement. Elle ne permet pas toujours de savoir qui est destinataire (absence d annuaire) et donc à qui vont être communiquées les informations que nous mettons en ligne. Les listes de diffusion peuvent être modérées à priori. Un modérateur valide les messages avant de les rediffuser à l ensemble du groupe. Le modérateur peut intervenir à postériori pour donner son avis ou rappeler les règles de fonctionnement. On peut avoir des listes de diffusion sans modérateur ; il est cependant nécessaire d avoir un animateur qui a le souci de relancer le débat, d apporter des réponses, des contributions, si on veut que la liste de discussion fonctionne. La liste de discussion peut être adaptée à des objectifs précis : produire une note sur un sujet, s organiser pour une manifestation commune. Les listes de diffusion comme les listes de discussion permettent ou interdisent l adjonction de pièces jointes éventuelles. L inconvénient des listes de diffusion ou de discussion est qu elles peuvent saturer les logiciels de messagerie des participants d informations ou de fichiers joints inutiles. 11
Le forum de discussion Il existe des forums grand public mais on peut également créer sur des sites privatifs des forums de discussion en ligne. Des forums sont en généralement ouverts à tout internaute et on les appelle des groupes de travail ou des groupware lorsqu ils sont réservés à certains participants où il faut donner un mot de passe pour pouvoir y accéder en ayant obtenu une autorisation préalable. Il est préférable dans les réseaux et les équipes de projets d avoir des forums privatifs sur mot de passe pour éviter d être envahi d intervenants extérieurs. Le forum permet une meilleure gestion des questions réponses des différents partenaires. Les réponses à une contribution étant placées souvent sous cette même contribution. Il permet d avoir une visibilité et un historique des discussions en ligne. Il permet également de ne pas saturer les boites aux lettres des participants qui ne se connectent sur le forum que quand ils en ont envie et le temps. Ils peuvent choisir de lire les contributions qui les concernent et de laisser de côté celles qui ne les concernent pas. L inconvénient des forums est justement cette liberté. Les participants ayant en général peu de temps sont peu incités à aller sur un forum et beaucoup de participants oublient de se connecter pour répondre aux sollicitations. Les forums qui marchent bien sont des forums où il y a énormément de participants, la masse compensant la faible intervention de chacun. Les forums peuvent être adaptés pour des discussions un peu libres mais ils sont moins adaptés pour la production précise ou pour la prise de décision collective. Le calendrier partagé La question du temps est au centre du travail d équipe. Il est très difficile de connaître les disponibilités de chacun, de fixer des dates communes, de savoir ce que chacun des membres de l équipe ou du réseau fait, et surtout de ne pas oublier les réunions d échanges communes. Il existe de manière gratuite ou payante sur Internet des services de calendriers partagés faciles à utiliser. Ceux-ci sont encore relativement peu utilisés malgré leur facilité d utilisation. Le suivi de tâches Au delà du calendrier partagé, le travail en réseau ou en équipe projet peut nécessiter une vision dans le temps des tâches et de leur répartition entre les différents partenaires avec les objectifs à atteindre, les objectifs intermédiaires, les responsables et les échéances. Des outils de suivi ont été mis au point dans les grandes entreprises industrielles (workflow) pour le suivi de chantier, le suivi de projet ou le suivi marketing. En ce qui concerne le travail collaboratif en réseau, dont nous parlons, il n est pas nécessaire de recourir à des outils très sophistiqués. Il existe d une manière gratuite ou payante de petits services en ligne de suivi de tâches faciles à mettre en oeuvre. Ceux-ci sont encore peu utilisés dans les réseaux ou les groupes de travail projet. La raison n est certainement pas liée à leur utilisation technique mais plutôt à la difficulté des équipes projet à se répartir le travail et définir des échéances. L outil technique peut permettre d inciter et de structurer le travail collaboratif. 12
Le partage de ressources en ligne L intérêt d Internet est de permettre un accès à une multitude d informations, d études. L inconvénient est que chacun perd beaucoup de temps à rechercher cette information et surtout à la trier. L intérêt d un site de travail collaboratif peut consister à mettre en commun via Internet les documents de travail utiles à l ensemble du groupe ou du réseau. Il permet donc de faire une sélection et de la mettre à disposition de l ensemble des membres pour éviter à chacun de ceux-ci de devoir aller les chercher par lui-même. La mise en ligne de ces documents nécessite tout de même un effort de classement et de présentation de manière à ce que les membres du réseau sache quoi trouver et où trouver ces documents y compris dans le groupe. La plupart de ces documents peuvent être mis en ligne sous forme html dans des web classiques qui nécessitent cependant une maîtrise Internet que ne possèdent pas la plupart des partenaires. Si un webmaster anime le réseau, il lui est possible de mettre en ligne des informations permanentes à destination de l ensemble des partenaires. Il existe des alternatives pour éviter cette lourdeur de la mise en html d un centre de ressources documentaire : L'annuaire de liens Il est possible de mettre les liens où on peut télécharger des documents plutôt que de mettre nous mêmes en ligne les documents. Cet annuaire de liens partagé nécessite cependant là encore un sommaire commenté si on veut qu il soit efficace et non pas accroître la sur-information des partenaires du réseau. Il existe des systèmes qui permettent de partager des liens sans être contraints de connaître le langage html avec des systèmes de mise en ligne des liens. Cela peut être fait par l administrateur du réseau, du site mais l autorisation de mise à jour des liens par l ensemble des membres du réseau est également possible sur certains sites de travail collaboratif. La mise en ligne de documents au format PDF ou Word Pour contourner la difficulté du langage html et de sa maîtrise par les membres du réseau ou de l équipe de travail, il est possible de mettre en ligne directement des fichiers sous forme de tableurs ou de traitement de texte ou au format PDF (php, spip...) plusieurs serveurs proposent gratuitement ou d une manière payante cette fonctionnalité qui permet ainsi à l administrateur du réseau ou à l ensemble des partenaires de mettre directement en ligne des documents que ce soient des documents ressources récoltés par les uns et par les autres ou des documents de travail produits par les uns et par les autres. Cette fonctionnalité permet d être accompagnée éventuellement d une notification aux membres du réseau de la mise en ligne de nouveaux documents, de nouvelles contributions. Elle permet ainsi d alléger les e-mails des uns et des autres et de permettre cependant à tout le monde d aller consulter les documents produits et mis en ligne. Pour un groupe de travail et un réseau c est très important d avoir la mémoire de tous les documents produits plutôt que d en laisser la gestion à chacun des membres qui la plupart du temps ne savent plus où ils ont été classés. L animateur du réseau doit cependant s assurer que le classement de ces documents est facilement accessible en ligne pour éviter une profusion de documents non reconnaissables en ligne. Un système de classement et d index est à ce moment là nécessaire pour mettre de l ordre dans ces contributions multiples. 13
Le suivi de documents en commun Il est possible d avoir un espace de travail coopératif pour produire des documents en commun. Les documents sont proposés par un participant. Les autres participants peuvent le modifier et les modifications sont suivies en ligne. Cela permet de voir l avancée collective et la production collective d un document de travail commun. Ces services sont encore peu utilisés mais sont importants pour éviter la confusion des documents modifiés qui ont le même nom et qui ne sont pas mis à jour. Les solutions intégrées L ensemble de ces fonctionnalités est actuellement présentes sur le marché soit d une manière payante sur des logiciels propriétaires, soit avec des outils gratuits séparés. Il existe également des services intégrés qui offrent la plupart de ces fonctionnalités. Ils nécessitent cependant un temps d adaptation et de formation de l animateur voire des participants. L outil mayeticvillage est un exemple de service collaboratif sur Internet qui réunit la plupart de ces fonctionnalités accessible à titre gratuit dans un premier temps. Le site du projet Equal réussir au féminin est un exemple simple des fonctionnalités possibles à un coût réduit sur www.mayeticvillage.fr/ Contacts Jean Horgues-Debat Association régional des espace ruraux emploi formation de PACA 7 rue Bayard 05000 Gap tél. 04 92 51 07 19 et 06 85 42 18 60 erefpaca@free.fr 14
OUTILS POUR FACILITER LE TRAVAIL COLLABORATIF À DISTANCE 15