BTS Services Informatiques aux Organisations Session 2017 Parcours SLAM Parcours SISR Description d'une situation professionnelle NOM et prénom du candidat : BERNARD Sébastien Contexte de la situation professionnelle : Comment ajouter et synchroniser son adresse e-mail sur Outlook? Intitulé de la situation professionnelle : Configuration du logiciel de messagerie Outlook Modalité : Situations obligatoires : Individuelle En équipe Réalisation : Productions relatives à la mise en place d un dispositif de veille technologique et à l étude d une technologie, d un composant, d un outil ou d une méthode. Elaboration de documents relatifs à la production et à la fourniture de services Prise en charge d incidents et de demandes d assistance liés au domaine de spécialité du candidat Cours de formation PPE Stage Compétences : A1.3.4 A5.1.1 A5.1.2 A5.1.3 A5.2.4 Conditions de réalisation Ressources fournies : - Logiciel Microsoft Outlook 2013 Résultats attendus : - Ajouter et Synchroniser son adresse e-mail sur Outlook 2013 (POP/IMAP) Environnement technologique : Window s Productions associées : BERNARD Sébastien 1 sur 16
I- Contexte : Microsoft Outlook (officiellement Microsoft Office Outlook) est un gestionnaire d'informations personnelles et un client de courrier électronique propriétaire édité par Microsoft. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office. Bien qu'il soit principalement utilisé en tant qu'application de courrier électronique, il propose aussi un calendrier et un gestionnaire de tâche et de contact. Il peut être utilisé de manière autonome, mais il a aussi la possibilité de fonctionner conjointement à Microsoft Exchange Server pour fournir des fonctions étendues pour une utilisation multi-utilisateurs dans une organisation, telles que le partage des boîtes de courriels, des calendriers et des emplois du temps des réunions. La dernière version en date est la version 2016 ; elle fait partie de la suite Microsoft Office 2016 et est incluse dans l'abonnement à Office 365. Outlook 2016 intègre de nouvelles fonctionnalités dont l'ajout des groupes au lieu des listes de distribution et l'ajout de l'internationalisation des adresses de messagerie (EAI). BERNARD Sébastien 2 sur 16
II- Utilisation : Configuration d un compte messagerie avec le protocole POP3 : POP3 (Post Office Protocol) POP, ou Post Office Protocol, est un moyen pour récupérer les informations de messagerie qui remonte au débuts de l internet, au moment où la connexion à Internet n était pas aussi accessible qu aujourd hui. Il fallait alors créer un système qui pourrait récupérer les emails et permettre un accès hors ligne. Et puisque les stockages étaient limités, il fallait aussi vider les serveurs régulièrement. La première version de POP a été créé en 1984, la deuxième révision POP3 a suivi en 1985 POP3 reste l un des protocoles les plus populaires. En bref, le POP3 télécharge les e-mails sur une machine spécifique, puis les supprime du serveur d origine. BERNARD Sébastien 3 sur 16
- Lancez Outlook puis cliquez sur «Fichier»: - Ensuite sur «Ajouter un compte» : BERNARD Sébastien 4 sur 16
- Cochez la case «Configuration manuelle», puis cliquez sur «Suivant» : - Choisissez «POP ou IMAP», puis cliquez sur «Suivant» : BERNARD Sébastien 5 sur 16
- Une fois ici il va falloir configurer votre compte messagerie, remplissez selon vos identifiants et le type d adresse que vous utilisez (voir annexes pour Serveur Entrant et Sortant) et sélectionnez «POP3» dans «Type de compte», ensuite cliquez sur «Paramètres supplémentaires»: - Allez dans l onglet «Serveur sortant», puis cochez la case «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification» : BERNARD Sébastien 6 sur 16
- Allez dans l onglet «Option avancées», puis remplissez comme ci-dessous (selon les ports de votre type de messagerie, voir annexes) et cliquez sur «Ok» pour valider : - La configuration est terminée, il ne reste plus qu à valider en cliquant sur «Suivant» : BERNARD Sébastien 7 sur 16
- Si les paramètres du compte sont correct les tests doivent réussir comme ci-dessous, cliquez ensuite sur «Fermer» et sur «Terminez» pour confirmer l ajout du compte : - Vous pouvez constater que votre compte messagerie fonctionne correctement, il ne reste plus qu à attendre que le protocole POP3 télécharge tous les messages sur votre poste ce qui peut-être un peu long si ils sont nombreux : BERNARD Sébastien 8 sur 16
Configuration d un compte messagerie avec le protocole IMAP : IMAP (Internet Message Access Protocol) Le IMAP est une amélioration du POP3. Il permet de garder ses emails sur le serveur d origine et pouvoir les lire depuis plusieurs supports, libérant ainsi les utilisateurs du poste unique. C est le protocole le plus utilisé au monde actuellement. Il permet de conserver ses mails et les lire depuis un téléphone, un PC ou un Webmail. Et tant qu on ne les a pas supprimés, il reste à notre disposition. Mais ce n est pas sans problème, puisque le IMAP stocke les emails sur un serveur distant, le problème de stockage se pose, surtout si vous avez une boite de messagerie énorme. Une fois arrivée à ses limites, votre boite ne pourra plus recevoir ou envoyer de nouveaux mails. La solution est de faire un grand nettoyage ou de créer des archivages locaux sur votre disque dur. BERNARD Sébastien 9 sur 16
- Répétez les instructions pour ajouter un compte : BERNARD Sébastien 10 sur 16
- Une fois à cette étape, choisissez «IMAP» dans «Type de compte», et remplissez selon votre fournisseur d adresse e-mail ( voir annexes), puis cliquez sur «Paramètres supplémentaires» : - Allez dans l onglet «Serveur sortant», puis cochez la case «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification» : BERNARD Sébastien 11 sur 16
- Allez dans l onglet «Option avancées», puis remplissez avec les paramètres du Serveur IMAP de votre messagerie (voir Annexes) et cliquez sur «Ok» pour valider : - La configuration est terminée, il ne reste plus qu à valider en cliquant sur «Suivant» : BERNARD Sébastien 12 sur 16
- Comme pour toute à l heure si vous avez correctement paramétré le compte les tests doivent fonctionnés, cliquez ensuite sur «Fermer» et sur «Terminez» pour confirmer l ajout du compte : - Vous pouvez normalement constater l ajout de votre deuxième compte mail sous IMAP, il ne reste plus qu à patienter pour qu il synchronise les messages avec le serveur de messagerie, vous pouvez remarquer que c est plus rapide qu avec le protocole POP3 car lui ne les télécharges pas sur le poste il les consultes sur un serveur : BERNARD Sébastien 13 sur 16
III- Conclusion : En Conclusion, quel protocole choisir? Ce serait en fonction de l utilisation que vous souhaitez de votre messagerie électronique : IMAP est plus récent que POP et présente l'énorme avantage de pouvoir synchroniser plusieurs clients de messageries ce qui devient indispensable si vous avez un ordinateur et un téléphone portable par exemple. Si vous ne savez pas quoi choisir, préférez une configuration IMAP. POP est utile pour des besoins assez spécifiques, par exemple si vous souhaitez conserver l'intégralité de vos messages sur le client de messagerie. Généralement c'est une question d'habitude (un ordinateur pour consulter tous vos messages). Si vous prenez cette solution, pensez à faire des sauvegardes régulières de l'ordinateur contenant l'ensemble de messages que vous avez, en cas de crash, vous perdrez l'intégralité de vos messages, car le serveur n'aura pas de copie de vos emails (si vous avez précisé de conserver pendant X jours vos messages dans la configuration de votre client de messagerie). Protocole Avantages Inconvénients POP3 Permet de récupérer rapidement l intégralité des messages. Tous les messages sont sur le poste client. La structure du client n est pas identique sur le serveur. IMAP Gestion simplifiée en cas d accès à sa messagerie depuis plusieurs endroits.possiblité de changer plus facilement de client de messagerie. Gestion de son espace disque sur le serveur obligatoire.lenteur de certains clients avec des dossiers contenant de très nombreux messages. BERNARD Sébastien 14 sur 16
Annexes : BERNARD Sébastien 15 sur 16
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