GUIDE DE PUBLICATION AU BALO

GUIDE DE PUBLICATION AU BALO Le bulletin des annonces légales obligatoires (BALO) est une publication éditée par la Direction de l information légale et administrative, dans le cadre de sa mission de contribuer à garantir la transparence de la vie économique et financière. Ce bulletin recense les informations légales des sociétés faisant publiquement appel à l épargne et des établissements bancaires ou de crédit. La publicité au BALO s effectue exclusivement par voie électronique à partir de l application e-balo. Ce service sera facturé au tarif en vigueur à la date de diffusion. Ce document a pour objectif d aider les utilisateurs d e-balo dans la gestion de leurs annonces. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 1

Transmission d une annonce et règles de normalisation Une première partie vous présentera comment normaliser une annonce pour publication au BALO Votre fichier doit être normalisé ; c'est-à-dire qu il doit respecter certaines règles de présentation reconnues par le logiciel de conversion des informations et permettre une bonne lisibilité de l annonce. Une seconde partie vous présentera comment diffuser une annonce au BALO. Pour diffuser une annonce au BALO (Bulletin des annonces légales obligatoires), vous transmettez votre fichier électronique sur le site Internet de la Direction de l information légale et administrative à l adresse www.journal-officiel.gouv.fr, rubrique BALO, «Accéder à la gestion de vos annonces». A partir de l espace contributeur, vous pourrez suivre le cycle de publication de votre annonce sur e- balo. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 2

PLAN 1- Les règles de la normalisation... 4 1.1- Les caractéristique du fichier normalisé... 4 Généralités :... 4 1.1.2- Partie Textes :... 4 1.1.3- Partie Tableaux :... 4 1.2- Exemples de tableaux conformes et non conformes... 5 1.2.1- Tableau conforme... 5 1.2.2- Tableaux non conformes... 5 2- Comment diffuser une annonce au BALO... 6 2.1- Créer un compte utilisateur... 6 2.2- Connexion, authentification et déconnexion... 8 2.3- L espace contributeur de l annonceur... 9 2.4- Saisir des coordonnées de sociétés (*)... 10 2.5- Saisir des coordonnées de payeurs (adresse de facturation)... 12 2.6- Déposer une annonce... 14 2.7- Effectuer une recherche sur votre compte utilisateur... 15 2.8- Résultat d une recherche... 17 2.9- Visualisation d une annonce... 20 2.10- Epreuve de relecture avant publication... 20 2.11- Bon à diffuser (BAD) sans correction... 23 2.12- Bon à diffuser (BAD) avec correction... 25 3- Tarif des insertions et facturation... 27 4- Assistance aux utilisateurs... 28 Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 3

1- Les règles de la normalisation 1.1- Les caractéristique du fichier normalisé Généralités : - un fichier normalisé est issu d un logiciel de traitement de texte standard disponible sur le marché au format RTF, DOC ou DOCX ; - il ne contient qu une seule annonce ; - les éléments contenus dans l annonce figurent dans leur version définitive, présentés dans l ordre prévu de leur diffusion et enregistrés dans un seul fichier. Ainsi, le texte ne doit pas figurer avec les diverses versions corrigées ou en cours de correction. Les extraits du document ne devant pas faire l objet de parution doivent être effacés du fichier ; - le fichier ne contient aucune image en dehors des formules mathématiques, organigrammes, graphiques (historigrammes, courbes ou secteurs ) et d un logo ; - l intégralité d une formule mathématiques ne doit faire l objet que d une image ; - le fichier ne contient aucune partie cachée et ne fera recours à aucun saut de page ; - le fichier ne comporte aucune note de bas de page ou de fin de document ; - le texte se présente au format exclusivement «portait» ; - le document, y compris les tableaux, est rédigé en caractères minuscules, accentués avec la ponctuation et les majuscules d usage ; - lors du processus d épreuves, aucune modification de caractères, de majuscules ou de ponctuation ne sera prise en compte. Si le volume de corrections s avère très important, un nouveau fichier devra être déposé prenant en compte lesdites corrections. 1.1.2- Partie Textes : - ne pas utiliser la numérotation automatique au-delà de 2 niveaux ; - ne pas utiliser de styles personnalisés. 1.1.3- Partie Tableaux : - les chiffres en négatif sont précédés du signe - ; ils ne sont pas entre parenthèses ; - les tableaux contenus dans le fichier n excèdent pas 12 colonnes et ne sont pas transmis par fichier image ou sous format Excel ; - les tableaux provenant d une opération de «copier-coller» doivent pouvoir être modifiés dans leur présentation ; - chaque cellule ne contient qu une donné (ne pas utiliser de retour à la ligne, de colonne cachée, de tabulations) ; Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 4

- les traits dans les tableaux sont des traits totalisateurs et non séparateurs. 1.2- Exemples de tableaux conformes et non conformes 1.2.1- Tableau conforme Seuls les traits totalisateurs et l encadrement du tableau doivent rester apparents (traits noirs). 1.2.2- Tableaux non conformes - une seule cellule pour toutes les données Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 5

- des cellules fractionnées inutiles Tout tableau mis en forme sous Excel ou ne respectant pas la normalisation sera automatiquement rejeté. 2- Comment diffuser une annonce au BALO 2.1- Créer un compte utilisateur Vous vous inscrivez en ligne en complétant le formulaire d inscription. E-balo est une application permettant le dépôt, la production et le suivi des annonces du BALO. L accès à l application est soumis à authentification par nom d utilisateur (identifiant) et mot de passe (délivré après enregistrement de votre compte). Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 6

Lors de votre première visite sur le site www.journal-officiel.gouv.fr, rubrique BALO «Déposer une annonce» puis «Remplir le formulaire d inscription». Environnement du BALO Cliquer ici http://www.journal-officiel.gouv.fr/ebalo.html Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 7

Après avoir rempli et validé le formulaire d inscription, vous recevrez dans les 15 minutes suivantes, votre mot de passe et confirmation de votre login (nom d utilisateur) par courriel à l adresse électronique que vous avez indiquée. Après réception de ce courriel, vous pourrez accéder à votre compte e-balo soit à l adresse http://www.journal-officiel.gouv.fr/ebalo.html soit par le site Internet www.journal-officiel.gouv.fr, rubrique BALO, «Accéder à la gestion de vos annonces». 2.2- Connexion, authentification et déconnexion Pour vous connecter, il vous suffit de démarrer le navigateur web. L application a été conçue pour divers navigateurs web. Dans la barre d adresse en haut du navigateur, entrez l URL http://ebalo.journal-officiel.gouv.fr. Vous pouvez ensuite mettre «e-balo» en favori pour vous éviter d avoir à la saisir à chaque connexion. Pour vous déconnecter, il vous suffit de refermer le navigateur. En cas de perte ou d oubli de mot de passe un lien permet d en générer un nouveau depuis cette fenêtre. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 8

Perte ou oubli de mot de passe 2.3- L espace contributeur de l annonceur L espace contributeur constitue la page d accueil de l application. On peut à tout moment y revenir en cliquant sur le lien Accueil. Cet espace vous permet de : - Déposer un fichier d annonces ; - Gérer les métadonnées des sociétés pour lesquelles vous effectuez des publications ; - Gérer les coordonnées des payeurs (adresse de facturation) ; - Consulter votre portefeuille d annonces (historique de vos publications, workflow [suivi de traitement] de vos annonces en cours ) - Modifier les informations relatives à votre compte (mot de passe, mail ) Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 9

Portefeuille d annonces Dépôt d une annonce Gestion du compte utilisateur Gestion du portefeuille sociétés Gestion des payeurs 2.4- Saisir des coordonnées de sociétés (*) Depuis l espace contributeur, cliquer sur l icône pour créer, modifier ou supprimer une société. La boîte de dialogue suivante s ouvre. Cet écran liste les sociétés existantes dans votre portefeuille. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 10

Insertion d une nouvelle société Société(s) présente(s) dans le portefeuille Modification d une société Suppression d une société Lorsqu une annonce concerne plusieurs sociétés devant apparaître au sommaire de la parution (notamment pour les avis de fusion), veillez à cocher chacune des sociétés concernées, lors du dépôt de celle-ci. En cas d erreur il vous suffit de décocher la case correspondante. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 11

Insérer une société Rafraîchissement du module société(s) Cocher la ou les société(s) concernée(s) par le dépôt Si une société n est pas encore référencée dans la base société, une fonction de mise à jour est disponible depuis le formulaire de création d annonces. Cliquer sur l icône pour accéder à la base sociétés de votre portefeuille un nouvel onglet (si le navigateur est Firefox) ou une nouvelle page (si le navigateur est Internet Explorer) apparaît. Une fois les modifications apportées refermer l onglet ou la page et réactualiser le formulaire de dépôt. 2.5- Saisir des coordonnées de payeurs (adresse de facturation) Depuis l espace contributeur, cliquer sur l icône pour créer, modifier ou supprimer un payeur. Cet écran liste les payeurs existants (adresse de facturation). Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 12

Insérer un nouveau payeur Modification d un payeur Payeur(s) présents dans le portefeuille Supprimer un payeur Vous pouvez également créer, modifier ou supprimer un payeur depuis le formulaire de «création d un avis» via l item «Nouvelle annonce» de votre espace contributeur. Après avoir insérer le nouveau payeur, veiller à rafraîchir le module payeur. Vous pouvez à partir de cet écran choisir un payeur via la liste déroulante. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 13

Insérer un nouveau payeur Payeur(s) Rafraîchissement du module payeur(s) 2.6- Déposer une annonce Vous pouvez déposer une annonce en cliquant sur l item «Nouvelle annonce» depuis votre espace contributeur. Une boîte de dialogue vous permet alors d insérer le fichier initial de l annonce et les métadonnées correspondantes. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 14

Choisir la catégorie correspondante Choisir la rubrique correspondante Date de publication Choisir la sousrubrique le cas échéant Cocher cette case si une épreuve est souhaitée Coordonnées de l intermédiaire Insertion du fichier à publier Fichier initial de l annonce : Pour créer une annonce, il faut obligatoirement déposer le fichier constituant le contenu initial de l annonce. Si le format de fichier n est pas supporté, l annonceur en est averti par un message et une annonce vide est générée. Si le fichier contient des éléments non autorisés (présence de tableau dans un tableau, tableau scanné ), un message informe l annonceur que cet élément a été supprimé du fichier. Dans ce cas, contacter le service éditeur de la Direction de l information légale et administrative au 01.40.58.77.56 (choix 3 «BALO»). 2.7- Effectuer une recherche sur votre compte utilisateur L écran de recherche permet à l annonceur de trouver les informations attachées à ses propres annonces. Pour cela, à partir de l espace contributeur, cliquer sur «Rechercher des avis». Après l ouverture du module de recherche, cocher: Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 15

- Soit «Toutes mes annonces» puis «Rechercher» ou «exporter (feuille Excel )», - soit cocher «Rechercher une annonce» puis renseigner son numéro attaché puis «Rechercher» ou «Exporter (feuille Excel )». Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 16

La recherche via «Toutes mes annonces» vous permet d effectuer soit une recherche générale sur la totalité de vos annonces publiées ou en cours de publication, soit une recherche sur la totalité de vos annonces publiées ou en cours de publication sur une période donnée (publication après le publication avant le ). La recherche via «Rechercher une annonce» vous permet d accéder rapidement à celle-ci dans la mesure où le numéro d affaire est connu et renseigné dans la case correspondante. 2.8- Résultat d une recherche Depuis «toutes mes annonces» le résultat s affiche en bas des critères de recherche sous forme de liste classé selon l état des annonces présentes dans votre portefeuille (créé ; Prêt pour client ; En attente de validation (SE), Publiées ). Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 17

Non renseigné Ouvrir l annonce Affiche la totalité des annonces présentes dans le portefeuille OU Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 18

Ouvrir l annonce Affiche les annonces présentes dans le portefeuille à une période donnée (avant le après le ) Depuis «Rechercher une annonce» le résultat s affiche en bas des critères de recherche et ne présente que l annonce concernée par la recherche. Ouvrir l annonce Affiche uniquement l annonce appelée Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 19

2.9- Visualisation d une annonce Pour ouvrir l annonce cliquer sur «la loupe» à gauche de l écran. Le module de «Visualisation d une annonce» s ouvre et présente : - le bandeau reprenant les métadonnées de l annonce, - un lien vers l annonce au format «html», - un lien vers l annonce au format «PDF», - un lien vers le fichier initialement déposé un lien vers l historique de l annonce. Version html Version PDF Fichier initial Historique de l annonce 2.10- Epreuve de relecture avant publication Dès qu une épreuve de relecture est prête, l annonceur reçoit un courriel à l adresse électronique de l intermédiaire qu il a déclarée lors de son enregistrement. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 20

Ce courriel contient un lien direct vers la visualisation de l annonce, il convient alors de cliquer sur le lien «Télécharger» du bandeau «Epreuves» afin de télécharger votre annonce au format PDF. Cliquer sur ce lien Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 21

Cliquer ici pour accéder à l épreuve au format PDF Divers outils sont à votre disposition pour corriger ce fichier. Pour joindre un commentaire : placer le post-it derrière le paragraphe ou le mot concerné et taper le texte. Pour modifier un mot ou un paragraphe, cliquer sur Modification de texte et sélectionner le mot ou le paragraphe, puis taper directement le nouveau texte. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 22

Commentaires et annotations Modification de texte «Post-it» : joindre une note 2.11- Bon à diffuser (BAD) sans correction Si à l issue du contrôle de votre épreuve, vous n avez pas de correction et souhaitez donner votre Bon à diffuser (BAD), il suffit à l issue du contrôle de refermer votre page pdf et de sélectionner «Retour sans correction : validation pour diffusion». Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 23

Validation de l annonce sans correction Un message vous demandera de confirmer que vous ne souhaitez pas déposer de nouveau fichier. Dès validation, votre annonce est prête à être diffusée. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 24

2.12- Bon à diffuser (BAD) avec correction Après avoir corrigé votre fichier PDF (voir paragraphe 11), il vous faut enregistrer ce fichier corrigé. Pour faciliter le process, vous pouvez l enregistrer sur votre bureau ou dans un dossier dédié. Une fois le PDF enregistré, revenir sur votre espace contributeur et appuyer sur la touche (F5) de votre clavier, cela aura pour effet de rafraîchir votre page et d afficher la date d ouverture du fichier. Sélectionner «Retour avec correction fichier PDF de retour» si vous avez modifié le PDF ou «Retour avec correction Nouveau fichier initial» si vos corrections sont trop importantes et que vous joignez un nouveau fichier initial (word). Cette dernière action aura pour conséquence d écraser et de remplacer le fichier initialement déposé. Ensuite à l aide du bouton «Parcourir» joindre le fichier PDF corrigé ou le nouveau fichier initial. Vous aurez alors la possibilité de demander une nouvelle épreuve après correction et de nous joindre un commentaire si besoin. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 25

Insérer le fichier PDF corrigé Cocher la case épreuve si une nouvelle épreuve est souhaitée OU Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 26

Insérer le nouveau document initial (si trop de corrections) Cocher la case épreuve si une nouvelle épreuve est souhaitée Ebalo est paramétré pour limiter le volume d épreuves maximum à 3 par annonce. 3- Tarif des insertions et facturation Après publication, une facture correspondante au frais d insertion est transmise par courrier à l adresse du payeur précisé pour l affaire concernée. Les frais d insertion sont fixés chaque année par arrêté fixant le montant des rémunérations dues en contrepartie des prestations fournies par la Direction de l information légale et administrative. Les tarifs en vigueur sont consultables sur la page d accueil du BALO. Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 27

4- Assistance aux utilisateurs Le service du BALO répondra à vos questions : - site www.journal-officiel.gouv.fr, rubrique «nous contacter» ; - par téléphone au 01.40.58.77.56 (choix 3 BALO/Info-financière). Guide de Publication au Balo utilisateurs Page 28