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Sommaire I. Rappel des objectifs et des critères de sélection 2012...3 II. Bilan de la manifestation...4 1. Une fréquentation en hausse...4 2. Organisation générale et partenariat...4 3. Une communication régionale sur l'ensemble des événements...5 III. Bilan de l'accompagnement de La Péniche...6 1. Une mission d'appui à la conception et à la communication des évènements locaux...6 2. Les limites de l'accompagnement...7 3. Bilan synthétique par projet accompagné...8 2
I. Rappel des objectifs et des critères de sélection L édition 2012 des Rencontres Solidaires visait à mettre en avant des manifestations d envergure ciblant un public large, et travaillant à la visibilité grand public des pratiques des structures de l ESS. Ces objectifs ont été déclinés à travers les critères de sélection suivants : Critères de sélection des organisateurs : Dimension fédératrice des événements proposés : Les projets ayant capacité à réunir un collectif d'organisateurs et à produire un programme collectif, rassemblé sur une période restreinte à un à deux jours ont été privilégiés. Dimension grand public de la manifestation : les manifestations doivent s attacher à vulgariser l économie sociale et solidaire pour des publics non initiés (formats inventifs, festifs et attractifs). Envergure de la manifestation : l objectif de fréquentation de chaque projet était supérieur à 500 personnes par jour. Unité de temps et de lieu : un des postulats des Rencontres Solidaires 2012 est d éviter l éparpillement et donc de soutenir des événements qui rassembleront sur un même lieu, accessible et visible du grand public, plusieurs animations se déroulant sur un nombre de jours réduits. Partenariat de la manifestation : au-delà des réseaux de l'ess : pour être susceptibles de toucher des publics larges et nouveaux, les projets peuvent s inscrire dans des partenariats, au-delà des réseaux de l économie sociale et solidaire (lieux culturels, scolaire, d'autres acteurs économiques, collectivité) Ces critères ont permis de sélectionner 11 événements phares via l'appel à projet régional. Ces événements ont ainsi bénéficié du soutien financier de la Région Rhône-Alpes (notamment) et de l'accompagnement de la scop La Péniche. Au global 21 événement ont été relayés dans le cadre des Rencontres Solidaires. 3
II. Calendrier des événements 4
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II. BILAN DE LA MANIFESTATION Lors de cette 6ème édition des Rencontres Solidaires, 21 événements étaient au programme dans tout Rhône-Alpes : marchés, ateliers pratiques, rencontres débats, cinéma solidaire, conférences, forums, spectacles... 1. Une fréquentation en hausse Les évènements accompagnés des Rencontres Solidaires 2012 ont accueilli environ 13 000 visiteurs, soit 30 % de plus qu'en 2011. Les méthodes de comptage sont différenciées selon le type d événements et les forces en présence pour s atteler à cette tâche à part entière. En effet, il est plus difficile de compter le nombre de visiteurs sur un marché aux multiples entrées que lors d'une séance de ciné-débat. Le comptage des organisateurs a donc été recoupé avec des retours d'exposants plus qualitatifs (impressions de «monde», qualité des échanges...) et quantitatif (chiffres d'affaires, nombre de visiteurs reçus sur stand...). Sans garantir l'exactitude des chiffres annoncés, cette méthode nous permet d'en apprécier la vraisemblance. Les écarts de fréquentation restent importants compte tenu de la diversité des formats d'évènements : de 40 participants à la séance de cinéma organisé par l'université Catholique de Lyon à 5 500 visiteurs pour Tatou Juste à Saint-Etienne. 6
2. Organisation générale et partenariat L'une des missions de l'accompagnement était de permettre et faciliter le rapprochement des acteurs locaux autour d'un événement phare et fédérateur. En 2012, environ 280 partenaires/exposants mobilisés pour les événements accompagnés. La multitude de partenaires implique des temps de coordination et de mobilisations importants. Le calendrier initial fixait une limite de dépôts des candidatures au 13 avril 2012 avec pour objectif le rendu d'un programme des manifestations détaillé au 21 juin 2012. Les délais impartis ont eu du mal à être tenus, la plupart des programmes ont été rendus la deuxième quinzaine de septembre : cela impacte à la fois les délais de production et de diffusion des outils de communication. => La grande majorité des organisateurs a tout de même reçu les éléments de communication dans les délais convenus dans le cadre de l'appel à projet, soit environ 3 semaines avant l'événement. Mais cela a nécessité un travail intensif de la part de La Péniche. Préconisations pour l'édition 2013 : il conviendrait d'avancer la date sortie de l'appel à projet à mi févrierpour un rendu mi mars et prévoir un rendu du programme complet détaillé au 1er juin 2012. 3. Une communication régionale sur l'ensemble des événements STRATÉGIE DE COMMUNICATION La stratégie de communication des Rencontres solidaires est de servir la communication locale de chaque événement en mettant à disposition des outils personnalisés. Une charte graphique a été travaillée par le service communication de la Région. Cette charte a permis d'unifier les différents événements tout en disposant d'une communication graphique moderne et chaleureuse. Néanmoins les délais de livraison des éléments graphiques (2e semaine de septembre) nous ont mis en difficulté pour respecter les délais. Concernant les documents fournis aux organisateurs (programme, affiche, flyers, pages de pub) ils ont fait l'objet d'un travail de maquette mais aussi d'un gros travail de conception et de rédaction, variable selon les événements : création du nom de la manifestation, rédaction des accroches, des slogans, recherche iconographique, rédaction-réécriture des descriptifs d'animations, mise en page. 7
Enfin, il est à noter que la formule du cofinancement amène à «labelliser» des événements qui ont leur propre stratégie de communication autour d'un message fort sur une thématique précise telles que la Solidarité internationale, le mois du développement durable, ou encore la finance solidaire. Ce qui ne facilite pas toujours la lisibilité des Rencontres solidaires pour le grand public. WEB Réalisation d'un site web régional rencontressolidaires.org : 7200 visites / 5 000 visiteurs (- 20 % par rapport à 2011) : cartographie des événements, agenda, articles de présentations des événements Alimentation d'un blog sur la plateforme régionale Rhône-Alpesolidaires.org : 20 billets de blogs publiés et 2 500 visites (visites stables) Réseaux sociaux : relais important des événements sur FaceBook et Twitter : 120 billets ont été publiés avec une portée de 15 000 followers sans achat d'espaces Conception et envoi de 4 newsletters (20 000 destinataires) Partenariats média : RhôneAlpesSolidaire.org - Campagne globale en novembre sur les 4 portails de Rhône Alpes solidaires - Mise en ligne d une bannière Annonce et relais des Rencontres Solidaires sur blog et site : Mois de l'ess : mise en ligne des événements Semaine de la finance solidaire : logo sur page d'accueil Forum de l' Emploi solidaire : bannières sur site Région Rhône-Alpes : 2 articles en ligne Cress Rhône-Alpes : teasing + 6 actus en ligne Grand Roanne Agglomération : 1 article en ligne 8
PRESSE Conception et diffusion d'un dossier de presse et communiqué de presse régional Réalisation d'un dossier de presse type pour chacun des événements à compléter et envoyer à la presse locale par les organisateurs Nous avons pas eu de retours directs sur les documents envoyés à la presse et avons peu relancé. Néanmoins 26 articles de presse ont été relcensés. La relation avec le service presse de la Région n'a pas fonctionné alors que nous comptions dessus initialement. Retour presse La revue de presse est en cours de constitution, à ce jour, on dénombre : 26 articles presse 4 encarts publicitaires 15 interviews radios PRINT 2 950 affiches A3 (dont 1 000 pour le Forum Emploi) 61 300 programmes et flyers A5 (dont 28 000 pour le Forum Emploi ) 3 000 flyers A6 9
III. Bilan de l'accompagnement de La Péniche 1. Une mission d'appui à la conception et à la communication des événements locaux La mission de La Péniche consistait en un accompagnement très en amont des Rencontres Solidaires : Aide à la définition des critères de sélection des candidatures dans le respect des objectifs fixés par la Région Appui à la conception et à l'organisation des événements locaux : Rapprochement de partenaires potentiels Sensibilisation des acteurs à se fédérer autour d'un événement central (unité de temps et de lieu) Conseils pour étoffer et définir des programmations grand public Appui à l'organisation générale : accompagnement au montage financier, organisation du bénévolat, logistique, etc. Animation communication régionale (cf plus haut bilan communication) : - Définition de la stratégie et réalisation de la communication web : site internet, blog, réseaux sociaux - Interface avec le service communication de la Région : déclinaison de la nouvelle charte graphique régionale et création de maquettes pour affiches, flyers et programmes - Rédaction et diffusion des dossiers et communiqués de presse régionaux Appui à la communication des organisateurs : Réalisation et impression des supports de communication print : maquettes des programmes, affiches et flyers déclinant la charte graphique régionale, création de pictos supplémentaires, secrétariat de rédaction et réécriture pour orienter les programmes vers une communication grand public Accompagnement à la définition des stratégies de communication : pour être efficiente, la communication régionale, assurée par La Péniche, doit être relayée par 10
une communication locale importante. Afin d'appuyer les organisateur dans ce sens, La Péniche a fourni un «pack com» permettant de disposer à la fois : d'éléments concrets pour relayer sa communication : signature électronique, affiche et programme téléchargeables, une trame de dossier de presse de conseils stratégiques pour organiser la démarche de communication : «mon plan de com» Au-delà des livrables matériels, La Péniche a également fourni un travail important de sensibilisation à la démarche et à la stratégie de communication lors des différents temps de rencontres avec les acteurs. Un accompagnement souple et adapté aux besoins des différents organisateurs : l'accompagnement de La Péniche permet à la fois de répondre aux sollicitations des organisateurs sur des besoins d'accompagnement ressentis, mais également d'anticiper des besoins non exprimés mais pourtant bien réels. 2. Les limites de l'accompagnement L'accompagnement n'est pas une formation, et n'a pas vocation de «faire à la place de». Il permet d'éclairer sur les stratégies et démarches à adopter pour se donner toutes les chances de réussir son événement. Pour être efficace, il implique un investissement humain important de la part des organisateurs : temps de travail non financé par la région dans le cadre de l'appel à projet. L'accompagnement permet une montée en compétences, mais les effets se mesurent dans la durée. La posture d'accompagnateur n'est pas toujours bien perçue par les organisateurs car elle consiste également à rappeler et faire respecter les règles du jeu. De même, les relances peuvent être vécues comme un contrôle. L'idéal serait de pouvoir consacrer davantage de temps à suivre et relancer la diffusion des supports de communication une fois livrés. Le tableau ci-après synthétise pour chaque événement les principales actions mises en œuvre dans le cadre de l'accompagnement et leurs résultats ainsi que les livrables tous supports réalisés par La Péniche. 11
3. Bilan synthétique par projet accompagné Événements/Structures accompagnées Principales missions d'accompagnement Livrables: papier, web Bilan : et pour impression manifestation et accompagnement 42 - LOIRE Tatou Juste organisé par Consommer Autrement Type : salon, festival solidaire Date et lieu : 10-11 nov - St Etienne Temps d'échange sur la programmation et l'animation du salon Appui à la stratégie de communication Travail de maquette important pour le programme Dossier de presse => L'association «Consommer Autrement» s'est professionnalisée dans l'organisation d événements et maîtrise aujourd'hui son métier. L'accompagnement consiste ici davantage en une prise de recul sur sa pratique (nouveautés etc.) et un appui à la stratégie de communication. Fichier maquette du programme A5 16p Fichier maquette de 11 panneaux A2 et 13 panneaux A0 Fichier maquette du DP A4 15p Version web Fréquentation : 5 500 personnes, + 40 % par rapport à 2011, CA des exposants en hausse. Communication : plus importante sur les réseaux sociaux et vidéos, pas de teaser papier. Moins de journalistes à la conférence de presse et moins de relais de la pqr : effet de nouveauté moindre que l'année précédente. Préconisations 2013 : Tatou Juste constitue l'un des événements phare des Rencontres Solidaires et est désormais bien rôdé : attention à ne pas s'enfermer et à amener de la nouveauté. 12
Événements/Structures accompagnées Principales missions d'accompagnement Rencontres solidaires en - Étoffer la programmation : assurer une programmation enfants, diversifier vers les mutuelles et imaginer des modes d'interpellation grand public ( test diabète pour les mutuelles, concours de repassage assuré par Autour du linge-insertion...) - Structurer la journée en se recentrant sur des temps Roannais organisées par Grand forts Roanne Agglomération Type : salon, festival solidaire Articulation avec le cinéma de la veille au soir Date et lieu : 16-17 nov - Roanne Livrables: papier, web Bilan : et pour impression manifestation et accompagnement Fichier maquette pour affiches Decaux Fichier natif indd Pack com 400 Affiches A3 8000 Prog A5 4p Version web Fréquentation : 1 000 participants, dont 30 % de jeunes. => Le chapiteau était installé sur un lieu central, proche des rues commerçantes, idéal pour faire venir un public tout à fait novice en matière ESS : objectif atteint! 13
Événements/Structures accompagnées Principales missions d'accompagnement Livrables: papier, web Bilan : et pour impression manifestation et accompagnement 38 - ISERE Festival solidaire en Nord-isère organisé par Couleurs FM Type : festival solidaire Date : samedi 17 nov Bourgoin Jallieu Jour de Fête organisé par La Régie de Quartier VilleneuveVillage Olympique Type : festival solidaire Importante sensibilisation à la démarche de communication Fédérer autour d'un lieu unique Étoffer et diversifier la programmation (enfants, marché) Rappel des conditions de prise en charge de la Région de l événement Jour de fête Relais de la communication et notamment du temps fort : Conférence de Pierre Rabhi => L événement labellisé s'inscrit dans le cadre d'un Date et lieu : 24 nov Grenoble événement plus large : «Le mois du développement - Fichier maquette pour affiche Decaux - Fichier visuel pour journal CAPI - Fichier maquette A4 pour journal BJ - 100 Affiches A3-3000 flyer A6 recto-verso - 1500 prog A5 12p - Version web - Pack com Fréquentation : plus de 500 visiteurs : le public était au rendez-vous et plus nombreux que l'an passé. Les exposants sont très satisfaits. - 200 affiches A3-3000 prog A5 4p - Version web - Pack com Fréquentation : 1 280 participants (+580 personnes qu'en 2011)) ; A noter cette année la présence d'un invité exceptionnel : Pierre Rabhi. Organisation et communication : - Peu d'informations formalisées transmises sur la programmation. - Gestion de la logistique à améliorer 14
Événements/Structures accompagnées Principales missions d'accompagnement Livrables: papier, web Bilan : et pour impression manifestation et accompagnement durable.» L'organisateur est en désaccord avec le choix de la Région de ne labelliser qu'un temps fort de la manifestation et cela rend l'accompagnement compliqué. Organisation et communication : La Régie souhaiterait que l'ensemble de sa manifestation soit labellisé ESS et non pas seulement le Jour de fête. 26 - DRÔME Marché solidaire et festif organisé par Archer et la CoOpérative Type : Marché festif Date et lieu : 17 nov Valence Travail de rapprochement des 2 programmes Archer (basé à Romans) et la Co Opérative (basé à Valence) : mutualisation et délocalisation de l'événement à Valence. Accompagnement à l'organisation (délocalisation etc.) et au montage financier dans les contraintes de l'appel à candidature Orienter la programmation en direction du public et du festif 300 Affiches A3 4000 Programmes A5 4p Version web Pack com Fréquentation : environ 400 participants Organisation : une dynamique partenariale intéressante : la mutualisation et la cohésion autour d'un lieu unique a permis d'enrichir la programmation. Les organisateurs en sont satisfaits. 15
Événements/Structures accompagnées Principales missions d'accompagnement Livrables: papier, web Bilan : et pour impression manifestation et accompagnement 07 - ARDECHE Lagorce en liesse organisé par la compagnie Zarina Khan Type : festival solidaire Date et lieu : 17 nov Lagorce Travail de rapprochement de l'organisateur avec 2 acteurs (Amesud et Sonoscope) Accompagnement à l'organisation et au montage financier dans les contraintes de l'appel à candidature Orienter la programmation en direction du grand public Travail de simplification de la présentation de la programmation important 200 Affiches A3 2000 Programmes A5 4p Version web Pack com Fréquentation : environ 1200 participants En raison du mauvais temps, de nombreuses défections d'exposants sur le marché. Organisation : Mauvaise compréhension sur le rôle et la place de chacun dans l'organisation, des tensions entre les partenaires tant sur les aspects financiers, de communication, et d'organisation. 16
Événements/Structures accompagnées Principales missions d'accompagnement Livrables: papier, web Bilan : et pour impression manifestation et accompagnement 69 - RHONE Lyon Tentative de lancement d'un événement d'envergure sur le territoire Lyonnais. Il s'agissait de profiter de la disponibilité du chapiteau GL Event sur la place Bellecour le week-end du 10 novembre 2012 pour mobiliser les différents réseaux ess locaux sur un événement fédérateur. Une dizaine de pôles thématiques sur les différentes facettes du vivre autrement ont été projetés. La Péniche a mené un travail d'animation des acteurs locaux afin de faire émerger un proposition cohérente au mois de juin 2012 : Mobilisation du CADR, du réseau de la finance solidaire locale, des structures de Locaux Motiv' Listing des structures à mobiliser Co-construction du budget Travail particulier avec Promess et le CADR Rendez-vous et contact avec la ville de Lyon et le Grand Lyon 5 réunions d'acteurs et de financeurs Public : 300 visiteurs pour la journée de la finance solidaire. Faute d'une structure porteuse à même d mener à bien 17
Événements/Structures accompagnées Principales missions d'accompagnement Livrables: papier, web Bilan : et pour impression manifestation et accompagnement la coordination et l'organisation de la manifestation, le projet n'a pas abouti. Néanmoins, le collectif de la finance solidaire a réitéré son événement en plein air. RHÔNE-ALPES - FESTIVAL DU CINEMA SOLIDAIRE - Festival du Cinéma solidaire en Forez organisé par CILDEA Date et lieu : 14, 20, 26 et 27 nov (42) - Cinéma solidaire de Matheysine : «La solidarité a la patate» organisé par la Maison pour Tous et Le Collectif Organisateur des Rencontres Solidaires de Matheysine Date et lieu : 9, 16, 30 nov et 1er déc. - La Mure, Susville (38) - «Transmettre l'espoir»cinéma Solidaire organisé par l'université Catholique de Lyon Date et lieu : 13 nov Lyon - Etoffer et sortir des programmations pour les initiés : La Péniche a sollicité l'appui du GRAC dans l'objectif d'étoffer les programmations et de pouvoir créer l'exclusivité avec avant-premières et/ou projections en présence de réalisateurs. => Résultat : obtention de liste thématique de films du Grac et diffusion auprès des organisateurs, mais pas de sortie de films en exclusivité Forez : - 120 affiches A3-2000 prog A5 4pVersion web - Version web - Pack com Matheysine : - 60 affiches A3-3000 prog A5 4p - Pack com - Travail de réécriture et de formulation important pour la Université Catholique de Lyon : Matheysine et l'université de La Catho. -100 affiches A3-500 A5 Recto-verso - Version web - Pack com Fréquentation : Forez (42): 200 participants pour 4 soirées Matheysine (38) : 200 participants Lyon : 40 participants => Un bilan de fréquentation assez mitigé. La grande majorité des participants restant un public habituel sensibilisé. Le format Ciné-débat a plutôt bien fonctionné. 18