Département fédéral de l'intérieur DFI Pour les gérances immobilières ou propriétaires
1 Aperçu 3 2 Accès au formulaire et saisie des données 3 3 Annonces via CSV Upload 11 Dans le cadre des travaux liés à l harmonisation des registres, un groupe de travail composé de représentants de l Association suisse des services des habitants (ASSH), des cantons, de l OFS et des gérances immobilières (Qualipool et HEV) a développé une solution technique nationale pour les annonces fournies par les gérances immobilières aux services du contrôle des habitants. Cette application web «Drittmeldepflicht» permet aux gérances immobilières de transmettre aux communes leurs données de déménagement de manière harmonisée selon le standard ech-0112. Dans ce but, nous avons créé ce guide qui vous présente étape par étape comment se déroule la transmission aux communes de vos données de déménagements. La transmission des données par les gérances immobilières aux communes est importante pour toutes les parties, car elle contribue à assurer la qualité des données. En outre, cet instrument offre une possibilité intéressante d'harmoniser les données de la commune avec celles des gérances immobilières et de garantir de ce fait la mise à jour des EWID dans les services du contrôle des habitants. Decembre 2012/V0.1 2/16
1 Aperçu Graphique illustrant les deux méthodes de transmission des arrivées et des départs de locataires à la commune politique dans laquelle se trouve le bâtiment concerné. 2 Accès au formulaire et saisie des données 1. Adresse internet de l'application web Drittmeldepflicht Decembre 2012/V0.1 3/16
2. Choisir le type d'utilisateur 1) Propriétaire 2) Gérance immobilier 3) Télécharg. via CSV 3. Preuve d identité électronique de la personne ou l entreprise 4. Les informations sur la situation des obligations d'annonces selon les cantons ou les sont présentées sur la page d accueil. Si le canton ou la commune est inscrit, les messages peuvent être envoyés à l'aide de cette application. Decembre 2012/V0.1 4/16
5. 7. 6. Si les termes anglais proposées sont difficiles à lire, on peut en changer en activant ce bouton. Il ne suffit pas qu un terme est écrit juste mais les deux. 8. Les champs avec un * doivent être remplis 9. Remplir le no. de téléphone sans espace 10. Decembre 2012/V0.1 5/16
11. 12. Si l EGID est inconnu, sauter la page. 13. Les champs avec un * doivent être remplis 14. Le NPA doit être connu afin que le système peut attribuer le lieu correspondant. Le nom de la rue ne doit pas être écrits correctement. Dans le champ Rue, des noms de rues seront proposées. Decembre 2012/V0.1 6/16
15. 16. Les informations sur les logements ne sont pas contrôlées. Veuillez indiquer le plus d'informations possible sur le logement, en particulier l EWID et le numéro administratif du logement. 17. 18. Arrivée : Seule la date d arrivée est obligatoire est ne doit pas être supérieure à une année en arrière La date de départ n est pas validée Départ : La date d arrivée ainsi que la date de départ doivent être saisie La date d arrivée ne doit pas être intérieure à l année 1900 La date de départ peut être saisir jusqu é cinq ans en arrière Decembre 2012/V0.1 7/16
19. Remplir les champs avec un *; utilisé pour l identification des personnes dans le RdH. 20. La date de naissance est signalée comme obligatoire afin que le/la locataire puisse être rattaché automatiquement à ses données dans l application du RdH. 21. 22. Decembre 2012/V0.1 8/16
23. 24. Veuillez contrôler les informations une dernière fois avant de les envoyer! Une correction ultérieure n est ensuite plus possible. Decembre 2012/V0.1 9/16
25. 26. 27. Retour à la première page 28. Confirmation de l'envoi du message. Decembre 2012/V0.1 10/16
29. Possibilité d effectuer d autres annonces. 3 Annonces via CSV Upload 1. Choisir le type d'utilisateur 2. 3. Privatperson = Propriétaire Représentant d une entreprise ou d une organisation = Gérance immobilière Decembre 2012/V0.1 11/16
4. 5. Si les termes anglais proposées sont difficiles à lire, on peut en changer en activant ce bouton. Il ne suffit pas qu un terme est écrit juste mais les deux. 6. 7. 8. Le fichier CSV ne peut pas être créer à l'aide d'excel, car le fichier CSV ne sera pas formaté correctement. Le fichier CSV doit être établit depuis l'application RdH. La date dans le fichier CSV doit respecter le format suivant: Année-Mois-Jour Decembre 2012/V0.1 12/16
9. 10. 11. Attention: Le fichier CSV peut contenir des erreurs. Veuillez svp corriger! Decembre 2012/V0.1 13/16
12. 13. Veuillez contrôler les informations une dernière fois avant de les envoyer! Une correction ultérieure n est ensuite plus possible. Decembre 2012/V0.1 14/16
14. 15. 16. Retour à la première page 17. Les confirmations de réception sont ajoutées comme pièces jointes. Decembre 2012/V0.1 15/16
18. Confirmation de l'envoi du message 20. Voir points 7 14 19. Effacer l ancien fichier CSV à l'aide du bouton X. Ensuite, envoyer un nouveau fichier. Decembre 2012/V0.1 16/16