I) LA GESTION COMPTABLE DU COMPTE CAMPAGNE 1- Les documents de suivi administratif (à adresser au secrétariat du siège national) 1.1 Les destinataires des documents administratifs et comptables Statutairement les courriers émanant du siège de La JPA ne peuvent être envoyés qu'à l'adresse du comité de La JPA et adressés au président, au secrétaire général ou au trésorier selon la teneur de l'envoi. Si vous souhaitez que les envois concernant le compte campagne soient adressés à un autre correspondant en plus des destinataires statutaires, merci de le faire savoir au service comptable du siège par demande écrite mentionnant le nom et l'adresse de ce correspondant. Les courriers et documents peuvent également vous être envoyés par courriel si vous le souhaitez. 1.2 La fiche signalétique (FICHE A) La fiche signalétique (modèle page 24) mise à jour chaque année permet au siège de connaître les noms des membres du bureau départemental et l'adresse du comité où seront envoyés les courriers. Cette fiche permet également de connaître les correspondants campagne qui s'occupent de l'organisation matérielle de la campagne et du compte campagne quand il est différent du Trésorier du comité. A retenir Il est impératif de nous adresser une nouvelle fiche signalétique à chaque changement intervenu au sein de votre bureau ou concernant votre correspondant campagne de solidarité. La fiche signalétique (modèle page 24)
1.3 La gestion des mandataires pour le compte campagne (FICHE B) La procédure de nomination et de changement de mandataires. Le compte campagne est un compte national. Son titulaire est le président de La JPA nationale. Tout changement de mandataire ne peut donc se faire qu'à la demande du titulaire du compte. Il convient donc de faire une demande écrite au président de La JPA nationale, (lettretype de demande en annexe page 36), signée du président du comité départemental, et qui indique les coordonnées des 2 nouveaux mandataires désignés. Cette demande est envoyée par le siège à la CASDEN Banque Populaire qui fait le nécessaire au niveau de votre agence bancaire. Les nouveaux mandataires seront ensuite contactés par votre agence afin d y déposer les nouvelles signatures. Tout changement intervenant sur un compte campagne à l initiative d un mandataire sans l accord préalable écrit du président de La JPA nationale est interdit et opposable aux tiers. Votre comité change de mandataires? Comment faire? Transmettre votre demande au secrétariat du siège national A retenir Le président de La JPA nationale est titulaire du compte de campagne. En conséquence, aucune modification ne peut intervenir sans son accord écrit. En cas de modifications, le président du comité doit impérativement nous adresser par courrier les noms et adresses personnels des nouveaux mandataires et nous préciser quelles sont les personnes remplacées. Aucun compte campagne ne peut être ouvert sans l accord du président de La JPA nationale. Les fonds de la collecte nationale doivent impérativement être déposés sur le compte de campagne ouvert par La JPA nationale et ne doivent en aucune manière transiter ou être déposés sur un compte bancaire de comité de La JPA.
2- Les documents de suivi comptable 2.1 La fiche d évaluation provisoire des résultats de la collecte pour le congrès (FICHE C page 37 collecte pour l exercice en cours) Cette fiche a pour intérêt de connaître à quelques semaines de notre congrès national l encours de fonds collectés par notre campagne nationale. Elle permet de visualiser et suivre la tendance évolutive de notre collecte nationale par rapport aux exercices précédents pour chaque comité. Un montant global est annoncé au congrès. Cette fiche d évaluation provisoire est un état financier intermédiaire entre la date de lancement de la campagne nationale et la date du congrès. Nous vous invitons à poser vos questions par écrit sur la fiche prévue à cet effet concernant votre compte campagne. L équipe comptable, présente lors du congrès, vous apportera toutes informations utiles sur le fonctionnement de votre compte. Cette fiche est à nous retourner mi-mai par fax au 01.45.63.48.09 Par Mél à compta@jpa.asso.fr Modèle de fiche type en annexe page 37
3- Un calendrier général important à respecter LE 15 DE CHAQUE MOIS Envoi au siège national des documents courants (à envoyer par le correspondant campagne) o Relevés originaux du compte campagne Banque Populaire o Pièces justifiant les dépenses et les recettes apparaissant sur les relevés AU MOIS DE NOVEMBRE FIN NOVEMBRE (N)- L envoi par le siège du grand livre provisoire des produits de la collecte arrêté au 30 septembre de l exercice en-cours. Le grand livre provisoire des produits de la collecte servira de base pour le calcul de la quote-part nationale (25%). Un premier prélèvement de la quote-part nationale interviendra EN DÉCEMBRE Un deuxième prélèvement interviendra AU PLUS TARD FIN FÉVRIER en reliquat de la quote-part définitivement due à la clôture de l exercice comptable pour votre compte campagne. Le prélèvement de la quote-part nationale se fera à compter de l accord réputé acquis du comité de La JPA. Il convient donc de laisser la trésorerie nécessaire sur le compte campagne. MI- JANVIER (N+1) AU PLUS TARD Envoi par le correspondant campagne des dernières pièces de l exercice N. - Relevé Banque Populaire au 31 décembre de l exercice écoulé - Pièces justificatives des opérations passées sur ce relevé - Factures réglées mais non encore débitées au 31 décembre ou factures non encore réglées mais qui concernent l exercice passé. - Remises de chèques non créditées
AVRIL N+1 : concerne exclusivement les comptes du comité Envoi par chaque COMITE DÉPARTEMENTAL du : - COMPTE DE RÉSULTAT DU COMITE JPA (FICHE G page 30) - Et du BILAN DU COMITE JPA (FICHE E et F pages 26 à 29) Pour CONSOLIDATION NATIONALE et établissement du Compte Emploi des Ressources (CER) et du BILAN AGRÉGÉ de La JPA. L envoi des comptes annuels de votre comité est obligatoire et doit intervenir au plus tard le 16 AVRIL. La réception effective par le Siège de La JPA de ces documents conditionne l envoi du matériel pour la campagne suivante. En cas de non réception des pièces justificatives de l année en cours et des documents financiers du comité pour l année N-1, le matériel campagne ne sera pas adressé au comité. ENVOI DU RAPPORT DE LA COMMISSION DE CONTRÔLE DES COMPTES du comité de l exercice antérieur (FICHE H pages 31 à 34). Ce contrôle interne est important afin de garantir une transparence financière vis à vis des donateurs et pour respecter la charte de déontologie. Mi-MAI N+1 COMMUNICATION AU SIEGE PAR LE CORRESPONDANT CAMPAGNE DE L ÉTAT PROVISOIRE DE LA COLLECTE (FICHE C page 37) Ce document permet de communiquer le résultat provisoire de l année en-cours de la collecte lors du congrès annuel.
4- Les règles statutaires régissant le fonctionnement du compte campagne de La JPA 4.1 Rappel des règles statutaires (Note du bureau en date du 16/05/02) Le bureau du 16/05/02 a réaffirmé et adopté la note de cadrage du fonctionnement du compte campagne et des dépenses autorisées sur ce compte. Cette note a donc valeur statutaire pour tout ce qui concerne les opérations du compte campagne. UNE NOTE EN 7 POINTS 1 l'organisation générale du compte campagne, 2 les obligations concernant la déclaration nominative des bénéficiaires de bourses, 3 l'obligation de régler les bourses par le compte campagne, 4 l'interdiction de découvert sur ce compte, 5 l'interdiction d'un résultat annuel déficitaire, 6 la transmission mensuelle des pièces comptables, 7 les dépenses non autorisées sur le compte campagne. RESPECT DES RÈGLES STATUTAIRES = TRANSPARENCE FINANCIÈRE
NOTE DU BUREAU DE LA JPA DU 16/05/02 1- La comptabilité du comité est une comptabilité spécifique. Celle du compte campagne suivie par le comité doit faire l'objet d'une comptabilité séparée (type recettes-dépenses par exemple) puisque la comptabilité globale de l'ensemble des comptes campagne se fait au niveau national. Les éléments de la campagne ne doivent donc pas être intégrés dans la comptabilité du comité, et de ce fait ne doivent pas apparaître dans les documents financiers du comité (compte de résultat et bilan). Enfin, la comptabilité des comptes campagne étant tenue au niveau national, nous sommes dans l'obligation de détenir au siège les originaux des relevés de la Banque Populaire et les originaux des justificatifs (factures ). Le commissaire aux comptes de votre département n'a pas à exiger les originaux, ce compte étant géré nationalement. Dans le cas d'une contestation, il doit prendre contact avec le commissaire aux comptes national par notre intermédiaire. Le comité doit, lui, être en possession d'un chéquier et d'un carnet de remises de chèques du compte campagne. Si une difficulté se présentait pour l'obtention de ceux-ci, contactez notre service comptabilité. 2- La nécessaire transparence qui s'impose aux organisations bénéficiant de la générosité du public nous impose de pouvoir présenter les listes nominatives des personnes ayant bénéficié de bourses JPA. Chaque comité doit donc nous fournir une liste nominative des bénéficiaires. 3- Rappelons que l'attribution de bourses est l'objet même de la campagne et que celles-ci doivent être réglées par le compte campagne sur lequel sont déposés les fonds. 4- Le découvert est impossible sur le compte campagne. 5- Le résultat annuel des recettes/dépenses de la campagne ne peut être négatif. Le total des bourses attribuées et des dépenses liées à la collecte ne peut en aucun cas dépasser le montant de la collecte. Le résultat positif constituera dans les livres de la comptabilité campagne une provision pour bourses, que vous pourrez utiliser l'année suivante. 6- Le suivi des comptes nécessite la transmission mensuelle des relevés du compte campagne de la Banque Populaire, accompagnés des pièces justificatives. Le comité doit garder le double de ces documents au sein de son siège social afin d être présenté à la commission d apurement des comptes si nécessaire. 7- Certains comptes campagne font apparaître des dépenses qui ne correspondent pas aux engagements pris collectivement : diminuer les frais de fonctionnement (location, électricité ) prise en charge militante d'un certain nombre de tâches "afin que les sommes recueillies par la campagne de solidarité soient affectées dans un pourcentage plus important à l'octroi d'aides au départ " Les dépenses suivantes ne peuvent être supportées par le compte campagne : Les loyers Les frais d'assurance : la campagne nationale est assurée au niveau national par le siège. Les abonnements à la revue JPA, au guide Les cotisations statutaires (versées et reçues) Il ne peut y avoir de charges de personnel sur le compte campagne, sauf dans des circonstances exceptionnelles et dans ce cas, elles doivent rester le plus faible possible, et dans tous les cas inférieures à 10% du montant de la collecte Le compte campagne ne peut attribuer de prêts d'honneur Les investissements du comité ne peuvent être financés par la collecte : investissement et amortissement ne peuvent apparaître sur le compte campagne.
4.2 Les pièces justificatives à communiquer Exemples rencontrés au sein des différents comités JPA Tous documents originaux justifiant les charges relevant du compte de campagne. Le comité conserve des doubles (photocopies) afin de faciliter les échanges entre le correspondant campagne et le gestionnaire du compte au sein du siège national. UNE DÉPENSE FINANCÉE PAR LE COMPTE CAMPAGNE = UN JUSTIFICATIF ORIGINAL DE LA DÉPENSE Les documents internes au comité doivent rester dans le département. Exemple 1 : le cas des bourses vacances Les bordereaux de retour des écoles, les dossiers complets d étude de bourses avec les déclarations d impôt des familles ne sont pas à adresser au siège national. Seule la facture de l organisateur avec la liste des bénéficiaires ou bien l attestation nominative de présence pour les stages de formation est indispensable. Quand la facture est imprécise, le correspondant campagne précise de manière manuscrite le type de bourse. (Centre de vacances ou classe de découverte, BAFA) Nous demandons au correspondant campagne d annoter les pièces quand cela est nécessaire afin de préciser la nature ou la destination des dépenses effectuées et faciliter une imputation comptable adaptée (enregistrement de la dépense dans le compte approprié par le gestionnaire au sein du siège national. Exemple 2 : annotation de pièces justificatives Une facture de librairie adressée au siège national concerne t-elle des récompenses aux élèves ou bien s agit-il d achat de fournitures administratives? Exemple 3 : un chèque présenté comme justificatif de dépense La photocopie d un chèque n est en aucune façon un justificatif de dépense. Le chèque est un instrument de paiement qui justifie le règlement d une charge. Exemple 4 : Un document créé en interne pour justifier une charge Un document créé en interne pour justifier une charge n est pas recevable. Seule une facture d un fournisseur, un ticket de caisse, un reçu ou d une manière générale tout document original émis par un prestataire en contrepartie d une livraison ou d une prestation. D une manière générale, le justificatif d une dépense se manifeste par la présentation d une facture d achat ou d un reçu.
La date, raison sociale, adresse du fournisseur, immatriculation au registre du commerce et de sociétés ou au répertoire des métiers ainsi que le montant TTC de l achat doivent apparaître sur la facture. Sur un reçu le nom de l émetteur et du destinataire ainsi que la date et le montant de la dépense apparaissent. 4.4 Les charges de fonctionnement du compte campagne acceptées par le siège national. Les charges relatives à la campagne peuvent se répartir en 5 grandes catégories. Les frais de gestion liés à la campagne Part nationale (quote-part 25 %) Bourses individuelles Les autres aides Les actions du comité liées à la campagne L ensemble de ces comptes n enregistre que des charges spécifiques à la campagne et justifiées comme telles. Les frais de gestion liés à la campagne Il s agit de l ensemble des frais d organisation de la campagne et de gestion des fonds collectés (attribution de bourses etc.) 6064 Fournitures administratives Ce compte enregistre toutes les dépenses comprenant les achats de fournitures de bureau et administratives destinées à l organisation de la collecte nationale. Exemple : des ramettes de papier, des enveloppes, des cartouches d encre utilisées pour l organisation de la collecte. 6010 Achats autres matériels Les achats de grandes affiches de la campagne par exemple. 6100 Services extérieurs, location associée et doc Ce compte enregistre les achats de prestations de services externes comme par exemple la location d une salle pour organiser une manifestation en vue de récolter des fonds pour la campagne, la prestation d un intermédiaire pour une animation ponctuelle d une manifestation également organisée en vue de récolter des fonds pour la campagne JPA. 6218 Prestations en personnel Ce compte enregistre les frais de personnel (salaires bruts et charges patronales) engendrés spécifiquement par la mise en œuvre de la campagne dans la limite tolérée de 10 % du montant de la collecte de l exercice N-1.
6234 Récompenses Ce compte enregistre la plupart du temps les achats de livres, de CD Rom en remerciement d une participation au lancement ou la mise en œuvre de la campagne nationale. 62360 Publicité Ce compte enregistre les annonces et insertions destinées à communiquer sur le lancement de la campagne au niveau local. 62510 Voyages et déplacements Ce compte enregistre les frais de déplacements des personnes en charge du lancement de la campagne ainsi que les frais d autocars d enfants dans le cadre du lancement de la campagne. 6256 Missions, hébergement Repas dans le cadre de mise sous plis. 6263 Affranchissements Ce compte enregistre les frais d affranchissement pour les mailing dans le cadre de la campagne nationale. 6265 Téléphone Ce compte enregistre les frais de communication inhérents à l organisation de la campagne nationale. 6278 Frais et commissions bancaires En toute logique ce poste ne devrait pas avoir de mouvement compte tenu des accords passés avec le réseau des Banques Populaires qui ne permet pas la facturation de frais bancaires comme des agios, frais de tenue de compte etc Dans le cas où des frais vous sont facturés, contactez-nous afin que puissions intervenir immédiatement auprès des directions nationales. 6521 Part nationale collecte Ce compte enregistre la part nationale (25%) prélevée par le siège national pour financer la fabrication des outils de campagne et pour financer les projets régionaux. 65710 Bourses vacances et classes découvertes Enregistre les bourses individuelles. Ces dernières doivent être clairement identifiables au sein d un tableau récapitulatif réalisé par le comité. Ce tableau permet de connaître le nombre de bourses attribuées nominativement. 6572 Bourses formation Ce compte enregistre les frais de formation au BAFA. (facture des organismes de formation à adresser au siège national comme justificatif). 6581 Aides aux projets Ce compte enregistre les aides spécifiques pour des projets de certains comités. Des factures doivent justifier de l utilisation de ces aides. 6582 Participation au suivi de formation Frais de dossier facturés par les organismes de formation correspondant aux formations BAFA prises en charge par un comité.
6720 Charges sur exercice antérieur Ce compte enregistre les factures de l exercice précédent (on ne peut donc remonter plus d un an en arrière au maximum) qui n auraient pas été adressées au service comptable du siège. 6721 Bourses exercices antérieurs Ce compte enregistre les justificatifs de bourses adressées avec retard au service comptable du siège national. Il s agit des bourses de l exercice N-1(on ne peut donc remonter plus d un an en arrière au maximum). 6895 Dotations aux fonds dédiés/dons Ce compte permet par le biais d une écriture comptable de neutraliser l excédent du résultat du compte de campagne. 4.5 Les produits du compte campagne Ne doivent pas figurer dans les produits du compte campagne les cotisations versées par des associations confédérées. 748 Subventions spécifiques campagne Enregistre le montant des subventions reçues par le comité et affectées à la campagne afin de développer les actions de solidarité. Une quote-part de 25 % est prélevée sur le montant de la subvention. 7481 Aides comité JPA (Don) Il peut s agir également d un don du comité en vue de financer de nouvelles bourses ne pouvant pas être prises en charge par les résultats de la collecte. 7482 Aides comité JPA (déficit) Ce compte enregistre le don du comité JPA afin de neutraliser le déficit du compte campagne. 7541 Collecte matériel traditionnel Enregistre les produits de la collecte 7545 Dons manuels Enregistre les dons individuels. Il s agit de dons reçus dans le cadre de la campagne de solidarité et pouvant donner lieu à la délivrance d un reçu pour déduction fiscale, en raison de la reconnaissance d utilité publique de la Confédération nationale. 7681 Autres produits financiers Ce compte enregistre les plus values Natexis issues de la centralisation des comptes campagne. 7720 Produits sur exercice antérieur Ce compte enregistre les recettes de l exercice antérieur non comptabilisées sur ce dernier. On enregistre en conséquence ces dernières sur l exercice en cours. Cet enregistrement ne peut concerner que l exercice N-1. 7895 Reprise de provision/fonds dédiés/dons Ce compte permet de reprendre les provisions passées au cours des exercices antérieurs afin de neutraliser le déficit éventuel du compte de campagne de l exercice clôturé.
5- Les documents comptables transmis par le siège pour vous faciliter le suivi du compte campagne Dès le passage de nos commissaires aux comptes, la plupart du temps au mois d avril, le service comptable du siège national adresse à chaque comité le compte de résultat de la campagne (présentation en liste sous la forme «soldes intermédiaires de gestion» S.I.G). Une balance est également adressée afin de permettre au comité d établir un bilan campagne. Il est à noter que le service comptable du siège national peut sur votre demande vous adresser un grand livre des comptes de campagne de votre comité pour information afin de vous faciliter le suivi de votre compte campagne. o Le compte de résultat Le résultat du compte de campagne est neutralisé en fin d année, c est à dire ramené à 0. Aussi, deux cas peuvent se présenter : 1 er cas : le résultat du compte de campagne présente un excédent pour l exercice. Ce dernier sera neutralisé par une dotation aux provisions (dotations aux provisions : la charge créée par un jeu d écriture comptable neutralise l excédent dégagé). Vous retrouverez cet excédent pour l exercice suivant (N+1). 2 ème cas : la présentation du résultat du compte de campagne présente un déficit temporaire pour l exercice. Ce dernier sera neutralisé par une reprise de provisions (à hauteur des provisions existantes) ou par un compte de subvention d exploitation (compte 74 selon le plan comptable associatif) dans le cas où les provisions déjà existantes seraient insuffisantes. Le comité prend à sa charge le déficit du compte de campagne par un «don du comité». DANS LES DEUX CAS LE RÉSULTAT QU IL SOIT EXCÉDENTAIRE OU DÉFICITAIRE DOIT ÊTRE NEUTRALISE. o La balance : compréhension des différents comptes 1950 Fonds dédiés sur dons manuels : 19500000 FONDS DÉDIÉS SUR DONS MANUELS (Exemple) N de compte Libellé Débit 12 Crédit 12 Cumul Débit Cumul Crédit Solde Débiteur Solde Créditeur 19500000 Fonds dédiés sur 0 798 0 798 0 798 dons manuels Total classe 1 0 798 0 798 0 798 Dans la colonne «débit 12» vous constatez la reprise nécessaire pour couvrir le déficit de l exercice en cours Dans la colonne «crédit 12» vous constatez la provision correspondante à l exercice en-cours.
Dans la colonne «solde créditeur», le cumul de la provision. Remarque : Afin de répondre aux préconisations du Comité de la Charte, la somme correspondant au cumul des fonds dédiés de l exercice antérieur et des années précédentes doit être totalement dépensée sous la seule forme d attribution des bourses. Elle ne doit en aucun cas être thésaurisée à moyen ou long terme. 4510 Comités départementaux JPA Que contient ce poste comptable? On y enregistre les opérations suivantes : - Les ajustements nécessaires. - Les dépenses qui ne sont pas acceptées en charges déductibles dans le compte de campagne de solidarité comme par exemple, l abonnement à la revue JPA, la cotisation statutaire au siège national, l achat de matériel informatique, l intégralité des charges de fonctionnement, salaires pour la fraction excédent 10 % de la collecte (partie tolérée en prise en charge par le compte campagne). - Les dépenses ou recettes non acceptées en charges ou en produits par défaut de justificatifs ou absence de détails. - Les actions de solidarité autres que la campagne, etc. Nous ne pouvons énumérer ici tous les cas possibles. Contactez-nous pour tous conseils ou pour apprécier le caractère déductible ou non d une charge. Idem pour des produits. 4686 Charges à payer - Les bourses ou dépenses engagées sur l exercice N-1 qui restaient à payer lors de la clôture sont enregistrées dans ce compte. 4687 Produits à recevoir S enregistre dans ce compte : - Les plus values de l exercice antérieur dont nous avons demandé à Natexis Banque Populaire le versement. - Éventuellement le solde déficitaire de l exercice écoulé restant à régulariser par le comité de La JPA qui devra effectuer un règlement sur le compte campagne. 4860 Charges constatées d avance - Sont enregistrés les chèques émis sur l exercice N pour des dépenses de campagne de l exercice N+1 7895 Reprise de provision/fonds dédiés/dons - Le compte correspond aux dépenses réglées grâce aux excédents des années antérieures.
6- Les plus values rattachées au compte campagne Les fonds de votre compte campagne sont gérés au sein d une centralisation par le biais de Natexis Banques Populaires. Ainsi l ensemble des comptes campagne ouvre droit à des plus values qui sont par la suite reversées au sein de chaque comité selon l historique des en cours de chaque comité sur une année civile. Les plus values sont issues de sicav ou fonds communs de placement garantis en capital. Le portefeuille de titres ainsi constitué a fait l objet de restructuration en début d exercice 2004 afin d améliorer les rendements de ce dernier. Aussi, le versement intervient désormais dans le courant du premier trimestre de l exercice N+1 pour les plus values constatées au 31 décembre de chaque exercice comptable (liquidation annuelle du portefeuille et clôture comptable annuelle). Une fois par an nous vous adressons un courrier pour vous indiquer le montant des plus values qui vous seront versées (modèle page 18)
Lettre adressée par le siège national à chaque exercice pour le virement des plus-values. Paris, le. Le Secrétaire Général JH/CL Monsieur le Secrétaire Général Note n - Comité de La JPA.. Objet : envoi des plus values compte campagne Cher Ami, C'est avec plaisir que je t'informe que nous allons virer dans les jours qui viennent sur le compte campagne de ton comité les plus values de l exercice La partie détachable de ce courrier constitue la pièce comptable à joindre au relevé Banque Populaire sur lequel apparaîtra le virement des plus values. Je te prie d'agréer, Cher Ami, l'assurance de ma considération distinguée. Jacques HENRARD -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- NOTE DE RECETTE JPA n COMPTE CAMPAGNE SOLIDARITÉ Virement des plus values de l exercice : euros