LE BON DE COMMANDE FOURNISSEUR Le bon de commande fournisseur vous permet d adresser des commandes complètes et sans erreur depuis les logiciels ELCIA. Moins d allers-retours téléphoniques, moins d erreurs, moins de ressaisie, chacun gagne en productivité! a- Conversion d un devis en commande client Depuis la fenêtre Devis : Sélectionnez le ou les document(s) à convertir (pour sélectionner plusieurs documents, maintenez la touche Ctrl enfoncée) puis faites un clic droit. Cliquez sur Convertir / Archiver. La fenêtre de conversion apparaît : Cochez le type de conversion à effectuer (ici, Commande client) puis cliquez sur OK. Le devis signé par le client est maintenant transformé en commande client, en attente de livraison (et de pose).
b- Renseignement des données techniques La validation technique permet de faire le lien entre ce qui a été vendu (le devis) et ce qui doit être fabriqué (la commande). Elle permet de vérifier (et éventuellement de corriger) ce qui a été suivi par le commercial (cotes, options, etc.). Elle ajoute également tous les éléments techniques qui n'influent pas sur le prix mais qui sont indispensables à l enregistrement de la commande (sens d ouverture, hauteur d allège, etc.). Ouvrez la commande, faites un clic droit sur les produits et sélectionnez Renseigner les données de commande fournisseur. Toutes les informations indispensables à la fabrication vont s afficher en orange et vont vous permettre de renseigner les vraies cotes avec les options supplémentaires. Remarque : Le prix de vente n est pas modifié. En revanche, le prix d achat a été recalculé et la marge mise à jour. Si l écart est trop important, la commande peut être refusée et un nouveau devis pourra être remis au client (clic droit, copier vers devis). Validez puis fermez. L'icône métreur est orange ou verte. Remarque : Le produit peut être validé techniquement dès le stade du devis en cochant la case Renseigner les données de commande fournisseur. Ce produit a été correctement préparé, avec les bonnes dimensions et tous les détails nécessaires pour l'envoi de commande au fournisseur.
c- Edition d une commande fournisseur Une fois la commande validée techniquement, vous pouvez imprimer et envoyer vos commandes aux fournisseurs. Pour cela, faites un clic droit sur la commande concernée et sélectionnez Commande fournisseur. Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, vous retrouvez : - L ensemble des fournisseurs de votre commande - Les produits de chaque fournisseur Cliquez sur Commander puis, après avoir saisi les quantités, cliquez sur Commander tout. Validez pour éditer votre commande. La commande est désormais prête pour l envoi. Le fournisseur aura un document clair et détaillé!
d- L envoi de la commande Selon le souhait de votre fournisseur, vous avez plusieurs formats pour lui envoyer la commande : * Imprimer le bon de commande standard Ce format permet d envoyer un document imprimé à chaque fournisseur, en prix d achat, reprenant les informations de la commande sous le format standard ProDevis. * Imprimer le bon de commande spécifique au fournisseur Certains industriels souhaitent recevoir la commande selon un format spécifique, leur facilitant la ressaisie dans leur ERP. Dans ce cas, cochez la case Imprimer le bon de commande spécifique au fournisseur. Pour ces deux options, la commande doit être imprimée, éditée au format PDF ou envoyée par e-mail à votre fournisseur.
* Envoyer le fichier de commande au fournisseur Certains industriels ont développé une passerelle EDI entre ProDevis et leur ERP afin d éviter toute ressaisie de leur côté. Pour l utiliser, cochez la case Envoyer le fichier de commande au fournisseur. Cochez J accepte les conditions puis cliquez sur Envoyer. La commande est mise à disposition sur le serveur FTP du fournisseur, prête à être traitée. En quelques clics, la commande est envoyée. Finis les bons de commande à remplir, finis les allersretours téléphoniques avec votre fournisseur!
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