Gestion de l André et Liliane Bettencourt et de ses espaces associés Concession de service 5/ TRAME DE STRUCTURE TARIFAIRE Dossier de consultation : Trame de structure tarifaire 1/5
Trame de structure de grille tarifaire Les tarifs des mises à disposition d'espaces doivent être adaptés en fonction des différents types d'utilisations. Pour permettre au concessionnaire d établir une grille tarifaire de mise à disposition adaptée, quatre critères doivent être pris en compte : 1. Quel est l'utilisateur? 2. Quel sera l'usage? 3. Quels sont les espaces nécessaires, à quel moment, pour combien de temps? pour combien de personnes? 4. Quels sont les services, intérieurs ou extérieurs, sollicités? Pour chaque mise à disposition, une proposition tarifaire personnalisée devra être établie, élaborée à partir de grilles types définies en amont en fonction des principaux critères de segmentation des offres tarifaires, grilles validées par l Institut et les Académies, selon les termes prévus au contrat de concession. L'offre définitive sera finalisée par des échanges avec le futur utilisateur et matérialisée par un devis, assorti des conditions générales d'utilisation des lieux (règlement intérieur des espaces). 1/ Quel est l'utilisateur? Les tarifs proposés pour les mises à disposition d'espaces ne doivent pas être les mêmes suivant le type d'utilisateurs. Ceux-ci peuvent être : a. L Institut et les Académies, dans le cadre de leurs activités directes b. Des partenaires de l Institut ou des Académies c. Tout autre demandeur Des grilles tarifaires spécifiques devront être proposées suivant ces différents groupes d'utilisateurs : a. grille «programmation interne» pour l usage de l Institut, des Académies o les tarifs doivent être élaborés en fonction des coûts réels directs des occupations ; la grille tarifaire doit être construite à partir des analyses et répartition de charges rendues possibles par une comptabilité analytique. o un nombre de mises à disposition gracieuses pour l Institut et les Académies sera envisagé selon les termes du contrat. b. grille pour les partenaires culturels et scientifiques des Académies : institutions, associations, fondations, groupements... : les tarifs doivent être élaborés en fonction des coûts réels directs des occupations, augmentés d'un pourcentage qui sera à définir par les candidats: l'objectif est ici de permettre l accueil des travaux menés par les partenaires avec lesquels les Académies ont l habitude de collaborer, qu elles soient organisatrices de la rencontre ou pas. c. grille «programmation externe» pour tout autre demandeur : la grille tarifaire doit être élaborée en cohérence avec les prix proposés par d'autres auditoriums parisiens du même type, ayant aussi un potentiel "image" fort, de même type de jauge et d'espaces annexes. Dossier de consultation : Trame de structure tarifaire 2/5
2/ Quel est l'usage projeté? Avant toute proposition tarifaire, la question de l'usage projeté doit être soulevée et validée formellement par écrit par les responsables des espaces. Afin de faciliter les échanges entre le concessionnaire et l Institut, un document type simplifié, défini par une charte, sera adressé par le concessionnaire pour présenter les demandes de mises à disposition. Selon le processus d instruction qui aura été défini, l'institut peut se réserver le droit de refuser d'accueillir des mises à disposition si l'usage projeté ne correspond pas à sa Charte d'utilisation des espaces. 3/ Quels sont les espaces nécessaires, à quels moments, pour combien de temps? La programmation interne est prioritaire. Les disponibilités du calendrier sont définies en conséquence. Les tarifs de privatisation d espaces sont déclinés en fonction : a. Des espaces nécessaires : rappel de espaces et de leurs capacités ESPACES PRINCIPAUX Fonctions Superficie Capacité réelle ou estimée selon usage Accueil Niveau 0 informations, diffusion de badges, sécurité, Hall d'accueil rue Mazarine*, 65 m² Niveau 0 Vestiaires 25 m² Niveau 0 Niveau -1 Foyer haut : pour passage et attente ou réception 165 m² Salle de conférence 365 m² (+ une scène de 68 m²) Foyer bas : pour passage et attente ou réception 200 invités debout 350 places assises dont 8 PMR 125 m² 150 invités debout, 110 assis Niveau -1 Salle de restauration 180 m² 250 invités debout, 160 assis Niveau -1 Office Traiteurs (avec vestiaires pour personnel Traiteurs) 65 m² (hors vestiaires) Salle Hugot Salle modulable 98 m² (+ scène de 15 m²) Foyer, vestiaires 52 m² 75 participants * Le hall d accueil rue Mazarine est impérativement utilisé pour les mises à disposition externes. Dossier de consultation : Trame de structure tarifaire 3/5
b. De la durée et du moment de la mise à disposition. Exemples : une journée (de 9h à 18h), une demi-journée (4 heures consécutives entre 9h et 18h), une soirée (4 heures consécutives entre 18h et minuit), Un accès depuis l intérieur de l Institut doit être autorisé aux mises à disposition internes de l Institut, des Académies. 4/ Quels sont les services, intérieurs ou extérieurs, sollicités? Les tarifs internes et partenaires doivent intégrer une partie des services nécessaires aux mises à disposition. Différents services peuvent être rajoutés en complément selon les besoins exprimés. a. Les prestations de services incluses aux tarifs internes et partenaires Les tarifs de mise à disposition «internes» et «partenaires» incluent : - les frais de mise à disposition du ou des espace(s) ; - les frais de suivi et de gestion du dossier ; - le coût du personnel de sécurité nécessaire ; - les coûts de mise à disposition des matériels, mobiliers ou moyens déjà en place dans chaque espace (avec le personnel pour le faire fonctionner, en particulier le personnel technique pour la régie si nécessaire); - les mobiliers comptoirs pour l'accueil et le matériel de vestiaire avec comptoir d'accueil, portants (avec le personnel pour le faire fonctionner) ; - du mobilier standard pour intervenants : pupitre et modules de scène - les sanitaires ; - la climatisation ou le chauffage - l'éclairage d ambiance des espaces - les frais liés à la fourniture des fluides (eau, électricité), pour une utilisation ordinaire du ou des espaces - la mise à disposition éventuelle des cabines de traduction ; - la signalétique d'accueil standard (panneaux A3) - de petits matériels divers : paperboard et marqueurs - fontaines à eau réfrigérée ou bouteilles d eau - éventuellement les pauses-café Ces tarifs n incluront pas : - les frais logistiques spécifiques liés à un événement particulier - Les interventions de prestataires extérieurs demandés par le bénéficiaire de la mise à disposition (traiteurs, fleuriste, location éventuelle de matériel, personnel complémentaire ) Dossier de consultation : Trame de structure tarifaire 4/5
Dans le cas de mise à disposition des espaces de restauration, le tarif inclut également : - la mise à disposition de l'office traiteur (suivant un cahier des charges précis) b. Les prestations de services incluses au tarif externe Dans le cas des mises à disposition «externes», il revient au concessionnaire de définir le mode de calcul qui lui semble le plus pertinent et d arrêter la liste des prestations incluses ou non au tarif évoqué ci-dessus. Certains services obligatoires peuvent faire l objet d une tarification complémentaire : ces frais varient en fonction du nombre d invités, des temps de montage et démontage, du nombre des espaces loués, du type de manifestation. Il reviendra au concessionnaire d établir ses propres critères. c. La présentation des grilles tarifaires Il reviendra au concessionnaire de définir : - le mode de présentation et de communication des tarifs «externes» - les conditions d application et d ajustement des tarifs - les conditions de paiement - les conditions d annulation 5/ Exemples de trames possibles A adapter suivant la durée : journée, demi-journée, soirée et le type d'occupants Bénéficiaires de la mise à disposition : Internes Partenaires Externes Hall d'accueil, foyer haut (avec vestiaire seul) Espaces logistiques utiles (accueil, sanitaires ) sans office traiteur frais rééls estimés seul Espaces complémentaires pour réception Hall d'accueil, foyer haut (complet avec vestiaire) Espaces logistiques utiles complet (accueil, espaces traiteurs, sanitaires ) Espaces réception -1 foyer bas salle avant Espaces réception -1 foyer bas salle arrière frais rééls estimés Espaces réception seuls pour réception Travail + réception + espaces réception Salle Hugot en complément de l'auditorium Salle Hugot en complément des espaces de réception salle Hugot en complément d'autres espaces Salle Hugot seule salle Hugot seule Dossier de consultation : Trame de structure tarifaire 5/5