Direction de la culture et du patrimoine Direction associée Bibliothèques Programme RAC Juin 2010 Programme de rénovation, d agrandissement et de construction de bibliothèques publiques Programme et fiche d inscription
1. FINALITÉ Dans le cadre de l Entente sur le développement culturel de Montréal 2008-2011, la Ville de Montréal (la «Ville») et le ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine(mcccf) souhaitent soutenir les initiatives des arrondissements visant une plus grande accessibilité des bibliothèques publiques. 2. OBJECTIFS 2.1 Objectif général Le Programme d admissibilité et de financement pour la rénovation, l agrandissement et la construction (RAC) de bibliothèques publiques de la Ville est un Programme qui contribue à l épanouissement de la vie culturelle, éducative, sociale et communautaire de la société montréalaise en permettant : - d accroître l offre d activités, de services ou de biens pouvant contribuer significativement à l atteinte des objectifs de Montréal, ville du savoir, et par les actions prioritaires découlant du Diagnostic et du Plan de consolidation des bibliothèques publiques de la Ville de Montréal; - de favoriser l innovation et les initiatives dans les bibliothèques publiques du réseau de Montréal; - d améliorer le cadre de vie des citoyens par l accès à des lieux publics de qualité; - d améliorer la qualité visuelle de la bibliothèque au regard de la ville de design que constitue Montréal. 2.2 Objectifs spécifiques Ce Programme vise plus spécifiquement à : Mettre en place le plan de rattrapage du réseau des bibliothèques publiques de Montréal. Permettre aux bibliothèques d obtenir du financement pour leurs projets immobiliers dans leur arrondissement ou pour les équipements métropolitains. Soutenir les efforts pour la rénovation, l agrandissement et la construction de bibliothèques publiques par la Ville et des partenaires externes. Maintenir et développer sur l ensemble du territoire un réseau d infrastructures adéquates en accord avec les cinq axes stratégiques de développement du réseau des bibliothèques 1. Améliorer les services de base en accord avec le plan de consolidation et les actions prioritaires du Diagnostic révisé 2004. 1. Assurer à la population montréalaise l accessibilité à une offre de service de qualité 2. Augmenter le lectorat et la fréquentation des bibliothèques chez les 0-17 ans 3. Renforcer l utilisation des bibliothèques comme outil d intégration et de développement social 4. Renforcer le rôle des bibliothèques comme milieux de vie 5. Contribuer à faire de Montréal une ville de lecture et de savoir. 2
Faciliter aux citoyens l accès à des bibliothèques leur permettant de bénéficier d installations, d activités et de services de qualité touchant la culture, l information, la formation et le loisir. Faire preuve d innovation et de créativité dans l utilisation des meilleurs modèles de pratiques. 3. ADMISSIBILITÉ 3.1 Du demandeur Le demandeur doit être un arrondissement sur l Île de Montréal ou de la Ville 2. Il doit réaliser le projet sur le territoire de la Ville de Montréal. Il doit soumettre une demande complète et conforme aux objectifs du Programme. Il doit initier le projet proposé dans les douze mois suivant la date de son acceptation par la Ville et le MCCCF. Il doit participer financièrement au projet et assumer par la suite les frais d opération en découlant. 3.1 Du projet Les projets admissibles au Programme sont les suivants : La rénovation, l agrandissement ou la construction d une bibliothèque publique, d une bibliothèque-ressource, d un point de service, d un relais-lecture, de services mobiles3, etc. Le projet doit faire l objet d un concours d'architecture ou de tout autre moyen visant à s'assurer de sa qualité architecturale. Ces moyens doivent favoriser le recours à des jeunes designers et architectes. La Ville et le MCCCF conviennent que ces moyens peuvent consister en des ateliers de design compétitifs, des concours de projet, des concours d'idées sous réserve que la sélection des concepteurs s'effectue sur la base de la comparaison des propositions de design (concepts). Le Ministère approuvera la formule identifiée pour chacun des projets visés. Le projet doit faire l objet d un concours d'architecture ou de tout autre moyen visant à s'assurer de sa qualité architecturale. Ces moyens doivent favoriser le recours à des jeunes designers et architectes. La Ville et le MCCCF conviennent que ces moyens peuvent consister en des ateliers de design compétitifs, des concours de projet, des concours d'idées sous réserve que la sélection des concepteurs s'effectue sur la base de la comparaison des propositions de design (concepts). Le Ministère approuvera la formule identifiée pour chacun des projets visés. 2 3 La Direction associée bibliothèques peut servir d intermédiaire pour les dossiers du MCCCF ou d autres paliers gouvernementaux. Consulter le glossaire pour la définition des termes. 3
La collection documentaire de base pour les nouveaux aménagements, uniquement dans les cas d ajout de services : sélection, achat et traitement. Le projet doit être (ou devenir dès la livraison du projet de construction, d agrandissement ou de rénovation) propriété de la Ville de Montréal, de l un ou de l autre des arrondissements, ou faire l objet d un lien emphytéotique avec la Ville de Montréal. Une œuvre d art d un artiste québécois doit être intégrée au projet immobilier de rénovation, d agrandissement ou de construction. 4. CRITÈRES D ÉVALUATION Le projet favorise l innovation dans des formules originales pour desservir une population donnée. Il vise à contrer, notamment, la défavorisation sociale et peut se situer dans la convergence d actions liées à d autres projets ou intégrées dans des ensembles. Il a une portée culturelle, sociale et communautaire et peut favoriser le partenariat inter-arrondissement, de même que toute forme de partenariat. Enfin, le projet répond à des critères de qualité à savoir l analyse des besoins, le montage financier, le plan d action, l identification des biens livrables. Le projet doit répondre à des besoins clairement définis et s appuyer sur la participation de l auteur principal de la demande et, dans la mesure du possible, de un ou plusieurs partenaires. 4.1 Critères généraux Le projet couvre les zones mal ou non desservies. La bibliothèque est localisée aussi près que possible des principaux centres d activités de l arrondissement. La bibliothèque est située à proximité des aires de circulation accessibles par transports collectifs et individuels, trajets d une durée maximale de 20 minutes, conformément aux données de l analyse de la desserte.. Le projet doit contribuer à l atteinte de la norme minimale de superficie de 57,5 m 2 /1 000 habitants pour l arrondissement. L arrondissement doit assurer un inventaire minimal de ses collections à l ouverture et viser l atteinte des normes en vigueur. Le demandeur doit démontrer que le budget de réalisation du projet sera accompagné d un budget de fonctionnement adéquat. Le projet de bibliothèque doit s inscrire dans les termes généraux de l Entente sur le développement culturel de Montréal 2008-2011, convenue entre la Ville et le MCCCF, ainsi que dans les objectifs du plan stratégique du réseau des bibliothèques et faire partie des actions prioritaires pour le rattrapage et la mise à niveau des bibliothèques, tel que précisé dans le Diagnostic révisé 2004. Le concept architectural du projet de bibliothèque doit s inscrire dans l approche du développement durable, plus précisément l approche verte et qui vise essentiellement à minimiser l utilisation des ressources naturelles. Un professionnel, architecte-ingénieur, doit être désigné comme chargé de projet. Il devra s adjoindre un bibliothécaire et un artiste et ou un designer au début du projet pour développer un concept personnalisé et unique de bibliothèque. 4
Les demandes peuvent être présentées tout au long de l année, il n y a pas de date de tombée. Les demandes sont évaluées par un jury formé d experts ou de représentants de la Direction associée des bibliothèques, de la Division des équipements culturels, de l art public et du patrimoine artistique, du ministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine et ou du gouvernement fédéral, si partie prenante à l entente. La liste des projets retenus est soumise au MCCCF pour recommandation de crédits dans le cadre de l Entente et ensuite pour approbation, au comité exécutif de la Ville. Un délai approximatif de trois mois doit être prévu entre le dépôt de la demande et l annonce de la décision aux organismes. 5. NORMES D ALLOCATION DE L AIDE FINANCIÈRE Les principes suivants s appliquent, en regard de l allocation de l aide financière : La part de la Ville et celle du MCCCF sont les mêmes, conformément à l annexe A de l Entente sur le développement culturel de Montréal 2008-2011. L arrondissement pour sa part contribue minimalement à la hauteur de 20 %. Si le gouvernement fédéral contribue financièrement au projet, sa contribution est soustraite des coûts totaux du projet, et le solde est réparti selon le mode de répartition établi dans le paragraphe précédent. Exemple UN PROJET DONT LES TRAVAUX S ÉLÈVENT À 4 500 000 A) MCCCF et Ville sont les seuls participants : MCCCF : 1 800 000 (40 %) Ville : 1 800 000 (40%) Arrondissement : 900 000 (20 %) B) Le Gouvernement fédéral a également un programme d aide : Gouvernement fédéral : 500 000 MCCCF: 1 600 000 (40 %) Ville : 1 600 000 (40 %) Arrondissement : 800 000 (20 %) C) L engagement d un tiers Un tiers s engage à hauteur de 400 000 Tiers (PPP) : 400 000 (8,8 %) MCCCF : 1 640 000 (40 %) Ville : 1 640 000 (40 %) Arrondissement : 820 000 (8,2 %) Un tiers s engage à hauteur de 2 000 000 Tiers (PPP) : 2 000 000 (44.4 %) MCCCF : 1 000 000 (22,2 %) Ville : 1 000 000 (22.2 %) Arrondissement : 500 000 (11,1 %) 5
5.1 Dépenses admissibles L admissibilité des dépenses est établie et approuvée par la Direction associée des bibliothèques de la Ville de Montréal et par le MCCCF lors du calcul des contributions en fonction de la description du projet, du programme des besoins (programme fonctionnel et technique) et de l évaluation des coûts (minimum classe D) 4. Les dépenses admissibles pourront être réévaluées à l étape de la réception des soumissions. Pour être admissibles, les dépenses doivent être directement reliées à un projet portant sur un équipement de bibliothèque publique ou un équipement métropolitain et elles comprennent la partie des taxes non remboursables. Les dépenses admissibles sont : 1. les honoraires et les frais de services professionnels reliés au projet; 2. le coût d achat du bâtiment, (en excluant l achat de terrain); 3. le coût des travaux 5 y incluant les travaux d emplacement (démolition, excavation, aménagement paysager et archéologie) et en excluant les travaux de décontamination des sols; 4. le coût de l équipement et du mobilier spécialisé y compris leur installation; 5. le coût de l achat des collections de base, leur sélection et leur traitement; 6. les frais rattachés à l intégration d une œuvre d art à un bâtiment ou à un site; 7. les frais de concours d architecture ou de tout autre moyen mis en œuvre conformément au point 3 du Programme. Le Programme général est réalisé grâce à la collaboration du Central et de l arrondissement. Il précise les normes propres aux projets de bibliothèques. Le Programme fonctionnel et technique (PFT) est à la charge de l arrondissement. Le PFT détermine le coût et l échéancier. 6. MESURES DE CONTRÔLE Tous les demandeurs qui reçoivent une aide financière dans le cadre de l Entente sur le développement culturel de Montréal 2008-2011 doivent se soumettre à un processus de reddition de compte : - le demandeur doit participer à une ou des rencontres convoquées par le Ministère ou la Ville, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit le demandeur doit rédiger lui-même des rapports d étape et un rapport final. - le demandeur doit réaliser un bilan des activités; - Le demandeur doit produire une description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis 4 5 Une évaluation de classe D correspond à une estimation faite par des professionnels (architectes et ingénieurs) ventilée par élément, fondée sur un programme fonctionnel et technique. Lorsqu un projet comprend plus d un secteur d activité culturelle ou des fonctions non admissibles, les dépenses admissibles seront calculées au prorata des superficies de construction attribuables à chacun des secteurs par rapport à la superficie de construction totale du ou des bâtiments faisant l objet de travaux. 6
- le demandeur doit produire un rapport d utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées - Enfin, le demandeur doit fournir tout renseignement ou tout document requis par la Ville ou le Ministère. 7. DOCUMENTS À SOUMETTRE La demande doit comprendre les documents suivants : La fiche d inscription complétée; Le formulaire de présentation de projet complété; La résolution du conseil d administration de l organisme demandeur autorisant le dépôt de la demande de soutien financier et autorisant une personne responsable à signer tout engagement relatif à cette demande; Une lettre du ou des partenaires expliquant sa ou leur participation au projet. Une lettre des arrondissements participant au projet et précisant le partage des responsabilités et des coûts rattachés aux services et aux espaces communs. Remarque : Les demandes doivent contenir tous les documents exigés incluant les photocopies des lettres patentes, sans renvoi à des demandes antérieures. 8. RENSEIGNEMENTS Personne-ressource Monsieur Richard Adam Chef de division Coordonnateur du Programme de rénovation, d agrandissement et de construction de bibliothèques publiques Direction associée Bibliothèques Ville de Montréal 801, rue Brennan, 5 e étage Montréal (Québec) H3C 0G4 Téléphone : 514 872-3160 Télécopieur : 514 872-5588 Courrier électronique : radam@ville.montreal.montreal.qc.ca 7
GLOSSAIRE Bibliothèque-ressource La bibliothèque-ressource est une bibliothèque qui a pour objectif de fournir des services complets de consultation et de référence. Elle dessert une zone territoriale qui peut être celle de l arrondissement ou de plusieurs arrondissements. Elle se distingue par la profondeur de ses collections et permet la référence au deuxième niveau. Point de service Le point de service est un endroit où se pratique le service direct aux usagers : bibliobus, bibliothèque-ressource, bibliothèques destinées à un public particulier (malades, enfants, détenus, bibliothèques de quartier, etc.) Relais-lecture La bibliothèque relais-lecture prête des documents pour constituer des points de lecture dans tous les lieux de vie : école, garderies, lieux de détention, lieux d accueil et de soins, associations en tous genres. Une collection de base est définie, mise à jour et enrichie de nouveautés régulièrement. Le relais-lecture est une forme de point de service. Services d appoint Il s agit de services à offrir à une population qui, autrement, n aurait aucun service soit à cause de l effet couloir, de barrières géographiques ou urbaines qui limitent l implantation de bibliothèque, d une population trop restreinte. Services mobiles Les services mobiles sont les services qui rendent des collections disponibles pour des populations données. Le bibliobus est le plus connu. Il peut desservir d autres types de clientèles même s il est concentré sur la population jeune à Montréal. Un autre service mobile est une navette qui permet d amener, à bord de camionnettes, des personnes à la bibliothèque, selon un calendrier fixe. Ces personnes ne pourraient autrement se rendre à la bibliothèque municipale. 8
Programme de rénovation, d agrandissement et de construction de bibliothèques Direction associée des bibliothèques Division de la planification et du développement du réseau des bibliothèques 2007 FICHE D INSCRIPTION 1. Nom de l arrondissement 2. Responsable de la présente demande Fonction ou titre 3. Adresse Téléphone : Télécopieur : Courriel : 4. Veuillez indiquer à quel(s)i objectif(s) spécifique(s) vous inscrivez votre demande d aide financière A. Mettre en place le plan de rattrapage des bibliothèques publiques de la Ville de Montréal. B. Permettre aux arrondissements d obtenir du financement pour leurs projets immobiliers de bibliothèque publique. C. Soutenir les efforts pour la rénovation, la construction ou l agrandissement de bibliothèques publiques par la Ville et des partenaires externes. D. Consolider et développer sur l ensemble du territoire un réseau d infrastructures adéquates en accord avec les axes stratégiques de développement. E. Améliorer les services de base en accord avec le plan de consolidation et les actions prioritaires du Diagnostic révisé 2004. F. Favoriser, chez les citoyens, l accès à des bibliothèques leur permettant de bénéficier d installations, d activités et de services touchant l information, le loisir, la formation et la culture. G. Faire preuve d innovation et de créativité dans l utilisation des meilleurs modèles de pratiques. 9. Titre du projet 10. Description succincte du projet 11. Budget global du projet 8. Montant de l aide financière demandée 9
Programme de rénovation, d agrandissement et de construction de bibliothèques Direction associée des bibliothèques Division de la planification et du développement du réseau des bibliothèques 2007 FICHE D ÉVALUATION Organisme demandeur : No dossier : Organismes partenaires : Titre du projet : Budget global prévu : Montant recommandé : Montant demandé : Évaluation : 10
Ajouter un critère relativement au concours d architecture ou autre moyen conforme au point 3. CRITÈRES D ÉVALUATION Critères (ordre séquentiel) Pointage accordé Pondération Pointage final 1 2 Le projet couvre les zones mal ou non desservies La bibliothèque est localisée aussi près que possible des principaux centres d activités de l arrondissement 3 La bibliothèque est située à proximité des aires de circulation accessibles par transports collectifs et individuels, trajets d une durée maximale de 20 minutes, conformément aux données de l analyse de la desserte. 4 Le projet doit contribuer à l atteinte de la norme minimale de superficie de 57,5 m 2 /1 000 habitants par arrondissement. 5 L arrondissement doit assurer un inventaire minimal de ses collections à l ouverture et viser les normes en vigueur. 6 Le demandeur doit démontrer que ce budget sera accompagné d un budget de fonctionnement adéquat 7 Le projet de bibliothèque doit s inscrire dans les objectifs du plan stratégique du réseau des bibliothèques et faire partie des actions prioritaires pour le rattrapage et la mise à niveau des bibliothèques, tel que précisé dans le Diagnostic révisé 2004 8 Le concept architectural du projet de bibliothèque doit s inscrire dans l approche du développement durable, plus précisément l approche verte et qui vise essentiellement à minimiser l utilisation des ressources naturelles. 9 Un professionnel, architecte-ingénieur, doit être désigné comme chargé de projet. Il devra s adjoindre un bibliothécaire et un artiste et ou un désigner au début du projet pour développer un concept personnalisé et unique de bibliothèque. TOTAL 11
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Direction de la culture et du patrimoine Direction associée Bibliothèques Programme RAC Programme de rénovation, d agrandissement et de construction de bibliothèques publiques Formulaire de présentation de projet Titre du projet 13
TITRE DE VOTRE PROJET : DESCRIPTION DU CONTEXTE ACTUEL OU MOTIFS JUSTIFIANT CETTE DEMANDE DE SOUTIEN FINANCIER : DESCRIPTION DE VOTRE PROJET : 14
PERSONNES CIBLÉES PAR VOTRE PROJET (nombre, catégories d âges, membres de groupes ethnoculturels, personnes âgées, adolescents, enfants, etc.) PORTÉE DU PROJET Votre projet se réaliserait dans un seul arrondissement, soit : (préciser, s il y a lieu, un quartier ou un secteur de la ville) Votre projet se réaliserait dans plusieurs arrondissements, soit : 15
QUELS SONT LES OBJECTIFS VISÉS PAR VOTRE PROJET? QUELLES ACTIVITÉS RÉALISEREZ-VOUS EN VUE D ATTEINDRE CES OBJECTIFS? 16
QUELS RÉSULTATS COMPTEZ-VOUS OBTENIR? QUELS MOYENS AVEZ-VOUS PRÉVUS POUR MESURER CES RÉSULTATS? (INDICATEURS QUALITATIFS ET QUANTITATIFS) Quel échéancier vous êtes-vous donné? Réservé à l administration Durée du projet (nombre de mois) : Date du début du projet : Date de remise du rapport de mi-étape : Date de l émission du chèque : jj-mm-aaaa Montant : Date d émission du chèque : jj-mm-aaaa Montant : Date de fin de projet : Date de remise du rapport final : (délai maximal de trois mois après de date de fin du projet) Date d émission du chèque : jj-mm-aaaa Montant : 17
QUELS SONT VOS PARTENAIRES FINANCIERS? 18
POUR LES PARTENAIRES IMPLIQUÉS DANS CE PROJET, VEUILLEZ PRÉCISER LEUR CONTRIBUTION : Noms Appuis financiers Autres apports (travailleurs bénévoles, prêt de local ou d équipement, etc.) Partenaires principaux Partenaires occasionnels Partenaires municipaux Arrondissements : Ville de Montréal : TOTAL 19
INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE (s il y a lieu) SIGNATURE DE LA PERSONNE RESPONSABLE DU PROJET Nom Titre Signature Date Réservé à l administration Montant de la subvention accordée : (avec budget révisé en annexe si la somme allouée diffère du montant demandé) Projet débutant le : jj-mm-aaaa Durée en nombre de mois : 20
OBLIGATIONS DU BÉNÉFICIAIRE En contrepartie du montant d aide financière accordé par l Entente, l arrondissement (ci-après nommé le «bénéficiaire») s engage à : Utiliser cette somme pour réaliser le projet tel que soumis, en vertu des présentes. Dans la cas où le financement recueilli par le bénéficiaire ne permet pas la réalisation complète du projet, ce dernier doit présenter un budget révisé et réaliser une version modifiée du projet, telle qu approuvée par le représentant autorisé (ci-après «le représentant»); Aviser promptement et faire approuver par le représentant tout changement aux objectifs, aux échéanciers ou à tout autre aspect du projet pour lequel une aide financière a été accordée; Inscrire la mention suivante dans tous les documents relatifs audit projet. «Ce projet bénéficie du soutien financier du ministère de la Culture et des Communications et de la Condition féminine et de la Ville de Montréal dans le cadre de l Entente sur le développement culturel de Montréal 2008-2011»; - y afficher les signatures des partenaires (Ville et MCCCQ); - inviter au moins dix jours à l avance le ministère de la Culture et des Communications du Québec et la Ville à participer à tout évènement public afférent au projet; Produire à la satisfaction du représentant, un bilan des réalisations et un compte rendu financier du projet soutenu dans les trois mois suivant sa réalisation, faute de quoi le bénéficiaire ne pourra bénéficier d une nouvelle subvention; Dans le cas d un projet accepté sur plus d une année, le soutien à une étape subséquente du projet est conditionnel à l atteinte des résultats obtenus et à la remise, par le bénéficiaire, d un bilan satisfaisant de l étape précédente; Payer aux autorités et organismes compétents tous permis, taxes et droits prescrits. Autre obligation relative à l attribution d une aide financière : Si le bénéficiaire fait défaut de réaliser le projet tel que soumis initialement, ou tel que modifié et approuvé par le représentant, le représentant pourra exiger qu il lui remette en totalité la somme versée à titre d aide financière pour ce projet. ENGAGEMENT DU BÉNÉFICIAIRE Nous sousignés (Nom de l arrondissement) Après avoir pris connaissance du présent Programme de rénovation, d agrandissement ou de construction de bibliothèques publiques par la Ville de Montréal et des partenaires externes 2007, certifions que les renseignements et documents fournis à l appui de notre demande d aide financière sont exacts et complets. Nous nous engageons à respecter toutes les obligations contenues au présent Programme advenant l acceptation, en totalité ou en partie, de notre demande d aide financière par le comité directeur de l Entente sur le développement culturel de Montréal. Signature : Date : 21
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Direction de la culture et du patrimoine Direction associée Bibliothèques Programme RAC Programme de rénovation, d agrandissement et de construction de bibliothèques publiques Rapport de mi-étape ou rapport final 23
Arrondissement : Titre du projet : Si l espace s avère insuffisant pour l une ou l autre des questions, veuillez utiliser la section Information supplémentaire à la fin du formulaire. Nom de l organisme IDENTIFICATION DE L ORGANISME PROMOTEUR Personne-ressource Fonction Adresse Code postal Télécopieur Téléphone Adresse électronique ACTIVITÉS Début du projet : Fin du projet : DESCRIPTION DES ACTIVITÉS RÉALISÉES À CE JOUR NOTE : veuillez joindre tout document pertinent au projet 24
DIFFICULTÉS RENCONTRÉES ATTEINTE DES OBJECTIFS : OBJECTIFS PRÉVUS / RÉALISÉS (si objectifs non atteints, expliquez l écart) 25
IMPACT DU PROJET SUR L AMÉLIORATION DE LA QUALITÉ DE VIE DU SECTEUR (se référer aux priorités du Sommet de Montréal) INDIQUEZ LE RÉSULTAT DE LA PARTICIPATION DES PARTENAIRES AU PROJET ÉCHÉANCIER DES ACTIVITÉS PRÉVUES D AUJOURD HUI À LA FIN DU PROJET Date du début du projet Date du rapport mi-étape Date de fin de projet Date de remise du rapport final 26
BUDGET : ÉVOLUTION DES DÉPENSES Montant accordé Balance INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE Par la présente, je certifie que les renseignements fournis dans ce document sont exacts et complets Nom Titre Signature Date 27