Manuel COMMENCE Connect For Email
Sommaire SOMMAIRE 2 CHAPITRE 1 : INTRODUCTION 4 A QUOI ÇA SERT? 4 CHAPITRE 2 : PRISE EN MAIN 5 MINIMUM REQUIS POUR EXÉCUTER CONNECT FOR EMAIL 5 CE QUE GÉNÈRE L INSTALLATION 5 PARAMÈTRES DE CONFIGURATION 6 BIBLIOTHÈQUES 6 COMMENT PARAMÉTRER LE CHEMIN OÙ SERONT STOCKÉES LES BIBLIOTHÈQUES : 6 BIBLIOTHÈQUE PRIVÉE 6 BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE 7 CONFIGURATION DES VUES COMMENCE 7 POUR LIER UN BOUTON CONTACT À UNE VUE COMMENCE : 8 PRÉFÉRENCES 8 POUR MODIFIER VOS PRÉFÉRENCES : 9 SERVEUR DE MESSAGERIE 10 POUR CONFIGURER LE SERVEUR DE MESSAGERIE : 10 DÉMARRER SIMPLEMENT 12 ETAPE 1 : CRÉER UNE VUE CONTACTS DANS COMMENCE 12 ETAPE 2 : SÉLECTIONNEZ LA VUE CONTACTS DANS CONNECT 13 ETAPE 3 : SÉLECTIONNEZ LES DOCUMENTS À PARTIR DE LA BIBLIOTHÈQUE 15 ETAPE 4 : ENVOYER L EMAIL 16 CHAPITRE 3 : BIBLIOTHÈQUES 19 GÉRER LES BIBLIOTHÈQUES 19 AJOUTER DES DOCUMENTS À LA BIBLIOTHÈQUE 20 RETIRER DES DOCUMENTS DE LA BIBLIOTHÈQUE 20 TYPES DE FICHIERS SUPPORTÉS 21 CHAPITRE 4 : UTILISER CONNECT FOR EMAIL 22 FUSION AVEC LES CONTACTS COMMENCE. 22 ENVOYER UN EMAIL À UN DESTINATAIRE PARTICULIER 24 CHAPITRE 5 :PLANIFICATEUR 26 PLANIFIER UNE ACTION D ENVOI D EMAIL AVEC CONNECT FOR EMAIL : 26 UTILISER UN AGENT POUR EXÉCUTER UNE ACTION PLANIFIÉE DE CONNECT 28 CHAPITRE 6 : JOURNAL D ACTIVITÉ 30
QUE CONTIENT LE JOURNAL D ACTIVITÉ? 30 OU EST LE JOURNAL D ACTIVITÉ? 30 JOURNAL D ACTIVITÉ POUR LES SESSIONS MANUELLES D ENVOI D EMAIL 30 JOURNAL D ACTIVITÉ POUR LES ENVOIS PLANIFIÉS 31 CHAPITRE 7 : QUESTIONS FRÉQUENTES 33
Chapitre 1 : Introduction COMMENCE Connect For Email est un outil d'emailing Marketing et de suivi commercial développé pour COMMENCE RM 2.1. A quoi ça sert? Commence Connect sélectionne des données de la base COMMENCE RM et les affiche à la demande. COMMENCE Connect For Email étend les fonctionnalités de COMMENCE RM en supportant les campagnes d'emailing. COMMENCE RM est un outil CRM et COMMENCE Connect For Email est un compagnon pour gérer les mailings ciblés vers les contacts de COMMENCE. 4
Chapitre 2 : Prise en main Ce chapitre explique les différentes étapes nécessaires pour configurer Commence Connect for Email. Minimum requis pour exécuter Connect For Email Pour utiliser Commence Connect For Email, les applications suivantes doivent être préalablement installées : Base de Données Client Email COMMENCE RM 2.1 ou version supérieure Toute application MAPI 32 bits Microsoft Outlook 2000 ou supérieur Microsoft Word Logiciel de fusion de document Windows NotePad Adobe Acrobat Editeur HTML Figure 2-1 : Système requis Note : Une seule base de donnée COMMENCE RM doit être lancée. Ce que génère l installation Lorsque Connect For Email est installé, COMMENCE exécute les tâches suivantes: 1. Un sous-répertoire «\Connect» est ajouté au répertoire d installation de COMMENCE. 2. L exécutable de Connect For Email ainsi que ses fichiers programmes sont copiés dans ce répertoire. 3. Des fichiers d exemple sont copiés dans le dossier «\Connect\Library».C est dans ce répertoire que seront conservés tous les fichiers ajoutés à la bibliothèque locale (privée). Son chemin pourra être modifié à tout moment. 5
Paramètres de Configuration Au premier lancement de Connect For Email, plusieurs paramètres doivent être configurés. Bibliothèques Chemin vers les bibliothèques privées et publiques. Configuration des Vues COMMENCE Correspondance avec les vues COMMENCE Préférences Préférences de l utilisateur Serveur de Messagerie Configuration du serveur de messagerie Les paramètres entrés sont stockés dans la base de registre, ils n est donc pas nécessaire de les repréciser lors des lancements ultérieurs de Connect. Bibliothèques L onglet Bibliothèques sert à sélectionner le dossier où sont stockés tous les fichiers disponible pour l envoi d un mailing. Ce dossier devra inclure tous les fichiers à attacher, les documents à fusionner, ainsi que tous les autres fichiers utilisés pour le contenu du corps du message. Comment paramétrer le chemin où seront stockées les bibliothèques : 1. Sélectionner la commande Outils -> Options pour ouvrir la fenêtre des options de COMMENCE Connect For Email. 2. Cliquer sur l onglet Bibliothèques ou utiliser le raccourci clavier «ALT-B». Bibliothèque Privée Figure 2-2 : COMMENCE Connect For Email - Options Par défaut, le chemin de la bibliothèque privée est \Connect\Library\.C est un sous-répertoire du répertoire d installation de COMMENCE. 6
Ce dossier contient des documents d exemple afin de vous aider à démarrer dans l utilisation de COMMENCE Connect for email. Vous pouvez entrer un autre chemin en utilisant le clavier ou en utilisant le bouton dossier différent situé sur votre disque local. pour sélectionner un Bibliothèque Publique Vous pouvez également définir l emplacement d une bibliothèque publique (partagée) ou seront stockés les documents partagés. Le chemin peut être noté au format UNC, vous pouvez également sélectionner le chemin du dossier à l aide du bouton. Elle est très utile pour les utilisateurs de COMMENCE en réseau. Les documents peuvent être stockés dans une bibliothèque centrale et accessibles par tous les utilisateurs du réseau. Lorsque la configuration de ces options est achevée, cliquer sur OK pour enregistrer les modifications. Les changements supplémentaires sont enregistrés en cliquant sur Appliquer. Configuration des Vues COMMENCE L onglet de Configuration des Vues, est utilisé par Connect afin de créer une liste de diffusion à partir des données de votre base COMMENCE. Vous pouvez configurer jusqu à 5 vues de COMMENCE à la fois pour créer vos mailings. Chaque bouton peut être associé à une vue enregistrée dans COMMENCE. Les données de ces vues (tel que le champ adresse email de votre catégorie Contacts) sont issus de COMMENCE. Figure 2-3 : Configuration des Vues COMMENCE 7
Pour lier un bouton Contact à une Vue COMMENCE : 1. Utiliser la commande Outils -> Options pour ouvrir la fenêtre de configuration des options de Connect For Email. 2. Cliquer sur l onglet Configuration des Vues ou utiliser le raccourci clavier «ALT- C». 3. Configurer les paramètres suivants : Intitulé : Entrer un texte AlphaNumérique qui décrit l information contenue dans la vue. Catégorie : Liste des catégories contenues dans la base de données COMMENCE RM ouverte. Choisissez une catégorie parmi cette liste. Cette catégorie doit contenir la liste des contacts ainsi que leur adresse email. Vue : Liste des vues contenues dans la base de données COMMENCE RM ouverte. Choisissez une vue parmi cette liste. Au moins un champ email doit apparaître dans cette vue. Pour plus d informations sur le choix des vues, reportez vous aux Scénarios dans le chapitre suivant. Champ Email : Liste des champs contenus dans la vue sélectionnée de la base de données COMMENCE RM ouverte. Choisissez le champ qui correspond à l adresse email des personnes. Connect sélectionne directement ce champ, mais vous pouvez choisir un autre champ manuellement. Il doit contenir une adresse email valide. 4. Lorsque la configuration des options est achevée, cliquer sur OK pour enregistrer les modifications Préférences L onglet Préférences permet de modifier les paramètres par défaut de COMMENCE Connect For Email. Figure 2-4 : Configurer les préférences 8
Pour modifier vos préférences : 1. Utiliser la commande Outils -> Options pour ouvrir la fenêtre de configuration des options de Connect For Email. 2. Cliquer sur l onglet Préférences ou utiliser le raccourci clavier «ALT-P». 3. Configurer les paramètres suivants : Afficher la grille : Cette option permet d afficher une grille derrière les informations importées de COMMENCE. Cela permet de séparer les informations en lignes et colonnes. Par défaut, la case est non cochée. Pour l envoi d un seul email utiliser (Serveur SMTP / Client Email par Défaut / Microsoft Outlook) : Ce paramètre est utilisé pour déterminer si l envoi d email est en mode interactif ou en mode non-interactif. Mode Interactif (utilisant votre client email par défaut ou Microsoft Outlook) : Il permet d envoyer un email si aucun contact de la liste n a été sélectionné, ou lorsqu un seul contact de la liste est sélectionné. Si aucun contact n a été sélectionné, une fenêtre s ouvre afin de spécifier l adresse email du destinataire. Connect ouvre alors le message en utilisant l application email MAPI que vous aurez sélectionné, affichant le corps du message et les fichiers attachés. Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer de l application afin de lancer l envoi de l email. Mode non interactif (utilisant directement le serveur SMTP): Par défaut, tous les emails envoyés par Connect sont envoyés en mode non interactif. Le mode non interactif peut être utilisé pour : Envoyer un email à un seul destinataire sélectionné dans une liste de contacts. Envoyer un email à partir d une liste de contacts qui a été importée de COMMENCE, et où au moins 2 contacts ont été sélectionnés. Le mode non interactif est le seul mode disponible pour envoyer un email à une liste de diffusion (2 contacts et plus). Envoyer un document fusionné à un ou plusieurs destinataires. Note : En mode non interactif, comme le client email local n est pas utilisé, il faut savoir que le dossier «éléments envoyés» de votre logiciel de messagerie ne gardera pas de sauvegarde de l email qui aura été envoyé par Connect. 4. Lorsque la configuration des options est achevée, cliquer sur OK pour enregistrer les modifications 9
Serveur de Messagerie Les options du serveur de messagerie doivent être configurées lors du premier lancement de COMMENCE Connect. Pour configurer le serveur de messagerie : 1. Utiliser la commande Outils -> Options pour ouvrir la fenêtre de configuration des options de Connect For Email. 2. Cliquer sur l onglet Serveur de Messagerie ou utiliser le raccourci clavier «ALT-S». Se référer au Tableau des Options Avancées pour configurer chaque paramètre. 3. *Lorsque la configuration des options est achevée, cliquer sur OK pour enregistrer les modifications Figure 2-5 : Configuration du serveur de messagerie 10
Tableau 2-6 : OPTIONS AVANCEES Option Nom de l expéditeur Description C est le nom qui sera visible par le destinataire lors de la réception d un email envoyé par COMMENCE Connect. Entrez votre nom. Adresse Email de l expéditeur, c est : Adresse Email de l expéditeur Courrier sortant (SMTP) l adresse d un utilisateur d un serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) l adresse de retour de l email (bouton Répondre). Entrer l adresse du serveur SMTP. (Contactez votre administrateur système pour récupérer cette adresse) Elle peut être de deux formats : Mail.VotreDomaine.fr Adresse IP (1.2.3.4) Paramètres d authentification du serveur Ce sont les paramètres d authentification pour l accès au serveur. Si le serveur est soumis à cette authentification, il faut entrer le Nom et le mot de passe du compte. Courrier entrant (POP) Cette version de COMMENCE Connect for Email ne supporte pas le protocole POP3 pour la réception de messages 11
Démarrer Simplement COMMENCE Connect For Email permet d importer les adresses email des contacts listés dans votre base de données COMMENCE. Les points suivants traitent de l utilisation de COMMENCE Connect dans ce schéma spécifique d utilisation. D autres schémas sont expliqués dans le Chapitre 4 «Utilisation de Connect» p.18 Pour envoyer un email à une liste de diffusion de COMMENCE : 1. Créer une vue Contacts dans COMMENCE. Cette vue sera utilisée comme liste de diffusion par Connect. Lorsque vous agencez la vue, veillez à inclure le champ d adresse email qui sera utilisé par Connect pour l envoi de l email. 2. Sélectionner la vue Contacts dans Connect. Cliquer sur le bouton correspondant à la vue dans Connect pour importer les données de COMMENCE. 3. Sélectionner les documents à partir de la bibliothèque. 4. Envoyer l email. Une fois que toutes ces options ont étés sélectionnées, l email est prêt à être envoyé. 5. Chaque étape est expliquée si dessous. Etape 1 : Créer une vue Contacts dans COMMENCE Préparer la liste de diffusion dans COMMENCE. Les informations de la vue enregistrée dans COMMENCE seront utilisées par Connect pour adresser l email à chaque contact de la liste. Pour créer une liste de diffusion pour Connect : 1. Dans COMMENCE, sélectionner Vues -> Ouvrir/Gérer les vues et ouvrir une vue de la catégorie des Contacts. Si cette vue n existe pas encore, cliquer sur Ajouter, sélectionner la catégorie, une vue sera alors crée spécialement pour Connect. Astuce : Lorsque vous créez une vue dans COMMENCE (vue de type rapport), vous pouvez choisir entre «Champ Nom seul» ou «Tous les champs». Choisir «Tous les champs» offre une plus grande flexibilité lors de la fusion des champs de COMMENCE par Connect. Cependant, cela augmente le temps nécessaire à l import des données dans Connect pour les bases de données volumineuses. A moins que vous ne prépariez une fusion email avec Connect, l option «Champ Nom seul» est recommandée. 2. Utiliser la commande «Agencer» dans COMMENCE pour déterminer quels champs seront utilisés par COMMENCE Connect. Le champ email doit être inséré dans la vue. Astuce : Il n est pas nécessaire de trier la vue ou d accomplir d autres changements à cette vue. La vue peut être triée dans Connect à n importe quel moment. En cliquant sur le titre de la colonne, Connect trie les données de cette colonne. 3. Utiliser la commande Filtrer Vue dans COMMENCE pour réduire le nombre de contacts de votre liste de diffusion. Par exemple, les filtres peuvent être utilisés pour exclure les 12
personnes qui ont demandé à ne pas faire partie des listes de diffusion, ou encore ceux qui ont une adresse email invalide. Note : Vous pourrez personnaliser votre vue ultérieurement avec Connect. Assurez vous d avoir inséré dans la vue tous les champs qui vous semblent nécessaires afin que vous puissiez les retrouver dans Connect une fois que les contacts auront été importés. 4. Enregistrer la liste de diffusion en utilisant la commande Vue -> Enregistrer la Vue dans COMMENCE. La vue va pouvoir être importée dans COMMENCE Connect en connectant un bouton à une vue COMMENCE, en utilisant Outils ->Options. Voir Configuration des vues COMMENCE p 4. Etape 2 : Sélectionnez la vue Contacts dans Connect L étape suivante est de sélectionner les contacts qui vont recevoir le mailing. Figure 2-7 : Boutons Contacts 1. Assurez vous qu une session de COMMENCE RM est bien lancée et que la base contenant votre liste de diffusion est ouverte. 2. Cliquez sur le bouton qui correspond à la vue de votre mailing. 3. Mettez à jour les informations de la vue en cliquant sur le bouton de rafraîchissement ou en utilisant la commande Vues -> Actualiser les vues. 4. Sélectionnez les contacts à inclure dans le mailing. Cliquez sur la case à cocher ou mettez vous sur la ligne du contact et appuyez sur la barre d espace de votre clavier. Figure 2-8 : Sélectionner les contacts de la liste de diffusion Tapez «CTRL+A» sur votre clavier ou utilisez le menu Vues -> Sélectionner tout pour ajouter tous les contacts de la vue à la liste des destinataires de l email. Pour désélectionner tout, vous pouvez sélectionner la 13
même commande Vues -> Désélectionner tout., un deuxième «CTRL+A» désélectionne également tout. 14
Etape 3 : Sélectionnez les documents à partir de la bibliothèque Les documents qui se trouvent dans la bibliothèque peuvent être utilisés de plusieurs façons, en fonction du type de document et des options du serveur de messagerie utilisé. Fichier attaché : En général, les fichiers de la bibliothèque apparaissent comme fichiers attachés au message. Ils peuvent être sauvegardés sur le disque local du destinataire ou ouverts directement. A noter que certains destinataires peuvent ne pas avoir accès à certains fichiers du fait de la configuration de leur serveur de messagerie et de leur niveau de sécurité. Corps de message : Un fichier devient le corps d un message au moment de l envoi de l email. Le contenu de ce fichier est inclut dans le corps de l email, - dans sa partie visible - et est directement visible dès que le destinataire ouvre l email. Fusion Email : Un document à fusionner est un document de la bibliothèque qui contient des balises de code COMMENCE. Lorsque l email est envoyé, ces balises sont fusionnées avec les données COMMENCE de chaque contact, donc chacun reçoit un document personnalisé avec ses propres informations. Pour accomplir une fusion email, il faut suivre différentes étapes qui sont développées plus loin dans ce manuel. Pour sélectionner les documents : Sélectionner la commande Outils -> Actualiser Bibliothèque pour être sûr que les documents de la bibliothèque sont à jour. Les documents sont regroupés selon leur type (HTML, PDF, etc..). Développez la bibliothèque afin de voir chaque document selon son format. Sélectionner les documents qui feront partie de l email en les cochant un par un. Exercice : Par exemple, cochez la case du document appelé «HTML_Sample.html». Dans l étape suivante, nous spécifieront que le contenu de ce fichier HTML sera utilisé comme corps du message email. Exercice : Sélectionnez également le document Word «MSWord_Sample.doc». Ce document sera utilisé comme fichier attaché. Figure 2-9 : Sélectionner les documents de la liste de diffusion 15
Note : Vous pouvez sélectionner les documents à partir de la bibliothèque privée, la bibliothèque partagée, ou les deux. Si vous ne voyez aucun document, vérifiez le chemin de vos bibliothèques privées et locales et modifiez le pour retrouver le bon dossier si nécessaire. Reportez vous au paragraphe «Bibliothèques» p.3. Vous pouvez également vous reporter à «L utilisation des Bibliothèques» p.16 pour plus d information sur l ajout de documents dans la bibliothèque. Procédez à l étape suivante pour envoyer l email. Etape 4 : Envoyer l email Une fois que vous avez sélectionné tous les documents nécessaires pour le mailing, et sélectionné soit, tous les contacts, soit certains contacts spécifiques de la liste de diffusion, vous êtes prêt à procéder à l étape suivante pour envoyer l email. Pour envoyer les documents sélectionnés aux contacts de votre liste de diffusion : 1. Vérifiez que vous avez sélectionné au moins un document, et au moins un contact. Votre écran COMMENCE Connect For Email doit ressembler à l illustration ci-dessous : 2. Sélectionnez la commande Fichier -> Envoyer email ou cliquez sur le bouton de la barre d outils. La boîte de dialogue «Envoi d email..» apparaît. Figure 2-10 : Exemple de mailing list dans Connect For Email 16
Figure 2-11 : Créer l email 3. Tout d abord, entrer l objet de l email. Vous pouvez entrer n importe quel message court, la description des fichiers attachés, etc... 4. Ensuite, sélectionnez un document pour le corps du message. Seuls les fichiers texte.txt ou les fichiers HTML sont utilisables comme corps du message. Reportez-vous au «Types de Documents supportés» p.17 pour plus d information. Exercice : Utilisez la liste déroutante pour sélectionner le document «HTML_Sample.html».Il indique à Connect qu il devra utiliser le contenu de ce fichier comme corps de l email. 5. Cochez la case devant chaque document à fusionner. Cette option ne doit être sélectionnée que pour les documents qui contiennent des balises de code COMMENCE qui seront ensuite fusionnées selon les données de chaque contact de la liste de diffusion. 6. Cliquez sur OK pour lancer l envoi de l email à la liste de contacts. Un journal d activités apparaît et vous permet de connaître le statut d envoi de chaque message.(envoyé ou non) Figure 2-12 : Envoi de l email 17
7. Lorsque l envoi est achevé, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre du journal. L information qu il contient concernant ce mailing est conservée dans un fichier temporaire, le journal d activité, situé à la racine du répertoire où se trouve l exécutable de Connect. Il est alors mis à jour avec les informations du nouvel envoi d email. Voir Chapitre 6 (p.26) Journal d activité- pour plus d information. 18
Chapitre 3 : Bibliothèques Gérer les bibliothèques La gestion des documents de vos bibliothèques privées et publiques se fait principalement à l extérieur de COMMENCE Connect. Les documents sont créés à l aide des logiciels appropriés à chaque type de fichier. Voici les types de documents que vous pouvez utiliser avec COMMENCE Connect For Email : Fichier Texte - Fichier RTF Fichier DOC Fichier HTML Fichier PDF Fichier PPT - Fichier XLS Tout autre type de Fichier. 19
Ajouter des documents à la bibliothèque Connect va reconnaître tous les formats de fichiers supportés, et les ranger directement dans le dossier approprié. Le chemin de chacune des bibliothèques est modifiable en utilisant la commande Outils ->Options. Vérifiez le chemin des bibliothèques. Reportez vous au paragraphe Bibliothèques p.3 pour plus d information. Pour ajouter un document à une bibliothèque de Connect : 1. Créer le document. 2. Copier le document dans le dossier de la bibliothèque publique ou privée. 3. Dans Connect, sélectionner la commande Outils -> Actualiser les bibliothèques. Retirer des documents de la bibliothèque Retirer des documents de la bibliothèque est aussi simple que supprimer un fichier d un dossier. Pour retirer un document de la bibliothèque : 1. Déterminer le chemin des bibliothèques publiques et privées. Ce chemin est visualisable avec la commande Outils - > Options, dans l onglet Bibliothèques. 2. Utiliser l explorateur Windows afin de retrouver le dossier de votre bibliothèque publique ou privée. 3. Sélectionner le fichier à retirer et copiez le à un autre endroit de votre disque. Il ne fait alors plus partie de votre bibliothèque. 20
Types de Fichiers Supportés De nombreux types de documents sont supportés par Connect For Email. Ces documents peuvent être utilisés comme fichiers attachés, parfois fusionnés et dans certains cas comme corps du message. Mode Fichiers attachés Corps du message Documents fusionnés Interactif Non Interactif Tableau 3-1 : Les différents types de fichier utilisables avec Connect Reportez-vous à la partie Préférences p.6 pour une description détaillée des modes interactif et non interactif. 21
Chapitre 4 : Utiliser Connect For Email Ce chapitre présente plusieurs schémas d utilisation avancée de COMMENCE Connect For Email. Reportez vous au chapitre «Démarrer simplement» p.9 au cas ou vous ne seriez pas encore familier avec l utilisation de Connect. Fusion avec les contacts COMMENCE. Pour faire une fusion email avec une liste de diffusion de COMMENCE : 1. Créer un document fusionné. Voir ci dessous pour plus de détails. 2. Ajouter le document à la bibliothèque.( Reportez vous à la partie Bibliothèques p.8) 3. Créer une vue Contacts dans COMMENCE. Cette vue sera utilisée comme liste de diffusion par Connect. Lorsque vous agencez la vue, assurez vous d inclure tous les champs faisant partie du document à fusionner. 4. Lier la vue Contact de COMMENCE à un bouton Contact de Connect. Il va alors importer les données de COMMENCE vers Connect. Reportez vous à la partie Configuration des vues COMMENCE p.4. 5. Sélectionner la vue dans Connect. Cliquer sur le bouton Contact correspondant à la vue afin que Connect affiche les données de cette vue. 6. Sélectionner les documents de la bibliothèque. Reportez vous à l étape 3 : Sélectionnez les documents à partir de la bibliothèque p 11. 7. Envoyer l email. Une fois que toutes ces options ont été configurées, l email est prêt à être envoyé. Les documents à fusionner peuvent être utilisés en mode interactif et en mode non interactif. COMMENCE Connect For Email supporte la fusion des données de COMMENCE avec 4 types de fichiers :.DOC,.TXT,.RTF et.html ( seulement pour la fusion email en mode non interactif). 22
Exercice : Création d un modèle de lettre avec COMMENCE et Microsoft Word. Ce modèle utilise les balises de code usuelles de COMMENCE. Pour insérer un champs, utiliser la notation «(%Nom du champ%)». Pour plus d information utilisez la touche F1 pour obtenir l aide sur COMMENCE et taper dans l index «Utiliser les codes de champ dans les modèles». PAR FAX / BY FAX Date: 02/05/2003 Nombre de pages (celle-ci comprise) Number of pages (including this one) : 1 A/To : (%Prénom%) (%Nom%) De/From : ISTRI (%Société%) Istri Tel : (%Tél%) Tel : 33.(0)1.46.90.07.17 Fax : (%Télécopie%) Fax : 33.(0)1.46.90.07.08 Email : (%E-mail%) Email info@istri.fr Notes: A signer et renvoyer par fax au 33.(0)1.46.90.07.08 Figure 4-1 : Exemple de fusion de document avec Word 8. Pour ajouter ce document, copiez le dans le dossier de votre bibliothèque. Utilisez la commande Outils ->Actualiser bibliothèque. Le document apparaît dans les documents de type. Il est désormais utilisable comme document à fusionner dans votre email. 9. Créer une nouvelle vue de type rapport dans COMMENCE qui inclus tous les champs présents dans le modèle de lettre. (Dans l exemple, il faut inclure dans la vue les champs Prénom, Nom, Société, Tél, Télécopie et E-mail). Pour que Connect puisse fusionner chaque champ, il doivent tous apparaître dans la vue de COMMENCE pour que Connect les importe dans sa vue. Note : Tous les types de vue et types de champs ne sont pas supportés par Connect pour la fusion.par exemple, les multivues, les vues de type document, et les vues de type Etat ne sont pas reconnues par Connect.Les champs Image, les cellules Excel ainsi que les connexions ne sont pas supportés non plus.de plus, dans l agencement de la vue COMMENCE, si vous créez des champs combinés, seul le premier champ est importé par Connect. 10. Dans Connect, liez un bouton Contact à la vue COMMENCE. 11. Utilisez la commande Outils -> Options / Onglet Configuration des Vues COMMENCE. 12. Pour débuter la fusion, sélectionnez le document à fusionner dans la bibliothèque (cocher la case à gauche du document). 13. Cliquez sur le bouton Contact correspondant à la vue COMMENCE. 14. Sélectionnez le ou les contacts à inclure dans la liste de diffusion de l email. (Pour tout sélectionner : «CTRL-A»). 15. Cliquez sur le bouton Envoyer email ou utilisez la commande Fichier -> Envoyer Email. La fenêtre de dialogue d envoi d email s ouvre. 23
16. Tapez l objet de l email. Sélectionnez le document pour le corps du message si nécessaire. 17. Sélectionnez le document à fusionner. 18. Cliquez sur le bouton OK. Le mail est envoyé. Les destinataires recevront le mail avec en pièce jointe le document Word fusionné. Connect remplace pour chaque Contact les balises de code par les données de la vue COMMENCE propres à chacun. Envoyer un email à un destinataire particulier Il est parfois utile de pouvoir envoyer un email avec des documents, à un contact qui n a pas été enregistré dans la base COMMENCE. COMMENCE Connect For Email vous permet de spécifier l adresse email d un seul destinataire manuellement. Pour envoyer un email à des contacts qui ne font pas partie d une liste de diffusion, suivez les étapes ci-dessous : 1. Lors de l envoi d un email en mode interactif, le client de messagerie par défaut doit être utilisé. Sélectionnez la commande Outils -> Options / Onglet Préférences. Sélectionnez Client email par défaut. 2. Sélectionnez un ou plusieurs documents dans la bibliothèque. 3. Cliquez sur le bouton Envoyer email ou utilisez la commande Fichier -> Envoyer Email. 4. Entrez l objet de l email. 5. Sélectionnez le document pour le corps du message si nécessaire. Note : La fusion de document est possible seulement avec les listes de diffusion de COMMENCE. L option est indisponible pour un seul destinataire et apparaît donc en grisé. 6. Lorsque votre sélection des documents est faite, cliquez sur OK. 7. Une fenêtre s ouvre afin de spécifier l adresse email du destinataire. Figure 4-2 : Envoi d un email en mode Interactif 8. Entrez l adresse email du destinataire, puis cliquer sur OK. Le client de messagerie par défaut va lancer et ouvrir un nouveau message contenant les fichiers attachés que vous 24
avez sélectionné précédemment.vous pouvez ajouter du texte au corps du message et utiliser toutes les autres options valides de votre logiciel de messagerie. Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt à faire partir le message. 25
Chapitre 5 :Planificateur Lors de l envoi de mailings importants (+ de 100 contacts), il est nécessaire de pouvoir les faire partir durant les heures creuses, et ce, de manière automatisée. Planifier un envoi d email permet de libérer les ressources de l ordinateur pendant les heures de bureau. Une action peut être planifiée pour être exécutée à une heure déterminée de la journée. Pour planifier un envoi d email, il faut : Paramétrer les options dans le planificateur de COMMENCE Connect Créer un agent dans COMMENCE RM qui déclenche l exécution de l action à une heure particulière. Planifier une action d envoi d email avec Connect For email : COMMENCE Connect dispose d une interface de planification d envoi d email qui permet à l utilisateur de créer des actions en sélectionnant les options de l envoi d email avec Connect. Une action peut avoir trois statuts différents : Action Activée : L action est active et peut être exécutée à tout moment. Action Désactivée : L action est désactivée et ne sera pas exécutée même si elle est appelée. Le statut de l action peut être modifié à tout moment par l utilisateur. Une seule exécution : L action a été exécutée avec succès et ne le sera pas une seconde fois. L action doit être recréée pour pouvoir être exécutée une nouvelle fois. Note : Avant de lancer le planificateur, vérifiez que vous avez sélectionné tous les documents nécessaires dans le panneau de la bibliothèque qui seront intégrés au corps de l image ou comme fichiers attachés. Pour lancer le planificateur, utilisez la commande Fichier / Planifier envoi d email. Suivez ces étapes pour exécuter une action planifiée : 1. Si une autre action avait été préalablement planifiée, cliquer sur le bouton Ajouter de la fenêtre d interface du planificateur pour créer une nouvelle action. 2. Tous les documents sélectionnés dans la bibliothèque apparaissent dans les parties «Sélectionnez un document pour le corps de l email», et «Sélectionnez le document à fusionner». 3. Sélectionner le statut de l action : Activée : Pour activer une nouvelle action Désactivée : Pour créer une nouvelle action à activer ultérieurement. 26
4. Importer la vue de COMMENCE RM dans Connect : 5. Sélectionner le nom de la Catégorie de la vue Assurez vous qu une session de COMMENCE RM est bien lancée et que la base de données ouverte contient la vue à importer dans Connect. 6. Sélectionner le nom de la Vue de la catégorie précédemment sélectionnée. 7. Sélectionner le champs email de la Vue précédemment sélectionnée. 8. Entrer l objet de l email. (il peut être laissé vide). 9. Sélectionner le document pour le corps de l email. Seuls les types de documents supportés par Connect pour le corps de l email apparaîtront. 10. Sélectionner les documents à fusionner. 11. Une fois que tous les paramètres sont réglés, cliquer sur Appliquer ou OK. Dès lors, COMMENCE Connect affichera l icône de statut de l action, activée ou désactivée, dans la barre d état. Note : Il n est pas nécessaire que Connect soit lancé lors de l exécution d une action planifiée. 27
Utiliser un agent pour exécuter une action planifiée de Connect Cette section concerne les étapes nécessaires à la mise en place d un agent qui commandera à COMMENCE Connect, à une heure prédéfinie, d exécuter un envoi d email. Référez-vous a l aide de COMMENCE sur la configuration des Agents. Dans COMMENCE RM, suivez les procédures ci dessous pour paramétrer un agent qui va appeler COMMENCE Connect : 1. Sélectionner la commande Personnaliser / Base de données. 2. Dans l onglet Agents, cliquer sur Ajouter pour créer un nouvel agent. 3. Entrer un nom pour l agent, par exemple, Planification d action pour Connect. 4. Cliquer sur le bouton D «Ajouter un déclencheur». Sélectionner «Minuterie» dans la liste de déclencheurs. Figure 5-1 : Paramètres du déclencheur de l agent 5. Sélectionner la fréquence à laquelle doit avoir lieu l envoi d email, tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, ou encore une fois, ainsi que l heure, et la date si nécessaire. Cliquer sur OK 6. Cliquer sur le bouton A «Ajouter une action». Sélectionner «Lancer application» dans la liste d actions. 28
Dans la rubrique Lancer : Figure 5-2 : Paramètres de l action de l agent Programme : Entrer le chemin vers l exécutable de COMMENCE Connect. «(Dossier Programmes\ COMMENCE RM 2.1 \Connect\CmcCnct.exe )». Argument : Entrer «Job» Mode : Sélectionner «Normal» 7. Cliquer sur OK 8. Cliquer sur Enregistrer 9. Cliquer sur Fermer Une fois que l agent est enregistré dans COMMENCE RM, il sera déclenché automatiquement aux dates et heures prédéfinies dans le déclencheur. L agent exécutera alors l action d envoi d email planifiée dans COMMENCE Connect précédemment configurée. 29
Chapitre 6 : Journal d activité Que contient le journal d activité? COMMENCE Connect for Email trace chaque envoi d email, envois aussi bien réussis qu échoués, dans un journal d activité. Ce journal garde plusieurs éléments d information utiles pour chaque email envoyé, manuellement dans Connect ou automatiquement grâce au planificateur. Par exemple : Le nombre total de destinataires Le nombre total d emails envoyés avec succès Le nombre total d envois échoués Le temps total utilisé pour accomplir l envoi, en heures, minutes et secondes. Ou est le journal d activité? Le chemin du journal d activité est le même que celui de l exécutable de COMMENCE Connect.(CmcCnct.exe) Les fichiers journal sont situés dans : «(Dossier Programmes\ COMMENCE RM 2.1 \Connect\..)» Ils sont nommés selon le format : CmcCnct_*.log Ils ont un nom différent pour les sessions manuelles d envoi d email et pour les sessions d envoi automatisé par le planificateur voir plus loin pour plus de détails. Journal d activité pour les sessions manuelles d envoi d email COMMENCE Connect For email génère un fichier journal pour chaque jour. L ouverture de plusieurs sessions de COMMENCE Connect ( lancement puis fermeture de l application plusieurs fois) durant la même journée, n entraîne pas la création de fichier journal différent. Le nom du fichier journal pour une session d envoi d email manuelle est au format suivant Cmc_Email_20020725.log. «20020725» représente la date 25/07/2002. L illustration ci dessous montre le contenu d un journal d activité pour une session de Connect: 30
Figure 6-1 : Exemple de fichier journal pour une session manuelle d envoi d email Journal d activité pour les envois planifiés COMMENCE Connect For email génère un fichier journal pour chaque jour. L ouverture de plusieurs sessions de COMMENCE Connect ( lancement puis fermeture de l application plusieurs fois) durant la même journée, pour l exécution d actions planifiées, n entraîne pas la création de fichier journal différent. Le nom du fichier journal pour une session d envoi d email planifiée est au format suivant Cmc_Job_Email_20020725.log. «20020725» représente la date 25/07/2002. L illustration ci dessous montre le contenu d un journal d activité pour une session de Connect: 31
Figure 6-2 : Exemple de fichier Journal pour une session d envoi d email planifié 32
Chapitre 7 : Questions Fréquentes Je ne vois pas le champ email dans la vue de Connect alors qu il fait partie de la catégorie COMMENCE? COMMENCE Connect For Email importe les données de COMMENCE à partir de la vue correspondante. Si la vue de COMMENCE a quatre champs qui sont affichés, alors seuls ces quatre champs seront importés dans COMMENCE Connect. Les données des autres champs de la catégorie COMMENCE ne sont pas importés dans la vue de Connect. Si il y a un champs qui manque et que vous voulez rajouter pour pouvez : Créer une nouvelle vue dans COMMENCE en intégrant ce champ à la vue. Importez la nouvelle vue dans Connect. Modifier la vue de COMMENCE afin d ajouter le champs manquant. Réimportez la vue dans Connect.(Cliquez sur Vues -> Actualiser les vues). 33