, 2002, 2013 ISBN : 978-2-212-55286-7
SOMMAIRE Introduction 7 Le bilan et le compte de résultat 11 Première catégorie de comptes : les biens possédés par l entreprise, les actifs...11 Deuxième catégorie de comptes : les dettes, le passif...12 Le bilan : le patrimoine de l entreprise...13 Troisième catégorie de comptes : les frais, les charges...14 Quatrième catégorie de comptes : les gains, les produits...15 Le compte de résultat : le résultat de l activité de l entreprise pour une année...15 Comment fonctionnent les comptes individuels? 37 L ensemble des comptes individuels se nomme le Grand-livre...37 Trois exemples de formes plus sophistiquées de comptes en «T»...38 Tout savoir sur le fonctionnement des 4 catégories de comptes...40 Ces comptes augmentent-ils au débit ou au crédit?...41 Formalisation de la démarche générale...41 Comment fonctionne la partie double?...43 Comment mettre en œuvre le fonctionnement des comptes et le principe de la partie double?...44
6 OUF! J AI COMPRIS LA COMPTABILITÉ Le circuit comptable ou comment passer du Grand-livre aux bilan et compte de résultat?...51 Le Grand-livre ou l ensemble des comptes en «T» de l entreprise...53 La balance ou la présentation synthétique de l ensemble des comptes 59 La balance et ses éditions périodiques : un outil de gestion...59 Méthodologie pour réaliser la balance ou «l art du report»...60 La numérotation des comptes : le plan comptable général 75 Le plan comptable général (PCG) ou la liste obligatoire des comptes à utiliser...75 Le plan comptable général et sa numérotation décimale...76 Les comptes non usités en comptabilité courante : la classe 8...77 Les comptes comptables : les classes 1 à 7...78 Le plan comptable général et la subdivision des comptes...100 Le journal unique 115 Le tracé du journal unique...116 Le cas des entreprises de tailles moyennes ou de grandes tailles : la division comptable...118 Différence de comptabilisation entre journal unique et journaux auxiliaires... 120 Index 143
INTRODUCTION Oui, expliquer voire expliciter la comptabilité au moyen de tableaux et de mots simples est possible. Ce pari pédagogique, relevé à l oral en formation continue, je le tente maintenant à l écrit. Ce livre sera le premier d une série déclinable en plusieurs thèmes complémentaires : facturation, règlements, états de rapprochement bancaire, analyse financière, déclaration de TVA, documents sociaux et fiscaux, paie, clôture des comptes, travaux d inventaire, etc. La collection se proposera de jouer la carte de l accessibilité par la recherche permanente de la démonstration la plus simple, assortie d exemples concrets et nombreux, insérés sur un CD-Rom annexé. J ai volontairement adopté une stratégie pédagogique non conformiste testée au contact d étudiants et d adultes en formation, stratégie dont j ai pu apprécier l efficacité. Mon objectif est de vous offrir un confort au quotidien à vous qui appartenez à une PME, une PMI, à un service comptable d une grande entreprise, qui êtes étudiant voire un curieux de la discipline comptable. Au-delà des commentaires théoriques, vous pourrez efficacement vous entraîner, à votre rythme, grâce à de nombreux exercices insérés sur un CD-Rom annexé à cet ouvrage. Vous y découvrirez également un plan comptable et une foultitude d'informations complémentaires. Par ailleurs, les adresses internet égrainées dans le livre vous faciliteront le suivi des évolutions législatives particulièrement abondantes dans ce domaine. Au contact d authentiques documents, que nous avons voulu nombreux, vous ne ressentirez plus désormais la comptabilité
8 OUF! J AI COMPRIS LA COMPTABILITÉ comme complexe et illogique. Vous aurez intégré les principes de base et acquis les réflexes opérationnels indispensables au quotidien. Pour comprendre le fonctionnement de la comptabilité à savoir pourquoi débiter ou créditer un compte, quel compte comptable employer, quel bénéficie a été réalisé, il convient d appréhender la comptabilité dans un ordre spécifique que reprendront les 5 chapitres suivants : CHAPITRE 1 La comptabilité nécessite l'établissement en fin d'année du bilan et du compte de résultat. Ce premier chapitre sera consacré à leur étude. CHAPITRE 2 La comptabilité dans son quotidien fait usage de comptes individuels dont il importe de connaître le fonctionnement. Ce chapitre sera consacré aux passages des écritures comptables. CHAPITRE 3 Ce chapitre sera consacré à un document intermédiaire, «la balance», qui prépare l'établissement du bilan et du compte de résultat. CHAPITRE 4 La comptabilité étant le respect de normes, ce chapitre présentera le plan comptable général, c'est-à-dire l'exposé de règles de fonctionnement et de numérotation de comptes. CHAPITRE 5 L organisation comptable d'une entreprise dépend de sa taille. Deux types d'organisation peuvent être mis en œuvre : l'utilisation d'un journal unique ou de journaux auxiliaires.
Chapitre 1 LE BILAN ET LE COMPTE DE RÉSULTAT L'ensemble de la comptabilité française est organisée autour de quatre catégories de comptes. Il est impératif de parvenir à classer les comptes dans la catégorie adéquate. En effet, le sens de fonctionnement des comptes dépendra de leur catégorie : soit une augmentation au débit soit une augmentation au crédit du compte. PREMIÈRE CATÉGORIE DE COMPTES : LES BIENS POSSÉDÉS PAR L ENTREPRISE, LES ACTIFS Ensemble des biens possédés par l entreprise : cette catégorie est appelée l Actif Que possède une entreprise? JJDes biens dont elle est propriétaire, et destinés à rester dans l entreprise : achats de logiciels, de matériels industriels, de locaux, de matériels informatiques, de titres, etc. JJDes stocks. Cette notion complexe peut être exprimée par l idée que les stocks représentent ce qui reste de matières premières, de marchandises ou de produits finis en fin d année et valorisés à la date du bilan (en général le 31 décembre de chaque année). JJDes créances, c est-à-dire de l argent à venir. En effet, lorsqu une entreprise vend à crédit, les clients lui doivent de l argent. Cette créance représente de l argent à venir donc des biens possédés.
12 OUF! J AI COMPRIS LA COMPTABILITÉ De même, le prêt à un tiers représente également de l argent à venir puisqu il doit lui être remboursé. Ces créances à long terme représentent également des biens possédés pour l entreprise. JJDe l argent. Ce sont les disponibilités possédées par l entreprise pouvant être déposées en banque, aux chèques postaux ou laissées en caisse (pièces et billets gardés dans l entreprise). Toutefois, si un bien est acheté pour être revendu, il ne s agira pas pour l entreprise d un bien possédé. DEUXIÈME CATÉGORIE DE COMPTES : LES DETTES, LE PASSIF Ensemble des dettes de l entreprise : cette catégorie est appelée le passif Comme aurait pu l écrire La Palice, les dettes représentent de l argent que l on doit. Une entreprise a toujours des dettes vis-à-vis de quelqu un. De qui? JJDes fournisseurs lorsque l entreprise achète à crédit. JJDes banques lorsque l entreprise emprunte de l argent auprès d une banque ou lors d un découvert bancaire. JJDe l État au sens large : le fisc, les organismes sociaux, les collectivités territoriales, etc. JJDes actionnaires : cette dette s appelle le capital de l entreprise. Contrairement à une idée reçue, le capital d une entreprise représente effectivement une dette et non un bien possédé par l entreprise. En effet, lorsque 10 personnes décident d investir 10 000 dans une entreprise, elles ne donnent pas cet argent à l entreprise mais le prêtent pour la faire fonctionner en espérant ainsi récolter le fruit de ce prêt sous la forme de dividendes.
LE BILAN ET LE COMPTE DE RÉSULTAT 13 Le capital est souvent perçu comme appartenant à l entreprise : c est faux. Très souvent, les journalistes présentent ainsi une augmentation de capital comme une augmentation des actifs sans envisager qu il s agit aussi d une augmentation des dettes que l entreprise a vis-à-vis des actionnaires. Le capital représente donc une dette permanente (à long terme) de l entreprise vis-à-vis des associés propriétaires. En cas de liquidation, l entreprise devra restituer les capitaux aux associés après avoir remboursé les autres dettes. LE BILAN : LE PATRIMOINE DE L ENTREPRISE Nous venons de classer les biens possédés d une part, et toutes les dettes d autre part, et établi ainsi le BILAN d une entreprise. BILAN au 31 décembre 20NN BIENS POSSÉDÉS ACTIF Ensemble des biens possédés Biens dont l entreprise est propriétaire, et destinés à rester dans l entreprise Stocks Créances : argent à venir Trésorerie : des disponibilités DETTES PASSIF Ensemble des dettes Dettes vis-à-vis des actionnaires Dettes vis-à-vis des fournisseurs Dettes vis-à-vis des banques Dettes vis-à-vis des l État Le bilan représente le patrimoine de l entreprise au 31 décembre de chaque année. Le bilan fait apparaître le résultat de l entreprise L entreprise réalise un bénéfice lorsque les biens possédés sont supérieurs aux dettes L entreprise réalise une perte lorsque les dettes sont supérieures aux biens possédés
14 OUF! J AI COMPRIS LA COMPTABILITÉ Des modèles de tracés de Bilan sont téléchargeables aux adresses suivantes : www.plancomptable.com/comptes_annuels/comptes_annuels.htm www.fr.wikipedia.org/wiki/bilan_comptable www.apce.com/pid1609/bilan.html www.impots.gouv.fr (dans recherche : taper bilan comptable) TROISIÈME CATÉGORIE DE COMPTES : LES FRAIS, LES CHARGES Ensemble des frais ou charges supportés par l entreprise Il existe trois catégories de frais dans une entreprise : JJLes achats effectués pour réaliser l activité (l objet social) de l entreprise. Il s agit principalement des achats de matières premières nécessaires à la fabrication d un produit (achats de laine, de colorant et d élastique pour faire des chaussettes) et des achats de marchandises (achats pour revendre en l état : achat de chaussettes pour revendre des chaussettes ; achat d ordinateurs pour revendre des ordinateurs). JJLes achats dont il ne découle rien de concret, de palpable pour l entreprise. C est le cas par exemple : des loyers d un local commercial : une fois payés, il ne reste rien de concret dans l entreprise, et bien évidemment pas la propriété du local ; des salaires : une fois payés, il ne reste rien de concret dans l entreprise, et bien évidemment pas les salariés eux-mêmes ; des factures d EDF, d assurances, de téléphone : une fois payées, il ne reste rien de concret dans l entreprise. JJLes achats destinés à être consommés ou utilisés rapidement (ou disparaissant au premier usage) : c est le cas du papier pour la photocopieuse, des gommes, des crayons, des produits d entretien, des petites fournitures, etc. Le terme «rapidement», assez vague,
LE BILAN ET LE COMPTE DE RÉSULTAT 15 signifie que l achat va être utilisé et renouvelé plusieurs fois dans l année, cela même dans le cas de secrétaires particulièrement soigneux qui gardent leurs fournitures de bureau pendant 5 ans! QUATRIÈME CATÉGORIE DE COMPTES : LES GAINS, LES PRODUITS Ensemble des gains ou produits de l entreprise Il s agit principalement des ventes : ventes de produits finis, de marchandises et/ou de prestations de services. Le reste des gains ou produits pourrait être regroupé autour de l idée de sommes perçues par un «rentier». Bien sûr, ce terme de rentier est sujet à caution. Toutefois, il permet, pour débuter en comptabilité, de bien comprendre la notion de gains ou produits en dehors des ventes. En effet, est considéré comme un produit tout ce que l entreprise perçoit comme si elle était rentière, c est-à-dire sans avoir besoin de fabriquer quelque chose. Il s agit notamment : JJdes loyers perçus en tant que propriétaire ; JJdes dividendes perçus en tant que possesseur de titres ; JJdes intérêts sur prêt perçus en tant que prêteur ; JJetc. LE COMPTE DE RÉSULTAT : LE RÉSULTAT DE L ACTIVITÉ DE L ENTREPRISE POUR UNE ANNÉE Nous venons de classer les charges d une part, et les produits d autre part, et établi ainsi le compte de résultat d une entreprise. COMPTE DE RÉSULTAT au 31 décembre 20NN CHARGES Ensemble des frais Les achats de matières premières et de marchandises. Les achats dont il ne reste rien de concret dans l entreprise. Les achats destinés à être consommés ou utilisés rapidement. PRODUITS Ensemble des gains Les ventes. Ce que l entreprise perçoit en tant que «rentier» : loyers, produits financiers.
16 OUF! J AI COMPRIS LA COMPTABILITÉ Le compte de résultat retrace l activité de l entreprise au cours d'un exercice comptable. Le compte de résultat fait apparaître le résultat de l entreprise L entreprise réalise un bénéfice lorsque les produits sont supérieurs aux charges L entreprise réalise une perte lorsque les charges sont supérieures aux produits Des modèles de tracés du compte de résultat sont téléchargeables aux adresses suivantes : www.plancomptable.com/comptes_annuels/comptes_annuels.htm www.apce.com/pid1609/compte-de-resultat.html www.impots.gouv.fr (dans recherche : taper «compte de résultat») Deux documents de synthèse doivent être établis chaque année à la date de clôture par les entreprises, en général le 31 décembre : JJle bilan ; JJle compte de résultat. Classer un compte dans la bonne catégorie, c est se donner les moyens de comprendre le fonctionnement de la comptabilité. Un compte sera forcément soit : un bien possédé ; une dette ; une charge ; un produit.
LE BILAN ET LE COMPTE DE RÉSULTAT 17 EXERCICE 1 Praxis, entreprise spécialisée dans l achat et la vente de chaussettes, a été créée il y a 3 ans et vous devez en fin d année classer ses comptes au 31 décembre 20NN en déterminant la catégorie des comptes proposés (cocher la réponse exacte) et en justifiant votre choix dans la colonne «Explications». Les comptes de l entreprise Praxis au 31 décembre 20NN Les comptes sont les suivants : OPÉRATIONS MONTANT BIEN POSSÉDÉ DETTE CHARGE PRODUIT EXPLICATIONS Dettes vis-à-vis d un salarié 4 000 Achat d une alarme 18 000 Assurance des locaux 8 000 Intérêts sur prêt 600 Disponibilité en banque (Crédit du grand Paris) 58 720 Caisse en euro 2 380 Frais de télécommunication Achat d un générateur électrique 17 000 27 500 Capital 236 000 Loyers perçus sur la location d'un hangar Achats de chaussettes 4 000 522 320
18 OUF! J AI COMPRIS LA COMPTABILITÉ EXERCICE (suite) OPÉRATIONS Achats de fournitures de bureau MONTANT 13 400 BIEN POSSÉDÉ DETTE CHARGE PRODUIT EXPLICATIONS Créances clients 8 000 Ventes de chaussettes Combustible pour chauffer les locaux 668 400 48 000 Quittance EDF 7 000 Honoraires dus à un avocat Salaires d un salarié Achat d un logiciel de comptabilité Achats de fournitures d emballage Dettes vis-à-vis des fournisseurs Achat d un hangar Achat de timbres fiscaux 15 000 22 000 7 000 15 850 6 000 50 000 430 Prêt 5 000 Immeuble constituant le siège social 73 400