CONTRÔLE de LÉGALITÉ Observations sur les procèsverbaux et les actes des conseils d administration de janvier à juin 2014 Dossier du semestre : la rémunération des intervenants extérieurs DIPOS Division des établissements scolaires publics Bureau conseils et crédits aux EPLE RECTORAT DE CLERMONT-FERRAND
EXERCICE du CONTRÔLE de LÉGALITÉ des PROCÈS-VERBAUX et ACTES des CONSEILS d'administration Semestre janvier à juin 2014 Voici les points essentiels sur lesquels ont porté les courriers et courriels envoyés aux établissements pour les conseils d administration de la période janvier à juin 2014. 1. Observations sur la forme Modèles d actes A chaque rentrée scolaire, début septembre, nous mettons en ligne sur le site internet Aide et conseil aux EPLE, rubrique contrôle de légalité des actes des EPLE, la circulaire sur le contrôle de légalité. Cette circulaire comprend un certain nombre de modèles d actes (budgétaire, fonctionnement, action éducatrice, voyages scolaires, recrutement CUI, AED et EAP, délégation pour passation des marchés). Pensez à enregistrer ces modèles d actes sur votre poste et à les utiliser. Ils présentent l avantage d être à jour sur le plan légal (notamment au niveau des visas). Rédaction des décisions sur les actes La décision adoptée par le CA doit être rédigée avec soin sur l acte. Une personne qui n a pas assisté au CA et qui ne dispose pas du PV doit comprendre à la seule lecture de l acte la nature exacte de la décision qui a été prise par le CA. Caractère exécutoire des actes du CA Le budget et l acte relatif au vote du budget sont exécutoires 30 jours après la dernière date de réception par les trois autorités de tutelle (Rectorat, collectivité territoriale et Préfecture). Une DBM pour vote et l acte relatif au vote de cette DBM sont exécutoires 15 jours après la dernière date de réception par les trois autorités de tutelle. Un acte transmissible du domaine du fonctionnement ou de l action éducatrice est exécutoire 15 jours après leur transmission au Rectorat. Un acte non transmissible du domaine du fonctionnement ou de l action éducatrice est immédiatement exécutoire. Un acte ne doit pas être publié (affiché) tant qu il n est pas exécutoire.
DBM pour vote Une DBM, même si elle contient des opérations différentes (types 31, 32, 33), doit faire l objet d un seul vote et doit donner lieu à un seul acte. Si le CA demande la modification d une opération, l application GFC permet, au moment de la saisie du résultat du vote du CA, d apporter des corrections sur le montant, le service, le domaine ou l activité des lignes émettrices et réceptrices. L édition pour le CA n est pas numérotée. C est l édition pour les autorités de contrôle qui est numérotée et qui doit être envoyée aux trois autorités de tutelle (Rectorat, collectivité territoriale et Préfecture). Une DBM doit être envoyée au Rectorat par La Poste et en un seul exemplaire. L acte du CA relatif au vote d une DBM doit indiquer le numéro de la DBM, le type d opération (prélèvement sur fonds de roulement, affectation de crédits, virement entre services), ainsi que les montants en euros. Le gestionnaire doit avoir en sa possession les accusés de réception des trois autorités de contrôle et attendre 15 jours à compter de la date du dernier des trois accusés de réception pour valider le résultat des autorités de contrôle dans GFC. 2. Observations sur le fond Répartition des crédits globalisés La plupart des EPLE ouvrent au budget primitif une ligne pour les manuels scolaires (13MS), une ligne pour les carnets de correspondance (13COR) et une ligne pour les droits de reprographie (13REP). Les montants inscrits au budget sur ces lignes correspondent soit aux reliquats de l année antérieure, soit à une estimation basée sur le montant de l enveloppe globalisée de l année écoulée. En avril le Bureau conseils et crédits aux EPLE du Rectorat notifie à tous les établissements de l Académie le montant des crédits globalisés. Le CA doit alors procéder à un ajustement des montants inscrits au budget. Cet ajustement se fait par une DBM pour vote de type 33 (Ressources non spécifiques). Il est inutile de faire voter à part par le CA la répartition des crédits globalisés puis de faire un acte du domaine du fonctionnement. En votant le budget le CA a procédé à une première répartition des crédits globalisés. En votant en avril une DBM de type 33 le CA ajuste cette répartition. Remise gracieuse et admission en non-valeur La décision de remise gracieuse est prise par le CA après avis conforme de l agent comptable ou par l ordonnateur dans le cas où la créance est inférieure à un seuil fixé par le CA (article R421-69 du code de l éducation). La remise gracieuse intervient plutôt dans la phase amiable. La remise gracieuse est une remise de dette totale ou partielle qui éteint (en totalité ou en partie) la créance.
L admission en non-valeur, en revanche, n éteint pas la créance et ne fait donc pas obstacle à un recouvrement ultérieur dans l hypothèse où le débiteur revient à meilleure fortune. L admission en non-valeur permet de faire disparaître dans les écritures comptables les créances irrécouvrables. L agent comptable demande l admission en non-valeur quand une créance lui paraît irrécouvrable, et notamment en cas d insolvabilité du débiteur. La décision d admission en non-valeur relève de la compétence du CA. La remise gracieuse comme l admission en non-valeur doit faire l objet d un vote du CA et donner lieu à un acte du domaine du fonctionnement. Cet acte doit indiquer la nature de la créance (demi-pension) et le montant en euros, mais pas le nom de l élève ou de la famille concernée (pour éviter toute stigmatisation). Voyages scolaires Ce qui doit être voté par le CA : La programmation du voyage (destination, classe concernée, période de l année) est votée en début d année scolaire, ce qui donne lieu à un acte de l action éducatrice. Les modalités de financement du voyage, c est-à-dire le détail des recettes et des dépenses, avec le montant de la participation financière des familles (acte du domaine du fonctionnement avec annexe). L autorisation d accepter des dons pour le voyage en précisant l identité du donateur (association parents d élèves, FSE, commune, etc.) et le montant du don. Sorties d inventaire Que les biens à sortir de l inventaire soient vendus ou mis au rebut, la procédure est la même : 1. Le conseil d'administration autorise la sortie d'inventaire, ce qui donne lieu à un acte du domaine du fonctionnement. 2. Le collège envoie au Bureau conseils et crédits aux EPLE du Rectorat un courrier de demande de sortie d inventaire avec un tableau récapitulatif indiquant pour chaque bien : - la désignation du bien - le numéro d'inventaire - l'année d'acquisition - la valeur d'achat - l'origine du financement - le motif de la sortie d'inventaire - la destination du bien (vente ou mise au rebut) 3. Le Rectorat donne son avis (les Inspecteurs de la discipline sont sollicités). 4. Le Rectorat transmet le dossier à la collectivité territoriale de rattachement qui, après instruction, adresse ensuite au collège l'ensemble des avis. 5. Le gestionnaire peut alors procéder à la sortie d'inventaire du point de vue comptable. Trois cas de figure : - sortie d inventaire d un bien totalement amorti un OR en classe 2 mais pas de DBM - sortie d inventaire d un bien pas totalement amorti et acquis sur fonds propres un mandat, un OR et une DBM de type 392 - sortie d inventaire d un bien pas totalement amorti et acquis sur subvention un OR mais pas de DBM
DOSSIER DU SEMESTRE LA RÉMUNÉRATION DES INTERVENANTS EXTÉRIEURS Statut de l intervenant extérieur Trois possibilités : Si l intervenant est adossé à une association, c est l association qui est l employeur. L EPLE signe une convention avec cette association qui produit une facture. Si l intervenant a un statut de travailleur indépendant, de profession libérale ou d autoentrepreneur, il dispose d un numéro SIRET. Une convention est établie. L intervenant produit une facture. Si l intervenant ne possède pas d identité juridique, l EPLE devient son employeur. Cas où l EPLE devient l employeur Deux possibilités : L intervenant est un artiste qui vient faire une représentation sur scène. Le spectacle vivant relève du GUSO (Guichet Unique du Spectacle Occasionnel). Le GUSO est un service gratuit proposé par les organismes de protection sociale du domaine du spectacle. Il s agit d un dispositif simplifié de déclaration et de paiement des cotisations sociales. Le recours au GUSO est obligatoire. L adhésion au GUSO se fait en ligne sur le site www.guso.fr. Un numéro GUSO vous est alors attribué et une notification d affiliation envoyée. Une fois adhérent, il faut compléter en ligne la Déclaration Préalable À l Embauche (DPAE) et la Déclaration Unique et Simplifiée (DUS). Cela permet de réaliser simultanément : - le contrat de travail - la déclaration de l ensemble des cotisations et contributions - la déclaration annuelle des données sociales - l attestation d emploi destinée à Pôle emploi - le certificat d emploi destiné aux Congés Spectacles L EPLE rémunère l intervenant au cachet. Le cachet est une rémunération forfaitaire indépendante du nombre d'heures réellement effectuées par l'artiste (1 cachet = 12 heures). Le salaire brut horaire doit être égal ou supérieur au SMIC (9,53 euros au 1 er janvier 2014). L accord du 6 mai 2013 fixe les salaires minima conventionnels des artistes. L EPLE doit faire deux chèques ou virements bancaires : - un chèque ou un virement bancaire au salarié correspondant au salaire net - un chèque ou un virement bancaire au GUSO correspondant aux cotisations et charges
Le GUSO envoie au salarié une «attestation récapitulative mensuelle» reprenant la période d emploi, le salaire et les cotisations sociales. Cette attestation se substitue à la remise du bulletin de paie. L intervenant est un auteur qui vient faire une lecture, animer un atelier, participer à un débat. Il faut signer une convention qui détaille les modalités de l intervention et de la rémunération de l auteur. L auteur est rémunéré en droits d auteur. Pour pouvoir être rémunéré en droits d auteur, l auteur doit être affilié à l AGESSA (association pour la gestion de la sécurité sociale des auteurs). L AGESSA sert de passerelle entre les auteurs et les caisses primaires d'assurance maladie. L EPLE employeur s enregistre auprès de l AGESSA en remplissant un formulaire sur le site www.agessa.org. L EPLE s acquitte directement auprès de l AGESSA des cotisations d assurance sociale, CSG et CRDS. Et l EPLE règle à l auteur les droits d auteur nets qu il lui doit, sur présentation d une «note de droits d auteur». L association «La Charte des Auteurs et des Illustrateurs pour la Jeunesse» (adresse internet : http://la-charte.fr/index.php) propose un modèle de contrat d engagement d un auteur et a établi des tarifs de droits d'auteur qui sont réévalués chaque année. A titre indicatif, en 2014, les tarifs pour une rencontre avec un auteur sont les suivants : pour une journée complète Montant dû à l auteur montant net 373.15 euros Cotisation maladie 1 % du brut 4.11 euros CSG 7.5 % de 98.25 % du brut 30.28 euros CRDS 0.5 % de 98.25 % du brut 2.02 euros Cotisation formation 0.35 % du brut 1.44 euro Total montant brut 411.00 euros pour une demi-journée Montant dû à l auteur montant net 225.15 euros Cotisation maladie 1 % du brut 2.48 euros CSG 7.5 % de 98.25 % du brut 18.28 euros CRDS 0.5 % de 98.25 % du brut 1.22 euros Cotisation formation 0.35 % du brut 0.87 euro Total montant brut 248.00 euros L EPLE doit en outre payer une participation de 1.1 % de la rémunération brute au titre de la contribution diffuseur. Si l auteur n est pas affilié à l AGESSA, l EPLE doit le payer en salaire. L EPLE doit alors établir un contrat de travail à durée déterminée, calculer les charges sociales et déposer une déclaration annuelle des données sociales (à déposer en janvier N pour l année N - 1). Cette formule, complexe, est à proscrire.
Annexe : modèle de note de droits d auteur Nom, Prénom / Adresse N AGESSA NOTE DE DROITS D AUTEUR Objet : Lecture publique / Atelier / Débat Rémunération forfaitaire brute de l auteur : 248 euros COTISATIONS AGESSA (calculées sur la rémunération brute) : Maladie (1 % du montant brut) CSG (7.5 % de 98.25 % du montant brut) CRDS (0.5 % de 98.25 % du montant brut) Formation (0.35 % du montant brut) Total 2.48 euros 18.28 euros 1.22 euros 0.87 euro 22.85 euros Précompte à verser à l AGESSA : 22,85 euros Montant net à régler à l auteur (248-22.85) = 225,15 euros En outre, l organisateur devra s acquitter auprès de l AGESSA d une cotisation de 1,1 % de la rémunération brute au titre de la contribution diffuseur, soit 1,1 % de 248 = 3 (arrondi à l euro le plus proche). Coût total pour le diffuseur : 248 + 3 = 251 euros Fait à., le. Signature