SEMINAIRE ASLOG SECURITE SURETE Table ronde n 2 Retours d expérience sur les outils de sécurisation des flux internationaux Animée par Laurent Radisson, responsable du service Éditions Transport et Logistique chez LAMY, cette table ronde consacrée au statut de l Opérateur Économique Agréé, aux systèmes d informations, à la traçabilité, a réuni Alban Gruzon, PDG de Conex et Yves Mengin, responsable du Pôle d Actions économiques à la Direction Générale des Douanes de Lyon. Le règlement n 648/2005 (amendement sécurité) du Parlement européen et du Conseil en date du 13 avril 2005 (Journal officiel de l Union Européenne L117 [JOUE] du 4 mai 2005) a amendé le code des douanes communautaire en y insérant, notamment à des fins de sûreté ou de sécurité, des dispositions relatives à la transmission électronique anticipée de la déclaration sommaire, en détail ou simplifiée, à l'importation et à l'exportation. Le règlement CE n 450/2008 du Parlement Européen et du Conseil instituant le nouveau code des douanes communautaires est paru le 4 juin dernier au Journal officiel de l Union Européenne [JOUE]. Ce code des douanes modernisées vient remplacer la précédente version datant de 1992. Cette mise à jour a pour principaux objectifs de simplifier la législation et les procédures douanières, de les moderniser en ayant recours aux nouveaux moyens de communication tout en garantissant la protection de l espace communautaire. Il définit notamment le statut d Opérateur Economique Agréé délivré à celles des entreprises qui satisfont aux critères sécuritaires et économiques communs à l Union Européenne définis en 2005. Il y est dit aussi que les opérateurs économiques respectueux des règles et dignes de confiance devraient, en tant qu opérateurs économiques agréés, pouvoir profiter 1
au maximum du recours généralisé à la simplification et, en tenant compte des aspects relatifs à la sécurité et à la sûreté, bénéficier d un allégement des contrôles douaniers. Attention! Surtout ne pas confondre ce statut très organisé, et celui de l entrepôt sous douane qui permet, grâce à une décision d un bureau de douane, de disposer de marchandises en transit. Dans un environnement international marqué par la recrudescence du risque terroriste, les États membres de la Communauté Européenne ont souhaité renforcer la sécurisation de la chaîne logistique internationale. Dès juillet 2009, les opérateurs du commerce international seront soumis à l'obligation de transmettre de manière anticipée une déclaration sommaire d'entrée et de sortie comprenant des données jugées nécessaires à l'établissement d'une analyse de risque "sécuritaire". Toutefois, pour ne pas pénaliser le commerce légitime, l'amendement sécurité a introduit le concept d'opérateur Economique Agréé (OEA), entré en vigueur le 1er janvier 2008. Ce statut d'oea sera valable dans l'ensemble de l'union européenne et permettra de distinguer les opérateurs communautaires les plus fiables, dans une logique de labellisation qualité. Les États membres peuvent accorder ce statut d'opérateur Economique Agréé à tout opérateur économique établi au sein de l'union européenne qui remplit, notamment, les critères suivants : - Respect des législations douanière et fiscale ; - Solvabilité financière satisfaisante ; - Disponibilité d un système efficace de gestion des écritures commerciales et, le cas échéant, des écritures de transport, permettant d'effectuer des contrôles douaniers appropriés. Formellement, le statut d'oea donnera lieu, selon l'option choisie par le demandeur, à la délivrance de trois certificats distincts (l'acronyme anglais AEO a été retenu pour la dénomination des certificats) : certificat AEO simplifications douanières ; certificat AEO sécurité/sûreté ; ainsi que le certificat AEO simplifications douanières et sécurité/sûreté qui cumule les caractéristiques et les avantages des deux précédents certificats. 2
Ce statut s inscrit dans le cadre de normes SAFE de l Organisation Mondiale des Douanes. Pour en parler, deux experts des douanes ont été réunis autour de la table ronde animée par Laurent Radisson : un représentant de l Administration des douanes en la personne d Yves Mengin, et un éditeur expert de formalités douanières, Alban Gruzon, PDG de la société Conex. Il va être question du "pourquoi?" de ce nouveau statut et des avantages associés, puis de l intérêt de ce statut pour les opérateurs amenés à intervenir à l international. Comment obtenir ce statut? Quelles sont les démarches à effectuer? o Laurent Radisson (LAMY) Sans plus tarder, Yves Mengin va nous restituer les fondements du statut de l Opérateur Économique Agréé. Yves Mengin (Direction Générale des Douanes) Ce statut d Opérateur Économique Agréé correspond à une réponse donnée aux événements du 11 septembre 2001, qui ont conduit les États Unis à établir de nouvelles procédures douanières en matière de sécurité en rapport avec un programme volontaire de lutte contre le terrorisme, et l accréditation C TPAT, (Custom Trade Partnership Against Terrorism). Celle ci implique, pour les entreprises exportatrices vers les États Unis, la mise en œuvre d un plan de sécurisation de tous les maillons de la chaîne d approvisionnement, avec le contrôle intégral de toutes les marchandises entrantes, notamment en conteneurs. Le principal avantage d être certifié C TPAT est le maintien de la circulation fluide des marchandises à la frontière. Le second avantage est l image corporative que la certification rehausse. Dans ce même contexte, Washington a mis en place la réglementation CSI (Container Security Initiative) visant à inspecter des envois sensibles au port d embarquement, ou l ICS (International Container Security) proposant de scanner 100 % des conteneurs avant embarquement à l horizon 2012 L Europe a réagi avec le statut d OEA qui est assis sur la base de deux règlements communautaires. Lorsqu il sera en place dans la Communauté, on pourra envisager de proposer aux Américains une reconnaissance équivalente, mais les premiers échos qui nous parviennent ne sont pas d un enthousiasme excessif. Par contre, vis à vis de nos autres partenaires internationaux, nous bénéficierons d un avantage, car nous aurons un 3
système alternatif à leur proposer pour garantir la sécurité et la sûreté d une chaîne logistique, en nous appuyant sur la douane, qui est le passage obligé. Laurent Radisson (LAMY) Pour l heure, en France, l Administration des Douanes n a délivré aucune certification OEA. Nous avons toutefois bien compris que, dès lors qu un opérateur manifeste son intérêt pour le statut d OEA, il doit au préalable parfaitement connaître le fonctionnement de son entreprise. Il lui est demandé de remplir un questionnaire d auto évaluation extrêmement détaillé, suivi par l audit effectué par l Administration des Douanes. Dans ce contexte, sur quels aspects, les opérateurs peuvent ils buter? Yves Mengin (Direction Générale des Douanes) Il y a aujourd hui 51 dossiers déposés ou en instance : essentiellement des logisticiens et transporteurs, mais aussi des entreprises amenées à pratiquer des opérations d import et d export. Notre service à Lyon va les récupérer : c est le Pôle d Action Économique qui regroupe à la fois quatre agents traitant de la réglementation, un agent se chargeant de la cellule de conseil aux entreprises, et un service régional d audit. Quatre personnes ont été formées pendant trois mois et demi à l École Nationale des Douanes de Tourcoing où elles ont reçu une formation totalement nouvelle pour les douaniers (comptabilité, logistique ) de façon à pouvoir réaliser des audits tous azimuts en matière douanière (pas exclusivement dédiés à l OEA). Comment y accède t on? Au travers du Portail Douanes (wwww.gouv.fr) et du sous site Prodouane (http://pro.douane.gouv.fr/) au service des professionnels qui pourront y trouver le questionnaire d auto évaluation visant à l octroi du statut d Opérateur Economique Agréé. Laurent Radisson (LAMY) Ce nombre de dossiers est encore relativement faible. Faut il considérer que les entreprises ne sont pas suffisamment informées ou sensibilisées? N ont elles pas mesuré le risque de ne pas être reconnu comme Opérateur Économique Agréé? 4
Yves Mengin (Direction Générale des Douanes) En fin de l année dernière, la douane a envoyé à un certain nombre d entreprises, sous forme d un questionnaire, une demande d intérêt qui a reçu un nombre relativement important (300 à 400) de réponses. Manifestement, les entreprises sont intéressées. Le décalage observé avec le nombre de dossiers effectivement déposé s explique : les entreprises sont probablement en train de se préparer. Alban Gruzon (Conex) De notre côté, le 27 mai dernier, nous avions organisé à Paris La Défense une journée d information sur l Opérateur Économique Agréé. Elle a réuni quelque 150 entreprises. Elles n ont pas toutes déposé de déclaration d intérêt, ce qui ne signifie pas pour autant qu elles ne sont pas en train d étudier actuellement la démarche. Les entreprises, tout au moins celles d une certaine taille, se disent manifestement que la démarche est incontournable. Laurent Radisson (LAMY) Et où en est la France par rapport aux autres pays? Yves Mengin (Direction Générale des Douanes) Face aux initiatives américaines, la Communauté européenne a essayé de réagir et de se fédérer pour proposer une alternative et servir le cas échéant de modèle, ultérieurement. Nous allons nous autovérifier au sein de la Communauté, afin de vérifier que la démarche est exactement la même dans tous les pays. Par contre, il n y a pas pour l heure de vision mondiale Alban Gruzon (Conex) Le monde entier est en train de mettre en place la certification douanière, chacun à sa façon. Mais qu en sera t il de la reconnaissance des uns par rapport aux autres? Au sein de la Communauté européenne, un diagramme a été présenté qui place la France en 6 e position. L Allemagne et la Hollande arrivent quant à elles en tête de ce classement. Laurent Radisson (LAMY) Qu en est il des trois certificats distincts? 5
Yves Mengin (Direction Générale des Douanes) Le certificat AEO "simplifications douanières" pourra être obtenu par les sociétés souhaitant bénéficier de facilités douanières, à condition qu elles répondent aux exigences suivantes : - absence de condamnations pour infraction pénale grave liée à l'activité du demandeur ou des personnes chargées du dédouanement et de la logistique; - antécédents satisfaisants en matière de respect des exigences douanières; - accessibilité aux écritures douanières et de transport répondant aux exigences de l'administration des douanes; - solvabilité financière assurée au cours des 3 dernières années. Le certificat AEO "sécurité/sûreté" pourra quant à lui être délivré, sur demande, aux opérateurs qui satisfont notamment, en plus de celles requises pour le certificat AEO "simplifications douanières", aux exigences spécifiques suivantes : - respect de normes strictes en matière de protection contre les intrusions des bâtiments et des zones logistiques ; - engagement de l'opérateur à "fiabiliser" ses partenaires afin de mieux sécuriser la chaîne logistique internationale ; - dans le respect des dispositions légales de chaque État membre, contrôle des antécédents d'employés appelés à occuper des postes sensibles au plan de la sécurité ; - existence d'un programme de sensibilisation des collaborateurs à la sécurité. Enfin, le troisième certificat associe simplifications douanières et sécurité/sûreté. Le certificat AEO est reconnu dans toute la Communauté européenne. Alban Gruzon (Conex) En analysant le dispositif de sécurité/sûreté, force est de constater que chaque site est en lui même un cas particulier, de sorte que la sécurité/sûreté ne peut être généralisée dans toute l entreprise. Il est difficile de penser qu il y aura ici un statut unique couvrant tous les sites. 6
La demande doit être déposée par chaque entité juridique disposant de la personnalité morale, ce qui exclut, par exemple, une demande émanant d une maison mère pour une ou plusieurs de ses filiales. Toutefois cette demande doit couvrir l ensemble des établissements ou sites concernés par la chaîne logistique internationale. Lorsque le statut est sollicité par une société dont les activités sont exercées dans un ou plusieurs États membres (par exemple, existence d un entrepôt et opérations de mise en libre pratique effectuées par une tierce personne, un commissionnaire en douane ou une filiale), la demande doit être déposée dans l État membre où la comptabilité principale est tenue ou, selon les termes des autorisations douanières délivrées précédemment, dans celui où elle est accessible. Il convient également de préciser que la demande ne pourra être recevable par l État membre où se situe la comptabilité principale que si une partie au moins des opérations destinées à être couvertes par le statut y sont effectuées. (Source : Prodouane) Laurent Radisson (LAMY) A priori, les entreprises désireuses d acquérir ce statut peuvent s appuyer sur des certifications existantes, des systèmes de management de la qualité qu elles ont déjà mis en place préalablement à la demande. Yves Mengin (Direction Générale des Douanes) Exactement! Dans certains cas, nous irons vérifier l existence de certifications préexistantes propres à chaque métier. Il est clair que les certificats relatifs au statut d OEA ne vont pas les remplacer, mais constitueront une valeur ajoutée. Laurent Radisson (LAMY) Alors, est il plus facile d obtenir le statut d opérateur économique agréé maintenant, ou plus tard? N y aura t il pas plus tard un risque d embouteillage? Yves Mengin (Direction Générale des Douanes) Oui, le risque d embouteillage existe. Mais nous nous y préparons : nous allons dimensionner nos services d audit en respect des demandes. (Propos recueillis par Jean Claude Festinger) 7
Encadré 1 8
Encadré 1 OEA : aspects informatiques et sécurité Spécialisé en douane et informatique, Conex (CA 2007 : 7,2 M ) se veut être la principale référence dans le domaine de l informatique douanière, mais aussi de la formation, de l audit et du conseil associés. L objectif étant de sécuriser les échanges internationaux, la douane, au travers du statut d OEA reporte la charge chez l opérateur. Ce dernier a une incitation permanente à se comporter comme un opérateur correct et à justifier la sécurité et la sûreté mise en place sur l ensemble des flux. A contrario, l Administration a davantage de moyens pour se consacrer au grand banditisme, au terrorisme, à la drogue, à la contrefaçon Les OEA sont des opérateurs à qui l Administration va pouvoir accorder sa confiance car ils auront mis en place des processus de sécurisation de leurs flux de marchandises externes, mais aussi de leurs flux de marchandises internes. Bien entendu, cette confiance repose sur des données informatisées qui doivent être structurées, organisées, disponibles pour que l Administration puisse en disposer. L organisation des douanes a mis en place un questionnaire qui est le reflet du questionnaire européen, parfois de lecture difficile. Pour pouvoir sécuriser les flux douaniers, l entreprise qui prétend acquérir le statut d OEA se doit de : - sécuriser le savoir métier (connaissance de la réglementation), au travers de la formation qualifiante de son personnel, et de l existence d une documentation interne, et de procédures de mise à jour portant sur le classement tarifaire des marchandises, les mesures de préférences tarifaires, les mesures de surveillance, les mesures de prohibition, les mesures antidumping, le calcul de la valeur en douane. La gestion des mesures implique, à l import, de s assurer de la conformité aux règles d application, et à l export, de sécuriser la procédure d élaboration des certificats. - maîtriser et sécuriser la pratique au quotidien : comment se déroule le processus de dédouanement, comment est il fiabilisé, possibilité de délégation à un prestataire, etc. Dans le cadre des activités douanières, il faut nécessairement recourir à un plan de suivi des écritures comptables, commerciales, logistiques et douanières. Tout ceci repose sur un système et des données informatiques qu il va falloir aussi sécuriser : - assurer la protection des données présentes dans le Système d Information, - ce rôle est généralement dévolu au Directeur des Systèmes d information, - différents moyens techniques peuvent être mis en œuvre à cet effet : pare feu, protection antivirus, onduleurs, disques RAID - ces moyens doivent être mis à l épreuve au travers d audits de sécurité et de tests antiintrusion. - Il y a lieu également de définir un PRA (Plan de Reprise d Activité) et un PCA (Plan de Continuité d Activité) - L autorisation d accès aux données passe par une politique de gestion des utilisateurs en lien avec la Direction des Ressources Humaines. - Il est essentiel de définir le temps de disponibilité des données en ligne, et - d assurer une gestion pure et dure des archives : modalités de conservation (lieu de stockage, sécurisation des accès), durée de conservation, nature du support physique, nature du logiciel de sauvegarde (essentiel en cas de compression ou d encryptage) et des tests de restauration, enfin techniques de préservation des moyens d accès aux données (moyens matériels : lecteurs, ordinateurs, systèmes d exploitation, logiciels ) - Il faut aussi connaître la configuration générale du système d information, et en particulier du système d exploitation, et les outils logiciels mis en œuvre (ERP, comptabilité, gestion logistique, et bien entendu, logiciel de dédouanement), 9
- Enfin, dissocie t on les environnements de développement, de test et d exploitation? - Il faut enfin assurer la préservation des documents par leur conservation physique et leur conservation numérique. À cet égard, la réponse de Conex a pour nom : ED éditions qui couvre tout à la fois le tarif douanier, une veille réglementaire, la publication (papier ou électronique) de la réglementation, la formation et l accompagnement. Dans le cadre de la nouvelle procédure de dédouanement DELTA, sa solution DELTApass est l outil de dédouanement électronique qui permet aux entreprises de pré élaborer leurs déclarations, et ce, bien souvent, en liaison avec leur système interne (ERP, système de gestion logistique) et avec leur comptabilité. Un lien existe bien entendu entre le tarif douanier et DELTApass qui permet d éviter les erreurs. Par ailleurs, DELTApass communique avec la passerelle (PASS COM) servant à la communication avec l administration des douanes, ainsi qu avec une plate forme de traçabilité et d archivage (PFA) permettant de délester DELTApass et PASS COM, et de créer un environnement de stockage consultable à la fois par l opérateur et le cas échéant pas l Administration des douanes. 10