Standardsd utilisationdespi4 L outil SPI Social Performance Indicators) de CERISE évalue les performances socialesdes institutions financières en analysant leurs intentions et leurs actions. En étudiant les systèmesinternesetlesprocessusdel organisation,spidéterminesil institutionfinancière IF)alesmoyensd atteindresesobjectifssociaux. L outilspi44 e versiondespi)analyselesperformancessocialesautourdessixdimensions desnormesuniversellesdegestiondesperformancessociales,incluantlesprincipesde protectiondesclientsdéfinisparlacampagnesmart.ildonnedoncauxifsunevueglobale desleurspratiques. SPI4estdisponiblegratuitementsurlesiteSPI4ceriseRspi.squarespace.com).Ilaété développégrâceàuneapprocheouverte,collaborativeettransparente.encontrepartiede l utilisationdel outil,ceriserequiertquetouslesauditeursrespectentlesrèglessuivantes: 1. InformerCERISEdetouslesauditsqu ilsconduisent. 2. RespecteràtoutmomentlesTermesetConditionspourlesauditeursetles Standardsd utilisationdespi4icidéfinis. 3. SoumettrelequestionnairecompletàCERISEdansles4semainesquisuiventl audit. Touslesrésultatssontgardésanonymement.Lesrésultatssontsaisisdanslabasede donnéesspi4,cequipermetauxifdecomparerleursrésultatsàceuxdeleurs groupsdepairs. Pourassurerlaqualitédesrésultats,CERISEencouragefortementlesutilisateursdeSPI4à êtreforméssurlamanièred appliquerlequestionnaireetàpasserunprocessusde qualificationdesauditeurs. VoirlerésuméduProcessusdequalificationpourlesauditeurspourplusd informationssur lamanièrededevenirunauditeurqualifié. Laformationestouverteàtoutepersonneintéressée.Leprocessusdequalificationestutile auxpersonnesquiveulentutiliserspi4pouraccompagnerdesinstitutionsfinancièresou pourtravaillereninterneauseindeleurpropreorganisation. CesStandardsd utilisationsoulignentlespratiquesauxquelleslesutilisateursdespi4 doiventseconformerpourproduiredesrésultatsdequalitéquipeuventameneràune planificationeffectiveetdesaméliorationstangiblespourl institutionfinancièreauditée. Standardsd utilisationdespi4 Actualisé:Octobre2014
CONDUIREUNAUDITSPI4 SPI4estconstruitpouraiderlesIFàsuivreleursperformancessocialestoutenencourageant ledébatinternesurlastratégiesociale,latransparenceetlaredevabilité.lesrésultatssont représentésgraphiquementetpeuventêtreanalysésetsuivisrégulièrement.commeoutil d autorévaluation,spi4aidelesifàidentifierleurspropresforcesetfaiblessesetàtrouver des manières innovantes d améliorer leurs performances sociales. Analysant de manière exhaustive les six dimensions clés des performances sociales, SPI4 identifie clairement les axesd amélioration. 1. Qualificationd audit L auditseclassifiecommesuit: o AutoRévaluationpure:l IFremplitlequestionnaireseule o AutoRévaluationaccompagnée:l IFremplitlequestionnaireavecl appuid un auditeurspi4. L auditpeutêtreconduitselon2approchesdifférentes: o Centralisée:avecladirectionseulement o Participative:différentespartiesRprenantessontimpliquéesdansleprocessus de l audit direction, cadres intermédiaires, cadres régionaux, agents de crédit,élus,partenairesextérieurs,clients,etc.). Avantagesetlimitesdesdifférentesapproches Une approche centralisée est suffisante pour un diagnostic rapide et pour une communicationexterne.cetteapprochedonneàl IFunevisionrapideetglobalede sesperformancesetidentifiesesforcesetpointsàaméliorer. Une approche participative favorise une meilleure appropriation des résultats pour uneplanificationstratégiqueengestiondesperformancessociales.elleencouragele dialogueetl analyseinternedespratiquesdel IF.Selonnotreexpérience,avecune approche participative, l audit tend à être plus représentative de l institution dans son ensemble et les recommandations opérationnelles ont plus de chance d être appropriéesparlesemployés. 2. Lesphasesdemiseenoeuvre Unauditpeutêtresubdiviséentroisphases:préparation½R1jour),conduitedel audit1½r 6jours,selonlespartiesprenantesimpliquées),etreporting1jour). Standardsd utilisationdespi4 Actualisé:Octobre2014
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Phase&de&préparation& 1. Introduireleprocessusd audit a. Sefamiliariseravecl outiletpouvoirprésenterleprocessusetlesobjectifsde l auditàladirectionetautrespartiesprenantes.idéalement,vousavezété forméssurspi4). b. Présenterformellementl outilspi4.s assurerd avoirl accorddel IFpourle partageconfidentieldesinformationsissuesdel auditavecceriseetpourle reporting MIX. Les résultats du questionnaire seront saisis dans la base de donnéesspi4pourdesbenchmarkingentrepairs,etlerapportmixenvoyéau MIX). c. Transmettre à l IF le questionnaire SPI4 accompagné d une lettre formelle d introduction. d. Planifier une réunion introductive avec les acteurs concernés. Une présentationpowerpointpeutêtreutiliséepourprésenterl outil. i. Si l approche centralisée est utilisée, les participants à cet atelier introductifpeuventêtrelesdirecteursdel IF. ii. Sil approcheparticipativeestutilisée,unatelierpluslargementouvert aux différents niveaux de l IF qui participeront à l audit ex : la direction, le personnel de l IMF, les représentants des clients, etc.) peutêtreorganiséparlapersonneenchargedel audit. 2. Collectededonnéesexistantesrelativesàlaperformancesociale a. Préparerl auditenanalysantendétaillecontextedel IF b. Quellesinitiativesliéesàlaperformancesocialel IFaXtXelledéjàentreprises? c. Quelsoutilsdereporting/évaluationsociauxontdéjàétéutilisés?! Sil IFadéjàconduituneévaluationSmartsurlaprotectiondesclients,les scoresdelafeuilled évaluationpeuventêtrereportésautomatiquement dansspi4pourpréxremplirenvironuntiersduquestionnaire.! Sil IFacomplétéla«MicrofinanceFactsheet»d ADAXBRS,celapeutaider à remplir la page «Information sur l organisation» avec les indicateurs financiersla$fonction$d import$automatique$arrive$bientôt$!)! Sil IFaconduiterécemmentunratingsocialdansles2dernièresannées), lisezxle attentivement afin de pouvoir reporter l information dans SPI4. Prenez soin de regarder la section qui évalue la conformité avec les NormesUniverselles.! Sil IFareportésesdonnéessocialesauMIX,cetteinformationpeutêtre utilisée pour préxremplir une partie de la feuille «Information sur l organisation»la$fonction$d import$automatique$arrive$bientôt$!)! Consulter le MIX Market afin de vérifier si l IF a publié des rapports ou indicateurssociaux. d. L IFaXtXelledéjàremplilequestionnaireSPI4auparavant?Vérifierauprèsde l IFet/oudeCERISE. Standardsd utilisationdespi4 Actualisé:Octobre2014
& Oui!! LequestionnaireestXilcomplet?Sinon,reprendrelesinformations depuisledébutduquestionnaire.! Le questionnaire estxilrécent: axtxil été réalisé au cours des 12 précédentsmois,enutilisantlaversion4spi4)?! S agitxildelaversionlaplusrécentedel outilspi4?laversionla plusrécentepeutêtretéléchargersurlesiteduguidespi4 Non!! Mercialorsdesuivrelesétapessuivantes. 3. Préparerlesdocumentsetplanifierlesentretienspourremplirlequestionnaire. Certaines informations financières et qualitatives venant surtout du système d information et de gestion) doivent être préparées en avance, tout comme la lecture de documents clés sur l IF ex: rapport annuel) consulter la liste de contrôledesinformations). & Phase&de&mise&en&œuvre& & 4. Remplirlequestionnaire a. DansuneAuto7Evaluation,l IFremplitseulelequestionnaire. b. DansuneAuto7Evaluation&Accompagnée,unauditeurexternetravailleavec l IFpourleremplissageduquestionnaire.Cettepersonneexternepeutêtre sollicitéepourcollecterdesdocuments,rencontrerlesacteursconcernés,ou d autresresponsabilitésassignéesparlapersonneenchargeduremplissage. a. Dans une Approche& Participative, la personne en charge du remplissage du questionnaireoul auditeur,conduitdesentretiensaveclesdifférentsniveaux d acteurs au sein de l IF siège, agences, personnel de terrain, clients, investisseurs, bailleurs de fonds, etc.). Si l audit révèle des différences d opinion, l auditeur externe doit se baser sur sa propre compréhension de l IFàpartirdesentretiensetdonnéesrecueillies,etgénéreruneseuleversion finale du questionnaire incluant des commentaires pour les indicateurs n ayantpasaboutiàunconsensus). c. Desgroupesdediscussionfocusgroups)peuventêtreorganiséspour recueillirlesremarquesdupersonnelet/oudesclientsvoirlesmodalités d organisationdesgroupesdediscussion) d. Tous& les& indicateurs& et& la& colonne& «&Pratiques& concrètes,& commentaires& et& précisions&»&doivent&être&renseignés&afin&de&justifier&le&score&des&indicateurs& et&fournir&des&résultats&rigoureux&et&fiables.&& 5. Vérifierl information Porteruneattentionparticulièreaux: Projets&futurs:Lesdétailsmentionnantdesprojetsquiserontdéveloppésdansle futursontacceptés,maissirienn aencoreétéconcrétisé,lescoredoitêtrede0. Standardsd utilisationdespi4 Actualisé:Octobre2014
& Chiffres&ronds: La présence de chiffres rondsex: 30% de femmes ou de clients pauvres)doitencouragerl auditeuràprocéderàunevérificationdelasourcedes données fournies. Habituellement, les données calculées par le système d informationetdegestionsig)del IFcomportentdesdécimalesex:30,4%ou 29,3%).Silaréponsedonnéereposesuruneestimation,l auditeurdoitenvérifier lasource. Sous& 7& et&surestimations: Attention aux réponses qui sont visiblement sous ou surestimées étant donné le contexte de l IF.Demander plus d explications et vérifierlasourcedesinformations. Références& à& des& documents& existants&:& Lorsqu une réponse se réfère à un documentspécifique,consultercedocumentex:codeéthique,rapportd étude d impact, etc.) et fournir les références / pages dans la colonne «Pratiques, commentairesetclarifications. Surévaluation& de& pratiques& standards:& Parfois, une IF s attribuera un bon score pour des pratiques qui se révèlent être standards, basiques. Par exemple, en réponseàlaquestionsurlesmesurespermettantd éviterlesurendettementdes clients, l IF pourrait choisir évaluation de la capacité de remboursement du client, quand dans les faits les procédures ne sont rien de plus que des procédures standards d'évaluation de prêt. Consulter le manuel de procédures ainsiquelesdocumentsdéfinissantlastratégiedel IF,etinterrogerladirection et les agents de crédit afin de voir si la méthodologie d évaluation identifie spécifiquement les risques de surendettement en vérifiant les prêts multiples par exemple, ou les diverses sources de revenus, etc.) et si les agents de crédit sontforméspourêtrevigilantssurcesquestions. Finaliserlarevuedesdocumentsetlesentretiens:vérifierquetouteslessources possibled informationontétécollectéesetlenoterdanslalistedecontrôle SPI4. 6. RevoirlesrésultatspréliminairesCelapeutprendrelaformed uneréunionavec ladirection,d unrapportprovisoireécritparl auditeur,oud unatelieravecles acteursayantparticipéàl audit.présenterlesgraphiquesestutilepourfournir unevued ensembledesrésultatsetsoulignerlesforcesetfaiblessesdel IF.Cette étapepermetauxpartiesconcernées,d unepart,decomparerlesobjectifs sociauxvisésetatteints,etd autrepart,dedévelopperunevisioncommuneafin d établirunestratégiedeperformancesociale.l auditeurpeutcommencerà discuterlesprioritésetlepland actionpossible.voirlatramedupowerpointde l atelierdefinalisationpourguiderlereportingdesrésultatspréliminaires. Phase&de&Reporting& 7. Diffusiondesrésultats e. Premier&livrable&:&le&questionnaire&complet&et&ses&rapports/graphes.& Ildoit être envoyé à CERISE qui consolidera les résultats dans la base de données SPI4 et génèrera des analyses par groupes de pairs voir cixdessous). Le Standardsd utilisationdespi4 Actualisé:Octobre2014
$ questionnairedoitégalementêtretransmisàl IF:àlapersonneenchargede l auditspietàladirection. f. Deuxième&livrable&à&partir&de&2015&pour&SPI4)&:&Une&analyse&personnalisée comparant le score SPI de l IF avec des groupes de pairs composés d IF de même pays ou région, de même taille nombre de clients, taille du portefeuille),maturité,zoned opérationurbaine,rurale),etc. g. Troisième&livrable&:&l auditeur&doit&produire&un&résumé&exécutif&des&résultats qui analyse les forces et les faiblesses par dimension, priorise les axes d amélioration et identifie les ressources techniques pour améliorer les pratiques. CERISE recommande fortement de développer un plan d action avecl IFpouraccompagnerlerapport.Lerapportstandardinclutletableau de bord social, les résultats sur les Normes Universelles, l analyse sur les 7 principes de protection des clients, et des modules optionnels peuvent égalementêtreajoutés. 8. TouslesutilisateursdoiventenvoyerlequestionnairecomplétéàCERISEàmoins quel IFnel autorisepas).touslesrésultatssontanonymes.lesrésultatssont saisisdanslabasededonnéesspi4pourdesanalysespargroupesdepairs.les auditeursquientreprennentleprocessusdequalificationdoiventenvoyerle résuméexécutifaveclequestionnairecomplété. TOUS&LES&DOCUMENTS&QUESTIONNAIRE,&ANALYSE&PAR&GROUPES&DE&PAIRS,& RÉSUMÉ)&DOIVENT&ÊTRE&REMIS&À&L IF.& APRES&L AUDIT:&UTILISER&LES&RESULTATS&DE&SPI4& L outilspiaétédéveloppépourpermettreauxifd évalueretd améliorerleurspratiquesen performancessociales.voiciquelquesfaçonsdes assurerquelesdonnéescollectéesleurs soientutiles: En&interne& Mettre& en& place& un& Comité& de& Gestion& des& Performances& sociales& au& sein& de& votre& institution.lepointd entréepourassurerlacontinuitédel actionaprèsuneévaluationest de définir qui sera en charge du suivi, et de le rendre visible au sein de l institution. Un Comité GPS formé de la personne qui a coordonné l audit parfois nommée champion GPS ),etlespersonnesressourcescléspourlamiseenœuvredépartementrh,opération, audit, marketing recherche, etc. avec le directeur) qui peuvent coordonner la gestion du projetgps:intégrerlepland actiondanslepland affaireclassiquedel IFet/ous assurerde samiseenœuvre.cespersonnesontpuêtreactivementimpliquéesdurantl auditatelier participatifsetentretiensapprofondis). Informer& le& Conseil& d Administration& ou& la& Direction& des& résultats.& L outil SPI4 offreune description objective, concise et visuelle des systèmes mis en œuvre pour atteindre la missionsocialedel IF,etindiquecommentcettedernièreimpactelaperformancesocialeet Standardsd utilisationdespi4 Actualisé:Octobre2014
financière. Utiliser les résultats afin de prioriser les domaines à améliorer, contribuer à la planificationstratégiqueetsuivrelesaméliorationsàtraversletemps. Définir&un&plan&d action&pour&une&gestion&équilibrée.identifierlesprioritéspouraméliorer les performances sociales et les moyens pour atteindre les objectifsprocessus, systèmes, produits,formations,etc.).formaliserlaconclusiondanslepland affaire. Organiser&des&ateliers&de&formation&surlamanièred optimiserlesrésultatsspi.cesateliers permettent de& produire des débats riches, des résultats plus systématisés et des mesures concrètespourl améliorationdesperformancessociales. En&externe& Disséminer!&Beaucoupd IFutilisentlesrésultatsSPI4commebasedediscussionsavecleurs partenairesinvestisseursoubailleursdefonds.utilisezlerésumépourcommuniquersurvos performances sociales et enrichir vos publications rapports annuels, rapports de performances,supportsderelationspubliques). SPI4aétédéfinicommeunoutiluniversalpourlacollectedesdonnéessociales.Ilpeutêtre utilisépourproduireles étatssociaux annuelsdel IF,toutcommevousproduisezvosétats financiersannuels.lesrésultatsdespi4peuventaussiréduireletempspasséenreporting. Deplusenplusd investisseurssebasentsurspi4ouunsousxensembled indicateurs)pour leursuividespartenaires.partagezlesrésultatsaveclespartenairesintéresséspourfaciliter le remplissage des scorecards de duexdiligence scorecardspour les investisseurs sociaux), desformatsdemonitoringpourlesopérateursd assistancetechnique),pourlessystèmes demonitoringdeperformancepourlesassociationsprofessionnelles),etc. Reporter& vos& données& sociales& au& MIX.& Accroitre sa visibilité et promouvoir les performancessocialesdanslesecteurenpermettantlacréationdebenchmarks.pourcela vouspouvezenvoyerspi4àceriseetnousenverronslerapportaumix. Ecrire&une&étude&de&cas.Partagerdesbonnespratiquesetaccroitresavisibilitéenrédigeant uneétudedecasàpartirdesforcesidentifiéessuiteàl auditspi4.vouspouvezcontacter CERISEpourdesexemplesd études,dessujetsàcreuseretdesplateformespossiblespour disséminerl information.& Plaidoyer& auprès& des& autorités& locales. Sensibiliser sur les performances sociales, promouvoirlatransparencedusecteuretaméliorerlaréputationd unefinanceresponsable enpartageantsesrésultatsetendialoguantaveclesautoritésgouvernementales. Pourplusd information: spi4@cerisexmicrofinance.org CERISE14passageDubail75010Paris Telephone:+330)140369292 cerisexspi4.squarespace.com Standardsd utilisationdespi4 Actualisé:Octobre2014