Dossier de consultation pour le marché de Location, installation, fourniture des consommables (hors papier) et maintenance de photocopieurs multifonctions. Le dossier de consultation est constitué de 4 parties : Règlement de la consultation, cahier des charges, demande de prix et déclaration du candidat. Ces 4 documents doivent être retournés signés et paraphés. Pouvoir adjudicateur Oise Tourisme- Agence de Développement et de Réservations Touristiques (A.D.R.T.) Rue du Pont de Paris BP 80822-60008 Beauvais cedex Tél : 03 64 60 60 60 Responsable du marché : Monsieur Pierre Sabouraud est le Responsable du marché Procédure de passation Marché à procédure adaptée en application des dispositions de l ordonnance du 6 juin 2005 et sur le fondement de l article 9 du décret n 2005-1742 du 30 décembre 2005. Forme du marché Marché à procédure Adaptées (MAPA) sans minimum ni maximum au sens de l article 43 du décret n 2005-1742 du 30 décembre 2005 pris en application de l ordonnance n 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. Date limite de réception des offres : Date limite de réception des offres : Mardi 28 Août 2012 avant 12 heures dans les locaux de OISE TOURISME A.D.R.T. - Espace Galilée - BP 80822-60008 Beauvais Cedex - Tél. : 03 64 60 60 60 Les plis reçus après cette date et après l heure limite ne seront pas ouverts et seront déclarés irrecevables. Les offres seront adressées, de préférence par voie électronique aux adresses suivantes : Melba LIMPALAER, Responsable des Ressources : melba.limpalaer@oisetourisme.com Direction : direction@oisetourisme.com Pour chaque offre reçue par e-mail, un message électronique confirmera par retour la réception de l offre. Page 1 sur 12
ou par voie postale en lettre recommandée avec accusé de réception, soit remises en mains propres contre récépissé (Les envois par Chronopost ou tout autre transporteur privé sont acceptés) à l adresse : OISE TOURISME A.D.R.T. Marché des Locations photocopieurs Espace Galilée - BP 80822 60008 Beauvais Cedex Tél. : 03 64 60 60 31 fax : 03.64.60.60.35 Votre contact pour tout complément d informations : - Melba LIMPALAER, Responsable des Ressources (Renseignements administratifs et financiers) : melba.limpalaer@oisetourisme.com - Christine NICOLAS, Assistante de Direction (Renseignements administratifs) : christine.nicolas@oisetourisme.com - Dominique LEVERBE, Webmaster : (Renseignements techniques) dominique.leverbe@oisetourisme.com Page 2 sur 12
I) REGLEMENT DE LA CONSULTATION Le présent marché a pour objet : - la fourniture, la livraison, l installation et la maintenance de matériels multifonction d impression de photocopieur et de fonction scan, - la fourniture et la livraison des consommables (hors papier) des matériels cités cidessus, - la formation de prise en main du matériel. Le présent marché pourra se traduire par un contrat d acquisition ou de location. 1.1. Durée du marché La présente consultation est lancée afin de passer un marché, conclu pour une durée de 2 ans, renouvelable, à compter de sa date de notification sans rachat. 1.2. Pièces à fournir par le candidat Le présent cahier des charges et dossier de consultation et la fiche technique format Excel sont téléchargeables sur l extranet-pro : http://www.oisetourisme-pro.com/appels-d-offres/les-avisd-appels-d-offres et sur le site du BOAMP : http://www.boamp.fr/index.html?action=gohome Il est demandé aux candidats de répondre à cette consultation suivant le Cahier des charges, l échéancier et les descriptifs techniques présentés dans la Demande de prix ci-après. Les candidats devront indiquer leurs références en matière de réalisation se rapprochant du présent marché. Il est demandé aux candidats d indiquer s ils entendent sous-traiter leurs prestations. Dans l affirmative, les prestations concernées ainsi que le nom et les coordonnés du sous-traitant devront être mentionnés dans l offre. Le présent Règlement de consultation ainsi que le Cahier des charges, l Echéancier, la Demande de prix complétée, la fiche technique format Excel et la déclaration du candidat, devront être retournés à Oise Tourisme, complétés, datés, signés et paraphés par les représentants qualifiés de l entreprise signataire du marché. Tout dossier incomplet sera considéré comme irrecevable. Il en sera de même pour les dossiers surchargés, raturés ou illisibles. 1.3. Modifications de détail au dossier de consultation Oise Tourisme A.D.R.T. se réserve le droit d'apporter au plus tard 8 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications nécessaires au bon déroulement de la consultation ou à la bonne exécution future du marché, au dossier de consultation. Ces modifications n altéreront pas les éléments substantiels du marché. Il informera alors tous les candidats ayant retiré un dossier de consultation, dans des conditions respectueuses du principe d égalité. Le délai de 8 jours est décompté à partir de la date à laquelle les candidats ont reçu les modifications en cause. Page 3 sur 12
Les concurrents devront répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l'étude du dossier par les concurrents, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. 1.4. Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. 1.5. Démonstration du matériel : Afin de convenir d un rendez-vous pour une démonstration du matériel proposé dans l offre des candidats, Oise Tourisme A.D.R.T. prendra contact avec les candidats :. ayant remis une offre selon les termes du présent cahier des charges,. qui auront été présélectionnés sur dossier. 1.6. Indemnités des candidats ayant remis une offre Il n est pas prévu de primes versées aux candidats. 1.7. Offre Négociation S agissant d une procédure adaptée, Oise Tourisme A.D.R.T. se réserve la possibilité de négocier avec les candidats retenus pour qu ils ajustent au plus près du cahier des charges leur offre. Cette possibilité de négociation à la discrétion de Oise Tourisme A.D.R.T. s entend dans le respect de l objet et de l économie générale du marché. II) PRESENTATION DES OFFRES Les offres des concurrents seront entièrement rédigées en langue française. L offre du candidat contiendra les documents figurants en point 2.1 ainsi que les caractéristiques techniques du matériel repris en point 2.2 sous format Excel : 2.1. Documents permettant d apprécier la capacité du candidat : 1. Présentation de la société 2. Catalogue du matériel proposé avec caractéristiques techniques 3. Références 4. Déclaration du candidat; 5. Certificats établis par des services chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures par des références à certaines spécifications techniques. Le pouvoir adjudicateur acceptera toutefois d autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats, si ceux-ci n ont pas accès à ces certificats ou n ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés (Copie des certificats de normes en matière de respect l environnement, de la sécurité, de la qualité, et / ou autres certificats de même nature) 6. Des références 7. Catlogues du matériel proposé avec caractéristiques techniques reprises en 2.2 Page 4 sur 12
2.2. Caractéristiques techniques du photocopieur Le candidat devra reprendre chaque caractéristique technique et indiquer si le modèle proposé est doté de cette fonctionnalité, de plus, il devra énumérer les fonctionnalités complémentaires proposées (sans option et avec option), la fiche ou revue technique du matériel proposé sera annexée. Pour information estimatif du nombre de copies sur 5 ans : o Noir et Blanc : 600 000 o Couleur : 350 000 Appareil neuf Dimensions maximum (modèle Toshiba 4510) Système multifonctions : o Principale fonction demandée : copieur, imprimante réseau, scanner réseau, fax, etc Temps de sortie de la première copie : inférieur à 15 secondes et Temps de préchauffage : inférieur à 1 minute Code de sécurité utilisateur à l infini Ecran tactile et facilité d utilisation des différents programmes Vitesse copie : o A4 noir et blanc / couleur : 40 pages minutes en moyenne o A3 noir et blanc / couleur : 40 pages minutes en moyenne Compteur dissociant : o Les copies noir et blanc o Les copies couleur o Le nombre de Scan o Le nombre de fax Formats d impression : A5, A4 et A3 Capacité de chargement des bacs : à confirmer : o 3 bacs A4 de 500 feuilles (portrait + paysage) o 1 bac A3 de 500 feuilles Résolution : jusqu à 600 dpi Grammage : o papier ou couverture jusqu à 250 g/m² - par magasin papier ou bypass o étiquettes : par magasin ou by-pass Chargeur de documents de 1 à 100 feuilles Capacité de sortie : 1 à 250 feuilles Module de finition : o agrafage en coin o agrafage 2 points o perforation 4 trous (option) o Recto/verso o Livret o Tri décalé o Couverture / intercalaire Zoom de 25 à 400 % Copies multiples de 1 à 999 Sélection d originaux spéciaux Impression photo / texte / copie de copie Sélection de la densité de l image Choix copie noir et blanc / couleur ou les 2 associés Fonction de numérisation couleur A4 et A3 o formats JPEG, TIFF, PDF etc etc.. o résolution jusqu à 600 dpi Page 5 sur 12
Réseau et connectivité : o Compatibilité Windows XP, serveur 2003, NT, Linux, serveur 2008, vista (32/64), serveur (32/64) o TCP/IP (IPV4 IPV6) o Drivers intégrés o Fonction imprimante réseau (avec accès aux options de tri, agrafage, recto, verso, etc.) o Fonction scanner (poste de travail, FTP, dossier réseau) o Fonction fax Source d alimentation électrique : à compléter par le candidat Consommation électrique : à compléter par le candidat Options indispensables : Gestion depuis un poste distant (remonté d alarme, statistiques, etc.) Fonction fax avec redirection vers une adresse de messagerie 2.3. Organisation des formations : Le coût de la formation sera à la charge du titulaire du marché et ne pourra pas être facturé à Oise Tourisme A.D.R.T. L offre inclura obligatoirement les formations des personnels. Le principe de la formation est une formation sur site. Si le titulaire impose au pouvoir adjudicateur le déplacement de ses agents, les frais de déplacements, de restauration et d hébergement sont alors à la charge du titulaire. A l installation et la mise en service des équipements, le titulaire assurera la formation du personnel du pouvoir adjudicateur chargé d utiliser, d exploiter et/ou assurer la maintenance de 1 ier niveau (problème de bourrage, remplacement des consommables, etc.). Pour ce faire, il met à la disposition du pouvoir adjudicateur un formateur compétent, dont le coût est compris dans le montant du marché. Les matériels devront être opérationnels avant le début des sessions de formation. En aucun cas, les temps de formation ne devront être amputés par des ajustements aux matériels (paramétrages, entrée de données, etc.). 2 types de formation : une formation administrateur : formation aux consignes de sécurité, aux fonctionnalités de paramétrage, de dépannage de 1 ier niveau, de remplacement des consommables et d utilisation avancé des photocopieurs Noir et Blanc et Couleur. Il comprend aussi la fourniture de supports de formation (informatique et/ou papier). o 3 à 4 personnes une formation utilisateur : formation aux consignes de sécurité, de dépannage de 1 ier niveau, de remplacement des consommables et d utilisation avancé des photocopieurs Noir et Blanc et Couleur. Il comprend aussi la fourniture de supports de formation (informatique et/ou papier). o Environ 20 personnes réparties en plusieurs groupes de 2 à 5 personnes Chaque candidat précisera le contenu et la durée de chaque session. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d augmenter la durée des sessions si elle estime que celle prévue par le titulaire est insuffisante. Le contenu et les dates de formation seront à convenir lors de la notification du marché. Page 6 sur 12
2.4. Un engagement sur les délais : - Délais à la livraison et installation du matériel, - Délais de la mise en place des formations - Délais de la livraison des consommables - Délais sur le dépannage des équipements - Délais sur le remplacement du matériel immobilisé. 2.5. Le bordereau des prix dûment complété, daté et signé Le bordereau des prix prendra en compte les éléments stipulés dans le présent cahier des charges. III) ANALYSE ET JUGEMENT DES OFFRES 3.1 Analyse des offres Oise Tourisme A.D.R.T. s assurera que les offres comportent l ensemble des documents mentionnés à l Article 2 du présent règlement de consultation. 3.2 Critères d évaluation des offres : Les offres devront être conformes aux prescriptions mentionnées au présent cahier des charges et à l article 2 du présent règlement de consultation. Les offres retenues seront évaluées en fonction des critères de jugement retenus par Oise Tourisme pondérés de la manière suivante : Critères Coefficient d importance Prix des prestations jugé à partir du bordereau des prix 40% Matériel proposé jugé à partir de la fiche technique sur le 30% matériel et de la démonstration Service de maintenance 15% Délais de mise en œuvre du marché et d interventions jugés 15% à partir du mémoire technique sur l organisation et de l engagement sur les délais : note sur 20 IV) RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES - Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leurs seraient nécessaires au cours de leur étude, les concurrents devront faire parvenir au plus tard 10 jours avant la date limite de remise des offres, une demande par mail à la Direction : direction@oisetourisme.com ou melba.limpalaer@oisetourisme.com Page 7 sur 12
V) CAHIER DES CHARGES Le Cahier des charges fixe les conditions générales et techniques d exécution du marché. 5.1 Méthode de travail Le candidat choisi sera prévenu par email qu il a été retenu dans le cadre de cette consultation. Aucun travail ou prestation ne devra être commencé par le candidat sans ordre express de Oise Tourisme ; cet ordre résultera de l envoi d un bon de commande. 5.2 Délai d exécution L agence s engage à mettre à disposition le personnel nécessaire pour assurer la gestion de l ensemble de la prestation afin de respecter scrupuleusement l échéancier prévisionnel et toutes modifications décidées par Oise Tourisme. En cas de retard dans la réalisation des prestations, objet du marché, il sera fait application de pénalités de retard non libératoires fixées à 150 par jour calendaire de retard, sans mise en demeure préalable. 5.3 Aspects financiers Les prix sont réputés comprendre l ensemble des coûts relatifs à la réalisation de la prestation du présent marché. Ainsi les prix sont réputés comprendre notamment toutes charges fiscales, ou autre frappant obligatoirement la prestation. Les prix sont réputés comprendre le prix de la location / maintenance et de la copie unitaire. Le prix de la location / maintenance : intègre toutes sujétions d installation, de mise en service en réseau de l ensemble des fonctionnalités (impression réseau, scan réseau, fax etc.), de fourniture des consommables (y compris la livraison et la reprises des consommables usagers afin d être traités dans une filière de recyclage hors papier), de matériel, de déplacement et de main d œuvre. Le prix de la copie, en noir et blanc et en couleur, Seul le papier est exclu du présent marché. Les prix contractuels sur lesquels s engage le titulaire sont les prix hors taxes. La TVA appliquée aux prix unitaires est celle en vigueur à la date de notification du marché. Les prix s entendent fermes non révisables pendant toute la durée du marché sur tous les coûts inclus dans ce marché. 5.3.1 Coût de la copie Le coût total de la copie comprend : - le coût unitaire de la copie noir et blanc - le coût unitaire de la copie couleur 5.3.2 Coût de la location / maintenance : Le coût de la location / maintenance comprend : Page 8 sur 12
- le coût de la location du matériel mensuellement - le coût de la maintenance comprenant le déplacement, la main d œuvre et toutes les pièces susceptibles d être changées pour usure et/ou déficience au cours de la durée du marché - les consommables encres - les consommables agrafes - y compris la reprise des consommables. L ensemble des consommables usagés devra faire l objet d un recyclage et d un traitement adapté aux normes écologiques et environnementales. 5.3.3 Livraison et installation du matériel : Le coût de la livraison et d installation du matériel sera à la charge du titulaire du marché, y compris toutes pièces ou main d œuvre et ne pourra pas être facturé à Oise Tourisme A.D.R.T. ; 5.4. Sous-traitance Il est demandé aux candidats de bien vouloir faire savoir à Oise Tourisme s ils sous-traitent leurs prestations. Dans l affirmative, les prestations concernées ainsi que le nom et les coordonnées du sous-traitant doivent nous être fournis. Dans tous les cas, une prestation ne pourra être sous-traitée sans accord préalable de Oise Tourisme. 5.5. Modalités d Exécution - Intervention Pénalités 5.5.1. Commande La commande du matériel sera passée au moyen d un bon de commande unique qui comportera les mentions suivantes : La date de la commande, L identité du prestataire, Le numéro de marché, La désignation de la prestation demandée, Le planning phasé de réalisation de la commande indiquant les délais d exécution des différentes prestations du marché par le prestataire. Le respect du délai d exécution sera apprécié au regard de la date de réception par Oise Tourisme A.D.R.T. de la prestation. La commande des consommables sera passée aux moyens de bons de commande qui comporteront les mentions suivantes : La date de la commande, L identité du prestataire, Le numéro de marché, La désignation de la prestation demandée, La désignation du matériel Le planning phasé de livraison de la commande. Le respect du délai d exécution sera apprécié au regard de la date de réception par Oise Tourisme A.D.R.T. de la prestation La commande de dépannage des équipements sera passée au moyen d un appel téléphonique et sera confirmée par l envoi d un mail par l attributaire du marché comportant : - la date de l appel - l heure de l appel - l objet de l appel - le délai d intervention Page 9 sur 12
Lorsque le titulaire estime que les prescriptions du bon de commande appellent des réserves de sa part, il doit, sous peine de forclusion, les présenter par écrit à Oise Tourisme A.D.R.T. dans un délai de 8 jours suivant la réception du bon de commande. Tout dépassement du délai d exécution fixé pour chaque prestation dans le bon de commande entraîne de plein droit, au profit de Oise Tourisme A.D.R.T. et sans mise en demeure préalable le règlement d une pénalité forfaitaire dans les conditions suivantes : - retard dans le délai de livraison et d installation des équipements : 150 H.T. par jour de retard - retard dans le délai de livraison des consommables : 20 H.T.par jour de retard dans le délai de dépannage des équipements : forfait de 75 H.T.par jour d immobilisation du matériel à partir de l heure d appel de Oise Tourisme A.D.R.T. Seul le bon de commande signé par Monsieur le Directeur de Oise Tourisme A.D.R.T., devra être exécuté. Il sera transmis au prestataire par courrier ou par mail. 5.5.2 Exécution du marché Le personnel du titulaire du marché possède les qualifications requises pour l exécution des tâches qui leur sont confiées. Le titulaire désigne en outre un responsable qui est l interlocuteur habituel du pouvoir adjudicateur. Tout changement de ce responsable est soumis à l agrément préalable du pouvoir adjudicateur. Le titulaire s engage à fournir au plus tard à la livraison et sans supplément de prix toute la documentation et ses éventuels rectificatifs rédigée en langue française nécessaire à une utilisation et un fonctionnement correct des équipements livrés. Il s engage à fournir les éventuels rectificatifs sans supplément de prix. 5.5.3 Interventions L initiative des maintenances correctives, des dépannages et livraisons de consommables est à la charge du pouvoir adjudicateur. L initiative pour les maintenances préventives est à la charge du titulaire. Les interventions s effectuent à l intérieur de la plage horaire définie ci-après et appelée «période d intervention» : - période d intervention : lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi entre 9h00-12h30 et 13h30-17h30 5.5.4. Délais d exécution a. livraison et installation et paramétrages des équipements Dans les 2 semaines maximum suivant la notification du marché, en l occurrence la signature de l acte d engagement. Date d installation à définir dans la lettre de notification. Date de formation à définir dans la lettre de notification. b. livraison des consommables A J+1suivant l envoi de la demande par fax / mail. Page 10 sur 12
c. dépannage des équipements Dans les 4 heures ouvrées suivant la demande d intervention faite par téléphone, avec une demande de confirmation de prise en charge à envoyer par mail ou fax par le titulaire du marché. d. remplacement du matériel immobilisé A J+1suivant l envoi de la demande par fax / mail. 5.5.5 Procédure d organisation en cas de dépannage La procédure de dépannages des équipements devra être stipulée dans l offre en indiquant notamment l organisation mise en place: - le numéro et le contact à joindre pour l appel téléphonique - l organisation interne effectivement mise en place - le dépannage sur site - la commande de pièces de remplacements - la résolution de la panne - etc. 5.6. Etablissements des factures La facturation se fera à partir de relevés de compteurs envoyés automatiquement depuis le photocopieur au titulaire du marché et en copie à la responsable des ressources mensuellement. Les factures afférentes au relevé de compteurs seront établies en un original portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : Les noms et adresse du créancier Le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement Le numéro et la date du marché, et la date et le numéro du bon de commande La prestation exécutée Le montant hors TVA de la prestation exécutée Le prix des prestations accessoires Le taux et le montant de la TVA Le montant total des prestations exécutées La période de référence 5.7. Paiement des factures Les sommes dues au titre du marché seront réglées par virement. Chaque bon de commande donnera lieu à facturation et à paiement. Le délai global de paiement est fixé au maximum à 45 jours date de réception par Oise Tourisme A.D.R.T. de la facture du titulaire, sous réserve que celle-ci soit établie dans le respect des conditions définies à l article 8.1 ci-dessus. Le défaut de paiement au terme des 45 jours susvisés ouvrira au titulaire droit au versement d intérêts moratoires alors en vigueur. 5.8. Assurance : Le titulaire devra justifier chaque année qu il dispose d une assurance responsabilité civile professionnelle. Page 11 sur 12
VI) DECLARATION DU CANDIDAT 1. Cas général Nom commercial et dénomination sociale de l unité ou de l établissement qui exécutera la prestation, adresses postale et du siège social (si elle est différente de l adresse postale), adresse électronique, numéros de téléphone et de télécopie, numéro SIRET : - Forme juridique du candidat individuel ou du membre du groupement (entreprise individuelle, SA, SARL, EURL, association, établissement public, etc.) : o Personne(s) physique(s) ayant le pouvoir d engager le candidat individuel ou le membre du groupement : (Indiquer le nom, prénom et la qualité de chaque personne.) 2. Renseignements relatifs à la situation financière du candidat a. Chiffre d affaires hors taxes des trois derniers exercices disponibles : Exercice du... au... Exercice du... au... Exercice du... au... Chiffre d affaires global Part du chiffre d affaires concernant les travaux objet du marché % % % b. Le candidat fait-il l objet d une procédure de redressement judiciaire ou d une procédure étrangère équivalente? (Cocher la case correspondante.) NON OUI (Dans l affirmative, joindre la copie du jugement correspondant.) c. Récapitulatif des pièces à fournir à l appui de la candidature Récapitulatif des pièces demandées qui doivent être fournies, en annexe du présent document, par le candidat pour justifier de ses capacités professionnelles, techniques et financières : 1. La présente déclaration du candidat 2. Certificat des organismes sociaux (URSSAF ET ASSEDIC) indiquant que la société est à jour de ses cotisations 3. Les attestations ou déclarations suivantes : 3.1. responsabilité civile, 3.2. certificat ou agrément pour exercer le métier 4. L ensemble des pièces énoncées au paragraphe 2.1 5. le fichier Excel des caractéristiques techniques des matériels proposés énoncés au paragraphe 2.2 6. le bordereau des prix complétés Page 12 sur 12