Tenue de registres Transfert des revenus et des dépenses de financement de Simple Comptable et Excel au formulaire T3010
Objet de la présentation Cette présentation porte sur deux grands thèmes : Clarifier les attentes de l ARC par rapport à la gestion et au maintien des registres financiers de votre organisme de bienfaisance et surtout de vos rapports d activités de financement. Comprend un retour sur les processus comptables de base. Comment utiliser un programme de comptabilité informatisé pour plus facilement répondre à ces attentes de l ARC. Utilisation de copies d écran de Simple Comptable comme point de référence pour ces suggestions. 2
Quelles sont les attentes de l ARC en ce qui concerne les registres de votre organisme de bienfaisance? Votre organisme de bienfaisance doit tenir des registres adéquats permettant de valider : ses revenus, y compris tous les dons reçus; la dépense de ses ressources au profit de ses activités caritatives; la persistance de la nature caritative de ses fins et de ses activités. Votre organisme de bienfaisance doit posséder les pièces justificatives permettant de vérifier ses registres. La pièce justificative prouve l existence d une opération ferme. Les pièces justificatives comprennent les factures de vente, les bordereaux de dépôt, les chèques annulés, les ordres de travail, les courriels, les reçus de caisse et les reçus de carte de crédit. Vos registres doivent être conservés à une adresse canadienne. L adresse doit correspondre à celle indiquée dans le dossier de l ARC. Nous mettrons l accent sur les registres financiers de votre organisme de bienfaisance et surtout sur le transfert de ses renseignements financiers à ses états financiers et au formulaire T3010. 3
Qu entend-on par registres financiers? Les documents et renseignements financiers comprennent : les états financiers annuels, le formulaire T3010, les copies des reçus officiels de dons, les grands livres généraux, les relevés bancaires et les relevés des revenus et des dépenses. Quelles sont les conséquences des attentes de l ARC sur la tenue de vos registres financiers? Votre organisme de bienfaisance conserve des données exactes sur ses opérations financières. Vos renseignements financiers sont organisés de sorte que vous puissiez isoler les dépenses et les revenus associés aux différentes fonctions de votre organisme de bienfaisance. Vos renseignements financiers sont transférés correctement des registres de votre organisme de bienfaisance à votre déclaration de renseignements annuelle (T3010). Votre organisme de bienfaisance tient diligemment les registres associés à ses activités de financement, surtout en ce qui concerne les reçus officiels de dons. 4
Quatre processus comptables clés associés aux registres financiers Le site Web d Imagine Canada comprend une section intitulée Info-impôts qui donne un excellent aperçu des pratiques comptables auxquelles s attend l ARC. Ces pratiques comptables sont réparties en quatre processus : Enregistrement des entrées de fonds Enregistrement des sorties de fonds Rapprochement des comptes bancaires Reddition de comptes (transfert des renseignements financiers à des rapports comme le T3010) Le succès de ces pratiques repose sur : L enregistrement des opérations financières en ordre chronologique à partir des pièces justificatives (habituellement dans un journal général quelconque) L utilisation d un grand livre général comme principal outil pour organiser ces opérations financières en fonction de comptes désignés. L exécution d une balance de vérification afin de vérifier que les données du grand livre général sont exactes avant de créer des rapports comme les états financiers ou la déclaration de renseignements annuelle (T3010). Un diagramme comptable illustrant chacun de ces processus est disponible sur le site Web d Imagine Canada à http://infoimpots.imaginecanada.ca/topics/tenue-des-registres/tenir-lesregistres/conservation-des-registres-f/diagramme-comptable 5
L utilisation d un grand livre général est au cœur de ces processus Le grand livre général est le principal outil de tenue de registres du système de comptabilité de votre organisme de bienfaisance. Chaque opération, qu il s agisse d un achat, d un versement, d un don ou d une opération au comptant, est passée en écriture dans le grand livre général. Le grand livre général peut prendre la forme d un système comptable informatisé ou manuel. Manuel : habituellement un cahier à feuilles mobiles avec une page pour chaque compte. Informatisé : suit habituellement l évolution des données compte par compte afin d obtenir les mêmes résultats. Les activités financières associées à un compte sont enregistrées sur la page correspondante. La mise à jour est habituellement faite chaque mois. Un point de départ important pour votre organisme de bienfaisance consiste à établir le plan des comptes, c est-à-dire une liste de tous les comptes qui seront inscrits au grand livre. Il est essentiel d établir un plan des comptes afin que votre organisme de bienfaisance puisse attribuer ses dépenses et ses revenus aux bons comptes. 6
Et l exécution d une balance de vérification La balance de vérification donne un sommaire du solde de tous les comptes de votre grand livre général à une date de clôture déterminée. Exécutée après la mise à jour du grand livre général ou le rapprochement bancaire. Il faut exécuter une balance de vérification afin de valider l exactitude du grand livre général. Les entrées du grand livre général doivent être correctes avant que vous puissiez créer des rapports comme les états financiers ou la déclaration de renseignements annuelle (T3010). La balance de vérification comprend toujours : La date de clôture de la balance de vérification Le nom de tous les comptes inscrits au grand livre Cet exemple ne comporte que quelques comptes; il y en a habituellement beaucoup plus dans le grand livre. Deux colonnes où noter le solde des comptes Les chiffres de ces deux colonnes doivent être identiques avant que vous puissiez produire vos rapports. 7
Une fois l exactitude des comptes confirmée, vous pouvez préparer vos états financiers et votre déclaration T3010 Les données peuvent être transférées directement (p. ex., dons assortis d un reçu ligne 4500) ou regroupées (p. ex., encaisse et petite caisse ligne 4100) selon les besoins. 8
L ARC exige des états financiers pour résumer vos renseignements financiers Activités financières durant votre exercice financier Revenus, dépenses et bénéfice net (état des résultats) Valeur de votre organisme à la fin de l exercice Actif, passif, actif net (bilan) Remarque : les éléments de nature non caritative sont isolés. Les comptes sont habituellement regroupés afin de simplifier la déclaration de renseignements aux organismes de réglementation, aux bailleurs de fonds, aux membres du conseil, aux donateurs et à d autres. 9
Quelles sont les conséquences pour la déclaration des activités de financement sur le formulaire T3010? 10
Quelles sont les conséquences générales pour la déclaration d activités de financement sur le formulaire T3010? Les données de financement requises pour remplir avec exactitude la déclaration de renseignements annuelle (T3010) doivent être le point de référence critique. Votre organisme de bienfaisance doit donc se poser les questions suivantes : Quelles données de financement doit-on déclarer sur la déclaration de renseignements annuelle T3010? Comment fait-on pour tenir compte des renseignements financiers propres aux activités de financement? Quels rapports d activités de financement spécialisés faut-il préparer en prévision du formulaire T3010? Quels rapports doit-on préparer pour les autres intervenants comme les bailleurs de fonds, les membres du conseil ou les donateurs? 11
En particulier, cela signifie que vous utilisez votre système comptable aux fins suivantes : Afin de déclarer vos dépenses de financement de façon adéquate : Établissez des catégories de comptes pour que les dépenses liées au financement soient isolées des dépenses d autres fonctions. Déterminez une approche raisonnable pour l attribution de la composante de financement aux dépenses multifonctionnelles (p. ex., quel pourcentage des frais de rémunération consiste en du financement? ) Déclarez le total de toutes les dépenses de financement à la ligne 5020. Afin de déclarer vos revenus de financement de façon adéquate : Les dons pour lesquels un reçu a été délivré à la ligne 4500. Les revenus pour lesquels un reçu n a pas été délivré à la ligne 4630. Ces deux lignes sont utilisées pour déterminer votre ratio de financement. Afin de faire un suivi de l information requise pour des rapports précis du formulaire T3010 : S il s agit de dons autres qu en espèces pour lesquels un reçu a été délivré vous devez remplir l annexe 5 (types et montant). Si vous avez eu recours à un collecteur de fonds contractuel plus de détails financiers sont requis, y compris l annexe 4. Cette information doit être ensuite transférée correctement dans vos états financiers et votre déclaration T3010. 12
Utilisation de systèmes comptables informatisés comme Simple Comptable ou d autres pour attribuer les revenus et les dépenses de financement sur le formulaire T3010 13
Quels sont les avantages des logiciels comptables? Meilleure exactitude moins de chances de commettre des erreurs Vous n avez à entrer la transaction qu une seule fois, à l opposé d un système manuel à double saisie qui exige parfois deux ou trois inscriptions les données qui sont à l écran ou imprimées sont plus lisibles. Systèmes grands livres intégrés Les transactions sont inscrites dans un nombre de documents comptables variés au même moment. Rapides et faciles à utiliser Écrans d entrées conçus pour faciliter la saisie de données avec des écrans formatés et des bases de données intégrées. Information à portée de la main mise à jour facile Production de rapports et de documents précis États financiers et factures rapides et précis Efficacité et professionnalisme accrus Meilleur usage des ressources et du temps du personnel Production de documents bien organisés, à jour et précis pour améliorer la gestion Les logiciels comptables grand public sont d un prix raisonnable et sont faciles à personnaliser. 14
Simple Comptable est un des logiciels de comptabilité utilisés dans le secteur caritatif Les prochaines diapositives donnent des suggestions précises sur la façon d utiliser Simple Comptable pour déclarer les renseignements financiers associés aux activités de financement sur le formulaire T3010. Veuillez noter : qu il existe d autres logiciels de comptabilité dotés de fonctionnalités semblables et que les concepts présentés ci-après peuvent facilement y être adaptés; qu il existe également divers logiciels de gestion des activités de financement qui permettent de traiter les reçus officiels de dons et les relations avec les donateurs. Bon nombre d entre eux sont vendus à un prix raisonnable et peuvent facilement être rattachés à des logiciels comme Simple Comptable. 15
Vous déterminez la structure quand vous établissez votre plan comptable Ouvrez la compagnie. Puis ouvrez votre plan comptable. C est ici que vous pouvez ajouter les comptes dont vos avez besoin pour assurer le suivi de votre organisme de bienfaisance. 16
Établissez les comptes au moyen du système de classification suivant Un numéro de compte a quatre chiffres dans Simply Accounting. Le premier chiffre indique normalement les catégories financières suivantes et les trois autres chiffres sont utilisés pour définir chaque catégorie de façon détaillée. Série 1000 Actif Série 2000 Passif Série 3000 Capitaux propres Série 4000 Revenus Série 5000 Dépenses Série 1100 Actif à court terme Série 1200 Immobilisation corporelle Série 1300 Autres actifs 1110 Compte bancaire 1120 Placements à court terme 1130 Comptes clients 17
Les comptes ajoutés à un plan de comptes paraîtront dans le grand livre général Entrez le nom et le numéro de compte. Indiquez la catégorie du compte afin de faciliter la récupération des données. 18
Envisagez d isoler les dépenses de financement dans un groupe séparé Les dépenses liées directement au financement sont énumérées dans des comptes individuels de la série 5800. Dans ce cas, le montant de la ligne 5889 (total des dépenses de financement) pourrait être transposé à la ligne 5020 du formulaire T3010, de même que la portion de financement liée aux coûts indirects et au salaire du personnel. 19
Envisagez de créer des groupes séparés pour les différentes initiatives de financement Établissez un groupe séparé pour chaque initiative de financement, par exemple : Compte 4300 : En-tête du groupe Revenus du tournoi de golf annuel 4310 Revenu de la vente des billets 4320 Revenu de l encan silencieux et des tirages 4330 Revenu des commandites et des dons 4340 Autres revenus 4399 Total des revenus du tournoi de golf annuel Compte 5400 : En-tête du groupe Dépenses du tournoi de golf annuel 5410 Dépenses de marketing et de promotion 5420 Dépenses liées au personnel et aux bénévoles 5430 Dépenses de bureau et d envoi 5440 Dépenses liées au divertissement et aux rafraîchissements 5450 Autres dépenses (p. ex., guirlandes) 5499 Total des dépenses du tournoi de golf annuel Vous pouvez ainsi déterminer le profit net de chaque activité de financement, isoler les inefficacités et comparer les résultats d année en année. 20
Dans certains cas, vous pouvez facilement attribuer la composante de financement aux dépenses multifonctionnelles Les factures peuvent être divisées dans des comptes séparés. Dans ce cas, 500 $ des coûts de location de 3 500 $ sont attribués au financement. 21
Dans les cas pour lesquels il n est pas facile de diviser les montants dans des comptes séparés (p. ex., coûts indirects et salaires), des critères raisonnables devraient être utilisés pour chaque fonction (financement, administration et bienfaisance). Par exemple : Les employés jugent qu ils passent 25 % de leur temps aux activités de financement. Les totaux des coûts indirects pourraient être ajoutés ensemble et une portion pourrait être attribuée aux dépenses de financement. Dans ce cas, 1 332 $ (25 % de 5 328 $ ) seraient considérés comme étant des dépenses de financement. Un processus similaire pourrait être utilisé pour attribuer les dépenses liées aux salaires et aux avantages sociaux. 22
Production de rapports pour le formulaire T3010 Simple Comptable a un centre de rapports qui permet la production de divers rapports. Possibilités de rapports Possibilités de rapports financiers 23
Les rapports peuvent être exportés pour en faciliter l utilisation Une fois le rapport sélectionné, vous pouvez l imprimer ou l exporter. Vous pouvez déterminer les dates du rapport (exercice financier). Les rapports sont souvent exportés vers des fichiers Excel. 24
Utilisation d un tableau de ventilation Excel Envisagez d exporter votre balance de vérification sous forme de tableau Excel, puis de le copier-coller dans un tableau de ventilation qui correspondrait à votre rapport T3010. Vos dépenses seraient ainsi attribuées à la même ligne du formulaire T3010 chaque année, ce qui en garantirait une déclaration uniforme. 25
Votre organisme de bienfaisance pourrait aussi envisager d utiliser un logiciel de gestion des activités de financement Cette copie écran donne un exemple des diverses caractéristiques d un logiciel de gestion des activités de financement. Il existe d autres logiciels semblables, dont certains sont gratuits ou vendus à un prix raisonnable, que vous pouvez utiliser pour améliorer vos processus de délivrance de reçus et vos autres interactions avec vos donateurs. 26
Pour conclure L ARC accorde beaucoup d importance à la tenue de registres financiers exacts et complets. L ACR s attend à ce que la majeure partie de vos ressources soient investies dans des programmes caritatifs plutôt que dans des activités de financement. L ARC s attend à ce que votre conseil soit au courant des présents renseignements et qu il les approuve. L ARC utilise les renseignements de votre formulaire T3010 pour déterminer votre ratio de financement. Les décisions relatives aux pratiques de financement inquiétantes, comme l achat de produits et de services auprès d un fournisseur avec lien de dépendance, ont besoin d être consignées. Ces renseignements sont essentiels à la gestion efficace de votre organisme de bienfaisance. Pour que le plan de financement de votre organisme de bienfaisance soit efficace, vous devez pouvoir analyser vos principaux indices de rendement et évaluer les coûts réels de vos activités de financement. Le temps requis pour gérer ces renseignements de façon efficace, exacte et ciblée peut être considérable si vous utilisez système de comptabilité manuel. Un logiciel de comptabilité pourrait s avérer un outil important si vous souhaitez être à la hauteur des attentes de l ARC. 27
Jetez-y un coup d œil! www.atlanticcharities.ca info@atlanticcharities.ca 1-866-753-9860 28