Implantation du plan de classification les bons coups et les aléas AQCS Commission professionnelle Services du secrétariat général et des communications
2 Plan de la conférence Structure de classification unique pour tous les formats de documents (papier et électronique) Élaboration d outils adaptés selon les clientèles La théorie des petits pas Peu de sites à la fois Petit groupe de dossiers à la fois Programme de formation Les aléas rencontrés
3 Les différents formats de documents Un plan de classification unique pour nommer et classer tous les dossiers quelque soit leur format : papier, format électronique (fichiers et même quelques catégories de courriels de nature administrative) Une seule logique de classification facilite et accélère le repérage d une information peu importe son support.
4 Les différents formats de documents Dossiers électroniques (fichiers) Prioriser l implantation du plan aux documents électroniques (plus problématique, grande quantité, plusieurs créateurs) Appliquer le plan de classification pour créer la liste des répertoires de premier niveau (arborescence)du secteur commun dans chaque unité Faciliter le repérage entre les utilisateurs Organisation selon structure logique Soutien possible par le secteur de gestion documentaire pcq système connu et documenté
5 Cas du service des ressources éducatives Problématique relevée : Tous les conseillers pédagogiques conservent sur leur répertoire personnel les documents qu ils créent Conséquences : pertes de documents après leur départ, gaspillage des ressources, manque d efficacité, éternelle recommencement des documents Viviane Laurendeau, CSMB - Secrétariat général
6 Bon coup : solution au problème du SRÉ Regroupement dans un répertoire commun de l ensemble des documents créés par les conseillers pédagogiques Application du plan de classification pour classer les fichiers par sujet (et non pas par nom de conseiller pédagogique) Viviane Laurendeau, CSMB - Secrétariat général
7 Classification des répertoires dans le répertoire commun extrait : Secteur de la gestion des document et des archives
8 Classification des courriels dans Outlook extrait : boîte de courriels de Viviane Laurendeau
9 Les différents formats de documents Pour les dossiers en format papier Regroupement physique des dossiers par activités (RH, RF, RM, Séances, etc) Création d étiquettes Création d outil de repérage des dossiers par l inscription de chaque nouveau dossier sous les rubriques du plan de classification
10 Bon coup : l outil de repérage créé par le SG Avantages d un tel outil : Permet la recherche plein texte dans le document en format électronique Permet à toute l équipe du secrétariat général l accès au document en plaçant l outil sur le répertoire commun du secrétariat général Permet l ajout de dossier à l infini sous chaque rubrique du plan de classification
11 Bon coup : l outil de repérage créé par le SG Partie commune du document 6. Organismes externes (Documentation relative aux organismes publics, parapublics, péri publics ou privés avec lesquels la Commission scolaire est en relation. On classe dans cette catégorie tout document qu on ne peut classer dans un sujet compris dans une autre catégorie et que l on désire conserver à titre d information ou de documentation) On ne classe pas dans cette catégorie les documents produits ou reçus relatifs aux contrats et ententes, locations, baux, échanges de service concernant les ressources matérielles et immeubles de la Commission scolaire. Ils se classent à 13.4 Contrats et ententes Titres des dossiers ajoutés par le SG 6.1 Gouvernement fédéral 6.1.1 Élections fédérales- 27 novembre 2000 6.1.2 Agence des douanes et du revenu du Canada CSMB organisation de bienfaisance (numéro d enregistrement) 6.1.3 Règles à suivre en période d élection- écoles- centres 6.1.4 Statistiques Canada- recensement à l école
12 Les différentes clientèles Savoir adapter les outils de diffusion du plan de classification selon les différentes clientèles : les services administratifs (un à la fois) les établissements secteur jeune les établissements secteur adulte les services de garde
13 Les différentes clientèles Buts visés: Constituer des extraits du plan de classification Commencer l implantation du plan de classification sur les dossiers les plus importants pour l unité Répondre au besoin soulevé par l unité
14 Les différentes clientèles Pour les services administratifs: Développer le plan de classification pour les dossiers propres aux activités du service Exemple : RM Immobilisation : développement d une nomenclature de sous dossier pour leur projet de construction et insertion dans le système de GID (Clé de voûte ou autre)
15 Cas du SRM - immobilisation Contexte : ouverture de plus de 200 dossiers physiques de projet de construction (incluant jusqu à 8 sous-dossiers par projet), Constats : méthode traditionnel le de création d étiquettes non efficace, répétition des mêmes dossiers par du personnel différent, beaucoup de travail manuel sans constitution d un répertoire des dossiers ouverts Viviane Laurendeau, CSMB - Secrétariat général
16 Bon coup : application du plan à une série homogène de dossiers Révision de la nomenclature des sousdossiers projets (avant-projet, plans et devis, soumission, architecte, professionnel, etc) Utilisation du système de GID pour l inscription de tous les dossiers et sousdossiers Avantages : recherche possible sur plusieurs clés de recherche, création d étiquette pour les dossiers
17 Les différentes clientèles Pour les établissements : Diffusion d un extrait du plan de classification(maintien de 74 titres sur total de 156) Encourager l enregistrement des fichiers dans un répertoire commun partagé avec la direction et le personnel de soutien
Bon coup : Liste complète des répertoires pour le classement des fichiers proposée aux établissements du secteur des jeunes 18 01.04.01_Conseil établissement 01.04.02_OPP 01.06_Réunions équipe 02.00_Ress humaines 02.01.06_Vérif ant judiciaires 02.03_Gestion du personnel 03.01_Budgets 03.04_Revenus 03.05_Dépenses 04.00_Org scolaire 05.00_Ress matérielles 06.00_Org externes 07.00_ComRII 08.00_Gestion administrative 08.02_Org administrative 08.03_Rapports administratifs 08.10_Mesures urgence 09.04_Serv part prog spéc_csmb 10.00_SCAS 10.11_Classement 10.12.04_PIA 11.00_Serv communauté 12.00_Programmes formation 13.00_Aff juridiques 14.00_Ress pédagogiques 15.00_SST 16.01_Org générale écoles 16.02_Horaires écoles 16.03_Rentrée scolaire 16.04_Encadrement élèves 16.05_Assiduité 16.06_Projets spéciaux 16.07_Vie étudiante 16.08_Act parasco_extra 16.09_Act étudiante 16.10_Interv policières 17.00_Paie
19 Les différentes clientèles Pour les services de garde: En annexe au Guide de gestion des documents pour les services de garde, ajout d une annexe fournissant la liste de tous les titres de dossiers extraits du plan de classification avec référence aux délais de conservation
20 Bon coup : outil de diffusion du plan de classification adapté pour les services de garde 8 GESTION ADMINISTRATIVE/ORGANISATION 8.2 Organisation administrative - organisation d activités spéciales, lettres (Calendrier de conservation Règle-délai : -) Année courante + 2 ans Destruction 8.2.2 Orientation et planification - planification hebdomadaire des éducateurs (Calendrier de conservation Règle-délai : -) Année courante + 2 ans Destruction 8.2.5 Règles, normes et procédures - guide de gestion des documents (Calendrier de conservation - Règle-délai : 108-03) 8.3.1 Rapports périodiques - Rapports d étape (situation financière) (produits seulement à la demande des services de garde) (Calendrier de conservation Règle-délai : 123-02) 8.3.5 Rapports de vérification interne - visite des vérificateurs (Calendrier de conservation - Règle-délai : 113-03) 8.9.6 Assurance des élèves (rapports d accident) (original transmis au secrétariat général) (Calendrier de conservation Règle-délai : 125-03) Jusqu à renouvellement Année courante + 2 ans Année courante + 2 ans Année courante + 2 ans Destruction Destruction Destruction Déchiquetage
21 Théorie des petits pas Un service administratif à la fois Quelques établissements à la fois comme sites pilotes au début BUTS : Ajuster les outils au besoin Définir les meilleures méthodes d implantation Offrir un meilleur soutien de la part de l équipe du secteur de la gestion documentaire Assurer une meilleure satisfaction de l unité
22 Théorie des petits pas Dans un premier temps : Pour les dossiers les plus significatifs de l unité Choix des dossiers : Les plus souvent consultés ou demandés Les dossiers à longue conservation (voir le calendrier de conservation) Les dossiers essentiels Les dossiers propres à l unité
23 Théorie des petits pas Buts : Sécuriser la conservation des documents les plus importants pour la commission scolaire Inclure les documents les plus souvent demandés Réduire la durée d implantation Développer le réflexe du classement (et de la recherche) des dossiers par sujet
24 Savoir documenter Fournir en annexe au plan de classification un index alphabétique des titres avec référence à la cote Avant l implantation du plan dans le répertoire commun, effectuer une copie de la liste des répertoires avant l implantation (via l option des imprimes écrans) pour créer un outil de repérage titre avant titre après
25 Bon coup : Créer un index alphabétique des titres de rubriques
26 Programme de formation Objectifs : Former dans un court délai l ensemble des unités administratives (services et établissements)à raison d une personne par unité pour qu elle puisse implanter la classification dans son milieu Fournir toutes les consignes pour que la personne soit capable de procéder à l implantation sans la présence d un membre de la gestion documentaire
27 Programme de formation Option - Formation traditionnelle : Avantages : permet aux participants de poser les questions en direct, permet au formateur d adapter le cours selon le degré de compréhension des participants Désavantages : maintenir l offre de service de la formation pour le nouveau personnel, obliger le personnel à sortir de leur milieu, voir à leur remplacement
28 Programme de formation Option - Formation Web Avantages : accessible en tout temps, permet la formation dès l arrivée en poste du personnel, horaire flexible, aucun déplacement du personnel de soutien Désavantages : Coût de développement des capsules, développer outil d évaluation, s assurer que le personnel sera libéré le temps de la formation
29 Les aléas Pour rejoindre les services administratifs : La (non) disponibilité du personnel Trouver le bon moment dans l année le «trou» plus tranquille Partie de solution : profiter d un problème particulier pour s introduire Ex : Immobilisation : ouverture de nombreux dossiers
30 Les aléas Pour rejoindre les établissements : La (non) disponibilité de la personne Grand enthousiasme au début mais par la suite Instabilité du personnel de soutien (absences, maladie, )
31 Dangers Vouloir englober la totalité des dossiers ou des fichiers trop long, découragement, risque d abandon du système, insatisfaction des unités Confusion, insécurité et perte de fichiers : si on oublie de créer des outils de transition entre classement des fichiers avant et classement nouveau Absence de consignes sur l appellation des fichiers
32 En conclusion L investissement en vaut la peine! Une fois que c est fait, c est très facilitant Un atout considérable pour le responsable de la gestion des demandes d accès
33 Merci de votre attention! Du succès dans vos projets d implantation!