Rapport annuel BCU Lausanne 2016
Lorsqu une chose évolue, tout ce qui est autour évolue de même. Paulo Coelho L Alchimiste
Table des matières Table des matières 4 Introduction 7 Les points forts de la BCU Lausanne en 2016 8 Site Unithèque 8 Site Riponne 9 Site Internef 10 Site Provence 11 Site HEP Vaud 11 Site Renens 12 Chiffres-clés 2016 14 Services au public 16 Prêt sur la collection imprimée 16 Site Unithèque 16 Site Riponne 16 Site Internef 16 Site Provence 17 Site HEP Vaud 17 Prêt entre bibliothèques 17 Accueil et renseignements 18 Site Unithèque 18 Site Riponne 18 Formation des usagers 19 Sites Unithèque et Internef 19 Site Riponne 19 Site Provence 20 Site HEP Vaud 20 Site Renens 20 Numérisation 20 Numérisation interne BCUL 20 Numérisation externalisée 20 Développement des collections 23 Collections académiques imprimées 23 Monographies 23 Dons 23 Thèses et échanges 24 Collections à destination du grand public 24 Collections numériques 25 Bases de données 25 E-journals 27 E-books (dont electure) 28 PérUnil et ebooksunil accès aux collections commerciales ou en Open Access 30 Collection UNIL-CHUV sur SERVAL 30 Scriptorium 31 Publications en série 31 Collections patrimoniales 32 Dépôt légal 32 Documentation vaudoise 32 Manuscrits 32 Réserve précieuse 33 Intégration des fonds de la FVPS 33 Collections numériques patrimoniales (CoNPa) 33 Collections musicales 33 Collections cinématographiques 34 Collections BCUL site Provence 34 Collections BCUL site HEP Vaud 34 Conservation du patrimoine 37 Reliure et restauration du livre 37 Reliure externe 37 Politique PAC 37 COSADOCA 37 Coordination des bibliothèques scolaires 39 Structure et organisation 39 Conférence plénière des bibliothèques scolaires vaudoises 40 Assemblée annuelle des bibliothèques scolaires vaudoises 40 Activités courantes de la Coordination des bibliothèques scolaires 41 Projets de construction de nouvelles bibliothèques 41 Inaugurations 41 Réorganisation de structures 41 Recrutement 41 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Mandats de prestations et convention 41 Promotion et communication 41 Accès des élèves à une bibliothèque 41 Evolution des indicateurs 42 Le réseau des bibliothèques scolaires en quelques chiffres 42 Les bibliothèques scolaires vaudoises dans RERO/Renouvaud 42 Réseau romand et réseau vaudois 44 Projet Renouvaud 44 Organisation et méthodologie 44 Livraison de l environnement de pré-production 44 L harmonisation des pratiques de prêt 45 Communication 45 Lancement 45 Mise en place du réseau 45 Catalogage et indexation 46 Coordination Renouvaud 46 Intégration de nouvelles bibliothèques 47 Bibliothèques du REseau Vaudois (BREV) 47 Commission technique PRIMO 47 Commission technique Indexation 47 Commission technique Prêt interbibliothèques 47 Commission technique Acquisitions 48 Commission technique Catalogage 48 Commission technique Prêt 48 Groupe Bulletinage 48 Finances et infrastructures 60 Finances 60 Comptes 2016 60 Infrastructures 66 Groupes, commissions, relations extérieures 67 Conclusion 71 Index des principaux sigles 72 Contacts 73 Services administratifs 50 Informatique 50 Communication 50 Communication web et site web 50 Manifestations culturelles 50 Expositions et présentations thématiques 51 Collection photographique 51 Ressources humaines 52 Organigrammes 52 Personnel au 31 décembre 2016 54 Formation continue des collaborateurs 58 BCUL formatrice 59 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
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Introduction Comme les années précédentes, la BCU Lausanne a évolué durant l année 2016 dans un contexte en forte et rapide mutation. La publication scientifique progresse non seulement vers le «tout électronique», mais aussi vers l Open Access, objectif clairement annoncé par la Commission européenne dans le cadre du programme Horizon 2020. Suivre la cadence est, pour toutes les bibliothèques, un grand défi. La BCU Lausanne l a relevé en 2016 par la reprise de la gestion du réseau vaudois des bibliothèques hors de RERO et la ré-informatisation de ce réseau Renouvaud par le passage de toutes ses bibliothèques membres sur le nouveau SIGB Alma d Ex Libris. Malgré un planning extrêmement serré, la BCU Lausanne a réussi le tour de force d implémenter le produit dans les délais impartis. Le 22 août 2016, 120 bibliothèques vaudoises ont commencé à travailler comme prévu sur un nouveau système bibliothécaire basé sur le cloud, intégrant toutes les ressources imprimées et numériques acquises et mises à disposition par les bibliothèques vaudoises, ainsi que toutes les publications scientifiques en Golden Road Open Access du monde entier. Dans cette optique, la ré-informatisation du réseau vaudois arrive à point nommé pour permettre aux acteurs vaudois d expérimenter la nouvelle technologie cloud based. Car dans un tel système, tout ce qui est publié en Golden Road Open Access apparaît immédiatement, c est-à-dire sans catalogage préalable par les bibliothécaires, dans le catalogue Renouvaud tout comme dans les catalogues de tous les autres utilisateurs d Alma à travers le monde. On peut, par exemple, le découvrir par une recherche dans le catalogue Renouvaud, des publications des presses universitaires européennes ayant déjà basculé leurs publications en Golden Road Open Access, comme UCL Press ou les Presses universitaires de Stockholm. Aux acteurs vaudois d en tirer maintenant profit et d utiliser Renouvaud à leur avantage. Reste que ce n est qu un début. Le passage de la lecture d imprimés à celle de la lecture de documents numériques demeure un défi existentiel pour toutes les bibliothèques mais pour les bibliothèques scientifiques en premier lieu. Depuis plusieurs années, l essentiel des budgets d acquisition des grandes bibliothèques scientifiques européennes est investi dans des ressources électroniques, c est-à-dire des bases de données, qui se sont substituées aux encyclopédies, des e-journals, qui ont remplacé les périodiques imprimés, et des e-books. Le succès de ces ressources ne se dément pas, les indicateurs d utilisation dans ce rapport annuel le montrent. Et ce développement est loin d être terminé. Comme le marché de ces ressources électroniques est à tendance monopolistique et que les prix de certains prestataires globaux continuent à prendre l ascenseur, le mouvement Open Access entre lui aussi dans une phase critique, raison pour laquelle le sujet est à l agenda européen pour 2020. Or, 2020 c est demain. Swissuniversities a suivi le mouvement en développant, en 2016, une stratégie Open Access prévoyant un basculement de la publication scientifique suisse en Open Access à l horizon 2024. Cette date est un peu plus lointaine, et sans doute plus réaliste, mais le défi reste toujours aussi considérable. Quel sera le rôle des bibliothèques dans moins de dix ans, dans un univers où la publication scientifique se fera presque exclusivement de manière numérique, et sous un business model inversé? Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 7
1. Les points forts de la BCU Lausanne en 2016 Site Unithèque Le site Unithèque de la BCUL, dont la mission est le développement des collections de recherche et d enseignement pour la communauté universitaire lausannoise, a vécu une année baignée de la douce lumière du lac et a assuré le courant normal, à savoir l accueil de plus d un million de visiteurs, la mise à disposition de ses collections sous différentes formes telles qu un libre-accès de 350 000 titres constamment actualisés, la consultation à distance et en tout temps des ressources numériques grâce à l activation de licences auprès des éditeurs (permettant l accès aux ressources sans même devoir passer par les outils documentaires de la BCUL) ou le prêt de plus de 100 000 documents physiques. Mais l année a également été marquée par des projets et évolutions caractérisés par quelques acronymes explicités ci-dessous. 2016 a été pour le projet d extension physique du site Unithèque (EXT UTQ) une année de contrastes. Il a passé de l enthousiasme créatif, durant la phase d avant-projet aboutissant à une concrétisation de qualité d une idée architecturale forte, au doute concernant les conditions-cadres et notamment le cadrage financier, dépendant entre autres d une détermination du Secrétariat d Etat à la formation, la recherche et l innovation (SEFRI) au titre de la Loi fédérale sur l encouragement et la coordination des hautes écoles (LEHE). La détermination de réaliser une bibliothèque de qualité malgré les contraintes et la recherche d importantes mesures d économies a finalement conduit au soulagement, en fin d année 2016, avec la validation par le comité de pilotage du projet (CoPil) de l avant-projet et la perspective d ouvrir le chantier mi-2018, pour livrer le bâtiment fin 2020. Dans le cadre de la ré-informatisation du réseau vaudois par le projet Renouvaud, il aura fallu, outre le professionnalisme de l équipe de projet, un engagement important des professionnels du site Unithèque, principale bibliothèque scientifique du réseau et, à ce titre, prédestinée à fournir l expertise métier pour les efforts d information, de formation, de paramétrage et de résolution des inévitables erreurs de jeunesse de l outil. Cela a grincé, coincé et transpiré, mais l outil a pu être mis en service à la mi-août 2016, sans panne majeure. Il reste toutefois encore d importants efforts à fournir avant que le SIGB choisi (Alma d Ex Libris) ne déploie tous les effets positifs attendus. Acquérant les ressources numériques pour le compte de l UNIL, le site Unithèque de la BCUL est aussi fortement engagé dans la réforme actuellement en cours du droit d auteur suisse (intellectual property right, IPR). Un important travail de lobbying a été entrepris pour créer des conditions-cadres favorables pour une pratique des nouvelles formes de recherche data science. Une intervention forte et coordonnée, entre autres de la BCUL, de l association suisse des bibliothèques BIS et du Canton, dans le cadre d une révision insatisfaisante du droit d auteur fédéral, a été couronnée de succès. Il a ainsi été possible que la problématique de text and data mining (TDM) soit prise en compte par le SEFRI et le FNS, avec la formulation d un objectif spécifique dans la stratégie nationale Open Access. Finalement, un lobbying actif au niveau du droit européen par le biais du groupe de travail copyright de l association européenne des bibliothèques d enseignement et de recherche (LIBER), avec les mêmes objectifs, commence à porter ses fruits. La BCUL site Unithèque a participé activement à la maturation du discours sur l Open Access, notamment dans le cadre d Arbeitskreis Open Access de la conférence des bibliothèques universitaires (AKOA), acteur central de la formulation de la stratégie nationale. Il faut toutefois faire le constat d un positionnement relativement défensif des institutions qui attendent de voir quelle solution dominante émergera du marché. Il est à relever que de nombreuses questions restent ouvertes dans ce domaine : si une transition complète de l édition commerciale vers l Open Access doit avoir lieu un jour, il s agira de définir le garant du processus de qualité des contenus publiés, indispensable à la diffusion des résultats de la recherche, aujourd hui principalement assuré par les mécanismes de peer review. Qui assumera les coûts de pérennisation des contenus? Qui portera les coûts et assurera les mécanismes de valorisation des contenus? Le discours est actuellement centré sur certains coûts apparents (le prix des licences et abonnements ou celui des infrastructures Open Access) occultant ainsi l émergence d une analyse sur des modèles économiques alternatifs. La vraie question à résoudre est au fond celle de l optimisation de l efficience du dialogue scientifique qui consiste à assurer une diffusion et par conséquent un accès pour tous, rapide et aisé de résultats scientifiquement validés. Dans le domaine du Linked Open Data (LOD), un suivi de l évolution des technologies du web sémantique et de son impact à terme sur la diffusion des connaissances et, notamment, celle des publications scientifiques ou des données primaires a été assuré. Le constat s imposant dans le domaine est celui de l entrée en force de la technologie 8 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
linked data dans un contexte de production en bibliothèques, à l exemple de la démarche des principales bibliothèques de recherche américaines : LD4P linked data for production. Le site Unithèque a également assuré le développement local de solutions ad hoc pour assurer une évolutivité possible des solutions logicielles sous-tendant les services bibliothéconomiques proposés par la BCUL. La fin de l année 2016 a été marquée par la triste apparition du terme alternative facts. La BCUL se joint à la communauté des bibliothèques scientifiques pour rappeler l importance pour une société démocratique, basée sur la confrontation libre des idées, du respect de ce que l on pourrait appeler la tyrannie des faits. Ce concept qui, lié au principe de reproductibilité, est une condition sine qua non de la démarche scientifique est aujourd hui battu en brèche par certains. Dans ce contexte, les bibliothèques scientifiques entendent jouer leur rôle comme lieu de conservation de la mémoire collective, hors de portée des tentations de réécritures idéologiques. Site Riponne Au sein du projet Renouvaud, les collaborateurs du site Riponne ont largement participé à la formation de l ensemble des professionnels du réseau vaudois, ainsi qu aux groupes de travail, puis à l adaptation des processus de travail et des pratiques liés au nouvel SIGB, aussi bien dans le cadre du circuit du document que dans celui des services au public. Comme cela était prévisible, un fort travail d accompagnement des usagers a été nécessaire à partir du 22 août. L entrée en vigueur d Alma et du nouveau réseau Renouvaud a, en effet, suscité de nombreuses questions de la part du public. Le principal objectif de la BCUL site Riponne fut, en 2016, l élaboration du concept pour le projet Collections numériques patrimoniales (CoNPa), lancé en 2015. Son but est d offrir un point d entrée unique à toutes les collections spéciales de la BCUL et de permettre au Dépôt légal numérique de disposer d un dépôt pérenne. Sa réalisation complexe nécessite de synthétiser des besoins de nature différente. Que ce soit pour collecter de manière automatisée les rapports d activité des entreprises du canton, pour gérer les bases de données biographiques de la Documentation vaudoise ou pour inventorier les fonds des Archives musicales ou du service des Manuscrits, CoNPa a pour vocation de faire du tout-en-un documentaire. Une grande partie de l année 2016 a été consacrée à trouver une solution pour l hébergement des données des futures collections numériques. La pré-migration des bases existantes vers un serveur SQL a été chiffrée dans le cadre de Renouvaud et réalisée, ainsi que la définition des besoins en métadonnées des services inclus dans le projet. Un autre objectif 2016 concernait la rationalisation des flux entre le Dépôt et Abri des biens culturels de Lucens (DABC) et le site Riponne de la BCUL, qui en est le principal utilisateur à la BCUL. En avril 2016, l inventaire au DABC Lucens a été réalisé. Des «Lignes directrices pour la gestion du DABC Lucens», qui permettent de poser les premières pierres de ce chantier au long cours, ont été rédigées. Un troisième objectif visait à optimiser l agencement de l entrée du site. Ainsi, l entrée de l Agora a été pourvue d un choix de meubles colorés et originaux afin d en faire un lieu de pause et de lecture convivial pour les usagers. L espace musique a également été repensé afin de promouvoir l ensemble des collections musicales et d offrir aux usagers la meilleure utilisation possible des ressources offertes. Grâce à une collection large et diversifiée (6 756 livres, 5 862 partitions et 929 DVD de musique classique, 2 178 livres, partitions et DVD consacrés aux musiques actuelles et une trentaine de revues spécialisées), ce lieu permet désormais au lecteur de développer son esprit de découverte en explorant d autres musiques et d autres compositeurs, en élargissant ses connaissances du répertoire, et son horizon musical. Un piano numérique et des logiciels d écriture musicale complètent l offre. En parallèle, l exposition De SI de LA. Vaud, croisées musicales, a eu lieu du 19 mai au 17 septembre 2016 dans le hall d entrée du site Riponne de la BCUL. Elle présentait des documents provenant des trois collections musicales du site, des manuscrits, des photographies, des documents inédits, des livres, des disques et des partitions (de labels et éditeurs vaudois), mais aussi une bande-son qui a accompagné les visiteurs tout au long de la visite et des postes d écoute. Un ordinateur donnait accès à la base de données des musiciens et des éditeurs de musique vaudois et à Wikipédia qui met désormais à disposition les quelque 500 articles de la base de données BCUL des musiciens vaudois. Le site Riponne a en outre contribué au Concours Radio fic- Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 9
tion. Une séance d écoute et de présentation «Ecoutez voir» a eu lieu le 6 octobre à l aula du Palais de Rumine, suivie les 20 et 27 novembre d ateliers d écriture et de technique radiophonique. Plus d une centaine de personnes se sont inscrites. Le site Riponne de la BCUL a également réfléchi en 2016 au développement d une pratique de crowdsourcing en direction du grand public. Le principe validé est de mettre en place une pratique à trois niveaux (numérisation, collecte, tâches collaboratives) en lien avec la Fête des Vignerons de Vevey qui aura lieu en 2019. Site Internef La BCUL site Internef met à disposition la documentation nécessaire à l enseignement supérieur dispensé par les Facultés de droit et des HEC. A ce titre, elle a inscrit en 2016 quelque 600 nouveaux usagers, acquis 1 962 nouveaux ouvrages, catalogué plus de 5 700 documents, équipé plus de 3 000 documents, accueilli environ 413 000 usagers, effectué plus de 62 000 prêts et répondu à quelque 13 000 demandes d information. Le site Internef soutient la recherche dans les domaines du droit et des sciences économiques. A ce titre, il a validé quelque 600 notices SERVAL. La bibliothèque a aussi une mission pédagogique : en 2016, elle a formé à la recherche documentaire 96 étudiants en 1 re année Bachelor en droit. Le site Internef offre également une infrastructure moderne et des espaces de travail de qualité. Tout au long de l année, la BCUL site Internef a suivi et soutenu l élan Renouvaud. Tous les collaborateurs ont participé de près ou de loin au projet : les uns ont collaboré aux groupes de travail, les autres ont assuré les remplacements et les permanences au guichet du prêt et information. Tous ont suivi les formations à Alma et Primo en démontrant une formidable motivation pour parvenir en un temps record à utiliser le nouveau système et à offrir des prestations de qualité aux usagers. Malgré la charge de travail imposée par Renouvaud, les collaborateurs ont continué leurs activités de développement des collections et mis à disposition de nouvelles ressources imprimées et numériques à un rythme soutenu. En ce qui concerne les services publics, ils ont aidé, renseigné, formé les usagers, alors qu ils découvraient encore le nouvel environnement informatique. La sortie de RERO change le positionnement de la BCUL site Internef au sein du réseau pour le catalogage des documents juridiques car il ne peut plus se reposer sur les compétences de bibliothèques juridiques telles que celles du Tribunal fédéral ou des Facultés de droit de Genève ou Neuchâtel. Désormais, la qualité des notices Renouvaud dépend en priorité de la BCUL site Internef. De même, dans RERO, la BCUL site Internef participait au dépouillement des revues juridiques suisses. Quitter RERO signifie ne plus pouvoir bénéficier de ce travail partagé. Le site Internef n a pas les forces de travail nécessaires pour compenser cette perte. Le passage au numérique va résoudre cette question, dans la mesure où l outil Alma propose des métadonnées au niveau des articles. Cependant, comme la publication juridique reste pour l instant encore très liée au support papier, ce secteur ne profite encore que peu de ces développements. Depuis novembre 2016, la BCUL site Internef indexe les documents juridiques dans Alma avec Jurivoc, thésaurus développé par le Tribunal fédéral. Ce langage d indexation est le plus adapté pour le droit suisse. Même s il reste des problèmes techniques à résoudre en 2017, les collaborateurs sont cependant satisfaits de pouvoir utiliser le thésaurus Jurivoc, qui représente une immense plus-value pour les utilisateurs des bibliothèques juridiques de Renouvaud. Depuis février 2016, le système de gestion des réservations des salles de travail en groupe, développé par le Centre informatique de l UNIL, est fonctionnel. Chaque membre de la communauté universitaire a la possibilité de réserver une salle de travail sur le site web de la BCUL, pour une durée maximale de quatre heures par jour et pour un groupe formé d au minimum deux personnes. L accès à la salle de travail est alors possible grâce à une serrure électronique. Les salles de travail en groupe connaissent un franc succès : elles sont réservées tous les jours, souvent dès les premières heures d ouverture de la bibliothèque. Les usagers sont également satisfaits de pouvoir réserver en ligne leur espace de travail en groupe de manière parfaitement autonome. Le magasin de sciences économiques a été complètement réaménagé : un premier compactus, légué par l ancienne Bibliothèque de biologie, a été installé dans l ancien local Walras-Pareto. Deux nouveaux compactus ont été commandés à l entreprise Compactus & Bruynzeel AG. La capacité de stockage du magasin de sciences économiques a presque doublé, passant de 876 à 1 450 mètres linéaires. Le projet de densification de l ensemble des magasins de la BCUL site Internef est ainsi achevé. 10 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Site Provence Ouverte depuis la rentrée scolaire 2013, suite au mandat confié à la BCUL par le Département de la formation, de la jeunesse et de la culture (DFJC), la BCUL site Provence donne accès aux ressources nécessaires à l enseignement des disciplines dispensées par le Gymnase Provence. Grâce à ses prestations, son espace de travail et de lecture, la bibliothèque est un lieu fréquenté par les élèves et les enseignants. La mission principale de la BCUL site Provence est d accueillir et renseigner le public de l établissement scolaire. En 2016, la bibliothécaire a fourni 363 renseignements sur place et à distance. Les demandes les plus fréquentes concernent les modalités de prêt (24%), suivies par des questions liées à la recherche documentaire (19%) et des conseils informatiques (14%). Les services au public ont été complétés par une offre diversifiée de formations permettant à 239 élèves de découvrir la bibliothèque et de s approprier des techniques de recherche d information utiles à la réussite de leurs études. L implémentation et l assimilation du nouveau SIGB Alma de Renouvaud ont demandé un engagement conséquent de la part du service. Courant 2015, des démarches avaient été entreprises pour assurer la pérennisation du site. Dans cet esprit, l année 2016 a permis de consolider des objectifs pour la bonne gestion de la bibliothèque. Durant la première partie de l année, la politique documentaire ainsi qu un document cadre pour la formation des gymnasiens ont vu le jour. Ce document de référence a été conçu afin de présenter l offre des formations proposées aux élèves et s adresse aux professionnels de l école. Sa vocation étant de formaliser les pratiques en vigueur concernant les collections de la bibliothèque, la politique documentaire a, quant à elle, été explicitée et soumise à la Coordination des bibliothèques scolaires. Inspirée par les grandes lignes existant à la BCUL, elle décrit les axes de gestion en ce qui concerne les acquisitions, le traitement et la conservation du fonds documentaire. Le projet de mise à jour de la signalétique, commencé en 2015, a été finalisé grâce à la collaboration du service Communication qui a élaboré une ligne graphique favorisant l orientation des lecteurs. Les lecteurs peuvent désormais partager leurs coups de cœur à l aide de fiches mises à disposition à l accueil. Elles peuvent être annotées et glissées dans les livres à l instar de petits signets. L objectif de cette initiative est de partager les enthousiasmes et de faire naître le plaisir de la lecture auprès d autres élèves. Site HEP Vaud L objectif annuel principal du site était la réalisation d une enquête sur les besoins et comportement des usagers. La bibliothèque a reçu l appui du Centre de soutien à l enseignement (CSE) de la HEP Vaud, qui a été chargé de faciliter la mise sur pied de l enquête auprès des utilisateurs de la BCUL site HEP Vaud. L enquête en ligne a été envoyée par courriel à 2 953 personnes, soit l ensemble des étudiants, du corps enseignant et du personnel administratif et technique (PAT). Quelque 184 réponses (6.2%) ont été reçues, ce qui est peu, mais ces réponses expriment le point de vue des différentes catégories d usagers. De très nombreuses remarques ont été faites dans les questions ouvertes et les entretiens individuels qui ont suivi. Les usagers qui se sont exprimés sont globalement satisfaits de la bibliothèque. Néanmoins, les remarques concernent les heures d ouverture, estimées trop restreintes, le nombre insuffisant de places disponibles dans la bibliothèque, et le bruit occasionné par le mobilier (les chaises sur le sol), sur le parvis et au bureau du prêt. La collection physique est modérément utilisée, mais globalement appréciée. Il en est de même pour la collection numérique, mais elle est encore mal connue. La majorité des répondants a en outre relevé l utilité des formations. Une question ouverte, à la fin du questionnaire, invitait les usagers à décrire quelle serait leur bibliothèque idéale. Celle-ci serait grande, bien aérée, confortable, silencieuse, lumineuse, chaleureuse, avec de nombreuses places de travail et de consultation, des fauteuils confortables pour lire la presse et des espaces dédiés au travail en groupe. Une bibliothèque ouverte le soir, les week-ends, les jours fériés et, pourquoi pas, 24h/24h, 7 jours sur 7. Ces remarques montrent qu en dépit du nombre toujours plus important de ressources en ligne, la bibliothèque reste un lieu fondamental de travail et de partage. L autre point fort de l année 2016 a été les manifestations, présentations et formations organisées autour des ressources électroniques et du catalogue Renouvaud. Pour mémoire, la Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 11
HEP Vaud a accès depuis deux ans aux mêmes ressources électroniques que l Université de Lausanne, ce qui représente un très grand corpus. Pour mieux les faire connaître, deux manifestations ont été organisées autour de Renouvaud, le catalogue intégrant les ressources électroniques étant désormais le moyen le plus simple et le plus direct pour interroger de manière transversale toutes ces ressources. Ces nouvelles possibilités ont d abord été présentées au corps enseignant et au personnel de la HEP Vaud par la directrice de la BCUL. Fin novembre 2016, deux manifestations supplémentaires à destination des étudiants ont été mises sur pied. Les informations ont été relayées sur les écrans de la HEP Vaud et dans la revue de presse hebdomadaire de la HEP Vaud. Parallèlement, en plus des formations habituellement données aux étudiants, de nombreuses présentations aux Unités d enseignement et de recherche (UER), ainsi que diverses présentations individuelles à la carte ont été proposées. Site Renens Au sein du Centre d Enseignement postobligatoire de l Ouest Lausannois (CEOL), le Gymnase de Renens (GYRE) va accueillir le prochain site BCUL qui ouvrira officiellement à la rentrée scolaire d août 2017. La BCUL site Renens permettra de répondre aux besoins des élèves et enseignants en termes de recherche documentaire, de lecture scolaire et de loisirs ainsi que d espaces de travail. Une collection généraliste à l image de celle constituée pour la BCUL site Provence offrira un accès à des documentaires et à de la fiction sous forme imprimée et audiovisuelle, tout en proposant également des accès à des contenus numériques par le biais des postes de consultation BCUL. Un poste de bibliothécaire-documentaliste scolaire à 20% est dédié à l organisation de ce site et à la mise en place de son fonds documentaire. Les forces de travail seront renforcées courant 2017 en vue de l ouverture du site au public. Fin 2016, les locaux ont été terminés et équipés du mobilier nécessaire pour accueillir la future collection, notamment avec un libre-accès pourvu de 472 mètres linéaires de rayonnages. L espace public se découpe en différentes zones pour le travail en groupe ou individuel, et comprend aussi un secteur dédié aux places de travail informatisées. Au total, ce sont 63 places qui seront à disposition des élèves et enseignants du gymnase. Un bureau d accueil et de prêt a été réalisé sur mesure pour ce site et une borne de prêt automatique sera mise à disposition des usagers leur offrant une plus grande autonomie dans l utilisation des collections. Un bureau destiné au personnel de la BCUL permet une organisation du travail distinguant les tâches de front-office de celles de back-office. Le Gymnase de Renens est en fonction depuis la rentrée d août 2016 et forme des gymnasiens dans trois filières : l Ecole de maturité, l Ecole de culture générale et l Ecole de commerce. Trente classes environ fréquentent l établissement depuis la rentrée scolaire. Afin que ces élèves puissent profiter sans tarder de la richesse du réseau Renouvaud, il a été décidé de commencer à former les élèves de première année avant l ouverture officielle de la bibliothèque, en profitant de la présence de la bibliothécaire sur les lieux. Cela leur permet de se familiariser avec le réseau des bibliothèques vaudoises et d exploiter les nombreuses ressources, notamment électroniques, à leur disposition via le catalogue Renouvaud. Sur le long terme, un programme de formation sera établi sur le modèle du site Provence, dans le but de répondre aux besoins des élèves selon l évolution de leur cursus au sein du gymnase. Les premiers contacts avec le public du gymnase sont très encourageants. Les enseignants se montrent enthousiastes et curieux concernant le développement de la BCUL site Renens. Du côté des élèves, les formations dédiées aux premières années démontrent un intérêt certain du public cible qui attend avec impatience l ouverture officielle des lieux. Les élèves émettent certaines préférences en termes de types de documents qu ils souhaiteraient pouvoir trouver dans leur bibliothèque et se projettent d ores et déjà en tant qu usagers. Finalement, un échange régulier a été instauré avec un doyen de l établissement afin de coordonner l organisation de la bibliothèque avec les différents acteurs du gymnase. Il sera important de maintenir et renforcer cette collaboration dans le but de proposer des collections et services qui répondent au mieux aux attentes des usagers. Profitant de l expérience de la BCUL site Provence, le développement du site Renens bénéficie de plusieurs documents cadres, notamment concernant la politique documentaire ou encore la formation des gymnasiens, ce qui lui permet de disposer de bases solides pour construire son offre de services. Un premier lot d acquisitions a pu être effectué fin 2016 : 262 ouvrages ont été acquis et viendront prendre place sur les 12 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
rayonnages de la BCUL site Renens. Un budget d environ CHF 8 000.- a été dépensé à cette occasion. Une sélection d ouvrages essentiels de différentes disciplines ainsi que de nombreux titres en littérature française ou étrangère composent cette première partie du fonds documentaire. Celui-ci sera complété durant l année 2017 en suivant les principes édictés dans la politique documentaire en usage pour la BCUL sites Provence et Renens. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 13
Chiffres-clés 2016 BCU Lausanne 2016 (2015) Site Riponne Site Unithèque Site Internef Site HEP Vaud Site Provence B4 Utilisateurs actifs 29 134 (24'157) B5 Fréquentation (nombre de visites) 1'808 374 (1'756'066) 259 416 1'098 563 413 057 34 338 3 000 D14 Points de desserte 5 (5) 1 1 1 1 1 D15 Surface d exploitation (m 2 ) 22 960 (22'960) D16 dont surface publique (m 2 ) 9 606 (9'606) D17 Places de travail publiques 1 644 (1'640) 243 867 460 37 37 D18 dont places de travail informatisées D20 Durée d ouverture annuelle (jours) D21 Durée d ouverture hebdomadaire (heures) D22 Collections en libre-accès (unités physiques) 100 (100) 25 50 13 4 8 347 (343) 289 347 293 225 175 105 (105) 79 105 80 45 15.4 666 426 (667'819) 70 899 465 547 84 758 42 724 2 498 D23 Collections de référence 610 768 (608 898) 367 436 178 480 45 924 644 51 F37 Offre totale 10'819 338 (8'021 699) F43 Documents audiovisuels 77 088 (81 382) 52 450 21 800 0 2 590 248 F45 Journaux et périodiques électroniques disponibles en ligne F45a dont journaux et périodiques électroniques disponibles en ligne sous licence F47a Bases de données disponibles en ligne 44 208 (50'338) 33 346 (39 786) 275 (160) F47b e-books disponibles en lignes 95 633 (160'392) F47c documents audiovisuels digitaux disponibles en ligne F47d Documents numériques individuels disponibles en ligne 12 285 (3'856) 128 371 (192'357) G59 Total prêts 685 700 (626 394) G60 dont prêts envoyés à d autres bibliothèques G61 dont prêts reçus d autres bibliothèques G63 Total utilisation de doc. spéciaux ou précieux G70 site web de la bibliothèque (nombre d accès) G71a bases de données (nombre de fichiers de données consultés) G71b e-books (nombre de téléchargements) 8 686 (11'235) 9 962 (12'378) 14 906 (13'000) 585 557 (548'679) 13 560 008 (15 588'936) 149 982 (193'451) G72a journaux/périodiques électroniques (nombre de téléchargements) 1'725 359 (1'665'106) 14 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 15
2. Services au public Prêt sur la collection imprimée Site Unithèque A l image de la BCUL, les membres de l équipe du prêt ont vécu une année 2016 marquée par l adaptation aux changements et la prise en main de nouveaux outils professionnels. Que ce soit directement au guichet, par téléphone, ou via le courrier électronique, ils ont répondu aux nombreuses questions des usagers après le démarrage de Renouvaud. Ce faisant, ils ont contribué à l accompagnement des utilisateurs dans la période délicate où ces derniers cherchaient à prendre leurs marques dans le nouveau système. En parallèle, ils ont continué à assurer la mise à disposition dans l heure de la très grande majorité des documents en provenance des magasins. En 2016, les portes de la BCUL site Unithèque ont été ouvertes de 8h à 23h pendant 347 jours. Pendant cette période, le nombre de visites, en constante augmentation, s est élevé à 1 098 500 (+5,9%). En revanche, les prêts physiques ont connu un recul significatif : environ 119 000 prêts au guichet (145 000 en 2015) et 30 500 prêts à la borne d emprunt automatique (37 000 en 2015). Les chiffres des années à venir permettront de confirmer ou d infirmer cette tendance à la baisse. Cette diminution des prêts physiques est largement compensée par l augmentation de l utilisation de la collection électronique. L équipe du prêt est actuellement composée de dix-sept personnes. Neuf collaborateurs s occupent du prêt et des magasins (5.05 ETP), alors que huit surveillants (2.55 ETP) assurent l ouverture le soir, le week-end et pendant la plupart des jours fériés. L équipe a également contribué à la formation de six apprentis AID et elle a accueilli quatre personnes au bénéfice d un programme d emploi temporaire (PET). Site Riponne Le terme «service public» a pris tout son sens cette année où le rôle de conseil et d accompagnement des professionnels aux guichets a été primordial et valorisé. Le défi de 2016 pour l équipe des services publics de la BCUL site Riponne était d assurer, dès le 22 août, jour du lancement du nouveau SIGB Alma de Renouvaud, un niveau de prestations équivalent à celui offert dans l ancien système du réseau romand. L équipe du prêt de la BCUL site Riponne a accompagné avec beaucoup de dynamisme le changement de logiciel en répondant aux questions des lecteurs, expliquant, lecteur après lecteur, les nouveautés de Renouvaud, les modifications inhérentes à tout changement de système, aidant ainsi les usagers à retrouver leur autonomie dans les fonctionnalités offertes par le dossier de lecteur. Si la fréquentation de la BCUL site Riponne reste stable malgré un léger recul ( 2.30%), une baisse momentanée du nombre de prêts, bloqués durant l été en raison de la migration des données, a été constatée. Cependant, un accroissement des nouveaux usagers inscrits (+12 %) et des réponses à donner par courrier électronique (810 courriers électroniques de lecteurs auxquels la bibliothèque a répondu, soit + 15 %) a été observé. Le service du prêt de la BCUL site Riponne étant également en charge de la gestion des magasins, l équipe a déplacé plus de 800 mètres linéaires de collections afin de procéder à des changements de compactus. Ce travail de l ombre est essentiel pour accompagner l accroissement perpétuel des collections et améliorer la sauvegarde des collections. Site Internef Ouvert du lundi au vendredi de 9h à 18h, le guichet unique de la BCUL site Internef offre un service de prêt, d accueil et d information : un même lieu pour plusieurs prestations. En 2016, 2 300 heures de présence au guichet du prêt et information ont été prestées. Les bibliothécaires ont servi 21 485 usagers et répondu à 13 151 demandes de renseignements. Ces chiffres sont légèrement supérieurs à ceux de l année précédente. Cette augmentation est très certainement due aux nombreuses questions sur Renouvaud. 559 nouveaux usagers ont été inscrits. 65 462 transactions de prêt (prêts, retours, prolongations) ont été effectuées au guichet et à la borne de la BCUL site Internef, contre 68 479 en 2015, ce qui équivaut à une baisse de 4.4%. Concernant le prêt des ouvrages, on en compte 26 717, contre 27 909 en 2015, ce qui correspond à une baisse de 4.3%. Quant aux retours, on en dénombre 36 152 en 2016 contre 38 120 en 2015, ce qui correspond à une baisse de 5.2%. Cette légère baisse des prêts s explique par la fermeture de la bibliothèque du 16 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
16 juillet au 7 août 2016 et, comme sur les autres sites, par le changement de logiciel, aucune transaction de prêt n ayant pu être effectuée entre le 18 et le 23 août 2016. La diminution des retours s explique par le fait qu il n est désormais plus possible de restituer sur le site Internef des ouvrages empruntés dans les bibliothèques du réseau romand. Les transactions de prêt des ouvrages de droit et de sciences économiques, tous guichets confondus, sont aussi légèrement à la baisse : 22 771 prêts en 2016 contre 23 722 en 2015 (-4%). Le taux de rotation est de 45.6% pour les ouvrages de droit et de 30.1% pour ceux de sciences économiques. Site Provence Le service de prêt de la BCUL site Provence a enregistré 945 transactions en effectuant 305 sorties, 111 prolongations et 529 retours ; il s agit d une baisse d activité de 18% par rapport à l année 2015. Les transactions effectuées concernent les collections du site à 63%, ce qui représente une hausse de 6% par rapport à l utilisation des collections en 2015. La mutualisation des retours au sein du réseau Renouvaud est toujours sollicitée par le public du Gymnase de Provence avec 53% des retours concernant les collections d autres sites de la BCUL. Site HEP Vaud La fréquentation de la bibliothèque a beaucoup augmenté puisque l on totalisait 34 338 entrées en 2016 et 30 246 en 2015. On notera que les mois de juillet et d août sont moins fréquentés. Le nombre de prêts a très légèrement diminué en 2016 en passant de 20 272 prêts en 2015 à 20 146 en 2016 en raison sans doute de la suspension des prêts lors du changement de réseau. La circulation des livres entre les sites BCUL est toujours très importante pour le site HEP Vaud puisque l on totalise 3 298 volumes prêtés sur le site HEP Vaud en provenance d un autre site, dont 1 320 en provenance de la BCUL site Riponne et 1 867 en provenance de la BCUL site Unithèque. Par ailleurs, on totalise 4 750 volumes rendus sur le site HEP Vaud, dont 2 259 en provenance de la BCUL site Riponne et 2 361 en provenance de la BCUL site Unithèque. Prêt entre bibliothèques Comme pour tous les services de la BCUL, 2016 a été une année particulière pour le service du Prêt Entre Bibliothèques (PEB). Le changement de logiciel ainsi que la sortie du réseau RERO ont fortement impacté l exercice. Le service PEB a toujours une mission double : Compléter temporairement les collections de la BCUL pour ses propres usagers en leur faisant parvenir des documents d autres bibliothèques (prestation payante) Envoyer en prêt les documents de la BCUL ou fournir des reproductions aux bibliothèques partenaires (prestation payante). Après les usagers de la BCUL site Unithèque, dès septembre 2015, ceux de la BCUL sites Riponne et HEP bénéficient depuis février, respectivement avril 2016, d un rappel de l avis de retrait pour un document en PEB. Ce second avis est émis environ une semaine avant la date d échéance. Cela évite des oublis de la part des usagers et permet de ne pas facturer des frais pour non retrait des prêts. Il est toujours possible de rendre aux guichets de tous les sites de la BCUL les ouvrages empruntés en PEB, même lorsqu il s agit d un ouvrage provenant d une bibliothèque hors RERO. Cette possibilité concerne également les armoires de retour. Le PEB est cependant fortement impacté par Renouvaud, dans la mesure où, jusqu à la création de ce réseau, le service du PEB accédaient aux demandes des usagers ainsi qu à celles des bibliothèques via l outil ILLRéro. Depuis le passage sur le logiciel Alma de Renouvaud, les demandes des usagers parviennent dans ce logiciel, via un formulaire en ligne, tandis que celles des bibliothèques sont traitées comme des commandes locales, toujours dans Alma. Les usagers doivent aussi modifier leurs habitudes et passer par l intermédiaire du service du PEB pour toutes les prolongations qu ils souhaitent obtenir. En 2016, les usagers ont obtenu 9 962 documents en PEB (-20%), une baisse conséquente qui s explique par le changement de fonctionnement pour les usagers, qui ont dû se réapproprier le logiciel. Les bibliothèques partenaires ont emprunté 8 686 ouvrages et ont reçu 351 articles en PEB (-23%, respectivement -44%). Là encore, le changement de mode de fonctionnement a eu Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 17
un impact négatif, renforcé par le fait que les données de Renouvaud n ont été rendues accessibles dans le métacatalogue Swissbib qu à la fin de l année. La prestation, payante, de prêt par poste reste exceptionnelle et a été sollicitée à 168 reprises dans l année, ce qui représente une hausse de 13%. Accueil et renseignements Les services d information et d aide à la recherche documentaire à la BCUL répondent aux questions relatives à la Bibliothèque et à ses services. Ils réorientent également les questions qui exigent des réponses plus spécifiques vers les services et spécialistes des domaines concernés. En 2016, ils ont accompagné les usagers dans l utilisation du nouvel outil de recherche Renouvaud et ont œuvré pour que ces derniers puissent se sentir à l aise dans ce nouvel environnement. Site Unithèque Le guichet Info+ de la BCUL site Unithèque répond aux questions des différents publics de ce site : étudiants et enseignants-chercheurs de l UNIL principalement, mais également les membres d autres hautes écoles, ainsi que les gymnasiens et toute personne intéressée par les collections et les services proposés. En 2016, le service a assuré 1 500 heures d ouverture grâce à quelque 30 bibliothécaires provenant de six équipes différentes. Fonctionnant par tournus, ces derniers ont fourni plus de 9 200 renseignements (+3,2%) au guichet et par téléphone. Leur travail a également permis de répondre à 240 demandes parvenues par courrier électronique. La mise sur pied de Renouvaud a eu un impact non négligeable sur le fonctionnement d Info+. D une part, les horaires d ouverture ont été élargis de fin août à fin septembre afin d accompagner au mieux les usagers. D autre part, le type de questions posées au guichet a fortement été influencé par le nouveau système. A la lecture des chiffres, on constate une nette augmentation des questions portant sur les inscriptions, les cartes de lecteur et les prestations en général (+18,3%). Dans le même ordre d idées, les demandes en lien avec le prêt et le Prêt Entre Bibliothèques (PEB) ont également augmenté (+14,6%). En revanche, on constate une tendance à la baisse des questions plus pointues, telles que celles portant sur les bases de données ou les recherches par sujets. Enfin, les demandes liées à la BCUL en tant qu institution ont sensiblement augmenté : en effet, plusieurs usagers ont profité de leur passage à Info+ pour s enquérir des raisons qui ont poussé le canton de Vaud à quitter RERO et créer un nouveau réseau vaudois. En 2016, différents membres de l équipe Info+ ont assuré la visibilité de la BCUL lors des principaux événements organisés par l UNIL à l intention de ses nouveaux étudiants (journées d accueil et journées découvertes pour les gymnasiens). Site Riponne Le guichet des renseignements de la BCUL site Riponne a presté 1 925 heures de service avec 16 bibliothécaires en tournus. Dans la foulée de l introduction de Renouvaud, les bibliothécaires participent depuis août 2016 à l inscription des nouveaux lecteurs, jusque-là assumée par le service du Prêt, ce qui permet une meilleure répartition des flux et évite de renvoyer un usager d un guichet à l autre. Le nombre de personnes renseignées sur place, 12 798, est en baisse. Au niveau du type de prestations, un indicateur, les questions concernant l informatique, les imprimantes, le wifi et electures, est à la hausse, avec une progression de 190% en deux ans. Les demandes par courriel ont, cette année, fait un bond à 1 454 unités, soit + 81% et même + 110% si on ne tient compte que des demandes gérées par le service. Renouvaud explique en partie cette augmentation, avec plus de 300 courriers électroniques entre le 22 août et le 22 novembre 2016. Le guichet d accueil de la BCUL site Riponne a, en outre, proposé durant l année plusieurs balades dans les magasins souterrains à l occasion du Samedi des bibliothèques vaudoises et de La Nuit des musées, des présentations des Archives musicales et de l atelier de reliure, notamment dans le cadre de deux activités du Passeport vacances. Concernant les accès à Internet, le nombre de sessions via les postes publics a été divisé par deux en trois ans, ce qui correspond à la tendance dans les rares cybercafés subsistants : l accroissement de l équipement personnel et les types d abonnements offerts par les principaux prestataires de télécommunication suisses réduisent la nécessité de se 18 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
déplacer dans une bibliothèque pour accéder à Internet. Le nombre d accès via le wifi non académique est stable ; celui-ci permet, depuis juin 2016, d accéder à des ressources numériques grand public dont Pressdisplay, Europresse et Cairn. Formation des usagers Sites Unithèque et Internef 2016 fut une année de mises à jour et de consolidation des prestations de formation aux usagers universitaires. Les supports de cours, quiz, exercices sur Moodle et tutoriels ont été modifiés pour présenter Primo, le nouvel outil de recherche de Renouvaud. Outre les adaptations en relation avec le changement d interface, ce sont les démarches d exploration des collections qui ont été expliquées quelque peu différemment. Par exemple, le contenu de l ancien catalogue des ressources électroniques PérUnil a été intégré dans Primo en 2016 : il n y a ainsi plus de distinction entre le catalogue des livres et celui des revues imprimées et électroniques; quant à la distinction traditionnelle entre la consultation du catalogue et une base bibliographique, elle tend à se réduire, selon les disciplines, puisque certaines bases sont intégralement incluses dans l index de Primo. Par conséquent, les efforts d enseignement se déplacent partiellement sur la compréhension du contexte et de l articulation entre les différents réservoirs : «Quelles relations entre Renouvaud, une base bibliographique, JSTOR, Science direct et Google Scholar, par exemple et où chercher?». Le succès de l apprentissage en ligne pour la faculté des Sciences sociales et politiques se confirme : la deuxième édition a satisfait les 234 étudiants qui l ont évaluée par questionnaire, tant sur le format que sur les contenus. Deux nouveaux tutoriels vidéo ont été produits en interne sur Renouvaud, complétant ainsi la liste des cinq tutoriels réalisés avec des étudiants en 2015. Par ailleurs, la demande des facultés est restée stable en 2016. 16 bibliothécaires ont animé 80 cours insérés dans les cursus ou lors d événements spéciaux (A vos Marques, Accueil Mobilité, doctorants, présentation de Renouvaud) et se sont adressés à plus de 2 460 participants. Si l on prend uniquement les formations par disciplines, 31 sessions différentes ont été proposées à la communauté universitaire, pour un total de 70 interventions auprès de 1 270 étudiants. Site Riponne La formation des usagers de la BCUL site Riponne se traduit par deux types d actions distinctes : des visites et formations pour les classes de niveau secondaire et secondaire supérieur ainsi que des formations et ateliers pour le grand public. Les formations de classes, proposées à la demande pour les enseignants et leurs élèves, sont coordonnées par le service des Renseignements du site Riponne qu elles aient lieu sur les sites Unithèque ou Riponne. En 2016, les formateurs ont mené 41 visites/formations, 23 sur le site Riponne et 18 sur le site Unithèque, touchant plus de 670 élèves et enseignants. 8 ateliers ont concerné des classes du Gymnase Provence, 11 d autres gymnases du canton, 4 des écoles privées, 16 des écoles professionnelles (ESsanté, EPCL, etc.) et 2 des écoles de niveau obligatoire. 11 groupes de migrants (EPER et EVAM) sont également venus découvrir les collections et prestations de la BCUL. 21 personnes se sont inscrites aux Formations du lundi, qui permettent à tout un chacun de se familiariser avec les recherches documentaires. Celles-ci ont porté sur l outil Explore durant le premier semestre, et Renouvaud à partir du 22 août. Une wikipermanence, événement permettant à chacun d apprendre à publier des articles sur Wikipédia, a par ailleurs été proposée en fin d année, suivie de deux autres début 2017. La médiation numérique prend tout son sens à travers l accompagnement offert par le site Riponne pour l utilisation de la plateforme de prêt numérique grand public electures.ch lancée en 2015. 24 ateliers ont été proposés durant l année, permettant aux usagers de repartir plus autonomes et avec un ou plusieurs documents téléchargés sur leur liseuse, tablette ou ordinateur portable. Le besoin d accompagnement lié à cette prestation se traduit également par les 170 questions, parfois pointues, posées à ce sujet au guichet durant l année, ainsi que les 290 courriels reçus, ce qui représente 26% des questions auxquelles les collaborateurs de info-riponne@bcu.unil.ch répondent sous forme électronique. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 19
Site Provence En 2016, les bibliothécaires ont réalisé 22 visites et formations pour 239 élèves du Gymnase Provence. La bibliothécaire en charge du site a organisé 14 visites destinées à accueillir 144 élèves de première année. Sur le modèle des années précédentes, les élèves ont été invités à participer à un exercice ludique leur permettant d exercer la recherche documentaire et la localisation d ouvrages dans le libre-accès. Les élèves de deuxième année de l Ecole de maturité ont suivi des ateliers donnés sur le site Unithèque par la bibliothécaire du site Provence et les bibliothécaires des sites Riponne et Unithèque. Ces formations pratiques ont permis à 95 élèves de s entraîner avec les outils de recherche et de trouver des ressources nécessaires à la réalisation de leur travail de maturité. Les ateliers habituellement proposés aux élèves de l Ecole de commerce et de l Ecole de culture générale n ont pas été reconduits cette année en raison de l absence de classe pour les degrés concernés. Site HEP Vaud Toutes les formations proposées aux Bachelor primaire (BP) depuis de nombreuses années ont été reconduites, qu il s agisse de la filière enseignement primaire ou enseignement spécialisé. Différentes présentations d Explore, RERO, puis de Renouvaud, ont été faites aux Unités d enseignement et de recherche (UER), ainsi qu aux assistants et doctorants, qui sont un nouveau public cible. Dans le but de définir un concept global de formation pour tous les étudiants de la HEP Vaud, une enquête a été menée en 2016 sur les besoins des différents publics. Pour ce faire, il a été tenu compte de l organisation de la HEP Vaud par filières et par Unités d enseignement et de recherche (UER). Concernant les filières, il est important de tenir compte du niveau prérequis et du certificat visé. Pour les Bachelor primaire, le prérequis est la maturité. C est donc le public le moins formé à la recherche documentaire et le public cible prioritaire. Les filières enseignement secondaire I et II sont en seconde priorité, les formations postgrades et les formations continues en troisième. Ces deux catégories nécessiteront une étude plus approfondie avant toute proposition. Pour les formations postgrades notamment, la situation est très différente s il s agit d un CAS, d un DAS ou d un MAS. Site Renens Les formations aux usagers de la BCUL site Renens ont pu être amorcées à l automne 2016 avec les élèves de première année. D ici le printemps 2017, un peu plus de 400 élèves seront formés à la recherche documentaire sur le catalogue Renouvaud. Ces formations sont dispensées à toutes les filières d enseignement du premier degré, ce qui représente 11 classes en Ecole de maturité, 4 classes en Ecole de culture générale et 2 classes en Ecole de commerce. En 2016, la bibliothécaire a donné 6 formations suivies par 79 élèves en Ecole de maturité. Les formations ont été données par groupes d une douzaine d élèves et organisées en deux parties. La première s est déroulée dans une salle de cours afin de faire une démonstration du catalogue Renouvaud. Dans la deuxième partie, les élèves ont été invités à visiter la bibliothèque afin de prendre connaissance des lieux et des espaces qui seront à leur disposition et à s exercer à la recherche sur les postes de consultation. Numérisation Numérisation interne BCUL Comme en 2015, le service de numérisation de la BCUL a continué à proposer ses services de numérisation pour les services internes de la bibliothèque et quelques partenaires. On peut constater une légère augmentation des demandes de numérisation (19 320 en 2016 contre 19 230 en 2015), étant bien compris que les besoins des services internes de la BCUL et des partenaires ne sont plus du tout couverts dans leur ensemble en raison du petit pourcentage d ETP qui peut être mis à disposition pour ce service. Numérisation externalisée L effort de numérisation des documents patrimoniaux a porté sur deux axes principaux : Valdensia En vue d un partenariat BCUL-EPFL dans le cadre d un pro- 20 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
jet de recherche impliquant du text and data mining (TDM), l Encyclopédie d Yverdon a été numérisée. Scriptorium Encyclopédie d Yverdon 42 966 pages (58 documents) Numérisation de la presse vaudoise 477 499 pages (2 331 documents) Collection de livres de zoologie 51 080 pages (158 documents) Total : 571 869 pages Tous ces documents ont été ou sont destinés à être publiés sur la plateforme Scriptorium. Diverses collections ont été chargées sur la plateforme, pour un total de 734 961 pages (27 235 documents). Le nombre de pages scannées (ASSY) en 2016 est de 688 869. En 2016, la BCUL s est affiliée, avec le Musée cantonal de zoologie et le Musée et jardins botaniques de Lausanne, au projet international Biodiversity Heritage Library (BHL, biodiversitylibrary.org). Une première action de numérisation a porté sur quelque 122 volumes en provenance de la bibliothèque du Musée cantonal de zoologie. Services demandeurs Numérisations 2016 Numérisations 2015 Manuscrits 16 322 13 407 Archives musicales 2 657 3 716 Réserve Précieuse 13 1 560 Prêt Entre Bibliothèques 106 54 Direction - 182 Atelier photographique - 254 Communication - 11 CirDoc - 40 Dépôt légal - 6 Internef 104 - Site Riponne 118 - Total 19 320 19 230 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 21
22 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Développement 3. des collections Collections académiques imprimées L année 2016 a été marquée par l intégration d une nouvelle collection à la BCUL site Unithèque : la biologie est, en effet, entrée dans l offre documentaire de la BCU Lausanne, suite à la fermeture de la Bibliothèque de biologie de l Université de Lausanne. Un peu plus de 2 500 ouvrages ont été mis à disposition dans le libre-accès dès la rentrée universitaire 2016, tandis que 5 000 volumes ont rejoint les magasins. Une centaine de titres de périodiques ont également été inclus dans les fonds existants. Sur le site Unithèque, 13 500 ouvrages environ, documents audiovisuels compris, sont venus enrichir les collections dites académiques, tandis que l équipe de la BCUL site Internef intégrait 1 962 ouvrages. Tous ces documents font l objet d une sélection par des bibliothécaires scientifiques qui effectuent leur travail en liaison avec les facultés, instituts et sections de l Université de Lausanne, pour lesquels la constitution et la gestion de collections destinées à l enseignement et à la recherche sont assurées par la BCUL. Ce travail quotidien suppose la connaissance des besoins de la communauté universitaire, connaissance acquise grâce aux fréquents contacts formels et informels entre les bibliothécaires scientifiques et leurs correspondants au sein de l université. Le développement des collections universitaires ne se limite d ailleurs pas aux seuls livres : revues scientifiques, livres numériques, bases de données font partie intégrante du portefeuille de ressources documentaires placé sous la responsabilité de professionnels dont la formation première est universitaire, en lien avec les domaines scientifiques qui leur sont attribués. Monographies L équipe de la BCUL site Internef a intégré 1 962 ouvrages dans les domaines du droit et des sciences économiques. Sur le site Unithèque, les services des Collections académiques et du Circuit du document ont mis à disposition des usagers quelque 13 439 nouvelles acquisitions dans les domaines des sciences humaines et sociales, de la théologie, ainsi que dans quelques domaines représentés de façon complémentaire comme les sciences ou la médecine. Fin 2016, le site Internef comptabilise en libre-accès 53 977 monographies, tandis que le site Unithèque en compte 360 774. 13 182 volumes ont été catalogués sur le site Unithèque, ce chiffre s étant élevé à 1 771 sur le site Internef. Plus de 1 500 volumes ont fait l objet d une indexation à la BCUL site Internef, et plus de 11 000 à la BCUL site Unithèque, toutes collections confondues. En 2016, sur le site Unithèque, le temps moyen de traitement des ouvrages depuis leur réception jusqu à leur mise à disposition aux usagers s est élevé à 50,8 jours. La forte implication des équipes dans le projet Renouvaud, l interruption du traitement due au changement de système informatique, la formation et l adaptation au nouveau système, ainsi que les changements intervenus dans le cadre de l indexation matières expliquent une hausse de 10 jours par rapport à l an dernier. La durée moyenne du traitement des documents est d un peu plus de 13 jours sur le site Internef. La BCUL site Riponne a pu proposer à ses lecteurs quelque 12 000 acquisitions, tant sous forme d achat de nouvelles parutions que de dons ou de mises à disposition dans le cadre du Dépôt légal. Les collections en place, sous toutes formes de supports (livres, disques de musique, films documentaires ou de fiction, livres audio, méthodes d apprentissage de langues), ainsi qu une collection toujours grandissante de mangas, bandes dessinées et littérature ciblée proposée aux jeunes adultes, ont été traitées de l étape de la commande à l équipement signalétique et antivol par une équipe de douze collaboratrices. Dans le contexte du changement de système de gestion, un léger ralentissement au niveau de la durée de traitement des documents a pu être constaté en comparaison des années précédentes. Les efforts des bibliothécaires ont alors été orientés vers l acquisition et la mise à disposition de nouvelles publications afin de répondre de manière optimale aux attentes des publics. Dons La BCU Lausanne reconnaît explicitement que les dons d ouvrages sont un mode d acquisition et d enrichissement de ses collections, pour autant que ces dons aient une pertinence en regard de la politique de développement définie pour chaque collection. Sur le site Internef, 221 documents offerts à la BCUL ont rejoint les collections, soit en libre-accès, soit en magasin. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 23
Ils ont parfois remplacé des ouvrages endommagés. Sur le site Unithèque de la BCUL, à la suite de dons isolés, 265 ouvrages ont été intégrés aux collections. En outre, 90 volumes ont fait l objet d un traitement particulier dans le cadre de la donation Centlivres. On note enfin, en décembre 2016, l arrivée d environ 700 volumes de théologie pratique en provenance de l Université de Neuchâtel dont le traitement aura lieu en 2017. Sur le site Riponne, un important travail de traitement des dons en attente s est poursuivi avec le tri de 80 mètres linéaires de documents, dont 60% ont été mis au rebut. Parmi les documents conservés, plus de 400 ont déjà été catalogués. Les titres conservés relèvent principalement du Dépôt légal et des Valdensia. La BCUL a reçu, au nom de feu le roi de Thaïlande, un important don de livres sur la Thaïlande en français, en anglais et en thaï dont le catalogage est en cours et qui rejoindra bientôt les collections. Thèses et échanges Le service des Thèses, rattaché depuis avril 2013 au service du Circuit du document (CirDoc) sur le site Unithèque, garantit le traitement, la mise à disposition et la conservation des thèses de l Université de Lausanne. Le nombre de thèses lausannoises déposées à la BCUL est de 279 en 2016 (241 en 2015). Fin 2016, le service dénombre 11 900 thèses lausannoises. En sus des tâches courantes, le service a mis à jour la signalétique générale du fonds des thèses et effectué divers travaux de réaménagement du local de stockage. Ces travaux sont l aboutissement de l inventaire réalisé en 2015 et d une réflexion générale sur la réorganisation du local abritant les thèses. Le service des Echanges est rattaché au service des Publications en série. En raison de l impact de la publication électronique, la diminution du nombre de publications réceptionnées continue de manière remarquable, soit un total de 7 monographies (27 en 2015), 13 thèses (75) et 31 fascicules de périodiques (80). Ce service, qui n envoie plus de publications à d autres institutions, sera probablement fermé à fin 2017. La seule discipline pour laquelle les échanges se poursuivent encore régulièrement est le droit. Les échanges des thèses juridiques suisses sont gérés par la BCUL site Internef, en raison des contacts privilégiés avec les doctorants de la Faculté de droit, d une part, et avec le réseau des partenaires, d autre part (bibliothèques juridiques, tribunaux, offices et services juridiques). En 2016, 480 exemplaires de 7 thèses rédigées par des doctorants de l Ecole de droit de l UNIL ont été réceptionnés, contrôlés et distribués. En contrepartie, la BCUL site Internef a reçu 96 thèses juridiques en provenance des autres universités suisses. Collections à destination du grand public A l heure où beaucoup de choses s obtiennent d un simple clic de souris, la BCUL site Riponne fait de plus en plus face à des usagers qui placent haut la barre de leurs exigences et qui ne comprennent pas toujours pourquoi il faut attendre quelques minutes pour obtenir un ouvrage déposé en magasin, ni pourquoi un livre numérique doit être réservé comme un document physique qui serait déjà emprunté. Pour autant, l offre documentaire grand public disponible sur le site de la Riponne est toujours aussi riche et ne cesse de se développer : près de 9 000 livres et multimédias, 260 titres de périodiques ainsi que près de 2 500 e-books sont en effet venus enrichir les collections en 2016. La BCUL site Riponne vit, bien entendu, avec les contraintes qui sont les siennes (absence d un libre-accès généralisé, étroitesse des locaux et, sur le registre numérique, ce que les éditeurs imposent en termes de restrictions de prêts), mais essaie sans cesse d améliorer l offre aux usagers : exploitation au mieux des espaces publics pour rendre un maximum de documents directement accessibles, nombreuses présentations thématiques et autres sortes de mises en valeur pour rendre visibles l étendue et la variété des fonds. La BCUL site Riponne cherche toujours à optimiser ses prestations en acquérant, par exemple, plusieurs exemplaires de certains titres très demandés afin de raccourcir les délais d attente. De même, elle cherche à proposer simultanément des livres en format numérique et en version papier afin de répondre aux attentes des lecteurs. Elle offre aussi depuis longtemps à ses usagers la possibilité de faire des propositions d achat service d autant plus apprécié maintenant qu elle les informe du suivi de leur demande et plus de 800 d entre elles ont été intégrées, enrichissant encore davantage ses collections. 24 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Lieu ressource pour les élèves et les enseignants du Gymnase Provence, la BCUL site Provence offre une collection généraliste de 2 489 documents en libre-accès. Cette collection met à disposition des usagers des supports d information variés, que ceux-ci soient numériques, imprimés ou audiovisuels. Les élèves et enseignants ont ainsi accès à des ouvrages documentaires venant en appui du programme scolaire comme d une lecture de loisirs par le biais de romans, bandes dessinées et mangas. La mise à disposition des anciens travaux de maturité est un élément important du fonds et répond à un besoin particulier du public du site. En parallèle à ces collections physiques, les nombreuses ressources numériques de la BCUL sont disponibles sur le site Provence grâce à deux postes de consultation. Les élèves du gymnase profitent également des locaux et des ouvrages de référence en consultation sur place pour effectuer leurs révisions dans une atmosphère propice aux études et à la concentration. Collections numériques Depuis 1999, la BCU Lausanne acquiert des collections numériques pour le périmètre UNIL-CHUV. Les sommes investies représentent plus de la moitié des dépenses dans les collections académiques. Suite à un accord entre les directions de l UNIL, de la HEP Vaud et de la BCUL, les étudiants et enseignants de la HEP Vaud ont, depuis 2015, accès à l essentiel des ressources électroniques acquises par la BCUL pour l UNIL et le CHUV. Restait, en 2016, à négocier quelques dernières licences, auprès de : WILEY AnthroSource Current Protocols in Molecular Biology Encyclopedia of Forensic Science Encyclopedia of Applied Linguistic ELSEVIER Masson ebooks Encyclopedia of Language & Linguistic Encyclopedia of Infant and Early Childhood Development Bases de données Les utilisateurs UNIL-CHUV-HEP Vaud ont eu accès à fin 2016 à un portefeuille de quelque 275 bases de données. Au printemps 2016, 18 bases de données ont été mises à disposition en test: 1. American National Biography Online (OUP) 2. Basler Kommentar (Edition Helbing & Lichtenhahn - plateforme Légalis) 3. Bibliography of Humanism and the Renaissance (Brepols) 4. Diccionario General de la Lengua Española (VOX/ Larousse) 5. Diccionario Manual de Sinónimos y Antónimos de la Lengua Española (VOX/Larousse) 6. Digital Loeb Classical Library (Harvard University Press) 7. Europa World of Learning (Taylor and Francis) 8. European Higher Education Area (DUZ Verlags- und Medienhaus GmbH) 9. Filmakers Library Online (Alexander Street) 10. Future Science Group Journals (Future Science Group) 11. Handbook Internationalisation in Higher Education (DUZ Verlags- und Medienhaus GmbH) 12. Historical Abstracts with Fulltext (EBSCO) 13. Index of References dealing with Talmud Lit. (The Saul Liberman Institute of Talmudic Research of the Jewish Theological Seminary of Americ) + Sol and Evelyn Henkind Talmud Text Databank (Liberman Institute) 14. Informa Law (Informa UK Limited) 15. Passport (Euromonitor) 16. Patrologia Orientalis Database (Brepols) 17. Translated Texts for Historians E-library (Liverpool University Press) 18. United Nations ilibrary (OECD) A l issue des évaluations réalisées par les responsables de collections, sept bases de données ont été retenues. Pami ces sept bases, quatre sont ajoutées à des licences consortiales préexistantes. Les trois autres ont fait l objet d une négociation directe avec les fournisseurs : Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 25
1. American National Biography Online (OUP) => ajouté à la licence consortiale existante à partir du 01.01.2017 2. Bibliography of Humanism and the Renaissance (Brepols) => ajouté à la licence consortiale existante à partir du 01.01.2017 3. Digital Loeb Classical Library (Harvard University Press) => nouvelle licence souscrite auprès du fournisseur à compter du 01.09.2016 4. Europa World of Learning (Taylor and Francis) => nouvelle licence souscrite auprès du fournisseur à compter du 12.04.2016 5. Passport (Euromonitor) => nouvelle licence souscrite auprès du fournisseur à compter du 01.07.2016 6. Patrologia Orientalis Database (Brepols) => ajouté à la licence consortiale existante à partir du 01.01.2017 7. United Nations ilibrary (OECD) => ajouté à la licence consortiale existante à partir du 01.01.2017 Enfin, les contrats suivants ont été résiliés en 2016 pour l année 2017 sur décision des responsables de collections en raison de statistiques de consultation trop faibles et/ou de prix trop élevés : 1. ALEXANDER STREET PRESS - LGBT Studies in video (Lesbian Gay Bisexual Transgender) 2. Britannica App 3. CITE DE LA MUSIQUE PARIS - Médiathèque Cité Musique 4. EBSCO - Bibliography Index Past and Present, Current Biography illustrated, Francis (devenu gratuit), bases de données musicales IPM, RISM et RILM Retro 5. MarketLine Tous les autres contrats de bases de données ont été renouvelés en 2016 pour l année 2017. Voici une liste non exhaustive des licences courantes : 1. Accucoms - GeoScienceWorld GSW 2. Alexander Street Press - Counseling & Therapy in Video (vol I, II, III), Ethnographic Video - Part I & II, Video Journal of Counseling and Therapy 3. AMS - MathSciNet 4. APA PsycCritiques, PsycINFO (OvidSP et PsycNet) 5. ARTStor 6. Benjamins - Translations Studies Bibliography 7. Bowker - Books in Print 8. Brepols - Bibliography of British and Irish History, In principio, Index Religious, International Bibliography of Humanism and Renaissance, Latin complete, Medieval Bibliographies, Medieval Encyclopaedias, Patrologia Orientalis, Ut per litteras Apostolicas, Vetus Latina Database 9. Bureau Van Dijk - Orbis 10. Casalini - BIGLLI -Bibliografia Generale della Lingua e della Letteratura Italiana 11. CEEOL Central and Eastern European Online Library 12. CEPR Centre for Economic Policy Research 13. Classiques Garnier Numérique - Bibliographie de la littérature française (BLF) 14. CNRS - ATILF - Frantext 15. CSHL Cold Spring Harbour Laboratory 16. De Boeck - Bon Usage (Grévisse) 17. EBSCO - America History & Life, Art Full text, Atla Religion, Bibliography of Asian Studies, Business Source Premier, CINAHL Cumulative Index to Nursing and Allied Health Literature, Criminal Justice Abstracts, Econlit with FullText, Historical Abstract, MIO Music Index Online, Philosopher s Index, RILM Répertoire international de littérature musicale, RIPM Retrospective Index to Music Periodicals, SocIndex with Full Text 18. Ed. de l Atelier - Maitron dictionnaire biographique 19. Embase (ScienceDirect et OvidSP) 20. Encyclopaedia Britannica 21. Etat de Genève - SIL Solution Internet pour la Législation 22. Euromonitor - Passport 23. Hein Online 24. IMF International Monetary FundeLibrary 25. Investment Arbitration IA Reporter 26. JOVE Journal of Visualized Experiments 27. Klostermann - Klapp Online 28. Kluwer Arbitration, Kluwer Competition Law, Kluwer Looseleafs 26 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
29. LEH Les Etudes Hospitalières - BNDS Bibliothèque numérique de droit de la santé et d éthique médicale 30. Les Belles Lettres - Année philologique 31. LexisNexis 32. Literary Encyclopedia 33. Mirabile - Tutti i repertori 34. MIT Press - MITCognet 35. MUSEEC - Medici.TV (musique) 36. NBER National Bureau of Economic Research - Working Papers 37. NZZ Neue Zürcher Zeitung 38. OECD Organisation for Economic Cooperation and Development- ilibrary et UN ilibrary 39. OUP - American National Biography, EE Electronic Enlightenment, EPIL Encyclopedia of Public Internal Law, OAO Art online, OBO Bibliographies Online (14 modules), ODO Dictionaries Online, OEB Egyptological Bibliography, OEDO English Dictionary Online, OISO Islamic Studies Online, OMO Music Online, ORIL Reports on Institutional Law (ILDC. IHRL, ICL, IIC), ORO Premium Reference Online, DNB Dictionary of National Biography 40. Ovid Geobase, Georef, International Political Science Abstracts (IPSA) 41. PEP Psychoanalytic Electronic Publishing - PEP web 42. ProQuest - ABI Inform Complete, ART bibliographies Modern (ABM), Bibliografía de la Literatura Española, Dissertations & Theses Abstracts and Index, IBSS International Bibliography of the Social Sciences, International bibliography of art (IBA), LION Literature Online, LLBA Linguistics & Language Behavior Abstracts, MLA Modern Language Association International Bibliography, PAIS International Public Affairs Information Service, Screen Study Collection (ex-film Indexes Online), Sociological Abstracts, Worldwide Political Science Abstracts 43. Publicus 44. RSC Royal Society of Chemistry - Merck Index Online 45. Stämpfli - Arrêts du Tribunal Fédéral, uni.recht.ch 46. Swissdox 47. Swisslex 48. TAIR The Arabidopsis Information Resource 49. Talpa Verlag - Hegel Werke Online 50. Taylor & Francis - Europa World of Learning 51. Thomson Reuters - Citation Connection, Journal & Highly Cited Data, Web of Science (WoS) 52. Ulrich s SAS (Serials Analysis System) 53. Univ Frankfurt-am-Main - BDSL Bibliographie der Deutschen Sprach und Literaturwissenschaft, BLLDB Bibliography of Linguistic Literature Database 54. Univ of California - Thesaurus Lingua Graecae (TLG) 55. Univ Princeton - Index of Christian Art 56. Vodeclic 57. Weblaw 58. WEKA 59. Wiley - Current Protocols in Molecular Biology 60. Wiley - The Cochrane Library 61. WorldTradeLaw En 2016, les bases de données disponibles pour les usagers de la BCUL ont comptabilisé 820 752 accès (pour 588 930 en 2015). E-journals Les utilisateurs UNIL-CHUV-HEP Vaud ont eu accès à fin 2016 à un portefeuille de quelque 44 200 e-journals. Au printemps 2016, deux tests de bouquet de revues ont été organisés - ACADEMIA SCOPALTO et Healthcare Internurse Collection (Mark Allen Group). Seul le second a été retenu par les bibliothécaires de la BIUM. Une nouvelle licence Healthcare Internurse Collection a été souscrite auprès de Mark Allen Group dès le 01.08.2016. Le Consortium national suisse des bibliothèques a proposé pour la première fois une licence BMJ British Medical Journals. La BIUM souscrivait déjà à ces contenus ; aussi a-t-il été décidé que la BIUM résilie sa licence individuelle au bénéfice de la licence consortiale gérée par la BCUL. Le contrat Edipresse de Tamedia (24 Heures, Le Matin, La Tribune de Genève et Bilan) a été résilié en 2017 sur décision des responsables de collections. Les quatre titres compris dans ce contrat restent disponibles sur Europresse et PressDisplay. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 27
En 2016, Taylor & Francis a racheté et distribué les titres Informa Healthcare. La licence consortiale Informa Healthcare disparaît donc au profit de nouvelles collections médicales chez Taylor & Francis. Il est à noter que les collections médicales proposées par Taylor & Francis comprennent plus de titres que celles d Informa Healthcare. Les nouvelles collections sont donc à la fois plus complètes, mais aussi plus onéreuses. En 2016, le Consortium national suisse des bibliothèques a négocié auprès de Springer le passage à une licence e-only donnant accès à la quasi-totalité des revues Springer. Pour que cette nouvelle licence soit rentable, les bibliothèques membres du consortium ont été invitées à résilier leurs abonnements Springer dans les deux ans à venir. Enfin, Springer a fusionné durant l année 2016 avec le groupe Nature / Palgrave. A terme, une seule offre consortiale Springer Nature Palgrave sera sans doute proposée. Voici une liste non exhaustive des licences de revues 2017 : 1. AAAS American Association for the Advancement of Science - Science 2. AMA American Medical Association Journals 3. Annual Reviews 4. APA - PsycARTICLES (OvidSP et PsycNet) 5. ASM American Society Microbiology - revues 6. BioOne 7. BMJ British Medical Journals 8. Brill - revues - années récentes 9. Cairn magazines et revues 10. CDROM SNI - Europresse 11. CUP - Journals 12. De Gruyter - journals 13. Elsevier - Cell Press, Journals (Freedom Collection), Masson revues 14. Emerald - revues 15. Erudit 16. JSTOR journals 17. Karger journals 18. Kluwer Law International - revues 19. LWW Lippincott Williams & Wilkins revues 20. MA Healthcare - Internurse Collection 21. Mary Ann Liebert - revues 22. Nature NPG Publishing 23. OpenEdition Freemium 24. OUP Journals 25. Palgrave Macmillan - Journals 26. Press Display (Library Press Display) 27. ProjectMUSE - revues 28. ProQuest - PAO Periodicals Archive Online - PIO Periodicals Index Online 29. SAGE Criminology, SAGE Management & Organizational Studies, SAGE Political Science, SAGE Sociology 30. Springer - journals 31. Taylor & Francis - revues 32. Wiley - AnthroSource et Journals En 2016, les revues électroniques disponibles pour les utilisateurs de la BCUL ont comptabilisé 1 802 496 articles téléchargés. Enfin, l année 2016 a été marquée par l aboutissement de quatre licences nationales négociées par le consortium. Ces licences nationales donnent accès aux archives des revues à toute la Suisse : 1. CUP Cambridge University Press Journals Archives 2. De Gruyter Journals Archives 3. OUP Oxford University Press Journals Archives 4. Springer Journals Archives E-books (dont electure) Les utilisateurs UNIL-CHUV-HEP Vaud ont eu accès à fin 2016 à un portefeuille de quelque 95 600 e-books. Les licences courantes de collections d e-books ont été renouvelées en 2016 pour l année 2017. Un seul changement est à signaler : la licence pour le DSM-5 Library a été élargie à l abonnement Psychiatryonline Premium et inclut désormais la majorité des publications (le DSM, les revues et les e-books) de l American Psychiatric Association Publishing. Liste non exhaustive des licences d e-books 2017 : 28 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
1. American Psychiatric Association - DSM-5 Library : devient PsychiatryOnline Premium 2. Brill - Index Islamicus, Linguistic Bibliography, Yearbook of International Organisations (YIOO) 3. Cairn - Ouvrages de recherche, Encyclopédies de poche 4. CUP - Companions Online 5. Encyclopédie Universalis 6. ENI - bibliothèque numérique 7. McGraw Hill - Access Medicine 8. Munzinger - Brockhaus Wissensservice 9. OUP - Scholarhip et Reference Online : 12 modules 10. Proquest - Safari Tech Books 11. Robert - dictionnaires 12. Taylor & Francis - ForensicNetBase 13. Wiley - Royal Marsden Manual Online 14. Zingarelli - dictionnaire Acquisition d ouvrages de référence : 1. Brill Qur ānic Studies Online 2. Elsevier International Encyclopedia of Social and Behavioral Sciences 3. New Oxford Shakespeare Achat de nouvelles collections : APA Books : Collection 2017 Bloomsbury Collections : Anthropology 2014 et 2016 Anthropology Archive Education 2013, 2014 et 2016 Cairn : sélection Education et Sciences de l éducation Cambridge Books Online : Anthropology 2017 Law 2016 Management 2014-2017 Sociology 2016 Edward Elgar : Business and Management 2016, 2017 Economics 2016, 2017 Law 2016, 2017 Social and Political Science 2016, 2017 Elsevier Masson : Collection Masson 2017 Emerald : Business, Management and Economics 2017 JSTOR : continuité du programme DDA, avec accès à tous les e-books JSTOR jusqu à la fin du programme. Lippincott Williams & Wilkins 2016 Classic Book Collection Routledge Handbooks Online : Business and Economics 2016 Law 2016 Linguistics 2016 Psychology 2016 Sociology 2016 Education 2016 Communication, Journalism, Media and Culture 2016 Springer: Earth & Environmental Science 2017. Achats Pick & Choose : 1 165 titres achetés en 2016 chez les fournisseurs suivants : Brill : 7 Cairn.info : 218 Cambridge : 348 Casalini : 6 De Gruyter : 33 EBSCO : 222 Elsevier : 16 Harmathèque : 195 JSTOR : 6 OpenEdition Books : 1 SAGE : 87 Taylor & Francis : 11 Wiley : 15 En 2016, les e-books académiques disponibles aux abonnés de la BCUL ont comptabilisé 149 982 consultations. En ce qui concerne la prestation de e-prêt grand public, avec 21 701 prêts depuis juin 2015, et 1 643 usagers, electures Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 29
a rencontré son public. Pour 2016, on compte 13 649 prêts dont environ 8% de titres en anglais. La littérature représente 80% du catalogue pour 73% des prêts. Le pourcentage des prêts correspond assez bien à celui des titres relevant des différents genres littéraires présents au catalogue. Succès aussi pour les guides de voyages avec 4.4% des prêts pour 1.3% des titres et, dans une moindre mesure, pour les domaines technico-scientifiques et les sciences humaines. La prestation electures se concentre sur les aspects techniques liés au matériel. Les collaborateurs effectuent ainsi un soutien régulier de certains usagers. De nouveaux electeurs s inscrivant chaque mois sur la plateforme, il faut s attendre à poursuivre cette médiation numérique dans le futur. Après 18 mois d exploitation, quelques statistiques permettent de tirer plusieurs enseignements sur les usagers qui utilisent la prestation electures : Avec electures, trois tranches d âges qui sont habituellement les moins présentes en bibliothèque sont touchées. Cette offre est donc non seulement complémentaire de l offre papier, mais permet aussi de toucher un nouveau public. Une surreprésentation apparente du district de Lausanne qui n est que le reflet du poids de l agglomération lausannoise. Un travail de promotion reste néanmoins à faire en direction de certains districts sous-représentés La présence de plus de 20% d utilisateurs habitant hors du canton de Vaud, en particulier dans les autres cantons romands. PérUnil et ebooksunil accès aux collections commerciales ou en Open Access Jusqu à l introduction du nouveau système Alma pour Renouvaud, les ressources électroniques acquises pour le périmètre UNIL-CHUV-HEP Vaud-BCUL étaient recensées en dehors du catalogue RERO dans les outils PérUnil et ebooks- Unil. PérUnil (unil.ch/perunil) recensait les périodiques papier des instituts de biologie et médecine, de la BCUL, des instituts de l UNIL et des musées cantonaux, ainsi que les périodiques électroniques en texte intégral, disponibles sur les sites de l UNIL, HEP Vaud et des Hospices vaudois. ebooksunil (unil.ch/ebooks) recensait principalement les livres électroniques, acquis par achat ou licence, disponibles sur les sites de l UNIL, HEP Vaud et des Hospices vaudois, ainsi que les titres en libre accès du projet Googlos. A la suite de la migration des données de SFX dans Alma, il a été décidé que PérUnil et ebooksunil seraient mis à jour et maintenus par la BCUL jusqu au 31.12.2016. A partir de 2017, la BCUL ne met plus à jour ses données dans ces bases. Les revues électroniques et les e-books gérés par la BCUL sont désormais accessibles aux usagers à partir du portail Renouvaud sp.renouvaud.ch. Collection UNIL-CHUV sur SERVAL SERVAL, le serveur académique lausannois, permet aux chercheurs de faire connaître et de diffuser leurs publications sur Internet. Ils y saisissent les références bibliographiques de leurs travaux et sont encouragés à y joindre le texte intégral de leurs publications, qui est ainsi archivé à long terme. L accès à la plateforme se fait via unil.ch/infoserval. En 2016, les principales activités liées à SERVAL ont encore été le Helpdesk (434 demandes ouvertes et 390 fermées), la saisie des thèses et la gestion des contrats de diffusion ainsi que le suivi de l application SERVAL. Fin 2016, SERVAL contenait : (*) tout état confondu Au 31.12.2016 accroissement 2016 PérUnil_ nb de titres 44 113 889 PérUnil_nb d'abt numériques 53'781 3'225 PérUnil_nb d'abt papier 32'853-169 ebooksunil_nb de titres 85'006 7 690 Toutes les notices (*) Notices avec fulltext Toutes collections 139 959 18 760 Collections UNIL / CHUV 106 700 16 430 30 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Le nombre de notices dans SERVAL continue d augmenter à un rythme régulier. La proportion de texte intégral a légèrement augmenté, sans doute grâce à la validation des anciennes thèses de médecine. Le point marquant de 2016 a été l introduction en novembre 2016 de la nouvelle version de SERVAL, dite SERVAL2, qui offre de meilleures fonctionnalités de recherche ainsi que la visibilité sur Unisciences des notices sur Internet. La migration des données et la mise en production se sont globalement bien déroulées. Comme pour toute évolution de logiciel, un effort d adaptation des usagers reste nécessaire. La nouvelle plateforme de Scriptorium (Web HTML5) a été lancée au début du mois de mars 2016. Après quelques réglages, elle fonctionne à satisfaction, incluant de nombreuses améliorations, demandées depuis plusieurs années pour certaines. Les réactions du public, globalement, s avèrent très positives. Depuis le second semestre 2016, l administration de la plateforme Scriptorium a passé entre les mains du groupe Ingest de la BCUL qui s occupe dorénavant du processus d intégration des fichiers et des métadonnées sur les différentes plateformes en ligne de la BCUL (SERVAL, Scriptorium). Scriptorium Durant le premier semestre 2016, les derniers lots de documents appartenant à la collection Illustrés vaudois (L Hebdo, L Illustré, Suisse illustrée) ont été publiés sur Scriptorium, ainsi que les suppléments 2002-2003 pour les collections de 24 heures et du Matin. Des compléments ont également été publiés pour les titres suivants : Vigousse, Allez savoir et Uniscope. Enfin, neuf journaux personnels manuscrits (20 vol.) ont été publiés sur Scriptorium. Le tout représente 27 235 documents, pour un total de pages se montant à 734 961. L ensemble des documents accessibles en ligne représente, fin 2016, un corpus de 188 059 documents regroupant près de 3,5 millions de pages (3 458 381). L essentiel de l effort a porté, en 2016, sur la presse de Vevey-Riviera. Des conventions ad hoc avec les autorités municipales de Vevey, la Bibliothèque nationale suisse et les ayants droit des titres qui la composent (Tamedia et la Société coopérative Riviera Magazine, en liquidation) ont été signées. La numérisation des quatre premiers lots (env. 80 000 pages chacun) a pu être réalisée en 2016, le traitement des deux derniers lots étant prévu en 2017. Parallèlement, un travail a été mené sur la collection de la presse du Nord vaudois : contact avec les autorités d Yverdon et de Sainte-Croix afin d obtenir des subsides de leur part, discussions préliminaires avec les ayants droit identifiés, préparation des conventions et établissement de la liste des titres. Le dossier représente un corpus estimé à 510 000 pages, pour un coût global de l ordre de CHF 170 000.- à répartir entre la BCUL (CHF 84 000.-), la Bibliothèque nationale suisse (CHF 34 000.-) et les communes (CHF 52 000.-). Publications en série Le service des Publications en série est responsable de l achat et du suivi des collections de périodiques destinés à la communauté de l Université de Lausanne et d une partie des titres du site Riponne de la BCUL. Il gère des abonnements uniques de périodiques accessibles sous une des trois versions possibles : version papier, version combinée papier + numérique (print+), version numérique seule (e-only). Le service a également la responsabilité de mettre ces documents à la disposition du public. Les périodiques disponibles sous forme numérique sont accessibles en texte intégral par tous les usagers UNIL, CHUV et HEP Vaud sur l ensemble des campus et via l accès à distance sécurisé. Pour les autres usagers de la BCUL, ils sont accessibles uniquement dans les locaux de l institution. Sur le campus universitaire, ce sont 3 022 titres vivants qui sont mis à la disposition des usagers, dont 2 366 sont déposés dans les libre-accès des sites Unithèque et Internef, y compris, depuis avril 2016, ceux de la collection de biologie. L intégration de cette bibliothèque a nécessité la mise en place de nouveaux présentoirs, ainsi que le rangement de 43 palettes de volumes périodiques en provenance du Biophore. Dans le cadre du projet Renouvaud, le service a procédé, en 2015, à la migration des données administratives et financières de la gestion des abonnements du SIGB EOSWeb à Virtua. Les données de prédiction, qui permettent le bulletinage, n avaient pas pu être migrées. Elles ont été introduites à la main, titre par titre. Le travail se poursuit dans le SIGB Alma. Pour l heure, le nouvel outil ne répond pas encore entièrement aux besoins des publications en série imprimées. Des développements étaient encore en cours fin 2016. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 31
Collections patrimoniales Dépôt légal L année 2016 a été marquée par des réflexions autour des publications numériques. La mise en place d un processus de dépôt légal numérique se mène en parallèle au projet CoNPa. Le service du Dépôt légal est également en charge du projet crowdsourcing qui vise à faire participer le public à l enrichissement des collections patrimoniales de la bibliothèque. Dans un souci de promotion de l édition cantonale, le service du Dépôt légal met régulièrement en valeur les publications locales dans le hall d accueil du Palais de Rumine et dans le libre-accès de la BCUL site Riponne. Le niveau d édition est resté stable en 2016. Les collections se sont enrichies de 2 013 monographies, 805 publications électroniques et 8 324 fascicules de périodiques provenant de 1 916 titres. 18 notices ont été ajoutées à la base de données des éditeurs vaudois accessible au public. Le service a pu s appuyer sur deux civilistes pour le tri de documents. Documentation vaudoise Constituer une collection exhaustive de documents relative au canton de Vaud dans tous les domaines, à toutes les époques et sur tous les supports, et la promouvoir auprès d un public qui va du simple curieux au chercheur, en passant par les écoliers et les étudiants, telle est la mission du service de la Documentation vaudoise. Dans ses activités visant à alimenter la mémoire collective du canton pour la transmettre aux générations futures, le service a collecté 657 documents imprimés et numériques (996 en 2015) et sélectionné 20 nouveaux sites web (55) pour un archivage pérenne. Le service a mis sur pied sept présentations thématiques de documents, dont deux en lien avec le programme des expositions de la BCUL site Riponne Adolphe, postérité d un roman et Claire Nicole, livres d artiste. Un important travail sur la signalétique du libre-accès de documentation vaudoise a été réalisé, en collaboration avec le service Communication, et un nouvel éclairage a été installé dans les huit alvéoles dédiées aux parutions sur le canton de Vaud. Manuscrits La nouvelle conservatrice des manuscrits a pris ses fonctions en été 2016, la conservatrice adjointe ayant assuré l intérim depuis le début de l année et garanti le déroulement des activités courantes. La situation du service reste pourtant difficile à plusieurs égards : le manque d un outil de gestion d archives et l absence d inventaires pour certains fonds imposent au personnel scientifique de nombreuses recherches pour répondre aux questions et demandes des chercheurs. Malgré ces difficultés, l activité du service a pu continuer à la satisfaction des usagers grâce aux efforts conjoints du personnel de la salle de consultation, du personnel scientifique et du personnel d appoint. 44 nouveaux ensembles de manuscrits ont été acquis en 2016 par le service : plusieurs pièces isolées (dont des manuscrits de Charles Ferdinand Ramuz, de Benjamin Constant ou de Charles-Albert Cingria, etc.) et divers fonds (de Michel Bory, de Claude B. Levenson ou de Paul Cornaz). En outre, une partie de la collection iconographique, déposée auparavant au Musée de l Elysée, a été transférée à la BCUL. Le fonds de négatifs de cette collection, toujours au Musée de l Elysée, suivra. La partie multimédia du fonds de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire (FVPS) a rejoint le service des Manuscrits. Pour rendre les collections visibles et accessibles à distance, la campagne de numérisation interne a continué. Onze manuscrits numérisés ont pu être publiés sur Scriptorium. Cinq manuscrits médiévaux ont été numérisés en haute qualité dans le cadre de la plateforme e-codices (Bibliothèque virtuelle des manuscrits en Suisse). Un fragment médiéval, numérisé en 2015, a pu être rendu accessible dans la base des données e-codices. Quatre expositions ont permis de présenter des documents du service des manuscrits au public, dont une organisée sur le site Riponne par l Institut Benjamin Constant autour du bicentenaire de la publication du roman Adolphe de Benjamin Constant. Avec 6 832 documents consultés, la fréquentation de la salle de consultation a légèrement augmenté (6 238 consultations en 2015). 61 personnes ont participé à des visites du service. 32 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Réserve précieuse 282 ouvrages précieux (67 anciens et 215 modernes) répondant aux critères de la politique de sélection de la Réserve précieuse ont pu être acquis en 2016. Il convient de noter que la plupart des maquettes reçues dans le cadre du prix alloué par la BCUL à l occasion de la triennale Tirage limité, sur un inédit de Claudine Gaetzi, ont pu être acquises. 267 volumes de la Réserve précieuse ont été consultés, photographiés ou présentés. En outre, la BCUL a prêté des ouvrages (Réserve et magasins normaux) dans le cadre de neuf expositions présentées par autant d institutions publiques (cinq sur le canton de Vaud, quatre ailleurs en Suisse). Deux expositions ont été réalisées : Adolphe reloaded, exposition virtuelle et choix de livres présentés à la BCUL site Unithèque du 2 mars au 17 avril 2016 (wp.unil.ch/adolphe). Claire Nicole, livres d artiste, exposition virtuelle et choix de livres présentés à la BCUL site Riponne du 10 novembre 2016 au 9 avril 2017 (wp.unil.ch/cnicole/) Sept visites de la Réserve et présentations de livres précieux ont été mises sur pied, ainsi qu une visite guidée de l exposition Claire Nicole, livres d artiste. Intégration des fonds de la FVPS L intégration des fonds de la Fondation vaudoise du Patrimoine scolaire (FVPS) avait été prévue sur trois ans, de 2015 à 2017. 2016 a été une année importante pour le traitement des documents. Deux agentes en information documentaire (AID) y ont travaillé à raison de 80% chacune, toute l année. A fin 2016, près de 10 000 documents ont été traités, soit 60% du fonds ; 80% sont intégrés dans le fonds BCUL et 20% n ont pas été retenus. Le passage à Renouvaud durant l été a entraîné un ralentissement du traitement, mais sans difficulté majeure pour les collaboratrices en charge de ce travail. Permettant la recherche simultanée dans les ressources imprimées et numériques, notamment les 100 000 livres numérisés par Google, le réseau Renouvaud apporte un enrichissement important pour les publics intéressés par le fonds de la FVPS. Par exemple, l Histoire ancienne de J. Dupperex, paru en 1866, est désormais disponible aussi bien sous forme imprimée que numérique. Collections numériques patrimoniales (CoNPa) Le projet CoNPa, pour Collections numériques patrimoniales, s inscrit dans le cadre du projet Renouvaud et a pour but de permettre, via le nouvel outil de découverte, d accéder aux collections patrimoniales numériques ou numérisées, tout en garantissant la pérennité aux documents qui les composent. Bien que piloté depuis le site Riponne de la BCUL, ce projet implique des collections de toute la BCUL : archives musicales, manuscrits, collection numérique du Dépôt légal et disques 33 tours numérisés d artistes vaudois. Après une phase d initialisation qui a permis de préciser les besoins restant à couvrir dans ce domaine, le projet est entré dans la phase de conception. L année 2016 a donc été consacrée principalement à la rédaction d un cahier des charges, à la définition d un budget précis, aux contacts avec différents fournisseurs de solutions logicielles et de stockage et à la préparation des bases de données existantes qui devront être migrées vers la nouvelle plateforme. L année 2017 devrait permettre la mise en production de la nouvelle plateforme après une phase importante de migration. Collections musicales En sus des activités courantes (sélection, commandes, mises en valeur des collections, participation au service public, etc.), le service de la Phonothèque a participé à la conception de l exposition De SI de LA : Vaud, croisées musicales (19 mai-17 septembre 2016), qui a permis de valoriser les bases de données des musiciens et éditeurs vaudois, dont quelques importants labels (VDE-Gallo, Claves, TCB (jazz) et Two Gentlemen), ainsi qu au déménagement des CD dans les nouveaux meubles durant l inventaire. En réponse aux changements perçus dans la fréquentation par le public, le service de la Musicologie a mis au centre de ses activités de 2016 la promotion de ses collections, en particulier par : La création d une nouvelle salle en accès direct, regroupant la collection de musiques actuelles, accompagnée par la mise à disposition d un piano numérique, dans le but d attirer un public différent et nouveau. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 33
Le réaménagement de la collection de musique classique en libre-accès, qui permet à chaque usager de développer son esprit de découverte L exposition De SI de LA : Vaud, croisées musicales, avec une sélection de documents des trois services musicaux de la BCUL. L ouverture, au niveau national, du prêt entre bibliothèques pour les partitions musicales est désormais une réalité. Tout en participant au montage de l exposition De SI de LA, le service des Archives musicales a travaillé sur trois nouvelles publications ainsi que deux émissions RTS consacrées aux Archives musicales. Ainsi, l année 2016 s est avérée très riche en terme de mise en valeur de la collection. Les consultations des fonds ont légèrement augmenté et ont abouti à maints projets d enregistrements, de publications ou encore de colloques. Le don du fonds BBFC, mythique groupe de jazz lausannois, prouve que l ouverture des archives vers d autres horizons musicaux contribue sensiblement à augmenter la taille et l intérêt de la collection. Un autre fonds emblématique, celui de Michel Hostettler, arrivé en 2015, a pu être classé et plus de 300 œuvres, parmi lesquelles ses partitions de la dernière Fête des Vignerons, sont dorénavant à disposition du public. Afin de consolider les liens et favoriser l échange avec d autres institutions suisses, la conservatrice du service des Archives musicales fait partie, depuis mai 2016, du réseau de compétences-son de MEMORIAV. Collections cinématographiques Sur le site Unithèque, 737 nouveaux films ont été intégrés à la collection cinéma en 2016. Cinespace met à disposition plus de 11 000 documents vidéo en libre-accès et en a prêté 11 029 en 2016. Une hausse de 13% qui est un record absolu. Plus de 700 films ont été regardés sur place dans les différents espaces de visionnement. Outre la mise en valeur régulière des nouveautés en cinéma, tous supports confondus, celle de la collection vidéo s est traduite par dix présentations thématiques à Cinespace, en lien avec des activités culturelles ou cinématographiques (coups de projecteur sur des filmographies et hommages à des personnalités disparues). La proximité des bibliothécaires avec les collections et les espaces de travail permet des contacts quotidiens avec les usagers et favorise particulièrement les échanges avec les enseignants de la Section de cinéma de l UNIL, dont la satisfaction des besoins constitue la mission principale du service. Collections BCUL site Provence En 2016, le fonds de la BCUL site Provence se compose de documents imprimés documentaires et de fiction (88%), de documents audiovisuels (10%) et d ouvrages de référence (2%). Ce sont 171 nouvelles acquisitions qui ont intégré les collections ainsi que 37 travaux de maturité, mis à disposition en consultation sur place. L accroissement du fonds est en légère baisse par rapport à 2015. La sélection a été effectuée par la bibliothécaire, en collaboration avec des enseignants. Collections BCUL site HEP Vaud La collection de la BCUL site HEP Vaud, destinée prioritairement à la communauté de la HEP Vaud, a fait des sciences de l éducation, de la pédagogie et des didactiques des disciplines son domaine d excellence. Issue historiquement de différents fonds pédagogiques, la collection actuelle reflète des choix faits en collaboration avec les responsables des différents domaines enseignés. Ce fonds documentaire comprend plus de 52 000 documents : des livres, des périodiques, des multimédias, des mallettes pédagogiques, des affiches, etc. Tous ces documents sont référencés dans Renouvaud et peuvent être empruntés. La grande majorité d entre eux est disponible en libre-accès. Le fonds ancien est déposé dans un compactus. 34 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Collections/BCU Lausanne 2016 (2015) F37 Offre totale 10'819 338 (8'021 699) F38 dont imprimés 2'768 118 (2'549 037) F39 dont manuscrits 6'572 230 (5'254 010) F40 dont cartes et plans 4 773 (4'032) F41 dont documents iconographiques 1'323 779 (59 909) F42 dont microformes 72 816 (72'798) F43 dont documents audiovisuels 77 088 (81 382) F44 dont autres médias (matériel d expositions, tableaux, objets) 534 (531) F45 Journaux et périodiques électroniques disponibles en ligne 44 208 (50 338) F45a dont journaux et périodiques électroniques disponibles en ligne sous licence 33 346 (39'786) F47a Bases de données disponibles en ligne 275 (160) F47b E-books disponibles en ligne 95 633 (160'392) F47c Documents audiovisuels digitaux disponibles en ligne 12 285 (3'856) F47d Documents numériques individuels disponibles en ligne 128 371 (192'357) BD17 Offre globale de documents prêtés 2'845 206 (2'630 419) BD18 Effectif des collections spéciales (unités physiques) 4'459 338 (5'160 432) Accroissement des collections, documents sur support physique/bcu Lausanne 2016 (2015) F48 Accroissement du nombre de documents de la bibliothèque 1'530 264 (186 713) F49 dont imprimés 219 931 (107 907) F50 dont manuscrits 37 625 (69 218) F52 dont documents iconographiques 1'280 750 (2 682) F53 dont microformes 18 (12) F54 dont documents audiovisuels 8 100 (6 866) F55 dont autres médias 37 (27) F56 documents éliminés 1 053 (2'797) BE19 Accroissement, nombre d unités physiques achetées 33 518 (40 004) BE20 Accroissement des collections en libre-accès -1 128 (4 286) BE21 Accroissement des collections de référence 1 870 (11 259) L accroissement exceptionnel apparaissant dans les indicateurs F48 et F52 est dû à l arrivée à la BCUL des collections de l ancien Cabinet iconographique et de collections photographiques issues des fonds de la FVPS. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 35
36 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Conservation 4. du patrimoine Reliure et restauration du livre En plus des travaux de restauration et de conditionnements courants, l atelier a effectué les travaux suivants : Contrôle du climat des réserves : mesures, contrôles ponctuels, définition des normes Evaluation des travaux nécessaires au traitement des livres de la FVPS présentant des moisissures Formation d un civiliste au nettoyage des collections audiovisuelles du FVPS Désinfection de plusieurs collections présentant des dégradations par moisissures Nettoyage et désinfection (si nécessaire) de tous les documents des coffres anti-feu et conditionnement dans des boîtes sur mesure en carton alcalin Direction et encadrement du personnel de la PC pour la désinfection du fonds Scheider Evaluation de l état sanitaire de plusieurs collections en vue de leur exposition, numérisation ou restauration Lancement d un grand projet de stabilisation des documents dégradés par les encres métallo-galliques afin de développer une procédure permettant de traiter des masses importantes de documents. Reliure externe La politique de la BCUL est de travailler avec des professionnels de la reliure membres de la Société vaudoise des maîtres relieurs. Une rencontre annuelle a lieu avec cette société. Le service du Circuit du document (CirDoc) gère la reliure des monographies des sites Unithèque et Internef. Ce service a confié à différents ateliers du canton 621 volumes pour reliure normale et 220 volumes pour reliure économique. Soit un total de 841 volumes (1 059 volumes en 2015). Le service des Publications en série a fait relier 2 438 volumes (2 248 en 2015) pour les sites Unithèque (1 795) et Internef (643). En 2016, le budget alloué aux collections universitaires a été augmenté. Au total, ce ne sont pas moins de 3 279 volumes des sites Unithèque et Internef (3 307 en 2015), tous genres confondus, qui ont été reliés pour une somme de CHF 301 922.- (CHF 301 836.- en 2015). Le site Riponne de la BCUL a fait relier 773 volumes (715 en 2015) par 9 artisans relieurs, pour un montant total de CHF 77 228.- (CHF 73 039 en 2015). Les périodiques représentent la part la plus importante des dépenses de reliure externe, soit 91%. Le site remplit pleinement sa mission de conservation patrimoniale, puisque 44% du budget sont affectés aux titres du dépôt légal. La reliure des monographies représente, quant à elle, 5% des montants dépensés et 5% des volumes traités par des artisans du canton. Politique PAC Le groupe PAC s est réuni une fois en 2016. Il a désigné son nouveau responsable dont le rôle est de coordonner les activités du groupe et de servir de référent auprès de la direction et des autres institutions du réseau Renouvaud. Le groupe a pris la décision d inclure des représentants de tous les sites de la BCUL et de développer des moyens de sensibilisation des collaborateurs aux problèmes de la conservation à long terme. COSADOCA Les réflexions menées dans le cadre du consortium de sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe (COSADOCA) au sein de la BCUL ont été interrompues en 2016. Cependant, avec les projets d extension de l Unithèque, la collaboration avec les partenaires (Archives cantonales vaudoises, Bibliothèque de l EPFL) devient à nouveau essentielle et doit reprendre pour assurer la protection des collections et une intervention rapide en cas de sinistre. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 37
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Coordination des 5. bibliothèques scolaires Structure et organisation Le canton de Vaud soutient la sensibilisation à la culture, et ce dès le plus jeune âge (Loi sur la vie culturelle et la création artistique (LVCA), art. 5, al.1). Le Département de la formation, de la jeunesse et de la culture (DFJC) encourage les communes à mettre à la disposition de chaque établissement des locaux destinés à une médiathèque scolaire (Loi sur l Enseignement obligatoire (LEO, art. 139)). Depuis 2013, le DFJC a délégué sa compétence dans ce domaine à la Coordination des bibliothèques scolaires qu il a rattachée à la BCUL, pôle d excellence en bibliothéconomie (Loi sur le patrimoine mobilier et immatériel (LPMI), art. 32, al.5). La Coordination des bibliothèques scolaires travaille étroitement avec la Direction générale de l enseignement obligatoire (DGEO), le personnel des bibliothèques, les directions des établissements scolaires et, lorsqu il s agit de bibliothèques scolaires et communales, avec les autorités locales. Elle assure également la supervision des sites Provence et HEP Vaud de la BCUL ainsi que celle des bibliothèques d écoles professionnelles dans le cadre de leur intégration au réseau vaudois (RERO puis Renouvaud, depuis août 2016). Dès son ouverture en août 2017, elle supervisera aussi le site Renens. La Coordination des bibliothèques scolaires a pour mission d assurer un accès adéquat et un encadrement de qualité à tous les élèves vaudois dans les bibliothèques scolaires ainsi que d optimiser le fonctionnement de celles-ci. La bibliothèque scolaire est un outil pédagogique au service des apprentissages. En soutien à l enseignement, elle participe à la formation des élèves. La participation régulière de ces derniers aux animations pédagogiques favorise le goût de la lecture et la construction de références culturelles. Elle leur permet également de développer des compétences et le sens de leur responsabilité dans les domaines de la recherche et de l utilisation de l information, numérique notamment. Les animations pédagogiques concourent à l atteinte des objectifs du Plan d Etudes Romand (PER) et représentent le cœur de l activité des professionnels en bibliothèque scolaire. DFJC DGEO DGEP SERAC DGES convention BCU Lausanne HEP supervision métier Direction BCUL Coordination bibliothèques scolaires Bibliothèques scolaires VD BCUL site Provence BCUL site HEP Vaud Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 39
DFJC DGEO SERAC b BCU Lausanne Directions EPS Coordination bibliothèques scolaires Autorités communales d c a e Personnel bibliothèques scolaires La Coordination des bibliothèques scolaires représente l autorité métier du personnel des bibliothèques scolaires (a), sur mandat de la DGEO (b). La Direction d établissement représente l autorité fonctionnelle (c). Suivant le type de contrat, l autorité d engagement est soit la DGEO (d), soit une autorité communale ou une association intercommunale scolaire (e). Conférence plénière des bibliothèques scolaires vaudoises Avec la Conférence plénière des bibliothèques scolaires vaudoises, l objectif est de renforcer le réseau métier, de développer une culture commune ainsi que des pratiques harmonisées en vue de répondre aux objectifs fixés par les missions de l école et dans le cadre posé par la DGEO. Deux à trois rencontres annuelles sont l occasion de faire état des différents projets en cours, d échanger autour de certaines thématiques et de visiter les bibliothèques du réseau. La Conférence plénière s est réunie en mars à Rolle et, à cette occasion, les travaux relatifs au projet Renouvaud ont été présentés. L animation Bibliocode : utilisation de QR codes en bibliothèque scolaire, réalisée par un collaborateur de la Direction Pédagogique de la DGEO et des bibliothécaires, a aussi fait l objet d une présentation, suivie d une démonstration dans les locaux de la nouvelle bibliothèque intercommunale et scolaire de Rolle. Lors de la rencontre de novembre à Etoy, les bibliothécaires ont eu l occasion, dans le cadre de travaux de groupes, de partager leurs expériences dans le nouveau réseau Renouvaud. Le suivi des éléments identifiés est assuré par la Coordination des bibliothèques scolaires et la Coordination Renouvaud. Les bibliothécaires qui travaillent dans des bibliothèques qui ne font pas encore partie de Renouvaud ont échangé autour d animations pédagogiques destinées aux élèves de 11 e Harmos, axées sur la recherche documentaire. Assemblée annuelle des bibliothèques scolaires vaudoises L Assemblée annuelle réunit toutes les personnes œuvrant pour les bibliothèques scolaires (personnel, autorités poli- 40 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
tiques, directions d établissements scolaires, partenaires de l administration cantonale, professionnels de la formation et représentants d autres cantons ou pays). Elle permet de favoriser les échanges de pratiques et les rencontres entre différents professionnels, de communiquer sur les projets, de promouvoir la démarche vaudoise et de développer les relations avec les partenaires externes (autres cantons ou pays). En 2016, deux conférences ont agrémenté cet évènement qui s est déroulé à Prilly : «Du livre au lire : enseignement de la lecture entre le 19 e et le 20 e siècle», par Sylviane Tinembart, professeure à la HEP Vaud et «La promotion du livre et de la lecture en Suisse aux 19 e et 20 e siècles», par François Vallotton, professeur à l UNIL. Activités courantes de la Coordination des bibliothèques scolaires Projets de construction de nouvelles bibliothèques Dans le cadre des projets de construction ou de réaménagement de bibliothèques, la Coordination des bibliothèques scolaires a fourni un appui à 11 autorités communales. L objectif est d assurer que les locaux répondent aux besoins spécifiques des prestations qui y seront délivrées. Inaugurations La Coordination des bibliothèques scolaires a participé à trois cérémonies d inauguration : la Bibliothèque scolaire et communale de Les Ormonts Leysin, la Bibliothèque scolaire de Château-d Oex et la Bibliothèque scolaire et publique de Vully-les-Lacs (EPS d Avenches). Recrutement La Coordination des bibliothèques scolaires a participé à 125 entretiens qui ont abouti à l engagement de 23 personnes (15 bibliothécaires et 8 agents en information documentaire (AID)). Lors du processus de recrutement des bibliothécaires, une mise en situation est organisée : on en compte 21 sur l année 2016. Mandats de prestations et convention Dans le cadre de l établissement de mandats de prestations, la Coordination des bibliothèques scolaires a étroitement collaboré avec la DGEO et les autorités communales de Belmont, Gland, La Tour-de-Peilz, Nyon, Orbe, Rolle et Villeneuve, ainsi qu avec l Association Intercommunale Scolaire Les Ormonts-Leysin (AISOL) et l Association Scolaire Intercommunale du Jorat (ASIJ). Promotion et communication La Coordination des bibliothèques scolaires a renforcé sa collaboration avec la HEP Vaud et la Médiathèque Valais. Accès des élèves à une bibliothèque Fin 2016, sur 90 établissements scolaires, 64 ont accès à des prestations en bibliothèques scolaires et 71% des élèves DGEO sont inscrits dans un établissement bénéficiant d une bibliothèque. Pourcentage des établissements desservis, par région DGEO Réorganisation de structures En étroite collaboration avec les autorités concernées, la Coordination des bibliothèques scolaires a fourni un appui dans sept cas de réorganisation, médiation ou mise en conformité des structures. VENOGE - LAC 67% LA DÔLE 92% JURA - NORD VAUDOIS 75% CRENOL 85% BROYE - GROS DE VAUD 50% LAUSANNE 53% LAVAUX - RIVIERA 67% ALPES VAUDOISES 83% Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 41
Si la plupart des bibliothèques qui desservent des établissements de la DGEO sont scolaires, le modèle de bibliothèque mixte et l accueil parascolaire en bibliothèque sont en développement. Evolution des indicateurs Les recommandations et normes pour bibliothèques scolaires de 2007 ont été mises à jour. Une nouvelle version sera publiée en 2017. La démarche qualité a pris de l ampleur, avec la mise en place d indicateurs structurés. Cinq domaines ont été identifiés puis déclinés en indicateurs mesurables : gestion et administration, fonds documentaire, prestations pédagogiques, ressources humaines, accès et locaux. L enquête statistique de la Coordination des bibliothèques scolaires reprend les indicateurs OFS et les indicateurs qualité spécifiques au domaine des bibliothèques scolaires. Le réseau des bibliothèques scolaires en quelques chiffres Gestion et administration 58 bibliothèques scolaires ont participé à l enquête statistique, dont 4 de la DGEP et 54 de la DGEO. Plus de la moitié des bibliothèques scolaires DGEO ont mis sur pied une Commission de bibliothèque. Dans près de 60% des bibliothèques, un rapport d activité est réalisé. Fonds documentaire En moyenne, une bibliothèque scolaire compte 11 100 documents, ce qui représente 11 documents par élève. Toutes les bibliothèques scolaires DGEO qui ont créé un fonds documentaire ont fait valider leur politique documentaire par la Coordination des bibliothèques scolaires et la Direction pédagogique de la DGEO. Près de 80% des bibliothèques scolaires DGEO font partie du réseau Renouvaud. Pour les bibliothèques scolaires DGEP, cette proportion est d un tiers. Prestations aux classes Près de 5 000 animations pédagogiques ont été délivrées aux élèves de la DGEO en 2016. Ressources humaines La formation post-grade Certificate of advanced studies Bibliothécaire en milieu scolaire (CAS BMS), dispensée par la HEP Vaud, est finalisée ou en cours de finalisation pour 44 bibliothécaires et 13 AID. 60% des bibliothécaires ont obtenu ce titre. La Coordination des bibliothèques scolaires a participé à 125 entretiens d embauche, qui ont mené à 21 mises en situation pour les candidats bibliothécaires et à l engagement de 15 bibliothécaires et 8 AID. Accès et locaux En moyenne, une bibliothèque scolaire dispose d une surface de 200 m 2. Les bibliothèques scolaires vaudoises dans RERO/ Renouvaud Les derniers travaux d intégration sur Virtua ont eu lieu sur le premier semestre en raison du lancement du nouveau réseau Renouvaud, en août. Aucune nouvelle migration n a pu avoir lieu en 2016, mais plusieurs bibliothèques intègrent leur fonds documentaire directement dans Alma. La structure de soutien gérée par la Coordination des bibliothèques scolaires fournit un appui pour le catalogage de notices dans le réseau. Au sein du réseau Renouvaud, les bibliothèques scolaires et mixtes font partie de l institution Ecoles et Lecture Publique et sont représentées par la Coordination des bibliothèques scolaires au sein du comité de pilotage. Un groupe de travail spécifique, sous la responsabilité de la Coordination des bibliothèques scolaires et composé de bibliothécaires du terrain, a élaboré des directives ciblées sur les intérêts propres à ces types de bibliothèques au sein du réseau. En collaboration avec la Coordination Renouvaud, des vues spécifiques pour chaque bibliothèque scolaire ou mixte ont été mises à disposition dans l interface de recherche Ecoles et Lecture Publique. 42 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
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6. Réseau romand et réseau vaudois Projet Renouvaud Le projet Renouvaud a été initié suite à la dénonciation de la convention intercantonale RERO par le canton de Vaud à fin 2016, annoncée à la Conférence intercantonale de l instruction publique de la Suisse romande et du Tessin (CIIP) par Mme la Conseillère d Etat Anne-Catherine Lyon, en mars 2014. Après l initialisation du dispositif de projet, la première étape a consisté en un recueil exhaustif des besoins des membres du réseau vaudois en vue de l acquisition d un nouveau logiciel de gestion de bibliothèque. Ce travail, auquel ont participé plusieurs dizaines de collaborateurs du réseau, a permis de lancer un appel d offres public en automne 2014. Il a débouché sur le choix des produits Alma et Primo développés par la société Ex Libris, début 2015. Alma est une solution cloud de dernière génération qui permet une gestion unifiée de toutes les ressources documentaires, y compris les ressources électroniques. Orienté processus, le logiciel propose des outils de gestion puissants et personnalisables parfaitement adaptés à un réseau de bibliothèques tel que le réseau vaudois. Primo est l outil de découverte utilisé pour accéder au catalogue. Il permet l accès direct à tout le contenu proposé par les bibliothèques du réseau. Primo est déjà utilisé aujourd hui au sein de RERO, puisqu il s agit de la solution à la base du portail Explore. Organisation et méthodologie Afin de répondre au mandat du Département de la formation, de la jeunesse et de la culture (DFJC), la BCU Lausanne a lancé le programme Renouvaud, qui se compose de trois sous-projets : un projet d organisation permettant de constituer le nouveau réseau vaudois de bibliothèques et de formaliser sa gouvernance. Le projet d organisation définit également la structure de la centrale du réseau vaudois de bibliothèques, ses responsabilités et son business plan. Il établit le cadre contractuel déterminant les relations entre la BCU Lausanne, les membres du réseau et ses partenaires (RERO, BNS, BNF, etc.). Il est aussi chargé de créer les conditions-cadres pour assurer une collaboration active entre bibliothèques du réseau vaudois et, dans la mesure du possible, avec d autres réseaux de bibliothèques (IDS, SUDOC, etc.). un projet informatique comprenant l acquisition d un nouveau SIGB et la migration des données, de manière à assurer la gestion des ressources des bibliothèques du réseau vaudois, l acquisition des ouvrages, le prêt, ainsi que l accès aux contenus imprimés, multimédias et électroniques, dès le 1 er janvier 2017 un projet bibliothéconomique permettant de formaliser les normes et standards appliqués au sein du réseau vaudois et de mettre en œuvre les mécanismes de formation et de contrôle qualité effectués par les bibliothécaires. Les utilisateurs des bibliothèques vaudoises ont ainsi un accès facilité à toutes les ressources imprimées, multimédias et numériques présentes dans les bibliothèques du réseau. Le projet Renouvaud a été mené en suivant la méthodologie de gestion de projet HERMES 5, développée par la Confédération (www.hermes.admin.ch). Le pilotage et la conduite reposent sur deux instances : un comité de pilotage du programme (CoPil), présidé par la directrice de la BCU Lausanne et composé de représentants des différents types de bibliothèques membres du réseau vaudois, qui se réunit plusieurs fois par année un comité de projet (CoPro) présidé par le responsable Technologies bibliothécaires de la BCUL, ce dernier assumant le rôle de chef de projet. Ce comité se réunit de façon hebdomadaire. Le Grand Conseil du canton de Vaud avait accepté le 3 novembre 2015 le projet de décret Renouvaud, accordant au Conseil d Etat un crédit de CHF 2 307 000.- destiné à financer la mise en œuvre du futur réseau vaudois des bibliothèques et du système d information associé dans le cadre du programme de gestion des bibliothèques du réseau vaudois. Livraison de l environnement de pré-production Ex Libris a livré dans les délais prévus l environnement de pré-production du logiciel Alma, le 8 février 2016. Dès la livraison effective, le groupe de travail en charge de la migration des données a effectué des tests de manière à s assurer que la qualité des données était suffisante pour poursuivre les travaux. 44 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
La qualité des données était conforme. Aucun problème majeur, qui aurait nécessité de refaire entièrement la migration de test, n a été rencontré. Il y a certes eu, ici et là, des anomalies détectées rigoureusement inventoriées afin qu elles soient corrigées lors de la migration de bascule mais, de manière générale, la qualité des données migrées était très satisfaisante. L harmonisation des pratiques de prêt Le projet Renouvaud a amené de nombreux changements dans les pratiques métier des bibliothécaires. C était donc l occasion idéale pour mener des réflexions sur l harmonisation de certaines pratiques. Dans ce contexte, plusieurs propositions d adaptation des règles de prêt ont été discutées aux séances du CoPil Renouvaud. Dans un premier temps, deux paramétrages différents pour les deux institutions dans Alma avaient été envisagés. Les deux propositions étant très proches, le CoPil a préféré viser une harmonisation pour l ensemble des bibliothèques de Renouvaud. Ces changements ont été effectifs dès le go-live, le 22 août 2016. Les bibliothèques concernées par cette harmonisation des règles de prêt ont été contactées par l équipe de la Coordination Renouvaud et ont été informées des modifications qui allaient les impacter. Le plus grand changement est celui du nombre de prolongations qui a été augmenté à trois pour toutes les classes d exemplaires prolongeables. Grâce à cette harmonisation, le nombre de prolongations est à présent le même dans toutes les bibliothèques du réseau Renouvaud. Dans le même esprit, le CoPil a décidé d abandonner le privilège qui, jusqu à présent, permettait aux employés de la BCUL de profiter d un service sans amende. Ainsi, tous les bibliothécaires du réseau sont traités de la même manière. Communication Un accent tout particulier a été mis sur la communication dans le cadre du projet. Tout d abord, les informations relatives à l avancement du projet ont été régulièrement communiquées à l ensemble du réseau, que ce soit par lettre d information ou par des séances d information. Au moment du passage en production, les moyens suivants ont été utilisés pour communiquer avec les usagers du réseau : Un courriel contenant leur nouveau mot de passe a été envoyé, le 22 août dans l après-midi, à tous les usagers Des flyers A6 avec les principales informations utiles ont été distribués pendant les premières semaines, de manière systématique, à chaque usager se présentant sur les sites BCUL Une affiche A4 a été placardée sur les guichets de prêt du réseau Le site web BCUL et la page renouvaud.ch ont donné, dès le 22 août, toutes les informations utiles, notamment le renvoi sur les deux vues et une foire aux questions (FAQ) destinée aux usagers Les sites web des bibliothèques du réseau pour un relais de l information Les réseaux sociaux de la BCUL et des bibliothèques qui les pratiquent Un message sur Swisslib La newsletter BCUL. Le lancement de Renouvaud, a également été annoncé à l occasion de la conférence de presse du DFJC, le 16 août 2016. Enfin, quelques objets promotionnels, signets et crayons, ont été proposés aux usagers du réseau. Lancement Après de longs mois de préparation, Renouvaud a été effectif le 22 août 2016, comme prévu dès le montage du projet avec le fournisseur, après l adjudication du marché. Le démarrage a été fluide et les services proposés aux usagers ont été actifs dès 14 h ce jour-là, c est-à-dire à l heure prévue pour le début des activités de prêt. Les mois qui ont suivi ont permis aux collaborateurs et aux utilisateurs de prendre en main l outil et de l utiliser quotidiennement. Mise en place du réseau La migration informatique des données est désormais terminée et le changement de logiciel effectif. Renouvaud a Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 45
ainsi posé une base solide pour développer, dans les années à venir, des solutions modernes et efficaces permettant d affronter vaillamment les mutations profondes du monde de la publication vers le numérique. Le projet sera finalisé en 2017. La nouvelle gouvernance du réseau doit encore être validée ainsi que ses différents organes. Il reste aussi à finaliser et mettre en œuvre certaines procédures et à mener l amélioration continue des différents processus présents dans le réseau Renouvaud. Catalogage et indexation Jusqu au 22 août 2016, la BCUL gérait ses fonds dans le catalogue collectif RERO. A partir de cette date, les collections ont été gérées dans le catalogue Renouvaud. Grâce au catalogage partagé, les bibliothèques membres d un réseau bénéficient du travail de catalogage fait par les autres bibliothèques. Le système intégré de gestion de bibliothèques (SIGB) utilisé dans RERO était le logiciel Virtua de VTLS, mis à disposition par la centrale RERO et celui utilisé dans Renouvaud est Alma de l entreprise Ex Libris. Dans le cadre du projet Renouvaud, une réflexion a eu lieu concernant les formats et les règles de catalogage à appliquer au sein du réseau. Les nouveaux modèles conceptuels Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR) ont été analysés et considérés comme intéressants, mais ils sont toujours à l étude chez nos voisins français. Décision a donc été prise de migrer les données vaudoises sur le nouveau système dans le même format et de continuer pour l instant à cataloguer dans le format MARC21 en suivant les règles AACR2 (règles de catalogage anglo-américaines), le cumul de deux opérations (migration et changement de format des données) risquant d introduire une situation incontrôlable au moment de la migration. Fin 2016, le nombre de références bibliographiques dans Renouvaud, localisées à la BCUL (à un ou plusieurs exemplaires), se monte à 1 835 913 notices, tandis que le catalogue collectif du réseau compte 2 688 714 références. Ces notices décrivent aussi bien des documents imprimés (monographies, périodiques, thèses, partitions musicales) que des enregistrements sonores, des enregistrements vidéo ou des documents multimédias. Les documents en cours d acquisition sont également précatalogués et donc visibles dans le catalogue. Pour les ouvrages anciens, le catalogue donne souvent accès, via un lien URL, au texte intégral du document BCUL numérisé, disponible dans Google Books. Toutes ces références sont consultables en ligne via le catalogue vaudois sous sp.renouvaud.ch Coordination Renouvaud Les travaux effectués par l équipe de la Coordination Renouvaud durant toute l année 2016 se sont principalement axés autour du projet Renouvaud. En effet, avec un go-live prévu pour le 22 août 2016, chaque membre de l équipe a travaillé sur des tâches spécifiques relatives à son domaine de compétence tout en maintenant fonctionnel le réseau vaudois dans RERO. Les membres de l équipe ont joué un rôle pivot durant toute la durée du projet en supervisant et en participant à des groupes de travail en lien avec le paramétrage d Alma (logiciel documentaire), de Primo (outil de découverte) ou avec le montage du réseau Renouvaud. Un contact régulier avec Ex Libris a permis d affiner le fonctionnement d Alma et de Primo et de les rapprocher des pratiques actuelles du réseau. Lorsque les fonctionnalités offertes par les outils ne répondaient pas aux besoins ou attentes, des développements informatiques ont été faits à l interne afin de se rapprocher au maximum du fonctionnement actuel. Afin que les bibliothécaires soient opérationnels le 22 août, une importante campagne de formation aux différents outils a été organisée. Pour ce faire, certains membres de l équipe de la Coordination Renouvaud et plusieurs autres collègues du réseau ont créé des supports de formation et dispensé des cours en s adaptant au fonctionnement des diverses bibliothèques (bibliothèques de Sciences et Patrimoine et bibliothèques d Ecoles et Lecture Publique). En parallèle, et pour gérer les demandes relatives à Alma et Primo provenant des bibliothèques du réseau, un outil de ticketing a été testé en interne puis mis à disposition de tous les professionnels du réseau après le go-live. De nombreuses autres activités ont également été menées, comme la refonte complète du précédent portail documentaire devenu Portail Renouvaud, la mise en place d une FAQ, etc. Depuis le go-live, un important travail est mené par l équipe de la Coordination : elle repère les dysfonctionnements des 46 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
outils et les annonce à l équipe support d Ex Libris, afin qu elle puisse les résoudre ou proposer une solution de contournement et ce, dans les meilleurs délais. L année 2017 sera encore une année dédiée au rodage d Alma, de Primo et du réseau Renouvaud de manière générale. Intégration de nouvelles bibliothèques Durant l année 2016 et au vu de la charge de travail supplémentaire avec la mise en place d Alma et de Primo, l intégration de nouvelles bibliothèques a été momentanément arrêtée. Toutefois, des membres de la Coordination Renouvaud ont continué à effectuer des visites de bibliothèques intéressées à rejoindre Renouvaud et ont répondu aux diverses questions de ces futurs partenaires. Un important travail de réflexion sur le processus à suivre pour intégrer les nouvelles bibliothèques a débuté en 2016 et sera un élément clé à finaliser durant l année 2017. Bibliothèques du REseau Vaudois (BREV) En 2016, en raison de la densité des travaux, des séances et des évènements d information Renouvaud, aucune séance BREV n a eu lieu. Chaque événement d information présentait l état d avancement général du projet, les travaux en cours concernant Alma et Primo, les futures étapes jusqu au 22 août ainsi que diverses informations sur des sujets comme l organisation des formations à Alma et Primo, le chargement de diverses données (bibliographiques, lecteurs, etc.), la distribution du matériel promotionnel, etc. Commission technique PRIMO La commission en charge de l OPAC (COPAC) n a pas tenu de séance en 2016, mais ses membres ont finalisé plusieurs questions touchant à l affichage de certaines zones (zone d édition étendue 264 intégrée au format de catalogage par la COCA, ainsi que la zone 490 qui donnait pendant quelques semaines une information erronée «Etat de collection : Inconnu»). La COPAC a veillé à ce que les informations sur les changements dus au projet Renouvaud soient portées à la connaissance des publics utilisateurs des catalogues RERO, notamment l information vers la nouvelle interface pour les collections des bibliothèques Renouvaud. Dans le réseau Renouvaud, une commission technique Outil de découverte reprend ces activités au sein du réseau Renouvaud à partir du 1 er janvier 2017. Commission technique Indexation 2016 a vu la cessation des activités de la coordination locale RERO indexation au sein du service des Collections académiques du site Unithèque, en août (6 dossiers de noms communs transmis à la BnF, 412 noms propres validés). Deux décisions essentielles ont été prises pour l indexation dans le réseau Renouvaud : Celle de passer à l indexation avec Rameau précoordonné lors de la bascule vers Alma, à la date du go-live, pour l ensemble du réseau Celle de gérer le référentiel des autorités et le travail d indexation matières au travers de Platex, outil informatique développé à l interne et synchronisé avec Alma. L option Rameau précoordonné permet de continuer à donner un accès structuré aux contenus des collections en exploitant les développements actuels et futurs élaborés dans ce domaine sur un plan international, ce qui constitue un enjeu majeur pour les bibliothèques. L extension de la couverture de l indexation aux collections numériques est rendue possible par cette décision. Les formations à l indexation précoordonnée ont été intégrées dans le programme de formation du projet Renouvaud. 56 professionnels ont été formés pour la partie Sciences et Patrimoine, la partie Ecoles et lecture publique ayant été confiée à des intervenants externes. Dans le réseau Renouvaud, une commission technique Autorités reprend ces activités au sein du réseau Renouvaud à partir du 1 er janvier 2017. Commission technique Prêt interbibliothèques Outre la poursuite du traitement des demandes d amélioration d Illréro, la commission de prêt interbibliothèque RERO (COPI) a traité les aspects pratiques liés aux prêts et PEBs des usagers des bibliothèques RERO et Renouvaud : inventaire détaillé des cas de figure en collaboration étroite avec les autres commissions impliquées, séance COPI-COBASES pour fixer toutes les modalités de la période intermédiaire Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 47
du cutover et de postmigration, créer les directives pour les professionnels des deux réseaux et mettre en place la communication aux usagers et aux bibliothèques partenaires. Très appréciée des usagers, la prestation de mutualisation des retours entre bibliothèques de RERO a malheureusement dû être abandonnée à la suite d une décision de RERO, car le développement de l ancien outil Illréro aurait coûté trop cher. Renouvaud continue cependant à appliquer les mêmes tarifs pour les prestations de PEB que précédemment. Renouvaud n utilise le Resource Sharing d Alma que partiellement pour les demandes de ses usagers et les bibliothèques Renouvaud restent uniquement demandeuses dans Illréro, tandis que les bibliothèques partenaires demandent des prêts par poste en passant par l outil de découverte Renouvaud. Le COPIL RERO a approuvé la baisse des frais de fourniture en faveur d une harmonisation au niveau suisse. La répercussion sur les usagers devrait suivre en 2017. Ce point n étant pas à l ordre du jour pour Renouvaud en 2016, il sera repris en 2017. Dans le réseau Renouvaud, une commission technique Prêt Entre Bibliothèques reprend ces activités au sein du réseau Renouvaud à partir du 1 er janvier 2017. Commission technique Acquisitions En 2016, on comptait seulement huit bibliothèques vaudoises qui utilisaient le module des acquisitions de Virtua. Ce module permettait la gestion des commandes de documents aux libraires et autres fournisseurs, la réception des documents, ainsi que l envoi des réclamations. Dans RERO, le groupe Acquisitions ne s est pas réuni en 2016. Aucun changement n est à signaler pour ce module cette année-là. Pour le réseau vaudois, ces activités sont reprises par la commission technique Acquisitions qui sera créée dans Renouvaud dès le 1 er janvier 2017. les règles et procédures de catalogage au sein du réseau RERO. Les principaux points abordés en 2016 ont été : Retrait du canton de Vaud et ses incidences sur le catalogage Paramétrage de la nouvelle version d EZPump Rédaction d un manuel sur les autorités classifications Nouvelle version du résumé du format pour les notices d autorité Echanges sur l avenir du catalogage du réseau RERO, du réseau Renouvaud et l évolution des normes (RDA, FRBR). Dans le réseau Renouvaud, une commission technique Catalogage reprend ces activités au sein du réseau Renouvaud à partir du 1 er janvier 2017. Commission technique Prêt En raison de l absence de migration du logiciel Virtua vers une nouvelle version, le groupe prêt RERO ne s est pas réuni en séance plénière durant l année 2016. De plus, avec l annonce de la sortie du canton de Vaud du réseau RERO, l implication dans les tests de futures versions a été nettement diminuée. Au sein du réseau Renouvaud, à partir du 1 er janvier 2017, la commission technique Prêt succède au groupe prêt RERO. Groupe Bulletinage En 2016, au vu du projet Renouvaud et du changement de logiciel, le groupe Bulletinage de RERO ne s est pas réuni. Fin 2016, le CoPil Renouvaud a prévu de réunir les spécialistes du réseau ad hoc, si des problématiques spécifiques doivent être discutées. Commission technique Catalogage Toutes les bibliothèques vaudoises actives dans RERO étaient concernées par le module de catalogage. La COCA RERO permettait donc de coordonner le travail de catalogage, d assurer la cohérence du catalogue et de tenir à jour 48 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
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7. Services administratifs Informatique L année 2016 a, comme chaque année, été très chargée pour le service Informatique. En effet, l omniprésence de l informatique dans tous les projets conduit naturellement à une forte sollicitation des collaborateurs du service. Après l installation des systèmes d impression PrintUNIL sur les sites Unithèque et Internef, une nouvelle solution d impression a été déployée sur le site Riponne en collaboration avec le centre informatique de l UNIL. La mise en œuvre de cette solution est moins convaincante à la BCUL site Riponne, où une grande partie des publics ne possède pas d authentification UNIL. Des ajustements seront donc nécessaires en 2017. Les travaux de virtualisation des postes de travail des collaborateurs se sont poursuivis sur le site Riponne et une douzaine de postes informatiques destinés au public a été installée sur le site Renens. Le service Informatique a également été impliqué dans des projets plus vastes tels que l interfaçage de la plateforme electures (offre de prêt de livres numériques) avec le système Alma ou la configuration des bornes automatiques de prêt, tout en assurant la maintenance du parc, le renouvellement des ordinateurs et bien entendu l assistance technique aux collaborateurs des cinq sites. Communication Le service Communication a poursuivi son travail transversal par la réalisation de nombreux supports informatifs et promotionnels. Une nouvelle brochure donne un panorama complet de la BCUL et tous les renseignements pratiques pour accéder au catalogue et aux prestations. Le service a également accompagné la création et l application de la charte graphique Renouvaud, sur le site web de la BCUL et les interfaces du SIGB. Des imprimés, crayons et sacs aux couleurs du nouveau réseau ont été distribués à tous les usagers durant les premières semaines du lancement du réseau. Pour les expositions du site Riponne, les manifestations culturelles et les sélections thématiques, une identité visuelle à chaque fois différente a été déclinée sur de multiples supports numériques et papier. Le concours Radio fiction a fait l objet d une campagne promotionnelle remarquée avec la création d un court film et une campagne d affichage à large échelle. Communication web et site web Nouveau canal d information numérique, le blog de la BCUL a été mis en production en mai 2016. En parallèle au site web, il permet de développer sur un ton plus personnel des sujets aussi bien culturels que pratiques ou bibliothéconomiques. La newsletter a, quant à elle, élargi son contenu et présenté à intervalles réguliers les activités des cinq sites à l ensemble des usagers de la BCUL. La consultation globale du site web est en légère hausse avec une croissance de 6.2%. Le nombre d utilisateurs est plutôt stable avec une petite croissance de 3.3%. Le nombre de pages par session est un peu en baisse (-2.32%), mais il est compensé par un temps de consultation des pages en hausse (+4.06%). Ceci peut laisser penser que le contenu proposé aux internautes répond de manière plutôt satisfaisante à leurs attentes. Les pages les plus lues restent la consultation des horaires, la recherche dans la rubrique «tous les catalogues» et la page informant des modalités d inscription. Au niveau des réseaux sociaux, les comptes Facebook et Tweeter sont régulièrement alimentés par les différents contributeurs. Les sujets sont variés (relais d articles du blog, focus sur de nouveaux ouvrages, suggestions de lecture, etc.). Le projet Radio Fiction a bénéficié d une large couverture avec une promotion du concours sur Facebook. Manifestations culturelles La thématique Rythmes a été au centre de la programmation. L année a ainsi été très musicale avec des concerts variés (Kala Jula, Litanies des villes meurtries) et des manifestations comme la projection de Retour à Gorée ou le ciné-concert dada 1916. Des conférences ont également permis d appréhender la richesse de cette notion (Les rythmes du sommeil, Polyrythmie africaine). Les ateliers proposés (écriture de haïkus, photographie) affichaient complet. En littérature, on retiendra la performance scénique de Michel Voïta avec Dire Combray, ainsi que la venue de Jean Echenoz qui a fait salle comble. 50 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Hors thématique, plébiscité pour son originalité, le concours Radio Fiction a suscité un formidable engouement avec environ 50 projets inscrits et 130 personnes impliquées. La 4 e édition de Tirage limité, rencontres romandes du livre d artiste, a attiré un public nombreux de bibliophiles et d amateurs. Le nouveau cycle Les Gardiens du temps, consacré aux collections patrimoniales, a réuni des visiteurs passionnés. Expositions et présentations thématiques Quatre expositions ont été proposées sur le site Riponne. Elaborée par l Institut Benjamin Constant, l exposition Adolphe, postérité d un roman (wp.unil.ch/adolphe) fêtait le bicentenaire de la parution du roman éponyme, complétée par des réalisations contemporaines sur le site Unithèque. De Si de La : Vaud, croisées musicales a dévoilé la richesse des collections musicales. Tirage limité exposait les projets de livres d artiste en lice pour le Prix de la BCUL tandis qu une sélection de livres d artiste a dévoilé le travail de Claire Nicole (wp.unil.ch/cnicole). Utilisation et prestations/bcu Lausanne G70 Site web de la Bibliothèque (sessions) G57 Nombre de manifestations (manifestations culturelles et expositions) BF23 Participation aux manifestations, nombre de personnes 2016 (2015) 585 557 (548 679) 69 (60) 4 211 (3 484) Collection photographique Les portraits des auteurs et musiciens vaudois ont été rendus visibles sur les pages de Wikipédia et dans l exposition De Si de La : Vaud, croisées musicales. Au final, 142 personnalités ont défilé dans le studio photo de la BCUL en près de deux ans, permettant d archiver 421 portraits. Parmi les projets de mise en valeur des collections patrimoniales, on retrouve les tableaux acquis lors de la vente des biens du Château d Hauteville, la gigantesque carte du baillage de Lausanne ou encore des photographies originales très rares du fonds Clara Haskil. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 51
Ressources humaines Organigrammes Direction 1 ETP Secrétariat de Direction 1.3 ETP Direction adjointe Bibl. scolaires 1 ETP Direction adjointe Site Riponne 1 ETP Manuscrits 0.9 ETP Informatique 1 ETP Ressources humaines 0.9 ETP Communication 0.8 ETP Finances & Infrastructures 0.8 ETP Direction adjointe Site Unithèque 1 ETP Internef 1 ETP 4.35 ETP voir organigramme 2 3.5 ETP 0.85 ETP 0.5 ETP voir organigramme 3 0.4 ETP site Provence 0.35 ETP Réserve précieuse 0.75 ETP 2.3 ETP site HEP Vaud 1 ETP Coordination Renouvaud 0.8 ETP Ressources numériques 1 ETP Admin. systèmes 1 ETP Organigramme 1 Infrastructures 1 ETP Comptabilité 3.6 ETP 6.75 ETP 1.75 ETP 2.6 ETP 7.5 ETP 4.1 ETP 52 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Organigramme 2 Direction 1 ETP Direction adjointe Site Unithèque 1 ETP Collections académiques 1 ETP Publications en série 0.9 ETP PEB 0.8 ETP Cinespace 0.8 ETP Info+ 0.75 ETP CIRDOC 0.9 ETP Prêt 0.85 ETP Formation et guichet infos 1.05 ETP 7.25 ETP 3.8 ETP 2.5 ETP 0.6 ETP 9.9 ETP 5.7 ETP Organigramme 3 Direction 1 ETP Secrétariat/RH 0.5 ETP Direction adjointe Site Riponne 1 ETP CIRDOC 0.9 ETP UNIDOC 0.75 ETP Renseignements 0.6 ETP Prêt 1 ETP 8 ETP 4.2 ETP 0.5 ETP 7.35 ETP Projet 0.9 ETP Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 53
Personnel au 31 décembre 2016 Conseil de direction Directrice Jeannette Frey Directeur adjoint site Unithèque Jean-Claude Albertin Directeur adjoint site Riponne Laurent Albenque Directrice adjointe Coordination des bibliothèques scolaires Véronique Avellan Responsable site Internef Gérald Gavillet Responsable Finances et Infrastructures Arnaud Chicha Responsable Ressources humaines Nathalie Rossi Responsable Communication Rachel Vez Fridrich Responsable Informatique Alexandre Lopes Administration Secrétariat de direction Katia Hilkersberger Christine Hilscher Etter Sylvia Mathey Comptabilité Sébastien Piller Christelle Floquard Nancy Mingard Gestionnaire timbrage et auxiliaires Pascale Leenen Publications en série Sara Egger Réception des livres Josiane Zehnder Danielle Laub Isabelle Junod Vöchting Coordination des bibliothèques scolaires Anouck Pércia David-Vionnet Martine Seiler Technologies bibliothécaires Administrateur systèmes Augustin Schicker Informaticien Kevin Pradervand Responsable du service Ressources numériques Christel Coquilleau Coordinateur Ingest Théophile Naïto Gestionnaire d applications Nicole Edder Gestionnaire e-books Jan Sandink Gestionnaire de bases de données Josée Antille Assistant fonctionnel Stefan Codrescu PérUnil et ebooksunil Mireille Pochon Numérisation Claudia Renna Coordination Renouvaud Fanny Peuker Jasmin Hügi Nadia Chennaf Jean-François Richer Thierry Uské Maaike Vautier Agnès Motisi-Nagy Mara Dalla Valle Emmanuel Eckard Ariane Faraldi Simona Alj-Pavlasova Collections spéciales Manuscrits Ramona Fritschi Laura Saggiorato 54 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Hélène Denebourg Réserve précieuse Silvio Corsini Archives musicales Verena Monnier Infrastructures, services techniques & ateliers Chargé de missions techniques Michel Vassaux Logistique Oussama Al Mohtar Poste Bruno Beluche Navette Marco Marazita Relieurs artisanaux Michel Marrer Etienne Flück Stéphane Scully Restauratrices du livre Ghislaine Baehler Maria Teresa Shazar Service Communication Médiatrices culturelles Olga Canton Caro Alexandra Weber Berney Photographe Laurent Dubois Graphiste Jean-Samuel Fauquex Web & community manager Karine-Joëlle Lamon Prêt Chefs du prêt Olivier Baumann Charlotte de Beffort Adjointe Chef du prêt site Riponne Coraline Schiller Bibliothécaires documentalistes assistants Naïm Ben Khelifa Martine Ben Mabkhout Olga Chevallaz Marina Dalu Sébastien Diogo Alain Erb Elise Gasser Daniel Gombau Patricia Guenat Claudio Iachini Mohamed Lakhal Danielle Laub Sarah Loup Martine Maffei Marie Manzoni Véronique Mayor Gallaz Murielle Neyroud Cristina Piqué Monique Poget Christophe Pont Sarah Rérat Déborah Segui Rémy Stoll Simon Vernez Marie-France Verrey Barbara Vourdamis Bibliothécaires responsables Responsable Collections académiques site Unithèque Michel Maillefer Responsable UNIDOC site Riponne Christophe Bezençon Responsable CirDoc site Unithèque Hélène Benza Responsable CirDoc site Riponne Micheline Demont Responsable services Publics site Unithèque Javier Lopez Responsable Renseignements et Formation des usagers site Riponne Françoise Simonet Chatton Responsable des Publications en série Nathalie Matthey Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 55
Responsable site HEP Vaud Claude Borgeaud Responsable Cinespace Pascale Sahy Responsable Projets Béatrice Kamber Thiocone Responsable Formation Evelyne Deferr Responsable Prêt Entre Bibliothèques Muriel Guerry Bibliothécaires scientifiques Sandrine Bally Laurence Baudraz Josiane Bonetti Sylvia Biro Andrea Cantinotti Francesca Dell Oro Aymeric Demay Pierre Durussel Marie-Hélène Gadina Manuela Hanrot Fabienne Henryot Michael Hertig Suzanne Kaufmann Matthey Katia Linde Laure Montandon Giovanni Nicoli Marc-Antoine Nüssli Guillaume Rey-Bellet Federica Rusconi Brigitte Steudler Marc Tiefenauer Jean-François Wullyamoz Bibliothécaires documentalistes Simona Alj-Pavlasova Marie-Thérèse Arias Natacha Bailat Vuattoux Morgane Benoist Marianne Boudifa-Bigler Béatrice Bourgeois Eric Buehler Jean-Pierre Burnat Evelyne Campiche Ruëgg Henriette Cochard Michèle Defaux Marielle Delessert Marie-Noëlle di Dio Marie Donzé Marie-Pierre Ferrario Catherine Garbi Gaëlle Kaufmann Patrick Lavanchy Elisa Maniscalco Claudine Michon Rossana Rattazzi Nicole Richoz Delphine Rod Nathalie Severino Pauline Voirol Henri Waltenspühl Etiquetage Tam Burnat Pierre Fuchs Marina Giddey Karen Ichters Josiane Zehnder Surveillants de salle auxiliaires et fixes Fatima Ayeh Liza Baumann Massimo Bonomo Rachel Debonneville Nilo Ernani Dörr Elodie Dupas Axelle Henry Dominique Houlmann Suzanna Jakimovski Hervé Jolivey Juliette Losey Sully Piteira Nicolas Quinche Andreas Salice Joëlle Schwitzguébel Biljana Stojilavsevic Lynn Wuarchoz 56 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Mouvements du personnel régulier, apprentis & auxiliaires Ont quitté : Fabienne Perret 29.02.2016 Elodie Schwob 29.02.2016 Diane Bertschy 31.03.2016 Lise Vaucher 31.03.2016 Nicole Dupuis Dupraz 31.03.2016 Maud Vionnet 30.04.2016 Martine Jaccard 31.05.2016 Paola Moro 31.05.2016 Catherine Grand 31.07.2016 Albine Rey 31.07.2016 Philippe Marguerat 30.09.2016 Daniela Bortolotti 31.10.2016 Ghislaine Baehler 31.10.2016 Delphine Erard 31.10.2016 Marianne Bigler 31.12.2016 Agnès Motisi-Nagy 31.12.2016 Sont entrés : Théophile Naïto 01.02.2016 Josiane Bonetti 01.02.2016 Mara Dalla Valle 01.02.2016 Emmanuel Eckard 01.02.2016 Ariane Faraldi 15.02.2016 Sylvia Biro 01.03.2016 Sébastien Piller 01.04.2016 Sébastien Diogo 01.04.2016 Marie Donzé 01.04.2016 Pauline Voirol 01.04.2016 Christophe Pont 01.05.2016 Kevin Pradervand 01.05.2016 Katia Linde 01.06.2016 Sarah Rérat 15.08.2016 Ramona Fritschi 22.08.2016 Elisa Maniscalco 01.09.2016 Morgane Benoist 01.10.2016 Tam Burnat 01.11.2016 Christelle Floquard 01.11.2016 Hélène Denebourg 21.11.2016 Karine-Joëlle Lamon 01.12.2016 Apprentis, stagiaires et demandeurs d emploi Apprentis Florian Meystre 01.08.2013 Pierre Guanzini 01.08.2013 Tara Laffely 01.08.2013 Nathalie Cuénoud 15.08.2014 Laure Borremans 15.08.2014 William Frily 17.08.2015 Luc Meuwly 17.08.2015 Alexia Saillen 01.08.2016 Thomas Schild 01.08.2016 Stagiaires et demandeurs d emploi Myriam Poglio ETI prêt Micha d Ans Stage manuscrits Christophe Pont ETI prêt Jeffrey Hoyland OSEO 50% CirDoc Thomas Schild ETI CirDoc Hélène Virenque ENSSIB 85% Luc Vallat Archives musicales 50% Giulia Noto Archives musicales 80% Monika Bolliger Pré-Master HEG 40% Stéphane Chaupond ETI prêt 100% Vegim Asani ETI logistique 100% Francis Luong BNF 100% Kate Espasandin Stage univ. 40% Osman Hasani ETI logistique 100% Chiara Zindel Archives musicales 50% Delphine Perrottet relieur Antoinette Cuany BNF 50% Laurent Keller BNF 80% informatique Arnaud Maillet Cirdoc 100% Coralie Chatelan ETI prêt 80% Sarah Aubry BNF 100% Engagés temporairement comme auxiliaires ou en CDD Site Unithèque Franziska Wettstein Comptabilité Bastien Truan Rangeur Alain Daucourt Rangeur Thibaud Leignel Rangeur Vincent Tchdry Rangeur Elise Epiney Rangeur David Isliker Logistique Guillaume Blatti Rangeur Sébastien Diogo Biblioser Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 57
Stela Panayotova Rangeur Agnès Motisi-Nagy Remplacement 10 mois. F. Henryot Pauline Voirol CIRDOC Christelle Floquard Comptabilité Allan Cueto Rangeur Sara Spranger Rangeur Hélène Denebourg Manuscrits Ludovic Iberg Rangeur Thomas Schild CirDoc Lorenza Antognini Rangeur Gregory Patthey Web & comunity manager remplaçant Romain Buffat Rangeur Charlotte Perrelet Rangeur Osman Hasani Logistique Rosalie Grollimund Secrétariat Anne-Lise Lemaire Secrétariat Karim Nicod Rangeur Site Internef Déborah Segui Prêt Aurélia Barras Rangeur Léa Crettex Rangeur Site Riponne Luca Guarnaccia Rangeur Delphine Mühlheim-Bory AID Biblioser Sarah Rérat Auxiliaire Alessandra Marguerat Rangeur Malika Oueslati Rangeur Lucie Tardin Rangeur Sarah Loup Prêt Capucine Radice Manifestations culturelles Manon Schwab Rangeur Sylvain Faucon Rangeur Katia Linde Auxiliaire Gaëlle Kaufmann Remplacement CIRDOC Anouck Pércia David- Coord. Biblio. scolaires Vionnet Gasser Elise Prêt Margaux Dewarrat Manifestations culturelles Ofélie Ducret FVPS Tara Laffely FVPS Hélène Denebourg CoNPa Yann Vöchting Rangeur Nora Rebouh Rangeur Christine Favre Prêt Site HEP Vaud Ian Novotny Christian Ball Rangeur Rangeur Service civil Sophoan Mey Du 01.02 au 05.03.2016 Léonard Dinkel Du 01.02 au 30.04.2016 Julien Perrelet Du 04.07 au 16.09.2016 Thibault Usel Du 01.08 au 23.12.2016 Arnaud Devanthéry Du 01.05 au 31.07.2016 Jeremy Novello Du 04.07 au 19.08.2016 Personnel/BCU Lausanne 2016 (2015) C6 - Nombre total d employés 261 (246) C7 dont collaborateurs à plein temps 63 (71) C8 et C9 dont collaborateurs à temps partiel C10 - Total des postes en équivalents temps plein (ETP) Formation continue des collaborateurs 198 (175) 130.38 (131.26) C11 dont collaborateurs fixes 107.85 (105.65) C12 dont collaborateurs temporaires 13.53 (15.61) C13 dont personnes en formation 9 (10) Avec la mise en œuvre du nouveau SIGB Alma et de l outil de découverte Primo, Renouvaud a profondément modifié l environnement de travail des collaborateurs de la BCUL. Afin de maîtriser ce nouveau système, tous les professionnels de la BCUL et du réseau vaudois Renouvaud ont suivi une ou plusieurs formations aux différents outils mis en œuvre dans Renouvaud dans des domaines tels que le catalogage, la gestion des autorités, la gestion des acquisitions, l indexation, le prêt, l utilisation de l outil Primo ou encore la gestion des ressources numériques dans le nouveau SIGB. La campagne 2016 de formations à Alma et à Primo s est déroulée du 2 mai au 20 octobre 2016. Au cours de cette période, 14 formations ont été dispensés sur un nombre total de 85 séances. Les formateurs qui ont donné ces séances sont tous des bibliothécaires du réseau Renouvaud (à l exception de deux formateurs externes pour le sujet de l indexation Rameau). 58 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Toutes les formations ont été systématiquement évaluées dans le cadre de la gestion de la qualité du projet et le taux de satisfaction des collaborateurs formés a été très élevé. Les équipes des différents sites BCUL ont complété ces formations Renouvaud par des spécialités qui leur sont propres. Ainsi les collaborateurs de la BCUL site Internef ont acquis des connaissances et développé leurs compétences professionnelles et personnelles dans les domaines suivants : bibliothéconomie (utilisation du thésaurus Jurivoc) ; informatique (Jahia ; informatique juridique) ; compétences linguistiques (anglais). Chaque collaborateur de la BCUL site Internef ayant exprimé le souhait de suivre une formation continue a eu l occasion de participer à au moins une conférence ou à un cours. Outre les formations à Renouvaud et en raison de la forte implication des équipes dans le projet, l effort de formation pour le site Unithèque a dû être plus modeste en 2016. Ont ainsi été privilégiées les formations professionnelles certifiantes telles le MAS ALIS des universités de Lausanne et Fribourg, les formations professionnelles en lien direct avec la pratique, notamment sur la formation aux mesures de veille et d échange de bonnes pratiques sur les thématiques stratégiques telles le web sémantique. A la BCUL site Riponne, le responsable UNIDOC a participé à diverses conférences et formations, notamment à l International digital curation conference à Amsterdam, à la Conférence ipres16 à Berne. La responsable du prêt a participé à la journée de formation «Quel impact du numérique sur l architecture des bibliothèques?» et à celle sur les «E-books - expertise et échanges d expériences». Quant à la responsable de l accueil et des renseignements, elle a suivi le webinaire Ex Libris «Efficience, efficacité et engagement un soutien optimal à l enseignement, l apprentissage et la recherche». Les collaborateurs du service Communication ont participé à plusieurs formations, notamment dans le champ de la médiation culturelle, sur les «Enjeux et modalités de la démarche participative» et les «Fablab en bibliothèque». Afin d améliorer leurs compétences dans l utilisation de logiciels de graphisme et d animation, le photographe et le graphiste ont suivi plusieurs auto-formations en ligne tandis que la responsable du service a parfait ses connaissances en communication de crise. Les collaborateurs du service Technologies bibliothécaires ont suivi des formations sur leurs spécialités respectives, comme la gestion des ressources en Open Access et la négociation de l offre documentaire électronique, deux cours donnés par l ENSSIB à Lyon, ou encore la publication interactive à l aide d IPython Notebook, l utilisation des outils de Mindmapping, la sélection et le traitement en masse, les outils et les procédures pour travailler avec BHL, ou encore sur la numérisation et la constitution de bibliothèques numériques, toujours à l ENSSIB. La responsable du service des Ressources Humaines a suivi une formation sur le thème «Généraliste en santé au travail». BCUL formatrice En 2016, la BCUL a formé neuf apprentis agents en information documentaire (AID). Les trois apprentis de 3 e année ont brillamment réussi leurs examens de fin d apprentissage grâce à leur persévérance et la qualité de leur travail de préparation, mais aussi grâce à la formation solide dispensée par les collaborateurs de la BCUL. Ils ont reçu leur CFC lors d une cérémonie de remise des diplômes qui a eu lieu au Chaplin s World à Corsier-sur-Vevey. Les apprentis ont pu suivre, comme tous les collaborateurs de la BCUL, des formations à Alma : catalogage, acquisitions, prêt et Primo. Ils ont bien vécu le passage à Renouvaud et se sont vite habitués aux différentes fonctionnalités de ce nouveau SIGB. Les examens pratiques de catalogage s effectueront dorénavant sur Alma. Par contre, les apprentis seront toujours formés à Virtua dans le cadre des cours professionnels et des cours inter-entreprises (CIE). En 2016, en raison du projet Renouvaud et de la charge générée par les groupes de travail, il a été décidé de ne pas accueillir d apprentis extérieurs. La BCUL n aurait pas pu les encadrer et les former de manière optimale. La formatrice en entreprise, responsable des apprentis du SERAC, a réuni les différents formateur sur la place de travail (FPT) de la BCUL afin d échanger sur les thématiques des formations à l interne, des cours professionnels, des objectifs de formation, des évaluations et des compétences sociales des apprentis. Le but de ce type de séance est d améliorer sans cesse l organisation de la formation et l encadrement des apprentis. En outre, la formatrice en entreprise a participé à une journée Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 59
spéciale organisée par l Institut fédéral des hautes études en formation professionnelle (IFFP), intitulée «Les formateurs et formatrices en entreprise : ces acteurs-là de la formation professionnelle». Des conférences sur le système dual de formation, sur les contrats d apprentissage, sur la fonction de formateur en entreprise (tous métiers confondus) se sont révélées fort intéressantes. Des outils utiles à l encadrement des apprenants ont été présentés. La BCUL remercie les Archives cantonales vaudoises (ACV), la Bibliothèque de l ECAL, l OCOSP de Neuchâtel ainsi que l Institut suisse de droit comparé qui ont accueilli cinq apprentis AID de la BCUL en stage. Ceux-ci ont pu compléter leurs connaissances professionnelles, notamment dans le domaine des archives et de la documentation. La BCUL a organisé, conjointement avec les ACV, les Bibliothèques de la Ville de Lausanne, l IMD, le Centre de documentation Alliance Sud, le Rolex Learning Center et l Ecole hôtelière, deux semaines Découverte. Celles-ci permettent de pallier le manque de places de stages pré-professionnels et offrent à des jeunes l occasion de découvrir les métiers de l information documentaire. La responsable des apprentis du SERAC, accompagnée d un apprenti, y introduit les filières de formation I+D en Suisse romande et six collaborateurs présentent les différents services du site Riponne. Finances et infrastructures Finances Après trois années de consolidation, la structure de l équipe comptabilité s est stabilisée fin 2016. Le poste de responsable comptabilité, bloqué depuis 2014 (maladie longue durée), a été à nouveau repourvu. L équipe est désormais constituée de : 3 collaborateurs, représentant 2.1 ETP, s organisant autour de pôles métiers : fournisseurs, débiteurs-banques et comptabilité générale 3 collaboratrices, représentant 1.5 ETP, pour les tâches de réception des livres. Au-delà des tâches courantes, l équipe s est fortement mobilisée pour : réaliser des bouclements trimestriels rigoureux intégrer l édition sur site des factures SAP (auparavant à charge de la CADEV) améliorer la tenue des caisses (nouveau PV de caisse, signatures autorisées, contrôles sur sites, etc.) refondre les codes budgétaires et statistiques des acquisitions mettre en place un suivi des anomalies de réception des livres (traçabilité des demandes de notes de crédit) s autoformer au nouveau SIGB et mettre en place les modes opératoires adéquats. Le contrôle cantonal des finances a effectué des contrôles de caisse inopinés en décembre 2016 sur les sites Unithèque et Riponne, qui n ont révélé aucun problème particulier, et identifié quelques points mineurs d amélioration. Comptes 2016 Le Grand Conseil a voté en décembre 2015 un budget 2016 de 16.3 millions de francs, dont 13.1 millions de francs pour les charges de personnel (rubriques 30), de 3.3 millions pour les autres charges (rubriques 31) et de 0.2 million pour les revenus. En fin d année, pour la mise en place du futur site du Gymnase de Renens - CEOL, la BCUL a obtenu de la DGEP, outre le transfert de 1.0 ETP, un transfert de budget en faveur des rubriques 3119 (CHF 50 000.- pour les collections) et 3102 (CHF 22 000.- pour les imprimés et publications). Le budget par rubrique (au niveau 4 positions) a été globalement respecté. Au total, hors transferts DGEP, le non-dépensé s élève à CHF 459 847.-, soit 2.82 % et provient essentiellement : de la rubrique 3010 «Traitement du personnel», pour laquelle des vacances de postes en cours d année ont engendré une économie significative (CHF 290 313.- hors cotisations) se traduisant également par des économies sur l ensemble des rubriques de charges de personnel de la rubrique 3010 «APG Maternité Admin» au bénéfice de CHF 45 971 de remboursements de la rubrique «Formation et perfectionnement du personnel» avec un non dépensé de CHF 63 342.- 60 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
des rubriques 3161 «Loyers, frais d utilisation des immobilisations» et 3151 «Entretien de machines, de matériel d exploitation et d entretien» dégageant globalement une économie de CHF 60 262.-. A l inverse, la rubrique 3030 «Salaires du personnel auxiliaires» montre un dépassement de CHF 76 349.-, intégralement compensé par la rubrique «Traitement du personnel», ce afin de financer la fin de l opération de catalogage des bibliothèques des musées cantonaux du SERAC (projet BiblioSER) et un poste permettant le remplacement du comptable de la BCUL absent pour cause de maladie longue durée. En complément de ce budget, le Grand Conseil du canton de Vaud a accepté, mardi 3 novembre 2015, le projet de décret Renouvaud, accordant au Conseil d Etat un crédit de CHF 2 307 000.-, sur la période 2015-2017, destiné à financer la mise en œuvre de Renouvaud, réseau vaudois des bibliothèques, et du système d information. Au 31 décembre 2016, le solde de ce crédit d investissement s établit à CHF 310 892.-. N (MCH2) N LONG(MCH2) Libellé (MCH2) Comptes 2016 Budget 2016 Comptes 2015 3010 3010000000 Salaires du personnel administratif et d'exploitation 10'191'487 10'481'800 10'290'969 3010 3030000010 Personnel intérimaire facturé par des tiers 3'031 0 3010 3010000900 Rbt APG militaire/prot. civile pers. admin. -319 0-9'243 3010 3010000910 APG Maternité Admin -45'971 0-19'357 3010 3010000920 Remboursement d'indemnités journalières des assurances maladie et accidents pour le personnel administratif et d'exploitation -14'090-21'300-19'858 3010 3010000930 Rbt indemnités AI pers. admin. 0 0-5'250 3030 3030000000 Salaires du personnel auxiliaire / occasionnel 356'349 280'000 392'535 3030 3030000920 Remboursement d'indemnités journalières des assurances maladie et accidents pour le personnel auxiliaire 3030 3030000020 Personnel astreint au service civil (PASC) et Programme d'emploi Temporaire sous LACI (PET) 3030 3030000900 Remboursement d'apg pour service militaire ou protection civile pour le personnel auxiliaire 379-300 -507 24'246 24'300 17'706-416 0 3049 3049000000 Autres Indemnités 38'879 28'600 38'407 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 61
N (MCH2) N LONG(MCH2) Libellé (MCH2) Comptes 2016 Budget 2016 Comptes 2015 3050 3050000010 Cotisations patronales AVS, APG, AC, frais administratifs pour le personnel administratif et d'exploitation 3050 3050000040 Cotisations patronales AVS, APG, AC, frais administratifs pour le personnel occasionnel 3052 3052000010 Cotisations patronales aux caisses de pensions individuelles pour le personnel administratif et d'exploitation 3052 3052000040 Cotisations patronales aux caisses de pensions individuelles pour le personnel occasionnel 3053 3053000010 Cotisations patronales aux assurances accidents pour le personnel administratif et d'exploitation 3053 3053000040 Cotisations patronales aux assurances accidents pour le personnel occasionnel 3053 3053000910 Retenue au personnel pour cotisation à l'assurance accidents non professionnels pour le personnel administratif et d'exploitation 634'602 654'400 641'930 24'608 18'100 24'013 1'179'571 1'249'000 1'199'897 13'501 7'400 16'853 89'739 101'700 99'349 3'230 2'600 2'703-76'083-88'100-86'022 3053 3053000940 Retenue au personnel pour cotisation à l'assurance accidents non professionnels pour le personnel occasionnel -3'050-2'400-1'864 3054 3054000010 Cotisations patronales aux caisses d'allocation familiale pour le personnel administratif et d'exploitation 220'622 227'000 222'808 3054 3054000040 Cotisations patronales aux caisses d'allocations familiales pour le personnel occasionnel 8'571 6'400 8'321 3059 3059000010 Cotisations patronales PC Famille-Rente pont pour le personnel administratif et d'exploitation 6'126 6'300 6'180 3059 3059000040 Cotisations patronales PC Famille-Rente pont pour le personnel occasionnel 244 100 224 3090 3090000000 Formation et perfectionnement du personnel 130 800 50'000 66'265 3099 3099000000 Autres charges de personnel 8'649 10'000 10'344 30 Dépenses de personnel 12'731'353 13'116'400 12'896'402 62 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
N (MCH2) N LONG(MCH2) Libellé (MCH2) Comptes 2016 Budget 2016 Comptes 2015 3100 3100000000 Matériel de bureau 128'415 130'000 127'861 3101 3101000010 Fournitures pour les véhicules, carburants 7'156 5'500 3'391 3101 3101000030 Produits et fournitures de nettoyage 222 3102 3102000000 Imprimés, publications 523'591 501'700 501'723 3103 3103000000 Littérature spécialisée, magazines 1'240 5'500 1'826 3110 3110000000 Mobilier et équipements de bureau 105 0 3'316 3110 3110000100 Mobilier pour l'enseignement 390'732 405'000 364'523 3110 3110000200 Mobilier et équipements pour d'autres locaux 0 0 146'916 3111 3111000100 Matériel spécialisé d'enseignement et de recherche 7'114 20'000 16'800 3119 3119000000 Collections 1'170'514 1'200'000 1'184'119 3120 3120000050 Taxes d'élimination 6'814 5'000 4'722 3130 3130000000 Frais de port 81'799 110'000 90'149 3130 3130000010 Frais de CCP 88 1'000 110 3130 3130000020 Frais bancaires 1'817 600 1'504 3130 3130000030 Frais de téléphone 25'075 30'000 30'243 3130 3130000050 Frais de représentation 19'083 13'000 11'326 3130 3130000060 Frais d'organisation de congrès 0 0 0 3130 3130000090 Frais de contentieux et de poursuites 0 600 0 3130 3130000110 Cotisations à des institutions de droit privé 15'454 15'000 15'604 3130 3130000120 Frais de nettoyage facturés par des tiers 9'876 10'000 4'637 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 63
N (MCH2) N LONG(MCH2) Libellé (MCH2) Comptes 2016 Budget 2016 Comptes 2015 3130 3130000130 Frais de surveillance 0 500 0 3130 3130000150 Rémunération des intervenants extérieurs indépendants au sens de l'avs 40'397 50'000 36'310 3130 3130000160 Frais de transports effectués par des tiers 15'396 0 3132 3132000000 Honoraires conseillers externes, experts, spécialistes, etc. 144'635 145'000 129'499 3133 3133000000 Charges d'utilisations informatiques 355'346 355'000 345'001 3134 3134000000 Primes d'assurances choses 906 500 432 3137 3137000000 TVA charge 801 1'500 5'295 3137 3137000020 Autres impôts et taxes 7'642 6'000 4'867 3144 3144000000 Entretien des terrains bâtis et bâtiments 0 0 0 3150 3150000000 Entretien du mobilier, des machines et appareils de bureau 2'418 14'000 7'887 3150 3150000010 Entretien du mobilier pour l'enseignement 2'146 5'000 26 3151 3151000000 Entretien de machines, de matériel d'exploitation et d'entretien 16'744 50'000 20'269 3151 3151000010 Entretien des véhicules et accessoires 976 4'000 9'069 3159 3159000000 Entretien d'autres biens meubles 15'506 15'000 13'225 3160 3160000000 Loyer et bail à ferme des biens-fonds 42'998 43'000 43'000 3161 3161000000 Loyers, frais d'utilisation des immobilisations 132'994 160'000 135'292 3170 3170000000 Frais de transport et pour usage de véhicules privés 10'395 12'000 11'602 3170 3170000010 Frais de repas et d'hôtel 1'881 6'000 2'186 3170 3170000020 Frais de représentation et d'habillement 0 0 0 64 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
N (MCH2) N LONG(MCH2) Libellé (MCH2) Comptes 2016 Budget 2016 Comptes 2015 3180 3180000000 Réévaluations sur créances 0 0 0 3181 3181000000 Pertes sur créances effectives 24 0 3199 3199000000 Indemnités avocats d'office et assistance judiciaire 103 0 3199 3199000040 Autres charges d'exploitation 9'910 10'000 6'929 31 Biens, services, autres charges 3'190'315 3'330'400 3'279'665 3400 3400000000 Intérêts passifs des engagements courants 0 0 5'193 3419 3419000100 Pertes de change 13'779 0 11'242 3419 3419000101 Pertes de change non réalisées -15 0 18 3419 3419000200 Gains de change -10'890 0-10'069 34 Charges d'intérêts 2'874 0 6'383 CHARGES 15'924'542 16'446'800* 16'182'450 4240 4240000000 Taxes d'utilisation et prestations de service 0 0 0 4250 4250000000 Ventes 50'131 150'000 68'749 4260 4260000050 Remboursement de tiers 3'272 0 6'555 4260 4260000100 Retenue frais de téléphone 2'355 1'000 100 4309 4309000000 Autres revenus d'exploitation 11'623 0 20'736 4390 4390000000 Autres revenus 13'023 0 555 4400 4400000000 Revenus des intérêts 0 0 15 4910 4910000000 Imputations internes pour prestations de service 8'184 0 REVENUS 88'589 151'000 96'710 * hors transferts des budgets DGEP intervenus fin 2016, collections 50 000.-, imprimés 22 000.- Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 65
Statistiques acquisitions En 2016, pour l acquisition des documents, la BCUL disposait de 1.2 millions de francs de budget ordinaire (rubrique 3119 Collections) et d une contribution aux acquisitions de 6.3 millions de francs, en provenance de l Université de Lausanne et de la HEP Vaud. 6.8 millions de francs ont été dépensés. Auxiliaires Les dépenses en personnel auxiliaire ont représenté CHF 356 349.- et peuvent être résumées, pour les principales, comme suit : CHF 78 203.- ont été dépensés pour les surveillants des salles de lecture de la BCUL sites Unithèque, Internef et Riponne, surveillants présents lors de la fermeture des autres services au public, principalement les soirs et les week-ends CHF 55 661.- pour le projet d intégration des fonds de la Fondation vaudoise du Patrimoine scolaire CHF 16 641.- pour une aide au service du Prêt de la BCUL site Riponne et CHF 74 523.- pour une aide à la comptabilité CHF 41 735.- pour le remplacement de compactus de la BCUL sites Riponne et Unithèque ainsi que pour divers déménagements et soutiens logistiques assurés par les Infrastructures aux différents services de la BCUL CHF 24 863.- pour le projet d intégration des bibliothèques des musées cantonaux vaudois à RERO (projet BiblioSER) qui est terminé. Par ailleurs, CHF 119 432.- ont été dépensés pour permettre l engagement d étudiants pour ranger les livres dans les libre-accès de quatre sites (Unithèque, Internef, Riponne et HEP Vaud). Le financement est assuré par le montant des amendes versées au fonds au bilan «Fonds de la BCUL», selon son règlement. transportés sur 36 palettes. Ce projet a mobilisé environ 200 heures de travail. 23 424 ouvrages ont été expédiés par le service de poste interne de la BCUL, soit 6 136 colis remis par l entremise de La Poste. Ce chiffre est en diminution par rapport à l année 2015 mais dans la moyenne des années précédentes. La poste interne BCUL a reçu 9 152 colis qu elle a ensuite distribués dans les différents sites. En 2016, la navette de la BCUL a parcouru 11 631 kilomètres. Le second véhicule prévu pour des transports légers et peu encombrants, l Opel Mériva, a effectué 4 688 kilomètres pour une consommation moyenne de 6.7 litres/100 km En dehors des tournées fixes, les véhicules de la BCUL ont réalisé 147 courses spéciales, qui représentent 4 136 kilomètres parcourus et une durée de travail de 327 heures. Infrastructures Pour la Logistique de la BCUL, le premier gros projet de l année 2016 a été le transfert de la Bibliothèque de Biologie du bâtiment Biophore, situé sur le site de l UNIL à Dorigny. Les ouvrages ont été conditionnés dans des cartons, les étagères démontées et le tout transporté sur le site Unithèque. Le transport des livres a nécessité 720 cartons à bananes, 66 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
Groupes, commissions, 8. relations extérieures Jeannette Frey, Directrice de la BCU Lausanne, a représenté la BCUL dans : la Ligue européenne des bibliothèques d enseignement et de recherche (LIBER), en tant que vice-présidente et membre du Finance Committee de LIBER (http://libereurope.eu/board-finance-committee/) le Comité d organisation de la conférence annuelle LIBER à Helsinki (FIN) (https://liber2016.org/), en qualité de présidente du Conference Programme Committee de LIBER le Comité d organisation de l IFLA Satellite Meeting 2017 : Digital Humanities à Berlin (http://libereurope.eu/events/ ifla-satellite-meeting-2017-digital-humanities/) le Governing Board d Europeana pour le compte de LIBER (http://pro.europeana.eu/structure/foundation-governing-board) l Executive Board de l European Register of Microforms and Digital Masters (EROMM) le Comité d organisation du 8 th UNICA Scholarly Communication Seminar 2016 à Lausanne (http://www.unica-network. eu/event/8th-unica-scholarly-communication) la Conférence des Bibliothèques Universitaires (CBU) le comité de pilotage du Consortium national des Bibliothèques la Conférence Suisse des Bibliothèques Cantonales (CSBC) la Coopérative Service suisse aux Bibliothèques (SSB) le Conseil Stratégique RERO, ainsi que son Bureau le comité de pilotage Renouvaud, en tant que présidente le comité de projet et la CoArt EXT UTQ le comité de projet Avenir Rumine le Conseil Consultatif du MAS ALIS UNIL-UNIBE l Association des Bibliothèques Patrimoniales Romandes la Commission des Bibliothèques de l UNIL (COBIB) le Comité de liaison avec l UNIL le Comité de liaison avec la HEP Vaud le Conseil de Fondation Johanna Spyri le Conseil de Fondation de SWITCH le Conseil de Fondation C.F. Ramuz le Conseil de l Institut Benjamin Constant. Jeannette Frey, directrice de la BCU Lausanne a contribué en 2016 : à l European Kick-off Day, Ex Libris, Hambourg, par la contribution : «Do university librarians dream of electric sheep?» par l article «Googlos Un partenariat public-privé entre la BCU Lausanne et Google pour la mise en ligne du patrimoine imprimé conservé à la BCU Lausanne», dans : ARBIDO, 2, 2016, http://arbido.ch/assets/files/arbido_2016_2_low_161127_132447.pdf à l Alma Day à Genève, par la contribution «Renouvaud rétrospective à 24 mois du début du projet et à 5 mois du golive» : https://www.youtube.com/watch?v=i-vmi9qw7de au Budapest Symposium «The Use and Generation of Scientific Content Roles for Libraries», par la contribution «LIBER s Strategy supporting the roles of libraries in the Open Science environment» : https://videotorium.hu/hu/ recordings/14030, https://www.slideshare.net/jeannette- Frey/libers-strategy-supporting-the-role-of-libraries- in-the-open-science-environment?qid=282522c0-0473- 4d0a-afe1-c2388d644c5b&v=&b=&from_search=2 à la Conférence suisse des Bibliothèques Cantonales, Sion, par la contribution : «Renouvaud : le réseau vaudois des bibliothèques a un mois» au Congrès ADBU 2016 à Nice, par la contribution «Renouvaud réseau vaudois des bibliothèques, live sur ALMA depuis 48 jours» au Colloque des bibliothèques de Genève, par la contribution : «Quelle évolution des métiers des bibliothèques pour répondre aux nouveaux défis?» par une charge ponctuelle d enseignement dans le cadre du master en archivistique et information documentaire (MAS ALIS) des Universités de Berne et Lausanne par une charge ponctuelle d enseignement dans le cadre du CAS en gestion de documentation et de bibliothèque de l Université de Fribourg. La Directrice de la BCU Lausanne a, en outre, assuré tout au long de l année une vingtaine de présentations du projet Renouvaud, à tous les stades de développement du projet, à Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 67
destination des bibliothèques membres de Renouvaud bien sûr, mais aussi à destination de la DGES et des directeurs des HES vaudoises, de la direction et des professeurs de la HEP Vaud, du Rectorat de l UNIL, de la COBIB UNIL, des doyens et professeurs de différentes facultés de l UNIL, des membres de la Conférence générale de l enseignement professionnel (CGEP), des membres de la Conférence de l enseignement gymnasial (CGEG), de la direction du CEOL, de la Haute Ecole de Gestion de Genève, des bibliothécaires du canton du Jura et de Neuchâtel, du projet SLSP, du CoPil RERO, ainsi que du groupe «G3» réunissant les décideurs en bibliothéconomie des universités de Genève, Montréal et Bruxelles. Jean-Claude Albertin, Directeur adjoint en charge du site Unithèque, a représenté la BCUL dans : le Comité directeur de l association suisse des bibliothèques (BIS) le Groupe de travail Copyright de la Ligue européenne des bibliothèques d enseignement et de recherche (LIBER) le Groupe de travail Open Access (AKOA) de la conférence des bibliothèques universitaires suisses La Commission des bibliothèques de l UNIL (COBIB) le comité de pilotage du projet Renouvaud le comité de projet du projet d extension du bâtiment Unithèque. Il a, par ailleurs, assuré diverses interventions externes à l instar d une conférence à Dijon, dans le cadre des journées du Patrimoine organisées par le ministère français de la Culture. Laurent Albenque, Directeur adjoint en charge du site Riponne, a représenté la BCUL dans : le Groupe de travail Statistiques des bibliothèques de l association suisse des bibliothèques (BIS) l association BiblioVaud, dont le but est d offrir aux bibliothèques de lecture publique vaudoises une visibilité accrue auprès de la population l association Lettres Frontières, dont le but est de faire connaître la littérature de Suisse romande et de Rhône-Alpes, de chaque côté de la frontière le Groupe Permanent d Exploitation du Palais de Rumine. Véronique Avellan, Directrice adjointe en charge de la Coordination des bibliothèques scolaires, a représenté la BCUL et les bibliothèques scolaires vaudoises dans : le groupe des experts pour la Bibliothèque Scolaire Numérique (BSN), projet national d educa.ch le Conseil de la Fondation vaudoise du Patrimoine scolaire le Comité de liaison HEP Vaud BCUL les Assises de l éducation. Gérald Gavillet, responsable du site Internef, a représenté la BCUL dans : le Conseil de l Association des Bibliothèques Juridiques Suisses (ABJS), dont il est le trésorier la Société d études économiques et sociales (SEES), dont il est le réviseur des comptes. Christophe Bezençon, responsable des collections du site Riponne, a représenté la BCUL dans : le Groupe de travail Ethique professionnelle de l association suisse des bibliothèques (BIS). Verena Monnier, responsable du service des Archives musicales, a représenté la BCUL dans : le Réseau de compétences-son de Memoriav l Association suisse des Collections Musicales (AIBM) le Répertoire International des Sources Musicales Section Suisse (RISM - Suisse). Brigitte Steudler, responsable du service de la Documentation vaudoise : a été la répondante vaudoise pour l archivage pérenne de sites web, le projet E-Helvetica Archives Web Suisse de la Bibliothèque nationale suisse (BN). Anouk Pércia David-Vionnet, adjointe à la Coordination des bibliothèques scolaires, a représenté la BCUL et les bibliothèques scolaires vaudoises dans : la Communauté de travail des bibliothèques suisses de lecture publique (CLP), groupe de travail Bibliothèques scolaires le Colloque Bibliothèque Scolaire Numérique (BSN), projet national d educa.ch les Assises de l Education 68 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne
le colloque Centre suisse des technologies de l information dans l enseignement (CTIE). Claude Borgeaud, responsable du site HEP Vaud, a représenté la BCUL dans : le Comité de liaison BCUL - HEP Vaud. Silvio Corsini, responsable de la Réserve précieuse de la BCUL, a : pris part aux travaux du groupe BIS Livre ancien participé activement au transfert de l essentiel de la collection iconographique vaudoise du Musée de l Elysée à la BCUL site Unithèque, service des Manuscrits joué le rôle d expert dans le cadre de deux travaux d étudiants du DH Lab de l EPFL relatifs à l extraction et à la classification automatique d ornements d imprimerie assuré le suivi des différentes actions menées et services rendus par la BCUL dans le cadre de la triennale organisée par l association Tirage limité, avec le soutien du service Communication et des Manifestations culturelles donné trois présentations au colloque IFLA-News media à Hambourg, à la conférence annuelle SHARP à Paris et à la Médiathèque Valais publié deux contributions : Gazettes et revues lausannoises au siècle des Lumières : un bilan en demi-teinte, dans Lectures du «Journal helvétique», 1732-1782 et En chaque mot rêve une eau vive, dans Claire Nicole (Berne: Till Schaap, 2016) donné deux cours d une journée dans le cadre du Master avec spécialisation «Histoire du livre et édition des textes» mis sur pied par l UNIL. Ramona Fritschi, responsable du Service des Manuscrits, a : participé régulièrement aux IIIF-Manuscripts Calls fait partie du comité d organisation du 3 e Swiss Open Cultural Data Hackathon, qui aura lieu en septembre 2017 à l UNIL. Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne 69
70 Rapport annuel 2016 de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne