Guide de formation. EndNote Web. Logiciel de gestion de références bibliographiques en ligne

Guide de formation EndNote Web Logiciel de gestion de références bibliographiques en ligne Catherine Bertignac Bibliothèque La Pérouse- mise à jour 1-09-2012

Sommaire 1. Présentation générale de EndNote Web... 3 1.1. Fonctionnalités générales de EndNote Web... 3 1.2. Accès à EndNote Web... 3 1.3. Compatibilités de EndNote Web... 4 1.4. Comparaison avec EndNote Bureau... 4 2. Principes de fonctionnement de EndNote Web... 5 3. Collecter des références bibliographiques... 5 3.1. Collecte par basculement direct des références... 6 3.2. Collecte par importation de fichiers... 6 3.3. Collecte par connexion directe sur des bases de données et des catalogues... 9 3.4. Collecte via une recherche avec le navigateur Firefox... 10 3.5. Collecte par saisie manuelle des références... 11 4. Organiser les références... 12 4.1. Répartition des références... 12 4.1.1. Le stockage des références... 12 4.1.2. Création et suppression d un groupe de références... 12 4.1.3. Partage d un groupe de références... 13 4.2. Suppression des doublons... 14 4.3. Visualisation, tri et modification des références... 15 4.3.1. Affichage des références par liste et tri... 15 4.3.2. Liens à partir de l affichage par liste... 15 4.3.3. Visualisation du détail de chaque référence... 15 4.3.4. Modification d une référence... 16 4.4. Recherche de références... 16 5. Mettre en forme les citations et créer une bibliographie... 17 5.1. Créer une bibliographie simple sous EndNote Web... 17 5.2. Insérer des citations et créer une bibliographie dans MS Word (Cite While You Write)... 18 5.2.1. La barre-outils de EndNote Web sous MS Word... 18 5.2.2. La démarche pour le formatage sous MS Word... 19 5.3. Créer un fichier RTF formaté... 21 5.4. Exporter des références... 23 6. Personnaliser son interface et modifier ses identifiants d accès... 24 7. Aide sur EndNote Web... 24 Annexe 1... 25 Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 2

1. Présentation générale de EndNote Web 1.1. Fonctionnalités générales de EndNote Web EndNote Web est un logiciel de gestion de références bibliographiques qui permet de -collecter ou saisir des références bibliographiques (articles, ouvrages, communications à des colloques, rapports, etc.) pour créer sa propre base de données. -organiser ces références, par exemple en les répartissant par groupe, en supprimant les doublons, en partageant l accès de groupes avec d autres utilisateurs d EndNote Web. -mettre en forme ces références, selon le style bibliographique choisi, sous forme de liste ou par insertion dans un traitement de texte. La version 3.4 de EndNote Web (version de base) est décrite dans ce document. 1.2. Accès à EndNote Web EndNote Web est utilisable par tous les utilisateurs qui se sont enregistrés auprès du serveur Web of Knowledge 1 (procédure en Annexe 1). Il est gratuit pour les utilisateurs Ifremer et BLP du fait de la souscription à des outils de cette plateforme. EndNote Web est accessible de 2 manières : Par connexion à partir de la plateforme du Web of Knowledge (onglet «My EndNote Web») : Par connexion, de n importe quel ordinateur, au site Internet http://www.myendnoteweb.com/ avec ses identifiants de connexion du Web of Knowledge. 1 La plateforme du Web of Knowledge est accessible via le site de la bibliothèque sous Bases de données bibliographiques. Elle donne notamment accès aux bases de données Web of Science (WOS) et Medline ainsi qu aux outils analytiques Journal Citation Reports (JCR) et Essential Science Indicators (ESI). Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 3

Dans ce deuxième cas, le logiciel peut être utilisé de manière nomade (à domicile, en déplacement, etc ) pendant 1 an. Pour prolonger cet accès nomade ou le réactiver, l utilisateur doit se reconnecter une fois au serveur Web of Knowledge à partir d une adresse IP reconnue pour l abonnement. A défaut l accès est inactivé mais le compte est conservé. 1.3. Compatibilités de EndNote Web EndNote Web fonctionne avec les navigateurs Microsoft Internet Explorer 7.x-9.x, Firefox, Safari 4.x, 5.x, sous réserve que les «cookies» et Javascript soient acceptés dans le paramétrage. EndNote Web est conçu pour travailler prioritairement avec le traitement de texte Microsoft Word pour mettre en forme des références. La barre outils donnant accès aux raccourcis vers les fonctions de EndNote Web s installe sous : Microsoft Windows XP SP2 ou plus récent / Vista/Windows 7 Microsoft Word 2003 / 2007 /2010 (64 bit) Et, sous réserve que les «cookies» et Javascript soient acceptés dans le paramétrage : Microsoft Internet Explorer 7.x-9.x Firefox pour Windows Et sous Macintosh, Macintosh OS X 10.5x et 10.7.x Microsoft 2008/2011 FirefoxT pour Macintosh Sans installation de Microsoft Word, la procédure de formatage est un peu plus complexe qu avec MSWord, mais EndNote Web peut scanner et créer une bibliographie formatée d un document RTF dans lequel seraient insérées des citations temporaires. 1.4. Comparaison avec EndNote Bureau Dans la mesure où l utilisateur ne paye pas de licence, EndNote Web est conseillé aux étudiants, aux stagiaires et aux personnels qui recherchent un gestionnaire bibliographique simple d utilisation, aux fonctions élémentaires. EndNote Web n est pas équivalent à EndNote Bureau. Il est moins riche fonctionnellement et moins performant. Par exemple : -il peut être très lent pour importer et exporter des données, naviguer entre les différentes pages. -il ne permet pas de stocker des fichiers (txt, pdf, excel, etc ), sauf si l utilisateur dispose également de EndNote Bureau. -il ne permet pas de créer et modifier les filtres d importation, les styles bibliographiques d édition. -il ne permet pas de faire des recherches précises par champ (auteur, journal, label, etc.). Il présente par contre l avantage d être utilisable de n importe quel poste informatique connecté à Internet. Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 4

Filtres 2. Principes de fonctionnement de EndNote Web EndNote Web s articule autour de 3 grandes fonctions : collecter, organiser et mettre en forme les références bibliographiques (formater). Collecter Organiser Formater Bases de ISI Fichiers provenant de ASFA d éditeurs comme Elsevier, Bases de ISI Catalogues de bibliothèques Fichiers de connexion Basculement direct des références Import Connexion à des bases de données, à des catalogues Stockage des références Modification des références Tris / recherches simples Suppression des doubles Création de groupes Partage de groupes S t y l e s Sous Endnote Web Prévisualisation des références formatées Création de fichiers RTF formatés Sous MSWord Insertion des citations Formatage des citations et de la bibliographie Capture via Firefox Saisie manuelle Exporter des références formatées 3. Collecter des références bibliographiques Les références bibliographiques peuvent être collectées de 5 manières : -par basculement direct des références à partir des bases de données du Web of Knowledge, -par importation de fichiers de références sauvegardées dans certaines bases de données ou chez certains éditeurs -par connexion directe aux bases de données du Web of Knowledge ou à certains catalogues de bibliothèques puis rapatriement des références. -par capture via le navigateur Firefox. -par saisie manuelle des éléments de la référence. Pour être collectée une référence doit comporter obligatoirement les champs «auteur» et «année». Les procédures d importation et de rapatriement sont lentes dès que le nombre de références passe au-delà de la centaine. La capacité de stockage maximale d un compte EndNote Web est de 10 000 références. Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 5

3.1. Collecte par basculement direct des références Pour les bases du serveur ISI Web of Knowledge (Web of Science et Medline), il est conseillé de travailler, si possible, directement sur les bases de données, base par base, et de basculer les références dans EndNote Web en suivant la procédure suivante : -se connecter avec ses identifiants ISI via «Sign in» puis faire une recherche -dans «Output Records» définir les références à basculer dans EndNote Web -sélectionner «Full Records» -cliquer sur «Save to EndnoteWeb». Un message indique en suite que les références ont été envoyées dans la bibliothèque EndNote Web. Quand on ouvre «My Endnote Web», les références sont visibles dans le groupe «Unfiled» de EndNote Web. Il est possible d activer l export direct à partir de certains serveurs et éditeurs. Il faut installer le plugin de EndNote Web pour Internet Explorer ou celui pour Firefox (Options/Download Installers/Firefox). Dans Firefox, aller dans Tools.Add-ons et sélectionner EndNote Web comme outil d export par défaut. 3.2. Collecte par importation de fichiers L importation de références ne peut se faire qu avec le filtre d importation correspondant à la base de données ou à l éditeur de provenance. Par exemple le filtre d importation d un fichier de références provenant de Science Direct s effectue avec le filtre «RefMan RIS». L importation se fait dans EndNote Web sous l onglet Collect/ Import References : -rechercher le fichier à importer -choisir le filtre d importation -choisir le groupe dans lequel les résultats seront importés Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 6

Pour les bases accessibles via le portail de la BLP, voici les modalités de constitution et d import des fichiers : Base de données Démarche au niveau de la base Filtre à choisir sous EndNoteWeb ASFA sous Proquest Au niveau d une page de résultats, sélectionner les références puis cliquer sur «Export/Save» Puis cliquer sur «Save» et sauvegarder le fichier RIS OvidSP CAB Abstracts Georef Francis sous ISI* : Web of Science, Medline (si bases non disponibles sur son poste de travail) avec l extension.ris Sélectionner les références puis cliquer sur «Exporter». Préciser que les références sont à exporter vers «EndNote», en «référence complète». Puis cliquer sur «Exporter la ou les citations» et sauvegarder le fichier avec l extension.cgi ou.txt. Sélectionner les références, puis dans «Output Records» renseigner les références, puis sélectionner «Full Record» puis «As plain text» «Save». CAB Abstracts (OvidSP) Georef (OvidSP) Francis (OvidSP) ISI-CE *Pour les bases du serveur ISI Web of Knowledge il est conseillé de travailler, si possible, directement sur les bases de données et de basculer les références dans EndNoteWeb (cf. 3.1). Autres sources Démarche au niveau de la source Filtre à choisir sous EndNoteWeb Alertes provenant Lors de la mise en place d alertes : choisir le format ISI-CE du serveur d ISI ISIResearchSoft. Enregistrer le mail en format.txt. EndNoteBureau Sous EndNoteBureau (version < 10) : sélectionner les EndNoteImport Attention : les liens références. Cliquer sur «Export», choisir le fichier à vers des fichiers exporter et le style «Refer export» et le format txt. (File Attachments, Sous EndNoteBureau (version 10 et +) : utiliser la Figure) ne sont pas conservés. fonctionnalité de EndNoteBureau : Tools/EndNoteWeb pour faire les échanges entre EndNoteWeb et Pas de filtre nécessaire EndNoteBureau Google Books Après la recherche, ouvrir la référence et cliquer sur EndNoteImport «Exporter la citation» via «EndNote». Enregistrer la référence (fichier en.enw) Google Scholar Aller dans «Preferences Scholar», dans «Gestionnaire EndNoteImport des bibliographies» sélectionner «Afficher les liens permettant d'importer des citations dans EndNote» puis cliquer sur «Enregistrer les préférences». Rechercher et cliquer sur «Importer dans EndNote» au niveau de la référence à exporter et enregistrer le fichier en.enw Scirus Sélectionner les références de la page. Cliquer sur «Export». Choisir l exportation de «citations, abstracts and keywords» et le format «RIS format» et «save file to disk», puis cliquer sur «export». Le scirus WorldCat OCLC (catalogue international) fichier est enregistré avec en.enw. Ouvrir la référence. Cliquer sur Citer/exporter. Cliquer sur «Exporter dans EndNote» et enregistrer la référence (fichier en.ris) RefMan RIS Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 7

Editeurs Démarche au niveau de l interface éditeur Filtre à choisir sous EndNoteWeb American Chemical Society Ouvrir la référence en cliquant sur le titre. Cliquer sur «Download Citations» puis choisir le format «RIS» incluant «Citation and abstract» puis cliquer sur «Download citation(s)». Enregistrer le fichier en.ris. (les informations transférées sont peu RefMan RIS American Fisheries Society, American Meteorological Society American Physiology Society American Society for Microbiology BioOne Cambridge Journals EDP Sciences Elsevier (Science Direct) JSTOR Nature Inter-research nombreuses. Il faudra compléter) Sélectionner les références puis cliquer sur «Download to Citation Manager». Choisir le format «Endnote» et «Direct Import». Enregistrer le fichier en.enw. La référence sera plus complète en procédant référence par référence (ouvrir «Abstract» et cliquer sur «Download to Citation Manager»). Sélectionner les références puis cliquer sur «Get All Checked Abstracts». Cliquer sur Download all citations on this page to my citation manager. Choisir «Endnote» puis enregistrer le fichier en.enw. Sélectionner les références puis cliquer sur «Download to citation manager» puis sur «Go». Cliquer sur Download ALL Selected Citations to Citation Manager. Choisir «Endnote» puis enregistrer le fichier en.enw. Sélectionner les références puis cliquer sur «Download to citation manager». Sélectionner «Citation for this article» et cliquer sur «Download article citation data». Enregistrer le fichier en.ris. Ouvrir la référence en cliquant sur le titre. Cliquer sur «Export Citation» dans Options puis choisir le format «EndNote» puis cliquer sur «Export». Ouvrir la référence en cliquant sur le titre. Cliquer sur «Download Citation» puis choisir le format «Endnote» et puis enregistrer le fichier en.enw. Sélectionner les références puis cliquer sur «Export Citations». Choisir d inclure le résumé et choisir «Citations and Abstracts» et «RIS format» puis cliquer sur «Export». Enregistrer le fichier en.ris. Cocher les références puis cliquer sur «Export Citation». Sélectionner le format RIS file et enregistrer le fichier. Ouvrir la référence de l article puis cliquer sur «Download citation». Enregistrer la référence en.ris Ouvrir la référence puis cliquer sur Export Citation Endnote puis enregistrer en format.ris EndNote Import EndNote Import EndNote Import RefMan RIS EndNote Import EndNote Import RefMan RIS RefMan RIS RefMan RIS ReferBibIX (nettoyage à faire au niveau du champ Volume ) Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 8

Editeurs Démarche au niveau de l interface éditeur Filtre à choisir sous EndNoteWeb Oxford University Sélectionner les références et cliquer sur «Get all EndNote Import Press checked Abstract(s)» pour afficher les références sélectionnées puis sur «Download All Selected Citations to Citation Manager» puis choisir EndNote et enregistrer les références en.enw Science Ouvrir la référence puis cliquer sur «Download EndNote Import citation» puis sur «Endnote» puis enregistrer la référence en.enw. Springer Ouvrir la référence puis cliquer sur «Export RefMan RIS citation». Choisir d exporter «Citation and Abstract», le format «RIS Format» et le gestionnaire «Endnote». Cliquer sur «Export citation» et enregistrer le fichier en format Ris. Taylor and Francis Ouvrir la référence et cliquer sur «Download EndNote Import Citation». Choisir le format «EndNote Direct Export», «Citation and Abstract» et «Download file» et cliquer sur «Go». Enregistrer la référence en.enw. Wiley Sélectionner les références et cliquer sur «export citation». Choisir «EndNote» et «Citation & Abstract». Puis enregistrer le fichier en format Ris. RefMan RIS 3.3. Collecte par connexion directe sur des bases de données et des catalogues La connexion aux bases de données et aux catalogues se fait dans EndNote Web sous l onglet Collect/ Online Search. Elle permet d interroger de nombreux catalogues de bibliothèques pour récupérer des références d ouvrages, de thèses ou de rapports. Sont ainsi accessibles le catalogue de la British Library, de la Library of Congress, de la Woods Hole Oceanographic Institution, de la NOAA, de la SCRIPPS et du CSIRO. Les catalogues de la BLP et du SUDOC ne sont pas accessibles pour l instant par connexion. Pour les bases de données, cette fonctionnalité n est opérante que pour les bases de ISI-Thomson Reuters, sous réserve qu elles soient accessibles sur le poste informatique de travail. Les opérateurs à utiliser sont ceux de la base de données dans laquelle on effectue la recherche («and», «or», «not»). 1- Choix de la base ISI ou du catalogue 2- Recherche 3- Rapatriement des références Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 9

«Retrieve all records «signifie récupérer toutes les références, quel que soit le nombre «Select a range of records to retrieve» permet de voir le nombre de références trouvées et de définir le nombre que l on souhaite rapatrier. 3.4. Collecte via une recherche avec le navigateur Firefox Il est possible de collecter une référence (à la fois), notamment d une page Web, à partir du navigateur Firefox. Il faut au préalable installer le Plug In accessible via Options/ Download Installers/Firefox Extension. La démarche consiste à cliquer sur l icône Capture au niveau d une page Web que l on souhaite référencer ou d une page d accès à un article chez un éditeur pour récupérer les références de l article. Le système ouvre une nouvelle fenêtre décrivant les informations capturées et permettant d ajouter des compléments. La référence sera enregistrée par défaut dans le groupe [Unfiled] si on ne détermine pas dans quel groupe la classer. Une fois les champs complétés, il faut sauver la référence via Save. La capture fonctionne bien, en théorie, avec les sites suivants: -ACS Publications -Aleph Library Catalog -Amazon.com -arxiv.org -BioMed Central -BMJ Clinical Evidence -British Library -British Medical Journal -CiteULike -COinS compatible sites -CrossRef -CSA Illumina -DRA Library Catalog Systems -Dynix Library Catalog Systems -EBSCOHost -ERIC -GEAC Library Catalog Systems -Google Scholar -HighWire -IEEE Xplore -IngentaConnect -JAMA & Archives -J-Stage -JSTOR -Karger Publications -Lexis/Nexis -Library of Congress -Nature -Ovid -Oxford Journals -PLoS journals, -Project Muse -ProQuest -PubMed -Scientific Commons -SciVee -TLC Library Catalog Systems -Voyager Library Catalog Systems -VTLS Library Catalog Systems -Web of Science -Wiley -WorldCat -YouTube Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 10

3.5. Collecte par saisie manuelle des références La saisie manuelle se fait sous l onglet Collect/ New Reference. Elle débute par le choix du type de la référence qui sera décrite. Il y a 48 types de références disponibles dont: -Electronic article : article électronique, publié en ligne uniquement -Journal article : article de revue publié sous forme papier -Conference paper : communication à un colloque -Conference proceedings : actes de colloque -Thesis : thèse -Web Page : site ou page Web -Book : ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs, appartenant ou non à une collection -Book section : extrait de d ouvrage -Edited Book : numéro spécial de revue ou ouvrage collectif avec un éditeur scientifique -Electronic Book : livre électronique -Patent : brevet -Report : rapport... -Generic sert essentiellement de référence pour tous les autres types. Le choix du type de référence détermine les champs associés. Il y a 50 champs différents disponibles, dont 8 champs à personnaliser (Custom) qui sont accessibles dans le type «generic». La sauvegarde de la nouvelle référence se fait automatiquement au fil de la saisie ou en cliquant sur Save. Il est conseillé de ne pas entrer de signes particuliers, d italique ou de gras, d abréviations. Il est également conseillé d éviter les lettres capitales sauf si l on souhaite qu elles apparaissent ainsi dans la bibliographie finale. Champs (type Generic) Author Secondary Author Tertiary Author Subsidiary Author Year Conseils de saisie Ce champ ne doit comporter que des noms et est vide si anonyme. Il est conseillé d écrire tous les auteurs, un par ligne et de la façon suivante : NOM, Prénom1 Prénom 2 (ex : De Gaulle, Charles) Ou Nom, P.Y. (ex : Smith, A., Jr.) Nom de l organisme, Direction Le système génère seul le «et al.» Les informations comme «in press» ou «in preparation» trouvées parfois chez des éditeurs ne sont pas importées dans EndNote Web. Il est possible de les ajouter manuellement. Le titre doit se terminer sans signe de ponctuation. Ne mettre que les majuscules nécessaires et les italiques (noms d espèce) Nom de l éditeur commercial (i.e. Blackwell) Title et Secondary, Tertiary, Alternate... Publisher Pages Les pages sont écrites de manière complète (1442-1449) ou incomplète (1442-49), sans les préfixes pp. ou p. Edition L édition sera indiquée «1st», «2nd», telle que l on souhaite la voir dans la bibliographie DOI Digital Object Identifier, cad un numéro unique qui permet la localisation d un document numérisé sur Internet Custom A utiliser pour créer un champ non prédéfini Call number et Label Ils peuvent être utilisés pour indiquer un code de classement du document papier dans ses propres archives, dans une bibliothèque, etc. Keywords Les mots-clés doivent être séparés par un point-virgule ( ;) URL Uniform Resource Locator, cad l adresse Internet pour localiser une page Web. Elle doit être du type : http://www.endnote.com ou ftp://ftp.cuteftp.com Les URLs seront séparées par un point-virgule ( ;) Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 11

4. Organiser les références 4.1. Répartition des références 4.1.1. Le stockage des références Les références peuvent être stockées dans des groupes et visualisées par groupe ou en totalité (All My Références). Cette répartition est visible sous l onglet My References dans le cadre de gauche. Le groupe All my references contient toutes les références stockées dans sa base EndNote Web. Le groupe [Unfiled] contient les références venant d être collectées et non classées dans un groupe. La Quick List permet de faire une sélection de références le temps de la session de travail. Cette liste est supprimée lors de la fermeture d EndNote Web. Le groupe Trash permet de stocker temporairement les références destinées à être supprimées. En cliquant sur «Empty» le contenu est définitivement supprimé. Les références peuvent être isolées dans un ou plusieurs groupes personnalisés (ex : abyssi). Ils apparaissent sous la rubrique My Groups Les personnes ayant créé un compte ResearcherID auront une rubrique ResearcherID avec 3 groupes : My Publications, Publication List 1, Publication List 2. Dans la partie Groups Shared by Others, sont listés les groupes que d autres utilisateurs nous ont ouverts. 4.1.2. Création et suppression d un groupe de références Il est possible de créer jusqu à 500 groupes, les groupes partagés par d autres non compris. Une référence peut être stockée dans plusieurs groupes. Pour affecter des références dans un groupe il faut : -afficher toutes les références sous l onglet My References, ou afficher un groupe en cliquant sur son nom dans le cadre de gauche. -cocher les références -ouvrir la fenêtre Add to group et choisir New group -donner un nom au groupe (17 caractères maximum). Le nouveau groupe s affiche sous l onglet My References dans le cadre de gauche. Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 12

Pour supprimer un groupe il faut : -aller dans l onglet Organize/Manage My Groups -cliquer sur Delete au niveau du groupe à supprimer Pour renommer un groupe il faut : -aller dans l onglet Organize/Manage My Groups -cliquer sur Rename au niveau du groupe à renommer -saisir le nouveau nom 4.1.3. Partage d un groupe de références Il est possible de partager un groupe de références avec un ou plusieurs utilisateurs de EndNote Web. Il faut : -aller dans l onglet Organize/Manage My Groups -cocher la case Share du groupe à partager. Un icône représentant deux bustes indique que le groupe est partagé. -cliquer sur Manage Sharing au niveau du groupe à partager -insérer la ou les adresses mails des utilisateurs (l adresse doit correspondre à celle qui leur donne accès /va leur donner accès à EndNote Web). Le partage en mode Read only permet aux autres utilisateurs désignés de lire, copier des références mais ne leur permet pas de modifier les références en l état. Pour pouvoir modifier les références, il faut les placer dans un groupe (voir 4.1.2). Le partage en mode Read and Write offre l option de modification. Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 13

Les groupes que d autres utilisateurs partagent avec nous, sont affichés sous Organize/Others Groupe et sous My References dans «Groups Shared by Others». Les références de ces groupes peuvent être utilisées pour créer une bibliographie. 4.2. Suppression des doublons Pour supprimer les doublons il faut aller dans l onglet Organize/Find Duplicates. La recherche des doublons s effectue sur l ensemble des références et à partir d une comparaison des champs auteur, année, titre et type de référence. EndNote Web propose la liste des doublons trouvés et permet de cocher et de supprimer les références de son choix. Il n y a pas de fonction de dédoublonnage automatique. Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 14

4.3. Visualisation, tri et modification des références Les références peuvent être affichées en totalité ou par groupe à partir de l onglet My References. 4.3.1. Affichage des références par liste et tri En affichage par liste, seuls 3 champs sont affichés : auteur (premier auteur), année et titre. Il n y a pas de modification possible de ce paramétrage. Par défaut les références sont triées par ordre alphabétique d auteur. Il est possible de les trier par auteur, année ou titre en cliquant sur l intitulé de ces champs. Il est possible de les trier par premier auteur, année, titre, nom de la revue, nombre de citations, date d ajout à la base et dernière mise à jour en utilisant la fonctionnalité Sort by. 4.3.2. Liens à partir de l affichage par liste Pour des références provenant de ISI, le titre est complété : -par le lien vers la référence (Source Record) -par le lien vers les références associées (Related Records) cad celles partageant au moins 1 référence citée commune -par le nombre de citations -par le lien vers le texte intégral si celui-ci est accessible sur le poste informatique de travail (ceci sous-entend un abonnement de l institution à la revue). Pour des références importées à partir d autres ressources Internet, il peut également y avoir le lien vers l URL. A moins d avoir acquis une licence EndNote Bureau (version 5 et plus), il n est pas possible de joindre des PDF ou d autres fichiers attachés aux références stockées dans EndNote Web. 4.3.3. Visualisation du détail de chaque référence Pour afficher les champs de la référence qui contiennent des informations cliquer sur le titre de la référence. Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 15

4.3.4. Modification d une référence Le contenu des champs peut être modifié manuellement. Il suffit de se positionner et de cliquer sur le texte; une boîte de dialogue s ouvre avec un choix de formats : Une référence peut être supprimée en cliquant sur Delete, au niveau d une liste de références ou lorsque la référence est ouverte. 4.4. Recherche de références La recherche dans la base s effectue sur toutes les références ou sur celles d un groupe, y compris un groupe partagé. Elle se fait dans tous les champs des références et il n est pas possible de la faire porter sur un champ spécifique (seulement sur le titre de journal ou le DOI par exemple). La recherche se fait sous l onglet My References, dans la fenêtre Quick Search. L écriture des équations de recherche doit être simple et du type : +Dupont : recherche des références contenant Dupont +Tuna +Pacific : recherche des références contenant Tuna et Pacific +Tuna Atlantic : recherche des références contenant Tuna et pas Atlantic fish* : recherche tous les termes commencant par fish (fish, fishes, fishery, fisheries, fisherman, Fisher ) «Mediterranean hake» : recherche l expression exacte Il n y a pas d historique des recherches, ni d option de sauvegarde des recherches. Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 16

5. Mettre en forme les citations et créer une bibliographie Le logiciel permet de mettre en forme, ou formater, un groupe de références ou toutes les références selon le style bibliographique choisi parmi près de 3400 styles disponibles. Le formatage détermine : -les champs utilisés dans la bibliographie -le style du texte (majuscules, italiques, gras ) -la ponctuation -le tri des références Exemple de formatage au style de la revue Paleontology MOREHOUSE, S. I. and TUNG, R. S. 1993. Statistical evidence for early extinction of reptiles due to the K/T event. Journal of Paleontology, 17, 198-209. ARGUS, M. V. and MATTHEWS, E. K. 1991. Stratigraphic excavation techniques for paleontologists. Journal of Paleontology, 17, 119-127. TURNHOUSE, M. B. 1987. Role of 14C dating in paleontology. Journal of Paleontology, 75, 11-15. Exemple de formatage au style de la revue Science 1. S. I. Morehouse, R. S. Tung, Journal of Paleontology 17, 198 (1993). 2. M. V. Argus, E. K. Matthews, Journal of Paleontology 17, 119 (1991). 3. M. B. Turnhouse, Journal of Paleontology 75, 11 (1987). 5.1. Créer une bibliographie simple sous EndNote Web Sous l onglet Format/Bibliography, il est possible de formater des références et de : -sauvegarder la liste de références formatées -transmettre la liste de références formatées par mail -de prévisualiser la liste de références formatées -d imprimer la liste de références formatées styles Trois formats de fichier sont proposés : -HTML : pour une utilisation du fichier sur Internet -TXT : pour des références qui seront importées dans une autre base de données -RTF : pour lecture ultérieure par un traitement de texte Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 17

5.2. Insérer des citations et créer une bibliographie dans MS Word (Cite While You Write) Au delà de la création d une simple liste de références formatées, EndNote Web est conçu pour travailler prioritairement avec le traitement de texte Microsoft Word et permettre : -l insertion de citations dans un document au fur et à mesure de l écriture, -le formatage de ces citations et la création automatique de la bibliographie finale, Les «templates», cad les modèles de manuscrits disponibles sous EndNote Bureau ne sont pas disponibles sous EndNote Web. 5.2.1. La barre-outils de EndNote Web sous MS Word Pour l insertion des citations et le formatage, MS Word utilise le logiciel Cite While You Write (CWYW) qui se formalise par une barre outils donnant accès aux raccourcis vers les fonctions de EndNote Web. La barre outils EndNote Web est installée automatiquement si le logiciel EndNote Bureau (version X et plus) est installé sur le poste. Pour passer de la barre-outil de EndNote à celle de EndNote Web, il faut ouvrir EN Preferences/Application et choisir EndNote Web. Si EndNote(version X et plus) n est pas installé sur le poste, la barre outil doit être installée manuellement. Cette installation est possible avec les versions MSWord 2000, XP, 2005, 2006 et 2007 sous PC et Mackintosh. Pour installer la barre outils il faut d abord être connecté en mode administrateur sur son poste. Ensuite, il faut ouvrir EndNote Web et aller sous l onglet Options/Download Installers. Si la barre outil n apparaît pas sous Word (versions 2000, XP, 2005, 2006), il faut aller sous Word dans Outils/Personnaliser et cocher la barre d outil EndNote Web. Si la barre outil n apparaît pas sous Word 2007, il faut aller, sous Word, dans l icône Office, puis sélectionner Word Options, cliquer sur Word Add-ins et Go ; puis vérifier que EndNote Web est sélectionné. Find citation(s): recherche de références dans EW (3) Aide Go To Endnote Web: ouverture de EW (2) Format Bibliography: formater les références (4) Edit Citation(s): éditer et modifier les citations (5) Unformat Citation(s): ôter le formatage (6) Remove Field Codes: supprimer les codes de champs (8) CWYW Preferences: définir ses Préférences (1) Export Traveling Library: créer une «bibliothèque de voyage» (7) Support EndNoteWeb C Bertignac / BLP 18