Directives relatives aux lignes à impact du Budget Général Présentée au Conseil d administration de L Association des étudiants de Polytechnique Inc. par David Cummings, Trésorier Présenté en Conseil d administration le 29 juillet 2012.
DIRECTIVES RELATIVES AUX LIGNES À IMPACT DU BUDGET GÉNÉRAL JUILLET 2012 TABLE DES MATIÈRES Introduction... 3 Directives... 3 Budgets visés... 3 Annexe 1. Liste des lignes à impact du Budget Général 2012-2013... 5
Introduction Dans la dernière année, beaucoup trop de temps a été perdu en Conseil d'administration (CA) a discuter des budgets et des bilans. Ceci est une mesure afin d'alléger les séances du CA pour que celui-ci puisse se pencher sur d'autres dossiers importants comme l'éducation. À partir de maintenant, un comité ou un événement n'aura plus à faire approuver son budget pour une ligne à impact du Budget Général ou un bilan, sauf s'il est ciblé par un des critères qui sont listés plus bas. En annexe, une liste est fournie afin de montrer les budgets à présenter dans l'année. Cette ligne doit être mise à jour à chaque année par le Trésorier de l'association des Étudiants de Polytechnique. Il est à noter que ce n'est pas parce qu'un budget n'est pas présenté au CA qu'il est considéré comme étant moins important, c'est plutôt un signe de bonne gestion de ses finances par un comité. Directives Il n'est pas nécessaire pour un comité de faire approuver son budget pour une ligne à impact du Budget général, excepté dans les dispositions suivantes: 1. L'événement implique la consommation d'alcool. 2. L'événement en est à sa première édition. 3. Un ou plusieurs salaires sont payés, dans lequel cas le budget est huis clos. 4. Le comité est en probation. 5. Le Conseil d'administration ou le comité exécutif demande l'approbation du budget en séance du Conseil d'administration. Toutefois, le budget et le bilan doivent toujours être présentés au trésorier de l'association. Un bilan doit être présenté au Conseil d'administration seulement si un budget y a été présenté ou à la demande du Conseil d'administration ou du comité exécutif. Budgets visés Ainsi, en accordance au Budget général 2012-2013, seuls les budgets suivants auront à être présentés au Conseil d'administration : 204 Journées Carrières (Régie Éducation) 208 Gala méritas (Régie Éducation) 79 Délégation des Jeux de Génie (Commandite) 84 Houblonneries (Houblonneries) 236 Activités PINEP (Intégrations) 237 Activités PolyParty (Intégrations) 82 Gala de l'implication (Interne divers) 174 Activités annuelles PINEP (PINEP) 215 Poly-Habs (Poly-Habs) 221 Cours de musique (PolyJam) 87 Party de début de session d'hiver (PolyParty) 88 Party de mi-session (PolyParty) 89 Party de fin de session (PolyParty) 254 Concours (PolyRad) 199 Activités Poly-Sports (PolySports)
175 PUB (PUB) 64 Vente de bière (Bière) 67 Cours de langue (Cours de langue) Les budgets suivants n'auraient à être présentés qu'au Trésorier de l'association. 234 Ligue d'improvisation (Allo-Poly) 248 Activités (COMIC) 239 Activités PolyCultures (PolyCultures) 176 Convention de jeux de rôles (PolyJeux) 177 Tournoi d'échecs (PolyJeux) 242 Tournoi de poker (PolyJeux) 165 Concours de photos (PolyPhoto) 166 Cours de photos (PolyPhoto) 218 Projets spéciaux (PolySphère) 132 Pièces de théâtre (PolyThéâtre) 224 Tournoi (SDÉP) 66 Activités Foire aux livres (Foire aux livres) 230 Atelier de sérigraphie (Sérigraphie) Cette liste doit être mise à jour à chaque année, après l'adoption du budget général.
Annexe 1. Liste des lignes à impact du Budget Général 2012-2013 Critère : Critère sur l'impact (rejeté) Impact budgété 1 2 3 4 5 Budgets et bilans à présenter au CA > 500 $ > 1000 $ > 2500 $ > 5000 $ 204 Journées Carrières (Régie Éducation) X 12,000.00 $ X X X X 208 Gala méritas (Régie Éducation) X (2,400.00) $ X X 79 Délégation des Jeux de Génie (Commandite) X (1,000.00) $ X 84 Houblonneries (Houblonneries) X (500.00) $ 236 Activités PINEP (Intégrations) X (11,350.00) $ X X X X 237 Activités PolyParty (Intégrations) X (7,100.00) $ X X X X 82 Gala de l'implication (Interne divers) X (4,000.00) $ X X X 174 Activités annuelles PINEP (PINEP) X - $ 215 Poly-Habs (Poly-Habs) X 825.00 $ X 221 Cours de musique (PolyJam) X - $ 87 Party de début de session d'hiver (PolyParty) X (2,660.00) $ X X X 88 Party de mi-session (PolyParty) X (2,520.00) $ X X X 89 Party de fin de session (PolyParty) X 1,000.00 $ X 254 Concours (PolyRad) X (200.00) $ 199 Activités Poly-Sports (PolySports) X - $ 175 PUB (PUB) X (11,500.00) $ X X X X 64 Vente de bière (Bière) X - $ 67 Cours de langue (Cours de langue) X - $ Budgets et bilans non nécessaire à présenter au CA Critère : 1 2 3 4 5 Impact budgété 234 Ligue d'improvisation (Allo-Poly) - $ 248 Activités (COMIC) 1,405.00 $ X X 239 Activités PolyCultures (PolyCultures) 100.00 $ 176 Convention de jeux de rôles (PolyJeux) - $ 177 Tournoi d'échecs (PolyJeux) (60.00) $ 242 Tournoi de poker (PolyJeux) - $ 165 Concours de photo (PolyPhoto) (500.00) $ 166 Cours de photo (PolyPhoto) 700.00 $ X 18 Projets spéciaux (PolySphère) (1,050.00) $ X X Critère sur l'impact (rejeté) > 500 $ > 1000 $ > 2500 $ > 5000 $ 132 Pièces de théâtre (PolyThéâtre) (3,500.00) $ X X X 224 Tournoi (SDÉP) - $ 66 Activités Foire aux livres (Foire aux livres) 900.00 $ X 230 Atelier de sérigraphie (Sérigraphie) (0.01) $