PROCÉDURE D ADHÉSION À 4C DANS LE CADRE DU PROTOCOLE DE RÉFÉRENCIATION AVEC RAINFOREST ALLIANCE Index 1. Objectifs... 2 2. Champ d application... 2 3. Documentation... 2 4. Documents de référence... 2 5. Définitions et informations... 3 6. Procédure... 4 7. Dispositions générales... 8 4C Secretariat Adenauerallee 108 53113 Bonn Germany PHONE +49 (0)228 850 50 0 FAX +49 (0)228 850 50 20 EMAIL info@4c-coffeeassociation.org WEB www.4c-coffeeassociation.org The 4C Association is registered with the Register of Commerce in Geneva, CH-660-2928006-4, c/o CR Gestion & Fiduciaire SA, Route des Jeunes 9, 1227 Carouge-Geneva, Switzerland
1. Objectifs Les objectifs de cette procédure sont les suivants : Disposer de méthodes cohérentes pour traiter toutes les demandes d adhésion à la 4C Association déposées par des entités certifiées RA. Aider les candidats à bien comprendre les différentes étapes, le calendrier et les documents nécessaires à leur demande d adhésion. 2. Champ d application Cette procédure s applique uniquement aux entités certifiées Rainforest Alliance (RA). Les candidats certifiés par rapport à d autres référentiels suivront les procédures d adhésion correspondantes. Toutes les entités certifiées RA (exploitations individuelles, groupements d exploitations) déposant une demande de licences 4C doivent suivre cette procédure. 3. Documentation Les documents de demande d adhésion à compléter et à envoyer au Secrétariat de 4C sont les suivants : Formulaire d adhésion 4C - 4CDoc_027_Registration form_producers ou Registration form Producers-Exporters or Trade&Industry Grille de partenaires commerciaux (GPC) - 4CDoc_033_Business Partner Mapping Auto-évaluation (AE) - 4CDoc_021_SelfAssessment-4CUnits Code du certificat RA Liste des membres du groupement certifié RA Résumé du rapport d audit RA (y compris des rapports de non-conformité, notamment en ce qui concerne la condition requise 1.5 dans le document Chain of Custody version Aug. 2007, le cas échéant) 4. Documents de référence Les candidats doivent prendre connaissance des documents suivants lorsqu ils demandent leur adhésion à la 4C Association : Liste des membres (à qui vous pouvez vendre du café conforme au code 4C) Règles de participation - 4CDoc_002_Rules of Participation Document du code 4C - 4CDoc_001_CodeDocument-2008 Consignes relatives à la communication - 4CDoc_003_CommunicationGuidelines Addendum au document de vérification - 4CDoc_046_AddendumVerification Directives de mise en œuvre - 4CDoc_045_4C Code Implementation Guidance Consignes et critères relatifs aux contributions de soutien en nature - 4CDoc_037_Guidelines & Criteria_in-kind-suppor 4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.2_fr 2 / 8
5. Définitions et informations 5.1. RA Abréviation de «Rainforest Alliance». 5.2. Entité Dans le système RA, désigne une exploitation individuelle ou un groupement d exploitations détenant un certificat RA. 5.3. Candidat : Toute entité certifiée RA souhaitant adhérer à l association 4C. 5.4. Unité 4C Le terme «Unité 4C» a été créé pour désigner une entité opérationnelle aspirant à devenir un élément de la filière 4C en mettant en œuvre le code de conduite 4C, en prouvant son application et en se soumettant à une vérification qui validera cette application. Cette entité (un groupe d individus sans structure ou une coopérative bien organisée) peut être établie à certains niveaux de la filière. Le concept d «Unité 4C» permet une large participation des différents acteurs et structures de la filière du café dans le monde entier. 5.5. Entité de gestion (EG) : Une personne ou un groupe de personnes chargé de : échanger des informations avec le Secrétariat de la 4C Association; inscrire l Unité 4C auprès du Secrétariat de la 4C Association; organiser la mise en œuvre des pratiques de durabilité de base et des activités d amélioration au sein de l Unité 4C ; organiser et donner accès aux services de soutien à ses partenaires commerciaux par le biais de la 4C Association et de ses partenaires ; compléter différents documents et formulaires (auto-évaluation, grille des partenaires commerciaux, etc.) ; préparer la vérification conjointement avec le Secrétariat de la 4C Association; vérifier que les partenaires commerciaux remplissent les conditions définies dans le code 4C ; surveiller régulièrement les performances des partenaires commerciaux de l Unité 4C pour s assurer que les améliorations sont mises en œuvre au fil du temps. 5.6. Partenaire commercial (PC) Tout acteur de la filière du café jusqu au niveau directorial de l entité certifiée RA ayant un contact direct et actif avec les cerises et les grains de café. 5.7. Grille de partenaires commerciaux (GPC) Liste de tous les partenaires commerciaux et des informations les concernant. Cette liste est un outil pratique pour la gestion des entités certifiées RA en combinaison avec les systèmes de contrôle et de gestion internes existants. 4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.2_fr 3 / 8
6. Procédure 6.1. Organigramme de la procédure d adhésion et d obtention de la licence 4C 4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.2_fr 4 / 8
6.2. Explication détaillée de l organigramme 1.1 Étant donné les relations de coopération étroite entre RA et 4C, en tant qu exploitation ou groupe d exploitations certifié RA, vous avez l avantage de pouvoir adhérer à 4C pour devenir membre de la 4C Association et de la filière du café 4C. Ce faisant, vous pourrez vendre votre café certifié RA comme étant également conforme au code 4C. Si vous décidez d adhérer à 4C, passez à l étape 1.2 1.2 + 1.3 Vous pouvez soit contacter le Secrétariat 4C ou consulter le site Internet (www.4c-coffeeeassociation.org) pour vérifier qui sont les membres 4C et si vous en faites déjà partie ou non. Si c est le cas, passez à l étape 1.6, sinon, passez à l étape 1.4 1.4 + 2.1 Complétez le formulaire d adhésion à 4C (4CDoc_027_Registration form_producers) avant de le renvoyer au Secrétariat 4C. Si vous avez besoin d aide, n hésitez pas à contacter le Secrétariat 4C. 2.2 + 1.5 Une fois toutes les formalités remplies (vous avez complété et envoyé votre formulaire de candidature et payé votre cotisation), vous recevrez le Certification d adhésion à 4C. Il atteste que vous êtes membre de la 4C Association. 4C mettra à jour immédiatement la liste de ses membres et la publiera sur son site Internet. Tous les acheteurs adhérents de 4C savent ainsi, s ils le souhaitent, qu ils peuvent s approvisionner en café conforme au code 4C auprès de vous dès que vous aurez reçu la licence 4C. Veuillez noter que vous êtes à présent membre de 4C et que vous devez respecter différentes consignes et règles (cf. Règles de participation - 4CDoc_002_Rules of Participation, Consignes sur la communication - 4CDoc_003_CommunicationGuidelines, entre autres). 1.6 + 1.7 + 2.3 À vous maintenant d analyser votre propre filière du café. Dans la mesure où les détenteurs de certificat/licence dans les systèmes RA et 4C sont différents en termes de zone d influence (RA) et d Unité 4C (4C), cette étape est nécessaire pour les rendre compatibles. Dans cet exercice, vous utilisez la grille de partenaires commerciaux (GPC) et le diagramme organisationnel comme outils pour mieux visualiser votre propre filière du café. Ils peuvent s intégrer parfaitement à vos systèmes de gestion interne et d inspection actuels. La GPC vous permet d identifier clairement qui dans votre filière du café n appartient pas à l entité certifiée RA actuelle. Dans le système 4C, tous les acteurs de la filière qui sont en contact avec les cerises et les grains de café (partenaires commerciaux) sont inclus dans les Unités 4C. Ces partenaires commerciaux peuvent être : des producteurs de café ; des moulins ; des coopératives ; des collecteurs/intermédiaires ; des prestataires de services de main d œuvre auprès de qui vous recrutez vos employés permanents/ temporaires ; des pulvérisateurs de produits chimiques ; des transporteurs, etc. Remarque importante : Analysez votre filière uniquement jusqu à votre niveau. Si ceux qui vous achètent du café ne sont pas membres de votre Unité 4C, vous n avez pas à les inclure dans votre analyse. Le schéma ci-dessous illustre un exemple d une filière de café générique et simplifiée. 4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.2_fr 5 / 8
La structure de votre filière de café est à présent claire pour vous. Vous avez deux possibilités et vous devez apprécier laquelle s applique à votre cas (A ou B). A. Tous les acteurs appartiennent à votre structure RA 1.8.1 Si tel est le cas, vous passez par cette étape avant de continuer à l étape 1.9, puis vous dressez un organigramme simple comme celui que vous avez utilisé à l étape précédente (1.7). Vous envoyez les informations et les documents suivants au Secrétariat de 4C : Grille des partenaires commerciaux complétée (GPC) Organigramme de votre filière Code du certificat RA Liste des exploitations tombant dans le champ d action de la certification RA 2.4 4C vous attribuera un numéro d adhérent 4C que vous devrez dès lors mentionner dans tous les documents relatifs à 4C. Parallèlement, 4C se mettra en rapport avec RA pour vérifier la validité de votre certificat, obtenir le résumé du rapport d audit qui a été réalisé dans vos locaux, ainsi que tous les rapports de non-conformité notamment vis-à-vis de la condition requise 1.5 dans le document Chain of Custody version Aug. 2007, le cas échéant. 2.5 + 2.6 Vos documents (GPC, organigramme, preuve de validité de certificat, rapport d audit et liste des exploitations sous certification RA) seront alors examinés par le Secrétariat de 4C. Si tout est en règle, passez à l étape 2.7. Si vos documents (notamment la GPC et l organigramme) sont incomplets ou manquent de clarté, 4C prendra contact avec vous et vous aidera à les finaliser jusqu à ce qu ils n aient plus besoin d être clarifiés. 2.10 Félicitations! La licence vous autorisant à vendre du café conforme au code 4C est prête et vous sera rapidement communiquée. 4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.2_fr 6 / 8
B. Un ou plusieurs acteurs sont manquants dans la structure RA Au cas où vous devriez remplir 2 choses en même temps : Reprenez à l étape 1.8.1. Si tout est en règle, vous recevrez une licence provisoire jusqu au prochain audit de certification/annuel RA, au cours duquel d autres partenaires commerciaux également absents de la structure RA seront vérifiés en plus par le bureau d inspection RA. 4C vous enverra alors la licence officielle au nom de votre Unité 4C. 1.8.2 Contactez 4C ou consultez son site Internet (www.4c-coffeeassociation.org) pour obtenir des formulaires d auto-évaluation (AE) pour les partenaires commerciaux qui sont manquants dans votre structure RA. Passez ensuite aux étapes 1.10 + 2.7 ci-dessous. 1.10 + 2.7 Distribuez ces AE aux partenaires commerciaux et demandez-leur de les compléter et de vous les renvoyer. Dans la mesure où vous êtes le point de contact de votre filiale de café, vous transmettez à 4C les AE remplies de vos partenaires commerciaux. Si vos partenaires commerciaux ont besoin d aide pour comprendre les formulaires et les concepts sous-jacents, 4C se tient à leur disposition. 2.8 + 2.9 Afin d inclure les partenaires commerciaux manquants de la filière dans le système 4C, une autre vérification sera effectuée au cours de laquelle les partenaires commerciaux manquants seront évalués par rapport à leur auto-évaluation. Cette vérification supplémentaire sera effectuée par le bureau d inspection RA qui a procédé à la certification et aux audits annuels. Cette vérification supplémentaire sera intégrée à l audit annuel/de certification le plus proche. La vérification supplémentaire durera au minium 1,5 jour et au maximum 2 jours selon le nombre de partenaires commerciaux manquants dans votre filière. Le plan de vérification sera discuté et approuvé au cas par cas par le bureau d inspection et le Secrétariat 4C. Le coût d une vérification supplémentaire sera payé par la 4C Association. Vous n aurez donc pas à payer de surcoût pour obtenir votre licence 4C. Si l auto-évaluation des partenaires commerciaux manquants est validée à l issue de la vérification supplémentaire, il vous sera remis la licence officielle valable 3 ans en remplacement de la licence provisoire. La vérification supplémentaire sera effectuée tous les 3 ans conformément au système 4C et par le même bureau d inspection RA. Les vérifications supplémentaires régulières sont payées par la 4C Association. Si le résultat de l auto-évaluation des partenaires commerciaux manquants n est pas validé, votre licence provisoire prendra fin de facto. Toutefois, si vous souhaitez toujours vendre votre café comme étant conforme au code 4C, 4C peut organiser pour vous une visite de suivi après cette vérification supplémentaire. Cette visite reste toutefois à votre charge. 4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.2_fr 7 / 8
7. Dispositions générales 7.1. Dans le cas où la certification RA serait suspendue, RA en informera immédiatement 4C afin que 4C puisse mettre à jour la liste de ses adhérents. La même procédure s appliquera une fois que la suspension du certificat RA sera levée. Si vous souhaitez toujours conserver la licence 4C, deux cas de figure sont à prendre en compte : 7.1.1. Vous êtes déjà adhérent 4C. Dans ce cas, 4C organisera une vérification complète de votre Unité 4C en fonction de votre système de vérification et vous remettra une nouvelle licence si elle est validée. 7.1.2. Vous n êtes pas adhérent 4C. Dans ce cas, vous prenez d abord contact avec 4C pour changer de statut d adhérent (vous passez de «testé» à «normal») et versez votre cotisation complète en conséquence. 4C organisera alors une vérification complète pour vous, comme indiqué au point 7.1.1 ci-dessus. 7.2. Vous êtes tout à fait libre d ajouter maintenant des partenaires commerciaux à votre Unité C (des producteurs de café et d autres acteurs de la filière qui ne sont pas membres de votre exploitation/groupe d exploitations certifié RA ou qui ne sont pas détenteurs d un certificat RA). Dans ce cas, vous avez intérêt à établir une Unité C complètement nouvelle avec une capacité minimale d un conteneur de café vert de 20 pouces. Toutes les règles et réglementations 4C s appliqueront à cette nouvelle Unité C. (Directives de mise en œuvre - 4CDoc_045_4C Code Implementation Guidance) 7.3. En tant que détenteur d un certificat accordé par deux systèmes, vous êtes censé préparé et envoyé à 4C, à la fin de l année caféière, un rapport commercial annuel sur le volume de café conforme à 4C commercialisé. Les consignes à respecter pour rédiger ce rapport commercial peuvent être obtenues sur le site Internet de 4C ou auprès de son secrétariat 4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.2_fr 8 / 8