Les cahiers de laboratoire Un des outils de la traçabilité des données de la recherche ANF Traçabilité des activités de recherche et gestion des connaissances 1
Contexte Responsable qualité en recherche depuis 2005 (PFs, labos) IBS - ISBG : CNRS, CEA, UGA 18 groupes de recherche thématique et méthodologique autour de la structure des protéines Environ 250 personnels de tous niveaux, tutelles et domaines : biologistes, chimistes, physiciens, informaticiens Travaux réalisés à partir de différents type de données : données wetlab (protocoles ), données brutes issues de multiples instruments (fichiers numériques, images ), données traitées et analysées pour aboutir aux structures et publications. 2
Historique Outil essentiel de tout temps pour les inventeurs et chercheurs Crick, 1953 Pauling, 1922 De Vinci, 1506-1508 Pasteur, 1876 3
Historique Entre 1998-2000, 1ers cahiers officiels CEA, Institut Pasteur, INRA, INSERM 2007 : cahier de laboratoire National à l initiative du ministère délégué à l enseignement supérieur et la recherche outil en lien avec les préconisations du MENESR sur la Propriété Intellectuelle (charte) pour renforcer l esprit d appartenance à la recherche publique française pour une image d excellence et de confiance de la recherche française 4
Objectifs des cahiers de laboratoire Garantir la traçabilité des recherches Valoriser et publier les données dans les meilleurs journaux Pérenniser et transmettre les savoirs et savoir-faire Capitaliser et communiquer les connaissances scientifiques Assurer une continuité des projets Assurer la protection Attester de la qualité et de la véracité des données Servir d éléments de preuve à l antériorité et la propriété des données Justifier la qualité d inventivité 5
Pour atteindre ces objectifs il faut Que les cahiers soient remplis Donc pratiques à utiliser avec le moins de contraintes possibles pour la tenue Distribués et sensibilisés les utilisateurs De manière adaptée à la relecture Contenu détaillé Bonnes pratiques pour la lisibilité Données associées Faciliter les recherches Conserver dans les meilleures conditions Préserver l intégrité Recenser au fil des années 6
Distribution et sensibilisation Présentation à tout nouvel arrivant : Réunion nouveaux entrants, Journée doctorants Recyclage des personnels permanents et des encadrants 7
Distribution et sensibilisation Enregistrement de la distribution : Qui Quand Quoi Outil de recensement à définir : Cahier officiel de suivi Tableur excel Base de données : unité, tutelle 8
De la bonne utilisation Formats et supports adaptés à l utilisation Solidité, Pièces à intégrer Mode de vie : sédentaire, mobile Préconisation = cahier de laboratoire national (C.U.R.I.E.) Disponibles auprès des Délégations (SPV) 9
De la bonne utilisation Contenu : date, titre et description des expérimentations, noms ou références des échantillons, références des matériaux utilisés relevés de mesures, leurs conditions d obtention, calculs et méthodes de traitement des données, toute modification d une méthode référencée, faits et observations marquants, hypothèses, questionnements, réflexions, interprétations et conclusions, critiques et commentaires 10
De la bonne utilisation Règles d écriture pour faciliter la relecture efficace langue, sigles et abréviations encres indélébiles explication des erreurs, marques des ajouts, marque espaces blancs 11
De la bonne utilisation Aucune restriction d informations juste quelques principes à garder en tête : Etre le plus précis possible pour faciliter la relecture par l auteur ou un de ses collaborateurs dans un délai inconnu et pouvant aller jusqu à plusieurs années, Ne susciter aucun doute sur la véracité/valeur des informations Liste exhaustive et exemples dans les guides associés aux cahiers Le niveau de détails et l application de ces règles est à adapter aux objectifs de l unité en termes de Défense de propriété, niveau de protection Niveau de valorisation envisagé 12
Clôture et archivage Clôture Pièces jointes : à lister et joindre (ou le mode d accès) Chemin vers les répertoires informatiques Classeurs liés aux cahiers à identifier Sommaire : à compléter et intégrer pour faciliter la recherche future d informations Chronologique, Par thématique Par type d expérimentations 13
Clôture et archivage Archivage : Préserver l intégrité : lieu adapté à la protection nécessaire Humidité, feu, accès restreint Laboratoires, bureaux, Local d archives Faciliter la réutilisation : Enregistrer toutes les informations nécessaires Outil de recherche avancé 14
Clôture et archivage Outils : Fiche/rubrique de clôture à la suite d un nouveau au départ de l agent à la fin d un projet Check-list de départ pense-bête pour tout agent partant pour les cahiers comme toutes les autres données Campagne de clôture et archivage Fréquence régulière Enregistrement de tous les cahiers «oubliés» Proposition d archivage physique Base de données 15
Exemple d une base de données 16
Version électronique Avantages Partage et lien entre les données : partenaires, expérimentations d un même projet, ou résultats communs à différents projets Recherche d informations : systèmes d indexation ou de recherche avancée (date, opérateur, projet, type d expérience ) Base de données de modèles réutilisables : bonnes pratiques Horodatage : datation assurée des expériences, et les ajouts et autres modifications de résultats sont clairement identifiés Inconvénients Pérennisation des formats et supports (sauf.pdf) Hébergement des données 17
En résumé Critères pour définir les outils de traçabilité pertinents : Simplicité d utilisation Faciliter les recherches d informations Partager les informations entre collaborateurs Lier les données associées efficacement (fichiers électroniques, images, gels, échantillons ) Assurer le niveau de protection juridique suffisant Conserver les données et supports dans le temps 18
Merci de votre attention Des Questions? Pour plus d informations : Auriane DENIS MEYERE Responsable qualité IBS-ISBG 71 avenue des martyrs CS 10090 38044 GRENOBLE cedex 9 Tél. : 04.57.42.87.23. E-Mail : auriane.denis-meyere@ibs.fr 19