CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : 06.11.14 Par : Cour des comptes Remplace la version du : 01.12.10 Motif d actualisation : Poste vacant, revalorisation du poste 2. Identification du poste Département : FINANCES RELATIONS EXTERIEURES Service : Secrétariat général Entité (division, secteur, établissement, office ) : Cour des comptes du canton de Vaud N de poste : 3957 Intitulé du poste dans l entité : Secrétaire de direction N emploi-type : 10311 Libellé : Secrétaire de direction Chaîne : 346 Niveau : 7 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Assurer le secrétariat de la Cour dans son fonctionnement comme corps constitué 2. Assurer le secrétariat administratif de la Présidence et des délégations 3. Assurer l'administration RH (co-rh) de la Cour 4. Assurer l'administration des finances de la Cour 5. Assurer le secrétariat des activités métier de la Cour 4. Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : le-la chancelier-ère Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 1
6. Missions et activités 1. Assurer le secrétariat de la Cour dans son fonctionnement comme corps constitué 35% Préparer et assurer le suivi des séances de la Cour: ordres du jour, dactylographie et mise en forme de notes pour la Cour, dossiers individuels pour séances, procès-verbaux, tableau de suivi des décisions, tenue de l'agenda et prise de rendez-vous, tâches spéciales sur demande de la Cour Rédiger et dactylographier la correspondance Réceptionner, trier, distribuer et expédier le courrier Accueillir, informer et orienter les visiteurs, prendre des téléphones (ligne centrale) de la Cour, prendre des messages et les transmettre, filtrer et hiérarchiser l'information Assurer le classement et l'archivage des documents officiels et de la documentation générale et spécifique de la Cour 2. Assurer le secrétariat administratif de la Présidence et des délégations 25% Gérer les tâches administratives (agenda, courrier, correspondance, etc.) pour la Présidence et les délégations Editer les notes internes, notes de demande d'engagement de frais, notes de remboursement de frais Gérer la caisse et le stock de matériel Tenir à jour les inventaires 3. Assurer l'administration RH (co-rh) de la Cour 10% Etablir les dossiers administratifs des collaborateurs et les tenir à jour (mise au bordereau) Produire et réaliser tous les documents liés au cycle de vie du collaborateur dans le respect du dispositif légal Appuyer administrativement la délégation RH, utiliser des logiciels RH (PeopleSoft - Padoc.) 4. Assurer l'administration des finances de la Cour 15% Gestion des engagements financiers Tenir à jour le suivi budgétaire mensuel Appuyer la délégation FIN dans les processus d'élaboration budgétaire et de bouclement des comptes, utiliser le logiciel SAP 5. Assurer le secrétariat des activités métier de la Cour 15% Exécuter des tâches administratives pour les équipes d'audit (correspondance diverse, annonces d'audit, organisation d'entretiens, etc.) Dactylographier, éditer des rapports complexes de 50 à 100 pages, assurer leur distribution aux Autorités concernées Organiser les conférences de presse et les présentations aux députés et membres de la COFIN et COGES, participer à la préparation des powerpoints Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 2
7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC de commerce ou formation jugée équivalente 8.2. Formation complémentaire Titre Brevet d'assistante de direction 8.3. Expérience professionnelle Domaine Nbre d années Expérience à un poste équivalent 5 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Intérêt pour les finances publiques. Maîtrise actualisée des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et goût avéré pour leur utilisation. Dactylographie aisée, excellente orthographe, goût pour un travail précis et soigné, sens de l'organisation, entregent, discrétion. Aisance avec les chiffres. Connaissances en comptabilité. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) 10. Signatures L autorité d engagement. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 3
Date : 01.12.2010 Nom et prénom : Rey Eliane Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 4
CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite : P directement subordonné-s ; le mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire ; les missions et activités ; les éventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Sur délégation de l autorité d engagement, il appartient au/à la responsable direct-e de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sél ti l i i lèt d f l i ( té tt ) Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier 2010 5