Comptabilité d une RCO Exemple: la méthode de travail de l ADL de Bernissart
Plan de la présentation Etablir le Budget Comment traiter une dépense (toutes les écritures de la commande au paiement de la facture) Gestion des salaires A titre informatif, les écritures de fin d année (amortissements, compte de résultat ) de la RCO de Bernissart Exercice pratique avec passage d écritures courantes
Le Budget de départd Déterminer les dépenses 1. Relevé des articles budgétaires de l ADL pour 2007 2. Adaptation en comptabilité commerciale sur base du Plan comptable minimum normalisé. Comptabilité communale Article 561/123-11 Frais téléphone ADL Article 561/124-02 Frais fonctionnement Article 561/125-03 Frais chauffage ADL Comptabilité de la RCO Compte de charge n 614 Frais de téléphone Compte de charge n 601 Fournitures Compte de charge n 615 Frais chauffage 3. Total des articles pour estimer les dépenses 2008
Le Budget de départd Déterminer les Recettes L AC prend en charge tous les frais de fonctionnement de la RCO donc pour l ADL de Bernissart RECETTES = DEPENSES Les budgets suivants seront adaptés en fonction des besoins
Dépenses Budget 2009 N compte Affectation Montant ( PCMN) 601 Fournitures de bureau 300 602 Fournitures informatiques 300 611 Entretien photocopieur 600 612 Electricité 600 613 Frais liés aux réunions 90 614 Frais de téléphone 1.560 615 frais de chauffage 2.500 616 Frais d'entretien extincteurs 125 617 Frais entretien locaux 75 618 Frais liés aux déplacements 125 619 Frais SWDE 125 Total 6.400 Recettes N compte Montant 740 Subside d'exploitation 6.400 Les frais de personnel et les investissements en mobilier restent àcharge de l'administration communale Dans le budget 2010, une recette sera indiquée pour les subsides de la RW et une dépense pour le même montant (remboursement à l AC d une partie des salaires payés)
Comment traiter une dépensed Exemple: Achat de fournitures de bureau 1. Etablir un bon de commande Bon de commande N 2/09 27/01/2009 Commune de Bernissart Province de Hainaut Régie communale ordinaire / Agence de développement local Bon de commande n 2 /09 DESTINE AU FOURNISSEUR Fournisseur n 1 Nom Bruneau Adresse Kortrijksesteenweg 410 9000 Gent Date de livraison Adresse de livraison: Rue Lotard 14 7320 Bernissart Tél. 069/580315 Contact: ADL / 069/580315 Concerne : Fournitures de bureau Description n article Prix unitaire Quantité total tva tvac Fournitures de bureau 107,20 La secrétaire communale V.Bilouet
2. Inscrire la commande dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 27/01/09 601 Fournitures 107,20 BC02/09 12 444 b. dans le grand livre (comptes) Fact. recevoir 107,20 601 Fournitures 444 Factures à recevoir 107,2 (12) 107,2 (12) Rappel : vérifier que l équilibre Débit Crédit est bien respecté
3. Inscrire la facture dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 28/01/09 444 Fact recevoir 107,20 F03/09 13 440 Fournisseur 107,20 b. dans le grand livre (comptes) 444 Factures à recevoir 440 Fournisseurs 107,2 (13) 107,2 (12) 107,2 (13)
4. Payer le fournisseur Les Etapes : Rédiger le mandat de paiement le mettre à la signature Informer le service comptabilité pour verser l argent sur le compte de la RCO Présenter le mandat au Trésorier de la RCO pour virer l argent Valider le paiement dans la comptabilité
LE MANDAT DE PAIEMENT Commune de Bernissart Province de Hainaut Service régie communale ordinaire Agence de développement local Mandat 2009n 5 Date du Collège communal 9/02/2009 fournitures compte général de charge classe 6 fournitures MANDAT DE PAIEMENT CHARGE LA TRESORIERE DE PAYER LES DEPENSES CI-DESSOUS Payable à JM BRUNEAU Kortrijksesteenweg 410 9000Gent sur le compte 290-0508000-32 Montant de l'imputation 107,2 Bénéficiaire Journal de caisse n Extrait CC n Échéance Total de mandat 107,2 Charge la Trésorière de la Régie de payer les montants indiqués ci-dessus Soit la somme de : cent sept euro et vingt euro cent Ordonnance A Bernissart 9/02/2009 LA SECRETAIRE L'ECHEVIN LE BOURGMESTRE Véronique BILOUET Luc WATTIEZ Roger VANDERSTRAETEN
Virement de l argent par la commune sur le compte de l ADL Inscription dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 02/02/09 55 Banque 107,20 EC04/09 16 b. dans le grand livre (comptes) 740 Subsides 107,20 55 Banque 740 Subsides 107,2 (16) 107,2 (16)
Paiement du fournisseur Inscription dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 04/02/09 44 Fournisseur 107,20 EC04/09 19 55 Banque 107,20 b. dans le grand livre (comptes) 440 Fournisseurs 107,2 (19) 107,2 (13) 55 Banque 107,2 (16) 107,2 (19)
La gestion des salaires 1. Inscription de la charge dans la comptabilité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 29/04/09 6202 Rémunération 4771,8 Doc 4 42 455 Rémun. 3047,2 453 Préc Prof. 1102 459 Cot. Spec 32,3 454 ONSS 590,3 b. dans le grand livre (comptes) 455 Rémunération 6202 Rémunération 454 ONSS 3047,2 (42) 4771,8 (42) 590,3 (42) 453 Précompte prof 459 Cotisation Spéc. 1102 (42) 32,3 (42)
2. Ecritures de contrebalancement de la charge a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 30/04/09 455 Rémun. 3047,2 EC AC4 49 453 Préc Prof. 1102 459 Cot. Spec 32,3 454 ONSS 590,3 740 subsides 4771,8 b. dans le grand livre (comptes) 455 Rémunération 740 Subsides 454 ONSS 3047,2(49) 3047,2 (42) 4771,8 (49) 590,3 (49) 590,3 (42) 453 Précompte prof 1102 (49) 1102 (42) 459 Cotisation Spéc. 32,3 (49) 32,3 (42) Les frais de personnel apparaissent dans la comptabilité mais il n y a pas de transfert d argent
Les écritures de fin d annd année 1. Les amortissements Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 31/12/08 63021 31/12/08 63022 Dot. Amort 250 65 Mobilier 2419 Amort Acté 250 Dot. Amort 50 66 Matériel 2429 50 Le montant est celui repris dans le tableau d amortissement
Les écritures de fin d annd année Tableau d'amortissement Mobilier ANNEE VALEUR DOTATION AMORT CUMULE VALEUR RESIDUELLE 31/12/2008 1250 250 250 1000 31/12/2009 1000 250 500 750 31/12/2010 750 250 750 500 31/12/2011 500 250 1000 250 31/12/2012 250 250 1250 0 Matériel de bureau ANNEE VALEUR DOTATION AMORT CUMULE VALEUR RESIDUELLE 31/12/2008 250 50 50 200 31/12/2009 200 50 100 150 31/12/2010 150 50 150 100 31/12/2011 100 50 200 50 31/12/2012 50 50 250 0 Matériel informatique ANNEE VALEUR DOTATION AMORT CUMULE VALEUR RESIDUELLE 31/12/2008 450 150 150 300 31/12/2009 300 150 300 150 31/12/2010 150 150 450 0
2. Le compte de résultat Compte de résultat I Ventes et prestations 708 Remise 20,74 74 D autres produits d'exploitation 81341,11 743 Subsides 44100 125459,96 II coût des ventes et prestation 601 Fournitures 201,71 611 Entretien photocopieur 447,21 612 Electricité 405 613 Frais boissons 89,7 614 Frais téléphone 1297,73 615 Frais chauffage 2163,01 616 Frais entretien toilettes 41,47 63021 Amortissement mobilier 250 63022 Amortissement matériel 50 63023 Amortissement mat informatique 150 6400 Autres charges d'exploitation 44100 6202 Rémunération 57262,39 621 Onss patronale 18618,8 125077,02 III Bénéfice d'exploitation (II I) 382,94 IV Produits financiers 0,12 VI Bénéfice avant impôts 383,06 XIII Bénéfice de l'exercice à affecter 383,06
3. La balance des comptes On reprend les comptes des classes 1 à 5 Balance des comptes au 31/12/2008 N Nom du compte Total Débit Total Crédit Solde D Solde C 100 Capital 2100 2100 130 Res légale 19,15 19,15 140 Bénéf reporté 363,9 363,9 150 750 750 241 Mobilier 1250 1250 2419 Amort mobilier 250 250 242 Matériel divers 250 250 2429 Amort matériel 50 50 243 Matériel info 450 450 2439 Amort info 150 150 290 creances 750 750 310 Fournitures 150 150 401 effets à recevoir 44100 44100 416 créances 3186,06 3186,06 440 Fournisseurs 3222,73 4645,83 1423,1 444 Factures à recev 1539,12 45639,12 44100 455 Remunérations 36567,53 36567,53 453 Précompte 13224,06 13224,06 454 ONSS 25702,5 25702,5 459 Cot spéciale 387,07 387,07 5503 Banque 4900,95 1894,92 3006,03 135680,02 135680,14 49206,03 49206,15
4. Le Bilan de fin d année Agence de Développement local Régie communale ordinaire rue lotard n 14 7320 Bernissart BILAN au 31/12/2008 Actifs immobilisés ACTIF Capitaux propres PASSIF III immobilisation corporelles I Capital 241 mobilier 1.000,00 100 capital 2.100,00 242 matériel divers 200,00 243 matériel informatique 300,00 VI Réserves 130 réserve légale 19,15 Actifs circulants V Bénéfice reporté VI stocks 140 bénéfice reporté 363,78 a.stocks 310 fournitures 150,00 VI subisdes en capital 150 subisdes en capital 750,00 VII créances à un an au plus 401 effets à recevoir 44.100,00 IX Dettes à un au au plus 440 fournisseurs 1.423,10 XI Valeurs disponibles 444 facture à recevoir 44.100,00 550 Banque 3006,03 48.756,03 48.756,03
Exercice ACTIF BILAN DE DEPART III. Immobilisation Corp. 1. Capital PASSIF 241 Mobilier 1000 100 Capital 1000 Total actif 1000 Total passif 1000 Le 01/01/2008 l ADL reçoit 1000 de subsides de l AC Le 02/02/2008 l ADL reçoit une facture d électricité de 200. Le 04/02/2008 le trésorier retire 50 de la banque pour avoir du liquide Le 04/02/2008 l extrait de compte avec le retrait de 50 est reçu Le 20/03/2008 l ADL paie sa facture d électricité Le 02/04/2008 l ADL reçoit le subside de la RW de 14700 Le 30/04/2008 l ADL reçoit la facture de l AC pour avance sur salaires L ADL paie la facture à l AC Le 02/06/2008 un agent ADL doit payer des fournitures par caisse pour une montant de 25 Le 02/09/2008 un agent ADL rentre sa note de frais pour ses déplacement pour un montant de 30 Le 20/09/2008 les frais sont remboursés par banque à l Agent Le 01/10/2008 l ADL reçoit sur son compte des intérêts bancaires de 3 Le 10/11/2008 l ADL achète 600 de matériel informatique Le 20/11/2008 l ADL paie sa facture de matériel
1. Réception des 1000 de l AC a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/2008 55 Banque 1000 EC n 1 1 740 Subsides d exploit. 1000 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 1000 (1) 55 Banque Classe n 7 740 subsides d exploitation 1000 (1)
2. Réception de la facture de 200 a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/2008 55 Banque 1000 EC n 1 1 740 Subsides d exploit. 1000 02/02/2008 612 Electricité 200 Fact.1 2 440 Fournisseur 200 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 440 Fournisseurs Classe n 6 612 Frais électricité 200 (2) 200 (2)
3. Retrait de 50 du compte en banque a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/2008 55 Banque 1000 EC n 1 1 740 Subsides d exploit. 1000 02/02/2008 612 Electricité 200 Fact.1 2 440 Fournisseur 200 04/02/2008 58 Virements internes 50 3 55 Banque 50 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 1000 (1) 55 Banque 50 (3) 58 Virements internes 50 (3)
4. Entrée des 50 dans la caisse a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/2008 55 Banque 1000 EC n 1 1 740 Subsides d exploit. 1000 02/02/2008 612 Electricité 200 Fact.1 2 440 Fournisseur 200 04/02/2008 58 Virements internes 50 3 55 Banque 50 04/02/2008 57 Caisse 50 EC n 2 4 58 Virements internes 50 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 55 Banque 58 Virements internes 1000 (1) 50 (3) 50 (3) 50 (4) 57 caisse 50 (4)
5. Paiement de la facture d électricité a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/2008 55 Banque 1000 EC n 1 1 Subsides 740 1000 d exploit. 02/02/2008 612 Electricité 200 Fact.1 2 440 Fournisseur 200 04/02/2008 58 Virements 50 3 internes 55 Banque 50 04/02/2008 57 Caisse 50 EC n 2 4 Virements 58 50 internes 20/03/2008 440 Fournisseur 200 EC n 3 5 55 Banque 200 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 440 Fournisseurs 200 (5) 200 (2)
Classe n 5 55 Banque 58 Virements internes 1000 (1) 50 (3) 200 (5) 50 (3) 50 (4) 57 caisse 50 (4)
6. Réception du subside de la RW a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 01/01/2008 55 Banque 1000 EC n 1 1 740 Subsides d exploit. 1000 02/02/2008 612 Electricité 200 Fact.1 2 440 Fournisseur 200 04/02/2008 58 Virements internes 50 3 55 Banque 50 04/02/2008 57 Caisse 50 EC n 2 4 58 Virements internes 50 20/03/2008 440 Fournisseur 200 EC n 3 5 55 Banque 200 02/04/2008 55 Banque 14700 EC n 4 6 740 Subsides d exploit. 14700
6. Réception du subside de la RW b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 55 Banque Classe n 7 740 subsides d exploitation 1000 (1) 14700 (6) 50 (3) 200 (5) 1000 (1) 14700 (6)
7. Réception de la facture de l AC a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 04/02/2008 58 Virements 50 3 internes 55 Banque 50 04/02/2008 57 Caisse 50 EC n 2 4 Virements 58 50 internes 20/03/2008 440 Fournisseur 200 EC n 3 5 55 Banque 200 02/04/2008 55 Banque 14700 EC n 4 6 Subsides 740 14700 d exploit. 30/04/2008 643 Remboursement avances salaires 14700 Fact.2 7 AC 440 14700
7. Réception de la facture de l AC b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n 6 440 Fournisseurs 612 Frais électricité 200 (5) 200 (2) 14700 (7) 200 (2) 643 Remboursement Avances salaires 14700 (7)
8. Paiement de la facture de l AC a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 04/02/2008 57 Caisse 50 EC n 2 4 Virements 58 50 internes 20/03/2008 440 Fournisseur 200 EC n 3 5 55 Banque 200 02/04/2008 55 Banque 14700 EC n 4 6 Subsides 740 14700 d exploit. 30/04/2008 643 Remboursement avances salaires 14700 Fact.2 7 AC 440 14700 02/05/2008 440 Fournisseur 14700 EC n 5 8 55 Banque 14700 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n 5 440 Fournisseurs 55 Banque 200 (5) 200 (2) 14700 (7) 14700(8) 1000 (1) 14700 (6) 50 (3) 200 (5) 14700 (8)
9. Achat de fournitures a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 20/03/2008 440 Fournisseur 200 EC n 3 5 55 Banque 200 02/04/2008 55 Banque 14700 EC n 4 6 Subsides 740 14700 d exploit. 30/04/2008 643 Remboursement avances salaires 14700 Fact.2 7 AC 440 14700 02/05/2008 440 Fournisseur 14700 EC n 5 8 55 Banque 14700 02/06/2008 601 Fournitures 25 Fact.3 9 57 caisse 25 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 Classe n 6 57 caisse 601 Fournitures 50 (4) 25 (9) 25 (9)
10. Note de frais rentrée par l agent a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 30/04/2008 643 Remboursement avances salaires 14700 Fact.2 7 AC 440 14700 02/05/2008 440 Fournisseur 14700 EC n 5 8 55 Banque 14700 02/06/2008 601 Fournitures 25 Fact.3 9 57 caisse 25 02/09/2008 618 Frais 30 Note1 10 déplacement 440 Fournisseur 30 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n 6 440 Fournisseurs 618 Frais de déplacement 200 (5) 200 (2) 14700 (7) 14700(8) 30 (10) 30 (10)
11. Remboursement des frais à l agent a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 30/04/2008 643 Remboursement avances salaires 14700 Fact.2 7 AC 440 14700 02/05/2008 440 Fournisseur 14700 EC n 5 8 55 Banque 14700 02/06/2008 601 Fournitures 25 Fact.3 9 57 caisse 25 02/09/2008 618 Frais déplacement 30 Note1 10 440 Fournisseur 30 20/09/2008 440 Fournisseur 30 EC6 11 55 Banque 30 b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 Classe n 5 440 Fournisseurs 200 (5) 200 (2) 14700 (7) 14700(8) 30 (10) 30 (11) 55 Banque 1000 (1) 14700 (6) 50 (3) 200 (5) 14700 (8) 30 (11)
12. Intérêts financiers reçus a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 02/05/2008 440 Fournisseur 14700 EC n 5 8 55 Banque 14700 02/06/2008 601 Fournitures 25 Fact.3 9 57 caisse 25 02/09/2008 618 Frais déplacement 30 Note1 10 440 Fournisseur 30 20/09/2008 440 Fournisseur 30 EC n 6 11 55 Banque 30 01/10/2008 55 Banque 3 EC n 7 12 Produits 750 3 Financiers b. dans le grand livre (comptes) Classe n 5 Classe n 7 55 Banque 750 Produits financiers 1000 (1) 14700 (6) 50 (3) 200 (5) 14700 (8) 30 (11) 3 (12) 3 (12)
13. Achat de matériel informatique a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 02/06/2008 601 Fournitures 25 Fact.3 9 57 caisse 25 02/09/2008 618 Frais déplacement 30 Note1 10 440 Fournisseur 30 20/09/2008 440 Fournisseur 30 EC n 6 11 55 Banque 30 01/10/2008 55 Banque 3 EC n 7 12 Produits 750 3 Financiers 10/11/2008 243 b. dans le grand livre (comptes) Matériel 500 Fact.4 13 informatique 440 Fournisseur 500 Classe n 2 243 Matériel informatique Classe n 4 440 Fournisseurs 600 (13) 200 (5) 200 (2) 14700 (7) 14700(8) 30 (10) 30 (11) 600 (13)
14. Paiement de la facture de matériel a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 02/09/2008 618 Frais déplacement 30 Note1 10 440 Fournisseur 30 20/09/2008 440 Fournisseur 30 EC n 6 11 55 Banque 30 01/10/2008 55 Banque 3 EC n 7 12 750 Produits Financiers 3 10/11/2008 243 20/11/2008 440 Matériel informatique 600 Fact.4 13 440 Fournisseur 600 Matériel informatique 600 EC n 8 14 550 banque 600
14. Paiement de la facture de matériel b. dans le grand livre (comptes) Classe n 4 440 Fournisseurs 200 (5) 200 (2) 14700 (7) 14700(8) 30 (10) 30 (11) 600 (13) 600 (14) Classe n 5 55 Banque 1000 (1) 14700 (6) 50 (3) 200 (5) 14700 (8) 30 (11) 3 (12) 600 (14)
15. Ecritures de fin d année a. dans le livre journal Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n écriture 31/12/2008 63021 Dotation amortissement mobilier 200 15 2419 Amortissements Actés mobilier 200 31/12/2008 63023 2439 Dotation amortissements Matériel informatique 200 16 Amortissements actés matériel informatique 200
15. Ecritures de fin d année b. dans le grand livre (comptes) Classe n 2 2419 Amortissements Mobilier Classe n 6 63021 Dotation Amortissements mobilier 200 (15) 200 (15) 2439 Amortissement Matériel informatique 63023 Dotation Amortissements informatique 200 (16) 200 (16)
Etablir le compte de résultat Compte de résultat I Ventes et prestations 740 Subsides 15700 15700 II coût des ventes et prestation 601 Fournitures 25 612 Frais électricité 200 618 Frais de déplacement 30 643 Remboursement avances 14700 63021 Amortissement mobilier 200 63023 Amortissement mat informatique 200 15355 III Bénéfice d'exploitation (II I) 345 IV Produits financiers 3 VI Bénéfice avant impôts 348 XIII Bénéfice de l'exercice à affecter 348 Dotation à la réserve légale et report du bénéfice Date N compte Libellé Débit Crédit pièce justif. n ecriture 31/12/2008 6920 Dotation à la réserve légale 17,40 17 130 Réserve légale 17,40 31/12/2008 6930 Bénéfice à reporter 330,6 18 140 Bénéfice reporté 330,6
Etablir la balance des comptes Balance des comptes au 31/12/2008 N Nom du compte Total Débit Total Crédit Solde D Solde C 100 Capital 1000 1000 130 Res légale 17,40 17,40 140 Bénéf reporté 330,6 330,6 241 Mobilier 1000 1000 2419 Amort mobilier 200 200 243 Matériel info 600 600 2439 Amort info 200 200 440 Fournisseurs 15530 15530 550 Banque 15703 15580 123 57 Caisse 50 25 25 32883 32883 1748 1748 Nous obtenons bien l équilibre entre solde débiteur et créditeur