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Avant - Propos KAKI : - Gestion des retours de paye TG. Analyse, import des fichiers KX et KA. - Déversement budgétaire et comptable automatique de la paye à façon. - Exports Excel pour suivi ce la masse salariale. Site Web et liens utiles : http://www.cocktail.org/cgi-bin/webobjects/webgenie.woa/wa/page?type=184;20089;1393;32501 http://www.cocktail.org/ KAKI Guide Utilisateur Page 2 /
TABLE DES MATIERES 1 Présentation Générale 5-5 2 Paramétrages 6-9 2.1 Paramétrage Général 2.2 Utilisateurs 2.3 Eléments KX 3 Import des fichiers KX / KA 10-11 3.1 Import fichiers KX 3.2 Import Fichiers KA 4 Agents 12-16 4.1 Import / Synchronisation des agents 4.2 Recherche Détaillée 4.3 Données Budgétaires 4.4 Détail du bulletin 4.5 Multi Imputation Budgétaire 5 Budget / Compta 17-23 5.1 Bordereaux Liquidatifs 5.2 Engagements 5.3 Dépenses (Liquidations) 5.4 Ecritures Comptables 5.5 Pièces Mandats 5.6 Reversements 6 Liquidation de la paye 24-25 6.1 Liquidation par UB 6.2 Liquidation globale 7 Editions 25-17 7.1 Bulletins de salaires 7.1 Documents Bugétaires / Comptables 8 Exports 28-28 8.1 Exports KAKI Guide Utilisateur Page 3 /
8.2 Exports Personnalisés 9 Fiches techniques 29-30 9.1 Déroulement d une prise en charge d un fichier KX 9.2 Récupération (Automatique) des données bugétaires KAKI Guide Utilisateur Page 4 /
1 PRESENTATION GENERALE 1.1 Présentation Générale L Application KAKI va vous permettre, mois par mois, de gérer la prise en charge financière et comptable de tous les agents payés par la TG en paye à façon. Cette application est avant tout destinée aux établissements autonomes, qui reçoivent chaque mois un fichier KX contenant l ensemble des informations de la paye du mois. Mais une option est cependant possible pour ceux qui ont toujours les fichiers KA et qui délèguent l ensemble de leurs payes à la TG. Un outil vous permet effectivement de «transformer» ces fichiers KA et fichiers KX et donc ainsi de pouvoir les déverser en compta. KAKI Guide Utilisateur Page 5 /
2 PARAMETRAGES Détail des étapes de paramétrage essentielles avant toute utilisation de ce logiciel. 2.1 Paramétrage Général Le seul paramétrage local pour l instant proposé dans KAKI, est de savoir si les lignes budgétaires seront récupérées automatiquement à partir d une source à définir, ou si elles seront saisies manuellement. KAKI Guide Utilisateur Page 6 /
2.2 Utilisateurs Accès : «JEFY_ADMIN / Gestion des Utilisateurs / KAKI» L application Jefy_Admin va vous permettre de gérer les utilisateurs de KAKI. Pour le moment 4 fonctions vous sont proposée pour distinguer différents niveaux d utilisation. Ces fonctions seront prochainement affinées. Administration : Paramétrage de l application, paramétrage des KX Elements. Opérations Budgétaires : Accès au module de gestion des Bordereaux, Ecritures, Liquidation de la paye. Import des fichiers : Autorisé à importer les fichiers KX / KA Synchronisation des agents : Importation des données issues du fichier dans la base de données. KAKI Guide Utilisateur Page 7 /
2.3 KX Elements Accès : «Administration / KX Elements» Le paramétrage des éléments TG est IMPERATIF pour tout bon fonctionnement de l application. Par défaut, à l installation du logiciel, les éléments seront déjà présents dans l application avec un paramétrage par défaut. A vous ensuite, de paramétrer les comptes comptables associés à chacun des éléments. Compte de classe 6 : Ce paramétrage n est pas obligatoire. Ces comptes sont récupérés des fichiers KX, et conformes à la M9-3. Cependant, si vous désirez utiliser des comptes propres à votre établissement, vous pouvez les renseigner ici, ils seront pris en compte lors de la préparation des écritures comptables. Compte de classe 4 : Ce paramétrage est nécessaire à la préparation des écritures et donnera, pour chaque élément le compte de contrepartie à utiliser. 2 solutions dans ce cas : 1 compte unique qui vous permettra d émarger directement la somme prélevée par la TG, ou bien détailler les comptes de charge afin de suivre les montants des différentes charges prélevées (RAFP, Pension Civile, etc ) Dans tous les cas, les paramétrages manquants vous seront signalés lors de la préparation des liquidations, voire des écritures comptables. Il sera alors encore temps de les modifier. Il se peut que certains mois, des éléments soient ajoutés par la TG. Il vous faudra alors les ajouter dans ce menu ( Bouton «+»). KAKI Guide Utilisateur Page 8 /
Historisation d un élément Saisie d un nouvel Elément Vérification des codes éléments manquants. ** Saisie ou modification d un élément : KAKI Guide Utilisateur Page 9 /
3 IMPORT DES FICHIERS KX / KA Importation des fichiers dans la base de données 3.1 Import Fichiers KX Accès : «Administration / Import Fichiers KX» L import des fichiers KX va vous permettre de traiter toutes les données du fichier et de les stocker dans la base de données. Pour cela, il vous suffit de sélectionner le fichier, puis de cliquer sur Importer. Le résultat sera alors visible dès la fin de l import. Sélection du fichier à importer Suppression des données du mois sélectionné. Export Excel pour vérification du montant du fichier (par code VB) A noter que le nombre d agents est affiché par code gestion utilisé. KAKI Guide Utilisateur Page 10 /
3.2 Import Fichiers KA Accès : «Administration / Import Fichiers KA» De même que pour l import du fichier KX (Voir précédemment), vous pouvez également import un fichier KA, si votre établissement n est pas encore passé au RCE. Importez votre fichier et vérifiez que le nombre d 'agents importés est correct. Il vous suffit ensuite de le transformer en fichier KX en cliquant sur le bouton «Baguette Magique». Vous retrouverez ensuite les données dans le menu Import Fichier KX. Transformation du fichier KA en fichier KX KAKI Guide Utilisateur Page 11 /
4 AGENTS 4.1 Import / Synchronisation des agents A ce niveau, on considère que le fichier KX du mois concerné est bien importé dans la base de données. Vérifier ceci dans le menu «Administration / Import Fichier KX». Placez vous ensuite sur le mois concerné, et cliquez sur le bouton. L import pourra dans ce cas prendre plusieurs minutes suivant la récupération des données budgétaires. A la fin de l import, vous verrez apparaitre la liste des agents du mois (Le nombre d agents se trouvant dans la barre s informations en bas de l écran. Coût du bulletin Recherche Détaillée Données Budgétaires Lancement de la synchronisation des individus Barre d informations KAKI Guide Utilisateur Page 12 /
4.2 Recherche Détaillée Cette recherche va vous permettre de filtrer la liste des agents suivant plusieurs critères. Affinez votre recherche et cliquez ensuite sur le bouton «Rechercher». Liste des agents ayant des données budgétaires incomplètes. Code Elément TG KAKI Guide Utilisateur Page 13 /
4.3 Informations Budgétaires Ces informations budgétaires peuvent directement être saisies à ce niveau ou importées d une autre source (Voir la fiche technique proposée à ce sujet). Les informations concernant la ligne budgétaire, type de crédit et Action LOLF sont obligatoires. Vous pouvez également renseigner un code analytique ou une convention. KAKI Guide Utilisateur Page 14 /
4.4 Détail du bulletin Cliquez sur la loupe dans la partie droite de l écran pour obtenir le détail du bulletin de salaire. Vous retrouverez ici tous les éléments KX constituant le bulletin de salaire (Tels que sur l original reçu par l agent). Cela vous permettra de contrôler par exemple les comptes M93 (Imputation) utilisés ainsi que le compte de ventilation. Vous pourrez également modifier ponctuellement le compte d imputation utilisé pour un élément. Par contre (Dans cette version) cette modification ne sera valable que pour le mois concerné. Imputation d un élément KAKI Guide Utilisateur Page 15 /
4.5 Multi Imputation Budgétaire Dans une prochaine version, KAKI proposera à ce niveau, la possibilité de déverser un élément de rémunération sur une ligne budgétaire distincte de la ligne principale du bulletin. Pour cela, cliquez sur l élément concerné et saisissez la ligne budgétaire associée. Le bulletin sera donc, lors de la prise en charge budgétaire réparti sur les différentes lignes saisies. KAKI Guide Utilisateur Page 16 /
5 BUDGET / COMPTABILITE Accès : «BUDGET / Budget / Compta» Le module budgétaire va permettre l intégration des données de paye dans les applications financières et comptables de Cocktail (Carambole, Abricot, Maracuja). Les différentes étapes de préparation sont : - Bordereaux Liquidatifs - Engagements - Liquidations - Ecritures - Pièces Mandat KAKI Guide Utilisateur Page 17 /
5.1 Bordereaux liquidatifs Les bordereaux liquidatifs vont permettre de répartir les données de paye des agents par ligne budgétaire / Type de crédit / Action LOLF / Convention / Code Analytique. Cette répartition est faite en fonction des données budgétaires saisies lors de la récupération des agents. Vous pourrez alors sortir un document à remettre aux services financiers afin qu ils aient une vision globale de la répartition des payes, ainsi que leur cout budgétaire global. Un export Excel est également disponible pour une extraction de toutes les données budgétaires. A ce niveau, une vérification du montant du bordereau par rapport à la somme prélevée par la TG est IMPERATIVE. Vous trouverez également dans la colonne «Observations», en Orange, les problèmes rencontrés lors de la préparation. Ces problèmes seront principalement dus à des lignes budgétaires incomplètes (Ligne budgétaire, LOLF, Quotité ). Les bordereaux ne pourront être considérés comme VERIFIES lorsque : o o Toutes les lignes seront VERTES La somme des bordereaux = Montant prélevé par la TG. KAKI Guide Utilisateur Page 18 /
5.2 Engagements Dans ce module Engagements, vous pouvez intervenir sur les sommes engagées pour la paye. Vous pouvez par exemple, en début d année réserver tous les crédits de personnel afin qu ils soient exclusivement utilisés pour la paye. Cette version de KAKI ne permet pour le moment que la consultation de ces engagements. KAKI Guide Utilisateur Page 19 /
5.3 Dépenses Les liquidations sont en fait la préparation du mandatement de la paye. C'est-à-dire un regroupement des données par Unité Budgétaire (UB) et Compte d imputation (Compte comptable de classe 6). La vérification des liquidations va permettre la vérification du disponible budgétaire, et la création des engagements budgétaires correspondant (Réservation des crédits disponibles pour la liquidation de la paye). La colonne Observations vous donnera une indication sur les possibles blocages lors de la liquidation (Par exemple, le cas le plus fréquent, un manque de disponible). L édition des liquidations pourra vous permettre d avoir une vision globale des futurs mandats. Si jamais la vérification vous faisait ressortir un manque de disponible budgétaire, il vous faudra alors voir avec les services financiers pour qu ils abondent les lignes budgétaires en conséquence. Il vous suffit ensuite de recliquer sur le bouton Contrôler Liquidations pour faire un nouveau test. Les données sont alors immédiatement rafraîchies. Vous ne pourrez LIQUIDER LA PAYE, que lorsque toutes les lignes seront à l état A LIQUIDER. Tant qu il restera des lignes en attente, la liquidation sera bloquée. KAKI Guide Utilisateur Page 20 /
5.4 Ecritures Ce module vous permettra de préparer le brouillard des écritures comptables de paye. A ce niveau, les écritures ne sont effectivement que préparées et pas encore intégrées en comptabilité, ce qui sera fait dans le module Maracuja. Cette préparation permettra une première vérification des comptes utilisés par le service de comptabilité. S il détecte une erreur de comptes, il sera toujours temps de modifier les rubriques en cause, et de préparer de nouveau les écritures. Ecritures de VISA, PAIEMENT et SACD KAKI Guide Utilisateur Page 21 /
5.5 Pièces mandats Ce module va vous permettre d éditer les pièces justificatives à associer aux mandats de paye. Les données sont ici réparties par Composante / Compte d imputation / Agent. KAKI Guide Utilisateur Page 22 /
5.6 Reversements Les reversements sont le résultat, après préparation des liquidations, d un montant global négatif sur une ligne budgétaire pour un compte d imputation. Pour chaque reversement, il faudra saisir le compte de ventilation correspondant. Pour que les reversements soient pris en compte dans Abricot, il faut cliquer sur le bouton «Traiter Reversements». Vous retrouverez alors un bordereau de mandatement à créer dans le module Abricot, type de bordereau «Bordereau de Reversements PAF». KAKI Guide Utilisateur Page 23 /
6 LIQUIDATION DE LA PAYE La liquidation de la paye ne pourra intervenir que si : - Tous les bordereaux sont ok - Toutes les liquidations sont à l état «A LIQUIDER» - Bordereaux = Liquidations = Ecritures (Débit + Crédit). 6.1 Liquidations par UB Une fois que toutes les liquidations sont «A LIQUIDER», vous pouvez, en sélectionnant une UB en haut à droite de l écran ne liquider qu une composante à la fois. KAKI Guide Utilisateur Page 24 /
6.2 Liquidation GLOBALE L onglet Liquidation Paye, vous permet de Liquider la paye TG globalement, sans pour autant le faire UB par UB. Vous trouverez en haut de l écran, un résumé des montants de bordereaux, liquidations et écritures. KAKI Guide Utilisateur Page 25 /
7 EDITIONS 7.1 Bulletins de Salaire Le bulletin de salaire d un agent peut être imprimé en cliquant sur le bouton «Imprimante» situé sur l écran principal de l application. KAKI Guide Utilisateur Page 26 /
7.2 Documents Budgétaires / Comptables Toutes les pièces budgétaires et comptables peuvent être soit imprimées, soit exportées sous Excel. Cela vous facilitera les contrôles de données. KAKI Guide Utilisateur Page 27 /
8 EXPORTS 8.1 Exports Cette fonctionnalité va vous permettre de passer des reversements manuels sur des dépenses de paye pour une ligne budgétaire et un compte d imputation précis. 8.2 Exports Personnalisés Chaque établissement pourra développer des exports «personnalisés». Pour cela, il vous faut définir un template Excel (Juste le nom des colonnes), et établir (par l intermédiaire d un informaticien), une requête SQL correspondant aux colonnes du document. Ajoutez une ligne dans le menu Export, en précisant le nom du Template Excel et la requête SQL. KAKI Guide Utilisateur Page 28 /
9 FICHES TECHNIQUES 9.1 FICHER - Déroulement d une prise en charge d un fichier KX 1 Réception d un fichier KX 2 Import du fichier («Administration / Import Fichier KX») 3 Synchronisation des données avec le référentiel 4 Mise à jour des données budgétaires Récupération automatique ou Saisie Manuelle 5 Préparation des Bordereaux Liquidatifs Contrôle du montant des bordereaux / Montant prélevé par la TG 6 Préparation et Vérification des dépenses Contrôle de la validité des paramètres comptables et du disponible budgétaire 7 Préparation des écritures Contrôle des comptes d imputation et de ventilation utilisés 8 Liquidation de la paye Génération des dépenses 9 Mandatement ( Abricot ) Génération des bordereaux 10 Comptabilité (Maracuja) Génération des écritures comptables (Visa, Paiement et SACD) 11 Traitement des reversements Génération des bordereaux de reversement KAKI Guide Utilisateur Page 29 /
9.2 FICHE - Récupération des données budgétaires Les données budgétaires des agents peuvent être récupérées de différentes façons. A Saisie Manuelle La plus simple, mais effectivement assez couteuse en temps, est la saisie manuelle de toutes les informations budgétaires des agents. Les données sont saisies pour le mois de Janvier uniquement, puis seront ensuite récupérées les mois suivant. Avec comme seules saisies, les modifications ou les nouveaux mouvements. Cette solution a comme avantage de ne pas avoir les éventuels problèmes liés aux exports, et permet de décharger les responsables de la paye (WinPaie ou Girafe) de la saisie des infos budgétaires. B Récupération Automatique Une procédure locale permet à chaque établissement de récupérer les informations budgétaires automatiquement à partir du moment ou celles-ci sont référencées : - Soit dans un logiciel de l association Cocktail (Feve, Mangue ) - Soit saisies dans Girafe ou Winpaie. Cette solution vous décharge de la saisie dans KAKI mais nécessite un développement spécifique pour la recherche des données à partir d une autre source que KAKI. KAKI Guide Utilisateur Page 30 /
9.3 FICHE Récupération des données de WINPAIE Le logiciel Winpaie met à votre disposition un module de saisie des données budgétaires. Ceci peut permettre de récupérer les données dans KAKI au moment de l intégration des fichiers. Ces données sont donc saisies par le service Paye lors de l intégration des dossiers dans Winpaie. Afin d associer les données budgétaires aux agents, un fichier issu de Winpaie doit être importé dans KAKI. Détail des opérations à effectuer pour une intégration dans KAKI : Détail des opérations WINPAIE - Avoir dans Winpaie, une copie conforme des données budgétaires de votre organigramme (UB, CR, Sous CR (si besoin). Ces données sont je crois saisies sous forme de nomenclatures. - Saisir les données budgétaires pour chaque agent. S il en manque, cela ressortira en erreur lors de la liquidation de la paye (Ce n est donc pas bloquant). - Pouvoir exporter un document Excel formaté à partir de Winpaie (Si vous n avez pas ce Menu, voir avec la société Cegape pour sa mise en place). Il existe d ores et déjà, puisque certains établissements fonctionnent déjà sur ce principe. Si ces trois points sont mis en place dans votre établissement, vous pourrez alors importer le fichier dans KAKI. Détail des opérations KAKI - Dans Jefy_Admin, vous devez avoir les droits sur la fonction Import Winpaie. - Ensuite, allez dans le menu Outils / Import Winpaie. o o o o o Enregistrer le fichier Excel au format CSV (Fichier texte avec «;» comme séparateur). Sélectionner le mois concerné Sélectionner le fichier d import Winpaie Importer les données Vérifier l import en cliquant sur la loupe, vous aurez alors le détail des données Vos données issues de Winpaie sont alors dans la base de données KAKI et seront associées aux agents lors de l import du fichier KX. ** Inconvénients : - Vous ne pouvez saisir (à ma connaissance) les actions LOLF. Il vous faudra donc définir une seule action lolf pour les agents (Pas de répartition automatique possible par agent). - De même pour les codes analytiques et les conventions qui ne peuvent je pense être renseignées dans Winpaie. KAKI Guide Utilisateur Page 31 /