RÈGLEMENT DE GESTION FINANCIÈRE POUR LE COLLÈGE D ENSEIGNEMENT GÉNÉRAL ET PROFESSIONNEL DE SAINT-JÉRÔME (Règlement numéro 8) Remplaçant l ancien règlement numéro 8 et abrogeant le Règlement numéro 6 - Utilisation des surplus accumulés Adopté par le Conseil d administration le 13 février 1985. En vigueur le 27 février 1985. Modifié par le Conseil d administration le 25 mars 1987. En vigueur le 8 mai 1987. Modifié par le Conseil d administration le 24 février 1993. En vigueur le 25 février 1993. Adopté par le Conseil d administration le 16 avril 1997. En vigueur le 17 avril 1997. Adopté par le Conseil d administration le 11 mai 2010. En vigueur le 12 mai 2010. Le masculin utilisé dans ce texte vise à en alléger la lecture.
1 OBJECTIFS Le présent règlement a pour but d établir les principes et modalités généraux en matière de gestion financière pour l ensemble des ressources, des activités et des programmes sous la responsabilité du cégep de Saint-Jérôme. 2 CHAMP D APPLICATION Le présent règlement précise les responsabilités des instances concernées par les activités financières. Il établit les règles et les modalités liées au processus budgétaire, aux transactions financières, aux transactions bancaires, ainsi qu à la vérification externe. 3 CONTEXTE LÉGISLATIF Le présent règlement est soumis aux dispositions de la «Loi sur les collèges d enseignement général et professionnel», la «Loi sur les contrats des organismes publics» ainsi qu au «Régime budgétaire et financier des collèges». Le présent règlement découle également des responsabilités et des modalités financières décrites dans le Règlement de régie interne pour le collège d enseingement général det Professionnel de Saint-Jérôme («Règlement numéro 1»). 4 DÉFINITIONS Les définitions énoncées à l article 1.01 du Règlement numéro 1sur la régie interne du Cégep valent pour le présent règlement. Dans le présent règlement, la signification de l expression «officiers du Cégep» est la même que celle que lui donne l article 4.00 du Règlement numéro 1 sur la régie interne du Cégep. 5 PROCESSUS BUDGÉTAIRE 5.1 Approbation des budgets Pour chaque exercice financier, et sur recommandation du Comité exécutif, le Conseil d administration adopte les prévisions budgétaires de fonctionnement et des investissements et les soumet à l approbation du ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport. Lorsqu en cours d exercice le Cégep se voit octroyer un budget supplémentaire non inclus dans les prévisions approuvées, l information relative à ce budget est alors transmise au Comité exécutif et, en respect du contexte législatif, ce budget est intégré aux dites prévisions. Page 2 sur 8
5.2 Gestion des opérations budgétaires Le directeur général et le directeur des services administratifs assurent le contrôle et la coordination de l ensemble des opérations budgétaires et financières du Cégep conformément aux prescriptions des articles 4.06 et 4.09 du Règlement numéro 1 sur la régie interne du Cégep. Nonobstant ce qui précède, la gestion budgétaire courante des directions et des unités administratives du Cégep est assumée à l intérieur de chaque direction. 5.3 Virements budgétaires Des virements budgétaires sont exceptionnellement permis en cours d exercice financier, à condition de respecter la répartition des allocations de fonctionnement et des investissements approuvée du cégep et le contexte législatif. Ces virements sont approuvés par le directeur général ou le directeur des services administratifs. 6 TRANSACTIONS FINANCIÈRES 6.1 Paie du personnel La direction des ressources humaines est responsable d établir la rémunération et de rémunérer les employés en conformité avec les conventions collectives, les règlements déterminant certaines conditions de travail des cadres et hors cadres des collèges et les politiques internes. La direction des services administratifs est responsable du paiement de ces montants et des déductions à la source ainsi que de la comptabilisation des dépenses aux postes budgétaires prévus. 6.2 Approbations d achat ou de location de biens et de services Toute transaction relative à l achat ou la location de biens et de services : a) doit respecter les enveloppes budgétaires globales respectives des budgets de fonctionnement et des investissements approuvés par le cégep; b) doit respecter le Règlement relatif aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction (lequel sera adopté incessamment); c) doit être préalablement autorisée selon les seuils établis comme suit : - par les coordonnateurs de départements dûment autorisés par la direction des études, ou par les professionnels d un service dûment autorisés par le directeur du service Page 3 sur 8
concerné lorsque la transaction implique une somme n excédant pas mille dollars (1 000 $); - par les cadres d un service dûment autorisés par le directeur du service concerné, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas dix mille dollars (10 000 $); - par le directeur du service concerné dûment autorisé par le directeur général, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas vingt-cinq mille dollars (25 000 $); de plus, dans le cas où la dépense, prévue au budget, est relative à un bien ou un service exclusif pour lequel il n est pas requis de demander une soumission telle qu électricité, gaz, téléphone, C.S.S.T., déductions à la source, stages, etc., le directeur des services administratifs peut effectuer cette dépense, sans limites financières; - par le directeur général, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas cent mille dollars (100 000 $); - par le Comité exécutif, lorsque la transaction implique une somme supérieure à cent mille dollars (100 000 $). La valeur des transactions considérées exclut les taxes applicables. Chacune des instances est responsable de l engagement des dépenses à l intérieur des limites budgétaires et des seuils autorisés. Toute transaction non conforme aux prescriptions du présent règlement entraîne la responsabilité personnelle de ceux qui l ont faite ou permise à moins qu une telle transaction n ait été dûment autorisée ou ratifiée par le Conseil d administration ou le Comité exécutif. 6.3 Approbation d offres et de ventes de services a) Toute offre de services de formation à un client doit, avant signature, être autorisée selon les seuils établis comme suit : - par les professionnels ou les cadres d un service dûment autorisés par le directeur du service concerné lorsque la transaction implique une somme n excédant pas quinze mille dollars (15 000 $) : - par le directeur du service concerné dûment autorisé par le directeur général, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas cent cinquante mille dollars (150 000 $); - par le directeur général, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas trois cent soixante-quinze mille dollars (375 000 $); - par le Comité exécutif, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas sept cent cinquante mille dollars (750 000 $); - par le Conseil d administration, lorsque la transaction implique une somme supérieure à sept cent cinquante mille dollars (750 000 $). Page 4 sur 8
b) Toute autre offre de services à un client doit, avant signature, être autorisée selon les seuils établis comme suit : - par les professionnels d un service dûment autorisés par le directeur du service concerné lorsque la transaction implique une somme n excédant pas deux mille dollars (2 000 $); - par les cadres d un service dûment autorisés par le directeur du service concerné, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas sept mille cinq cents dollars (7 500 $); - par le directeur du service concerné dûment autorisé par le directeur général, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas soixante-quinze mille dollars (75 000 $); - par le directeur général, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas cent cinquante mille dollars (150 000 $); - par le Comité exécutif, lorsque la transaction implique une somme n excédant pas trois cent soixante-quinze mille dollars (375 000 $); - par le Conseil d administration, lorsque la transaction implique une somme supérieure à trois cent soixante-quinze mille dollars (375 000 $). c) Les montants exigés par le Cégep au personnel et aux élèves (à l exception des frais chargés dans le cadre des Règlements numéros 3 et 17) tel que les frais de stationnement, le loyer des résidences, les services alimentaires, etc., sont approuvés par le Comité exécutif. 6.4 Signatures de contrats Tout contrat ou autre document requérant la signature du cégep est signé par deux officiers du cégep conformément aux prescriptions de l article 7.01 du Règlement numéro 1 sur la régie interne du Cégep. 6.5 Situation d urgence En cas d absence ou d incapacité d agir de l un ou l autre des responsables désignés dans le présent règlement, son supérieur immédiat a mandat de procéder. Lorsque survient une situation d urgence et que sont absents les responsables prévus au présent règlement pour l approbation d une transaction, le directeur général, le directeur des études ou deux officiers du Cégep peuvent procéder à une telle approbation. Page 5 sur 8
7 TRANSACTIONS BANCAIRES 7.1 Autorisation de paiement L émission d un chèque, billet, mandat ou autre ordre de paiement doit être autorisée comme suit : par le coordonnateur des services financiers, lorsque le montant du paiement n excède pas cent mille dollars (100 000 $); par le directeur des services administratifs, lorsque le montant du paiement n excède pas deux cent cinquante mille dollars (250 000 $); par le directeur général, lorsque le montant du paiement excède deux cent cinquante mille dollars (250 000 $). 7.2 Signature des chèques et autres effets bancaires Tout billet, traite, mandat, chèque ou autre ordre de paiement requérant la signature du Cégep est signé électroniquement et requiert la signature conjointe de deux (2) des officiers suivant : le président du Conseil d administration, le directeur général, le directeur des services administratifs ou encore l un de ces trois (3) officiers conjointement avec le directeur des études ou le secrétaire général. Tout billet, traite, mandat, chèque ou autre ordre de paiement pour un montant excédant cent mille dollars (100 000 $) doit être signé manuellement selon les dispositions du paragraphe précédent. 7.3 Marges de crédit Le directeur général informe le Comité exécutif en temps opportun des marges de crédit consenties au Cégep périodiquement par le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport. 7.4 Emprunts bancaires a) Les emprunts bancaires effectués à même les marges de crédit consenties par le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport sont autorisés par le directeur des services administratifs; b) le Comité exécutif peut : - emprunter des deniers sur le crédit du Cégep par tout mode reconnu par la Loi et à cette fin, émettre des obligations ou autres titres de créance, les vendre, les échanger ou les gager; - donner en garantie des emprunts ou autres obligations du Cégep, affecter les biens de ce dernier de toute charge permise par la Loi, les céder ou autrement les aliéner; Page 6 sur 8
- mandater au besoin le ministre des Finances du Québec pour négocier, au nom du Cégep, les emprunts de ce dernier et, dans le cadre de ceux-ci, choisir au nom du Cégep une société en fidéicommis, les conseillers juridiques, l imprimeur de titres et négocier le coût de leurs services. 7.5 Placements à terme Le directeur des services administratifs peut autoriser des placements à terme en fonction d une saine gestion de la trésorerie. 7.6 Virements bancaires Les virements bancaires entre les différents comptes du Cégep sont autorisés par le coordonnateur des services financiers. 7.7 Choix de l institution bancaire Le Conseil d administration détermine par résolution les institutions bancaires, caisses populaires et sociétés de fiducie avec lesquelles le Cégep peut transiger dans le cadre de ses opérations financières. Le contrat de service est d une durée maximale de cinq (5) ans. 8 SOLDE DE FONDS L utilisation et l affectation du surplus détenu au solde de fonds de fonctionnement doivent être préalablement approuvées par le Conseil d administration. 9 VÉRIFICATION EXTERNE Le Conseil d administration nomme un vérificateur externe pour chaque exercice financier avant le 1 er janvier de chaque année. La direction des services administratifs fait un appel d offres de services de vérification externe auprès de firmes de vérificateurs accréditées et soumet sa recommandation au Comité exécutif tous les cinq (5) ans. Par ailleurs, le Comité exécutif fait une recommandation d engagement au Conseil d administration. 10 RAPPORT FINANCIER ANNUEL Dans les délais prescrits par la Loi, le rapport financier annuel, les notes aux états financiers, le rapport du vérificateur externe, et, le cas échéant, les autres documents exigés par la Ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport, sont soumis à l approbation du Conseil d administration, sur recommandation du Comité exécutif. Page 7 sur 8
11 APPLICATION DU RÈGLEMENT Le directeur général est chargé de l application du présent règlement et le Conseil d administration lui délègue l autorité d entreprendre toute action pour en assurer le respect. Il peut se faire assister de tout membre du personnel en lui accordant les mandats pertinents. Toute plainte relative à l application du présent règlement doit être soumise au directeur général qui en assure le suivi. Il fait rapport au Comité exécutif des résultats de son analyse ainsi que de ses recommandations. Toute plainte de pratiques douteuses en matière d administration financière doit être soumise au directeur général, au président du Conseil d administration ou au vérificateur externe, qui prendra les moyens nécessaires pour vérifier la véracité de la plainte et faire rapport au directeur général, au Comité exécutif ou au Conseil d administration selon le cas. 12 REMPLACEMENT DU REGLEMENT NUMÉRO 8 ET ABROGATION DU RÈGLEMENT NUMÉRO 6 Le présent règlement remplace le règlement numéro 8 antérieurement adopté. L adoption de ce nouveau Règlement de gestion financière pour le collège d enseignement général et professionnel de saint-jérome par le Conseil d administration du Cégep a pour effet d abroger le règlement numéro 6 Utilisation des surplus accumulés. 13 ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent règlement entre en vigueur suite à son adoption par le Conseil d administration du Cégep de Saint-Jérôme. Page 8 sur 8