Ministry of Education Ministère de l Éducation Capital Programs Branch Direction des programmes d immobilisations 21 st Floor, Mowat Block 21 e étage, Édifice Mowat 900 Bay Street 900, rue Bay Toronto ON M7A 1L2 Toronto ON M7A 1L2 2008: SB 29 NOTE DE SERVICE DESTINATAIRES : EXPÉDITRICE : Surintendantes et surintendants du secteur des affaires et des finances Nancy Whynot Directrice Direction des programmes d immobilisations DATE : Le 24 octobre 2008 OBJET : Ententes de financement à long terme pour les projets d'immobilisations La présente note de service comporte de l information sur le processus et les calendriers que suivront les conseils scolaires pour effectuer la transition des programmes d immobilisations à un financement à long terme par le biais de l'office ontarien de financement (OOF); il s agit là d un mécanisme similaire à celui qui était décrit dans la note de service 2007 : SB 32. Cette note de service indique les programmes qui sont admissibles et les allocations maximales par programme pour chaque conseil scolaire. Elle décrit les calendriers pour la transition, l'information nécessaire de la part des conseils scolaires et offre des renseignements d'ordre général sur le processus. L Office ontarien de financement (OOF) enverra directement aux conseils scolaires des trousses d entente de financement qui contiendront plus de détails (y compris les dates et le processus relatifs à la conclusion de l entente de financement). Ces ententes sont un signe de l engagement permanent du Ministère de collaborer avec votre conseil scolaire et d autres partenaires pour élaborer un mécanisme efficace de financement à long terme pour les travaux d'immobilisations des écoles. Ce système de financement réduit le coût de financement des projets d immobilisation en vous aidant, vous ainsi que d'autres conseils scolaires, à utiliser avec un maximum d'efficacité le financement attribué pour les immobilisations. Il sert de base dans notre objectif commun d'avoir un programme d'immobilisations d écoles combinant planification stratégique et souplesse, ce qui permet aux conseils scolaires de répondre aux besoins des élèves dans un cadre de financement durable. Programmes admissibles Les coûts de construction engagés par les conseils scolaires dans le cadre des programmes d immobilisations suivants seront admissibles à un financement à long terme par l OOF (moins les montants qui font déjà l objet de financement à long terme). Phases 1, 2 et 3 de Lieux propices à l apprentissage (LPA) 2008: SB29 Page 1 de 10
Coûts de réparation prohibitifs (CRP) Réduction de l effectif des classes au primaire (RECP) Écoles des secteurs à forte croissance Redressement immobilier transitoire pour les conseils scolaires de langue française Veuillez consulter l Annexe A ci-jointe qui indique les allocations maximales par programme pour chaque conseil scolaire. Financement des projets admissibles Le Ministère demande que tous les conseils scolaires participent au financement à long terme de ces programmes d'immobilisations par le biais de l'oof. 1. Financement à court terme Les conseils scolaires seront remboursés pour les intérêts encourus à court terme de projets en cours, par le Ministère de l Éducation. En 2008-2009, lorsqu un conseil empruntera de ses réserves internes pour financer à court terme ses immobilisations, le Ministère tiendra compte de ce coût au taux d acceptation bancaire de trois mois qui était en vigueur le 2 septembre 2008, soit 3,26357 p. cent. En 2008-2009, lorsqu un conseil empruntera d une source externe pour financer à court terme ses immobilisations, le Ministère reconnaîtra le coût de l'intérêt à court terme pour les taux d acceptation bancaire d un, de deux ou de trois mois, plus 20 points. 2. Financement à long terme Les conseils scolaires pourront recevoir un financement à long terme pour les projets bénéficiant de l'aide des programmes d'immobilisations mentionnés ci-dessus, jusqu'à concurrence du capital maximal attribué à leur conseil pour chaque programme, déduction faite de tout montant qui aura déjà fait l'objet d'un financement à long terme. Les conseils scolaires devront s'assurer que les coûts associés à chacun de ces programmes ne dépassent pas l'allocation maximale. Une fois le financement à long terme établi, le Ministère remboursera aux conseils scolaires le capital investi et les intérêts encourus qui se rattachent au financement à long terme. Les conseils scolaires peuvent regrouper les coûts des projets entrepris dans le cadre d un même programme d immobilisations, mais ils ne peuvent pas regrouper les coûts de plusieurs programmes (sauf en cas de mention contraire lors d approbations de projets individuels). Par exemple, un conseil scolaire peut affecter une somme n ayant pas été dépensée pour la mise en œuvre d un projet du volet Écoles des secteurs à forte croissance à un autre volet du projet Écoles des secteurs à forte croissance. Cependant, les conseils ne peuvent pas affecter les sommes non utilisées d un programme d immobilisations particulier à un programme d immobilisations différent. Par exemple, un conseil scolaire ne peut affecter des fonds n ayant pas été dépensés pour un projet du volet Écoles des secteurs à forte croissance à un projet du volet Coûts de réparation prohibitifs (CRP). 2008: SB29 Page 2 de 10
À compter de la fin février 2009, et sous réserve de l approbation du lieutenant-gouverneur en conseil, le Ministère avec le concours de l OOF, aidera les conseils scolaires à effectuer la transition du financement à court terme au financement à long terme pour les programmes d immobilisations mentionnés ci-dessus. On propose que l OOF offre un financement à long terme, amorti sur 25 ans, aux conseils scolaires. Le capital qui serait admissible au financement à long terme devrait correspondre à la valeur des travaux d améliorations permanentes entamés avant le 31 août 2008, pour chacun des projets d immobilisations admissibles. Seuls les projets dont les travaux sont près d être achevés à la date du 31 août 2008 sont admissibles au financement dans le cadre des volets Réduction de l effectif des classes au primaire, Coûts de réparation prohibitifs, Redressement immobilier transitoire des conseils scolaires de langue française et Écoles des secteurs à forte croissance. Les projets achevés ou en cours le 31 août 2008 dans le cadre de la phase 1 ou 2 de l'initiative LPA sont admissibles à la transition à un financement à long terme. Les conseils doivent compléter le modèle en Annexe B afin d identifier les montants totaux par programmes d immobilisations qui seront admissibles au financement à long terme en février 2009. Le capital maximum du financement ne peut dépasser l allocation totale, déterminée dans l Annexe A, pour chacun des programmes d immobilisations. Sous réserve de l approbation du lieutenant-gouverneur en conseil, les conseils scolaires recevront des subventions semestrielles de la part du Ministère pour couvrir tous les paiements de capital et d intérêt encourus liés au financement à long terme. Comme par le passé, l OOF préparera des documents de prêt à l'intention de tous les conseils scolaires pour ces programmes. Les modalités ne seront donc pas négociées individuellement. Calendrier de la transition au financement à long terme Vous trouverez ci-dessous le calendrier prévu pour la transition du financement à court terme au financement à long terme. Il est important que les conseils scolaires respectent les délais pour fournir les renseignements requis. Pour les conseils scolaires, la priorité immédiate, qui est décrite en détail ci-dessous, est de confirmer la valeur des projets d immobilisations en voie d achèvement pour permettre à l OOF d entamer les procédures associées au financement à long terme. Les montants devraient concorder avec les renseignements fournis dans les états financiers de votre conseil scolaire pour l année 2007-2008. 24 octobre 2008 Envoi de la note de service 2008 SB 29 aux conseils scolaires 3 novembre 2008 L OOF envoie l information bancaire et les coordonnées des personnes-ressources directement à chaque conseil scolaire, qui les confirment et les retournent à l OOF d ici le 7 novembre 2008. Les coordonnées des personnes-ressources et l'adresse de l'oof seront indiquées dans la documentation envoyée. 7 novembre 2008 Tous les conseils scolaires doivent renvoyer la confirmation des données bancaires et concernant les personnes-ressources ainsi que le nom et les coordonnées de leur conseiller juridique à l'oof et au Ministère : bsb.gpl@ontario.ca). (Se reporter à la section Conseiller juridique des conseils scolaires ci-dessous pour plus de détails). 10 novembre 2008 Tous les conseils scolaires doivent soumettre les renseignements 2008: SB29 Page 3 de 10
requis dans cette note de service (voir Annexe B), au Ministère (bsb.gpl@ontario.ca) avec copie à l OOF. 5 janvier 2009 L OOF envoie directement à chaque conseil scolaire des trousses d entente de prêt personnalisées et préremplies. 15 février 2009 Les conseils scolaires doivent adopter les règlements administratifs d autorisation nécessaires, étudier et vérifier l'entente de prêt et les autres documents, puis ils signeront et retourneront la trousse à l'oof au plus tard le 15 février 2009. L information sur les coordonnées des personnes-ressources et l adresse de l OOF feront partie des documents envoyés. Veuillez vous assurer de transmettre les approbations relatives à l emprunt à long terme à une étape précoce du processus afin qu il soit possible d apporter les changements déterminés au cours des réunions du conseil. Fin février 2009 L OOF verse les fonds aux conseils scolaires. Renseignements que doivent fournir les conseils scolaires Pour aider l OOF à préparer de manière efficace la trousse du contrat de prêt, les documents nécessaires seront préremplis avant d être envoyés aux conseils scolaires respectifs. Dans ce but, il est demandé aux conseils scolaires de fournir les renseignements suivants au Ministère et à l'oof par courrier électronique avant le 10 novembre 2008. Renseignements au sujet de l entente courante de financement à court terme pour chacun des programmes d'immobilisations admissibles, y compris une indication de la durée du financement à court terme (p. ex., une entente d un, deux ou trois mois). De plus, veuillez préciser si une pénalité est applicable en cas de remboursement anticipé en vertu de l'entente actuelle de financement à court terme, et dans ce cas, veuillez indiquer le montant; Veuillez donner séparément le détail de la valeur de chacun des programmes admissibles d immobilisations, à l exclusion du renouvellement de l initiative LPA, achevé à l heure actuelle, le 31 août 2008. Pour le renouvellement du volet LPA, indiquer la valeur des projets qui sont achevés ou en cours à la date du 31 août 2008. Ces valeurs ne peuvent excéder l allocation maximale pour chacun des programmes d immobilisations, ainsi qu indiqué à l'annexe A; Dates prévues pour les réunions de conseils scolaires pour les mois de décembre, janvier et février Noms, postes et titres des signataires autorisés du conseil (p. ex., directrice ou directeur de l Éducation, trésorière ou trésorier, etc.). Quand l OOF aura préparé la trousse de contrat du prêt, il adressera une version PDF des documents à la personne-ressource principale, qui lui aura été indiquée par le conseil scolaire, aux fins de signature. Les conseils scolaires sont tenus de fournir les documents suivants sous une forme satisfaisante pour l'oof afin de recevoir le prêt : 2008: SB29 Page 4 de 10
Règlement d habilitation et d emprunt (ce règlement devrait contenir des détails spécifiques au sujet des projets et du montant de financement demandé); Formulaire de débit préautorisé pour un transfert électronique des versements confondus du principal et de l intérêt; Avis du conseiller juridique (se reporter à la section Conseiller juridique des conseils scolaires pour plus de renseignements); Certificats, dont le détail est donné par l'oof, émis de représentants autorisés du conseil scolaire, qui se rattachent à l adoption en bonne et due forme de règlements administratifs, à la signature de documents par des agents autorisés, à la conformité avec la Loi sur l éducation et à ses règlements, et tout autre certificat habituel obtenu dans le cadre d'un emprunt de conseil scolaire; Autres documents qui peuvent être exigés selon les approbations. Il incombera à tous les conseils scolaires de revoir et de certifier les renseignements contenus dans la trousse de l entente de financement et d envoyer à l OOF l entente de financement signée, le formulaire de prélèvement préautorisé de même qu un exemplaire certifié de leur règlement d habilitation d ici le 15 février 2009. À la réception des trousses comportant les documents signés, l OOF commencera à étudier l information en vue de la transition au financement à long terme. À la condition que les documents soient complets, l'oof fera probablement parvenir le financement aux conseils scolaires à la fin de février 2009. Conseiller juridique des conseils scolaires Les conseils scolaires doivent retenir les services d un conseiller juridique externe pour la trousse finale de financement. Le Conseiller juridique examinera le règlement, les documents de prêt et les déclarations et certificats qui doivent être soumis par des agents autorisés du conseil scolaire. Il incombe à chaque conseil scolaire de retenir les services d un conseiller juridique et d en assumer le coût. Les dépenses relevant des services juridiques seront considérées comme des frais d exploitation admissibles. Le choix du conseiller juridique est une décision qui appartient au conseil scolaire. Au cours des années précédentes, le Council of Senior Business Officials (COSBO) a toutefois pris des dispositions pour arranger les services d un conseiller juridique pour cette initiative. Le COSBO peut donner un complément d information à ce sujet. Comme il est précisé ci-dessus, chaque conseil scolaire doit aviser par écrit le Ministère (bsb.gpl@ontario.ca) ainsi que l OOF avant le 10 novembre 2008 avec le nom et les coordonnées du conseiller juridique choisi. 2008: SB29 Page 5 de 10
Financement à long terme de l OOF pour d autres projets d'immobilisations Afin de réduire le coût du financement d'autres projets d'immobilisations, le Ministère et l'oof s associent pour offrir un financement individuel à long terme aux conseils scolaires pour d autres projets d immobilisations, comme les projets financés par la subvention pour les nouvelles places, y compris des projets non mentionnés dans l Annexe A. Le Ministère recommande fortement aux conseils scolaires d utiliser le financement disponible par le biais de l OOF pour tous les emprunts associés à des immobilisations. Il est demandé aux conseils scolaires de soumettre une proposition au Ministère spécifiant les détails du projet, y compris l'importance du projet d'immobilisations, le montant de financement à long terme qui est requis et les modalités du prêt demandé (p. ex. prêt de 25 ans). Les conseils scolaires doivent aussi documenter la ou les sources de revenus qui serviront à rembourser les obligations associées au financement sur la durée du prêt. Ils doivent fournir le Modèle d analyse bancaire des immobilisations approuvé par le Ministère. Veuillez vous référer à la note de service 2008 : SB 30 intitulée Ententes de financement à long terme par l'office ontarien de financement (OOF) pour les projets d'immobilisations financés par les NPE pour de plus amples informations. Le Ministère et l OOF étudieront ces propositions et ils accorderont du financement, si les circonstances le permettent et s'y prêtent. Une fois l approbation accordée, le Ministère collaborera avec l OOF pour finaliser les documents de prêt spécifiques qui seront adressés au conseil scolaire afin d'être remplis selon une procédure semblable à celle qui a été décrite dans cette note de service. Il peut être possible de fournir à certains conseils scolaires des fonds pour ces programmes d immobilisations à une date ultérieure cet automne, en cas de besoin pressant de financement à long terme. Assistance Le personnel du Ministère est à votre service pour répondre aux questions et vous aider pendant toutes les phases du processus de transition. Nous invitons les conseils scolaires à entrer en contact avec le personnel s ils ont besoin d éclaircissements à toute étape du processus. Pour toute demande d information, veuillez adresser vos questions à Grant Osborn, Chef, Direction des programmes d immobilisations, ministère de l Éducation au 416-325-6268 ou par courriel à : grant.osborn@ontario.ca. Nancy Whynot Directrice Direction des programmes d immobilisations c. c. Susan Guinn, OOF 2008: SB29 Page 6 de 10
Annexe A Allocations maximales par programmes d immobilisations 2008: SB29 Page 7 de 10
Annexe A Allocations maximales par programmes d immobilisations, suite 2008: SB29 Page 8 de 10
Annexe B Modèle de soumission des informations pour le programme de financement à long terme 1. Modèle à soumettre au Ministère (une copie pour l OOF) pour le 10 novembre 2008 Phase 1 de Lieux propices à l apprentissage (LPA) Phase 2 de Lieux propices à l apprentissage (LPA) Phase 3 de Lieux propices à l apprentissage (LPA) Phase 1 des Coûts de réparation prohibitifs (CRP) Phase 2 des Coûts de réparation prohibitifs (CRP) Immobilisations liées à la Réduction de l effectif des classes au primaire (RECP) Redressement immobilier transitoire pour les conseils scolaires de langue française Écoles des secteurs à forte croissance Total Entente actuel de financement à court terme Montant financé à court terme Le terme actuel de prêt (1, 2 ou 3 mois) Date d échéance Indemnités de remboursement anticipé (indiquez $0 s il y a aucune pénalité) Valeur éligible pour le financement à long terme La valeur des projets complétés au 31 août 2007 Pour les LPA seulement La valeur des projets en cours ou complétés au 31 août 2007 2008: SB29 Page 9 de 10
2. Les dates de réunion du conseil Les réunions du conseil La réunion du conseil pour janvier 2009 La réunion du conseil pour février 2009 Date 3. Représentants autorisés du conseil Les noms, poste et titre des signataires autorisés du conseil (p. ex. Directrice ou directeur de l Éducation, trésorière ou trésorier, etc.). Nom Position Titre 2008: SB29 Page 10 de 10