La gestion quotidienne, un gage de productivité pour les gestionnaires Mylène Pigeon, Directrice Innovation productivité Marie-Pierre Poulin, Gestionnaire de projets senior Innovation productivité
Mise en contexte ORDRE DU JOUR Amélioration continue vs gestion quotidienne Gestion quotidienne Définition et objectifs Éléments du système et étapes d implantation Bénéfices Philosophie Outils et méthodes Conclusion Questions
MISE EN CONTEXTE Productivité et l actualité Est-ce que vos gestionnaires sont souvent en mode pompier? Avez-vous des employés qui prennent trop de temps à faire leur travail? Devez-vous courir après l information pour pouvoir faire votre travail? Avez-vous souvent des problèmes informatiques? Est-ce que vos outils informatiques sont utilisés pour le travail seulement? Avez-vous des bureaux désordonnés? Sentez-vous vos employés en contrôle?
MISE EN CONTEXTE Productivité et l actualité R&R Gestionnaire 3 pistes pour augmenter la productivité: Équipements Développer les gestionnaires Amélioration continue
AMÉLIORATION CONTINUE VS GESTION QUOTIDIENNE UNE PRATIQUE INTÉGRÉE!
Le modèle Toyota: L excellence opérationnelle comme arme stratégique 6
La base du modèle Toyota: La philosophie long terme 7
La philosophie à long terme
La philosophie à long terme
DÉFINITION DE LA GESTION QUOTIDIENNE Système qui comprend une série de processus standards et d outils qui permettent aux ressources d une entreprise de se mobiliser et d optimiser ces opérations sur une fréquence quotidienne Le DMS évite de reculer en arrière, il permet d être en contrôle et de s améliorer au quotidien
«Il n y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait.» Peter Drucker, Théoricien du marketing américain
OBJECTIFS DE LA GESTION QUOTIDIENNE Maintenir en continu le rendement; Éliminer les opérations non standards au sein de pratiques traditionnelles en gestion et en supervision; Améliorer le temps de réaction; Décloisonner les types de gestion ou supervision ; Identifier rapidement des problématiques opérationnelles et les causes.
ÉLÉMENTS D UN SYSTÈME DE GESTION QUOTIDIENNE Les éléments interagissent ensemble et se supportent!
ÉTAPES D IMPLANTATION DE LA GESTION QUOTIDIENNE 1. Intégrer (lier)le projet aux objectifs stratégiques 2. Définir et planifier les étapes du projet 3. Valider l adhésion de la direction (comité). 4. Rencontre d information de groupe et département 5. Formation de groupe aux différents niveaux de gestion 6. Coaching des gestionnaires concernés 7. Audit des gestionnaires 8. Post mortem de l implantation FAIRE UN PROJET PILOTE
PHILOSOPHIE DE LA GESTION QUOTIDIENNE Une culture de: Responsabilisation des employés. Développement des ressources. Valorisation des bons coups d employés et non gérer seulement les écarts. Communication quotidienne entre employés et son superviseur immédiat et non une surveillance plus accrue des employés. Résolution de problèmes en équipe et non une opportunité de déléguer et/ou résoudre à sa place. Support aux employés immédiats et non l opportunité d effectuer encore plus de la micro gestion.
La pyramide inversée
«On développe des gens avant de fabriquer des véhicules.» Toyota
BÉNÉFICES DE LA GESTION QUOTIDIENNE La standardisation du travail Le contrôle de ses activités quotidiennes La culture de supervision active et structurée La communication quotidienne Les améliorations quotidiennes L application à tous les niveaux hiérarchiques et départementaux
Retombées opérationnelles Augmenter la productivité! (30-45 %) Diminuer les rejets (non qualité)! (30%) Diminuer le temps de mise en course (35-40 %)
Retombées organisationnelles TANGIBLE Exemples Ventes & Profits Clients Résultats / KPIs Structure INTANGIBLE continue à tous 80 % des résultats proviennent de ce qui se passe ici Exemples Culture Valeurs Communication Attitudes Travail d équipe Respect Confiance Passion Expertise locale 20
OUTILS ET MÉTHODES DE LA GESTION QUOTIDIENNE Quelques EXEMPLES: Tournée de plancher (Gemba walk) Andon Blitz kaizen Processus de correction d écart Indicateurs Instructions de travail Horaire typique Tableau de communication visuelle Réunion d équipe quotidienne Matrice de compétences Feuille de suggestion Cédule de production journalière Etc.
Tournée de plancher (GEMBA WALK) Définition: Outil de travail pour exercer une supervision active dans son secteur d activité afin d assurer d avoir une gestion à valeur ajoutée GEMBA WALK : Là où se trouve la valeur! Genchi genbutsu: Observer par soi-même afin de comprendre minutieusement la situation
Tournée de plancher (GEMBA WALK) Objectifs: Avoir une meilleure vue d ensemble de l état du département; Analyser les détails qui peuvent ralentir l avancement des travaux et les objectifs fixés; Obtenir une meilleure compréhension de la réalité par les gestionnaires; Faciliter l atteinte des objectifs (indicateurs); Offrir un canal de communication aux employés; Diminuer les gaspillages; Mobiliser et motiver les employés;
Tournée de plancher (GEMBA WALK) Principes directeurs: 1. Aller voir tous les postes de travail 2. Aller voir tous les secteurs 3. Se poser les x points de contrôle 4. Créer un contact pertinent avec chaque employé 5. Prendre en note les écarts et/ou actions 6. Régler les écarts à la fin de la tournée 7. Ne pas interrompre la tournée, sauf en cas d urgence! 8. Finaliser la tournée du département en 15-20 minutes! 9. Avoir une fréquence active des tournées (1 à 4 fois/ jour)
Tournée de plancher (GEMBA WALK) Bénéfices: Meilleure gestion des écarts et des erreurs; Meilleure communication entre employés et superviseur; Standardisation des indicateurs (ou points vérifiés); Réponse proactive aux questions, interrogations des employés; Orientation commune vers un objectif; Plus grande responsabilisation et participation des employés; Rétroaction rapide envers les employés; Meilleure validation des connaissances et limites des employés; Gestion à valeur ajoutée documentée! (élimination des mudas) Coût, qualité, délai, etc.
Andon Cycle du processus ANDON:
Blitz Kaizen (Mini kaizen) Encourage les petites améliorations qui peuvent être mises en oeuvre rapidement et à faible coût par l employé lui-même Qu est-ce que je peux faire pour faciliter mon travail?
Instructions de travail
Horaire typique Exemple agenda standard d un superviseur DE À Tâche Durée L Ma Me J V 7h30 7h40 Renc début de quart Performance de la veille Objectifs de la journée 10 min X X X X X 7h40 8h Support au démarrage 20min X X X X X 8h 8h15 Approb feuille de temps 15 min X X X X X 10h 10h20 Tournée de plancher 20min X X X X X 11h 11h30 Renc superviseurs Planification 30min X X X 14h 14h20 Tournée de plancher 20min X X X X X
La grille de décision et de priorisation de Covey IMPORTANT ET URGENT Action : Exécuter immédiatement 1 URGENT ET NON IMPORTANT Action : Déléguer ou négocier le délai 3 IMPORTANT ET NON URGENT Action : Planifier 2 PEU URGENT ET PEU IMPORTANT Action : Poubelle, dire non, en attente 4 Accepter que toutes les priorités sont des urgences est une grave erreur!
Tableau de communication visuelle Objectif horaire Résultat horaire et écart Explication des écarts Calendrier de travail
Réunion d équipe quotidienne (Daily meeting)
Feuille de suggestion Processus de suggestion:
Feuille de suggestion
CONCLUSION 4 ingrédients pour assurer le succès: 1. Haute direction : Vision, objectifs, engagement, participation et communication! 2. Employés/Gestionnaire : Participation, ouverture et désir de se développer! 3. Stratégie de gestion de projet structurée (Définir, planifier, réaliser et clore) 4. Désir de continuer à s améliorer! (responsable, audit de maintien, etc.)
CONCLUSION Et les avantages sont nombreux : Augmentation de la productivité! (travailler à VA, faire mieux et pas plus!) Amélioration de la communication! Meilleur support aux employés! Standardisation des pratiques, outils, etc (même language) Amélioration du travail d équipe dans une même vision commune!
QUESTIONS
La gestion quotidienne, un gage de productivité pour les gestionnaires Mylène Pigeon, Directrice Innovation productivité Marie-Pierre Poulin, Gestionnaire de projets senior Innovation productivité
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