Solution de Gestion de Formation et de Distribution de Contenus de Formation en Ligne Solution basée en mode SaaS accessible par le web GreenLight est une solution en mode Software-as-a-Service (SaaS) développée avec les toutes dernières technologies accessible via votre navigateur internet comme Internet Explorer, Chrome ou Firefox. Gestion de tous les types de formation GreenLight gère une grande variété de programmes de formation tels que les formations en ligne (e-learning), les formations présentielles et les évaluations. Import des données relatives aux stagiaires dans leurs dossiers individuels Via un programme simple d import des données, GreenLight permet aux utilisateurs fonctionnels de télécharger des fichiers de données historiques relatives aux stagiaires et de gérer des tables de correspondance. L import des données peut être automatisé et planifié à des horaires paramétrés. Intégration avec le SIRH GreenLight dispose de fonctions d import automatisées permettant de s interfacer simplement avec tous les SIRH (SAP, PeopleSoft, ADP, HRAccess, Meta4, etc.) afin de récupérer automatiquement la base de données des stagiaires. GreenLight est ainsi synchronisé avec le SIRH et la distribution des programmes de formation peut être totalement automatisée en fonction du profil des stagiaires. La fonction Import de GreenLight importe un fichier standard de texte plat, qui peut ensuite alimenter la plupart des systèmes externes. Les données de GreenLight peuvent aussi être exportées comme données CSV ou XML afin d être réutilisées dans des systèmes externes. 2013 SilkRoad technology, Inc. www.silkroad.com/fr
Auto-inscription aux programmes de formation Grâce à GreenLight, les stagiaires peuvent accéder à une page d inscription où ils peuvent saisir leurs informations personnelles à partir desquelles leur profil sera généré (Nom, service/département, métier, etc.). Les administrateurs de GreenLight conservent un contrôle total sur les informations qu ils considèrent obligatoires et optionnelles. Les champs contenus dans ce formulaire d inscription sont totalement paramétrables et des champs spécifiques peuvent être créés. Les stagiaires peuvent disposer des droits nécessaires pour modifier leurs informations personnelles. Gestion du profil du stagiaire En plus de la gestion des données relatives aux stagiaires (nom d utilisateur et mot de passe, situation géographique, fonction, département), les administrateurs de GreenLight peuvent ajouter des stagiaires à tout moment. Si besoin, des champs personnalisés peuvent être ajoutés. Inscription des stagiaires via des catalogues en ligne GreenLight propose un catalogue de formation interne et externe (via le module e-commerce) accessible en ligne). Le contenu du catalogue est dynamique et peut être différent pour chaque stagiaire en fonction de son profil ou de son appartenance à un ou plusieurs groupes. Les stagiaires consultent le catalogue et sélectionnent les cours qui les intéressent. Un workflow de validation des formations demandées peut être mis en place. Une fois validé, le contenu de la formation apparaît sur la page de formation du stagiaire. Définition de prérequis au programme de formation Des prérequis peuvent être demandés au stagiaire et rendus obligatoires pour qu il puisse accéder à sa formation. Ces prérequis peuvent être définis pour chaque stagiaire sur la base d un ou plusieurs critères tels que tranche d âge, fonction, lieu d habitation ou société. Distribution dynamique et automatisée des programmes de formation selon le profil du stagiaire Le module de gestion des formations (LMS) de GreenLight utilise un système de gestion des carrières dynamique et automatisé appelé le PDP (Plan de Développement Personnel). En fonction de la catégorie d emploi, du poste occupé, du service, du groupe ou de l organisation, des formations peuvent être proposées aux stagiaires 2
en tenant compte des études, des aptitudes et des compétences requises pour chaque individu à un moment donné. Visualisation automatique des nouveaux besoins de formation générés par l occupation de nouvelles fonctions ou par une promotion Dans GreenLight, chaque emploi peut nécessiter une ou plusieurs qualifications. Le terme qualification regroupe niveau d études, aptitudes et compétences requises par un individu pour exercer un travail donné. Les formations ponctuelles au contenu varié tels que formations en ligne, sur site, classes virtuelles, font partie de l éducation, des aptitudes et compétences nécessaires au stagiaire pour exercer son nouveau métier. Le système de gestion du contenu de la formation totalement intégré (LCMS) de GreenLight distribue dynamiquement le contenu des formations en ligne tandis que le module de gestion des formations (LMS) distribue automatiquement les autres opportunités de formation en fonction de l évolution de carrière des individus. Cette approche permet aux utilisateurs de disposer d un enseignement programmé en libre-service de manière automatisée. Accès optionnel à des formations complémentaires Par le biais des options de GreenLight, des «qualifications personnelles» peuvent être ajoutées au Plan de Développement Personnel d un stagiaire. Ces qualifications sont habituellement ajoutées au cas par cas plutôt que sur la base de critères tels que type d emploi, organisation, niveau hiérarchique, catégorie Accès limité aux programmes de formation soumis à approbation Lorsque le stagiaire sélectionne un programme à partir d un catalogue de formation, celui-ci peut être soumis à un processus d approbation. Si cette option a été activée, l inscription du stagiaire sera générée et mise en attente jusqu à ce qu un utilisateur autorise ou refuse l inscription à la formation. Le moteur de notification de GreenLight informe à la fois le stagiaire et l administrateur du statut de l inscription. Processus de notification automatique GreenLight dispose d un moteur de notification qui permet la création et l envoi dynamique d e-mails aux participants internes et externes en fonction de règles de gestion ou de manière ad-hoc. Les dates des cours, celles des évaluations, les changements d horaire ou de lieu de formation déclenchent en général des notifications. 3
Présentation des informations en cohérence avec la charte graphique GreenLight permet de créer et de personnaliser l interface utilisateur dans laquelle viendra s afficher les contenus de formation. Ainsi GreenLight respecte la charte graphique de chaque client et s intègre facilement à leurs différents portails. Rapports mis à disposition des stagiaires En plus de la suite complète de rapports de GreenLight mis à disposition des administrateurs de la solution, des rapports destinés aux stagiaires peuvent être également publiés sur leur propre interface (incluant historique, fonctionnalité d impression de certificats ). Compilation et visualisation de catalogues d accréditation Grâce à la composante e-commerce, les stagiaires externes peuvent compiler et visualiser un catalogue d accréditation en fonction de certains critères. Les prix de formations varient selon la catégorie de stagiaire ciblée. Visualisation de catalogues incluant des supports multimédia divers (vidéo, son, livre, etc.) Le catalogue de formation a la capacité de contenir tout type de média numérique que le stagiaire peut visualiser sans restriction, pour une durée limitée ou en fonction de restrictions définies par le formateur. Possibilité de publier dans le catalogue des formations non-confirmées Le module de formation de GreenLight attribue un statut à chaque formation avant publication au catalogue. Ce statut peut être en mode de planification non encore confirmé, ce qui permet aux administrateurs d évaluer l intérêt des stagiaires avant de la programmer. Gestion des certificats de formation professionnelle et définition de date butoir pour obtention des certificats Grâce à GreenLight, il est possible de définir les besoins en matière de certificats de formation professionnelle ainsi que les dates butoirs. Le moteur de notification automatise l envoi de communication interne/ externe destinée aux utilisateurs/superviseurs en fonction de critères prédéfinis. Il est possible de faire réapparaître la formation à un intervalle préétabli sur la page de formation du stagiaire. Ce dernier peut alors visualiser les progrès effectués par rapport à ses objectifs sur son Plan de Développement Personnel et les administrateurs peuvent 4
également générer un rapport prévisionnel incluant toutes les certifications qui expireront sur une période définie. Définition des besoins de formation d une organisation Les qualifications obligatoires de GreenLight peuvent s adresser à l ensemble des stagiaires quels que soient leurs postes, fonctions, sociétés, CSP, ou niveau hiérarchique. Planification des sessions de formation en présentiel GreenLight, solution développée pour répondre aux besoins précis et urgents d importants organismes de formation, permet d effectuer une planification visuelle des formations en présentiel, de réunions ou toute autre action de formation ad-hoc. Les cours sont conçus à partir de contenu réutilisable et peuvent être planifiés et délivrés autant de fois que nécessaire. Les formations peuvent se dérouler sur une ou plusieurs sessions et les informations utiles relatives à ces formations peuvent être renseignées (nom de l instructeur, classe, équipement disponible dans la classe ). GreenLight vérifie alors automatiquement s il existe des conflits au niveau des ressources et les identifie. Les interventions ponctuelles des stagiaires peuvent faire l objet d évaluation et être incluses ensuite dans leur dossier de formation. Suivi des ressources GreenLight effectue le suivi des instructeurs, de leurs qualifications, des consultants externes, des lieux de formation, des classes, de l équipement et des fournitures administratives. Chacun de ces éléments est planifié individuellement selon ses propres règles de planification. Il est possible de contrôler et de gérer l utilisation des ressources en utilisant un outil de planification. Il est également possible de visualiser simultanément plusieurs formations en formulant certaines hypothèses pour identifier des conflits potentiels. Calendrier des cours et planification GreenLight permet à l utilisateur de planifier ses propres formations en fonction de la date de début, de fin ou du nombre d heures de cours. Les informations concernant la formation peuvent apparaître sur le calendrier du stagiaire et être publiées dans un catalogue de cours. Gestion des listes d attente GreenLight permet la création de règles d inscription. Des listes d inscription contenant un nombre maximum de participants peuvent ainsi être créées. Le système inscrit automatiquement le nom du stagiaire sur la liste d inscription ou sur la liste d attente en fonction de la règle établie. 5
Suivi des interactions avec les stagiaires GreenLight effectue un suivi de toutes les interactions des stagiaires avec le système, y compris les formations en ligne et hors ligne. Ce suivi inclut date et heure de la première connexion, durée des cours, notes, présence, dernière connexion identifiée par un signet Les informations concernant les formations en présentiel et les formations hors ligne peuvent être saisies en utilisant la fonctionnalité évaluer de GreenLight. L administrateur peut également créer une fiche d évaluation concernant les interventions des stagiaires, leurs travaux Reporting En plus de la vaste gamme de rapports standards disponibles, GreenLight s intègre également avec les rapports SQL. Les utilisateurs peuvent ainsi créer leurs propres rapports ou modifier un des nombreux rapports prédéfinis disponibles dans le système. GreenLight étant utilisé dans différents secteurs d activité tels que l énergie, l aérospatiale et l armée, où le reporting aux autorités de réglementation est crucial, les rapports standards couvrent la plupart des besoins de reporting. Toutefois, il est aisé de modifier les rapports existants pour répondre exactement à vos besoins individuels. S approprier les rapports en les personnalisant à l image de votre organisation s avère facile : tout d abord en modifiant un des rapports existants, puis, en ajoutant les éléments nécessaires et en les téléchargeant à nouveau dans GreenLight. Vous pouvez visualiser tous les rapports GreenLight sur le web et les imprimer sous format PDF, Word, Excel, Text, CSV, XML Les rapports contiennent également une fonction export qui permet aux utilisateurs de créer un fichier.csv ou XML qui peut être lu dans d autres applications (Excel, Access...), afin d être l objet de manipulations complémentaires ou être transféré dans une base de données externe. Centres de coût et suivi financier Les centres de coût peuvent être définis par stagiaire ou groupe de stagiaires pour faciliter le suivi financier interne. Analyse des questions posées aux examens GreenLight offre un rapport d analyse des questions standards afin d évaluer et de valider les questions posées aux examens. Impression des certificats en libre-service L interface par défaut pour les stagiaires dans GreenLight leur permet de générer un certificat qu ils peuvent visualiser ou imprimer s ils ont obtenu la note requise. Signets et prise de notes Le contenu des formations est enregistré par les élèves dans leurs favoris en utilisant la fonction Aides à la formation de l interface du 6
stagiaire. De plus, GreenLight reconnaît les signets SCORM ou AICC à chaque utilisation. Les élèves peuvent créer et modifier des notes personnelles prises à partir des cours auxquels ils ont assistés. Des forums pour les stagiaires Grâce à GreenLight, l utilisateur peut créer des groupes de discussion et permettre à tous ou à seulement certains membres d y accéder en fonction de catégorie, organisation, lieu ou type d emploi. De plus, une fonctionnalité intégrée de discussion en temps réel sous forme de texte permet aux stagiaires et instructeurs de converser en ligne, tout en étant en formation ou directement à partir du portail ou de la console d administration. Feuilles d évaluation personnalisées Il est possible de créer en ligne des fiches d évaluation personnalisées pour effectuer le suivi des interventions ponctuelles des stagiaires, des formations sur site, des évaluations pratiques Les utilisateurs de GreenLight bénéficient du mécanisme de reporting qu il s agisse de formation en ligne ou hors ligne. Gestion des profils utilisateurs Les utilisateurs peuvent bénéficier de rôles illimités pour définir l accès à la fois aux données de reporting et aux fonctionnalités de GreenLight. Chaque fonction peut être gérée indépendamment pour visualiser, ajouter, modifier, supprimer des données, ainsi que pour créer, paramétrer un fichier et approuver les modifications. Des groupes de travail peuvent être ajoutés permettant aux utilisateurs de bénéficier de tous les privilèges associés au groupe de référence. Tous les utilisateurs qui se joignent à ce groupe bénéficient automatiquement des mêmes droits. Authentification sécurisée Pour utiliser GreenLight, l utilisateur doit saisir un nom d utilisateur et un mot de passe. Des règles complexes liées aux mots de passe peuvent être appliquées. LDAP et Active Directory GreenLight peut s intégrer avec un LDAP et Active Directory. Authentification externe Les utilisateurs de la solution GreenLight ont la possibilité d utiliser des fonctions d authentification unique (Single Sign On : SSO) par le biais des API de la solution Life Suite. Transactions B2C et B2B GreenLight offre à ses clients la possibilité d acheter des cours de formation par package en utilisant le système de gestion de jetons. Les 7
clients peuvent acheter de multiples jetons en échange de cours qui peuvent ensuite être délivrés aux stagiaires. Module e-commerce Avec GreenLight, il est possible d effectuer des paiements en ligne et hors ligne. Les paiements hors ligne sont mis en attente jusqu à ce que la transaction financière soit réellement effectuée. Import/Export de contenus respectant les normes standards GreenLight bénéficie de la certification de la 3e édition de SCORM 2004 et est conforme avec SCORM 1.2, HACP et avec les fichiers conformes à la réglementation AICC. Les résultats des examens dont le contenu est conforme aux normes seront automatiquement identifiés par GreenLight sans nécessiter aucune manipulation supplémentaire. Les contenus importés peuvent être fusionnés avec d autres contenus ou média provenant directement de GreenLight. Tous les contenus créés dans GreenLight peuvent être exportés en format SCORM afin d être réutilisés dans d autres systèmes. Import de contenus déjà existants Les contenus SCORM et AICC peuvent être importés sans aucune intervention. Les fichiers électroniques dans un autre format qu il est possible de visualiser via un navigateur peuvent également être importés et utilisés tels que les fichiers Word, Powerpoint, PDF, fichiers audio, vidéo Tous les contenus importés peuvent être utilisés et fusionnés à des contenus créés dans GreenLight et à tout autre contenu conforme aux standards importés. Système de Gestion du Contenu des Formations Stockage, organisation et recherche GreenLight permet aux utilisateurs de stocker, d organiser et de rechercher d importantes quantités d objets de formation dans un référentiel de contenu centralisé. Cette fonction intégrée, offrant la possibilité d utiliser des métadonnées, des mots-clés et d effectuer des regroupements, représente une fonctionnalité extrêmement efficace lorsqu il s agit d organiser, de rechercher et d extraire des données du système. Les utilisateurs de GreenLight peuvent créer de nombreuses «Entités» au sein d une base de données unique, offrant aux grandes organisations la capacité d administrer plusieurs sites et de partager les contenus en utilisant un référentiel unique. Parmi les fonctionnalités de gestion de workflow et de sécurité du système disponibles, on peut citer l accès au contenu des informations, la publication de leur contenu et la gestion des versions des objets de contenu et des cours en ligne. 8
Contrôle des contenus de formation Il est possible d associer des objets créées ou importés dans le système à d autres objets, afin de réutiliser et de créer un nombre infini de combinaisons d objets de contenu. La fonction de gestion d accès simultané de GreenLight permet de contrôler l accès au contenu et de renforcer les règles du système d enregistrement, pour accéder à la fois au référentiel des objets de contenu et à la banque média. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer certaines fonctions spécifiques par le biais des paramètres de privilège du groupe de travail pour activer ou désactiver des fonctions spécifiques de GreenLight. Système de contrôle de création de contenu La solution GreenLight comprend des fonctions telles que Création, Test et Livraison. Il est très facile de rechercher, retrouver et modifier du contenu réutilisable. Par le biais du processus d approbation du workflow de GreenLight, le contenu est d abord rédigé en utilisant la fonction Création. Lorsque celui-ci est prêt à être révisé, l auteur modifie le statut de l objet qui est alors transféré automatiquement dans la Test. Cette action déclenchera automatiquement une notification. La personne en charge de valider le contenu sera contactée et décidera l approbation du contenu qui sera ensuite transféré dans la Livraison ou de son rejet. Dans ce cas, l auteur en sera informé. Tout au long de ce processus, la fonction Markup de GreenLight permet au relecteur d annoter et de fournir des commentaires. Possibilité d utiliser MS Office L utilisateur GreenLight peut télécharger tout type de document MS Office, le classer dans la banque média de GreenLight et l ouvrir dans son format original. Editeur HTML L éditeur HTML intégré de GreenLight peut fonctionner en mode visualisation WYSIWYG ou par le biais de son code source. L éditeur HTML est compatible avec les fichiers.css et tous types de médias numériques. Possibilité de créer des modèles standards GreenLight facilite l utilisation de modèles standards à partir des outils de création de contenu. Ces modèles standards peuvent être prédéfinis et contenir une navigation intégrée. Des espaces réservés peuvent être ajoutés pour faciliter l ajout de graphiques et de textes permettant de séparer la phase de développement du modèle avec la phase de rédaction du contenu. Cela facilite le travail des utilisateurs qui ont bénéficié d une seule formation. Les outils de création du modèle standard permettent aux créateurs d élaborer des modèles de qualité professionnelle utilisant navigation, espaces réservés pour les textes et les fichiers numériques, 9
graphiques, en-têtes, fonds Le modèle étant stocké dans une «couche» séparée du système, il est possible de le changer tout en gardant le même contenu. La bibliothèque documentaire : référentiel de ressources numériques Tous les fichiers électroniques peuvent être importés et classés en vue d une utilisation ultérieure grâce au Système de Gestion du Contenu. La Banque de supports permet de visualiser tous les éléments et chacun d entre eux peut être remplacé en mettant à jour de manière dynamique le contenu de cet élément. Fonction intégrée de génération d évaluation et d enquête de satisfaction GreenLight est doté d une fonction complète d évaluation des formations. A partir de modèles standards, l utilisateur peut rédiger tous types de questions en utilisant l éditeur de questions intégré. Un outil de création d enquête de satisfaction est également disponible. Les questions sont gérées à partir d un référentiel unique appelé Banque de questions. Elles peuvent être à choix multiples ou incluant plusieurs réponses possibles. Il peut s agir de réponses à préciser ou de questions et réponses à associer. Visualisation des résultats des évaluations Un suivi de toutes les évaluations est effectué. L administrateur et le stagiaire peuvent tous deux le visualiser via l interface du stagiaire ou le moteur de reporting. Référentiel rassemblant les questions des évaluations Une banque complète de questions permet d associer les questions aux objectifs pédagogiques correspondants. Possibilité de générer automatiquement des évaluations, à partir du référentiel, en fonction de critères spécifiques Les évaluations peuvent être générées automatiquement en fonction des objectifs pédagogiques qui font l objet de l évaluation. Le processus repose sur des règles qui définissent le nombre et le type de questions en fonction des objectifs pédagogiques énoncés. Correction en ligne automatisée Toutes les réponses sont corrigées automatiquement. Les examens peuvent aussi être conduits dans un mode d auto-évaluation. Au fur et à mesure que le stagiaire répond à une question, il peut vérifier la bonne réponse. 10
associés à chaque question Lorsqu il s agit d examen en mode d auto-évaluation, des commentaires complets peuvent être associés à chaque question, à chaque question leurre ou à chaque réponse correcte. Rédaction des évaluations En utilisant GreenLight, il est possible de formuler des questions qui peuvent être réutilisées par la suite et liées à des objectifs pédagogiques. Les évaluations peuvent être assignées de façon aléatoire, en lieux surveillés, être pondérées. De plus, un nombre maximal de tentatives peut être fixé. Possibilité de créer des formulaires de contact et d enquête de satisfaction, pour connaître l avis des stagiaires au sujet des cours en présentiel ou en ligne GreenLight dispose d un outil complet qui crée des formulaires d enquête sur le web pouvant capturer des notes, des commentaires à partir de listes déjà existantes, de préférences Ces enquêtes peuvent être ajoutées aux cours (en présentiel ou en ligne) avant ou après les examens. Glossaire Le glossaire de GreenLight constitue un référentiel unique contenant des définitions. Celles-ci peuvent être liées dynamiquement à n importe quel objet de contenu durant l exécution du programme. Documents de référence et signature électronique GreenLight permet aux utilisateurs autorisés de télécharger des documents de référence en utilisant n importe quel format électronique et de les adresser aux stagiaires par le biais d association de données, telles que type de poste occupé, service, catégorie GreenLight dispose également d une fonctionnalité du type lecture et signature qui oblige les stagiaires à déclarer qu ils ont lu et compris le texte mentionné. Cette fonctionnalité représentant l authentification de la signature de l utilisateur constitue un moyen de vérification stocké ensuite par GreenLight. Souplesse des objets de contenu utilisés En ce qui concerne les objets de contenu, GreenLight utilise les règles de séquences SCORM 2004 qui permet un mode de formation dynamique s adaptant au niveau du stagiaire lorsque celui-ci suit un cours en ligne (stratégies de formation de type adaptif). 11
Capacité à compiler puis à utiliser les objets de contenu dans des modules puis des cours Les objets de contenu peuvent être agrégés quel que soit le niveau de granularité. Un Arbre d Activité est créé dans GreenLight et chaque nœud d arbre peut représenter différents types d informations (une seule page de contenu, un lien à un objet de contenu existant contenant plusieurs pages, un lien web, une évaluation, un questionnaire ou un travail à rendre, un objet de contenu importé qui peut être partagé, un cours avec instructeur ou tout autre activité de formation). Une combinaison illimitée d objets individuels de contenu sont alors associés pour fournir un cours en ligne. Utilisation de logiciels pédagogiques conformes aux normes standards GreenLight bénéficie de la certification SCORM 2004 et SCORM 1.2 et est conforme à la norme AICC. Il s agit d une capacité à importer, assembler, séquencer et utiliser des logiciels pédagogiques et des objets de contenu SCO qui sont aux normes. Intégration avec les systèmes d information RH Les organisations ont intégré GreenLight avec des systèmes tels que PeopleSoft, SAP, Lawson et des bases de données personnalisées pour échanger des données. Classes virtuelles GreenLight exploite de manière intensive les services web. Son intégration avec les technologies de classe virtuelle est en cours de réalisation. Il est d ores et déjà possible de planifier et d utiliser cette technologie via une URL. Mises à jour L acquisition d une licence GreenLight en mode SaaS inclut toutes les évolutions et mises à jour, ainsi que la maintenance corrective et le support. Solution disponible dans plusieurs langues Le portail, l interface du stagiaire et l interface du formateur sont disponibles en anglais, français, espagnol, allemand, chinois et japonais. D autres langues seront disponibles dans les prochains mois. Les stagiaires peuvent choisir la langue de leur choix lors de l inscription. Il est également possible d insérer une commande côté utilisateur pour permettre aux utilisateurs de changer de langue. 12
Le siège de SilkRoad se trouve à Chicago et dispose de bureaux aux Etats-Unis (Caroline du nord, Massachussetts, New Jersey, Floride, Californie). Le groupe a également des filiales au Canada, Singapour, Australie, Nouvelle-Zélande, Allemagne, Japon, Chine, Royaume-Uni, Danemark et France. Pour plus d informations, visitez notre site web : www.silkroad.com/fr ou contactez-nous au +33 1 71 12 61 80. Tous les noms de sociétés et de produits cités sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.