SIO BTS Services Informatiques aux Organisations 1 ère année LOT 0 : Gestion de projet Objectifs : En quoi consiste ce LOT? SIO-SISR : Projet GSB Il est la point d'approche de toute l'organisation qui apportera séance par séance les outils a la construction du projet, cette gestion permettra aux collaborateurs de s'assurer de socle, de communication et d'organisation solide afin de remplir les besoins du client dans son optimisation. Toute entreprise qui se respecte possède sa propre organisation et c est grâce à celle-ci que le projet sera mené à bien dans une limite de temps. La première séance qui consiste donc à entreprendre une technique de gestion du projet est essentiel pour la suite du travail, c est elle qui dictera les séances suivantes et avec une bonne organisation suivit d'une excellente communication qui consolide le projet et ainsi limite les risques de mauvaises gestion du temps, car oui encore une fois, le temps c est de l'argent. Auteurs : Khalis Amroussi / Mickael Villoni /Enzo Rideau Lot 0 : Gestion de projet Page 1
I]-Gestion de projet Une gestion de projet professionnel : Ace Project A) Qu'est-ce que Ace Project? Ace Project est un logiciel de gestionnaire de projet pour petite et grande entreprise, il offre une interface pratique et intuitif conciliant expérience utilisateur et simplicité. Soyez au courant des activités qui sont en constante évolution. Cela peut facilement être réalisé à partir de votre boîte courriel. Recevoir des mises à jour de tâches, être prévenu lorsqu'on vous assigne à une tâche, recevoir des rapports et bien plus encore. Gagnez du temps en créant une tâche à partir de votre boîte courriel, en un simple clic! Lot 0 : Gestion de projet Page 2
Un module de temps intégré vous permet de suivre l'évolution de tous les projets. Les employés peuvent facilement démarrer un horodateur sur les tâches et soumettre leurs feuilles de temps. Un processus d'approbation et de rapport fournissent des mécanismes de contrôle pour assurer l'utilisation adéquate du module de temps dans votre organisation. Le tableau de bord devient l'élément central, voyez en quelques secondes les points qui requièrent votre attention. Il vous permet également d'accéder rapidement à toutes les sections de l'application. Fini la perte de documents importants. Avec Ace Project, vos documents sont toujours en sécurité et accessibles soit au niveau du projet, de la tâche ou des dépenses. De plus, une tonne de fonctionnalités sont offertes afin de bien gérer vos documents. Lot 0 : Gestion de projet Page 3
Les dépenses non prévues peuvent peser lourd dans un budget. Gardez le contrôle et suivez tous les frais inhérents à un projet. La soumission et l'approbation des dépenses ainsi que la génération de rapports sont essentielles pour garder l'oeil sur vos dépenses. Les rapports de tâches personnalisés permettent de générer des listes et des vues taillées sur mesure. Créez vos propres rapports basés sur les critères que vous sélectionnez. Définissez vos champs, vos filtres et l'ordre de tri puis enregistrez votre rapport pour une utilisation future. Lot 0 : Gestion de projet Page 4
Lorsque survient le besoin d'accéder à vos données dans un autre logiciel, c'est simple, il suffit de cliquer sur l'icône d'exportation pour enregistrer vos données dans un format CSV ou XLS. Que vous souhaitiez créer des rapports automatisés ou spécialisés, étendre les fonctionnalités, Ace Project propose un API vous permettant d'accéder aux données et de les adapter à vos besoins. Pour développer votre propre module d'extension, une documentation complète de l'api est disponible. Lot 0 : Gestion de projet Page 5
Pourquoi avons-nous choisis Ace Project? Ce qui nous poussé à collaborer avec Ace Project est tout d'abord sa facilité de manipulation, en effet le logiciel est en français, a porté de main sur son smartphone il est également très bien conçus laissant à l'utilisateur une façon de gérer librement tout en se faisant aider par Ace Project grâce a un tableau de bord claire et précis. Lot 0 : Gestion de projet Page 6
Comme nous pouvons le remarquer sur cette photo tous les différents types de taches sont mis en évidences pour rappeler à l'utilisateur les taches à fournir, celles qui lui sont assignées ou encore les taches en retard. Ace Project est donc conçus de façon très détaillé et simple afin de ne pas rendre brouillon l'utilisation et donc de facilité la prise de main. Ace Project laisse également à disposition des utilisateurs une gestion du temps pour chaque taches afin de toujours savoir ce qui reste à faire, la progression effectuée afin de mieux coordonner le travail des utilisateurs entre eux. Lot 0 : Gestion de projet Page 7
Compatible avec les smartphones mais également un compte Google Ace Project porte également la casquette de dirigeant de projet en effet il envoi des notifications via notre adresse email lorsque une modification a était apporté au projet afin de ne pas laisser dans le doute l'utilisateur mais également lorsque une tache est en retard afin de ne pas pénaliser l'ensemble du travail pour les autres séances. Echange de documents via Google DRIVE En effet une bonne gestion ne peut être fait sans un échange en temps réels de document entre les prestataires du projet, pour régler ce problème nous avons choisi l'option d'un Drive sur un compte Gmail avec accès à ce compte pour tous les prestataires ce qui permet d échanger en temps et en heures des documents précieux et essentiels à l'avancement du projet. D'autre part ce travail étant fait en grande partie durant les séances de cours au CFAI il nous fallait un moyen d'exporter les documents trouvés lors des séances afin de les finaliser chez soi. Ce drive nous a était d une utilité essentiel, en effet toute la construction de notre projet ce réaliser autour de ce drive avec à chaque séance un ménage effectué pour éviter le surplus de document qui pouvait polluer le travail. Comment avons nous organiser la gestion de notre projet? Pour le début chaque séance un élève possédé sa propre tache a effectuer qu'i devait rendre dans le temps impartit établit au préalable sur Ace Project (comme nous l'avons vue précédemment). Afin de choisir une meilleure option correspondante aux travaux à effectuer tout le long du projet nous avons décidé d'établir le planning suivant : Pour 3 prestataires : 1 ère séance : LOT 0 avec tous les prestataires 2 & 3eme séance : Chaque prestataire c'est vue attribuer un LOT de 1 à 3Reste des séances : Tous les prestataires ont travaillés ensemble sur les différents LOT qui organisés le projet Tout ceci englobé par un travail personnel afin de finaliser les LOTS ne pouvant être fini lors des séances. Chaque élève devait fournir à la fin de la séance un compte rendu de séance pour permettre de visualiser ce qui lui restera faire et ne pas perdre du temps lors des prochaines séances à savoir où il s'était arrêter tout en respectant les horaires assignées par LOT incluse dans Ace Project. Lot 0 : Gestion de projet Page 8
Voici ci joint un aperçu de compte rendu de séance : Nous pouvons donc témoigner que cette gestion que nous avons voulu mettre en place nous a très bien guidés dans notre organisation nous laissant ainsi plus de temps pour la réalisation du projet dans de bonnes conditions. Lot 0 : Gestion de projet Page 9
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