MPA00WMA002 Moyens de paiement Banque Mise en route
Composition du progiciel Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : le cédérom sur lequel est enregistré le programme, la documentation électronique, présente sur le cédérom. Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Marques Start, Ligne 30, Ligne 100, Intégrale, et Ligne 1000 sont des marques déposées appartenant à Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix et Sage Coala. Sage 2007
Sommaire Sommaire Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement 6 Chapitre 1 : Installation de l application 9 Chapitre 2 : Création de société 17 Chapitre 3 : Ouverture de la société 22 Chapitre 4 : Création ou vérification des banques 26 Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers 30 Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR 32 Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements 42 Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes 46 Chapitre 9 : Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE 50 Conclusion 51 Sage 2007 3
Conventions typographiques Le tableau ci-dessous présente les diverses conventions typographiques destinées à faciliter la recherche et l identification de certaines informations. Convention Signification Ce symbole précède les textes sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention. Ces derniers apparaissent en caractères gras et italiques. Exemple : Voir Liens le fichier SETUP.EXE Ouvrir Fichier / Ouvrir Sélectionnez Tous Libellé Menu Fichier / Ouvrir l onglet «Commentaires» Chaque fois que cela nous semblait nécessaire à la compréhension du rôle ou du maniement d une commande, nous avons complété sa description avec des exemple en italiques. Ces exemples sont présentés précédés du titre exemple. Les remarques sont indiquées en italiques avec, dans la marge, une petite coche. Ce sont des informations annexes à la fonction actuellement décrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les négligez pas. Cette barre horizontale, suivie d un texte en caractères grisés et italiques indique à quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de la documentation vous pouvez vous référer pour un complément d information. Ces caractères verts et italiques indiquent une zone active dans le document pdf. Cliquer sur cette zone fera apparaître le paragraphe dont il est fait mention dans un renvoi. Les fichiers et les dossiers (ou répertoires) sont mentionnés en lettres majuscules. Chaque titre concernant la description d une fonction est suivi du chemin pour y parvenir : Menu / Sous-menu (s il y a lieu) / Fonction. Les choix que l on peut faire dans les listes sont mentionnés en caractères gras. Les désignations des zones des fenêtres sont précisées en caractères gras et italiques. Dans le texte, le nom des menus et des fonctions est noté en caractères italiques. Le nom des onglets, des volets et des fenêtres est inscrit entre guillemets. 4 Sage 2007
Conventions typographiques Convention la barre d outils Navigation le bouton [Annuler] la touche ECHAP les touches CTRL+C Signification Le nom des barres d outils est marqué par une majuscule sur la première lettre. Le nom des boutons est inscrit entre crochets. Les touches à utiliser sont mentionnées en MAJUSCULES. Lorsqu il faut presser simultanément deux touches, elles sont indiquées avec le caractère +. Sage 2007 5
Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Présentation de vos moyens de paiement Votre nouveau logiciel vous a été proposé par votre banque et peut être utilisé soit avec un outil de communication intégré soit via des services Internet que peut vous proposer votre banque. L application Moyens de Paiement Banque permet : de gérer vos différents moyens de paiement ( remises de chèques, prélèvements, virements, LCR et virements internationaux sur option ), de générer des fichiers magnétiques à la norme bancaire CFONB, d éditer les bordereaux de remises à transmettre à la banque et les lettres à destination des tiers, de réceptionner vos extraits de compte et d analyser vos mouvements bancaires, de réceptionner vos relevés de LCR à payer et générer les fichiers de Bons à payer. Présentation de l offre ETEBAC et de l offre LIBERTE L application Moyens de paiement est disponible sous deux offres : L offre ETEBAC (Moyens de Paiement Banque ETEBAC) : cette offre permet d effectuer des transmissions bancaires à votre banque via un outil de communication proposé par Sage qui est installé en automatique avec le produit Moyens de paiement. Cette offre nécessite la souscription d un contrat de transmission des données auprès de votre banque qui vous transmettra les cartes paramètres (cartes d appel) nécessaires à l identification de votre société lors de vos échanges. L offre LIBERTE (Moyens de Paiement Banque LIBERTE) : cette offre permet d envoyer les ordres de paiement et / ou de recevoir des données via le site Internet de votre banque. Cette offre nécessite la souscription d un contrat de transmission de données auprès de votre banque qui vous transmettra ainsi l adresse du site de la banque et les codes d accès correspondants. Documentation de l application Ce Guide de mise en route vous aide à l installation du logiciel et à son utilisation de manière synthétique. Les principales fonctions vous sont présentées et vous initient ainsi à l ergonomie et à la pratique du logiciel. Un Manuel électronique décrivant toutes les fonctionnalités en détail est disponible dans l application via la fonction? (Aide) / Consulter le manuel. 6 Sage 2007
Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Si une formation est souhaitée sur l application, une Formation à Distance peut vous être proposée. Pour plus de précisions, vous pouvez contacter le service clientèle Sage. Liaison comptable La gestion des Moyens de Paiement peut être paramétrée en lien direct avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows en version correspondante, permettant ainsi la récupération automatique des échéances, la génération des écritures de règlement et le lettrage automatique des écritures. Cette liaison comptable permet donc un gain de temps significatif. Si l application Comptabilité 30 ou 100 Windows est liée, il est nécessaire d effectuer les mises à jour des applications dans le même temps ou à défaut de s assurer que les versions sont compatibles. Récupération des données et création de société Si un autre logiciel était exploité, il est possible sous certaines conditions de récupérer vos données ou de lier directement votre programme Moyens de Paiement à l application Sage Comptabilité 30 ou 100 Windows. Si une base Comptabilité Sage 30 ou 100 Windows est existante Il est nécessaire de créer une société en liant le fichier *.MAE correspondant à la base comptable. Voir le paragraphe «1er cas : Etape à suivre si le lien avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows est à effectuer», page 18. Si aucune récupération des données n est à effectuer Une nouvelle société est donc à créer. Voir le paragraphe «2ème cas : Etape à suivre pour créer une nouvelle société sans lien direct avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows», page 20. Si une récupération des données d une autre application est à effectuer La récupération des données est effectuée par l outil Maintenance Sage installé avec l application si votre banque vous a informé qu une récupération était possible ou via un import export sous conditions. Des fiches documentaires à cet effet sont disponibles sur la base de connaissance : www.sage.fr. Voir le paragraphe «Chapitre 3 : Ouverture de la société», page 22. Installation ou mise à jour de l application L installation de l application s effectue à l aide du CD ROM et de la clé d authenticité reçue dans le package. Sage 2007 7
Préambule à la mise en route de vos moyens de paiement Le 1er chapitre vous présente les différentes étapes d installation que vous pouvez suivre pas à pas. Vous pouvez également contacter le service d Aide au démarrage (voir détail de ce service sur la documentation jointe) pour effectuer l installation en ligne. Attention! dans le cadre d une mise à jour d une installation existante, il est nécessaire de sauvegarder préalablement à l installation les fichiers suivants : Base de données moyens de paiement : *.MDP, Base de données comptable ( même si la comptabilité n est pas utilisée ) : *.MAE, Fichiers de mise en page : *.BMD. Lancement de l application L application Moyens de Paiement Banque s exécute par : 1. Démarrer, 2. Programme, 3. Sage, 4. puis par sélection du produit. 8 Sage 2007
Chapitre 1 : Installation de l application Chapitre 1 : Installation de l application Avant l installation du logiciel Il est nécessaire de vous munir des informations relatives à votre société : SIRET, code APE ou NAF, etc. Après avoir inséré le CD ROM d installation Sélectionner successivement : 1. Démarrer, 2. Exécuter, 3. Parcourir, 4. sur le disque du CD ROM le fichier SETUP.EXE 5. Cliquer sur [OK]. Sage 2007 9
Chapitre 1 : Installation de l application Assistant de Bienvenue Sélection des applications pour Moyens de Paiement Banque Cocher la ou les applications à installer. Cocher éventuellement l installation des manuels électroniques. Le produit à sélectionner est Moyens de Paiement Banque pour la formule ETEBAC ou LIBERTE. Assistant de bienvenue 10 Sage 2007
Chapitre 1 : Installation de l application Répertoire d installation Eventuellement, il est possible de sélectionner un autre répertoire d installation via le bouton [Parcourir]. Saisie de la clé d authenticité Renseigner la clé d authenticité insérée dans le package. Contrat de licence Lire attentivement le contrat de licence et accepter les conditions générales d utilisation. Bouton [Oui]. Dans le cas d une première installation, il est nécessaire de compléter des informations relatives à la société. Sage 2007 11
Chapitre 1 : Installation de l application Type d installation Sélectionner le type d installation à exécuter. Sélectionner Complète. Fichier de communication bancaire Indiquer si un service de communication bancaire est utilisé via l application. Choix Oui (pour les offres ETEBAC et LIBERTE). Fichier de communication bancaire Consultation du répertoire de communication bancaire où seront générés les fichiers à transmettre. Il est possible de sélectionner un autre répertoire via le bouton [Parcourir]. 12 Sage 2007
Chapitre 1 : Installation de l application Information sur l installation Cette fenêtre introduit les questions qui vont maintenant vous être posées et vous rappelle l utilité d y répondre. Informations sur votre société Les informations de cette première fenêtre sont obligatoires afin que l enregistrement du programme puisse s effectuer. Identifier vote société. Informations sur votre société Cette deuxième page concerne le dirigeant de l entreprise ainsi que l utilisateur principal du programme. Sage 2007 13
Chapitre 1 : Installation de l application Coordonnées de l expert comptable Cette troisième page concerne l expert-comptable dont vous pourriez utiliser les services. Cliquer sur l option Oui. Compléter les informations demandées. Coordonnées de l établissement bancaire Cette quatrième page concerne l établissement bancaire qui aurait pu vous conseiller dans l acquisition de votre programme. Cliquer sur l option Oui. Compléter les informations demandées. En offre LIBERTE, l installation est terminée. Il convient désormais de se reporter au chapitre 2 pour la création d une nouvelle ou au chapitre 3 pour l ouverture d une société déjà créée. En offre ETEBAC, il convient de paramétrer la télétransmission. 14 Sage 2007
Chapitre 1 : Installation de l application Assistant à la configuration de la télétransmission Votre modem peut être connecté à une ligne analogique ou à une ligne RNIS. Préciser dans ce dernier cas si le modem supporte l interface CAPI2.0. Cocher l option adéquate. Choix du modem Pour une ligne analogique ou RNIS ne supportant pas l interface CAPI Cette fenêtre présente la liste des modems installés sur votre ordinateur. Sélectionner le modem. Saisie du préfixe Il s agit du préfixe qui doit être composé pour atteindre une ligne extérieure. Cocher l option Oui. Renseigner le préfixe. Sage 2007 15
Chapitre 1 : Installation de l application Fin du paramétrage de la télétransmission Bouton [Fin]. Fin de l installation Eventuellement, l installation des manuels électroniques est proposée si le choix Manuels électroniques a été coché. Bouton [Terminer]. 16 Sage 2007
Chapitre 2 : Création de société Chapitre 2 : Création de société Ce chapitre vous présente la création d une société en distinguant deux cas : «1er cas : Etape à suivre si le lien avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows est à effectuer», page 18 «2ème cas : Etape à suivre pour créer une nouvelle société sans lien direct avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows», page 20 Pour commencer, exécuter l application par la fonction : 1. Démarrer, 2. Programme, 3. Sage, 4. puis en sélectionnant le programme. Sélectionner ensuite 1. le menu Fichier, 2. la commande Nouveau. Sage 2007 17
Chapitre 2 : Création de société 1er cas : Etape à suivre si le lien avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows est à effectuer Comptabilité liée Répondre Oui à la question Possédez-vous un logiciel Sage Comptabilité 30 ou 100 Sage? Comptabilité liée Sélectionner Ouvrir un fichier comptable existant. Sélection fichier comptable Cliquer sur le bouton [Parcourir] pour sélectionner le fichier comptable à associer. Important! Le fichier comptable et le fichier Moyens de paiement doivent être en version équivalente. 18 Sage 2007
Chapitre 2 : Création de société Saisie des coordonnées de l entreprise Les informations renseignées dans le fichier société apparaissent et peuvent être complétées ou modifiées. Création fichier Moyens de Paiement Cliquer sur le bouton [Parcourir] pour indiquer le nom du fichier "Moyens de Paiement" ainsi que son emplacement. Bouton [Fin]. Pour information! Une base Moyens de Paiement correspond à un fichier *.MDP et *.MAE. Par facilité, il est préférable que les noms de fichiers portent le même nom. Sage 2007 19
Chapitre 2 : Création de société 2ème cas : Etape à suivre pour créer une nouvelle société sans lien direct avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows Répondre Non à la question Possédez-vous un logiciel Sage Comptabilité 30 ou 100 Sage?. Saisie raison sociale Indiquer la raison sociale de la société. Saisie des coordonnées de l entreprise Les informations renseignées dans le fichier société apparaissent et peuvent être complétées ou modifiées. 20 Sage 2007
Chapitre 2 : Création de société Saisie des données comptables Indiquer les dates de début et fin de l exercice en cours. Paramétrer la longueur des comptes généraux : laisser la valeur 0 qui est une longueur flottante (c est à dire non fixe et variant de 3 à 13 caractères). Saisie de la monnaie de tenue de compte Indiquer la monnaie de tenue de compte : par défaut : Euro. Création du fichier de Moyens de Paiement Cliquer sur le bouton [Parcourir] et indiquer un nom de fichier pour la société. L extension du fichier est.mdp. Bouton [Fin]. Information! Un fichier avec une extension.mae est créé automatiquement avec le même nom que le fichier.mdp. Ce sont les deux fichiers de bases de données à sauvegarder. Sage 2007 21
Chapitre 3 : Ouverture de la société Chapitre 3 : Ouverture de la société Ce chapitre vous indique : Comment ouvrir le fichier issu d une récupération de données de Norwin, Sogemicro Start ou Start Finance 500. La récupération des données doit être réalisée préalablement via l outil de Maintenance Sage. Comment ouvrir une base de données créée comme indiqué dans le chapitre 2 après que celle-ci ait été fermée. Exécuter l application en sélectionnant successivement : 1. Démarrer, 2. Programme, 3. Sage, 4. et sélectionner le programme. 22 Sage 2006
Chapitre 3 : Ouverture de la société Ouverture de la société Fonction Fichier / Ouvrir Sélectionner le fichier <NOM DE SOCIÉTÉ>.MDP correspondant à la base de données convertie ou créée. Bouton [Ouvrir]. Information! Les bases de données comme le fichier exemple Tréso bijou.mdp sont stockées par défaut dans le dossier C:\ DOCUMENTS AND SETTING \ ALL USERS \ DOCU- MENTS PARTAGÉS \ SAGE \ MOYENS DE PAIEMENT. Vérification des données Sociétés Volet Fichier / A propos de votre société / Identification Vérifier et/ou compléter les informations relatives à la société. Vérification des données Sociétés Volet Fichier / A propos de votre société / Initialisation La monnaie Euro doit être paramétrée comme monnaie de tenue de comptabilité. Sage 2007 23
Chapitre 3 : Ouverture de la société Saisie des contacts de la société Volet Fichier / A propos de votre société / Contacts Saisir les différents contacts au sein de la société. Important! Il est nécessaire de valider par la touche ENTRÉE toute création ou modification. Saisie Numéro Emetteur Prélèvements Volet Fichier / A propos de votre société / Comptable Saisir le numéro d émetteur national pour les prélèvements dans la zone Remise si des prélèvements sont effectués. Vérification du paramétrage devise Volet Fichier / A propos de votre société / Options Double cliquer sur l option Devise. La monnaie Euro doit être paramétrée comme suit avec le code remise sur Euro. Le code ISO doit être paramétré avec EUR. Information! Toute modification doit être validée par la touche ENTRÉE. 24 Sage 2007
Chapitre 3 : Ouverture de la société Paramétrage et/ou vérification des options D autres options sont disponibles et peuvent être consultés et/ou modifiées : Code interbancaire, Information libre, Mode de règlement Pour remonter dans la hiérarchie des options, utilisez la zone à liste déroulante au dessus de la liste de gauche. Sage 2007 25
Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Ce chapitre a pour but de créer les banques et les comptes bancaires de la société. 26 Sage 2006
Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Identification des banques Fonction Structure / Banques Pour ouvrir une banque existante : double clic sur sa ligne ou sélection puis CTRL + M. Faire les modifications nécessaires puis touche ENTRÉE. Ajout d une banque Pour créer une banque : clic droit dans la liste et choisir Ajouter un nouvel élément ou presser CTRL + J. Compléter les coordonnées de la banque. Information! La zone Abrégé doit correspondre au nom court de la banque sans espace, sans point ni caractères spéciaux. Coordonnées bancaires Volet Structure / Banques / RIB Vérifier ou créer les RIB de la banque. Indiquer le N émetteur Virement et LCR si la banque les a fournis. Important! Il est nécessaire de valider par la touche ENTRÉE toute création ou modification. Sage 2007 27
Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Paramétrage de la connexion bancaire En offre LIBERTE, le paramétrage de la connexion bancaire n est pas à effectuer. Il convient désormais de se reporter au chapitre 5 pour la création des tiers. En offre ETEBAC, il convient de paramétrer la connexion bancaire. Cliquer sur le bouton [Paramètres de communication] pour paramétrer les cartes paramètres. Paramétrage ligne téléphonique Confirmer le nom de la banque. Sélectionner le réseau téléphonique : PAD : connexions en analogique, RNIS via X25 : connexions en numéris (accès non direct au serveur bancaire), RNIS point à point : connexions en numéris (accès direct au serveur bancaire). Paramétrage serveur bancaire Saisir le numéro du serveur bancaire : pour connaître le numéro du serveur bancaire, contacter votre banque. Les données complémentaires sont à renseigner uniquement si la banque le demande sinon laisser à blanc. 28 Sage 2007
Chapitre 4 : Création ou vérification des banques Paramétrage des services souscrits Cocher le(s) services souscrit(s) avec la banque. Paramétrage des cartes paramètres Renseigner la carte paramètre pour le service sélectionné. Le répertoire de stockage des fichiers est par défaut C:\DOCUMENTS AND SETTING \ ALL USERS \ APPLICATION DATA \ SAGE \ COMMUNICA- TION \ TELBAC. Bouton [Suivant] ou [Fin]. La carte d appel doit être saisie en majuscules (la zone Position permet une saisie exacte de la carte fournie par la banque). Sage 2007 29
Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers Ce chapitre présente la création des différents tiers (clients, fournisseurs, salariés ou autres) de la société ainsi que leurs coordonnées bancaires. 30 Sage 2007
Chapitre 5 : Création ou vérification des tiers Liste des tiers Fonction Structure / Plan tiers Le symbole de la colonne Type représente le type de tiers. Identification des tiers Volet Structure / Plan Tiers / Identification Pour créer un tiers : clic droit dans la liste et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément ou taper CTRL + J. Indiquer le type du tiers (Fournisseurs, Clients, Salariés ou Autres). Ce type est important pour l appel des tiers dans les différents modes de règlements. Compléter et/ou vérifier les éléments d identification s il y a lieu. La saisie de l adresse mail du tiers et du site de la société permet un lien direct avec la messagerie et internet. Coordonnées bancaires des tiers Volet Structure / Plan Tiers / Banques Compléter et/ou vérifier les données bancaires s il y a lieu. Créer s il y a lieu les RIB du tiers en indiquant un intitulé et les coordonnées bancaires. Il est nécessaire de valider par la touche ENTRÉE toute création ou modification. Refermez la fenêtre en cliquant sur sa case de fermeture. Sage 2007 31
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Important! La présentation de saisie des règlements est effectuée sans le mode Assistant, aussi il est nécessaire de le désactiver par la fonction Fenêtre / Mode Assistant. L objectif de ce chapitre est de présenter la gestion des virements, des prélèvements et des LCR saisies à l unité : «Saisie d un virement», page 33, «Saisie d un prélèvement», page 36, «Saisie d une LCR», page 39. 32 Sage 2007
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Saisie d un virement Fonction Traitement / Décaissements / Saisie des virements émis Créer le virement par un clic droit dans la liste et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément. Le raccourci CTRL + J équivaut à l opération précédente. Renseigner les différents éléments du virement à émettre. Cliquer sur l onglet «Complément». Si un fichier comptable est associé, vous verrez s ouvrir à ce stade une fenêtre «Ecritures non lettrées» proposant les écritures non lettrées du tiers pour une éventuelle association du règlement avec la facture correspondante. Refermez cette fenêtre en cliquant sur [Annuler]. Voir le manuel de référence pour l utilisation de cette fenêtre. Indiquer la banque de remise du virement. Le paramétrage Aucune indique que la banque émettrice sera affectée lors de la gestion de l échéance. Il est donc tout à fait possible de laisser la zone sur Aucune ou de sélectionner la banque qui émettra le virement. Refermez la fenêtre «Virement» en cliquant sur sa case de fermeture. Sage 2007 33
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Enregistrement des échéances saisies Il est nécessaire d enregistrer le bordereau par le bouton [Enregistrer le bordereau]. Cet enregistrement transfère la ou les échéances saisies en mode «Gestion des virements». Refermez la fenêtre «Saisie de virements». Gestion d un virement Fonction Traitement / Décaissements / Gestion des virements émis La remise en banque s effectue en deux temps : Sélectionner les lignes des échéances à remettre en banque puis cliquer sur le bouton [Pointer]. Cliquer sur le bouton [Effectuer la remise en banque]. Paramétrage de la remise en banque Sélectionnez la banque de remise du paiement. Sélectionner le mode de remise : En offre LIBERTE : Fichier magnétique pour générer un fichier magnétique qui pourra ensuite être transmis à la banque via le site Internet de la banque (noter le répertoire de stockage du fichier). En offre ETEBAC : Télétransmission pour une transmission via l outil de communication SAGE «Connexion Telbac» pour un envoi direct du fichier ou Génération fichier seule pour un envoi ultérieur du fichier. Papier pour une transmission par voie postale. 34 Sage 2007
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Sélectionner le ou les documents à éditer. Il est indispensable d imprimer au moins le bordereau pour que la transaction s exécute. Cliquez sur [OK] Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau d accompagnement associé au mode de règlement. Les bordereaux de remise sont stockés dans C:/ DOCU- MENTS AND SETTING / ALL USERS / DOCU- MENTS PARTAGÉS / SAGE / MOYENS DE PAIEMENT / DOCUMENTS STANDARD. Pour que les bordereaux s éditent automatiquement sans les sélectionner, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. Le programme propose ensuite l enregistrement du fichier magnétique (si vous avez choisi ce mode de règlement) en lui attribuant le nom suivant : VIR<CODE DE LA BANQUE>.TXT. L édition comporte les documents que vous avez choisi plus haut. Refermez la fenêtre «Gestion des virements». Offre LIBERTE : pour des précisions sur l envoi des fichiers magnétiques générés, il convient de se référer au chapitre 9 «Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE». Sage 2007 35
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Saisie d un prélèvement Fonction Traitement / Encaissements / Saisie des prélèvements émis Créer le prélèvement par un clic droit dans la liste et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément. Le raccourci CTRL + J équivaut à l opération précédente. Renseigner les différents éléments du prélèvement à émettre. Cliquer sur l onglet «Complément». Si un fichier comptable est associé, vous verrez s ouvrir à ce stade une fenêtre «Ecritures non lettrées» proposant les écritures non lettrées du tiers pour une éventuelle association du règlement avec la facture correspondante. Refermez cette fenêtre en cliquant sur [Annuler]. Voir le manuel de référence pour l utilisation de cette fenêtre. Indiquer la banque de remise du prélèvement. Le paramétrage Aucune indique que la banque émettrice sera affectée lors de la gestion de l échéance. Il est donc tout à fait possible de laisser la zone sur Aucune ou de sélectionner la banque qui émettra le virement. Refermez la fenêtre «Prélèvement» en cliquant sur sa case de fermeture. 36 Sage 2007
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Enregistrement des échéances saisies Il est nécessaire d enregistrer le bordereau par le bouton [Enregistrer le bordereau]. Cet enregistrement transfère la ou les échéances saisies en mode «Gestion des prélèvements». Refermez la fenêtre «Saisie de prélèvements». Gestion d un prélèvement Fonction Traitement / Encaissements / Gestion des prélèvements émis La remise en banque s effectue en deux temps : Sélectionner les lignes des échéances à remettre en banque puis cliquer sur le bouton [Pointer]. Cliquer sur le bouton [Effectuer la remise en banque]. Paramétrage de la remise en banque Sélectionnez la banque de remise du prélèvement. Sélectionner le mode de remise : En offre LIBERTE : Fichier magnétique pour générer un fichier magnétique qui pourra ensuite être transmis à la banque via le site Internet de la banque (noter le répertoire de stockage du fichier). En offre ETEBAC : Télétransmission pour une transmission via l outil de communication SAGE «Connexion Telbac» pour un envoi direct du fichier ou Génération fichier seule pour un envoi ultérieur du fichier. Papier pour une transmission par voie postale. Sage 2007 37
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Sélectionner le ou les documents à éditer. Il est indispensable d imprimer au moins le bordereau pour que la transaction s exécute. Cliquez sur [OK] Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau d accompagnement associé au mode de règlement. Les bordereaux de remise sont stockés dans C:/ DOCU- MENTS AND SETTING / ALL USERS / DOCU- MENTS PARTAGÉS / SAGE / MOYENS DE PAIEMENT / DOCUMENTS STANDARD. Pour que les bordereaux s éditent automatiquement sans les sélectionner, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. Le programme propose ensuite l enregistrement du fichier magnétique (si vous avez choisi ce mode de règlement) en lui attribuant le nom suivant : PRE<CODE DE LA BANQUE>.TXT. L édition comporte les documents que vous avez choisi plus haut. Refermez la fenêtre «Gestion des prélèvements». Offre LIBERTE : pour des précisions sur l envoi des fichiers magnétiques générés, il convient de se référer au chapitre 9 «Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE». 38 Sage 2007
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Saisie d une LCR Fonction Traitement / Encaissements / Saisie des LCR- BOR encaissement Créer la lettre de change relevé par un clic droit dans la liste et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément. Le raccourci CTRL + J équivaut à l opération précédente. Renseigner les différents éléments de la LCR à émettre. Cliquer sur l onglet «Complément». Si un fichier comptable est associé, vous verrez s ouvrir à ce stade une fenêtre «Ecritures non lettrées» proposant les écritures non lettrées du tiers pour une éventuelle association du règlement avec la facture correspondante. Refermez cette fenêtre en cliquant sur [Annuler]. Voir le manuel de référence pour l utilisation de cette fenêtre. Indiquer la banque de remise de la LCR. Le paramétrage Aucune indique que la banque émettrice sera affectée lors de la gestion de l échéance. Il est donc tout à fait possible de laisser la zone sur Aucune ou de sélectionner la banque qui émettra le virement. Refermez la fenêtre «LCR-BOR encaissement» en cliquant sur sa case de fermeture. Sage 2007 39
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Enregistrement des échéances saisies Il est nécessaire d enregistrer le bordereau par le bouton [Enregistrer le bordereau]. Cet enregistrement transfère la ou les échéances saisies en mode «Gestion des LCR-BOR Encaissement». Refermez la fenêtre «Saisie de LCR-BOR Encaissement». Gestion d une LCR Fonction Traitement / Encaissements / Gestion des LCR- BOR Encaissement La remise en banque s effectue en deux temps : Sélectionner les lignes des échéances à remettre en banque puis cliquer sur le bouton [Pointer]. Cliquer sur le bouton [Effectuer la remise en banque]. Paramétrage de la remise en banque Sélectionnez la banque de remise de la LCR. Sélectionner le mode de remise : En offre LIBERTE : Fichier magnétique pour générer un fichier magnétique qui pourra ensuite être transmis à la banque via le site Internet de la banque (noter le répertoire de stockage du fichier). En offre ETEBAC : Télétransmission pour une transmission via l outil de communication SAGE «Connexion Telbac» pour un envoi direct du fichier ou Génération fichier seule pour un envoi ultérieur du fichier. 40 Sage 2007
Chapitre 6 : Saisie d un virement, d un prélèvement et d une LCR Papier pour une transmission par voie postale. Sélectionner le ou les documents à éditer. Il est indispensable d imprimer au moins le bordereau pour que la transaction s exécute. Cliquez sur [OK] Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau d accompagnement associé au mode de règlement. Les bordereaux de remise sont stockés dans C:/ DOCU- MENTS AND SETTING / ALL USERS / DOCU- MENTS PARTAGÉS / SAGE / MOYENS DE PAIEMENT / DOCUMENTS STANDARD. Pour que les bordereaux s éditent automatiquement sans les sélectionner, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. Le programme propose ensuite l enregistrement du fichier magnétique (si vous avez choisi ce mode de règlement) en lui attribuant le nom suivant : LCR<CODE DE LA BANQUE>.TXT. L édition comporte les documents que vous avez choisi plus haut. Refermez la fenêtre «Gestion des LCR-BOR Encaissement». Offre LIBERTE : pour des précisions sur l envoi des fichiers magnétiques générés, il convient de se référer au chapitre 9 «Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE». Sage 2007 41
Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Important! La présentation de la saisie des règlements est effectuée sans le mode Assistant, aussi il est nécessaire de le désactiver par la fonction Fenêtre / Mode Assistant. Ce chapitre présente la gestion des lots, un lot permettant la création de liste de virements ou de prélèvements préétablis qui ont un caractère répétitif. Ils peuvent être modifiés lors de chaque appel du lot. 42 Sage 2007
Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Création des lots préétablis Menu Traitement / Lots préétablis / Virements émis Créer le lot par un clic droit et sélection de la fonction Ajouter un nouvel élément. Définir un nom et un raccourci. Insérer les tiers par la touche F4 dans la zone N compte ou renseigner les premiers caractères du tiers et touche TABULATION. Saisir les libellés et montants. Vérifier le RIB proposé. Valider par la touche ENTREE. Appel du lot dans les virements ou prélèvements Menu Traitement / Décaissements / Saisie des virements émis Menu Traitement / Encaissements / Saisie des prélèvements émis Appeler le lot par le bouton Appeler un lot préétabli. Paramétrage du lot Renseigner la date d exécution. Renseigner la banque de remise. Modifier éventuellement le lot par le bouton. Pointer le lot pour le remettre en banque. Incorporer les échéances puis OK. Sage 2007 43
Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Enregistrement du bordereau La liste des virements du lot apparaît en Saisie des virements. Enregistrer le bordereau pour valider les virements saisis. Cet enregistrement transfert la ou les échéances sélectionnées en mode «Gestion des virements». Gestion des virements Menu Traitement / Décaissements / Gestion des virements émis Pour effectuer la remise en banque : Pointer les échéances à remettre en banque. Clique sur le bouton Effectuer la remise en banque. Paramétrage de la remise en banque Sélectionner la banque de remise des règlements. Indiquer le mode de remise : Télétransmission pour l envoi direct du fichier par l outil de communication intégré. Fichier magnétique pour un envoi ultérieur du fichier ou pour un envoi via les services Internet de la banque. Sélectionner les documents à éditer : Bordereau d accompagnement et/ou Liste des mouvements. Bouton OK. 44 Sage 2007
Chapitre 7 : Gestion des lots de virements et prélèvements Sélection modèle de bordereau de remise Sélectionner le bordereau de remise associé au mode de règlement. Bouton Ouvrir. Les bordereaux de remise sont stockés dans C:/ DOCU- MENTS AND SETTING / ALL USERS / DOCU- MENTS PARTAGÉS / SAGE / MOYENS DE PAIEMENT / DOCUMENTS STANDARD. Astuce! Pour que les bordereaux s éditent en automatique sans sélection préalable, il est possible de décocher l option d affichage de fenêtre de sélection des modèles dans la fonction Fenêtre / Préférences. Enregistrement du fichier magnétique Si le choix Fichier magnétique a été effectué, enregistrer le fichier de virements sur le disque et bouton Enregistrer. Information! Par défaut, le nom de fichier proposé est : - VIR<code abrégé de la banque>.txt pour les virements - PRE<code abrégé de la banque>.txt pour les prélèvements. Sage 2007 45
Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes La gestion des extraits permet de récupérer les extraits de compte et d en faire une analyse. La gestion des extraits peut être effectuée pour toutes les banques de la société. Si la gestion des extraits est gérée par filiales avec une analyse bien distincte par sociétés, il est nécessaire de se référer à la base de connaissances www.sage.fr, fiche N KB18687. Les illustrations de ce chapitre se basent sur le fichier exemple TRESO BIJOU.MDP fourni avec le logiciel. 46 Sage 2007
Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes Incorporation des extraits Fonction Traitement / Extraits bancaires et soldes / Incorporation des extraits En offre ETEBAC, répondre Oui pour réceptionner les extraits via Telbac et les incorporer en automatique. En offre LIBERTE, il convient de réceptionner préalablement les extraits de comptes via le site Internet de la banque en les copiant dans le dossier (ou répertoire) suivant : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DOCUMENTS PARTAGÉS\SAGE\ MOYENS DE PAIEMENT. Ensuite, pour incorporer les extraits de compte, il convient de répondre Non à la question. Offre LIBERTE : pour des précisions sur la réception des extraits de compte, il convient de se référer au chapitre 9 «Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE». Gestion des extraits Fonction Traitement / Extraits bancaires et soldes / Gestion des extraits Pour visualiser les extraits de comptes reçus, il est nécessaire de double cliquer sur le compte bancaire, Sage 2007 47
Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes... puis sur l extrait. Le bouton [Imprimer l extrait] vous permet d éditer l extrait. Analyse des soldes Fonction Traitement / Extraits bancaires et soldes / Analyse des soldes Indiquer les sélections pour l analyse des soldes. Bouton [OK]. 48 Sage 2007
Chapitre 8 : Gestion des extraits bancaires et soldes Pour éditer l analyse des soldes, cliquer sur le bouton [Editer l évolution des soldes]. Sage 2007 49
Chapitre 9 : Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE Chapitre 9 : Informations complémentaires liées à l offre LIBERTE La version du programme Sage Moyens de paiement Banque Liberté permet d envoyer à la banque les ordres de paiement et de réceptionner les extraits de compte par l intermédiaire d Internet. Cette opération, réalisable à partir de toutes les versions du programme Sage Moyens de paiement Banque Liberté, nécessite que : vous possédiez un programme de navigation Internet, et vous ayez souscrit avec votre banque un contrat de transmission des données par ce biais avec fourniture de l adresse du site de la banque et des mots de passe et codes d accès correspondants. Connexion avec le site de la banque et envoi de fichiers Lancez votre programme de navigation Internet (Microsoft Internet Explorer par exemple). Connectez-vous à l adresse du site qui vous a été fourni par votre banquier. Saisissez le mot de passe qui vous a été donné. Suivez les consignes qui vous sont données ou faites glisser les fichiers de remise depuis le dossier de votre ordinateur dans lequel ils sont stockés sur la page qui s est ouverte. Rappel : les fichiers à transmettre sont stockés par défaut dans C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DOCUMENTS PARTAGÉS\SAGE\MOYENS DE PAIEMENT. Connexion avec le site de la banque et réception de fichiers Lancez votre programme de navigation Internet (Microsoft Internet Explorer par exemple). Connectez-vous à l adresse du site qui vous a été fourni par votre banquier. Saisissez le mot de passe qui vous a été donné. Suivez les consignes qui vous sont données pour réceptionner vos relevés de comptes et copiez-les dans le dossier suivant : C:\DOCUMENTS AND SETTING\ALL USERS\DOCUMENTS PARTA- GÉS\SAGE\MOYENS DE PAIEMENT. Ensuite, via la fonction d incorporation des extraits, il sera possible de les intégrer dans Moyens de Paiement Banque. 50 Sage 2007
Conclusion Conclusion Le guide de mise en route de votre programme Sage Moyens de Paiement se termine ici. Nous vous avons présenté les principales fonctionnalités du programme de manière succincte et vous invitons pour plus de précisions à consulter la documentation complète à partir de l application via la fonction? (Aide) / Consulter le manuel. En effet, certaines fonctionnalités ne sont pas présentées dans ce guide de mise en route : la liaison avec une Comptabilité 30 ou 100 Sage Windows ( recherche des écritures non lettrées et mise à jour comptable des écritures de règlement ) la gestion des LCR BOR Encaissement via une étape de mise en portefeuille des effets l édition des différentes lettres à destination des tiers la gestion des relevés de LCR à payer la gestion des virements internationaux Le contrat d assistance souscrit vous donne accès à la base de connaissance sur votre espace client via le site www.sage.com et à une assistance technique téléphonique aux heures d ouvertures. Si une formation est souhaitée, une Formation à Distance peut vous être proposée. Pour plus de précisions, nous vous invitons à contacter le service clientèle Sage. Sage 2007 51