L informatique communale en chiffres EDOUARD VERCRUYSSE CHEF DE SERVICE L UVCW a diffusé une large enquête dans les communes pour mieux connaître leur situation informatique. Voici les résultats et enseignements de cette enquête. L ENQUÊTE, INTITULÉE «VOTRE COMMUNE et l informatique», était composée de 49 questions passant en revue divers aspects de l informatique communale : ressources humaines, synergies entre communes et CPAS, satisfaction par rapport aux fournisseurs, usage d internet, principaux logiciels utilisés, difficultés rencontrées La participation à l enquête 262 personnes ont répondu à l enquête. Il s agit essentiellement de responsables informatiques ou d agents du service informatique de leur commune. Les réponses proviennent de 155 communes différentes. Pour ne pas fausser les résultats, un seul formulaire a été retenu par commune. La répartition par taille et par province des communes participantes reflète assez fidèlement l ensemble des 262 communes wallonnes. Répartition par fonction Répartition par taille de commune Répartition par province 9% 51% 30% 26% 2 12% 8% 6% 11% 5% 25% 15% 32% Responsable informatique Agent du service informatique agent Secrétaire communal Mandataire - de 5 000 habitants 5 000 à 10 000 habitants 10 000 à 15 000 habitants 15 000 à 20 000 habitants 20 000 à 30 000 habitants + de 30 000 habitants Liège Hainaut Luxembourg Namur Brabant wallon 34 MOUVEMENT COMMUNAL N 850 AOÛT-SEPTEMBRE 2010
Management & Ressources humaines Y a-t-il un échevin de l informatique ou des nouvelles technologies dans votre commune? 37% Oui Non (154 communes) Ne sait pas 59% Deux tiers des communes ont un mandataire en charge de l informatique. Il s agit d un résultat honorable dans lequel on peut voir la prise de conscience d une majorité de communes que l informatique est une matière stratégique tant pour la gestion interne que pour les services aux citoyens. L échevin de l informatique joue un rôle important pour mettre en place une réelle politique informatique locale. Qui s occupe de la gestion au quotidien de l informatique dans votre commune? (154 communes) 28% 57% Un prestataire 12% Le secrétaire communal Un agent seul Une équipe 2 12% S il s agit d un agent seul, quelle partie de son temps consacre-t-il à l informatique? (105 communes) 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Ventilation par taille de commune 8% 71% 80% 62% 77% 100% 62% 20% 1 - de 5 000 hab. 5 000 à 2 10 000 hab. Une équipe Un agent seul 10 000 à 15 000 hab. 12% S il s agit d une équipe, de combien de personnes est-elle composée? (49 communes) 29% 20% 15 000 à 20 000 hab. 20 000 à 30 000 hab. 6 + de 30 000 hab. Un prestataire Le secrétaire communal 41% 15% 2 8% 6% 8% temps plein 3 ou 4 jours par semaine 1 ou 2 jours par semaine moins d un jour par semaine 2 personnes 3 personnes 4 personnes 5 à 10 personnes plus de 10 personnes La question des ressources humaines était certainement une des plus attendues de l enquête tant on manquait jusqu ici de chiffres précis quantifiant le personnel dédié à l informatique dans les communes. 12 % des communes n ont pas du tout de ressource informatique en interne et confient la gestion quotidienne de leur informatique à un prestataire. Ce chiffre monte à 21 % pour les communes de moins de 5 000 habitants et tombe à 0 % pour les communes de plus de 15 000 habitants. Dans 3 % des communes (10 % des moins de 5 000 habitants), c est le secrétaire communal qui s occupe de l informatique. 57 % des communes disposent d un agent responsable de l informatique. Mais seul un quart de ceux-ci sont responsables informatiques à temps plein. Les autres ne consacrent à l informatique que quelques jours par semaine et même moins d un jour/semaine pour 41 % d entre eux. 28 % des communes disposent d une équipe informatique. Ce chiffre monte à 80 % pour les communes de 15 000 à 20 000 habitants. Dans la majorité des cas (63 %), ces équipes informatiques ne comportent pas plus de 2 personnes. AOÛT-SEPTEMBRE 2010 N 850 MOUVEMENT COMMUNAL 35
Management & Ressources humaines (suite) Parmi les tâches suivantes, quelles sont celles dont le responsable (ou service) informatique de votre commune est chargé? (128 communes) Stratégie informatique Votre commune dispose-t-elle d un plan directeur informatique (ou équivalent)? (151 communes) Gestion des relations avec les fournisseurs informatiques Gestion du parc informatique Support aux utilisateurs Gestion du réseau informatique Gestion de la messagerie électronique Gestion du site internet de la commune Gestion de la téléphonie Gestion de l informatique des écoles communales Gestion de l informatqiue d associations 16% 90% 87% 85% 77% 72% 6 59% 57% 79% 11% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Les tâches confiées au responsable informatique sont nombreuses et variées. Dans presque tous les cas, il gère les relations avec les fournisseurs, le parc informatique et le support aux utilisateurs. Le fait qu un bon nombre de communes ont une messagerie externalisée (de type Publilink) explique certainement que la gestion de la messagerie électronique ne dépasse pas les 72 %. On notera qu une majorité de responsables informatiques sont en charge du site internet de la commune (63 %). Leur champ d action s étend jusque dans les écoles communales (57 %) mais rarement au-delà. 16 % s occupent de l informatique d associations. 5 cours des responsables informatiques n ont pas suivi de formation informatique au des deux dernières années. Oui Non Ne sait pas Votre commune dispose-t-elle d une charte informatique? (151 communes) 55% 35% Oui Non Ne sait pas Seule une commune sur dix a élaboré un plan directeur informatique. Cela illustre le fait que les communes sont essentiellement réactives dans leur gestion informatique. Les ressources et compétences dont elles disposent en interne leur permettent difficilement de définir une stratégie à moyen et long terme. La gestion se résume souvent à parer au plus urgent. La proportion de communes disposant d une charte informatique est plus grande (35 %). On peut y voir le souci de veiller à ce que le personnel communal fasse un bon usage de l outil informatique, principalement d internet et de la messagerie électronique. 4 des communes ont désigné un responsable de la sécurité informatique. 36 MOUVEMENT COMMUNAL N 850 AOÛT-SEPTEMBRE 2010
Stratégie informatique (suite) Quel type de collaboration informatique existe-t-il entre votre administration communale et le CPAS de votre entité? (151 communes) Échanges d informations Responsable ou service informatique commun Aucune collaboration Infrastructure commune Achats groupés 35% 3 29% 21% 46% 0% 20% 30% 40% 50% Le réseau Quelles implantations de votre administration sont reliées au réseau informatique de la commune? 1 (141 communes) 29% 36% Les résultats de cette question sont intéressants car on sait comme les synergies communes/cpas peuvent être source à la fois d économie et de plus grande efficacité. 35 % des communes ont un responsable informatique commun avec le CPAS. Il y a encore une importante marge de progression. D autant que 33 % des communes disent n avoir aucune collaboration avec les CPAS en matière informatique. 16% 2% Selon vous, quelles sont les principales contraintes que rencontre votre administration au niveau informatique? (142 communes) Dépendances aux fournisseurs informatiques Manque de ressources informatiques en interne Utilisateurs réticents au changement Budget informatique limité Mandataires peu sensibles à la matière informatique Difficulté à rédiger des cahiers des charges informatiques Manque d encadrement par la Région wallonne 49% 45% 4 39% 32% 30% 66% 0% 20% 40% 60% 80% 100% La dépendance aux fournisseurs est, de loin, la principale contrainte des communes dans leur gestion informatique. Ce n est pas une surprise pour l UVCW, elle qui attire depuis longtemps déjà l attention des pouvoirs régional et fédéral sur ce problème. Pour minimiser cette dépendance, il est essentiel de travailler sur la deuxième contrainte citée par les communes : leur manque de ressources informatiques en interne. En augmentant leurs ressources informatiques, les communes seront à même de définir elles-mêmes leur politique informatique et d exprimer leurs besoins aux fournisseurs. Par ailleurs, pour diminuer la dépendance aux fournisseurs, il également impératif que ces derniers proposent aux communes des outils ayant recours à des standards informatiques et interopérables, c est-à-dire aptes à dialoguer avec d autres outils, quelle que soit la société éditrice. On est loin du compte aujourd hui. Il est nécessaire que la Région pousse les fournisseurs dans ce sens, notamment en définissant des structures de données et des protocoles d échange à respecter par les applications métier communales. Pas de réseau Le bâtiment principal Le bâtiment principal et certains bâtiments proches La majorité des bâtiments Tous les bâtiments Je ne sais pas Les communes ont presque toutes mis en place un réseau informatique. Il s agit d une belle évolution depuis quelques années. Dans 30 % des communes, le réseau couvre la majorité des bâtiments de l administration. Dans les autres cas, il couvre le bâtiment principal et éventuellement certains bâtiments proches. 71 C est le nombre moyen d ordinateurs dont est équipée une commune. AOÛT-SEPTEMBRE 2010 N 850 MOUVEMENT COMMUNAL 37
Les fournisseurs Comment appréciez-vous les services de votre principal fournisseur informatique? (140 communes) Qualité des produits Tarifs Démarche commerciale 71% 50% 51% 35% 2 6% 1 7% 42% Support 49% 2% 2% 5% 591 par mois, c est ce que coûte en moyenne le service Publilink aux communes. 59% des communes disposent d une connexion internet autre que la connexion Publilink. Quelle est votre satisfaction du service Publilink? (136 communes) Performance de la connexion Tarifs 52% 38% 28% 28% Les communes sont globalement satisfaites de la qualité des produits de leur fournisseur (sans applaudir néanmoins, près d un quart des communes jugent leur qualité moyenne). Par contre, le coût des produits suscite une large insatisfaction : 50 % des communes trouvent les tarifs «moyens» et 32 % «mauvais» ou «très mauvais». La démarche commerciale et le support ne sont pas jugés aussi négativement que les tarifs, mais ce n est pas brillant pour autant, tous deux ne récoltant qu une moitié de «globalement bon», l autre moitié allant de «moyen» à «très mauvais». De manière générale, ces chiffres illustrent les relations souvent difficiles entres les communes et leurs fournisseurs informatiques. 15% 2% Les communes estiment que le service Publilink est globalement bon en terme de qualité. Par contre, les tarifs sont jugés trop élevés. 38 MOUVEMENT COMMUNAL N 850 AOÛT-SEPTEMBRE 2010
Les logiciels Quels sont les logiciels communément utilisés dans votre commune? (139 communes) Système d exploitation Suite bureautique 86% 1% Windows 2000 Windows XP Windows Vista Linux 6% 22% 46% 7% 1% 7% Microsoft Office 97 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2007 Open Office Les communes utilisent principalement les logiciels dominants du marché. Microsoft se paye la part du lion à la fois pour le système d exploitation, la suite bureautique, le navigateur internet et le logiciel de messagerie. Fin 2009, une grande majorité des communes étaient équipées de Windows XP. Notons que la dernière version de Windows, Seven, venait d être commercialisée au moment de l enquête. Au niveau des suites bureautiques, MS Office 2003 prédomine (46 %). La version précédente, MS Office 2000, est néanmoins encore bien présente (17 %). Et 22 % des communes sont passées à MS Office 2007. Seulement 7 % des communes utilisent OpenOffice, l alternative libre et gratuite de MS Office, comme outil bureautique principal. Le navigateur internet préféré des communes est Internet Explorer (85 %). Son challenger, Mozilla Firefox, n atteint que 11 %. Sans doute, Internet Explorer bénéficie-t-il du fait qu il est installé par défaut sur les ordinateurs neufs. En ce qui concerne les logiciels de messagerie, les communes utilisent presque toutes Outlook ou Outlook Express. Ici aussi, l outil libre de Mozilla, Thinderbird, est très confidentiel (4 %). Navigateur internet Logiciel de messagerie Mozilla Firefox 85% 11% 42% 47% 7% Microsoft Outlook Express 79% des communes ont mis en place un espace public numérique (EPN). Microsoft Internet Explorer Microsoft Outlook Mozilla Thunderbird 27 % des communes disent privilégier l utilisation de logiciels libres. Assez paradoxalement, on ne retrouve pas cette volonté dans les chiffres d utilisation des outils. Les outils libres comme OpenOffice, Firefox ou Thunderbird sont très peu utilisés dans les communes. 40 MOUVEMENT COMMUNAL N 850 AOÛT-SEPTEMBRE 2010
57% des communes ne connaissent aucune réticence de leurs agents pour utiliser la carte d identité électronique à des fins professionnelles. 21 % connaissent une faible réticence interne et 5 % une forte réticence. E-mail & site internet Quelle est la terminaison des adresses e-mail de votre administration communale? 48% (139 communes) 49% @le-nom-de-ma-commune. be @publilink. be diverses terminaisons autre Moins de la moitié des communes utilisent des adresses e-mail se terminant par le nom de l entité. Il serait pourtant souhaitable que cette forme d adresse e-mail se généralise tant elle est plus efficace au niveau de l image que véhicule la commune vers l extérieur. En effet, une adresse @publilink. be n est pas parlante pour les citoyens. 95% d avoir des communes permettent à l ensemble de leurs agents accès à internet. AOÛT-SEPTEMBRE 2010 N 850 MOUVEMENT COMMUNAL 41
E-mail & site internet (suite) A quelle fréquence le site internet de votre commune est-il alimenté? (135 communes) Peut-on trouver les informations suivantes sur le site internet de votre commune? (131 communes) 5 15% 28% Ordres du jour du conseil communal Taxes et redevances communales Procès-verbaux du conseil communal Archives du bulletin communal Subventions et primes communales Budget et comptes communaux Ordonnances de police Résultats des dernières élections communales 68% 62% 5 40% 3 25% 81% 92% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Chaque jour Au moins 1 fois par semaine Au moins 1 fois par mois Moins d une fois par mois Le site internet de votre commune dispose-t-il des fonctionnalités suivantes? (131 communes) Votre commune peut-elle alimenter son site internet sans passer par un prestataire extérieur? (139 communes) 88% Guichet électronique Carte dynamique de la commune (du type Cartes Google) Abonnement à la lettre électronique communale Fil RSS des actualités Co-marquage avec le site de la Région wallonne Forum de discussion Paiement en ligne Label Anysurfer 5 4 39% 31% 7% 1% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 9% Oui Non Ne sait pas Globalement, les sites internet communaux sont relativement riches en informations. Pour cinq contenus importants, la barre des 50 % est dépassée. Par contre, une amélioration serait certainement la bienvenue en ce qui concerne la publication des budgets et comptes communaux (40 %). Il faut constater que les sites communaux ne proposent pas encore de manière régulière de services et de fonctionnalités avancées. Ainsi, si 53 % des sites disposent d un guichet électronique, seuls 7 % permettent de réaliser des paiements en ligne. Or, cette fonctionnalité est aujourd hui indispensable à un guichet électronique moderne. Les cartes dynamiques (44 %), les newsletters (39 %) et les fils RSS des actualités (31 %) rencontrent un certain succès. A l inverse, le principe du co-marquage (récupération de contenu du portail de la Région wallonne) n a jamais réellement décollé (17 %). 80 % des communes alimentent leur site internet au moins une fois par semaine et 88 % peuvent réaliser cette opération elles-mêmes, sans devoir s adresser à un prestataire. Ces chiffres sont le signe que les communes se sont aujourd hui réellement appropriées leur site internet. Vous souhaitez des précisions concernant cette enquête ou simplement faire part d un projet informatique intéressant qui a été mené dans votre commune? N hésitez pas à prendre contact avec Edouard Vercruysse, cellule E-communes (edv@uvcw.be). 42 MOUVEMENT COMMUNAL N 850 AOÛT-SEPTEMBRE 2010