REPUBLIQUE TUNISIENNE Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique Cabinet Deuxième Projet d'appui à la Réforme de l'enseignement Supérieur, PARESII TERMES DE RÉFÉRENCE ACCOMPAGNEMENT A LA CERTIFICATION ISO 29990 : VERSION 2009 DE L INSTITUT SUPERIEUR DE L EDUCATION ET DE LA FORMATION CONTINUE (I.S.E.F.C) 1
1. CADRE GENERAL... 3 2. CONSISTANCE DE LA MISSION... 4 3. RESULTATS ATTENDUS DE LA MISSION PAR L ISEFC... 5 4. ACTIVITES A REALISER PAR LE CONSULTANT... 5 5. ORGANISATION DE LA MISSION... 7 6. LE DELA D EXECUTION 8 7. LIVRABLES... 9 8. CONTRÔLE ET SUIVI DE LA MISSION 10 9. PIECES CONSTITUTIVES DE LA MANIFESTATION D INTERET.11 10. SELECTION ET NEGOCIATION DU CONTRAT.11 11- CONFLIT D INTERET.12 12.CONFIDENTIALITE 12 2
1- CADRE GENERAL : Dans le cadre du Projet d Appui à la Réforme de l Enseignement Supérieur (PARES II), financé en partie par l accord de prêt n 7392-TN entre la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement (BIRD) et le Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS), et en particulier dans sa composante 2 dédiée à la modernisation du système de l enseignement supérieur en renforçant les mécanismes d assurance qualité, l autonomie institutionnelle et la viabilité financière, le MESRS a engagé un Programme Intégré de Formation des Formateurs (PRIFF) au profit de toutes les universités tunisiennes et de la Direction Générale des Etudes Technologiques. Le programme PRIFF vise la formation de formateurs «ressources» dans plusieurs domaines transversaux, dont notamment l ingénierie de la formation en ligne. Dans ce cadre, le MESRS a engagé l Institut de l Education et de la Formation Continue (ISEFC) pour assurer la conduite d une des composantes du programme PRIFF, organisée en projet sous l intitulé : «Formation de Formateurs en Pédagogie et Didactique Universitaires». En effet, et en vertu de sa mission l ISEFC a une véritable dynamique en matière de formation des formateurs en pédagogie et didactique universitaire. Dans ce contexte, l Institut Supérieur de l Education et de la Formation Continue (ISEFC), très actif au niveau de la formation continue (étudiants, corps enseignant, professionnels de différents ministères, ) et disposant d une équipe d enseignants-chercheurs universitaires composée aussi bien de spécialistes en pédagogie qu en didactique des disciplines (Mathématiques, physique, chimie, biologie-géologie, histoire, géographie, français, arabe, etc.), assure la formation en Pédagogie et Didactique Universitaires. Depuis 2004, l ISEFC organise des sessions de formation en pédagogie et didactique universitaires des assistants et maîtres assistants nouvellement recrutés de l université de Tunis, de Jendouba et de Zitouna. Toutefois, l amélioration de la qualité des services offerts, l Institut Supérieur de l Education et de la formation continue (ISEFC) souhaite la mise en place d un système de mangement de la qualité avec en première, une certification ISO 29990 version 2009 afin, d une part, de capitaliser l expérience et le savoir-faire acquis dans le secteur de l éducation et de la formation et d autre part, de développer l assurance des clients à bénéficier d un service répondant à leurs besoins. La norme ISO 29990 spécifie les exigences de base pour les prestataires de services de formation dans le cadre de l éducation et de la formation non formelles, en matière de détermination des besoins d apprentissage, de conception, de fourniture, de suivi et d évaluation de prestations d éducation, de formation et de développement non formels. 3
2- CONSISTANCE DE LA MISSION : Dans cette mission, le Prestataire doit mobiliser des consultants pour l accompagnement de l ISEFC à la certification ISO 29990: Version 2009 selon les phases suivantes: Phase I : Diagnostic qualité et évaluation de la situation (Situation du système qualité par rapport aux exigences, mesures des écarts, mesure de l engagement de la direction dans la démarche qualité, etc.) débouchant sur un plan d action détaillé. Réalisation d un diagnostic qualité pour évaluer la situation actuelle du centre et définir les objectifs et les exigences en terme de qualité conformément à la norme iso 29990 conduisant à : - Faire un état de la situation du système qualité par rapport aux exigences - Cartographie des processus - mesurer les écarts - traduire l engagement de la direction dans la démarche qualité - etc. Phase II : Accompagnement dans la mise en œuvre d un plan d action détaillé incluant la formation de tout le personnel, plus particulièrement le responsable qualité, aux concepts de la qualité pour le fédérer autour du projet et la mise en œuvre d un système de management de la qualité conforme aux exigences de la norme 29990: Version 2009. Elaboration d un plan d actions détaillé découlant du diagnostic et l accompagnement de sa mise en œuvre débouchant sur la mise en place d un système de management de la qualité conforme aux exigences de la norme ISO 29990. Formation et sensibilisation du personnel sur les concepts de la qualité principalement la personne qui sera en charge de la qualité. Il s agit dans cette phase de définir : - quels types d'actions seront lancés, où et comment, - comment sera pilotée la démarche, - quels indicateurs qualité seront mis en place, - quels moyens financiers et humains doivent être dégagés pour assurer sa mise en œuvre, - quelle sera la communication pour accompagner la démarche, - quelles formations seront organisées. Phase III : Accompagnement à la certification (Identification des besoins complémentaires, assistance à la mise en place des mesures correctives, formations Spécifiques complémentaires, audit de pré-certification, etc.) et mise en œuvre du plan d action complémentaire suite à l audit de pré-certification 4
3. RESULTATS ATTENDUS DE LA MISSION PAR L ISEFC 1 - Un diagnostic qualité, incluant les écarts point par point par rapport à la norme ISO 29990: Version 2009, et un plan d action seront réalisés. 2- Le management, le responsable qualité et l encadrement seront sensibilisés et formés aux concepts de la qualité et aux exigences de la norme, aux techniques et outils de mise en œuvre de la démarche pour mener et participer à la mise en œuvre d un système de management de la qualité (SMQ) approprié dans le but de la certification de l ISEFC. 3.Un SMQ complet, adapté conforme à la norme ISO 29990: Version 2009 est préparé pour la certification. 4.La certification de l ISEFC par un organisme certificateur reconnu. 4. ACTIVITES A REALISER PAR LE CONSULTANT Le consultant est amené à réaliser les activités suivantes: Phase I : Diagnostic qualité et évaluation de la situation Cette phase d évaluation s avère nécessaire pour comprendre l organisation de l ISEFC et la structure de système qualité ou à défaut ses procédures de gestion et de contrôle. L évaluation de l état de développement du SMQ dans L ISEFC permet d apprécier son aptitude à répondre aux exigences du référentiel retenu et par la suite de proposer un plan d actions adapté en vue d apporter les améliorations nécessaires. Le consultant doit réaliser un diagnostic qualité de l ISEFC par rapport à la norme ISO 29990: Version 2009 et aux conditions spécifiques de la direction et procéder à une étude d opportunité du projet de mise sous management qualité en mettant en évidence notamment: les enjeux par l identification des avantages internes et externes, la problématique qualité, les champs d application du système qualité, les écarts par rapport à la norme ISO 29990 et autres non-conformités détectées, les contraintes existantes et les moyens disponibles. Phase II : Elaboration du plan d action et accompagnement dans sa mise en œuvre 1. Formation et sensibilisation Cette séquence est consacrée à l organisation et la planification de toutes les étapes nécessaires pour mettre en place le système qualité et le préparer à la certification. Le consultant doit, en concertation avec le Directeur de l ISEFC et le responsable qualité, mener les tâches suivantes: 5
Définir la méthodologie. Constituer la structure d implantation (comité de pilotage, responsables de processus et éventuellement des groupes qualité). Identifier les processus nécessaires et former leurs responsables pour assurer leur maîtrise conformément aux dispositions de la norme ISO 29990 : Version 2009. Former l encadrement aux concepts de la qualité et à l ISO 29990: Version 2009. Former le personnel, plus particulièrement le responsable qualité, aux concepts de la qualité, à leur rôle et à leur implication dans le SMQ. Former deux (2) cadres de l ISEFC pour une qualification d auditeurs (auditeurs Internes). Le consultant, aura à élaborer et à définir le planning de répartition des tâches. Le consultant doit, également, estimer le nombre de jours nécessaires pour déployer le système qualité ; cette estimation concerne les parties suivantes : la conception et la planification (la formation, l identification des processus, la conception d une politique qualité et l organisation du projet) la mise en œuvre effective du système (la description des processus et l élaboration du système documentaire) la vérification du système (les audits internes et la revue de direction) 2. Mise en œuvre du système qualité Il s agit de la séquence la plus importante du processus de mise en œuvre, dès lors que les documents relatifs au système qualité sont préparés par le consultant, aux niveaux indiqués ci-après : Niveau A : Manuel Qualité. Niveau B : Processus d organisation, processus de réalisation et de support. Niveau C : Procédures du système qualité. Niveau D : Instructions de travail, spécifications techniques, Niveau E : Enregistrements relatifs à la qualité et tableaux de bord qualité. Le consultant doit assurer une formation à la rédaction éventuelle des procédures, instructions de travail et manuel qualité à la structure d implantation. Ensuite, son rôle sera d accompagner activement la structure d implantation dans toute la phase de la rédaction du système documentaire. Une fois le système documentaire élaboré, le consultant doit assister l ISEFC dans sa mise en œuvre pour l application de toutes les exigences de la norme. 6
3. Vérification interne du système qualité : Le consultant aura à assister l ISEFC dans les actions suivantes: i) Mise en œuvre du processus d audit interne; ii) Mise en œuvre du processus de revue de direction. Phase III : Accompagnement à la certification 1. Identification des besoins complémentaires L évaluation de l état du système qualité mis en place dans l ISEFC lors des 1ère et 2 ème phases permet d apprécier les mesures correctives complémentaires à mettre en Œuvre pour aboutir à la certification. 2. Assistance à la mise en place des mesures correctives Le consultant doit élaborer et planifier en relation avec la structure d implantation toutes les mesures complémentaires à celles des 1ère et 2ème phases pour assurer la Conformité du système qualité avec la norme ISO 29990: Version 2009 et préparer l ISEFC à la certification. 3. Audit de pré-certification Le consultant doit : Assister l ISEFC dans la mise en œuvre des actions correctives pour éliminer les écarts détectés par le pré-audit. Assister à la préparation du dossier de certification et assurer le suivi jusqu à l obtention de la certification. 5. ORGANISATION DE LA MISSION Un comité technique de pilotage sera constitué pour la supervision du déroulement de la mission. Ce comité aura pour rôle de valider les travaux du consultant et l avancement des réalisations, il interviendra également pour toute éventuelle réorientation de la mission. Le prestataire proposera dans son offre une démarche, ainsi qu un planning prévisionnel des opérations de la mission devant recevoir l approbation du Directeur de l Institut Supérieur de l Education et de la Formation Continue (ISEFC). Toutefois, ce planning pourra être adapté au cours de la mission, sur proposition du consultant et après accord du comité de pilotage, pour une meilleure adéquation des moyens aux besoins, mais sans que cela n entraîne une augmentation de la durée et/ou du budget de la mission. Le prestataire appréciera, sous sa seule responsabilité, l étendue des prestations pour chaque étape au niveau de l ISEFC pour répondre aux objectifs de la mission. 7
Au démarrage de la mission, le prestataire aura un briefing avec le Directeur l ISEFC afin d expliciter le cadre de l action et d arrêter une méthodologie de travail. Au cours de cette réunion, le prestataire sera mis en contact avec le comité technique. Afin d assurer le succès de la mission, celle-ci sera exécutée en étroite collaboration avec le responsable qualité de l ISEFC. Les consultants devront, dans la réalisation de la mission, s adapter aux capacités, contraintes et rythme des différents services. L ISEFC appuiera le consultant pour assurer les contacts nécessaires avec les différents services de la direction et tout autre organisme dont la consultation ou l intervention sera jugée nécessaire. 6. LE DELAI D EXECUTION Le délai d exécution est fixé à 10 mois à compter du lendemain de la date de signature du contrat. Ce délai se décompose comme suit : Actions Phase I Diagnostic qualité et évaluation de la situation Phase II Elaboration du plan d action et accompagnement dans la mise en œuvre - Formation / Sensibilisation - Mise en œuvre du système qualité - Vérification interne du système qualité - Formation qualifiante Phase III Accompagnement à la certification - Identification des besoins complémentaires - Assistance à la mise en place des mesures correctives - Audit de pré-certification Délais d exécution 1 mois 5 mois 1 mois Le délai n inclut pas les périodes nécessaires à l Administration pour la validation des rapports prévus à la fin de chaque phase. 8
7. LIVRABLES : RAPPORTS 1 Contenu et délais de remise des rapports Rapports intermédiaires En fin de chaque phase (ou quelques jours après, dans le cas où des corrections devraient être apportées à la version présentée en fin de phase, lors du débriefing le plus souvent), un rapport intermédiaire, permettant de suivre l avancement de la mission, sera rédigé par le prestataire. Ce rapport doit être directement remis à l ISEFC par le Prestataire. Il décrira : les activités du consultant durant la phase, les tâches devant être effectuées par l ISEFC ici la prochaine phase, les activités prévues pour la prochaine phase, les dates de la prochaine phase (et des suivantes, le cas échéant) un planning (ou un ajustement) des activités jusqu à la fin de mission, et leur répartition prévisionnelle. Les rapports intermédiaires doivent mentionner également : les éventuelles difficultés rencontrées (ou prévisibles) durant la phase et les propositions correspondantes, et les éventuelles suggestions du consultant sur les fonctions de l ISEFC susceptibles de mise à niveau complémentaire, qu il aurait été amené à identifier au cours de sa mission. Ces rapports intermédiaires seront, notamment, utilisés comme supports lors des débriefings de fin de phase avec le Directeur l ISEFC. L approbation par le Directeur de l ISEFC des rapports intermédiaires constitue une condition nécessaire à la réalisation de l étape suivante. Durant la dernière phase, un rapport provisoire sera remis à l ISEFC, à examiner. Rapport final Le rapport final, qui doit être soigneusement rédigé, sera remis par le Prestataire à l ISEFC, dans un délai de 10 jours calendaires à compter du dernier jour de mission du consultant. Le rapport final présentera notamment : un bref historique de la situation antérieure et de la problématique de la mission, la description précise des actions réalisées, les résultats obtenus (variation d indicateurs de performance) les indicateurs de mesure mis en place afin d évaluer l impact de la mission à moyen et long termes, les éventuelles suggestions du consultant sur les fonctions de l ISEFC susceptibles de mise à niveau complémentaire. Les rapports devront être organisés, contenir un résumé et reporter en annexes les sujets étudiés de façon détaillée. Les résultats doivent être structurés. Les faits mentionnés dans les textes doivent être conformes à la table des matières. Les sources d information doivent être mentionnées lorsque c est applicable, et la qualité 9
et la précision des informations doivent être contrôlées. Une liste des contacts personnels essentiels doit être insérée. 8. Langue, format et quantité Les rapports finaux seront rédigés en langue française et remis en 3 exemplaires à l ISEFC Le rapport et les annexes techniques doivent également être transmis sur CD sous format Word et Excel. 9. Délais accordé au titulaire La réception des prestations exécutées au cours de chaque mission et pour chacune des séquences de déroulement des prestations sera prononcée à la date de la remise, par le prestataire, de tous les exemplaires des rapports intermédiaires relatifs à la phase considérée, établis en édition définitive, après leur approbation, sans réserves, par l ISEFC. Lors de la validation des rapports intermédiaires, l ISEFC peut : - Soit, accepter les rapports sans réserve, ce qui impliquera leur approbation, - Soit, inviter les consultants à procéder à des corrections, compléments d analyse ou aux rattrapages nécessaires. Dans le deuxième cas, le prestataire disposera d un délai de 15 jours qui ne saurait affecter le délai contractuel, pour procéder aux corrections et rattrapages nécessaires et remettre les rapports en forme provisoire après formulation des remarques et demandes de complément par l ISEFC. Le maître d ouvrage se réserve un délai de 20 jours pour l appréciation du rapport final. En cas d acceptation du rapport final, le maître d ouvrage prononce son approbation. Le délai d exécution de la mission n inclut pas les périodes nécessaires à l Administration pour la validation des rapports prévus à la fin de chaque phase. 10. CONTRÔLE ET SUIVI DE LA MISSION Le Prestataire rapportera à l ISEFC tous les aspects techniques de la mission à effectuer. Le contrôle et le suivi de la mission se font principalement à travers les rapports formels et les contacts avec les responsables de l ISEFC. Durant la mission, il est de la responsabilité du consultant d attirer de manière formelle l attention du responsable qualité sur les indices de non-satisfaction ou tout autre problème par rapport à la mission et à aux objectifs de l ISEFC. 10
11. PIECES CONSTITUTIVES DE LA MANIFESTATION D INTERET Une lettre de candidature, dûment datée et signée, au nom de Monsieur le Ministre de l Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique ; (Y préciser : Programme PRIFF, Projet de Formation de Formateurs en Pédagogie et Didactique Universitaires». Toute information indiquant que le candidat atteste de l expérience et des compétences nécessaires et qu il est qualifié pour exécuter les dits services; Un programme sommaire de la méthodologie préconisée pour l exécution de la mission (dûment daté et signé) ; Une copie des documents justifiant l expérience acquise par le consultant. 12. SELECTION ET NEGOCIATION DU CONTRAT La sélection du consultant (centre ou consultants individuels) est effectuée conformément aux procédures définies dans les directives «Sélection et Emploi des Consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale, Editions Mai 2004, mises à jour en Janvier 2011». Les consultants (centre, bureau ou Institution universitaire), peuvent présenter des candidatures individuelles ou sous forme de regroupement. Le comité technique du projet établira un classement des candidats selon les critères suivants : Critères Expériences dans la Certification Expériences dans le domaine de Management de la qualité (ISO 9000-9001 ) Expérience dans l accompagnement pour la certification/accréditation Notation 60 pts 30 pts 10 pts Total 100 Un PV d évaluation des consultants ayant manifesté leur intérêt à assurer cette mission est rédigé au terme de la sélection par le Comité technique qui établira une liste restreinte des consultants ayant eu un score minimum de 70/100. Le consultant ayant obtenu une note inférieure à 70 points, verra son offre rejetée de droit. Le consultant (centre, bureau ou institution universitaire) classé premier sera invité à soumettre une proposition technique et financière détaillée puis à négocier le marché. En cas d'accord suite aux négociations, le consultant (centre, bureau ou institution universitaire) sera désigné attributaire de la mission 11
et appelé à signer le contrat. En cas de désaccord, le comité technique passera au consultant classé 2ème dans la liste restreinte. Dès la conclusion des négociations, et après signature du contrat, l'isefc avisera les autres consultants de la liste restreinte, qu'ils n'ont pas été retenus. Les négociations portent essentiellement sur : les conditions techniques de mise en œuvre de la mission, notamment le calendrier détaillé de déroulement de la mission ; l approche méthodologique et les modalités de la formation et de la certification ; le contenu des livrables ; le montant du contrat. 13- CONFLIT D INTERET Les consultants en conflits d intérêt, c'est-à-dire qui auraient un intérêt quelconque direct ou indirect au projet ou qui sont en relation personnelle ou professionnelle avec la Banque Mondiale ou l ISEFC, doivent déclarer leurs conflits d intérêt au moment de la transmission de la lettre de candidature pour la mission ; en particulier, tout fonctionnaire exerçant une fonction administrative doit présenter les autorisations nécessaires pour assurer la mission. 14. CONFIDENTIALITE Le Prestataire et les consultants sont tenus de respecter une stricte confidentialité visà-vis des tiers, pour toutes informations relatives à la mission ou collectées à son occasion (aucune reproduction/diffusion des rapports de mission n est admise). Tout manquement au respect de cette clause entraînera une interruption immédiate de la mission. Cette stricte confidentialité reste de règle, sans limitation, après la fin de mission. 12