Guide de la gestion de parcs logiciels Pour une gestion efficace du logiciel et des licences par votre organisation version 2007
Ont collaboré à cette édition: Jan Corstens, directeur Enterprise Risk Services, Deloitte Patrick Dalvinck, managing director Benelux, Symantec Steven De Coster, avocat à Anvers, bureau d advocats Lawcity.be Prof. Dr. Ir. Erik Dejonghe, administrateur de sociétés, conseiller en évaluation technologique, visiting Professor ICT University Ghent Paul De Vocht, expert judiciaire en matière d informatique, chercheur en expertise technico-légale informatique ( computer forensics ) Prof. Ir. Luc Golvers, président du Club belge de la Sécurité informatique (CLUSIB), expert judiciaire en matière d informatique, professeur à l ULB Natacha Jollet-David, license compliance manager, Adobe Systems Inc. Jan Leuridan, président de la Vlaams Software Platform John Machgeels, conseiller technique, ancien président de la BSA, bureau d advocats Lawcity.be Hendrik Van Steenkiste, professeur, conseiller, expert judiciaire en matière d informatique William Pecher, Software Asset Management Specialist, Microsoft Trude Berg, directrice européenne Licence Compliance, Autodesk Au travers de la présente édition, réalisée à l initiative de Microsoft Belgique et Luxembourg, les divers intervenants indépendants qui ont apporté leur contribution ont pour objectif d en faire un document de référence générique sur le comment et le pourquoi de la gestion de logiciels. Ce Guide de la gestion de parcs logiciels ne remplace en rien un accord de licence que vous pourriez avoir passé avec l un ou l autre éditeur de logiciels et ne pourra jamais être invoqué en vue de le clarifier ou d y déroger. Avant-propos Lorsque l on vous demande la composition de votre parc automobile, le statut des contrats de leasing et l identité de la personne utilisant telle ou telle voiture, il vous est probablement aisé d apporter rapidement une réponse exhaustive. Mais qu en est-il lorsqu on vous demande quels logiciels vous avez installés, qui les utilise ou dispose des licences ad hoc, combien de temps vous faut-il avant de pouvoir donner une réponse définitive? Pensez-y un instant: quel événement serait le plus perturbateur pour la continuité de votre entreprise - que vos PC et votre réseau informatique soient indisponibles pendant une journée ou que vos voitures doivent rester au bercail une journée (en supposant que vous ne soyez pas une société de courrier express)? L informatique est un élément essentiel de votre entreprise, dont dépendent énormément de choses. Vous faites sans doute appel, en la matière, à un responsable informatique interne et à un fournisseur externe. Nous vous conseillons dès lors de vérifier régulièrement si tous vos processus fonctionnent de manière optimale car, en qualité de chef d entreprise, c est à vous qu en incombe la responsabilité finale. Toute utilisation incorrecte du logiciel peut avoir d importantes conséquences, tant techniques que légales. L objectif du présent guide est de vous familiariser avec les principes fondamentaux des licences de logiciels, vous mettre en garde contre les écueils éventuels et vous fournir des arguments qui vous seront utiles lors de conversations avec des collaborateurs ou fournisseurs. La première version de ce guide est parue au printemps 2004 et a été rééditée deux fois. Au total, 17.000 exemplaires en ont été distribués. La présente version, remaniée, inclut une importante section consacrée à des questions récurrentes. Quelques sociétés ont par ailleurs accepté de témoigner de leur expérience en matière d utilisation de logiciels et de la manière dont elles abordent aujourd hui la gestion de leurs licences. 2 3
Les avantages d un logiciel légal Sommaire 5 Les avantages d un logiciel légal 6 L accord de licence 8 La preuve de votre licence 9 Les 4 étapes de la SAM 10 Conseils pratiques de gestion 11 Les relations avec votre fournisseur logiciel 12 Questions fréquentes 13 Conclusion 14 Témoignages 16 Liens utiles Pourquoi devriez-vous envisager une utilisation légale du logiciel au sein de votre entreprise? Il y a essentiellement deux raisons majeures, synonymes de sérieux avantages: Ethique, légalité, tranquillité d esprit: Simplement par convenance. Le logiciel ne se différencie pas d un plan d architecture, d une partition musicale, d une marque déposée, d un livre, d une invention brevetée, ou d un logo protégé. C est une propriété intellectuelle dont l utilisation est soumise à la permission préalable du détenteur de la licence. C est l essence même de notre économie qu il vous tient certainement à cœur de respecter. Le législateur a donc prévu des sanctions pour toute infraction aux conditions de licences qu un éditeur logiciel lie à l utilisation de son produit. En faisant vérifier en temps opportun à la fois le statut de l utilisation des logiciels au sein de votre société et les licences qui y sont attachées, vous obtenez la certitude d être parfaitement en règle. L entrepreneuriat éthique est aujourd hui en vogue. Il vous est donc possible d utiliser le fait que vous agissez de manière légale en guise d avantage concurrentiel. Feriez-vous appel à une société de courrier express si vous saviez qu elle roule avec des voitures volées? Autre avantage: la création de conditions concurrentielles égalitaires. Imaginez un instant que votre concurrent puisse systématiquement travailler en dessous de vos prix en raison d une structure de coûts informatiques moins élevée Performances et support améliorés, accès à des avantages complémentaires: Un logiciel pour lequel vous ne possédez pas de licence ne sera pas supporté par l éditeur. Bien souvent, vous n aurez ni la possibilité ni le droit de télécharger des mises à niveau. De même, les fournisseurs informatiques refusent souvent de supporter des systèmes pour lesquels vous n avez pas de licence. Pour stimuler une utilisation légale, les fabricants proposent régulièrement des avantages complémentaires tels que des prix de mise à niveau plus abordables, des droits d utilisation à domicile (moyennant un petit surplus), des applications supplémentaires gratuites. Il est évident que vous ne pourrez les utiliser sans licence. Enfin, une copie illégale d un logiciel émane souvent de sources douteuses avec lesquelles vous seriez avisés de ne pas traiter. 4 5
L accord de licence Petits caractères, grandes conséquences Il est impossible d essayer de présenter globalement les différents accords de licences que proposent les divers éditeurs. Il n existe pratiquement aucun accord de licence qui ne contienne des passages spécifiques. Nous nous contenterons dès lors, ci-dessous, d un aperçu succinct des concepts récurrents: Nombre d utilisateurs: tout accord de licence mentionne combien de fois vous pouvez installer un logiciel. La règle est généralement d une installation par licence. Il existe toutefois d autres formules: >> licence illimitée: vous payez alors un montant relativement élevé mais vous disposez de droits d installation et d utilisation illimités; >> le logiciel serveur s accompagne parfois d une licence par processeur: vous payez en fonction du nombre de processeurs inclus dans le serveur, en vertu de quoi un nombre illimité d utilisateurs ont accès à ce serveur; >> utilisation temporaire ou formule concurrent use : vous payez pour un certain nombre d utilisateurs qui travaillent simultanément avec le logiciel mais vous avez la possibilité d installer ce logiciel chez plusieurs utilisateurs; cette forme de licence tombe de plus en plus en désuétude; >> modèle CAL : pour les logiciels serveur, certains fabricants appliquent un prix distinct pour le logiciel serveur, assorti d un coût supplémentaire (CAL, ou client access license) par utilisateur qui se connecte au serveur. Durée: les licences sont en principe perpétuelles. Vous êtes autorisé à utiliser le logiciel aussi longtemps que votre organisation existe. Dans le cadre d un leasing, des licences sont également accordées pour une période déterminée, qu il vous faudra renouveler ou racheter à l échéance du contrat de location. D autres types de licences prévoient une durée indéterminée à partir du moment où vous avez procédé à plusieurs paiements de termes. Mises à niveau: si vous utilisez déjà une version antérieure du logiciel, nombre de fabricants vous proposent des conditions avantageuses en vue de l utilisation de la version la plus récente. Vous achetez une licence de mise à niveau (upgrade) pour cette dernière version mais vous devez également conserver la licence existante pour la version antérieure. Seule la combinaison de ces deux documents rend la licence valable. Par analogie, les licences vous donnent souvent le droit d utiliser la version précédente du logiciel. Ce qu on appelle la rétroversion (downgrade). Ce scénario peut se justifier pour des raisons techniques ou lorsque votre société désire s aligner sur une seule version. Langues: la plupart des licences vous donnent le droit d utiliser un logiciel donné dans une version linguistique déterminée. Il est parfois possible d y déroger et de décider par la suite d installer une autre langue. Certains contrats de licence ne mentionnent aucune langue ou se disent multilingues. En général, les licences que vous achetez dans le commerce n autorisent pas de changement de langue. Utilisation privée: source de chimères tenaces. Vos employés s imaginent souvent que si vous payez, en tant qu employeur, une licence sur le lieu de travail, ils sont autorisés à utiliser le logiciel, gratuitement, sur l ordinateur qu ils possèdent à domicile. Ce n est presque jamais le cas. La possibilité est toutefois parfois donnée aux entreprises d acheter le droit à une utilisation domestique dans le cadre d un accord-cadre. Copie de réserve: Cela vous surprendra peut-être mais vous avez parfois le droit de faire une copie du logiciel. C est généralement le cas dans le cadre d un contrat collectif (achat d un certain volume de licences). De la même manière, la copie que vous placez sur un serveur central relève du même principe. Par ailleurs, les copies de sauvegarde ne sont pas considérées comme des copies de réserve dans la mesure où vous copiez généralement les données, et non les applications proprement dites. Maintenance: Il existe par ailleurs certaines dispositions qui, selon la fabricant, portent le nom d upgrade protection, upgrade insurance, software assurance, subscription ou maintenance et qui ne font pas partie de la licence de base. Un supplément optionnel, ajouté à la licence, vous procure un certain nombre d avantages complémentaires. Elément que l on retrouve quasi systématiquement: le droit de mise à niveau vers toute nouvelle version qui sera émise par l éditeur pendant la durée de votre contrat. Pour rendre cette option la plus attrayante possible, de nombreux éditeurs offrent des bonus gratuits, tels qu un support ou un droit d utilisation à domicile. La quasi totalité de ces éléments apparaissent dans l accord de licence, soit qu ils soient expressément octroyés comme droits d utilisation, soit qu ils soient explicitement interdits. Cela vaut sans doute la peine de lire attentivement les petites lettres 6 7
La preuve de votre licence Vous signez un bon de commande pour un gros investissement informatique. Vous rachetez une société, en ce compris l infrastructure avez intérêt à garder l ensemble de la boîte dans la mesure où elle comporte Pour les logiciels fournis dans une boîte provenant d un revendeur, vous informatique existante. Vous découvrez, auprès du PC que vous avez souvent une licence autocollante et/ou inclut un document de licence. récemment acheté, une pile de documents. Que devez-vous garder? Quels documents obtenir auprès de votre fournisseur? Les contrats collectifs (dits de volume ) se présentent généralement sous la forme de contrats sur papier. Conservez-les tout simplement, comme vous le En d autres termes, comment prouver que vous disposez bel et bien faites pour tout autre contrat. Ces derniers temps, les certificats de licences d une licence? La preuve vous en incombe, en toute circonstance. pour les contrats collectifs ont tendance à être publiés en-ligne. Vous recevez en outre une lettre de confirmation. Les grandes entreprises à filiales multiples peuvent ainsi gérer toutes leurs licences de manière centrale sur un site Il existe par ailleurs certaines dispositions qui, selon la fabricant, portent le nom d upgrade protection, upgrade insurance, software Web. La lettre de confirmation comporte l adresse Internet exacte ainsi que assurance, subscription ou maintenance et qui ne font pas partie de les mots de passe dont vous aurez besoin pour accéder à vos licences. la licence de base. Un supplément optionnel, ajouté à la licence, vous procure un certain nombre d avantages complémentaires. Elément que Lorsque vous revendez vos PC avec les logiciels ou les offrez par exemple à l on retrouve quasi systématiquement: le droit de mise à niveau vers une école, vous devez également penser à transmettre les certificats de licences ad hoc. Ou, si vous êtes le destinataire de PC d occasion, veillez à véri- toute nouvelle version qui sera émise par l éditeur pendant la durée de votre contrat. Pour rendre cette option la plus attrayante possible, de fier ce que vous payez et ce que vous obtenez. Il arrive souvent qu une société nombreux éditeurs offrent des bonus gratuits, tels qu un support ou un propose des PC à bon prix - logiciels inclus - mais oublie de transmettre les droit d utilisation à domicile. licences. Le bénéficiaire hérite d un cadeau à problèmes: pour légaliser les logiciels, il lui faudrait procéder à un inventaire qui, souvent, revient plus cher La quasi totalité de ces éléments apparaissent dans l accord de licence, que la valeur des PC reçus. soit qu ils soient expressément octroyés comme droits d utilisation, soit qu ils soient explicitement interdits. Cela vaut sans doute la peine de Enfin, le CD original ne constitue pas une preuve de licence. Le constructeur lire attentivement les petites lettres Le logiciel que vous achetez en ou votre vendeur vous fournira généralement une preuve sur papier ou électronique. Une facture est probablement une indication d achat mais ne peut même temps qu un nouveau PC (auquel on fait référence sous l appellation de licence OEM) vous est généralement livré dans un emballage servir de preuve concluante lors d un contrôle. Vous auriez en effet pu avoir passe-partout, voire dans une simple pochette. Il arrive souvent qu un revendu le logiciel. D une manière générale, tout commerçant est obligé de badge de licence soit apposé sur cette dernière. Les certificats de licences Windows de Microsoft sont toujours apposés sur votre PC sous la ont été obtenues de manière illégale, il est alors possible de s en référer aux produire ses factures d achat. Si on soupçonne que les licences présentées forme d un autocollant, accompagné d un manuel et/ou d un CD. factures. Les 4 étapes de la SAM La gestion des logiciels et des licences peut constituer un véritable défi. Le Software Asset Management vous assiste dans cette tâche, même si son implémentation peut s avérer plus complexe pour une société que pour une autre. 1ère étape : Faites un inventaire des logiciels Une bonne gestion des logiciels commence par un bon inventaire. Quels sont les logiciels installés, quels sont les logiciels réellement utilisés et enfin, disposez-vous d un droit d utilisateur pour chaque logiciel utilisé et/ou installé. Les petites sociétés ne possédant que quelques PC peuvent vérifier chaque système et noter simplement sur papier ce qui figure sur le disque dur. Pour des sociétés de taille moyenne, il existe souvent des outils gratuits qui peuvent réaliser, via votre réseau informatique, un inventaire complet de tous les logiciels se trouvant sur les PC. A cet effet, la Business Software Alliance (BSA), un groupement de grands éditeurs de logiciels, propose une version de GASP, de Webcensus. Pour les produits de Microsoft, il est possible de recourir au MSIA (Microsoft Software Inventory Analyzer). Les modalités d obtention de ces deux outils sont expliquées en page 16. Les entreprises de plus grande envergure ont intérêt à recourir à des progiciels commerciaux tels que la version payante du GASP, OpenView, Peregrine ou Microsoft Systems Management Server. Ces solutions vous proposent bien plus qu une simple radioscopie de votre réseau et permettent par ailleurs de procéder à un inventaire de plusieurs sites, en ce compris, par exemple, un inventaire des portables. Votre partenaire informatique peut également vous aider à réaliser cet inventaire. 2ème étape : Comparez les licences de logiciels avec les logiciels installés Les noms des logiciels que vous utilisez sont désormais connus. Rassemblez ensuite toutes les licences de logiciels que votre organisation a déjà achetées. Vous les retrouverez à la comptabilité, au service d achat ou au service IT. Si vous avez conclu dans le passé un ou plusieurs contrats de volume pour des licences de logiciels, le concepteur a probablement un aperçu de tous vos achats historiques. Demandez-le lui. Cela vous donne un aperçu des licences enregistrées pour votre organisation, quel que soit le fournisseur via lequel vous êtes passé. Comparez ensuite la liste des licences avec vos logiciels afin de savoir exactement où vous en êtes. 3ème étape : Définissez la politique et les procédures Les organisations changent rapidement. Afin de garder un aperçu, il est important d établir des procédures en matière de logiciels et de licences. Définissez la politique concernant l achat et l utilisation de logiciels. Tout le monde au sein de votre entreprise connaît alors les règles de téléchargement, d installation et d utilisation des logiciels. Une liste de check-in vous aide à enregistrer tous les nouveaux logiciels avant que ceux-ci ne soient mis en service. 4ème étape : Développez un plan de SAM Lorsque toutes les procédures sont établies et implémentées, reprenez-les dans un plan opérationnel. Celui-ci détermine comment votre entreprise gère les logiciels et licences existantes et nouvelles. Un plan de SAM vous permet de standardiser vos logiciels et de ne plus exclure des logiciels, PC et serveurs utilisés. 8 9
Conseils pratiques de gestion Vous avez procédé à l inventaire mentionné cidessus et, le cas échéant, vous avez acheté des li- logiciel à cet endroit. immédiatement dès que quelqu un installe le cences supplémentaires afin de pouvoir travailler en toute légalité avec vos logiciels? Félicitations! Saviez-vous que les systèmes d exploitation les Vous êtes désormais un utilisateur légitime. plus récents vous permettent de rendre impossible toute installation non contrôlée d applications? Qu en sera-t-il demain? Comment vous assurer qu un employé ne puise une copie sur Internet et Au-delà d un meilleur contrôle des licences, cela l installe? vous procure également une protection renforcée: vos employés ne pourront plus installer accidentellement une application qui n est peut-être pas Premier conseil: veillez à ce que vos licences et CD soient conservés en lieu sûr. Vos licences sont totalement sécurisée. Cette possibilité est probablement incluse dans le logiciel que vous utilisez un investissement important qu il est inopportun de laisser traîner. Vous éviterez ainsi que vos actuellement et ne vous coûtera donc rien. Il vous employés puissent mettre la main sur des CD suffira sans doute de l activer. et procèdent librement à des installations pour lesquelles vous ne détenez aucune licence. Dernier conseil: ceux parmi vos collaborateurs qui disposent d une voiture de société doivent Le conseil de protection physique du logiciel est sans doute signer un document qui détermine également valable dans sa version virtuelle: si leurs droits et obligations liés à son utilisation. vous placer une image du logiciel d installation Un PC et un accès Internet sont eux aussi des sur un serveur central, veillez à ce que les utilisateurs ne puissent y accéder sans autre forme de der à vos collaborateurs de signer un document instruments pour lesquels vous pouvez deman- procès ou, tout au moins, à que vous soyez avertis reprenant les règles à suivre. Les relations avec votre fournisseur de logiciels A quoi faut-il faire attention? Il existe grosso modo deux types de fournisseurs de logiciels: (a) les revendeurs ou software resellers, qui, le cas échéant, vous procurent également du matériel et des services complémentaires, vous fournissent généralement du logiciel prêt-à-l emploi venant d éditeurs connus; (b) les éditeurs de logiciels ou independent software vendors (ISV), sociétés qui commercialisent les produits qu elles développent elles-mêmes. Dans vos relations avec des revendeurs, la qualité et le prix de revient des services prestés constituent souvent les critères essentiels. Lorsque vous procédez à l évaluation de vos fournisseurs, attardez-vous sur le conseil en matière de licences. Posez des questions sur ce qui vous est fourni lorsque vous commandez des PC ou du logiciel. Si un fournisseur vous propose des conditions particulièrement avantageuses, il est préférable d en chercher l explication. Un fournisseur qui traite avec désinvolture les dispositions légales en matière de licences logicielles ne fera sans doute guère de cas de votre propriété intellectuelle. La plupart des éditeurs logiciels octroient des certificats aux revendeurs de leurs produits (souvent qualifiés de Certified Partners ou Authorised Resellers). Ce n est pas là le garant parfait d une offre logicielle légale mais cela constitue par contre une indication fort valable. Vous pouvez être d autant plus tranquille si le partenaire dispose en outre d un certificat ISO ou d un autre label de qualité. Lorsque vous traitez avec des éditeurs logiciels, il est conseillé de vérifier si la livraison de logiciels de tiers correspond à une activité normale. Beaucoup d entre eux sont par ailleurs fournisseurs de matériels et de services pour lesquels ils peuvent également devenir des partenaires intéressants. Un certain nombre d éditeurs ne commercialisent que leurs propres produits mais rebutent à toujours répondre négativement à votre demande d autres logiciels. Dans ce contexte, ne perdez jamais de vue votre certificat de licence: vous ne désirez certainement pas payer pour du logiciel dont vous ne recevrez pas la licence et devenir sans vous en apercevoir un utilisateur illégal. 10 11
Questions fréquentes Conclusion Faut-il également payer pour l utilisation de polices? Certaines polices de caractères (fonts) sont fournies avec le système d exploitation. D autres polices nécessitent par contre rémunération. Si, en tant que société active dans le secteur graphique, vous recevez un fichier électronique comportant les polices concernées et si vous effectuez vos propres traitements, vous devez pour cela disposer des licences ad hoc pour ces polices. La plupart des éditeurs vendent des bibliothèques de polices qui vous permettent d être totalement couvert. J ai eu vent de rumeurs au sujet de contrôles sur l utilisation des logiciels. Existentils réellement? A-t-on le droit d investiguer au sein des entreprises? Quelles sont les conséquences? Des contrôles sont en effet effectués en matière d utilisation de logiciels. Il arrive que plusieurs éditeurs, généralement au sein de la BSA, ciblent un même client. Parfois, un éditeur contrôle individuellement un client. Dans les deux cas, les contrôles sont effectués par un huissier et un expert désigné par le juge des saisies. Lors d une telle intervention, un arrangement à l amiable est systématiquement proposé à l utilisateur illégitime au nom de la BSA de telle sorte que la continuité de l organisation ne soit pas compromise. Outre le paiement du logiciel utilisé illégalement, la partie prise en faute devra s acquitter de dommages et intérêts et des frais de justice. Cela nous permet notamment de faire en sorte que votre concurrent paie ses licences et ne s arroge pas un avantage économique déloyal. Ai-je droit, en qualité d a.s.b.l. ou d établissement scolaire, à une formule adaptée? Il est vrai que la plupart des éditeurs logiciels proposent des licences spécifiques pour certains groupes d utilisateurs. Que vous y ayez droit ou non dépend des conditions posées par l éditeur. Le fait que vous organisiez des formations ne vous autorise pas forcément à acheter des licences académiques. Votre organisation doit par exemple être reconnue par le ministère de l enseignement compétent. Puis-je transférer ou revendre des licences surnuméraires? Il s agit là également d une question très générale, à laquelle il n est pas aisé d apporter une réponse simple. Petite tentative: le logiciel OEM est lié au matériel (généralement un PC) avec lequel il est vendu. Si vous transférez le matériel à quelqu un d autre, le logiciel OEM suit donc le matériel. Le logiciel classique vendu en boutique est généralement anonyme. Vous pouvez dès lors le transférer sans problème à une tierce partie. Les contrats collectifs portant sur de multiples licences sont, eux, nominatifs et ne peuvent être revendus. Toutefois, lorsqu une société qui possède un tel contrat collectif est intégrée, dans sa totalité, dans une nouvelle organisation, cette nouvelle entité devient propriétaire à part entière de tous les droits et obligations, en ce compris des licences logicielles. En tant que filiale locale d une multinationale, suis-je responsable de la gestion des licences si nous les organisons en central? Vous pouvez bien évidemment organiser vos achats internes comme vous l entendez. Mais vous ne pouvez pas pour autant faire endosser la responsabilité juridique locale par une organisation centrale. Vous êtes et vous demeurez localement responsable de votre propre utilisation de logiciels. Dans la pratique, il suffit, d une part, d être au courant des contrats conclus au niveau central (numéro de contrat, type ) et, d autre part, d envoyer régulièrement à l entité centrale des rapports concernant votre utilisation de logiciels. De cette manière, elle pourra remplir son rôle d acheteur. Je reçois régulièrement des offres pour des versions très bon marché des principaux progiciels. Leur prix très avantageux vient du fait qu il s agit de versions OEM. Est-ce possible? Est-ce légal? Nous savons par expérience que ceux qui formulent ce genre de propositions ne cherchent pas à fournir des logiciels bon marché mais plutôt à obtenir vos données de carte de crédit. D une manière générale, il est conseillé de ne rien acheter en-ligne si vous ne savez pas avec certitude qui est le vendeur et quelles sont les possibilités pour une éventuelle contestation. OEM est l acronyme d Original Equipment Manufacturer. Dans le monde du logiciel, cela concerne donc des progiciels qui sont vendus à prix avantageux par un éditeur de logiciel à un fabricant de PC, pour livraison avec un PC. Il faut souligner ici que les offres bon marché dont il est question ici sont généralement encore plus avantageuses que ce que paie un grand client OEM et que certains progiciels ne sont jamais proposés en formule OEM >> Qu en est-il de la licence portant sur les applications mises à disposition des utilisateurs via Terminal Server? La technologie Terminal Server est idéale pour vous permettre d exercer un contrôle strict sur votre infrastructure (logicielle) ou de continuer à utiliser des matériels plus anciens avec des logiciels récents. Mais Terminal Server n est en rien une méthode permettant d acheter moins de licences. Concrètement, on ne procède qu à une seule installation physique de l application (sur le serveur) mais il vous faudra bien entendu acheter autant de licences qu il y aura de postes utilisateurs! Règle pratique: on peut partir du principe qu il faudra autant de licences, pour une application utilisée via Terminal Server, que pour un programme qui devrait être installé sur chaque ordinateur. Une bonne gestion de votre parc de logiciels se déroule en trois étapes: 1 un inventaire correct des logiciels installés, accompagné d une vérification de leur utilisation réelle; 2 la vérification que les licences correspondantes sont bel et bien en votre possession; 3 la prise de mesures pratiques adéquates permettant d éviter une diffusion non contrôlée des logiciels. 4 Développer un plan de SAM Il est par ailleurs préférable de répéter régulièrement ces diverses étapes. Nous espérons que le présent guide vous aura fourni des informations utiles. Notre intention est de faire prendre conscience aux chefs d entreprise de l importance de la gestion logicielle. Il ne s agit pas là uniquement d un investissement: votre entreprise devient de plus en plus dépendante d un bon logiciel. A cela s ajoute qu une utilisation incorrecte peut avoir des conséquences juridiques pour vous, en tant que chef d entreprise. Le choix avisé d un partenaire joue en la matière un rôle crucial. Dernière remarque: les éditeurs de logiciels ne cherchent pas à punir les utilisateurs. Les éditeurs de logiciels sont des sociétés commerciales qui ont tout intérêt à préserver les relations avec leurs clients. N hésitez donc pas à les contacter pour aborder avec eux votre dossier licences. Il vous est éventuellement possible, pour ce faire, de passer par un partenaire. 12 13
Témoignages Manuport Group facture ses frais de licences grâce à la gestion des logiciels Laborex opte pour une gestion de licences dans les règles de l art La gestion des logiciels représente un sérieux travail pour Manuport Group. De fait, après des années de fusions, l entre- Travailler avec des logiciels légaux ne présente que des avantages. Laborex adhère sans réserve à ce principe et parle d expérience. Ce producteur d équipements de nettoyage industriels n était pas conscient que son fournisseur de matériels et logiciels de départ lui fournissait de nombreux progiciels dépourvus de licences jusqu à ce que son informatique commence à lui donner quelques soucis et que la société n ait droit à une surprise financière très désagréable à l occasion du renouvellement de son infrastructure. Il ne lui restait donc qu une solution: acquérir et installer de nouveaux logiciels. Un sérieux choc pour le budget mais - à n en pas douter - la bonne décision. Depuis lors, nous n avons plus eu de problèmes avec des ordinateurs ou des serveurs bloqués, déclare son patron, Luc Kuysters. Le logiciel légal autorise en effet des mises à jour automatiques de telle sorte que logiciels et applications demeurent constamment à jour et bien protégés. Management Centre Europe évite tout malentendu via une gestion locale des licences Management Centre Europe (MCE) fait partie d un groupe américain qui supporte des sociétés partout dans le monde par le biais de formations pour cadres et employés. Notre société ne tolère aucun logiciel illégal. Tous les logiciels qu utilise MCE sont achetés et installés par l équipe informatique. Il est interdit aux collaborateurs d installer eux-mêmes des logiciels ou de télécharger des applications à partir d Internet, déclare Herman Coquel, directeur du département informatique chez MCE. Voilà pourquoi, MCE gère également elle-même l achat de ses licences, pour ses 85 PC locaux. Par le passé, ces achats étaient opérés en central, via la maison-mère américaine, mais cela provoquait trop de malentendus. Quelle ne fut pas notre consternation lorsque, peu de temps après l implémentation de Microsoft Office 2003, nous nous sommes aperçus que nos licences n étaient pas en ordre. Notre maison-mère pensait que nous les avions achetées et nous pensions qu elle s en était chargée. Nous avons directement rectifié la chose et décidé d acheter désormais des licences locales en vue d assurer un suivi correct, explique Herman Coquel. prise compte aujourd hui neuf sites répartis dans différents ports en Belgique et à l étranger. La Corporate Governance n est pas un vain mot chez Manuport. En outre, plusieurs sociétés de notre groupe sont certifiées ISO. Et malgré - ou peut-être en raison de la structure complexe du groupe, nous voulons offrir une transparence maximale au conseil d administration et aux actionnaires. Une telle évaluation de l utilisation des logiciels s intègre dans ce cadre explique le directeur financier Marcel Genadry. L analyse a démontré que Manuport disposait en suffisance de licences pour ses logiciels. Simultanément, le projet de SAM a souligné l exploitation insuffisante du système de gestion centrale de l infrastructure informatique pour le suivi de l utilisation des logiciels. Jusqu à présent, nous facturions à nos filiales un coût matériel et logiciel moyen par PC. Aujourd hui, nous pouvons effectuer un calcul plus détaillé des coûts et sensibiliser chaque département à l utilisation des logiciels remarque Ivan Dresselaers, Managing Director de LogSys, fournisseur informatique de Manuport. Nos entreprises sont fortement informatisées et le coût des logiciels n est pas négligeable. Voilà deux bonnes raisons pour installer une bonne gestion des logiciels. Le nouveau standard ISO pour la SAM sera pour nous un bon fil conducteur conclut Marcel Genadry. Eumedica préserve ses investissements grâce à l inventorisation de ses licences software Eumedica, société pharmaceutique, sait combien il est important de protéger la propriété intellectuelle. Et pourtant, dans le cadre des licences logicielles, un inventaire approfondi s est avéré nécessaire. «Une telle démarche n avait jamais été possible, faute de temps», raconte Annick Delhaute, ICT Manager chez Eumedica. A l issue de l inventaire, Eumedica a pu établir certaines directives quant à l utilisation des outils informatiques en général et des logiciels en particulier, d autres sont en cours d élaboration. «La mise en place d une politique structurée de gestion des licences software constitue la base d une gestion flexible et évolutive du parc informatique. A présent, nous pouvons non seulement mieux contrôler notre infrastructure actuelle, mais également mieux anticiper nos investissements informatiques futurs et démontrer leur rentabilité. Cette situation a également un impact positif sur tous les utilisateurs et la direction qui peuvent complètement se focaliser sur leur travail respectif», conclut Annick Delhaute. 14 15
Liens utiles * Vous trouverez, sur les sites Web des différents éditeurs de logiciels, toutes sortes d informations sur l utilisation légale de leurs logiciels et sur leurs conditions de licences. >> La BSA (Business Software Alliance) fournit des informations générales sur une utilisation professionnelle des logiciels sur son http://www.bsa.be >> Les outils d inventaire gratuits GASP et Webcensus sont disponibles à l adresse http://www.bsa.org/belgium-french/antipiracy/free-software-audit-tools.cfm >> Adobe dispose d une excellente liste répertoriant les conditions d accès aux licences académiques: http://www.adobe.com/education/purchasing/qualify.html >> Le Microsoft Software Inventory Analyzer est accessible via www.microsoft.be/legalsoftware >> Vous trouverez l outil d inventaire informatique gratuit Belarc Advisor sur http://www.belarc.com/free_download.html >> Le site Web d Adobe propose un guide particulièrement didactique, rédigé en langue anglaise, qui vous permettra de vous informer sur le meilleur moyen de s organiser en toute légalité http://www.adobe.com/aboutadobe/antipiracy/get.html et comment préserver cette légalité http://www.adobe.com/aboutadobe/antipiracy/stay.html >> Vous désirez effectuer votre analyse de SAM personnelle: http://www.microsoft.com/belux/fr/licences/management/samtool/default.aspx >> vous trouverez un aperçu des partenaires de Microsoft certifiés SAM à l adresse www.microsoft.com/sam *Microsoft n est pas responsable des sites et outils qui ne relèvent pas de sa gestion. 16