RCPERS / Infostar / ATI Nouvelle procédure CH

RCPERS / Infostar / ATI Nouvelle procédure CH Date Description 17/06/15 Nouvelle version du traitement CH Ofisa Informatique SA -Ch. de la Rueyre 120 - CH-1020 Renens - Tél : 021/321.51.11 - Fax : 021/321.51.57 - E-mail : info@ofisa.ch Page 1 / 27

Table des matières 1. Arrivée... 3 1.1. Arrivée des habitants... 4 1.1.1. Arrivées depuis le canton VD... 4 1.1.2. Arrivées hors du canton VD (aucune information dans RCPERS)... 6 1.2. Arrivée individuelle... 8 2. Départ ou changement d adresse dans la commune... 9 2.1. Saisie d un départ... 10 2.2. Saisie d un changement d adresse... 12 3. Retour des habitants... 14 3.1. Saisie des retours... 15 4. Changement de type de résidence... 17 4.1. Changement d une résidence principale en résidence secondaire... 17 4.2. Changement d une résidence secondaire en résidence principale... 17 5. Mutations d état civil... 18 5.1. Séparation de fait ou légal pour un couple marié... 18 5.2. Séparation de fait ou légal pour un partenariat enregistré... 19 6. Menu RCPERS... 20 6.1. Mutations RCPers / Infostar... 21 6.1.1. Statut des annonces... 21 6.1.2. Traitement des mutations reçues... 21 6.1.3. Vérification de la confirmation reçue du canton... 23 6.2. Web Service... 24 6.2.1. Recherches... 24 6.2.2. Mise à jour des données habitants... 25 7. Raccourcis Menu... 26 7.1. Réception des mutations cantonales... 26 7.2. Envoi des mutations communales... 27 Page 2 / 27

1. Arrivée Ce programme permet de gérer les mouvements des habitants. Ils seront envoyés au Canton par le biais de l envoi des mutations communales. (Voir Chapitre 7.2) Au menu : Arrivée des habitants : à utiliser lors d une première arrivée dans la commune d un couple marié avec ou sans enfant, ou d une personne seule avec enfants. Arrivée individuelle : à utiliser lors d une première arrivée de chaque personne seule ou non mariée. Page 3 / 27

1.1. Arrivée des habitants 1 2 1.1.1. Arrivées depuis le canton VD Remarque : «Ensemble du ménage» (1) est coché par défaut afin d importer plusieurs membres d une famille depuis le RCPERS. Une arrivée famille = un couple marié avec ou sans enfants mineurs! ou un adulte avec un enfant mineur - Cliquer sur page blanche pour créer une nouvelle arrivée - Double-clique dans n de famille et de ménage - Saisir la date d arrivée (max. 30 jours en avance) - Choisir type de résidence (principale ou secondaire) - Double-clique dans n acteur sous le «Chef de famille /Personne seule» - Saisir la politesse, le nom actuel et le prénom usuel - Saisir la date de naissance - Cliquer sur le bouton (2) pour rechercher la personne dans RCPERS Si Plusieurs personnes portent le même nom, double-clique sur la personne désirée. - Le masque avec la situation complète du ménage apparait. Pour toutes les personnes à faire arriver (Sélection active par défaut) (3), définir le statut dans la famille (4) puis cliquer sur OK pour valider l importation. 3 4 Page 4 / 27

Remarque : Si une des personnes ne doit pas être importée dans l arrivée, ne sélectionner aucun statut dans la famille et décocher la sélection (3). - Les informations sur chaque personne ont été importées. (Onglets parents et enfants + adresse de provenance). - Compléter dans l onglet «Adresse», l adresse de domicile + n EGID/EWID OBLIGATOIRE : Veuillez saisir un n de bâtiment et de logement (EGID/EWID). Sans quoi, lors de l envoi de la mutation, le canton vous retournera une erreur! Si n de logement (EWID) inconnu, mettre «999». - Cliquer sur le bouton «Compléter»: - Vérifier les informations sur les fiches des habitants. Compléter au besoin les informations sur le permis d établissement. IMPORTANT : Dès que toutes les informations sont complétées et vérifiées pour CHAQUE habitant, cliquer sur le bouton «Envoi mutations» en haut de la fiche d un habitant et envoyer les mutations : Page 5 / 27

1.1.2. Arrivées hors du canton VD (aucune information dans RCPERS) IMPORTANT : DECOCHER«Ensemble du ménage» (1)! 1 2 - Cliquer sur page blanche pour créer une nouvelle arrivée - Double-clique dans n de famille et de ménage - Saisir la date d arrivée (max. 30 jours en avance) - Choisir type de résidence (principale ou secondaire) - Décocher «Ensemble du ménage» - Double-clique dans n acteur sous le chef «chef de famille/personne seule» - Saisir la politesse, le nom actuel et le prénom usuel - Saisir la date de naissance - Obligatoire - Cliquer sur le bouton (2) pour rechercher la personne puis cliquer sur le bouton Ok pour importer les informations. - Compléter l état civil + date d état civil obligatoire (même si célibataire!) et lieu d état civil si connu. - Répéter l opération pour chaque membre de la famille (conjoint + enfant) en complétant à chaque fois la date de naissance et en cliquant sur le bouton - Compléter l adresse de provenance + adresse de domicile dans l onglet «Adresse» OBLIGATOIRE : Veuillez saisir un n de bâtiment et de logement (EGID/EWID). Sans quoi, lors de l envoi de la mutation, le canton vous retournera une erreur! Si n de logement (EWID) inconnu, mettre «999». Remarque : En sélectionnant une commune suisse, un choix de localité et de rues s affichent automatiquement. Pour une orthographe correcte, sélectionner parmi la sélection proposée. Cliquer sur le bouton «Compléter» et compléter les informations pour chaque fiche habitant. Page 6 / 27

IMPORTANT : Dès que toutes les informations sont complétées et vérifiées pour CHAQUE habitant, cliquer sur le bouton «Envoi mutations» en haut de la fiche d un habitant et envoyer les mutations : Page 7 / 27

1.2. Arrivée individuelle 1 - Cliquer sur page blanche pour créer une nouvelle arrivée - Double-clique dans n de famille et de ménage Comparé à une arrivée des habitants, l arrivée individuelle permet la saisie d un numéro de famille ou ménage déjà existant au besoin - Saisir la date d arrivée (max. 30 jours en avance) - Choisir type de résidence (principale ou secondaire) - Double-clique dans n acteur - Saisir la politesse, le nom actuel et le prénom usuel - Saisir la date de naissance - Cliquer sur le bouton (1) pour rechercher la personne dans RCPERS ou dans UPI Si Plusieurs personnes portent le même nom, double-clique sur la personne désirée. - Le masque avec la situation de la personne apparait. Cliquer sur le bouton OK pour importer les données. Remarque : Pour une personne arrivée d un autre canton (aucune information dans RCPERS), les informations seront reprises de l UPI. Il faudra donc compléter l état civil + date d état civil obligatoire (même si célibataire!) et lieu d état civil si connu. - Compléter l adresse de provenance + adresse de domicile dans l onglet «Adresse» OBLIGATOIRE : Veuillez saisir un n de bâtiment et de logement (EGID/EWID). Sans quoi, lors de l envoi de la mutation, le canton vous retournera une erreur! Si n de logement (EWID) inconnu, mettre «999». Cliquer sur le bouton «Compléter» et compléter les informations pour chaque fiche habitant. IMPORTANT : Dès que toutes les informations sont complétées et vérifiées pour CHAQUE habitant, cliquer sur le bouton «Envoi mutations» en haut de la fiche d un habitant et envoyer les mutations : Page 8 / 27

2. Départ ou changement d adresse dans la commune Le module suivant permet de saisir les départs ou les changements d adresses des habitants. Au menu : Page 9 / 27

2.1. Saisie d un départ - Cocher la ou les personne(s) pour autant que l'adresse de départ soit identique. Important : Le programme va à chaque fois faire la liaison avec les données du RCPERS afin que celles-ci coordonnent. S il remarque une différence, il faut corriger les informations : - Cliquer sur le bouton «Mettre à jour toutes les données en rouge» afin de corriger les informations et confirmer le message de mise à jour. - Revenir dans l onglet de départ et continuer la saisie Page 10 / 27

- Type : Sélectionner «Départ» - Départ le : Saisir une date (max. 30 jours en avance) - Saisir le pays, etc Si le départ est pour une commune suisse, sélectionner le pays «Suisse», puis saisir la commune parmi le choix de la liste déroulante. Les localités et rues rattachées s afficheront automatiquement dans la liste déroulante! Options présélectionnées : - Mise à jour de l'adresse de facturation : activé par défaut. Lorsqu on laisse cette case activée lors d'un départ, cela crée pour la/les personne(s) parti(e)s une adresse de facturation égale à l'adresse de départ. - Mise à jour du rôle des électeurs : désactivé par défaut. Si un départ a lieu entre le transfert du fichier des électeurs au canton et la clôture du rôle : - Lors d un départ dans une autre commune ou un autre canton : désactiver la case «Mise à jour du rôle des électeurs». - Lors d un départ à l étranger : activer la case «Mise à jour du rôle des électeurs». - Mise à jour du numéro de ménage : activé par défaut. Il permet d attribuer un nouveau n de ménage à chaque personne partante. Si vous faites un départ «famille», ne cochez pas la case afin que chaque membre soit dans le même ménage. - Enregistrer en cliquant sur le petit crayon à côté du nom de la personne - Valider le mouvement en cliquant sur le bouton : Le programme ouvre automatiquement la fenêtre d envoi des mutations communales. Vous pouvez effectuer directement l envoi des mutations au canton. Remarque : Tant que la mutation de départ n est pas validée par le canton (arrivée fait foi), l habitant a un statut de départ provisoire dans sa fiche habitant : Page 11 / 27

2.2. Saisie d un changement d adresse - Cocher la ou les personne(s) pour autant que l'adresse du changement soit identique. Important : Le programme va à chaque fois faire la liaison avec les données du RCPERS afin que celles-ci coordonnent. S il remarque une différence, il faut corriger les informations : - Cliquer sur le bouton «Mettre à jour toutes les données en rouge» afin de corriger les informations et confirmer le message de mise à jour. - Revenir dans l onglet de départ et continuer la saisie Page 12 / 27

- Type : Sélectionner «Changement dans la commune» - Départ le : Saisir une date - Le pays et votre commune sont automatiquement repris. Il vous suffit de sélectionner la localité rattachée ainsi que la rue et saisir le n de rue dans «L immeuble» Préciser aussi le n de bâtiment et de logement en cliquant sur l icone suivante : (Cet icône permet d attribuer le n fédéral de bâtiment et de logement pour autant que vous soyez en possession du programme «Gestion des bâtiments».) - Enregistrer en cliquant sur le petit crayon à côté du nom de la personne - Valider le mouvement en cliquant sur le bouton : Le programme ouvre automatiquement la fenêtre d envoi des mutations communales. Vous pouvez effectuer directement l envoi des mutations au canton. Page 13 / 27

3. Retour des habitants Le module suivant permet de gérer le retour des habitants. Un retour doit se faire lorsque la personne était déjà présente historiquement dans le contrôle des habitants. Au menu : Page 14 / 27

3.1. Saisie des retours - Cocher la ou les personne(s) pour autant que l'adresse de domicile/courrier et de provenance soient identiques. Important : Le programme va à chaque fois faire la liaison avec les données du RCPERS afin que cellesci coordonnent. S il remarque une différence, il faut corriger les informations : - Cliquer sur le bouton «Mettre à jour toutes les données en rouge» afin de corriger les informations et confirmer le message de mise à jour. - Revenir dans l onglet de retour et continuer la saisie Page 15 / 27

- Double-clique dans n de famille/ménage - Arrivée le : Saisir une date (max. 30 jours en avance) - Adresse de domicile/courrier : le pays et votre commune sont automatiquement repris. Il vous suffit de sélectionner la localité rattachée ainsi que la rue et saisir le n de rue dans «L immeuble». Préciser aussi le n de bâtiment et de logement en cliquant sur l icone suivante : (Cet icône permet d attribuer le n fédéral de bâtiment et de logement pour autant que vous soyez en possession du programme «Gestion des bâtiments».) - Adresse de Provence : Saisir l adresse de Provence. Mise à jour de l'adresse de facturation : activé par défaut. Lorsque l'on laisse cette case activée lors d'un retour, on met à jour automatiquement l élément de permanent. - Enregistrer en cliquant sur le petit crayon à côté du nom de la personne - Valider le mouvement en cliquant sur le bouton : IMPORTANT : Dès que toutes les informations sont complétées et vérifiées pour CHAQUE habitant, cliquer sur le bouton «Envoi mutations» en haut de la fiche d un habitant et envoyer les mutations : Page 16 / 27

4. Changement de type de résidence 4.1. Changement d une résidence principale en résidence secondaire Faire un départ pour la nouvelle résidence un jour avant. Ex. 31.01.2015 Faire un retour depuis la nouvelle résidence un jour après. Ex. 01.02.2015 4.2. Changement d une résidence secondaire en résidence principale Envoyer un ficher de correction de résidence. - Plus d information voir Manuel «Ech20 PassaVD» - Page 17 / 27

5. Mutations d état civil Les mutations d état civil ne sont pas saisissables manuellement lorsque la ou les personnes sont connues du RCPERS! Elles doivent être traitées via l importation d un fichier InfoStar. (Voir chapitre 6.1) Exceptions : Séparation de fait : On parle de séparation de fait lorsque les époux vivent séparés sans avoir engagé de procédure en divorce ou en séparation de corps. Séparation légale : Séparation de corps et de biens judiciaire, suspend la vie commune des deux époux par jugement et requiert donc l intervention du/de la Juge. 5.1. Séparation de fait ou légal pour un couple marié - Chercher le chef de famille - Sélectionner la mutation = «Séparation de fait» ou «Séparation légale» - Inscrire la date et le lieu du changement d'état civil - Attribuer un nouveau N de famille et de ménage au conjoint (dame) - Sélectionner la garde du/des enfant/s - Valider la saisie avec le crayon Le programme ouvre automatiquement la fenêtre d envoi des mutations communales. Vous pouvez effectuer directement l envoi des mutations au canton. Page 18 / 27

5.2. Séparation de fait ou légal pour un partenariat enregistré - Chercher le partenaire 1 dans la zone «Chercher» - Sélectionner la mutation = «Séparation de fait» ou «Séparation légale» - Inscrire la date et le lieu du changement d'état civil - Attribuer un nouveau N de ménage au partenaire 2 - Sélectionner la garde du/des enfant/s - Valider la saisie avec le crayon Le programme ouvre automatiquement la fenêtre d envoi des mutations communales. Vous pouvez effectuer directement l envoi des mutations au canton. Page 19 / 27

6. Menu RCPERS Au menu : Page 20 / 27

6.1. Mutations RCPers / Infostar (Présent aussi au menu principal de BDI-Communes sous la forme de ce raccourci) Ce menu permet de traiter les mutations cantonales reçues. 2 4 1 3 5 6.1.1. Statut des annonces 1. En attente : Affiche les mutations non-traitées par le CH 2. Transmis : Affiche les mutations traitées et quittancée par le CH 3. A corriger : Affiche les quittances négatives du canton 4. Erreur de traitement : Affiche les mutations qui n ont pas pu être traitées dans BDI 5. Tous : Affiche tous les statuts des mutations 6. Confirmation reçue : Affiche les quittances de réception de la part du canton 6.1.2. Traitement des mutations reçues Il peut y avoir des mutations d état civil (mariage, divorce, naissance, décès) comme des mouvements de départ ou des mutations de changement de nom, origine (naturalisation, chang. origine) ainsi que des corrections d informations. 1. Cliquer sur le bouton «Lecture des annonces» (1) pour importer les dernières mutations. 2. Par défaut, la sélection se fait sur les mutations en attente de traitement (2) 3. Pour imprimer les annonces des mutations en attente, cocher la zone «Impr.» (3) puis double-clique sur la liste «Fiches d annonces»(4). 4. Pour traiter les annonces et les insérer dans votre contrôle des habitants, cliquer sur à côté de chaque mutation. Dans l exemple ci-dessus, un divorce va être importé. La garde paternelle ou maternelle est à préciser. (5) Page 21 / 27

Dès la validation du message d importation, les mutations sont automatiquement insérées dans votre contrôle des habitants et un message de validation de traitement est transmis au canton via la boite d envoi Outbox de PassaVD. Informations importantes : - Les mutations faisant partie d un «package» (mutations groupées : divorce d un couple, mariage + changement de nom, ) s exécuteront ensemble. - Les mutations de type correction (corr. date de décès, corr. de la nationalité, etc) changent automatiquement les données et sont notifiées dans l onglet «Remarque» Ex : Page 22 / 27

6.1.3. Vérification de la confirmation reçue du canton A chaque fois que vous envoyez une mutation communale (arrivée, départ, etc) ou que vous traitez une mutation d état civil ou de correction de la part du canton, une quittance est renvoyée automatiquement au canton. Pour chaque quittance, le canton valide encore l information de réception via un nouveau message. Le statut de retour doit être toujours OK! - Cliquer dans le statut «Confirmation reçue» (1) : - Vérifier le statut de chaque confirmation dans la case «Retour du canton». (2) Celui-ci doit être : «Ok»! Dans le cas contraire, un message est transmis (3). Veuillez-vous y référer! 1 3 2 3 Page 23 / 27

6.2. Web Service 6.2.1. Recherches Ce menu vous permet de rechercher une personne soit dans le registre RCPers, soit dans le registre UPI. Pour rechercher dans l UPI, la date de naissance est obligatoire. Si, lors d une recherche RCPERS par exemple, le nom et prénom correspond à plusieurs résultats, double-cliquer sur la personne désirée. 3 2 1 4 1. Saisir le nom + prénom 2. Saisir la date de naissance si connue pour plus de précision (Obligatoire pour UPI) 3. Choisir le type de recherche, par défaut, sélection sur RCPers 4. Cliquer sur le bouton pour exécuter la recherche Page 24 / 27

6.2.2. Mise à jour des données habitants Ce menu vous permet de comparer et corriger les données de vos habitants selon les données du RCPers (Canton) ou de l UPI (Fédéral) : 2 1 1. Se positionner sur la personne 2. Type de recherche : Par défaut Cantonal (RCPers), ou Fédéral (UPI) Certaines informations peuvent être plus complètes avec le type fédéral. Toujours comparer avec les deux. 3. Cliquer sur le bouton «Mettre à jour toutes les données en rouge» pour corriger automatiquement les informations. 3 Page 25 / 27

7. Raccourcis Menu 7.1. Réception des mutations cantonales Ce menu raccourci permet d importer automatiquement les mutations cantonales depuis la Inbox de PassaVD. 1 En cliquant sur le bouton «Traitement» (1), le menu «Mutations RCPers/Infostar» s affiche. Vous pouvez traiter les mutations pour les insérer dans votre contrôle des habitants. (Voir chapitre 6.1) IMPORTANT : Vérifier que la confirmation des quittances de la part du canton soit OK en allant dans le menu «Réception mutations RCPers/Infostar» dans le statut «Confirmation reçue». (Voir chapitre 6.1.2) Page 26 / 27

7.2. Envoi des mutations communales Comme expliqué précédemment, lorsque la saisie d une mutation communale est terminée, le programme va directement dans le programme ech dans le menu «Mutations communales» afin de les envoyer. Ce menu permet d envoyer les mutations communales pas encore transmises. 1 En cliquant sur le bouton «Traitement» (1), le menu «Mutations Communales» dans le programme ech s affiche. Cliquer sur le bouton «Envoi des mutations» pour les envoyer. 1 IMPORTANT : Vérifier la bonne réception de la mutation au canton en allant dans le menu «Réception mutations RCPers/Infostar» dans le statut «Confirmation reçue». (Voir chapitre 6.1.2) Page 27 / 27