Logiciel FSC IM Manuel d utilisation du partenaire
Table des matières Logiciel FSC IM... 1 Présentation du projet... 3 Utilisation du logiciel... 4 S identifier... 5 Gestion du mot de passe... 6 Adresse E-Mail... 7 Boutons de fonctions... 8 1. Mise à jour mensuelle des données réelles... 9 1.1 Sélectionner les opérations:... 9 1.2 Mise à jour des valeurs réelles:... 10 2. Rapports... 13 2.1 Réponse planifiée... 13 2.2 Réponse réalisée du partenaire... 14 2.3 Rapport Cible... 15 3. Rapports & Cartes... 16 3.1 Réalisations/Planifiés... 16 3.2 Réalisé/Cibles... 18 Confidentialité des données... 20 Appui a l utilisateur... 21
Présentation du projet Le Cluster Sécurité Alimentaire mondial (gfsc) travaille avec les systèmes de clusters nationaux et régionaux à la fois en cas de catastrophes soudaines et d urgences prolongées, qu'elles soient d origine naturelle ou humaine. Durant les situations d urgence le Cluster Sécurité Alimentaire (FSC) est, entre autres, responsable de la gestion des réponses de ses membres pour éviter les lacunes et veiller à ce que les réponses humanitaires atteignent les populations de manière homogène et en temps utile. L objectif du logiciel de gestion de l information du Cluster Sécurité Alimentaire (FSC IM) Pour coordonner les réponses des partenaires, chaque cluster de pays est actuellement obligé de développer des outils de suivi des réponses et de gestion des données au niveau local. En conséquence, les mécanismes qui collectent les données et fournissent des rapports concernant les réponses en matière de sécurité alimentaire diffèrent selon les situations d'urgence et nécessitent des formations spécifiques pour chaque outil. Des outils de niveau local, en fonction de la taille de l'urgence, peuvent devenir encombrants, entraver l'analyse et le partage d'informations, et consommer les ressources et capacités limitées dans le pays. Reconnaissant la nécessité pour les clusters d'adopter une approche holistique de la collecte et du partage des données, le gfsc a créé un logiciel de gestion de l'information (FSC IM) basé sur Internet qui sera accessible aux systèmes de cluster et à leurs partenaires. Ce logiciel est une amplification d'un outil qui a été élaboré et utilisé par le FSC en Somalie et au Soudan. Pouvant être utilisé lors de toute opération, le logiciel FSC IM permettra la collecte et le traitement des données, ainsi qu une analyse des réponses pouvant être comparées à un niveau mondial. Produisant des rapports de projets et des cartes, le logiciel FSC IM permettra de visualiser les lacunes et les chevauchements des réponses des partenaires, et aidera à éviter la duplication de l'aide humanitaire, en particulier concernant les questions de disponibilité, accessibilité et utilisation de la nourriture. Le partage cohérent d'informations entre les partenaires facilitera la localisation et le suivi des projets, et se concrétisera par des prises de décisions stratégiques fondées sur des données factuelles et par une amélioration de la mise en œuvre des interventions. En outre, l'utilisation du logiciel FSC IM se traduira par la diffusion d'informations actualisées et précises nécessaires aux activités de plaidoyer des Cluster. En résumé, le logiciel FSC IM apportera des bénéfices à la fois aux clusters de pays et à leurs partenaires: Pour les clusters de pays, le logiciel facilitera le recueil des informations concernant les activités des partenaires et la visualisation des données à travers la génération de l analyse mensuelle des écarts du FSC permettant ainsi d éviter les lacunes et les chevauchements. Les partenaires seront en mesure de saisir directement leurs plans mensuels et résultats effectifs. Les partenaires auront le contrôle direct de l'information
concernant leurs réalisations au sein des efforts globaux de réponse, et seront en mesure de générer des rapports mensuels standard et des cartes reflétant cette information. Utilisation du logiciel 1) Complétez la matrice de planification pour chaque activité prévue dans le programme général du partenaire. 2) Présentez la matrice de planification au Chargé de la gestion de l information du FSC (FSC IMO) au moins deux fois par an ou chaque fois que les plans sont modifiés (le FSC IMO saisit les informations de planification dans le logiciel FSC IM). 3) Utilisez mensuellement le logiciel FSC IM pour saisir les résultats mensuels réels comparés aux résultats attendus et ce dans les délais établis par le cluster pour la présentation des rapports. (Par exemple, avant le 14 août les partenaires doivent présenter les résultats réels des activités que l'organisation à mise en place au cours du mois de juillet). 4) Comme alternative à l'utilisation du logiciel FSC IM, les partenaires peuvent soumettre la matrice actualisée mensuellement pour chaque activité prévue de leur programme général. Soumettez la matrice actualisée mensuellement au FSC IMO dans les délais établis de présentation des rapports. 5) Au besoin, utilisez le logiciel pour générer des rapports mensuels standard et des cartes.
S identifier Une fois que l IMO du cluster a reçu et inséré les informations concernant la planification du partenaire, le partenaire peut accéder au logiciel en se connectant à http://imtool.foodsecuritycluster.net/user/login.
Gestion du mot de passe Changez votre mot de passe en cliquant sur Mon compte dans le coin supérieur droit de l écran. Cliquez sur Change de mot de pass. Entrez votre mot de passe actuel et deux fois votre nouveau mot de passe. Cliquez sur le logo du FSC ou sur Home pour retourner à la page d accueil.
Adresse E-Mail Changez votre adresse e-mail en cliquant sur Mon compte dans le coin supérieur droit de l écran. Cliquez sur Change d adresse mail. Entrez votre mot de passe actuel et deux fois votre nouveau mot de passe. Entrez deux fois votre nouvelle adresse e-mail e votre mot de passe. Cliquez sur le logo du FSC ou sur Home pour retourner à la page d accueil.
Boutons de fonctions Remarque: Les fonctions ci-dessous peuvent être utilisées pour la plupart des données du logiciel. Pour simplifier les instructions, l'utilisation de chaque fonction n est pas mentionnée comme une étape dans ce manuel de l utilisateur et doit être appliquée en cas de besoin. Voir l enregistrement. Supprimer l enregistrement (les enregistrements ne peuvent pas être supprimés si la planification opérationnelle ou des données actualisées sont mises en lien). Recharger (pour actualiser les données dans la grille en cours). F5 Actualiser toutes les données dans le système (l utilisation de ce bouton renvoie l utilisateur à la page d accueil). Exporter toutes les informations dans excel (pour l analyse des données: les données sont exportée dans Microsoft excel avec les filtres). Exporter toutes les informations en PDF (pour le partage des données: les données sont présentée en format PDF avec le logo du FSC). Visualiser la carte créée à partir des données. Remarque: Certains champs peuvent rester vides. Les champs obligatoires sont marqués avec une *.
1. Mise à jour mensuelle des données réelles 1.1 Sélectionner les opérations: Sélectionnez l opération dans la liste déroulante pour mettre à jour les valeurs réelles. (ex. Distribution Alimentaire : May 2015-July 2015 Food) Les détails opérationnels apparaissent sur l écran: Cliquez sur Suivant.
1.2 Mise à jour des valeurs réelles: Sélectionnez le mois pour lequel vous désirez mettre à jour les valeurs réelles: Pour chaque zone géographique, entrez le nombre réel de bénéficiaires (individus, ménages ou bétail) atteints dans la cellule sur fond vert à droite du nombre prévu de bénéficiaires. Chaque valeur réelle correspond à une valeur prévue qui a été présentée sur la matrice de planification et enregistrée dans le logiciel par l IMO du cluster. Cliquez sur la cellule pour la rendre active et pouvoir entrer des données. Tous les chiffres doivent être entrés comme des valeurs entières (par exemple 50000 et NON 50 000). Pour enregistrer les données, utilisez la touche Enter ou cliquez sur une autre cellule. Lorsque le nombre réel de bénéficiaires pour chaque zone géographique est enregistré, le nombre total de bénéficiaires réels apparaît. Utilisez les flèches du clavier pour naviguer entre les cellules.
Toutes les valeurs réelles enregistrées doivent être confirmées par l IMO du cluster avant qu'elles ne soient incluses dans les rapports et cartes mensuelles. La colonne Statut d approbation sur le côté gauche de l'écran, indique si les valeurs ont été confirmées par l IMO du cluster. Si aucune valeur réelle n est enregistrée le statut d'approbation indiquera Planifié. Si l IMO du cluster n'a pas approuvé une valeur réelle enregistrée, le statut d'approbation indiquera Unconfirmed (Non confirmé). Lorsque l IMO du cluster approuve la valeur, le statut d'approbation passe de Unconfirmed à Confirmed (Confirmé). Si une opération en cours ne présente aucune valeur réelle, cliquez sur Rien à rapporter pour le mois.
Cochez Confirmer et cliquez sur OK.
2. Rapports Cliquez sur l onglet Rapports pour générer automatiquement des rapports standards mensuels, comprenant Réponse planifiée, Réponse réalisée du partenaire et Rapport Cible. 2.1 Réponse planifiée Le rapport concernant la réponse planifiée présente le cumul du nombre prévu de bénéficiaires (individus) à atteindre par le partenaire dans un mois spécifique par zone géographique. Les rapports concernant la réponse planifiée peuvent être consultés par: i. Objectif de la réponse: développement;etat d alerte; récuperation/guérison; ii. iii. iv. secours Objectifs stratégiques du FSC. Modalité: argent/chèques; nourriture; article non alimentaire; voucher; panier mixte, formation. Groupe bénéficiaire ciblé. Visualiser le rapport: sélectionnez un des quatre rapports Réponse planifiée que vous désirez visualiser. Utilisez les filtres sous Selectioneer les mois pour sélectionner le mois. Comment ce rapport peut-il être utilisé? Le rapport concernant la réponse planifiée permet de prévoir la réponse des partenaires du FSC. Il peut apporter des informations utiles à la planification des interventions, en
particulier si les besoins dans des zones géographiques spécifiques évoluent et si il est nécessaire de projeter l'écart entre la réponse planifiée et les besoins croissants. 2.2 Réponse réalisée du partenaire Le rapport concernant la réponse réalisée du partenaire présente le cumul du nombre prévu de bénéficiaires (individus) atteints par le partenaire dans un mois spécifique par zone géographique. Les rapports concernant la réponse totale du cluster peuvent être consultés par: i. Objectif de la réponse: développement; etat d alerte; récuperation/guérison; ii. iii. iv. secours Objectifs stratégiques du FSC. Modalité: argent/chèques; nourriture; article non alimentaire; voucher; panier mixte, formation. Groupe bénéficiaire ciblé. Visualiser le rapport: sélectionnez un des quatre rapports concernant la réponse réelle du partenaire que vous désirez visualiser. Utilisez les filtres sous Sélectionner le mois pour sélectionner le mois. Comment ce rapport peut-il être utilisé? Le rapport concernant la réponse réelle du partenaire permet au FSC d évaluer ce qui a été accompli au cours d'une période de temps spécifique. Il peut en outre fournir des informations concernant les différentes modalités.
2.3 Rapport Cible Le rapport cible présente le nombre absolu de bénéficiaires (individus) ciblés par une évaluation des besoins spécifiques par zones géographiques saisi dans le logiciel par le FSC IMO. Les rapports concernant les besoins peuvent être consultés par: i. Objectif stratégique du FSC Visualiser le rapport: utilisez le filtre sous Nom de l évaluation pour sélectionner l évaluation. Comment ce rapport peut-il être utilisé? Le rapport cible est principalement utilisé pour aider les partenaires à planifier leurs projets et le ciblage des bénéficiaires dans les unités géographiques de niveau inférieur par rapport aux objectifs de FSC.
3. Rapports & Cartes Cliquez sur l onglet Rapports & Cartographie de l analyse de gap pour générer automatiquement des rapports et cartes standards mensuels, comprenant Réalisations/Planifiés et Réalisé/Cibles. 3.1 Réalisations/Planifiés Les rapports et cartes Réalisations/Planifiés présentent le cumul du nombre effectif de bénéficiaires (individus) réellement atteints par le partenaire comparé au cumul du nombre prévu de bénéficiaires (individus) à atteindre par le partenaire au cours d un mois spécifique. Les chiffres sont donnés en pourcentage par zone géographique. Les rapports et cartes Réalisations/Planifiés peuvent être consultés par: i. Objectif de la réponse: développement; etat d alerte; récuperation/guérison; ii. iii. iv. secours Objectifs stratégiques du FSC. Modalité: argent/chèques; nourriture; article non alimentaire; voucher; panier mixte, formation. Groupe bénéficiaire ciblé. Visualiser un rapport: sélectionnez un des quatre rapports Réalisations/Planifiés que vous désirez visualiser. Utilisez les filtres sous Sélectionner le mois pour sélectionner le mois. Visualiser une carte: cliquez sur bouton Ouvrir la carte pour visualiser la carte présentant l analyse des écarts entre valeurs réelles et planifiées.
Comment ce rapport et cette carte peuvent-ils être utilisés? Les rapports et cartes d analyse des écarts entre valeurs réelles et planifiées permettent au FSC de suivre les progrès par rapport aux activités prévues. Une faible performance par rapport aux valeurs prévues pourrait indiquer des problèmes ou des changements dans des zones spécifiques tels que manque d'accès, rupture d'approvisionnement, problèmes de sécurité, ou retard de mise en œuvre.
3.2 Réalisé/Cibles Les rapports et cartes Réalisé/Cibles présentent le cumul du nombre effectif de bénéficiaires (individus) atteint par le partenaire comparé au cumul du nombre ciblé de bénéficiaires (individus) par zones géographiques pour une évaluation spécifique saisi dans le logiciel par le FSC IMO (Rapport cible). Les rapports et cartes Réalisé/Cibles peuvent être consultés par: i. Objectif de la réponse: développement; etat d alerte; récuperation/guérison; secours ii. iii. iv. Objectifs stratégiques du FSC. Modalité: argent/chèques; nourriture; article non alimentaire; voucher; panier mixte, formation. Groupe bénéficiaire ciblé. Visualiser un rapport: Utilisez les filtres sous sélectionner nom de l pour sélectionner l évaluation et le mois.
Visualiser une carte: cliquez sur bouton ouvrir la carte pour visualiser la carte présentant l analyse des écarts entre chiffres réels et ciblés. Comment cette carte peut-elle être utilisée? La carte présentant l analyse des écarts entre valeurs réelles et ciblées mesure les réalisations effectives des partenaires du FSC par rapport besoins généraux (cibles). Cela permet au FSC de mettre en évidence des zones de besoin spécifiques (lacunes) qui n'ont pas reçu un soutien adéquat. Le FSC pourrait utiliser cette information pour plaider en faveur d'un soutien accru à des zones qui n ont pas reçu un appui suffisant.
Confidentialité des données Quels mécanismes sont en place pour garantir la sécurité de l ensemble des données? L'accès au logiciel FSC IM est protégé par un protocole d'authentification par mot de passe (mécanisme nom d'utilisateur/mot de passe) contrôlé par l'administrateur mondial du logiciel FSC IM et l'administrateur national pour les utilisateurs au niveau des pays. Si un utilisateur oublie son mot de passe, celui-ci doit être réinitialisé par un administrateur suite à une demande officielle par courriel. Un modèle de sécurité basé sur les rôles impose des contrôles d'accès afin que les utilisateurs finaux puissent effectuer uniquement les opérations pour lesquelles ils ont un droit d'accès. Par exemple, les utilisateurs de pays ont uniquement accès à l'information concernant leur urgence et les partenaires des utilisateurs ont uniquement accès à l'information de leur organisation. Dans les rapports et cartes standard produits par le logiciel, les activités et la présence géographique de l'organisation ne sont pas identifiées. La base de données du logiciel FSC IM est conservée dans les locaux du PAM de l'onu, dans des centres de données sécurisés certifiés sous les normes ISO 27001:2005 et ISAE 3202 type II. La base de données n est accessible qu au travers du logiciel lui-même et il n existe aucune autre modalité, si ce n est administrative, d accéder aux données. Les transmissions de données vers et depuis le logiciel FSC IM sont cryptées. Dès que le client est accessible sur Internet, un tunnel sécurisé est disponible pour garantir la confidentialité et l'intégrité des données. Ce résultat est obtenu grâce à l'utilisation d'un protocole de réseau privé virtuel ou https.
Appui a l utilisateur L administrateur national (le Chargé de la gestion de l information - IMO) est chargé de soutenir les utilisateurs partenaires. Toutes les questions techniques ou de contenu concernant le logiciel FSC IM qui n ont pu être résolues après avoir consulté le manuel d'utilisation du partenaire doivent être adressées à l'administrateur national. L'utilisateur partenaire peut choisir de donner à l'administrateur du pays son nom d'utilisateur et mot de passe pour permettre à l IMO de se connecter en tant qu'utilisateur partenaire ou donateur afin de fournir un meilleur soutien. Après avoir résolu le problème, l'administrateur national peut réinitialiser le mot de passe du partenaire ou donateur afin de maintenir la confidentialité.