Semaine Entreprises 10 e édition du 8 au 12 mars 2010 Bilan d éco-responsabilité TABLE DES MATIERES I. RAPPEL DES MESURES MISES EN PLACE... 2 a. Sensibilisation à l environnement... 2 b. Transport éco-responsable... 2 c. Politique d achats, de choix des équipements et de prestations... 3 d. Maîtrise des consommations et gestion des déchets... 3 e. Communication éco-responsable... 4 II. PRESENTATION DES RESULTATS... 4 a. Impact global de la manifestation et méthodologie retenue... 4 b. Sensibilisation à l environnement... 5 c. Transport éco-responsable... 7 d. Politique d achats, de choix des équipements et de prestations... 9 e. Maîtrise des consommations et gestion des déchets... 10 f. Communication éco-responsable... 10 III. OPPORTUNITES D AMELIORATION POUR LES PROCHAINES SEMAINES ENTREPRISES... 11 IV. CONCLUSION... 13 Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 1
I. RAPPEL DES MESURES MISES EN PLACE Nous avons pris l engagement, à partir de cette édition et pour les prochaines, de faire de la Semaine Entreprises de Reims Management School, un évènement respectueux de l environnement et socialement responsable : a. Sensibilisation à l environnement Nous avions pour ambition de sensibiliser aux enjeux environnementaux l ensemble des acteurs de la manifestation (l équipe organisatrice, les participants, les partenaires, les étudiants ainsi que les médias). Pour atteindre cet objectif, nous avons mis en place un certain nombre d actions. o Une check-list éco-conception a été transmise aux participants afin qu ils puissent évaluer leur prise en compte de l environnement dans la conception de leur stand et de leur participation à la Semaine Entreprises. Nous leur avons également fait parvenir un Guide de l éco-participation dans lequel nous les invitons à se joindre à notre démarche en leur suggérant des actions concrètes. Exemple : la mise en avant de leur politique en matière de développement durable lors de leur participation au Forum. Ces deux documents sont téléchargeables à partir de la rubrique «Infos Pratiques» du site Internet de la Semaine Entreprises. o Par ailleurs, nous avons formé des étudiants «parrains des entreprises» et fait d eux de véritables relais de notre engagement éco-responsable. o Un espace «info environnement» tenu par une association étudiante engagée dans le développement durable a également été installé sur le salon. Leur mission était de sensibiliser les participants aux enjeux environnementaux de manière ludique (jeux ). o Le thème de l environnement a constitué une partie importante de notre programmation. Nous avons notamment abordé les questions de l éthique en entreprise et des métiers en lien avec le développement durable. o Une exposition pédagogique du photographe Yann Arthus-Bertrand a permis de sensibiliser les visiteurs et exposants au thème de l énergie. o Lors des déjeuners et pauses café, des plaquettes d information sur les produits biologiques et équitables étaient à la disposition des participants. o A l issu de la manifestation, nous avons diffusé aux partenaires et à la presse le bilan environnemental du Forum mettant en évidence l impact des actions engagées. b. Transport éco-responsable Lors d une manifestation, le volet transport peut représenter 90% des émissions de CO 2 dans l atmosphère. Il nous est donc apparu essentiel de mettre en place des actions visant à faire évoluer les pratiques individuelles et à promouvoir les modes de transport alternatifs : o Dans la rubrique «Infos pratiques» du site Internet de la Semaine Entreprises, nous avons incité les visiteurs et exposants à utiliser les transports en commun ou à covoiturer. Un lien vers un éco-comparateur a aussi été créé pour leur permettre de comparer les émissions de CO 2 en fonction du mode de transport choisi. o Des navettes gratuites ont été mises en place pour amener les participants au Campus 1 de RMS et les reconduire aux deux gares de Reims. Les horaires de ces navettes ont largement été diffusés avant et pendant l évènement. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 2
o Nous avons proposé aux participants des fichets congrès SNCF donnant droit à 20% de réduction sur les billets de train. o Dans la mesure du possible, nous avons développé la vidéoconférence pour éviter les déplacements coûteux et polluants. o Pour nous permettre d estimer les émissions de gaz à effet de serre de la Semaine Entreprises 2010, le moyen de transport utilisé et la provenance des participants a fait l objet d un questionnaire administré par les étudiants durant l évènement. Cette enquête sur les déplacements nous a permis de dresser le bilan environnemental de la manifestation. c. Politique d achats, de choix des équipements et de prestations o Nous avons pris le soin d intégrer des critères environnementaux dans le choix des prestataires. A titre d exemple, notre traiteur AVENANCE s est associé à la démarche de RMS pour proposer des buffets majoritairement constitués d aliments biologiques et/ou équitables, de saison et produits localement. Par ailleurs, les excédents de sandwichs distribués lors des conférences ont été donnés à la Croix-Rouge Française qui en a fait profiter aux personnes rencontrées dans la rue lors des «maraudes» réalisées par le Samu Social. o Nous avons décidé de sélectionner des accessoires promotionnels en fonction de critères environnementaux et éthiques. Ainsi, nous avons offert des cadeaux «verts» aux participants à la Semaine Entreprises. Par ailleurs, la distribution de ces objets publicitaires a été limitée car ils sont souvent jetés. o Nous avons aussi incité les entreprises à limiter la distribution d objets promotionnels et à nous laisser ceux qu'elles n'auraient pas utilisés à l issu de la manifestation. Ces objets ont été transmis par la suite à une association partenaire, VIA SAHEL, qui vient en aide au peuple DOGON vivant dans le sud du Mali. o Les sacs utilisés durant l évènement sont en matériau biodégradable. Plus précisément, il s agit de sacs en gluten de pomme de terre, dotés d un film 100% biodégradable et 100% compostable. d. Maîtrise des consommations et gestion des déchets o La quasi-totalité de la vaisselle et des couverts que nous avons utilisés sont recyclables ou réutilisables. De la même manière, nous avons opté pour des badges réutilisables que nous avons récupéré à l issu de la manifestation. o Nous avons assuré une bonne gestion des déchets durant toute la durée de l évènement en mettant à la disposition des standistes et exposants des bennes vertes pour les verres, jaunes pour les déchets valorisables, noires pour les déchets ultimes, ainsi que des poubelles pour le tri sélectif du papier. L emplacement de ces bennes et poubelles a été clairement identifié. o Les bouchons de liège et les bouchons plastiques ont été collectés durant l évènement et seront revalorisés. Les premiers seront acheminés par l association «Les Amis de la Nature» soit en Allemagne, dans un centre accueillant des épileptiques où leur est dédié un atelier de travail protégé, soit vers une micro-entreprise de l Est de la France. Les bouchons seront alors transformés en granulats qui entrent dans la fabrication de briques utilisées pour rénover les maisons à colombages. En ce qui concerne les bouchons plastiques, nous les remettrons à l association «Les Bouchons d Amour». Celle-ci les vendra à un recycleur dans le but de financer l achat de matériel pour handicapés ainsi que des opérations humanitaires. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 3
e. Communication éco-responsable o Nous nous sommes engagés dans un processus de dématérialisation en favorisant les supports numériques : la prospection et la communication ont été réalisées faites exclusivement par courriel ou téléphone et nous avons mis en place un formulaire en ligne pour gérer les aspects logistiques. Pour les supports «papier» qui continuent à être imprimés (le guide du Forum par exemple), nous avons favorisé l impression recto verso tout en limitant le nombre d impressions au strict nécessaire. Nous avons également pris en compte les enjeux environnementaux dans les choix graphiques (limitation des aplats de couleur, utilisation d un «flashcode» dont la photographie avec un téléphone portable permet de se connecter au site Internet de la Semaine Entreprises ). o La CCI de Reims et d Epernay a intégré des critères environnementaux dans l évaluation des offres d impression. Ainsi, Reims Management School ne travaille qu avec des imprimeurs labellisés IMPRIM VERT, PEFC, FSC. o Nous avons mis en place un Site Internet dédié à l événement mis à jour régulièrement où les visiteurs et exposants ont pu trouver l ensemble des informations concernant la Semaine Entreprises. La communication via le web nous a permis de supprimer complètement nos mailings «papier». o Une rubrique «éco-responsabilité» a été créée sur le site Internet de la Semaine Entreprises, dans laquelle nos principales actions en matière de développement durable sont clairement mentionnées. o Dans le but d accélérer les prises de conscience en matière de développement durable, nous pensons qu il est nécessaire de sensibiliser le public et les intervenants en amont de l évènement. Pour cette raison, nous avons inscrit des mentions du type : «Afin de contribuer au respect de l'environnement, merci de n'imprimer ce document en recto/verso que si nécessaire» sur l ensemble de nos supports de communication. Nous avons également mis en avant l éco-conception des documents. o Nous avons mis en place un suivi des quantités de «Guides du Forum» imprimées et des quantités réellement diffusées afin d ajuster le nombre d exemplaires d une année sur l autre. o Dans le cadre de nos recherches Internet en lien avec l organisation du Forum, nous utilisons un moteur de recherche solidaire, VeoSearch qui permet de reverser 50% des revenus publicitaires générés par les recherches à des associations. II. PRESENTATION DES RESULTATS a. Impact global de la manifestation et méthodologie retenue Grâce à l enquête sur les déplacements administrée lors du Forum, ainsi qu au «Calculateur Carbone Conférence» crée par la société Climat Mundi 1, nous avons pu évaluer l impact global de la Semaine Entreprises sur l atmosphère. La méthodologie retenue est celle du Bilan Carbone de l Ademe. Les émissions sont calculées en multipliant un facteur d émission par une donnée. Ces facteurs d émissions sont soit directement issus de l outil Bilan Carbone, soit modélisés pour les besoins du calculateur. Sont prises en comptes les émissions liées aux transports, à l énergie utilisée dans les locaux, à l hébergement, à la restauration, ainsi qu aux fournitures, impressions, décorations et cadeaux. 1 Disponible sur le site www.climatmundi.fr Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 4
Ainsi, les émissions de la Semaine Entreprises, organisée sur 5 jours, à laquelle 140 entreprises et 1900 personnes (exposants et visiteurs) ont participé, sont estimées à 58 tonnes de CO2. Les postes les plus émetteurs de CO2 sont le transport/hébergement et l énergie des locaux qui représentent respectivement 60,8% et 22,1% du total des émissions engendrées par la manifestation. Détail par poste d'émission (en %) Transport et hébergement Energie des locaux Fournitures et décorations Restauration 60,8 22,1 14,6 2,5 b. Sensibilisation à l environnement Les actions de sensibilisation de la Semaine Entreprises en images : Un Guide de l éco-participation a été envoyé aux participants par courriel en amont de la manifestation. En complément, une copie a été remise à chaque entreprise et l information était affichée sur des panneaux le jour de l évènement. Ce guide proposait aux entreprises de se joindre à notre démarche en leur suggérant des actions concrètes comme la mise en avant de leur politique développement durable sur leur stand. Certaines entreprises ont joué le jeu : Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 5
Un espace «info environnement» tenu par une association étudiante de l école proposait aux participants des tests ludiques en ligne ainsi que des brochures de sensibilisation de l ADEME. Un stand de la Fondation Reims Management School a permis de sensibiliser les participants à l engagement citoyen du Groupe. Conférence du 10 mars sur le thème des métiers en lien avec le développement durable avec : o Caroline Bordeaux, Chargée de Développement Durable, Poste Immo o Fanny Picard, Consultante RSE, Des Enjeux et Des Hommes o Jean-Marie Prévost, Directeur du Développement Durable, Crédit Agricole du Nord-Est Animée par Dr Isabelle Robert, Professeur de Marketing à RMS. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 6
Exposition pédagogique du photographe Yann Arthus-Bertrand sur le thème de l énergie installée dans la salle de réception. Lors des déjeuners, des plaquettes d information sur les produits biologiques et équitables étaient à la disposition des participants. Nous avons également opté pour une décoration naturelle. Les étudiants «parrains des entreprises» ont été formés lors d une session de sensibilisation durant laquelle nous leur avons présenté les actions mises en place dans le cadre de l écoconception et les avons sensibilisé aux enjeux environnementaux. Nous leur avons aussi donné des conseils pratiques sur la manière dont ils pourraient se joindre à la démarche de l école et ainsi devenir de véritables relais de notre engagement éco-responsable. 87% des entreprises qui ont répondu à l enquête de satisfaction réalisée à l issu de la manifestation se sont déclarées satisfaites du système de parrainage. Par ailleurs, grâce à l implication des étudiants parrains, nous avons obtenu un taux de retour important à l enquête sur les déplacements (52%). c. Transport éco-responsable Le transport constitue le poste le plus émetteur de CO 2 puisqu il représente 60,8% du total des émissions engendrées par la manifestation, soit plus de 35 tonnes de CO 2. Nous avons obtenu 52% de réponses (236 personnes) au questionnaire sur les déplacements administré par les «étudiants parrains» pendant l évènement. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 7
Ci-dessous, la répartition des moyens de transport utilisés par les participants à l évènement : Répartition des modes de déplacement principaux utilisés (en %) Train 56 Voiture 42 Bus 1 A pieds 1 Bien que le train soit le premier mode de déplacement utilisé par les participants pour se rendre à RMS, la voiture représente 54,8% des émissions liées aux transports. Répartition des émissions liées aux transports (en %) 54,8 60 50 42,1 40 30 20 10 3,1 0 Voiture et moto Avion Train 42% des personnes interrogées qui ont utilisé la voiture pour se rendre à RMS ont déclaré avoir covoituré. Cependant, nous n avons pas d information sur le taux de remplissage par voiture. L avion constitue le 2 ème poste d émissions liées aux transports avec 42,1%. Ceci s explique par le fait que nous avons invité 4 diplômés en poste à l étranger à participer à la grande journée internationale du 8 mars. A noter toutefois que grâce aux 6 vidéoconférences organisées avec des diplômés du monde entier durant cette journée, nous avons réalisé une économie d émissions de CO 2 d environ 33 tonnes, ce qui équivaut aux émissions annuelles de 33 personnes pour le chauffage de leur domicile! 77% des personnes interrogées dans l enquête sur les déplacements ont déclaré avoir été informées des possibilités d accès au Campus 1 de RMS en transports en commun et 94,5% sont satisfaites des informations fournies. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 8
48% des entreprises qui ont répondu à l enquête de satisfaction ont utilisé la navette mise en place par RMS pour assurer les trajets Gares-Campus et toutes ces entreprises sont satisfaites de la qualité du service proposé. Pour finir, 9 «fichets congrès» SNCF ont été envoyées aux entreprises, à leur demande, leur permettant ainsi d obtenir un tarif préférentiel sur les billets de train. d. Politique d achats, de choix des équipements et de prestations Notre traiteur AVENANCE s est engagé à composer des buffets avec au minimum 50% de produits biologiques et/ou équitables. Le reste des aliments était constitué de produits locaux de saison. Les excédents de sandwichs distribués lors des conférences ont été donnés à la Croix- Rouge Française qui tenait par ailleurs un stand d information sur le Forum. Des «sacs shopping» sous pochons en coton biologique ont été offerts aux participants. En plus de respecter des critères environnementaux et éthiques, ces accessoires promotionnels sont utiles et réutilisables. Par ailleurs, leur production a été limitée au strict nécessaire puisque sur les 600 sacs commandés, 550 ont été distribués. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 9
Trois entreprises nous ont laissé leurs objets promotionnels à l issu de la manifestation. Ces objets ont été transmis à l association partenaire VIA SAHEL qui vient en aide au peuple DOGON vivant dans le sud du Mali. Ces stylos et blocs notes serviront de fournitures scolaires aux élèves des écoles de Youdiou. e. Maîtrise des consommations et gestion des déchets L énergie utilisée dans les locaux constitue la 2 ème source d émission de la Semaine Entreprises 2010 avec 22,1% des émissions totales de CO 2. Afin d assurer une bonne gestion des déchets nous avons mis à la disposition des standistes et exposants des bennes vertes pour les verres, jaunes pour les déchets valorisables, noires pour les déchets ultimes, ainsi que des poubelles pour le tri sélectif du papier. Ces poubelles, bien visibles de part leurs tailles et couleurs, étaient placées de manière stratégique dans les couloirs du Campus. f. Communication éco-responsable Nous avons limité le nombre d impressions au strict nécessaire. Les exemplaires restants seront mis à la disposition des étudiants et partenaires du Groupe au cours de l année 2010. L ajustement du nombre d exemplaires nécessaires a été rendu possible grâce à un suivi rigoureux des quantités d une année sur l autre. Afin de sensibiliser et communiquer sur notre engagement, nous avons mis en avant l écoconception de nos documents. Ainsi, la déclaration environnementale suivante a été insérée en 2 ème de couverture du Guide du Forum : Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 10
Afin d encourager les étudiants à se rendre sur le site Internet de la Semaine Entreprises, mis à jour régulièrement et comportant une rubrique éco-responsabilité, nous avons déployé une campagne de communication utilisant des outils innovants tels que le «flashcode». La photographie d un «flashcode» avec un téléphone portable permet de se connecter directement à un Site Internet. Cet outil, qui a permis d augmenter la fréquentation du Site Internet, a également participé au processus de dématérialisation dans lequel nous nous sommes engagés. Le bilan d éco-responsabilité de l évènement est aussi téléchargeable via le site Internet de l évènement. III. OPPORTUNITES D AMELIORATION POUR LES PROCHAINES SEMAINES ENTREPRISES Les opportunités d amélioration afin de réduire les émissions pour les prochaines Semaines Entreprises doivent principalement porter sur les postes les plus émetteurs de CO 2 et pour lesquels Reims Management School possède des leviers d action, à savoir le transport/hébergement et l énergie des locaux. La réduction des émissions liées à ces 2 principaux postes aura ainsi un impact significatif sur les émissions totales. Toutefois, des pistes d amélioration plus symboliques peuvent également être envisagées concernant les autres postes d émissions. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 11
Sensibilisation à l environnement Renforcer la formation des étudiants «parrains des entreprises» pour qu ils se sentent encore davantage investis d une mission d éco-responsabilité vis-à-vis des exposants. Proposer un résumé des conférences en ligne, sur le site Internet de la manifestation. En plus de l espace «info environnement», mettre en place une «brigade verte», constituée d étudiants, qui sensibilise les entreprises directement sur leur stand. Politique d achats, de choix des équipements et de prestations Augmenter la part de produits biologiques et/ou équitables de nos buffets, et faire en sorte que les autres produits que nous proposons soient exclusivement de saison et d origine locale. En effet, ces aliments sont en moyenne de 30 à 40% moins émissifs que les aliments de l industrie agroalimentaire. Au delà de sélectionner des accessoires promotionnels en fonction de critères environnementaux et éthiques, il serait souhaitable de continuer à privilégier des cadeaux utiles, réutilisables et sans piles. Transport et hébergement éco-responsables Maîtrise des consommations et gestion des déchets Limiter le nombre de tirages et réajuster en fonction du suivi des quantités réalisé cette année. Mettre en place des poubelles de tri dans chaque salle. Obtenir davantage d indicateurs sur la consommation d énergie et la gestion des déchets. Exemples : Estimation des économies (de déchets, d eau, d énergie) réalisées, Quantité de déchets produits (kg/personne), taux de valorisation (%), quantité d énergie et d eau consommée (/personne). A noter que ces éléments sont difficiles à déterminer car durant l évènement, le Campus continue à tourner, indépendamment de la Semaine Entreprises. Communication éco-responsable Editer et diffuser le Guide de la Semaine Entreprises en plusieurs volumes. Continuer à privilégier le support informatique et aller encore plus loin (exemple : application pour I-Phone). Utiliser du papier recyclé. Procéder à une évaluation du volet écoresponsable de la manifestation en réalisant une enquête de satisfaction auprès des participants et collecter leurs éventuels commentaires et idées d amélioration. Communiquer en amont, au moment où les participants choisissent leur mode de transport, sur la volonté de RMS de diminuer les émissions de gaz à effet de serre de la Semaine Entreprises par rapport à l édition précédente et les inciter à utiliser les moyens de transport les moins émissifs. Exemple de message à diffuser : «L année dernière, 19 tonnes de CO 2 ont été émis en lien avec l utilisation de la voiture. Cette année, si tous les participants remplacent la voiture par les transports en commun, cela permettrait de diviser ces émissions par 60». Cette communication permettrait peut-être d influer sur le choix de leur mode de transport afin qu elles participent au succès de la démarche. Mettre plus en avant le partenariat établi avec la SNCF afin que les entreprises utilisent davantage les fichets congrès donnant droit à réduction. Inciter les participants à passer du taxi à la navette mise en place par l école pour relier Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 12
les gares de Reims et le Campus de RMS. En effet, le taux de fréquentation de la navette reste bas. Estimer le nombre de participants par voiture (taux de remplissage dans le cadre du covoiturage). Généraliser l usage de la visio-conférence qui permet de substituer les déplacements lointains en avion qui ont constitués cette année le 2ème poste des émissions liées aux transports avec 42,1%. Choisir l hébergement offert aux participants en fonction des actions écoresponsables mises en place par les hôteliers (privilégier les hôtels labélisés). IV. CONCLUSION Avec comme objectif de perpétuer et faire progresser son engagement dans le développement durable initié dès 2003, Reims Management School a pris l engagement, à partir de cette édition et pour les prochaines, de faire de sa Semaine Entreprises un évènement respectueux de l environnement et socialement responsable. Cette première édition éco-conçue fut un succès, notamment grâce à la diversité et à la pertinence des actions mises en place couvrant toutes les facettes du développement durable. RMS a également fait en sorte d intégrer l ensemble de ses parties prenantes à la démarche (aux premiers rangs desquels les étudiants et les entreprises partenaires) afin que tous s engagent à agir pour alléger l empreinte écologique de l évènement. Cette démarche d amélioration continue, qui s inscrit sur le long terme, vise à réduire au maximum les émissions de gaz à effet de serre à la source, au moment de la planification de l organisation de la manifestation. Cette année, suite à l établissement du bilan environnemental de la manifestation, RMS a décidé de réaliser une compensation carbone de 58 tonnes équivalent CO 2 au travers le parrainage d une colonie de 80 000 abeilles. Le CO 2 est un des principaux gaz à effet de serre dont l accumulation contribue au dérèglement climatique. Par ailleurs, le dérèglement climatique est en partie responsable de la disparition progressive des abeilles. Afin de compenser les effets négatifs des émissions de la Semaine Entreprises 2010 sur la population d abeilles, RMS a donc décidé de parrainer 2 ruches qui porteront les couleurs de RMS. Les pots de miel, fruits du travail des abeilles durant l année, serviront ensuite d outils pour sensibiliser les partenaires de RMS à la protection de la nature et à sa biodiversité. Toutefois, conscients que la compensation ne vient pas en substitution de la réduction, nous poursuivrons nos efforts, notamment en matière de sensibilisation aux enjeux environnementaux, pour limiter les émissions de la Semaine Entreprises 2011. Merci de n imprimer ce document que si nécessaire 13