P2C04 La gestion des absences : Conge s paye s et maladie

P2C04 La gestion des absences : Conge s paye s et maladie I. Collecte et analyse des absences A. Généralités - Les jours fériés : à part le 1 er mai (non travaillé et payé), les autres jours fériés sont gérés par les conventions et accords collectifs. - Les jours ouvrables et ouvrés : - Horaire collectif et horaire individualisé : Faire attention aux horaires particuliers et aux temps partiels. B. Les motifs d absence Voir document 1 II. Le calcul de retenues pour absence Voir document 2 A. Les calculs avec un temps de travail mensuel réel (Recommandé) Application : M. BTS a été absent 1 jours (7 heures) au mois de septembre (21 jours ouvrés). Son salaire brut est de 2 000. Calculer en heures réelles puis en jours réels le montant de la retenue. C. Brunnarius BTS CGO 1

B. Les calculs avec temps de travail mensuel forfaitaire Application : Reprise M. BTS. Calculs avec les forfaits suivants : Heures forfaitaires : 151,67 h ; Jours ouvrés puis ouvrables forfaitaires : 22 jours et 26 jours ; Durée en jours calendaires : 30 jours. C. Synthèse sur le calcul de retenues pour absence Synthèse sur le calcul des absences C. Brunnarius BTS CGO 2

Synthèse sur le calcul des absences - SUITE III. Les congés payés A. L acquisition des droits - La période de calcul des congés va du 1 er juin au 31 mai (sauf dispositions conventionnelles différentes). - Les droits aux congés s ouvrent dès le premier jour de travail (Article 50 de la Loi n 2012-387). - 2,5 jours ouvrables de congé sont acquis par mois avec un maximum de 30 jours sur un an. (sauf dispositions conventionnelles plus favorables) soit 2,0833 jours ouvrés par mois (25 jours ouvrés par an). - L absence pour maladie, grève et chômage n entrent pas dans le calcul des congés payés. - Selon la loi, le calcul des droits s effectue en jours ouvrables (en jours ouvrés dans certaines entreprises). Application : Bob a été embauché le 1 er octobre 2015 et Germaine le 19 octobre 2015. Déterminer le nombre de jours de congés acquis au 31 mai 2015 pour ces deux salariés. octobre 2015 l m m j v s d 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 C. Brunnarius BTS CGO 3

Synthèse : Acquisition des jours de congés payés B. La prise de congé Congé principal (période d été du 1 er mai au 31 octobre) : 4 semaines maximum (ou 24 jours ouvrables). Si le salarié prend 3 à 5 jours ouvrables de congé en dehors de la période d été (hors 5 ème semaine), il a droit à 1 jour de congé supplémentaire. S il prend plus de 6 jours, il a droit à 2 jours en plus. IMPORTANT : Les congés acquis pendant la période de référence ne pourront être pris qu à partir du 1 er juin de la période de référence suivante. Application : Bob a été embauché le 1 er septembre 2015 et souhaite prendre 1 semaine de congés payés en décembre 2015. Bob peut-il prendre ses congés payés en décembre? À partir de quelle date pourra-t-il prendre les congés acquis? Combien de jours de congés payés aura-t-il acquis à la fin de la période de référence? Synthèse : Prise des jours de congés C. Brunnarius BTS CGO 4

C. La rémunération des congés payés Voir document 3 Principe : 1. La méthode du maintien de salaire Application : Un salarié prend 2 semaines de congés soit 12 jours ouvrables ou 10 jours ouvrés au mois de septembre (26 jours ouvrables 22 jours ouvrés). Il travaille 7 heures par jour et a un salaire de base de 2 000. L entreprise calcule les retenues pour absences en jours ouvrés réels. Calculer le montant de la retenue pour absence et l indemnité de CP. Principe : 2. La méthode du dixième Rémunérations à prendre en compte : Rémunérations exclues : C. Brunnarius BTS CGO 5

Application 1 : Un salarié prend 2 semaines de congés payés (soit 12 jours ouvrables) en septembre (26 jours ouvrables). Durant la période de référence, il a eu une rémunération de base mensuelle de 2 000, a perçu 700 d heures supplémentaires sur l ensemble de la période et a reçu une prime de 13 ème mois de 2 000. L entreprise calcule les absences en jours ouvrés réels (10 jours ouvrés sur un mois de 22 jours ouvrés). Calculer le montant de l indemnité de congés payés Application 2 : Un salarié est embauché le 1 er janvier N. Il prend 6 jours ouvrables de congés en juin N. Son salaire mensuel de base est de 2 300. Ce salarié a eu une absence non rémunérée de 8 jours ouvrables (sur 26) en avril pour laquelle une retenue de 700 euros a été effectuée sur son salaire. Déterminer le nombre de jours de congés acquis. Calculer le montant de l indemnité de congés payés par la méthode du 10 ème. C. Brunnarius BTS CGO 6

Synthèse : Les 2 méthodes de calcul de la rémunération des congés payés Dans la pratique : On applique la méthode du maintien, puis on verse, éventuellement, la différence avec la méthode du 10 ème en fin de période de congé. IV. Les absences pour maladie A. L ouverture des droits à congés pour maladie Pour relever de la catégorie congés pour maladie, le salarié doit respecter plusieurs règles : - Avertir son employeur dans les 48 heures. - Donner un certificat médical accompagné d un arrêt de travail dans le délai prévu par les conventions collectives (en général dans les 2-3 jours). - Éventuellement, subir une contre-visite médicale. Le salarié qui ne respecte pas ses 2 règles (informations de l employeur ou remise du certificat médical) commet une faute pouvant motiver son licenciement. Le congé maladie entraîne la suspension du contrat de travail : - la période d absence ne génère pas de congés payés mais n influe pas sur le calcul de l ancienneté. - Le salarié est indemnisé par la sécurité sociale (B.) et par l employeur (C.). C. Brunnarius BTS CGO 7

B. Les indemnités versées par la Sécurité sociale L Indemnité Journalière de Sécurité Sociale (IJSS) est versée aux salariés qui ont travaillés pendant un certain temps avant la maladie (avoir travaillé au moins 150 h dans les 3 mois précédent ou avoir cotisé sur au moins 1015 fois le SMIC horaire dans les 6 mois civils précédents). Modalités de calcul : L IJSS est calculé sur les trois derniers mois de salaires et est égale à la moitié du «gain journalier de base». L indemnité est limité à 1,8 fois le SMIC (SMIC brut mensuel de 1 445,38 au 1 er janvier 2014 soit 42,77 par jours ou 0,5 x (3 x 2 601,68 / 91,25). L IJSS globale est versée en soustrayant 3 jours de délai de carence. IJSS = 0,5 x Montant des trois derniers salaires bruts antérieurs (1,8 fois le SMIC) 91,25 jours IJSS globale = IJSS x (Nombre de jour calendaire du congé 3 jours de délai de carence) Les IJSS ne sont pas soumises à cotisations sociales mais sont soumises : - à la CSG et la CRDS (6.2% + 0.5%). - à l impôt sur les revenus. Application 1 : Un salarié est absent du 15 septembre (inclus) au 25 septembre (inclus). Ses trois derniers salaires bruts mensuels ont été de 2 000, 2 200 et 2 100. Calculer le montant brut des IJSS (par jour et au total). Application 2 : Un salarié est absent du 12 octobre (inclus) au 19 octobre (inclus). Ses trois derniers salaires bruts mensuels ont été de 3 200, 3400 et 3 300. Calculer le montant brut des IJSS (par jour et au total). Calculer le montant total des IJSS nettes. C. Brunnarius BTS CGO 8

Synthèse : Calcul des IJSS C. L indemnisation complémentaire obligatoire versée par l employeur Voir document 4 1. Conditions d attribution 2. Calcul de l indemnité C. Brunnarius BTS CGO 9

Application 1 : Un salarié perçoit 2 000 brut par mois. Il a 4 ans d ancienneté. Il est malade du dimanche 11 octobre au vendredi 30 octobre inclus. L entreprise travaille du lundi au vendredi et utilise la méthode des jours ouvrés réels (voir calendrier ci-dessous). Le mois d octobre comprend 22 jours ouvrés. Calculer : Le montant de la retenue pour absence, le montant des IJSS et le montant de l indemnité employeur calculée et le salaire brut. D11 L12 M13 M14 J15 V16 S17 D18 L19 M20 M21 J22 V23 S24 D25 L26 M27 M28 J29 V30 C. Brunnarius BTS CGO 10

Synthèse : Calcul de l indemnisation complémentaire employeur Remarque : Des conventions collectives peuvent améliorer les règles de calculs. Par exemple : durée de carence inférieure, indemnisation à 100%, maintien du salaire net (Voir application partie D). Application 2 : Bob travaille depuis 2 ans dans la société BTS. Son salaire de base mensuel est de 2 500. Il est en arrêt maladie du lundi 17 novembre au dimanche 30 novembre inclus. L entreprise travaille du lundi au vendredi et utilise la méthode des jours ouvrés réels (voir calendrier ci-dessous). Le mois de novembre comprend 20 jours ouvrés. Calculer : Le montant de la retenue pour absence, le montant des IJSS, le montant de l indemnité employeur calculée et le salaire brut. D16 L17 M18 M19 J20 V21 S22 D23 L24 M25 M26 J27 V28 S29 D30 C. Brunnarius BTS CGO 11

D. La subrogation La subrogation est un mécanisme par lequel l employeur verse lui-même les IJSS qu il se fait rembourser après. La demande de subrogation est faite par l employeur, avec l accord du salarié, auprès du centre d assurance maladie de ce dernier. La subrogation permet aux salariés d être payés plus rapidement, mais entraîne un travail supplémentaire et une avance de trésorerie pour les entreprises. Application : Un salarié est en congé maladie du jeudi 1 er au 31 octobre inclus. Un accord collectif prévoit le maintien de 100% de la rémunération avec un délai de carence de 3 jours (comme pour la SS). Le salaire de base perçu est de 1 500. Le taux moyen de cotisation salariale (dont CSG et CRDS) est de 25%. Pour rappel, le taux de CSG et CRDS est de 6,7% sur les IJSS. L entreprise utilise la méthode des jours ouvrés. Calculer : le montant de la retenue pour absence, le montant des IJSS, le montant de l indemnité employeur et présenter le bulletin de salaire simplifié. Remarque : Normalement, la CSG et la CRDS se calculent sur 98,25% du brut. Mais, pour simplifier, on les incorpore dans le taux moyen de cotisations. Octobre l m m j v s d 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 C. Brunnarius BTS CGO 12

Synthèse sur la subrogation des IJSS E. Les problèmes liés au maintien du salaire Problème : Reprise de l application précédente mais avec le calcul du salaire net du salarié comme s il avait travaillé pendant octobre, mais en retirant 2 jours ouvrés (3 jours calendaires de carence). C. Brunnarius BTS CGO 13

Solution : Utiliser un logiciel de paye ou un tableur avec la valeur cible pour obtenir le résultat. Voir l exemple ci-dessous pour information. Salaire brut : 1 500 Retenues pour absence : - 1 500 Complément pour maintien 100% : X Valeur à rechercher Déduction des IJSS : - 665,75 Salaire brut d octobre : Y = 1 500 1 500 + X 665,75 Retenues sociales 25% : Z = Y x 0.25 = Salaire net : Y Z IJSS subrogées nettes de CSG et CRDS : 665,75 x 0,933 = + 621,15 Net à payer : Valeur cible 1 022,73 Avec la valeur cible, le montant de l indemnité complémentaire doit être de 1 201,20 Synthèse sur les types de jours à utiliser C. Brunnarius BTS CGO 14

DOCUMENTS P2C04 Document 1 : Exemples d absences (liste exhaustive consultable sur http://btscgo.perso.sfr.fr) Catégories Congés pour événements familiaux Congés pour convenance personnelle Congés liés à la santé Congés liés à la formation Congés liés aux activités de représentation du personnel Congés liés à la vie politique Congés liés aux activités judiciaires Congés liés à des activités d intérêt général et civiles Exemples Mariage, naissance, adoption, décès Création d entreprise, sabbatique Examens médicaux, cure Congé individuel de formation, bilan de compétences Formation des membres du CE, crédits d heures des représentants de personnel Mandats parlementaires, crédits d heures des adjoints au maire Formations des conseillers des prud hommes Congé pour catastrophe naturelle, réserviste militaire Document 2 : Extrait du Lamy social Article 986 - Abattement sur le salaire pour absences imputables au salarié. Sauf disposition légale, conventionnelle ou contractuelle maintenant le salaire (maladie, congés payés...) lorsque la prestation de travail n'est pas effectuée, la rémunération qui en est la contrepartie n'est pas due (Cass. Soc. 10 juin 2008. N 06 46. 000 P+B+R). L'employeur est donc, en principe, fondé à opérer une retenue sur le salaire. Il est tenu, à cet égard, au respect de l'égalité de traitement entre les salariés (arrêt précité ; voir n 937 et s.). a) Modalités de la retenue Pour les salariés payés à l'heure, l'absence se traduit par une réduction du nombre d'heures payées. Pour les salariés mensuels, la rémunération du mois considéré subit un abattement. Dans une réponse ministérielle, trois modes étaient proposés (Rép. min. JOANQ 25 oct 1982, p. 4415): - abattement de 1/30 par jour ouvrable ou non sur le salaire mensuel ; - abattement de 1/26 par jour ouvrable sur le salaire mensuel ; - retenue sur une base horaire des heures non travaillées. la base horaire étant constituée par le quotient du salaire mensuel sur le nombre d'heures moyen entrant dans la durée mensuelle du travail. Cette position a été en partie récusée par la Cour de cassation qui pose un principe de stricte proportionnalité de la retenue. Elle a considéré que si la mensualisation «a pour objet de garantir au salarié une rémunération mensuelle constante, la retenue par heure d'absence d'un salarié payé au mois doit être égale au quotient du salaire mensuel par le nombre d heures de travail dans l'entreprise pour le mois considéré» (Cass. soc. 11 févr 1982, n 80-40.359, Bull. civ V, p 65). Ainsi pour la détermination du salaire horaire qui sera retenu pour calculer l'abattement sur la rémunération mensuelle, doit-on rétablir le salaire horaire réel pour le mois considéré en fonction du nombre d'heures de travail qu'il comporte et non de la moyenne mensuelle. Ce salaire sera appliqué au nombre d'heures effectivement non travaillées (Cass. soc,, 20 janv. 1999, n 96-45.042). On aboutit donc à écarter tout calcul à partir d'éléments forfaitaires comme le préconisait le ministre du Travail. [ ] C. Brunnarius BTS CGO 15

Document 3 : Calcul de l indemnite de conge s paye s. Extrait du Cahier social n RF 1031 de la revue fiduciaire Deux méthodes : retenir la plus favorable.. 4041 L'indemnité de congés payés est égale (c. trav. art L. 3141-22) au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence (voir 4005), sans pouvoir être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler. L'employeur est tenu de retenir le mode de calcul le plus avantageux pour l'intéressé. Ce mode de calcul est d'ordre public (cass. soc. 26 mars 2002, n 99-46097 FD). [ ] Application de la règle du dixième.. > Salaire de référence 4042 Il est nécessaire de calculer tout d'abord le salaire de référence dans lequel tous les éléments ayant le caractère d'une rémunération (notamment, les majorations pour heures supplémentaires, les jours fériés payés, les indemnités de congés payés de l'année précédente, les primes de rendement, d'assiduité, d'ancienneté, de mission, de dépaysement, le salaire fictif correspondant aux absences assimilées à du travail effectif pour les congés payés, etc.) sont inclus. Les primes et gratifications ayant un caractère annuel et dont le montant n'est pas affecté par la mise en congé du salarié (ex. : la prime de 13e mois, les primes de bilan, de vacances) sont, en revanche exclues du salaire de référence. Il en est de même des sommes distribuées au titre de l'intéressement ou de la participation, les indemnités journalières de maladie, etc. Il est tenu compte des avantages accessoires et des prestations en nature, et pour une valeur équivalente, seulement si le salarié n'en bénéficie pas pendant la durée de son congé (c. trav. art. L. 3141-23). Bien sûr, des dispositions conventionnelles ou des usages peuvent se montrer plus avantageux. L'indemnité correspondant aux congés payés totaux du salarié est égale au 1/10 du salaire calculé sur la période de référence (pour les congés pris à compter du 1 er Mai 2012, il y a lieu de prendre en considération la rémunération acquise du 1 er juin 2011 au 31 mai 2012). Application de la règle du maintien du salaire 4046 L'indemnité est calculée à partir des éléments suivants - salaire proprement dit : on retient le salaire de la période précédant immédiatement le congé (c'est-à-dire, le mois précédent), éventuellement majoré s'il y a lieu du relèvement des salaires portant sur tout ou partie de la période du congé payé (par exemple, relèvement du SMIC pour les salariés concernés) ; - durée du travail : l'horaire retenu doit être celui de la période de congés payés, y compris les heures supplémentaires, mais sans tenir compte d'éventuels allongements exceptionnels de l'horaire intervenant du fait de départs en congé ; - compléments du salaire : les mêmes éléments que pour l'application de la règle du dixième sont à retenir (voir 4041). Comparaison des résultats 4047 La solution la plus favorable au salarié doit être retenue (c. trav. art. L. 3141-22). La comparaison doit se faire sur la base de l'indemnité totale, et non pour chaque fraction de congé. Ce n'est donc qu'au terme des cinq semaines de vacances qu'on peut vérifier quelle est la solution la plus favorable. En pratique, on peut, par exemple, maintenir la rémunération du salarié pendant la première fraction des congés (congé d'été) et procéder à la régularisation au moment de la prise de la cinquième semaine. [ ] C. Brunnarius BTS CGO 16

Document 4 : Maladie. Calcul de l indemnisation obligatoire de l employeur. Extrait du Cahier social n RF 1031 de la revue fiduciaire Maintien légal 4875 Conditions à remplir. Le salarié en arrêt maladie bénéficient, en complément des indemnités journalières de sécurité sociale, d'une indemnisation complémentaire légale à la charge de l'employeur dès lors qu il remplit plusieurs conditions (c. trav. art. L. 1226-1 et D. 1226-8) : - justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise, appréciée au premier jour de l'absence ; - avoir justifié son incapacité dans les 48 heures par l envoi du certificat médical à l employeur (voir 4853) ; - être pris en charge par la sécurité sociale et être soigné en France ou dans un État de l'union européenne ou partie à l'accord sur l'espace économique européen ; - se soumettre, le cas échéant, à une contre-visite médicale (voir 4900). Salariés exclus du bénéfice de cette indemnisation légale. Sont exclus de ce statut minimal de droit commun les travailleurs à domicile, les salariés saisonniers, les salariés intermittents et les salariés temporaires. [ ] 4876 Délai de carence. L indemnisation légale complémentaire est due à compter du 8 e jour d'absence pour maladie (jour ouvré ou non) (c. trav. art D. 1226-3). Le délai de carence de 7 jours se compte en jours calendaires. Ces dispositions s'appliquent sauf si le salarié bénéficie de dispositions conventionnelles plus favorables. [ ] 4877 Durée et montant de l'indemnisation. Les salariés ont droit à 90 % de leur salaire pendant 30 jours et aux 2/3 pendant les 30 jours suivants (c. trav. art D. 1226-1). Ces durées d'indemnisation sont augmentées de 10 jours par période de 5 ans d'ancienneté au-delà de la durée d'1 an d'ancienneté requise pour ouvrir droit à l'indemnisation, sans que chacun de ces temps d'indemnisation ne puisse dépasser 90 jours (c trav, art. D. 1226-2). L ancienneté est appréciée au premier jour de l absence (c.trav. art. D. 1226-8 ; cass.soc. 7 juillet 1993, n 90-40906, BC V n 198). Maintien conventionnel 4878 Règles plus favorables. Les conventions collectives de branche ou les accords collectifs d entreprise peuvent prévoir des règles plus favorables en matière d indemnisation complémentaire, tant du point de vue de l ancienneté requise que de la durée et du niveau du maintien de salaire. [ ] Rémunération prise en compte 4881 La rémunération à prendre en considération pour le calcul de l'indemnité complémentaire est celle correspondant à l'horaire pratiqué pendant l'absence du salarié dans l'établissement ou partie d'établissement. Toutefois, si l'horaire des salariés a été augmenté par suite de l'absence du salarié, cette augmentation n'est pas prise en considération pour la fixation de la rémunération (c. trav. art D. 1226-7). [ ] Tous les éléments de rémunérations sont à prendre en compte : prime d ancienneté, heures complémentaires ou supplémentaires habituelles, compléments de salaire versés régulièrement (ex : prime de nuit ; cass.soc. 13 mars 1991, n 87-45608 D). En revanche, les accessoires de salaire exclusivement liés à une condition de présence (ex : prime d assiduité ou remboursement pour frais professionnels) ne sont pas pris en compte. [ ] Déduction des indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) 4883 L indemnité complémentaire légale s entend déductyion faite des IJSS versées par la sécurité sociale et des indemnités versées par un organisme de prévoyance. [ ] L employeur déduit la totalité des IJSS, y compris celles versées pour des jours non ouvrables. [ ] C. Brunnarius BTS CGO 17