C a h i e r d e s C l a u s e s T e c h n i q u e s P a r t i c u l i è r e s Conception réalisation et impression Bulletin municipal Commune de Vieillevigne Commune de Vieillevigne BP 13 Place de la Mairie 44116 Vieillevigne Tel : 02.40.26.50.21 mairie@vieillevigne44.com Site internet : www.vieillevigne44.com Date et heure limite de réception des offres Vendredi 25 septembre 2015 à 12h00 Heures d ouverture au public de 9h à 12h30 et de 14h30 à 17h30 (fermé le mercredi matin et le vendredi à 16h30)
1- Contexte L'émergence du projet La commission Communication a été mise en place après les élections de mars 2014. Elle est composée de 10 élus. L adjointe à la communication a en charge l animation de la commission. Un agent des services de la mairie est chargé de faire le lien entre la commission et l imprimeur. Afin d'harmoniser les supports et de créer une identité forte à la Commune, un logo vient d être créé et une charte graphique adoptée. Le bulletin municipal diffusé à tous les habitants se positionne comme le support central. Un travail de refonte complète du bulletin municipal est donc nécessaire. 2- Productions : En tant que support central de communication, il est nécessaire de repenser dans son intégralité, le bulletin municipal. - Ligne rédactionnelle : bulletin de proximité, attractif et valorisant. - Rubriques à déterminer et identifier (ex : vie municipale, vie quotidienne, vie associative, vie sportive, vie pratique) - Nombre de pages fixe : de 16 à 20 pages - Publicité : 5 pages maximum à positionner en fin de bulletin. - Diffusion : distribution à tous les habitants et entreprises de la Commune par des agents de la commune - Tirage actuel : 18 000 exemplaires / an - Lancement : Janvier 2016 - Périodicité : 1 numéro mensuel sur 10 mois - Impression quadrichromie En option : proposer pour une parution bimestrielle d un bulletin de 24 à 28 pages incluant 5 pages de publicité L'agence de communication sélectionnée devra être en mesure de produire la plupart des autres supports de communication de la Commune pour les 3 ans à venir (plaquettes nouveaux arrivants, etc ) Elle doit apporter une plus-value en termes de conseil et de créativité. 3- Cibles : Les différents publics de la Commune: habitants, entreprises, élus, associations culturelles et sportives, jeunes,
4- Contraintes : - Utilisation du logotype la Commune et de la charte graphique. - Le bulletin devra pouvoir être inséré dans une enveloppe A4. - Le bulletin sera imprimé en quadrichromie. - L'agence retenue prendra en charge les relations avec l imprimeur et devra pouvoir proposer des prestataires répondant aux exigences de la commune en termes de prix et de qualité. - Etre en capacité de proposer une régie publicitaire (en interne ou externaliser). 5- Durée du contrat : Un contrat sera signé entre l'agence de communication retenue et la Commune de Vieillevigne pour une durée de 3 ans. 6- Budget : A titre indicatif, le budget prévu pour la conception du bulletin serait de l'ordre de 10 000. Description des lots Le bulletin municipal est édité 10 fois par an par la commune de Vieillevigne (pas de publication sur la période estivale). Une option est demandée pour une publication tous les deux mois du bulletin. Le nombre de pages serait alors 24 à 28 pages. La conception et l'impression de chaque numéro du bulletin sont facturées conformément au montant unitaire inscrit dans l'acte d'engagement. Le titulaire du marché remet sa facture après livraison des bulletins en mairie. Le descriptif souhaité principalement est : Un bulletin contenant 16 à 20 pages au format 21 X 29,7 cm, en couleur, quadrichromie rectoverso. Dont 5 pages de publicité insérées obligatoirement en dernière page Le nombre de pages peut varier selon le bulletin sans dépasser 20 pages. L'impression souhaitée se fera de préférence sur papier satiné demi-mat (avec le label PEFC) 90 gr, avec façonnage et piqûre 2 points métal. La page de couverture devra faire l objet d un grammage adapté Tirage moyen : 1 800 exemplaires par numéro.
Lot 1 graphisme et conception du bulletin Le candidat sera en charge : - de la conception graphique du bulletin municipal, - du suivi de l'impression auprès de l'imprimeur, Le titulaire du marché de conception est tenu de s assurer de la bonne réalisation de l impression dans le respect des conditions du marché précité. - de la gestion de la publicité dans le bulletin, - de la lecture attentive de tous les articles pour une vérification de l'orthographe, la grammaire et la syntaxe. La commune transmet au prestataire l'ensemble des documents nécessaires à l'édition du bulletin. Cet envoi revêt la forme d'un fichier unique accompagné des photos et illustrations. Le prestataire assure le traitement et la mise en forme des images numériques. Le prestataire vérifie l'orthographe et classe les articles par thème selon une répartition thématique récurrente dans le bulletin. Pour chaque numéro, la commune choisit un thème et des photos pour la page de couverture Le graphisme et la composition du bulletin doivent le rendre attractif, d'une lecture aisée et agréable. Pour chaque numéro, le prestataire remet à la commune un nombre de bon à tirer en couleur. Le nombre de bon à tirer sera défini avec le prestataire. Le titulaire du marché fournit chaque bulletin municipal sous forme d'un fichier informatique permettant une consultation dématérialisée du bulletin sur le site internet de la commune de Vieillevigne. La publicité dans le bulletin Le titulaire du marché verse, à chaque parution de bulletin, une participation financière au titre de la publicité dont le montant est fixé dans l'acte d'engagement. Le prestataire se charge de prospecter les annonceurs intéressés par la parution d'une publicité dans le bulletin. La publicité dans le bulletin de la commune est réservée aux commerçants et artisans de la commune sauf dérogation accordée par la commune. La commune se réserve un droit de regard sur l'identité des annonceurs publicitaires qui souhaiteraient paraître dans le bulletin. A cet effet, le titulaire fournira à la commune la liste des annonceurs pressentis avant chaque édition. Le bulletin municipal consacrera 5 pages maximum à la publicité. Le prestataire, aux vues des éléments fournies dans l annexe 2 contrat de régie, fait une proposition chiffrée de sa participation financière dans l acte d engagement.
Lot 2 impression du bulletin municipal Lorsque le bon à tirer est validé, le titulaire du marché de conception transfère le fichier à l'imprimeur qui est chargé d'imprimer les 1800 exemplaires dans le délai fixé dans le planning. Le titulaire du lot 2 : impression se charge d'imprimer les bulletins et de les livrer en mairie afin qu'ils soient distribués par du personnel municipal dans le respect du planning établi. 7- Contenu et jugement de l'offre Votre offre devra contenir Une note expliquant la méthode de travail envisagé et l'esprit global de la démarche (3 pages maximum), Une présentation de vos références en matière de création et de conseil en communication (maximum 1 page) Une présentation de l'équipe qui prendra en charge la création et la réalisation des supports de communication (maximum 1 page) Les bordereaux de prix joint en annexe détaillant les coûts de création et de mise en page du bulletin et le coût d'impression du bulletin (18 000 exemplaires, 16 à 20 pages quadri), Les modalités de la régie publicitaire et les méthodes proposées pour assurer la transparence de l information auprès de la collectivité. Une pré-maquette du bulletin municipal en quadri respectant la charte graphique et le logo joint en annexe avec au minimum : Un modèle de page de couverture, Une double page-type rubrique Actualités avec photos Un rétroplanning type pour un bulletin distribué le 03 de chaque mois
Critères de sélection : Le choix de l offre est fondé sur l offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération exprimé sous forme de points. Nombre de points Critères Lot1 Graphisme et conception du bulletin Lot 2 Impression Coût de la prestation 40 40 Régie publicitaire 10 Caractère innovant 10 Qualité des pré-maquettes fournie 15 Délai d exécution/réactivité 15 20 délai de livraison / réactivité 20 Références 10 10 Démarche environnementale / Titulaire du label 10 Imprim vert ou autres Total 100 100 8- Délais : Remise de votre offre : 25 septembre 2015 à 12h La collectivité se réserve la possibilité de négocier avec les 3 premiers candidats retenus. La date retenue pour les auditions est le vendredi 09 octobre 2015 après-midi.
ANNEXES Annexe 1 : Logo et charte graphique de la Commune de Vieillevigne contrat de régie