PROVINCE DE QUÉBEC CANTON D'ORFORD COMTÉ D'ORFORD SÉANCE ORDINAIRE DU 11 JANVIER 2010 Le lundi 11 janvier 2010, séance ordinaire du conseil municipal du Canton d'orford, tenue à la mairie à 19 h sous la présidence de M. le maire, Pierre Bastien. Présences : Les conseillères Cécile Messier, Josiane Dupré, Denyse Donahue et les conseillers Marc-Gilles Bigué et Christian Girouard - M me Danielle Gilbert, directrice générale - M e Brigitte Boisvert, greffière Absence : Le conseiller Jean-Guy Beaulieu M. le maire, Pierre Bastien constate qu'il y a quorum et déclare la séance ouverte. 1
01-01-2010 Approbation de l'ordre du jour 1. Moment de recueillement 2. Approbation de l'ordre du jour 3. Approbation des procès-verbaux de la séance ordinaire du 7 décembre et des séances extraordinaires du 14 décembre 2009-18 h 45 et 19 h 4. Dépôt de différents documents 4.1 Situation budgétaire cumulative au 31 décembre 2009; 4.2 Liste des comptes à payer en date du 31 décembre 2009; 4.3 Liste des comptes à payer en date du 11 janvier 2010; 4.4 Dépenses des fonctionnaires ou employés, conformément au Règlement numéro 821, pour le mois de décembre 2009; 5. Réponses aux questions du public de la dernière séance ordinaire 6. Période de parole réservée au public 7. Approbation des comptes à payer en date du 31 décembre 2009 et du 11 janvier 2010 8. Contributions aux organismes pour l année 2010 9. Autorisation de signature de l avenant n o 3 à l entente intermunicipale concernant les services de police 10. Conclusion d un contrat de service avec la firme «Infotech (2547-0857 Québec inc.)» pour l exploitation du logiciel SYGEM pour l année 2010 11. Contrat de suivi de l installation septique à la caserne d incendie située dans le secteur nord de la municipalité 12. Mandat aux notaires «Gérin, Pomerleau, Couture, s.e.n.c.» afin de rédiger et de publier des actes de servitude sur les lots 3 786 115, 3 786 116, 3 786 122, 3 786 123, 3 786 098 et 3 786 106 13. Acquisition des lots numéros 3 785 811 et 3 961 236 (rue de la Crête) appartenant à la compagnie «Aménagement L.N.N. inc.» 14. Réclamation pour dommages au véhicule appartenant à «M me Denyse Brault» suite à une chute d une branche (26, rue des Mélèzes) 15. Affectations à la réserve financière (eaux usées) pour l année 2009 16. Demande de transfert d une partie des revenus de la taxe fédérale d accise sur l essence et de la contribution du Gouvernement du Québec, ainsi que la programmation des travaux à réaliser 2006-2009 - modifications 2
17. Transmission des sommes perçues au titre de taxe municipale 9-1-1 à la centrale d urgence de la ville de Lévis 18. Avis de motion - Règlement numéro 852 sur la régie interne des séances du conseil de la municipalité du Canton d Orford et abrogeant le Règlement numéro 798 19. Autorisation de signer une entente pour l installation d une borne sèche au 340, chemin Simoneau 20. Correspondance s il y a lieu 21. Période de questions à objet limité réservée au public 22. Levée de la séance Cécile Messier D'approuver l'ordre du jour présenté par M. le maire, Pierre Bastien. Adopté à l'unanimité 3
02-01-2010 Approbation des procès-verbaux de la séance ordinaire du 7 décembre et des séances extraordinaires du 14 décembre 2009-18 h 45 et 19 h Denyse Donahue D approuver les procès-verbaux de la séance ordinaire du 7 décembre et des séances extraordinaires du 14 décembre 2009 rédigés par la greffière. 4
Dépôt de différents documents : Situation budgétaire cumulative au 31 décembre 2009; Liste des comptes à payer en date du 31 décembre 2009; Liste des comptes à payer en date du 11 janvier 2010; Dépenses des fonctionnaires ou employés, conformément au Règlement numéro 821 pour le mois de décembre 2009; 5
Présences dans la salle : 26 personnes Réponses aux questions du public de la dernière séance ordinaire Période de parole réservée au public Le maire et les conseillers répondent aux questions des personnes présentes. 6
03-01-2010 Approbation des comptes à payer en date du 31 décembre 2009 et du 11 janvier 2010 l article 204 du Code municipal du Québec, relatif au paiement des dépenses de la municipalité; Christian Girouard D approuver la liste des comptes à payer au montant de 486 919,86 $, en date du 31 décembre 2009 et au montant de 247 362,00 $ en date du 11 janvier 2010. D autoriser la trésorière à effectuer le paiement de ces comptes. 7
04-01-2010 Contributions aux organismes pour l année 2010 la municipalité prévoit contribuer aux besoins de différents organismes en tenant compte de la Politique de financement adoptée à cette fin en octobre 2008; neuf (9) organisations ont présenté des demandes devant obtenir réponse pour janvier 2010; le conseil est en mesure de contribuer, en respect du budget établi pour l année 2010, à certains projets suite à l étude faite de ceux-ci; le conseil a autorisé, dès le 14 décembre dernier, la contribution au projet du Trolley Magog-Orford; Josiane Dupré De confirmer les contributions suivantes pour les organisations et les projets décrits comme suit : Club de ski de fond Mont-Orford sport et loisir 500 $ Ville de Magog Fête des Neiges 250 $ Han-Droits fonctionnement général 200 $ D informer l organisme Association des riverains de la Chaîne-des-Lacs que la demande de contribution n est pas retenue ou devra faire l objet d une révision des projets soumis en tenant compte de la problématique du niveau d eau actuellement à l étude. D informer les organismes Memphrémagog Conservation inc., Fondation du Cégep de Sherbrooke, Diabète Estrie et Jeunesse j écoute que leurs demandes ne sont pas retenues en 2010. D autoriser les contributions accordées à être puisées à même le fonds général. 8
05-01-2010 Autorisation de signature de l avenant n o 3 à l entente intermunicipale concernant les services de police les quatre (4) municipalités, membres de la Régie de police de Memphrémagog, ont modifié la formation du conseil d administration laquelle est concrétisée par l avenant n o 3; Christian Girouard Que la municipalité du Canton d Orford approuve le contenu de l avenant n o intermunicipale concernant les services de police. 3 à l entente D autoriser le maire ou, en son absence, le maire suppléant et la greffière à signer ledit avenant. 9
06-01-2010 Conclusion d un contrat de service avec la firme «Infotech (2547-0857 Québec inc.)» pour l exploitation du logiciel SYGEM pour l année 2010 Considérant la municipalité utilise le logiciel SYGEM pour les opérations comptables et les permis; ce logiciel a été conçu par la firme Infotech (2547-0857 Québec inc.); cette firme assure à ses clients un service d assistance pour l exploitation conforme, adéquate et continue de ces logiciels par la conclusion d un contrat à cette fin; les recommandations de la directrice générale; Cécile Messier De conclure un contrat de service de support à l utilisation des logiciels SYGEM avec la firme Infotech (2547-0857 Québec inc.) pour la période du 1 er janvier 2010 au 31 décembre 2010. À cette fin, le conseil autorise une dépense au montant de 9 990 $ pour le contrat de base et autorise un montant supplémentaire de 1 129 $ pour l utilisation des services non inclus au contrat en respect des taux et la tarification en vigueur. Cette enveloppe sera supervisée par la trésorière. Les montants seront puisés à même le fonds général. Les modalités du contrat étant plus amplement détaillées au document «Contrat de service» qui est conservé dans les archives de la municipalité. D autoriser le maire ou, en son absence, le maire suppléant et la directrice générale à signer tout document relatif à la présente. 10
07-01-2010 Contrat de suivi de l installation septique à la caserne d incendie située dans le secteur nord de la municipalité Considérant qu la municipalité a fait installer un système septique de type Enviro-Septic pour le traitement des eaux usées à la caserne incendie du secteur nord et du parc de la Sucrerie; un contrat de suivi doit être signé avec la firme DBO Expert comme le prévoit le règlement provincial Règlement sur l évacuation et le traitement des eaux usées des résidences isolées (L.R.Q. chap. Q-2, r. 8); Marc-Gilles Bigué D autoriser le directeur du service de l urbanisme et de l environnement à signer pour et au nom de la municipalité le contrat de suivi lié à la garantie du système de type Enviro-Septic. Que les coûts de visite et d inspection relatifs à ce contrat de suivi soient de 75 $ annuellement, montant qui sera puisé à même le fonds général. 11
08-01-2010 Mandat aux notaires «Gérin, Pomerleau, Couture, s.e.n.c.» afin de rédiger et de publier des actes de servitude sur les lots 3 786 115, 3 786 116, 3 786 122, 3 786 123, 3 786 098 et 3 786 106 Considérant qu' la municipalité a procédé, lors de la construction de la rue de la Grande-Coulée, à des travaux d aménagement de décharge afin de permettre l écoulement des eaux de la rue; lesdites servitudes auront une largeur de trois (3) mètres à partir de la ligne mitoyenne de chacune des propriétés; pour cette raison, il est important que des actes de servitude soient accordées à la municipalité sur lesdits lots; il y aurait lieu de mandater les notaires Gérin, Pomerleau, Couture, s.e.n.c. afin de rédiger et de publier les actes de servitude sur les lots numéros 3 786 115, 3 786 116, 3 786 122, 3 786 123, 3 786 098 et 3786 106; Denyse Donahue De mandater les notaires Gérin, Pomerleau, Couture, s.e.n.c. afin de rédiger et de publier les actes de servitudes sur les lots numéros suivants : - 3 786 115 - Joanne Parent et Marc-André Mouton (3 m par 4,48 m); - 3 786 116-3 955 265 Canada inc. - Marko Savard (3 m par 43,80 m); - 3 786 122 et 3 786 123 - Immeubles Thibault enr. - Léon Thibault (3 m par 52,49 m et 3 m par 52,71 m); - 3 786 098 - Louis Dussault (3 m par 52,98 m); - 3 786 106 - Chantal Morisset et Daniel Goyette (3 m par 52,84 m). 12
À cette fin, le conseil autorise une dépense estimée à 2 750 $ qui sera puisée à même le fonds général. D autoriser le maire ou, en son absence, le maire suppléant et la greffière à signer tout document relatif à la présente. 13
09-01-2010 Acquisition des lots numéros 3 785 811 et 3 961 236 (rue de la Crête) appartenant à la compagnie «Aménagement L.N.N. inc.» la municipalité a autorisé des travaux d infrastructures publiques sur les lots numéros 3 785 811 et 3 961 236 (rue de la Crête); ces lots sont la propriété de la compagnie Aménagement L.N.N. inc. (M. Claude Langlois); la firme Teknika-HBA a fait parvenir à la municipalité l acceptation des travaux provisoires; les membres du conseil municipal jugent opportun d acquérir lesdit lots; Josiane Dupré D acquérir les lots numéros 3 785 811 et 3 961 236 (rue de la Crête) propriété de la compagnie Aménagement L.N.N. inc. pour la somme de 1,00 $. De mandater M e France Poulin, notaire afin de rédiger et de publier l acte de transfert de propriété. À cette fin le conseil autorise un budget maximal de 500 $, montant qui sera puisé à même le fonds général. D autoriser le maire ou, en son absence, le maire suppléant et la greffière à signer tout document relatif à la présente. 14
10-01-2010 Réclamation pour dommages au véhicule appartenant à «M me Denyse Brault» suite à une chute d une branche (26, rue des Mélèzes) M me Denyse Brault, par l entremise de sa compagnie d assurance La Capitale, assurances générales inc., a fait parvenir à la municipalité une réclamation au montant de 1 456,96 $ pour une branche d arbre se trouvant sur la propriété de la municipalité qui est tombée sur le véhicule de M me Brault au 26, rue des Mélèzes, le 30 octobre 2009; Marc-Gilles Bigué De transmettre aux assureurs La Capitale, assurances générales inc. un chèque au montant de 1 456,96 $ représentant le montant des dommages ainsi que la franchise pour les dommages occasionnés au véhicule de M me Denyse Brault par la chute d une branche d un arbre se trouvant sur la propriété de la municipalité (au 26, rue des Mélèzes) en règlement complet et final de la réclamation, montant qui sera puisé à même le fonds général. D obtenir de la compagnie La Capitale, assurances générales inc. une quittance à cet effet afin de clore ce dossier. 15
11-01-2010 Affectations à la réserve financière (eaux usées) pour l année 2009 Considérant qu suite à une entente avec l entrepreneur qui procède à la vidange des fosses septiques dans la municipalité, lesdites boues ont été vidées à l usine d épuration; un montant est alors chargé aux citoyens en lien avec cette opération; le total de ces montants est représenté comme montant supplémentaire au poste de revenu «Vidange de fosses septiques» et contribue à augmenter le montant de l excédent des revenus sur les charges de l année en cours; la compagnie Normand Brassard 2006 inc. a disposé à l usine d épuration les boues de fosses septiques provenant de résidences situées à l extérieur de la municipalité; ces revenus doivent être affectés à la réserve financière (eaux usées); ces montants sont cumulés afin de procéder, entre autres, à un nettoyage futur des étangs de l usine; Cécile Messier D autoriser la trésorière à affecter un montant de 4 089 $ et un montant de 59 741,50 $ à la réserve financière pour l usine d épuration (eaux usées). 16
12-01-2010 Demande de transfert d une partie des revenus de la taxe fédérale d accise sur l essence et de la contribution du Gouvernement du Québec, ainsi que la programmation des travaux à réaliser 2006-2009 - modifications la municipalité a établi une programmation des travaux en tenant compte de l ordre des priorités fixées par le Gouvernement et des préoccupations importantes de la municipalité du Canton d Orford reliées aux infrastructures et à l approvisionnement en eau potable, dont le contenu a été révisé par la résolution numéro 279-10-2009; les engagements financiers pris pour la réalisation des travaux inscrits à la programmation tenaient compte de la possibilité confirmée par le ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Organisation du territoire (MAM- ROT) de pouvoir engager les revenus à recevoir de la taxe fédérale d accise sur l essence pour la phase 2010-2013; la municipalité a autorisé des travaux excédentaires aux revenus provenant de la taxe fédérale d accise sur l essence pour la période 2006-2009 et que les sources de revenu doivent être confirmées au 31 décembre 2009; Denyse Donahue D approprier un montant de 19 828,10 $ du surplus accumulé de la municipalité pour justifier l excédent constaté aux dépenses payées au 31 décembre 2009 (590 959,10 $) par rapport aux revenus confirmés du programme de la taxe d accise pour la période 2006-2009 (571 131 $), lequel excédent pourra être admissible au programme de la taxe d accise pour la période 2010-2013 et permettre le renflouement du surplus approprié. 17
D inscrire à la programmation des travaux admissibles à la taxe fédérale d accise sur l essence pour la période 2010-2013 les projets engagés pour les montants suivants : projet d agrandissement du réservoir Montagnac 47 415,39 $; construction du puits d essai - lot 2 824 245 34 296,12 $; préparation du plan d intervention 2 804,75 $. Ainsi que le renflouement de l excédent de 19 828,10 $ assumé au 31 décembre 2009 par le surplus libre de la municipalité, dès confirmation de la fréquence des versements pour le programme 2010-2013. 18
13-01-2010 Transmission des sommes perçues au titre de taxe municipale 9-1-1 à la centrale d urgence de la ville de Lévis depuis le 1 er décembre 2009 le régime de financement du service 9-1-1, mis en place en 1995, a été remplacé par une taxe municipale sur le 9-1-1 qui s appliquera à tous les types de téléphonies (filaire, cellulaire, Internet, câble); cette nouvelle taxe sera perçue par le ministère du Revenu et remise à l Agence municipale de financement et de développement des centres d urgence 9-1-1 du Québec afin de permettre un meilleur financement du service 9-1-1; ces nouveaux revenus permettront aux centres de service 9-1-1 de respecter les nouvelles normes de service imposées par le nouveau Règlement sur les normes, les spécifications et les critères de qualité applicables aux centres d urgence 9-1-1 et à certains centres secondaires d appels d urgence; Cécile Messier Que la municipalité du Canton d Orford informe, l Agence municipale de financement et de développement des centres d urgence 9-1-1 du Québec, qu elle désire transmettre directement à la centrale 9-1-1 de la ville de Lévis les sommes perçues au titre de la taxe municipale 9-1-1. Que la municipalité du Canton d Orford autorise l Agence municipale de financement et de développement des centres d urgence 9-1-1 du Québec à remettre intégralement les sommes perçues à la centrale 9-1-1 de la ville de Lévis. 19
14-01-2010 Ouverture de la rue de la Crête (lots numéros 3 785 811 et 3 961 236) les lots numéros 3 785 811 et 3 961 236, étant la rue de la Crête, seront cédés à la municipalité par acte notarié; le conseil municipal désire ouvrir publiquement cette rue; le conseil municipal a le pouvoir d ouvrir une rue ou une partie de rue en respect des dispositions de la Loi sur les compétences municipales (article 4); Christian Girouard D ouvrir la rue de la Crête, désignée comme étant les lots numéros 3 785 811 et 3 961 236 au cadastre du Québec, comme rue publique le tout tel que plus amplement décrit au plan en annexe «A» des présentes. De modifier le tableau de l annexe «2» du Règlement numéro 505 en conséquence. 20
Avis de motion Avis de motion - Règlement numéro 852 sur la régie interne des séances du conseil Conformément à l article 445 du Code municipal du Québec, le conseiller Marc-Gilles Bigué donne avis de motion car, lors d une séance ultérieure, ce conseil prévoit adopter le Règlement numéro 852. Ce dernier a pour but de modifier le règlement actuel à l égard de la conduite des débats du conseil et pour le maintien de l ordre durant les séances. Par la même occasion, la greffière demande d être dispensée de la lecture de ce règlement, puisqu une copie de celui-ci a été remise à tous les membres du conseil. 21
15-01-2010 Autorisation de signer une entente pour l installation d une borne sèche au 340, chemin Simoneau Considérant qu la municipalité désire installer une borne sèche dans le secteur du chemin Simoneau devant être utilisée par le service des incendies lors d un sinistre; M. Pierre Rodier possède un étang artificiel pouvant accueillir ladite borne et qu il est favorable à son installation; une entente doit intervenir entre les parties; Marc-Gilles Bigué D autoriser le maire ou, en son absence, le maire suppléant et la greffière à signer l entente à intervenir avec M. Pierre Rodier. 22
Correspondance s'il y a lieu Période de questions à objet limité réservée au public 16-01-2010 Levée de la séance Marc-Gilles Bigué De lever la séance ordinaire. Il est 20 h 40. Adopté à l'unanimité Pierre Bastien maire M e Brigitte Boisvert greffière 23