FOND DE DEVELOPPEMENT Marche à Suivre pour la Demande en Ligne et Procédure du Rapport d Avancement
I. Introduction Les objectifs généraux du Fond de Développement de la FIVB sont de multiplier les opportunités et de soutenir le développement d actions de Fédérations Nationales, Confédérations y compris les Associations Zonales. Une considération spéciale est prévue pour les Fédérations Nationales de Volleyball catégories I et II, sans exclure les catégories III, IV and V. Aucun soutien est accordé pour une administration directe ou à des projets qui relèvent des programmes déjà existants financés par la FIVB. Le but est d aider à la mise en œuvre directe de nouveaux projets de développement qui sont susceptibles d améliorer la performance et la situation du Volleyball et du Beach Volleyball au niveau national, permettant aux Fédérations Nationales de développer et de croître grâce à une collaboration proche avec leurs parties prenantes locales, les agences gouvernementales et d autres organisations collaboratrices, privées ou gouvernementales. Les projets doivent démontrer qu ils ont les capacités administratives adéquates et réalistes, tant en termes de mis en œuvre que par l obtention de résultats mesurables. L allocation annuelle du Fond de Développement de la FIVB est décidée par le Président de la FIVB et le Conseil d Administration à la recommandation de la Commission de Développement de la FIVB. Les affaires sont gérées par le Département Technique et Développement de la FIVB. Les principaux objectifs du Fond de Développement de la FIVB sont: D assurer que l objectif général de la mission de la FIVB est atteint en termes d actions de développement, à savoir rehausser la promotion du Volleyball et du Beach Volleyball en faisant actions propres vers la durabilité future D aider à développer les Fédérations Nationales d une manière efficace au progrès avec leurs projets de développement et leurs futurs objectifs D allouer des fonds aux projets qui sont susceptibles d avoir un impact et montrer des résultats réels pour le sport et sa structure au niveau national D assurer la croissance des jeunes joueurs, des jeunes équipes et de l apparition du Volleyball dans les écoles autant au niveau national que régional De soutenir les Fédérations Nationales à développer des équipes nationales compétitives à travers des projets ciblés, du team building et des programmes d identification de talents D analyser et d appuyer des projets conjoints en collaboration avec des agences gouvernementales ainsi que d autres acteurs pertinents de la Fédération Nationale 2013 FIVB Département Technique & Développement 2
QUI PEUT BENEFICIER DU FOND DE DEVELPPEMENT DE LA FIVB Les Fédérations Nationales de Volleyball et les Confédérations y compris leurs Associations Zonales sont dans le droit de soumettre leurs demandes au Fond de Développement de la FIVB, à condition que la demande ait été approuvée par la Confédération Continentale concernée. Chaque Fédération Nationale de Volleyball qui soumet une demande doit être en règle avec sa Confédération et la FIVB. Chaque Fédération Nationale de Volleyball qui soumet une demande doit avoir un Secrétaire Général et un Conseil d Administration pleinement opérationnel. L Assemblée Générale doit avoir été effectuée au cours des deux dernières années. Chaque demande peut couvrir un seul projet, néanmoins plusieurs projets peuvent être reçus d une seule Fédération. La subvention du Fond de Développement est versée pendant la durée de vie du projet en ligne avec le contrat établi entre la FIVB et le parti concerné. Si un projet s étend sur plus d un an, l appui financier de la FIVB peut être accordé d année en année en fonction d un suivi rapproché par la Confédération respective et la FIVB. Le Département Technique & Développement de la FIVB va conserver des dossiers sur chaque projet et assurera le suivi conjointement avec le Département des Finances de la FIVB. La priorité sera donnée aux programmes de développement pour le Mass Volleyball et le Volleyball scolaire. Aucune aide financière ne sera accordée dans les cas suivants : - Construction d infrastructures, comme bureaux, salle de compétition, etc. - Coûts pour les équipes à la participation aux compétitions, sauf s ils sont considérés comme un projet éducatif/de développement et dans ce cas il peut être considéré en analyse au cas par cas - Voyages et indemnités journalières des fonctionnaires - Création d un Centre de Développement, néanmoins le matériel pour le fonctionnement du centre peut être octroyé - Les demandes de matériel sans aucun projet détaillé 2013 FIVB Département Technique & Développement 3
La Fédération Nationale doit présenter la demande et les documents justificatifs en ligne. La Fédération Nationale recevra ensuite une notification confirmant la soumission de la demande. La Confédération concernée recevra la demande via email et pourra faire ses remarques en ligne. Le Département Techique & Développement de la FIVB fera une évaluation globale, donnera son avis sur le projet et présentera la demande valable au Président de la FIVB et à la Commission de Développement. En cas de demande incomplète, le Département Technique & Developpement demandera une documentation améliorée avec un délai donné. Le Comité Directeur du Fond de Développement de la FIVB analysera les demandes présentées et rendra sa décision lors de la prochaine réunion. Le Département Technique & Développement de la FIVB informera les candidats sur la décision finale et préparera le suivi nécessaire du projet avec le Département des Finances de la FIVB. 2013 FIVB Département Technique & Développement 4
II. Accès au système à l adresse web suivante http://www.fivb.org/vis2009/ Entrez votre nom d utilisateur et mot de passe Option pour enregistrer le nom d utilisateur et mot de passe avec les cases appropriées Remember my user name et Remember my user name and password. En cas d oubli du mot de passe cliquez sur I forgot my password, saisissez votre nom d utilisateur ou adresse email et appuyez sur le bouton send my password. Possibilité de contacter le webmaster: Insérer les cases appropriées: Name: votre nom E-mail: votre adresse email Subject: le sujet Message: votre message 2013 FIVB Département Technique & Développement 5
III. Comment soumettre une demande pour un Projet de Développement Etape 1 - Aperçu Insérer le nom du Projet Starting date: Date de commencement du Projet Ending date: Date de finalisation du Projet Entrez l année courante dans la boîte Year Overview: Ecrivez le résumé général du Projet 2013 FIVB Département Technique & Développement 6
Etape 2 - Cadre Vision/Goal: Entrez le but principal du projet ; expliquez pourquoi ce projet a été choisi et les besoins que ce projet satisfait. Key objectives: Entrez 3-5 principaux objectifs qui seraient atteints par le projet. Partnerships: Entrez les autres acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet et comment ils contribuent au projet 2013 FIVB Département Technique & Développement 7
Etape 3 Etapes Principales Stakeholders Involved: Listez les acteurs impliqués Action plan: Que comptez-vous faire? Activités prévues / impliquées Methods: Moyens d atteindre vos objectifs Results: Les résultats attendus et les outils de mesure du succès 2013 FIVB Département Technique & Développement 8
Etape 4 Budget Budget: Expliquez brièvement la situation financière (dépenses et recettes) et fournissez les informations et précisions nécessaires. 2013 FIVB Département Technique & Développement 9
Etape 5 - Finance Finance: Insérez les informations relatives aux dépenses et revenus et précisez dans la case appropriée le montant prévu. Cliquez sur le bouton New Entrez la description Cliquez Insert pour insérer votre description 2013 FIVB Département Technique & Développement 10
Etape 6 - Annexes Appendixes: Possibilité de télécharger des documents supplémentaires Cliquez Upload Téléchargez le document Cliquez Insert Cliquez sur le bouton Upload pour télécharger votre document (PDF, World, Excel, etc.) Etape 7 Soumission Il n est pas obligatoire ni nécessaire de remplir toute la demande en une fois. Il est possible de sauvegarder votre travail après chaque mise à jour. Si vous n avez pas toutes les informations à la fois, vous avez la possibilité de revenir à votre compte et le mettre à jour. 2013 FIVB Département Technique & Développement 11
IV. Rapport d Avancement Chaque propriétaire de projet, Fédération Nationale ou Confédération, doivent soumettre leur rapport d avancement en ligne avec les conditions convenues dans leur contrat de projet. Cela exige que l intéressé accède au système FIVB en ligne http://www.fivb.org/vis2009/ pour informer sur les tâches réalisées avec le projet. Les procédures de connexion sont exactement les mêmes que lors de la soumission d une nouvelle application, c'est-à-dire le même nom d utilisateur et le même mot de passe sont valides. Il est nécessaire de souligner que le propriétaire de projet peut enregistrer le rapport en tout temps et peut le modifier au besoin, aidant chaque propriétaire de projet à s adapter à son propre calendrier et méthodes de travail. Les rapports d avancement sont obligatoires pour la continuité des projets et sans leur soumission, les propriétaires de projets sont à risque de manque de soutien accordé, ou même face au risque d annulation de projet. Il est nécessaire que ce rapport d avancement satisfasse les objectifs visés rapportant sur les principales questions ayant trait au projet, en considérant seulement les faits qui se rapportent directement à l avancement des projets, en évitant les répétitions et les commentaires généraux qui ne sont pas pertinents pour le projet. Le rapport d avancement devrait expliquer les principales actions entreprises, en particulier, le niveau de participation, par exemple combien d écoles et de régions on été visitées, combien d étudiants ont reçu des leçons et comment la situation s est améliorée par rapport aux périodes précédentes. Il est important de signaler durant quelle période les actions ont lieu, étant comparées au plan actuel. En général, les rapports d avancement reportent sur le travail prévu et le travail accompli, et donnent l opinion du propriétaire de projet sur la façon dont le projet est en développement. Par ailleurs, une explication sur les principales recettes et les dépenses doit être fournie, expliquant comment les fonds sont utilisés. Aux fins de clarté, il est nécessaire que chaque propriétaire de projet précise dans le rapport d avancement quels sont les documents d accompagnement fournis et que dans le modèle du rapport seul des chiffres consolidés pour les recettes et les dépenses soient utilisés. D autres documents de soutien qui ont trait à la performance financière du projet peuvent être téléchargés séparément. Chaque rapport d avancement et les informations fournies sont uniquement sous la responsabilité du propriétaire du projet, qui déclare également lors de la soumission du rapport que tous les documents sont corrects dans le contenu et les détails. Veuillez noter que la FIVB peut demander une copie des factures. 2013 FIVB Département Technique & Développement 12
Le rapport d avancement devrait faire rapport sur les points suivants : Synthèse générale du projet, les principales actions entreprises au cours de cette étape. Intervenants impliqués Niveaux de participation Implication des institutions d appui et des partenaires Médias et couverture de presse Commentaires reçus des participants Principaux résultats obtenus en comparaison avec la saison précédente Expériences positives et négatives Précisez si le projet a atteint les buts et les objectifs présentés dans la demande de projet (expliquer s il y à un nouveau développement ou écart) 2013 FIVB Département Technique & Développement 13
Etape 1 Rapport d avancement Accédez au système à l adresse suivante : http://www.fivb.org/vis2009/ Entrez votre nom d utilisateur et mot de passe Allez sur la section Progress Report et cliquez sur le bouton new 2013 FIVB Département Technique & Développement 14
Etape 2 Résumé Starting date: date de commencement du Projet Ending date: date de finalisation du Projet Cliquez sur le bouton Modify Entrez le résumé dans la section Summary Cliquez sur le bouton Save changes, pour sauvegarder les changements 2013 FIVB Département Technique & Développement 15
Etape 3 Expériences Cliquez sur le bouton Modify Entrez les informations dans la section Experiences Cliquez sur le bouton Save changes 2013 FIVB Département Technique & Développement 16
Etape 4 Principales réalisations Allez sur l onglet Main achievements Cliquez sur le bouton Modify Entrez les principales réalisations Cliquez sur le bouton Save changes pour sauvegarder 2013 FIVB Département Technique & Développement 17
Etape 5 Finance Allez sur l onglet Finance Cliquez sur le bouton Modify Entrez les informations concernant les finances Cliquez sur le bouton Save changes pour sauvegarder votre travail 2013 FIVB Département Technique & Développement 18
Etape 6 Annexes Appendixes: Possibilité de télécharger des documents supplémentaires Cliquez sur le bouton Modify Cliquez sur le bouton Upload pour télécharger votre document Téléchargez les documents (PDF, World, Excel, etc.) Cliquez sur le bouton Save changes pour enregistrer le tout 2013 FIVB Département Technique & Développement 19
Information financière, pertinente à la phase du projet : CHARGES (Veuillez lister les principaux éléments liés à votre projet) FRAIS 1. 2. 3. 4. 5. 6. MONTANT 7. 8. 9. 10. TOTAL REVENUS (Veuillez lister les principaux éléments liés à votre projet) REVENUS 1. 2. 3. 4. 5. 6. MONTANT 7. 8. 9. 10. TOTAL 2013 FIVB Département Technique & Développement 20