DovAdis Objet Rapprochement bancaire Métier Gérance Siège social SPI 1, rond-point du Flotis Bât IV 31 240 St Jean Facturation SPI ZAC du Parkway 5, rue des Tiredous 64 000 Pau Tél. 05 62 27 95 30 Fax. 05 62 27 95 41 SAS au capital de 15 550 euros 412 259 715 RCS Montpellier TVA FR57412259715
2 Sommaire I. Préambule... 4 A. Contexte... 4 B. Enjeux du rapprochement bancaire... 4 C. Objectif... 4 D. Activation... 4 E. Menu... 4 II. Sélection du/des comptes... 6 A. liste des comptes... 6 B. Le tableau... 6 C. Les fonctionnalités... 7 a) Filtre "Avec comptes soldé "... 7 b) Importation d un relevé... 7 c) Imprimer... 7 d) Historique rapprochement... 7 e) Etape suivante... 7 III. Rapprochement bancaire manuel... 8 A. Création d un rapprochement bancaire... 8 a) Numéro folio présent sur le relevé... 8 b) Libellé de pointage / Numéro de folio... 8 c) Le solde du dernier rapprochement... 9 d) Montant final du relevé bancaire... 9 e) Date de fin du relevé bancaire... 9 f) Valider... 9 B. L'écran de rapprochement manuel... 10 1. Les informations... 10 a) Ecriture jusqu au... 10 b) Solde du bordereau de banque... 10 c) Différence de rapprochement... 11 d) Libellé pointage / Numéro folio... 11 e) Afficher les écritures «non rapprochées»... 11 f) Afficher toutes les écritures... 11 g) Afficher les lignes rapprochées avec...... 11 h) Rapprochement semi-automatique... 11 i) Solde comptable (A)... 12 j) Solde des écritures non pointées (B)... 12 k) Solde des lignes de banques non comptabilisées et pointées (C)... 12 l) Solde des lignes de banques non comptabilisées et non pointées (D)... 12 m) Solde rapproché... 12 2. Les boutons... 12 a) Informations du rapprochement... 12 b) Actualiser... 12 c) Impression de travail... 12 d) Calculatrice... 13 e) Frais Bancaires... 13 f) Dépointage... 13 g) Saisie des lignes hors comptabilité... 13 h) Etape précédente... 13 i) Etape suivante (validation du rapprochement)... 13 3. La grille... 13 a) Date... 13 b) Numéro de chèque... 13 c) Libellé... 13 d) Addition... 14 e) Recette... 14 f) Dépense... 14 g) Date validation... 14
3 h) Pointage... 14 IV. Rapprochement automatique... 15 A. Importation d un relevé... 15 1. ouverture... 15 a) Nouveau rapprochement automatique... 15 b) Continuer un rapprochement automatique... 15 2. Sélection des pièces... 15 3. Paramètres de recherche... 16 4. Sélection du fichier bancaire... 16 5. Valider... 16 B. Traitement... 16 C. L'écran de rapprochement automatique... 17 1. Les zones... 17 a) Compte à afficher :... 17 b) Date de fin du relevé bancaire :... 17 c) Libellé de rapprochement / Numéro de folio :... 17 d) Solde de fin du relevé... 18 e) Différence de rapprochement... 18 f) Solde rapproché... 18 2. La grille... 18 a) Colonnes de la partie gauche (fichier bancaire)... 18 b) Colonnes de la partie droite (écritures comptables)... 18 c) Boutons de la grille... 18 3. Les boutons... 19 a) Corbeille... 19 b) Voir toutes les lignes... 19 c) Voir uniquement les lignes rapprochées... 19 d) Actualiser... 19 e) Imprimer le fichier :... 19 f) Impression de travail :... 19 g) Etape précédente... 19 h) Etape suivante... 19 D. Rapprochement avancé... 20 1. Informations d en-tête... 20 2. Correspondances multiples... 20 3. Sélection sur plusieurs écritures... 21 4. Saisie de lignes hors comptabilité... 21 5. Saisie de frais bancaires... 21 V. Validation du rapprochement bancaire... 22 VI. Historique des rapprochements bancaires... 23 A. Filtres... 23 B. Imprimer... 23 C. Dévalidation... 24 1. Dévalider uniquement... 24 2. Dévalider et supprimer le rapprochement des lignes... 24 VII. Frais bancaires... 25 1. Paramètres comptables... 25 2. Frais... 25 VIII. Saisie de lignes hors comptabilité... 27 A. saisie... 27 1. Ligne à créer sur ce rapprochement... 27 2. Ligne à créer sur un prochain rapprochement... 28 B. Suppression... 28
4 I. PREAMBULE A. CONTEXTE Le rapprochement bancaire est un contrôle réalisé par le comptable dans le but d'amener les comptes bancaires au plus proche de la réalité des relevés de comptes bancaires. La technique de l'état de rapprochement va permettre de justifier les différences entre le solde des comptes bancaires de la comptabilité (logiciel) et le solde des relevés de comptes de la banque. Le rapprochement bancaire consiste donc à associer (pointer) les opérations déjà enregistrées dans la comptabilité de la société et celles enregistrées à la banque afin de faire apparaître des écritures isolées, c'est-à-dire enregistrées uniquement par la banque ou par la comptabilité. B. ENJEUX DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire permet de détecter des erreurs lors des enregistrements comme un oubli ou des erreurs commises. En supprimant les différences entre le relevé et la comptabilité pour s'approcher de la réalité, il est possible de détecter : des oublis d'enregistrements, des agios, frais bancaires, que nous découvrons sur l'extrait de compte, des erreurs d'enregistrements comptables, des décalages de certaines opérations comptabilisées par l agence en premier et que la banque enregistre après, ou inversement. C. OBJECTIF Ce nouveau module, par rapport à l ancien, vous permet : De réaliser un rapprochement bancaire automatique par importation de relevé de compte De rechercher plus facilement des montants De saisir rapidement des frais bancaires De saisir des lignes hors comptabilité afin de pointer des éléments manquants D effectuer des rapprochements et de les poursuivre et valider à la fréquence que vous souhaitez, par exemple, un pointage journalier et une validation du rapprochement en fin de mois. D. ACTIVATION Jusqu en mars 2015 l activation se fait par le groupe «Rapprochement bancaire» des paramètres gérance Après cette date le module sera systématiquement activé et remplacera le rapprochement actuel. E. MENU Ce module est accessible par le menu DovAdis - Comptabilité Rapprochement Bancaire
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6 II. SELECTION DU/DES COMPTES A. LISTE DES COMPTES Cet écran affiche la liste de tous les comptes bancaires de votre société, s'ils sont associés à un journal de type «Trésorerie» avec un BIC-IBAN renseigné. Si certains de vos comptes n'apparaissent pas dans cette liste : Allez en Paramètres DovAdis / Dossiers comptables Ouvrez votre dossier comptable cliquez sur la loupe à côté du contact dans l'onglet "Synthèse comptable et bancaire" vérifiez que l'iban de votre compte de banque existe, sinon saisissez-le Allez dans le menu "DovAdis / Comptabilité Journaux" Ouvre le journal du compte qui n'apparaît pas en rapprochement sélectionnez l'iban lui correspondant B. LE TABLEAU Pour chaque compte bancaire, est affiché : Une colonne «Sélection» pour choisir le compte bancaire sur lequel le rapprochement doit être effectué.
7 Une colonne qui affiche un dossier quand un rapprochement bancaire est en cours (rapprochement créé mais non validé) Le libelle du compte banque associé à l IBAN Le numéro de compte comptable de classe 5 associé au RIB/IBAN L'IBAN du compte banque Le nom de la banque Le solde rapproché qui correspond à l addition de toutes les écritures rapprochées du compte banque à la date du dernier rapprochement validé La date de validation du «dernier rapprochement» Le numéro du rapprochement qui peut être le numéro folio du dernier rapprochement ou le dernier caractère de pointage (voir chapitres suivants) Toutes les colonnes peuvent être triées et/ou filtrées pour faciliter la recherche d un compte. C. LES FONCTIONNALITES Depuis cet écran, il est possible de faire : a) Filtre "Avec comptes soldé " Affiche les comptes bancaires avec un solde comptable à zéro. Par défaut, la case est non cochée pour n afficher que les comptes non soldés. b) Importation d un relevé Il permet d importer un relevé fourni par la banque qui contient toutes les opérations bancaires enregistrées par la banque pour faire un rapprochement automatique. Le bouton s active à condition d avoir sélectionné au moins un compte bancaire. Plusieurs formats de relevé bancaire à importer sont disponibles : Le Format TXT à la norme bancaire CFONB, (Fichier séquentiel de taille fixe). Le Format OFX «Open Financial Exchange», (Format de Microsoft Money) Le Format QIF «Quicken Interchange Format». c) Imprimer Cette fonction permet d éditer la liste des comptes bancaires affichés. d) Historique rapprochement Permet afficher la liste de tous les relevés validés pour le compte bancaire sélectionné. Le bouton s active à condition d avoir sélectionné au moins un compte bancaire. : Les rapprochements, faits avec l ancienne version, seront aussi consultables depuis ce bouton. e) Etape suivante Ce bouton permet de passer au rapprochement bancaire manuel du compte sélectionné. Il n est actif, que si et seulement si, un seul compte bancaire est sélectionné.
8 III. RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL Pour réaliser un rapprochement bancaire manuel la première étape consiste à créer le rapprochement pour saisir plusieurs informations indispensables à sa réalisation : Le montant final du relevé bancaire La date de fin du relevé bancaire Le libellé de pointage A. CREATION D UN RAPPROCHEMENT BANCAIRE Cette étape est obligatoire quand vous sélectionnez un compte pour lequel aucun rapprochement n est en cours. Il s agit d un compte pour lequel l icône n apparaît pas. Après avoir sélectionné le compte à rapprocher et cliqué sur «Etape suivante», un écran affiche ces informations : Les informations relatives à l utilisateur, à la date et heure de création du rapprochement sont affichées en haut à gauche de l écran ainsi que le poste sur lequel il a été créé. a) Numéro folio présent sur le relevé Si la case est cochée, la zone de saisie «libellé de pointage» devient «Numéro de Folio». Une fois la case cochée, elle est mémorisée pour le prochain rapprochement sur ce compte bancaire. b) Libellé de pointage / Numéro de folio Le «libellé de pointage» est une zone de saisie libre de 4 caractères alphanumériques qui est utilisée lors du pointage des écritures pour marquer les écritures pointées. Par défaut, cette zone est initialisée avec le mois de la date de fin de relevé. Dans notre exemple, si la date de fin du relevé bancaire est au 31/05/2014, le libellé de pointage proposé est 05. Ce libellé de pointage peut être modifié et être renseigné par les initiales de l utilisateur.
9 Le «numéro de folio» est un compteur. Le numéro à saisir est celui inscrit sur le relevé de banque de l utilisateur. Si un précédent rapprochement validé existe, le numéro folio est repris en ajoutant 1 au compteur. Par exemple si vous avez rapproché le relevé n 123 de votre banque, lors du prochain rapprochement le numéro proposé sera automatiquement 124. c) Le solde du dernier rapprochement Il s affiche automatiquement s il existe un dernier rapprochement validé. Dans le cas contraire, cette information n est plus visible. d) Montant final du relevé bancaire Il s agit d un montant à saisir que vous trouvez sur la dernière page du relevé papier de la banque. e) Date de fin du relevé bancaire Elle correspond à la date de fin du relevé bancaire que vous rapprochez. Si un précédent rapprochement validé existe, la date proposée par défaut est le dernier jour du mois suivant cette validation Si aucun rapprochement précédent validé n existe, la date proposée est le dernier jour du mois précédent la date du jour Elle sera nécessairement supérieure : à la date de début d'exercice du dossier comptable à la date de la précédente validation de rapprochement bancaire (s'il y en a eu une). Cette date est utilisée comme un filtre pour sélectionner les écritures comptables : seules les écritures comptables antérieures ou égales à cette date seront affichées et pourront être pointées. f) Valider Permet de valider la création ou la modification de la description du rapprochement et accéder au rapprochement bancaire manuel.
10 B. L'ECRAN DE RAPPROCHEMENT MANUEL Toutes les opérations effectuées sur cet écran sont mémorisées au fur et à mesure, vous pouvez le fermer à tout moment sans perdre vos modifications et pointages. 1. LES INFORMATIONS a) Ecriture jusqu au Affiche la date de fin du relevé bancaire papier qui est aussi la date butoir de sélection des écritures. Pour la modifier il faut cliquer sur qui ouvre les informations du rapprochement (cf. A). b) Solde du bordereau de banque Affiche le solde de fin du relevé bancaire papier. Pour le modifier, il faut cliquer sur qui ouvre les informations du rapprochement (cf. A).
11 c) Différence de rapprochement Indique l'éventuelle différence entre le solde de fin du bordereau et le solde des écritures pointées (voir "Solde rapproché" au bas de l'écran). Si une différence existe, elle s affiche en rouge, sinon elle s affiche en vert. Le rapprochement bancaire ne pourra se valider seulement quand la différence de rapprochement sera égale à zéro d) Libellé pointage / Numéro folio Affiche le libellé de pointage ou le numéro de folio (suivant le choix fait dans les informations de rapprochement, cf. A). Ce libellé sera utilisé pour pointer les écritures. e) Afficher les écritures «non rapprochées» Il s agit d un critère de sélection qui affiche dans la grille toutes les écritures non rapprochées (sur le compte sélectionné et jusqu'à la date «écriture jusqu au») f) Afficher toutes les écritures Il s agit d un critère de sélection qui affiche dans la grille toutes les écritures (sur le compte sélectionné et jusqu'à la date «écriture jusqu au») g) Afficher les lignes rapprochées avec... Il s agit d un critère de sélection qui affiche dans la grille toutes les écritures rapprochés avec le libellé de pointage saisi (sur le compte sélectionné et jusqu'à la date «écriture jusqu au») h) Rapprochement semi-automatique Saisissez ici le montant que vous recherchez Cliquez sur la touche [entrée] ou sur Le montant est recherché dans les écritures non rapprochées. Si ce montant est trouvé de façon unique, il est rapproché dans la grille Si ce montant n est pas trouvé, un message d'avertissement apparaît Si ce montant est trouvé plusieurs fois, une fenêtre s'ouvre, vous permettant de visualiser les différentes écritures et de pointer celle qui correspond à votre bordereau
12 i) Solde comptable (A) Somme de toute les lignes comptables (les "lignes de banque non comptabilisées" sont ignorées) antérieures ou égales à la date «Ecriture jusqu au». : La comptabilité bancaire étant "inversée", le solde est calculé en faisant «Débit» moins «Crédit». j) Solde des écritures non pointées (B) Somme de toute les lignes comptables (les "lignes de banque non comptabilisées" sont ignorées) antérieures ou égale à la date «Ecriture jusqu au» et non rapprochées. : La comptabilité bancaire étant "inversée", le solde est calculé en faisant «Débit» moins «Crédit». k) Solde des lignes de banques non comptabilisées et pointées (C) Solde des opérations saisies par le module "lignes de banque non comptabilisées" (cf. VIII) antérieures ou égale à la date «Ecriture jusqu au» et rapprochées. Ces lignes sont invisibles tant qu aucune saisie n a été enregistrée. : La comptabilité bancaire étant "inversée", le solde est calculé en faisant «Débit» moins «Crédit». l) Solde des lignes de banques non comptabilisées et non pointées (D) Solde des opérations saisies par le module "lignes de banque non comptabilisées" (cf. VIII) antérieures ou égale à la date «Ecriture jusqu au» et non rapprochées. Ces lignes sont invisibles tant qu aucune saisie n a été enregistrée. : Ce solde n intervient pas dans le calcul du solde rapproché, il est là pour information : La comptabilité bancaire étant "inversée", le solde est calculé en faisant «Débit» moins «Crédit». m) Solde rapproché Ce solde représente toutes les écritures que vous avez pointées. : Il est calculé en faisant le solde comptable (A) moins le solde des écritures non pointées (B), plus le solde des lignes non comptabilisées et pointées(c). : S il n y a pas de "lignes de banque non comptabilisées" dans le rapprochement en cours, il est calculé en faisant le solde comptable (A) moins le solde des écritures non pointées (B). 2. LES BOUTONS a) Informations du rapprochement Ouvre la fenêtre des informations du rapprochement (cf. A) b) Actualiser Si vous n'êtes pas en mode "Afficher toutes les écritures", les écritures rapprochées ne disparaissent pas immédiatement lors du pointage, il faut cliquer sur ce bouton pour les faire disparaître. c) Impression de travail Imprime et/ou stocke en GED un document qui : Affiche les informations du compte en cours de rapprochement liste les écritures en fonction de l affichage en cours o Ecritures non rapprochées
13 o Toutes les écritures o Ecritures rapprochées Indique les rapprochements déjà effectués (en manuel ou en automatique) affiche les soldes et l'éventuelle différence de rapprochement d) Calculatrice Ouvre la calculatrice Windows pour vous permettre d'effectuer des calculs e) Frais Bancaires Ouvre la fenêtre de saisie des frais bancaires, cf. Erreur! Source du renvoi introuvable. f) Dépointage Cette action supprime les pointages du rapprochement en cours. Les lignes dépointées sont celles affichées (en fonction du mode "Afficher tout", "Afficher les lignes pointées avec...",...) Les pointages des autres comptes et ceux validés ne sont pas supprimés. g) Saisie des lignes hors comptabilité Permet de pointer des mouvements saisis comptablement par erreur, au-delà de la date de fin du rapprochement (cf. VIII) h) Etape précédente Revient sur la liste des comptes bancaires (cf. Erreur! Source du renvoi introuvable.) i) Etape suivante (validation du rapprochement) Passe à la validation du rapprochement (cf. Erreur! Source du renvoi introuvable.).ce bouton n'est actif que lorsque la différence de rapprochement est à zéro 3. LA GRILLE Un double-clic sur une ligne de la grille ouvre la pièce comptable correspondante pour consultation. Chaque ligne de la grille est constituée des informations suivantes : a) Date Date de l écriture comptable b) Numéro de chèque Numéro de chèque de l écriture (s il existe) c) Libellé Libellé de l écriture comptable
14 d) Addition Cette colonne vous permet de sélectionner plusieurs lignes de la grille pour retrouver un montant existant sur votre bordereau (exemple 3 lignes en comptabilité pour 1 remise en banque). Lorsque vous cochez des lignes leurs totaux et solde s'affichent sous la grille. Lorsque votre sélection est terminée (vous avez retrouvé le montant du bordereau), Cliquez sur libellé de pointage. pour pointer ces lignes avec le e) Recette Ce sont les montants de l écriture au débit du compte banque. f) Dépense Ce sont les montants de l écriture au crédit du compte banque. g) Date validation Si le rapprochement a été validé, cette colonne affiche la date de cette validation. h) Pointage Si la ligne est pointée la case est cochée et le libellé de pointage est inscrit à côté. Vous pouvez cocher ou décocher des lignes directement dans la grille. La case à cocher dans l'en-tête de la colonne, permet de pointer toutes les lignes du rapprochement. : Pour dépointer toutes les lignes utilisez
15 IV. RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE Le rapprochement automatique permet d'importer les écritures du bordereau de banque et de faire un pointage automatique des écritures comptables correspondantes. A. IMPORTATION D UN RELEVE 1. OUVERTURE Sur l'écran de sélection du/des comptes (cf. II) cochez un ou plusieurs comptes. a) Nouveau rapprochement automatique Pour commencer un nouveau rapprochement automatique cliquez sur Vous ne pourrez pas effectuer un rapprochement automatique, si vous avez commencé à pointer des écritures en rapprochement manuel. Il vous faudra alors dépointer ces lignes ou valider le rapprochement manuel en cours. b) Continuer un rapprochement automatique Vous pouvez à tout moment sortir du module de rapprochement automatique, sans perdre les modifications effectuées. Pour retourner sur celui-ci et le poursuivre, cliquez sur (le bouton importation est grisé) 2. SELECTION DES PIECES La date "Ecritures comptables jusqu'au" correspond à la date de fin du relevé bancaire que vous rapprochez.
16 Elle présente les mêmes contraintes que la date "Ecritures comptables jusqu'au" du rapprochement manuel (cf. III.A.e) S'il y a plusieurs comptes sélectionnés, la date sera nécessairement supérieure à la date la plus récente des validations de rapprochement de ces comptes. 3. PARAMETRES DE RECHERCHE Ces paramètres permettent de définir le comportement du pointage automatique. A partir d'une ligne du bordereau, le logiciel va rechercher des correspondances en comptabilité dans la plage de dates saisie ici. On applique la marge de recherche à la date de l écriture de la comptabilité pour la comparer à celle du fichier bancaire. Ce réglage a pour but de ne pas pointer des écritures dont le montant correspondrait mais qui ne seraient pas celles recherchées. Un paramètre différent peut être choisi pour les débits et les crédits, en effet les débits (encaissements, prélèvements) ont à priori moins de latence que les crédits (chèques émis dont vous ne maîtrisez pas la date de remise). 4. SELECTION DU FICHIER BANCAIRE Les fichiers bancaires sont habituellement téléchargés depuis l'espace client de votre banque, vous devrez : choisir la plage de date : sélectionnez en date de début le lendemain de la date de précédente validation choisir le format du fichier : Il existe plusieurs formats de relevé bancaire, Dovadis gère les 3 principaux : o Le Format TXT à la norme bancaire CFONB o Le Format OFX «Open Financial Exchange o Le Format QIF «Quicken Interchange Format Télécharger le fichier sur votre ordinateur, à l'emplacement de votre choix NB : si vous avez sélectionné plusieurs comptes dans l'étape de sélection des comptes vous ne pourrez pas utiliser le format QIF qui n'est pas compatible. Pour importer dans Dovadis le fichier bancaire, cliquez sur 5. VALIDER Ouvre l'écran de rapprochement automatique. B. TRAITEMENT Si le fichier contient l'iban du compte (c'est le cas pour les formats TXT et OFX), une vérification sera effectuée pour le comparer à celui de votre journal. En cas d'anomalie vous serez informé. Si le fichier contient le solde du compte (c'est le cas pour les formats TXT et CFONB), une vérification sera effectuée pour le comparer au solde du dernier rapprochement validé du compte. En cas d'anomalie vous serez informé. Les écritures seront comparées selon leur date, plus ou moins le nombre de jours paramétré, tout en n'utilisant que celles antérieures à la date "Ecritures comptables jusqu'au"
17 Exception : si le numéro de chèque et le montant correspondent, le rapprochement sera effectué sans tenir compte des plages de date, mais en conservant la limite de date "Ecritures comptables jusqu'au". Les lignes avec correspondance exacte et unique seront rapprochées : elles seront affichées face à face, en vert, dans la grille de l'écran de rapprochement automatique. C. L'ECRAN DE RAPPROCHEMENT AUTOMATIQUE 1. LES ZONES a) Compte à afficher : Liste de tous les comptes bancaires inclus dans le fichier importé et sélectionnés dans l'étape de sélection du/des comptes. Sélectionnez le compte à afficher dans la grille. b) Date de fin du relevé bancaire : Affiche la date saisie dans la fenêtre d'importation d'un relevé. Elle peut être modifiée mais répond aux mêmes contraintes. c) Libellé de rapprochement / Numéro de folio : Comportement identique à celui en rapprochement manuel (cf. III.A).Ce libellé sera utilisé pour pointer les écritures.
18 d) Solde de fin du relevé Affiche le solde du compte en banque à l'issue de ce relevé. Ce montant est obtenu en ajoutant au solde du relevé précédent le solde des écritures du relevé en cours d'importation. e) Différence de rapprochement Affiche (comme dans le rapprochement manuel) la différence entre le "solde de fin de relevé" et le "Solde rapproché". f) Solde rapproché Ce solde représente toutes les écritures que vous avez pointées 2. LA GRILLE La grille est organisée en deux parties : à gauche : les lignes du fichier bancaire importé à droite : la comptabilité. Couleurs : Les lignes vertes sont les lignes rapprochées Les lignes rouges sont les lignes non rapprochées a) Colonnes de la partie gauche (fichier bancaire) date banque : Date de l opération dans le fichier bancaire Libellé banque : Libellé de l opération dans le fichier bancaire Recette : Crédit de l opération dans le fichier bancaire Dépense : Débit de l opération dans le fichier bancaire b) Colonnes de la partie droite (écritures comptables) date logiciel : Date de l écriture comptable Libellé banque : Libellé de l écriture comptable Recette : Débit de l écriture comptable Dépense : Crédit de l écriture comptable c) Boutons de la grille : supprime la correspondance entre une ligne du fichier bancaire et une écriture comptable : ouvre la fenêtre de «Rapprochement avancé» (cf. D) pour créer une correspondance entre la ligne du fichier et une ligne de la comptabilité : o qui ont plusieurs correspondances en montant dans la comptabilité : Il faut alors sélectionner la bonne écriture comptable. o qui n'ont pas de correspondance en comptabilité : sélection multiple (équivalent aux 'additions' du rapprochement manuel) saisie de frais bancaires saisie de "lignes de banque non comptabilisées"
19 3. LES BOUTONS a) Corbeille Le clic sur supprime le rapprochement automatique pour le compte banque sélectionné. Si des correspondances avaient été faites, elles ne sont pas conservées. b) Voir toutes les lignes Affiche dans la grille toute les lignes qui composent le fichier bancaire, celles rapprochées et celles non rapprochées. c) Voir uniquement les lignes rapprochées Affiche dans la grille toute les lignes qui composent le fichier bancaire et qui n'ont pas encore été rapprochées avec des lignes de la comptabilité (soit les lignes en rouge). d) Actualiser Le clic sur met à jour la grille, en effet en cours de travail sur la grille les écritures rapprochées ne sont pas automatiquement masquées si vous êtes en mode "Voir uniquement les lignes rapprochées". e) Imprimer le fichier : Imprime toutes les lignes du fichier bancaire importé avec les pointages déjà effectués, en fonction de l affichage sélectionné (toutes les lignes ou les lignes non rapprochées) f) Impression de travail : Imprime la même liste qu'en rapprochement manuel (Cf. III.B.2.c) g) Etape précédente Revient à l'écran de sélection du/des comptes. h) Etape suivante Lorsque vous estimez avoir terminé le rapprochement automatique, l'étape suivante consiste à basculer les correspondances effectuées ici dans l'écran de rapprochement manuel. Les correspondances réalisées seront pointées dans le rapprochement manuel. S'il restait des lignes du fichier sans correspondance en comptabilité (en rouge), elles seront obligatoirement imprimées et/ou stockées en GED avant de poursuivre le rapprochement en manuel. Vous ne pourrez pas revenir en rapprochement automatique après être passé en manuel. La suppression du pointage en rapprochement manuel est l unique moyen pour recommencer le rapprochement automatique. NB : S'il y a plusieurs comptes dans la liste "compte à afficher", seul le compte sélectionné sera pris en compte dans ce passage en rapprochement manuel. Vous pourrez poursuivre le rapprochement automatique des autres ultérieurement en revenant sur la liste des comptes et en sélectionnant celui qui n a pas encore été traité.
20 D. RAPPROCHEMENT AVANCE Lorsqu une ligne du fichier n a pas trouvé de correspondance unique en comptabilité elle s affiche en rouge dans la grille, avec un bouton. Le clic sur ce bouton permet d ouvrir la fenêtre de rapprochement avancé afin de trouver ou créer la correspondance. 1. INFORMATIONS D EN-TETE Vous retrouvez en en-tête de la fenêtre les informations de la ligne du fichier que vous avez sélectionné : Date de l opération Montant libellé 2. CORRESPONDANCES MULTIPLES Vous trouverez dans la grille les lignes issues de la comptabilité, dont les montants correspondent exactement à celui recherché. Cochez la ligne à faire correspondre et cliquez sur «Valider» : La fenêtre se ferme L écriture s inscrit dans la ligne qui passe en vert.
21 3. SELECTION SUR PLUSIEURS ECRITURES Si le montant du fichier correspond à plusieurs lignes comptables (par exemple, une remise en banque pour plusieurs chèques en comptabilité) : Sélectionnez dans la grille les écritures qui constituent le montant Lorsque le solde des écritures sélectionnées correspond au montant du fichier vous pouvez cliquer sur «Valider» o La fenêtre se ferme o Les écritures s inscrivent dans la ligne qui passe en vert 4. SAISIE DE LIGNES HORS COMPTABILITE Ouvre une fenêtre pour saisir des lignes à rapprocher mais sans impact sur la comptabilité (cf. VIII) La date, le libellé et le montant seront inscrit par défaut d après les informations de la ligne sélectionnée dans le fichier. Après avoir saisi l opération : La fenêtre se ferme L écriture s inscrit dans la ligne qui passe en vert 5. SAISIE DE FRAIS BANCAIRES Ouvre la saisie des frais bancaires (cf. VII). La date, le libellé et le montant seront inscrits par défaut d après les informations de la ligne sélectionnée dans le fichier. Après avoir saisi l opération : La fenêtre se ferme L écriture s inscrit dans la ligne qui passe en vert
22 V. VALIDATION DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE Lorsque le solde des écritures que vous avez pointées correspond au solde de fin de relevé, vous devez valider le rapprochement afin de le verrouiller et le conserver. Dans l étape «Rapprochement bancaire» cliquez sur suivant s affiche :, l écran Il reprend les informations du rapprochement en cours : Informations sur le compte Solde comptable : solde du compte en comptabilité Solde des écritures non pointées : écritures n ayant pas de correspondance en banque à la date de fin du relevé bancaire (ce qui explique l éventuel écart entre le solde comptable et le solde rapproché). Solde rapproché : solde des écritures pointées en comptabilité, qui correspond au solde du bordereau de banque. Vous pouvez saisir un commentaire libre pour votre information Lors de la validation : les pointages sont verrouillés. le rapprochement bancaire est classé en GED (obligatoire), vous pouvez également l imprimer. Un historique de rapprochement est créé. Il sera possible de consulter et/ou supprimer un rapprochement via l historique des rapprochements bancaires (Cf. VII).