Administrateur Démarrer Avec Sconet et Stsweb

Logiciels scolaires Administrateur Démarrer Avec Sconet et Stsweb - 1 -

Sommaire Logiciels scolaires... - 1-1) PREAMBULE... - 3-2) SE CONNECTER A SIECLE... - 3-2) EXPORTATION A PARTIR DE STSWEB... - 4-3) EXPORTATION A PARTIR DE SCONET... - 6-4) PREMIER LANCEMENT DU LOGICIEL MOYENNES.... - 8-4) DEMARRER UNE ANNEE SCOLAIRE AVEC MOYENNES.... - 10 - A) GERER UNE NOUVELLE ANNEE SCOLAIRE... - 10 - a) Créer une nouvelle année scolaire... - 10 - b) Modifier une année scolaire... - 12 - c) Gérer les périodes d éditions des carnets de notes... - 12 - B) METTRE A JOUR LA BASE ELEVES DU LOGICIEL MOYENNES... - 13 - a) Reprise des informations à partir d STSWEB et de SCONET... - 14 - ETAPE 1 (Liste des fichiers nécessaires à Moyennes)... - 14 - ETAPE 2 (Reprise des matières)... - 15 - ETAPE 3 (Reprise des enseignants)... - 15 - ETAPE 4 (Reprise des structures)... - 16 - ETAPE 5 (Reprise des enseignements)... - 17 - ETAPE 6 (Reprise des élèves)... - 17 - ETAPE 7 (Reprise des classes et des groupes affectés aux élèves)... - 18 - ETAPE 8 (Mise en correspondance des matières)... - 19 - ETAPE 9 (Phase finale)... - 19 - b) Reprise des informations à partir de l emploi du temps... - 21-1) Reprise de la base élèves... - 21 - ETAPE 1 (Liste des fichiers nécessaires à Moyennes)... - 22 - ETAPE 2 (Reprise des matières)... - 22 - ETAPE 3 (Reprise des élèves)... - 23 - ETAPE 4 (Reprise des classes et des groupes affectés aux élèves)... - 24 - ETAPE 5 (Mise en correspondance des matières)... - 24 - ETAPE 6 (Phase finale)... - 25-2) Reprise de l emploi du temps... - 26 - ETAPE 1 (Descriptif de la fenêtre de reprise)... - 27 - ETAPE 2 (Chargement de l emploi du temps)... - 27 - ETAPE 3 (Mise à jour des liens Classes/Matières/Enseignants)... - 28 - ETAPE 4 (Mise à jour des emplois du temps)... - 28 - C) ENVOI DES INFORMATIONS SUR SCOLWEB.... - 30 - a) Vue d ensemble des fonctionnalités de la fenêtre IDSCOLWEB.... - 30 - b) Envoi de vos structures à SCOLWEB.... - 31 - c) Paramétrage de la réception des appels effectués sur SCOLWEB.... - 32 - - 2 -

1) Préambule A partir de cette année, la reprise des informations relatives à votre établissement scolaire s effectuera en utilisant les applications Sconet et StsWeb. La grande différence réside dans le fait que les informations nécessaires ne sont plus présentes sur un microordinateur ou un serveur de votre établissement, mais qu il va falloir les récupérer sur le serveur de l académie en passant par le portail http://pagriates.ac-lille.fr. Contrairement aux années précédentes, vous ne pouvez pas indiquer un chemin d accès à ces informations et ensuite laisser le logiciel récupérer les données nécessaires à la mise en route du logiciel Moyennes. Dans un premier temps, vous devez exporter différents fichiers à partir de Sconet et Stsweb et les déposer dans un répertoire accessible par notre logiciel. Nous vous conseillons d utiliser le répertoire c:\moyennes\pagriates créé par notre logiciel afin de localiser et de suivre plus facilement la documentation. Vous trouverez dans celle-ci toutes les informations vous permettant de télécharger les fichiers nécessaires à Moyennes ainsi que la manière de les exploiter. Alors pour démarrer, rendez-vous sur http://pagriates.ac-lille.fr. 2) Se connecter à SIECLE Sur la page affichée, sélectionnez votre établissement et vérifiez que le sélecteur est bien positionner sur la nouvelle année scolaire. Cliquez sur ce bouton Entrer afin d accéder à la page d accueil du site. Gestion de la base élèves. Gestion du personnel. - 3 -

2) Exportation à partir de STSWEB Sur le menu de l application SIECLE, sélectionnez l option Gestion des personnes afin d accéder au menu de l application STS. Sur la page qui s affichera, en fonction de la période en cours, vous pouvez voir apparaître la fenêtre ci-dessous. Sélectionnez la nouvelle année scolaire afin d accéder au menu de Stsweb. Nous allons maintenant récupérer le fichier correspondant aux services. Pour cela, cliquez sur l option du menu Services située en 1. Ensuite choisissez l option Exporter les services à destination d un éditeur de logiciel de gestion des notes. 1-4 -

Dès que vous aurez cliqué sur cette option, une fenêtre de téléchargement s affichera. Vous remarquerez que le nom du fichier est composé de la manière suivante : Services code établissement l année scolaire en cours et pour extension XML. Cliquez sur le bouton Enregistrer et lorsque le logiciel vous le demandera, préférez comme répertoire de sauvegarde c:\moyennes\pagriates et cliquez sur le nouveau bouton Enregistrer afin de valider votre choix. Ce premier téléchargement étant terminé, vous pouvez maintenant cliquer sur l option Emploi du temps afin de récupérer le dernier fichier provenant de Stsweb. Une page de confirmation de téléchargement s affichera afin de vous permettre de stocker le fichier de l emploi du temps. La structure du nom du fichier est la suivante : Sts_emp + votre code établissement + l année scolaire en cours et enfin l extension XML Comme pour le fichier précédent, sauvegardez-le dans le même répertoire. Tous les fichiers extraits nécessaires à l application Moyennes doivent être stockés dans un répertoire unique. - 5 -

3) Exportation à partir de SCONET Sur le menu de l application SIECLE, sélectionnez l option Scolarité du 2 nd degré afin d accéder au menu de l application SCONET. Maintenant, sur le menu affiché, cliquez sur Mise à jour afin d afficher la page ci-dessous. Sur cette nouvelle page, ouvrez le tiroir EXPORTATIONS afin d afficher les menus qui nous intéressent. Ensuite cliquez sur En XML afin de visualiser les options disponibles. 1 Dans la colonne Génériques située en 1, nous trouverons la liste des fichiers téléchargeables de votre établissement. Ces fichiers vous donneront la possibilité d exporter les 4 fichiers qui seront nécessaires au démarrage du logiciel Moyennes et de SCOLWEB. - 6 -

Sélectionnez l option Générique structure et ensuite sur la fenêtre de téléchargement utilisez le bouton Ouvrir le dossier afin d enregistrer ce fichier. N oubliez pas d utiliser le même répertoire de sauvegarde pour tous les fichiers. L option Génériques Elèves avec adresse vous permet de récupérer les élèves inscrits dans votre établissement pour l année scolaire en cours. Pour terminer, cliquez sur l option Génériques Responsables avec adresses afin de télécharger le dernier fichier nécessaire au logiciel Moyennes. Effectuez la même opération afin de récupérer les nomenclatures. - 7 -

4) Premier lancement du logiciel Moyennes. Le logiciel étant installé sur votre poste, double-cliquez sur l icône Moyennes afin d afficher la fenêtre qui vous permettra d initialiser votre établissement et de paramétrer l accès à la base de données. 1 12 3 4 5 1 Choisissez le lecteur qui contiendra le répertoire des informations partageables entre les différents utilisateurs de votre établissement. Cet emplacement contiendra les courriers pour la gestion des absences, les logos, éventuellement les photographies des élèves et d autres informations nécessaires au logiciel. 2 Si la base de données de notre logiciel est installée sur un serveur de votre établissement, saisissez ici le nom ou l adresse IP de celui-ci. Dans le cas d une utilisation de notre base de données sans passer par une installation en mode client/serveur, ne renseignez pas cette zone. Si vous avez un doute, nous vous conseillons de contacter notre société. 3 Dans cette case saisissez le numéro de votre établissement et appuyez sur la touche entrée de votre clavier. Vérifiez à droite de l écran que l adresse affichée correspond bien à celle attendue. 4 Utilisez le sélecteur affiché afin d indiquer si votre établissement utilise plusieurs calendriers trimestriels ou semestriels. Ne pas confondre cette option avec l utilisation des périodes d impressions de carnets de notes. 5 Pour terminer cette phase d initialisation cliquez sur le bouton Démarrer l installation de l établissement. Si vous avez opté pour une utilisation de la base de données en mode client/serveur, le logiciel vous enverra un message vous indiquant si la connexion au serveur s est bien passée. Enfin, afin de démarrer l installation le logiciel vous demandera de saisir le mot de passe d initialisation du logiciel. Ce mot de passe permet d éviter qu un utilisateur ne crée une base de données sur son poste suite à un problème sur le réseau informatique de votre établissement. - 8 -

Après avoir cliqué sur le bouton OK, le logiciel vous positionne dans la zone de saisie du mot de passe. Vous devez saisir le mot OUVERT en majuscule. En sortant de cette zone de saisie, le logiciel effectue de nouveau tous les contrôles précédents. Si toutes les conditions sont remplies, le message affiché ci-dessous vous permettra de déclencher l installation. Répondez Oui afin de terminer cette procédure. Celle-ci peut vous paraître un peu fastidieuse, mais elle conditionne tous les traitements futurs. Des jauges s afficheront durant la phase d installation. A la fin de la procédure, le logiciel vous envoie le message cidessous afin de vous demander de relancer le logiciel. Après avoir relancé le logiciel, reportez-vous sur le paragraphe Créer une nouvelle année scolaire. - 9 -

4) Démarrer une année scolaire avec Moyennes. A) Gérer une nouvelle année scolaire Lancez le programme permettant de créer une nouvelle année scolaire à partir de l emplacement indiqué cidessous. Avant de démarrer la création de cette nouvelle année scolaire, vous pouvez, si vous le souhaitez, interdire l accès au logiciel à tous les utilisateurs. Dans ce cas-là, allez dans le programme Fichiers/Gestion des établissements afin d effectuer cette opération. Par contre, n oubliez pas d ouvrir l établissement lorsque vous aurez terminé la mise en route de cette nouvelle année scolaire. Après avoir cliqué sur l option de menu affichée ci-dessus, l écran suivant s affichera. a) Créer une nouvelle année scolaire Cliquez sur le bouton afin de pouvoir saisir les bornes de votre nouvelle année scolaire. Ces bornes doivent être uniques. Par contre, si vous devez gérer plusieurs types de périodes (trimestres, semestres ) pour le même établissement, vous pourrez utiliser la notion de calendrier qui sera développée un peu plus loin dans ce chapitre. - 10 -

Suite à cette action, le logiciel vous donne la possibilité de saisir le début et la fin de l année scolaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Validation et répondez Oui à la question posée afin d enregistrer votre saisie. Le logiciel vous branchera sur le choix du calendrier et vous permettra de démarrer la saisie des trimestres ou des semestres qui vous intéressent. Nous vous conseillons d utiliser systématiquement comme premier calendrier, le calendrier standard. D ailleurs, si vous ne gérer pas plusieurs calendriers la zone ne sera accessible. Sélectionnez le calendrier Sélectionnez la périodicité Maintenant, appuyez sur la touche entrée de votre clavier afin de commencer la saisie de la découpe de votre année scolaire pour le calendrier affiché. Lors de la saisie de vos bornes trimestrielles ou semestrielles ne tenez pas compte des vacances scolaires. Les dates doivent absolument se suivre. Vous constaterez dans la colonne fermée que le logiciel a automatiquement ouvert la première période et fermé les suivantes. Par la suite vous pourrez agir sur ce paramètre afin d autoriser la saisie des notes et des appréciations. Cependant, une période fermée est toujours accessible en consultation et en impression. Ces bornes étant saisies, le curseur de saisie se placera dans la première zone vous permettant de saisir les types de devoirs. Ces types de devoirs permettent de ventiler les notes sur les carnets de notes et de ranger par catégorie les notes saisies avec le tableur. Par ailleurs, si en gestion des établissements sur l onglet notes, on a activé les coefficients sont affectés automatiquement par le logiciel en fonction des types de devoirs, vous pourrez dans les cases coefficients saisir des coefficients. Cela veut dire, qu en saisie des notes, qu il ne sera pas possible pour un professeur de choisir le coefficient qui l intéresse. Celui-ci sera affiché en fonction du choix du type de devoir. Enfin, n oubliez pas de valider votre saisie en cliquant sur le bouton - 11 -

b) Modifier une année scolaire Toutes les informations d une année scolaire ne sont plus modifiables. En effet, les bornes de départ et de fin de l année scolaire ne peuvent plus être modifiées. Si vous souhaitez les changer, vous devez supprimer complètement l année scolaire et perdre ainsi tout le travail que vous avez effectué sur celle-ci. En ce qui concerne les autres informations, trimestres, semestres et types de devoirs, vous pouvez les modifier tant que ces informations ne seront pas utilisées par d autres programmes de l application. La modification démarre par l ouverture de ce mode de fonctionnement en cliquant sur le bouton Modifier le calendrier en cours. Tout d abord, sélectionnez le calendrier à modifier (si vous gérer plusieurs calendriers), puis déplacez-vous dans la fenêtre afin d effectuer vos modifications et ensuite n oubliez pas de valider. c) Gérer les périodes d éditions des carnets de notes Cliquez sur le bouton saisie du calendrier pour l impression des carnets de notes afin de lancer le programme qui vous permettra de gérer les périodes d impression des carnets de notes. Cette information peut être modifiée à tous moments, même si vos professeurs saisissent les notes chez eux. Après avoir cliqué sur ce bouton la fenêtre ci-dessous s affichera. Nous vous conseillons de ne pas laisser de trous dans la saisie des périodes. En effet le logiciel se basera sur les dates saisies afin d imprimer les carnets de notes. Or, on ne peut pas vérifier le travail de saisie qui est effectué à distance. Certains professeurs pourraient, éventuellement, mettre des dates de vacances lors de la saisie de leurs notes. Saisissez successivement vos périodes d impressions et validez chaque saisie en cliquant sur le bouton OK. Pour supprimer une période, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante et ensuite lorsque les dates apparaissent dans les cases début et fin de période, vous devez cliquer sur le bouton supprimer. Pour revenir sur la gestion de l année scolaire, utilisez le bouton Retour. - 12 -

B) Mettre à jour la base élèves du logiciel Moyennes La récupération des informations s effectuera en utilisant le programme Récupération d informations à partir de scone, d stsweb et des E.D.T.. Vous trouverez cette nouvelle option en utilisant le menu ci-dessous. Après avoir cliqué sur l option de ce menu vous obtiendrez l affichage suivant : 1 Ce premier écran permet d indiquer le type de reprise d informations que vous souhaitez utiliser. Nous vous conseillons fortement d utiliser toujours le même processus durant toute l année scolaire. Après avoir effectué un choix, vous verrez apparaître dans le bas de l écran un champ vous permettant d indiquer où sont stockés vos fichiers. 2 Si le chemin affiché ne correspond pas à l emplacement de stockage de vos fichiers, cliquez en 2 afin de rechercher l emplacement de ceux-ci. Cette recherche d emplacement est obligatoire quel que soit la reprise que vous effectuerez. Le logiciel vérifiera la présence des fichiers avant de vous laisser poursuivre la reprise de vos données. - 13 -

a) Reprise des informations à partir d STSWEB et de SCONET ETAPE 1 (Liste des fichiers nécessaires à Moyennes) Si vous optez pour cette option, cochez la case Reprise des élèves et des services des enseignements. Suite à ce choix cliquez sur le bouton Valider le choix des traitements à effectuer afin d afficher un récapitulatif des fichiers obligatoires. Si l affichage ne correspond pas à votre choix, cliquez sur le bouton Choix des traitements sinon lancez le traitement en cliquant sur le bouton Suivant. 1 Choisissez ici si vous souhaitez reprendre les liens. Comme vous pourrez le constater un message d avertissement en rouge est apparu. En effet, en début d année scolaire, il n est pas toujours possible d interfacer la totalité des informations nécessaires à la gestion des notes. Par contre, vous devez généralement démarrer au plus vite la gestion des absences. C est pour cela, que nous vous conseillons de ne pas reprendre les liens (matières/professeurs/classes) dès le début de l année scolaire. Vous pouvez attendre que la rentrée et les affectations des ressources soient complètement terminées avant de procéder à l intégration de ces informations dans le logiciel des notes. Dans tous les cas de figures, vous devez choisir une des options décrites en 1 afin de pouvoir déclencher la suite du traitement. Maintenant, cliquez sur le bouton Suivant >> afin de passer à la phase suivante. Le logiciel vous affichera la fenêtre ci-dessous afin de vous demander si vous souhaitez 2 bulletins pour les parents séparés. - 14 -

Les réponses Ne pas confirmer et Confirmer permettront de poursuivre les traitements. ETAPE 2 (Reprise des matières) Cette fenêtre permet de récupérer à partir du fichier des nomenclatures la liste des matières enseignées dans votre établissement. ETAPE 3 (Reprise des enseignants) La fenêtre ci-dessous vous liste les enseignants (ressources) présents dans le fichier des services. En début d année scolaire vous pouvez dans certains cas de figures voir apparaître des personnes ne travaillant plus dans votre établissement. Cette situation ne présente pas de problèmes. Le logiciel ne reprend que les enseignant ayant des services d affectés. Pour poursuivre, cliquez sur le bouton Suivant >>. - 15 -

ETAPE 4 (Reprise des structures) Cette fenêtre vous permet de visualiser toutes les classes et les groupes qui ont été créés dans STSWEB et que vous avez récupérés au travers du fichier des structures. Contrairement aux étapes précédentes, vous devrez peut être intervenir sur la colonne calendrier. Si les classes et les groupes existent déjà, le logiciel vous proposera automatiquement le calendrier de l année précédente. Dans le cas contraire vous devez affecter les calendriers au niveau des classes. En effet, les groupes étant des regroupements de classes, le logiciel affectera les calendriers aux groupes en partant des affectations effectuées au niveau des classes. Il est important d effectuer maintenant le choix des calendriers si vous avez pour objectif la reprise des groupes et de laisser le logiciel affecter vos élèves dans vos groupes à partir des affectations effectuées dans Sconet. Si votre établissement a été paramétré afin d utiliser plusieurs calendriers (Trimestriel / Semestriel), le logiciel vous affichera le message d avertissement ci-dessous : Lorsque vous aurez terminé ces vérifications, vous pourrez cliquer sur le bouton Suivant >> afin de passer à l étape 5-16 -

ETAPE 5 (Reprise des enseignements) Cette fenêtre reprend l emploi du temps simplifié de chaque enseignant. En fait, les liens entre les matières, les classes et les enseignants sans tenir compte des heures et des jours d enseignements. Prenez le temps de vérifier ces affectations avant de procéder à la reprise des liens. Liste des enseignants ETAPE 6 (Reprise des élèves) Cette étape est la plus longue de ce processus de reprise. En effet, le logiciel va dans un premier temps lire et charger la liste des élèves à partir du fichier ElevesAvecAdresses.xml. Ensuite il prendra en compte les informations relatives aux responsables des élèves à partir du fichier ResponsablesAvecAdresses.xml et les mettra en concordance avec les élèves concernés. Dans le bas de la fenêtre différents messages apparaîtront afin de vous permettre de suivre l avancement des traitements. - 17 -

Enfin, la fenêtre ci-dessous vous permettra de vérifier le résultat de ces traitements. Nous attirons votre attention sur le fait qu il est possible que des élèves sortis soient présents dans cette celle-ci. Pas d inquiétude, le logiciel ne les reprendra pas en compte lors de la phase finale. Attention!! Si vous cliquez sur ce bouton, tous les traitements sont abandonnés. Nombre d élèves affichés dans la table. L ascenseur horizontal vous permet de faire défiler les colonnes de la table. Cliquez ici afin de passer à l étape suivante. ETAPE 7 (Reprise des classes et des groupes affectés aux élèves) Les informations permettant de remplir cette table sont issues du fichier ElevesAvecAdresses.xml. On retrouvera pour chaque élève sa classe ainsi que tous les groupes le concernant. Dans l hypothèse d un démarrage de la gestion des absences en début d année scolaire, il est possible que les groupes ne soient pas encore affectés aux élèves et qu ils n apparaissent pas dans cette table. Nom des élèves Le code structure correspond au nom des classes et des groupes. Numéros des élèves. D pour une division. G pour un groupe. Cliquez ici afin de passer à l étape suivante. - 18 -

ETAPE 8 (Mise en correspondance des matières) Avant de cliquer sur le bouton Suivant, vous devez effectuer les liens entre les abréviations des options et le libellé des matières. Pour cela, à l aide de la souris, cliquez en 1 afin d ouvrir la liste des matières et positionnez-vous sur celle que vous souhaitez sélectionner. 1 Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton Suivant afin d aborder la dernière phase du traitement. ETAPE 9 (Phase finale) Avertissement!! Cette neuvième étape déclenche la mise à jour de votre base de données et ensuite supprime les fichiers contenus dans le répertoire C:\Moyennes\Pagriates. Il n est plus possible de faire marche arrière. Pour démarrer le traitement vous devez cliquer sur le bouton Mettre à jour votre logiciel de notes. Si vous n avez pas effectué votre choix en cochant une option dans la gestion des groupes un message s affichera en vous demandant d indiquer si vous souhaitez reprendre ou non les groupes. Vous pouvez aussi Réactualiser les options. Utilisez cette possibilité uniquement si vous n avez pas encore de notes de saisies. - 19 -

Le traitement se déclenchera dès que vous aurez répondu à la question ci-dessous : Tout au long du processus des informations s afficheront sur cette fenêtre afin de vous indiquer les mises à jour qui sont en cours de traitement. Les mises à jour s affichent dans cette table. Des jauges de progression vous indiquent l avancement des travaux. Dès que les traitements seront terminés, le message ci-dessous s affichera. Vous, pouvez maintenant utiliser le logiciel de notes - 20 -

b) Reprise des informations à partir de l emploi du temps 1) Reprise de la base élèves Si vous souhaitez effectuer la reprise des liens, matières et classes à partir de l emploi du temps ; vous devez au préalable reprendre la base élèves à partir de SCONET. La récupération des informations s effectuera en utilisant le programme Récupération d informations à partir de scone, d stsweb et des E.D.T.. Vous trouverez cette option en utilisant le menu ci-dessous. Après avoir cliqué sur l option de ce menu vous obtiendrez l affichage suivant : 1 Ce premier écran permet d indiquer le type de reprise d informations que vous souhaitez utiliser. Nous vous conseillons fortement d utiliser toujours le même processus durant toute l année scolaire. Après avoir effectué un choix, vous verrez apparaître dans le bas de l écran un champ vous permettant d indiquer où sont stockés vos fichiers. 2 Si le chemin affiché ne correspond pas à l emplacement de stockage de vos fichiers, cliquez en 2 afin de rechercher l emplacement de ceux-ci. Cette recherche d emplacement est obligatoire quel que soit la reprise que vous effectuerez. Le logiciel vérifiera la présence des fichiers avant de vous laisser poursuivre la reprise de vos données. - 21 -

ETAPE 1 (Liste des fichiers nécessaires à Moyennes) Si vous optez pour cette option, cochez la case Reprise uniquement de la base élèves. Suite à ce choix cliquez sur le bouton Valider le choix des traitements à effectuer afin d afficher un récapitulatif des fichiers obligatoires. Les 3 fichiers nécessaires à la mise à jour de votre base élèves ont été récupérés sur SCONET. Maintenant, cliquez sur le bouton Suivant >> afin de passer à la phase suivante. Le logiciel vous affichera la fenêtre ci-dessous afin de vous demander si vous souhaitez 2 bulletins pour les parents séparés. Les réponses Ne pas confirmer et Confirmer permettront de poursuivre les traitements. ETAPE 2 (Reprise des matières) Cette fenêtre permet de récupérer à partir du fichier des nomenclatures la liste des matières enseignées dans votre établissement. - 22 -

ETAPE 3 (Reprise des élèves) Cette étape est la plus longue de ce processus de reprise. En effet, le logiciel va dans un premier temps lire et charger la liste des élèves à partir du fichier ElevesAvecAdresses.xml. Ensuite il prendra en compte les informations relatives aux responsables des élèves à partir du fichier ResponsablesAvecAdresses.xml et les mettra en concordance avec les élèves concernés. Dans le bas de la fenêtre différents messages apparaîtront afin de vous permettre de suivre l avancement des traitements. Enfin, la fenêtre ci-dessous vous permettra de vérifier le résultat de ces traitements. Nous attirons votre attention sur le fait qu il est possible que des élèves sortis soient présents dans cette celle-ci. Pas d inquiétude, le logiciel ne les reprendra pas en compte lors de la phase finale. Attention!! Si vous cliquez sur ce bouton, tous les traitements sont abandonnés. Nombre d élèves affichés dans la table. L ascenseur horizontal vous permet de faire défiler les colonnes de la table. Cliquez ici afin de passer à l étape suivante. - 23 -

ETAPE 4 (Reprise des classes et des groupes affectés aux élèves) Les informations permettant de remplir cette table sont issues du fichier ElevesAvecAdresses.xml. On retrouvera pour chaque élève sa classe ainsi que tous les groupes le concernant. Dans l hypothèse d un démarrage de la gestion des absences en début d année scolaire, il est possible que les groupes ne soient pas encore affectés aux élèves et qu ils n apparaissent pas dans cette table. Nom des élèves Le code structure correspond au nom des classes et des groupes. Numéros des élèves. D pour une division. G pour un groupe. Cliquez ici afin de passer à l étape suivante. Cette option ne permettra pas la mise à jour des groupes. Elle permettra uniquement la mise à jour des classes au niveau de chaque élève. ETAPE 5 (Mise en correspondance des matières) Avant de cliquer sur le bouton Suivant, vous devez effectuer les liens entre les abréviations des options et le libellé des matières. Pour cela, à l aide de la souris, cliquez en 1 afin d ouvrir la liste des matières et positionnez-vous sur celle que vous souhaitez sélectionner. 1 Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton Suivant afin d aborder la dernière phase du traitement. - 24 -

ETAPE 6 (Phase finale) Avertissement!! Cette neuvième étape déclenche la mise à jour de votre base de données et ensuite supprime les fichiers contenus dans le répertoire C:\Moyennes\Pagriates. Il n est plus possible de faire marche arrière. Pour démarrer le traitement vous devez cliquer sur le bouton Mettre à jour votre logiciel de notes. Le traitement se déclenchera dès que vous aurez répondu à la question ci-dessous : Tout au long du processus des informations s afficheront sur cette fenêtre afin de vous indiquer les mises à jour qui sont en cours de traitement. Les mises à jour s affichent dans cette table. Cette dernière phase vous permettra de démarrer l utilisation du logiciel Absences mais pas la gestion des notes. En effet, il faudra ensuite reprendre les emplois du temps. - 25 -

2) Reprise de l emploi du temps La récupération des informations des informations relatives à l emploi du temps s effectuera en utilisant le même programme que précédemment Récupération d informations à partir de scone, d stsweb et des E.D.T.. Après avoir cliqué sur l option de ce menu vous obtiendrez l affichage suivant : 1 Ce premier écran permet d indiquer le type de reprise d informations que vous souhaitez utiliser. Nous vous conseillons fortement d utiliser toujours le même processus durant toute l année scolaire. Après avoir effectué un choix, vous verrez apparaître dans le bas de l écran un champ vous permettant d indiquer où sont stockés vos fichiers. 2 Si le chemin affiché ne correspond pas à l emplacement de stockage de vos fichiers, cliquez en 2 afin de rechercher l emplacement de ceux-ci. Cette recherche d emplacement est obligatoire quel que soit la reprise que vous effectuerez. Le logiciel vérifiera la présence des fichiers avant de vous laisser poursuivre la reprise de vos données. Pour démarrer la procédure de reprise de votre EDT, cochez l option Reprise des liens Matières/Classes/Enseignants à partir de l emploi du temps et cliquez sur le bouton 1 << Valider le choix des traitements à effectuer >>. - 26 -

ETAPE 1 (Descriptif de la fenêtre de reprise) Cette vous permettra de déclencher les différents traitements qui vous permettront d alimenter les enseignements et les emplois du temps. Bouton permettant de charger l emploi du temps. Mise à jour des liens classes/matières/enseignants. Mise à jour de l emploi du temps dans Moyennes. ETAPE 2 (Chargement de l emploi du temps) Cliquez sur le bouton Charger l emploi du temps et répondez Oui au message qui s affichera. Cette étape n a aucune conséquence sur l utilisation du logiciel. Elle vous permettra d afficher, pour contrôle, l emploi du temps contenu dans le fichier provenant de votre logiciel d EDT. La fenêtre est constituée de 2 onglets qui vous permettront de consulter l emploi du temps de la classe et celui des groupes. Pour passer de l un à l autre, cliquez sur les volets situés en 1. Les symboles + ou permettent d enrouler ou de dérouler une classe ou un groupe. 1 Vous retrouverez ici les heures de débuts des cours de votre établissement. Ces 2 liens permettent d enrouler les informations affichées afin de ne laisser apparaître que les structures (Classes ou groupes). Suite au chargement de l EDT, le logiciel vous permettra d activer la phase suivante en rendant ce bouton accessible. - 27 -

ETAPE 3 (Mise à jour des liens Classes/Matières/Enseignants) Après avoir cliqué sur le bouton Mettre à jour les liens le logiciel vous demandera de confirmer la mise à jour des liens. Cette étape n est pas obligatoire si vous les avez déjà interfacés à partir des fichiers d STSWEB. Dans le cas présent le logiciel vous avertira que des liens existent déjà. Tant que vous n aurez pas mis à jour SCOLWEB et donné accès à la saisie des notes aux enseignants, vous pouvez sans aucun problème déclencher cette mise à jour. La fin de la procédure vous envoie le message ci-dessous et débloque le bouton 1 Mettre à jour les emplois du temps. Permet d afficher soit le nom des classes ou des enseignants sur les en-têtes de cours lorsque vous consultez l emploi du temps d une classe. ETAPE 4 (Mise à jour des emplois du temps) La mise à jour des emplois du temps permettra d alimenter le logiciel des absences et la gestion des cahiers de textes sur SCOLWEB. En cliquant sur le bouton Mettre à jour les emplois du temps, le logiciel vous demandera de confirmer le lancement de la procédure et vous affichera une jauge de progression des traitements. La fin de la reprise sera suivie de l affichage d une fenêtre qui vous permettra de consulter les informations reprises. Choix d un enseignant pour la consultation. 1 Cliquez ici pour consulter l emploi du temps d une classe. Si vous consultez l emploi du temps d un enseignant, le logiciel vous affichera les cours de celui-ci. Si vous consultez une classe, vous aurez l affichage de l emploi du temps de celle-ci. Ces 2 flèches vous permettront de vous déplacer dans l année scolaire. - 28 -

Cette procédure sert essentiellement à la mise à jour des emplois du temps. Si vous souhaitez procéder à la consultation de ceux-ci, vous pouvez utiliser le programme de consultation accessible dans le menu décrit ci-dessous. Vous, pouvez maintenant utiliser le logiciel de notes C) Reprise des groupes Le logiciel vous donne la possibilité de reprendre les groupes de 2 manières. 1) Première méthode : Cette solution est basée sur les informations enregistrées dans SCONET. Les affectations sont contenues dans le fichier XML élèves avec adresses. Dans ce cas présent, la reprise est effectuée - 29 -

C) Envoi des informations sur SCOLWEB. Les procédures de reprises des informations étant terminées, vous pouvez maintenant transmettre les structures et les emplois du temps à SCOLWEB. Pour cela, lancez le programme IDSCOLWEB en double-cliquant sur cette icône présente sur le bureau de votre micro-ordinateur. a) Vue d ensemble des fonctionnalités de la fenêtre IDSCOLWEB. La partie encadrée en rouge n est pas modifiable par l établissement. Ces paramètres sont fournis par la société IDSOFT afin de permettre des échanges automatiques d informations entre le serveur de l établissement et celui de notre société. 4 3 5 6 7 1 2 1) Ces interrupteurs permettent d indiquer les jours d échanges d informations. 2) Heure de lancement de la procédure. Nous vous conseillons un lancement entre 2 h et 5 h du matin de manière à ne pas perturber la saisie et la consultation des notes. 3) Mise à jour de l application. Si vous cochez cette option IDSCOLWEB téléchargera à l heure indiquée les nouvelles versions du logiciel Moyennes. Les logiciels seront déposés dans le répertoire c:\moyennes\scolweb_ftp. 4) Liste d interrupteurs permettant d indiquer au logiciel les opérations de transferts à effectuer. A) Réception des notes Comme l indique l intitulé, le logiciel rapatrie toutes les notes saisies au moment du lancement de la procédure. B) Réception des appréciations IDSCOLWEB met à jour les appréciations par matière et celles saisie par les professeurs principaux. C) Réception des cahiers de textes Cette option permet de stocker en local les cahiers de textes saisis sur le WEB. Ceux-ci ne sont pas exploitables en local mais constituent une sauvegarde au sein de l établissement. D) Réception des visas. Au même titre que les cahiers de textes, ce transfert crée une sauvegarde locale. E) Transfert des structures vers le serveur Web. - 30 -

Cette option permettra d envoyer la base élèves, les enseignements, les absences et les emplois du temps sur SCOLWEB. F) Réception LPC. Le logiciel transfert en local les livrets de compétences saisis sur le WEB. G) Réception des appréciations pour les carnets de notes Si vous utilisez un carnet de notes avec appréciations; les enseignants pourront les saisir sur SCOLWEB et cette option les rapatriera sur Moyennes. 5) La réception de jour des notes et des appréciations peut être fortement accélérée si vous allez sur SCOLWEB afin de prendre un cliché de la base de données (Voir documentation administrateur Scolweb). Après avoir pris un cliché de la base de données, vous pouvez cliquer sur ce bouton afin de lancer la récupération des notes et des appréciations. 6) Ce bouton, par contre, permet en fonction des interrupteurs cochés de déclencher la procédure qui tourne automatiquement à l heure et aux jours programmés. 7) Le bouton réception des absences permet d automatiser la récupération des appels effectués sur le Web ou des absences scannées dans les salles de classes non connectées au réseau de la vie scolaire. b) Envoi de vos structures à SCOLWEB. En début d année il peut être intéressant de mettre à jour le site web afin de contrôler rapidement le résultat des traitements effectués. Pour effectuer un transfert de jour de vos structures, cochez en 4 l option Transfert des structures vers le serveur Web et ensuite cliquez sur le bouton situé en 6. Le logiciel vous demandera une confirmation par la validation du message ci-dessous : Le serveur SCOLWEB met à jour vos structures en journée uniquement si vous n avez pas encore de notes de saisies. En effet, il n est pas souhaitable de toucher aux informations qui peuvent être accédées par des enseignants ou des parents et de ce fait occasionner des dysfonctionnements. Par contre, si vous souhaitez de façon exceptionnelle mettre à jour vos structures en journée, n hésitez pas à nous appeler afin que nous le fassions après avoir pris les précautions nécessaires vis-à-vis de vos utilisateurs. - 31 -

c) Paramétrage de la réception des appels effectués sur SCOLWEB. Premièrement cliquez sur le bouton Réception absences afin d afficher la fenêtre ci-dessous. Sur cette fenêtre cochez tout simplement l option Autoriser les appels sur scolweb et cliquez sur le bouton Retour. Cette action enclenche le processus et vous affiche sur la fenêtre principale un message indiquant que la réception des appels est activée. Cette procédure étant activée, le logiciel effectuera toutes les 5 minutes une récupération des appels et mettra à jour le logiciel de la vie scolaire. - 32 -