La façon dont nous menons nos affaires Code des normes de pratiques commerciales de Suncor
Table des matières À propos des Directives et normes en matière de principe (DNP) de Suncor Le Code des normes de pratiques commerciales de Suncor est composé de principes distincts : Comptabilité, rapports et contrôle de gestion Communications au public Concurrence Conflit d intérêts et confidentialité Administrateurs, cadres de la direction et membres du conseil d administration d organisations externes Divulgation d information importante et transactions d actions et autres titres Milieu de travail exempt de harcèlement et de violence Prévention des paiements irréguliers Initiés assujettis Relations commerciales Interdiction d opérations sur valeurs pour les personnes soumises à des restrictions Nous vous recommandons de consulter les directives et normes en matière de principe qui composent le Code en visitant : www.suncor.com > À propos de nous > Pratiques commerciales ou La Source > À propos de Suncor > Coup d œil sur Suncor > Code des normes de pratiques commerciales > Directives et normes en matière de principe Code des normes de pratiques commerciales.
The Way We Do Business Suncor s Standards of Business Conduct 1 La façon dont nous menons nos affaires La façon dont nous menons nos affaires est un sommaire des directives et normes en matière de principe (DNP) de Suncor qui constituent notre Code des normes de pratiques commerciales. Dans ce document, vous trouverez les conseils dont vous avez besoin pour traiter la plupart des situations de travail quotidiennes. Le document décrit les règles, normes et comportements de base que tous les employés, entrepreneurs et même les membres de notre Conseil d administration doivent respecter. Voyez-le comme un guide pour le comportement attendu relativement aux affaires importantes pour la Société afin que nous conservions la confiance de tous nos groupes d intérêt, incluant les clients, collègues, actionnaires, fournisseurs et collectivités au sein desquelles nous exerçons nos activités. Bien que notre Code soit conçu pour vous aider à faire votre travail au mieux de vos capacités, il ne se veut pas un guide exhaustif de toutes les responsabilités légales qui s appliquent à votre poste à Suncor. Pour une entreprise aussi grande et variée que la nôtre, c est tout à fait impossible. Il devrait, toutefois, fournir les principes de base pour vous aider à résoudre tout enjeu juridique ou éthique auquel vous pourriez être confronté. Tout au long du document, vous verrez des références au Code, c est-à-dire notre Code des normes de pratiques commerciales qui contient 11 directives et normes en matière de principe distinctes.
2 Message de Steve Williams Je suis vraiment très fier de la réputation de Suncor et de son engagement à établir et entretenir des relations de confiance et de respect mutuelles, tout en travaillant de manière sécuritaire et conformément aux lois. C est quelque chose que vous ne pouvez acheter, exploiter ou produire; qui provient de nous tous qui respectons en tout temps des normes élevées en matière d éthique dans tout ce que nous faisons. Et cela commence avec nos valeurs. Elles sont le fondement de la façon dont nous agissons et accomplissons nos activités. Notre Code des normes de pratiques commerciales, résumé dans le présent document, renforce chacune de nos valeurs. Le Code rappelle fermement que notre réputation dépend de chacun de nous faisant les bons choix, chaque jour. Cela signifie que nous comptons sur vous pour accomplir votre travail en toute intégrité. Nous vous demandons de continuer à respecter des normes élevées de pratiques commerciales et professionnelles. Et nous souhaitons que vous continuiez à vous efforcer de faire mieux et d aider les autres à s améliorer aussi. Un comportement éthique et professionnel de votre part est important pour notre réputation et notre réussite. Si jamais vous doutez ou sentez que notre Code est enfreint, dites-le. Parlez à votre leader ou au groupe Affaires juridiques ou composez le numéro de notre ligne d assistance en matière d intégrité. Je vous invite à utiliser ce document pour vous aider à prendre les bonnes décisions dans votre travail quotidien. Il est conçu comme une ressource à utiliser toute l année. Travaillons tous ensemble pour faire en sorte que l honnêteté, l intégrité et le comportement éthique soient au centre même de la façon dont nous exerçons nos activités. Steve Williams Président et chef de la direction
5 3 Nos valeurs Nos valeurs sont nos principes directeurs. Elles sont axées sur les gens et guident la façon dont nous voulons nous traiter les uns les autres, ainsi que ceux qui travaillent à l extérieur de la Société. Elles définissent la façon dont nous devons nous présenter au travail tous les jours. Voici les valeurs de Suncor : 1. La sécurité avant tout Si ce n est pas sécuritaire, ne le faites pas. 2. Respect Donner le meilleur de soi-même. Être solidaire. 3. Agir comme il se doit Choisir la bonne manière, faire preuve d intégrité. 4. Monter la barre Travailler avec passion. Toujours ajouter de la valeur. 5. Honorer nos engagements Nous sommes la partie d un tout.
4 Vos responsabilités Il incombe à chacun de nous de s assurer personnellement que nos activités commerciales quotidiennes sont menées d une manière juste, honnête et éthique. Tous les employés, les entrepreneurs, les représentants et même les membres du Conseil d administration doivent comprendre et respecter nos directives et normes en matière de principe (DNP), incluant le Code des normes de pratiques commerciales de Suncor. Nous ne nous attendons pas à ce que vous connaissiez tous les détails des lois régissant notre entreprise, mais il est de votre responsabilité de connaître les DNP relatives à votre poste, votre secteur de travail et votre situation géographique. Ainsi vous pourrez reconnaître les risques et déterminer à quel moment vous devez demander conseil. Employés Si vous êtes un employé de Suncor qui retient les services d un entrepreneur ou d un consultant, vous devez vous assurer que la conformité au Code fait partie des obligations contractuelles. La conformité aux normes du Code est une exigence de votre emploi à Suncor. Tout manquement peut entraîner des conséquences graves, incluant le congédiement. En cas de doute, consultez les DNP applicables, discutez avec votre leader ou consultez un représentant des Affaires juridiques. Entrepreneurs Les employés contractuels doivent aussi se conformer au Code. Les entrepreneurs et les consultants qui travaillent au nom de Suncor sont tenus de respecter le Code. Cette obligation juridique est applicable à tous les contrats établis avec Suncor.
5 Prendre les bonnes décisions La prise de décision conforme à l éthique est d abord et avant tout une question de jugement et de sens commun. Avant de réagir à une situation donnée, posez-vous les questions suivantes : La vie, la santé ou la sécurité de quelqu un ou encore l environnement sont-ils mis en danger par ce que nous voulons faire? Est-ce légal? L action semble-t-elle juste et honnête? La confiance et l intégrité s en trouvent-elles compromises? Pourrais-je justifier mes actes aux yeux du public? Qu est-ce que je conseillerais à un ami proche de faire dans une telle situation? Si, pour une raison ou une autre, vous ne pouvez discuter d un problème avec votre leader, vous pouvez consulter son leader, les Affaires juridiques, les Ressources humaines, la Vérification interne ou votre directeur national, ou encore appeler la ligne d assistance téléphonique en matière d intégrité de Suncor. Signalement des infractions présumées Si vous soupçonnez un comportement illégal ou contraire à l éthique ou que vous croyez que le Code n est pas respecté, il est de votre responsabilité d en aviser votre leader ou une des ressources mentionnées tout au long du présent document. Le fait de dissimuler ou d ignorer un problème peut l aggraver. Toute tentative de garder secrète une violation même mineure, en modifiant ou en détruisant des dossiers de la Société, peut entraîner des poursuites civiles et criminelles dont les conséquences peuvent être beaucoup plus graves que les pénalités imposées pour la violation initiale. Vous avez des doutes quant à vos responsabilités? Si vous avez des doutes quant à vos responsabilités en vertu du Code ou si vous ne savez pas quelle conduite adopter dans une situation particulière, prenez d abord le temps de vous renseigner. La confidentialité est assurée dans la mesure du possible et Suncor n imposera aucune pénalité et ne fera pas de discrimination envers une personne qui fournit, en toute bonne foi, des renseignements relatifs à un agissement qu elle pense être illégal ou contraire aux principes de Suncor. Je suis au courant de certaines irrégularités dans mon secteur, mais je ne connais pas tous les faits. À quel point dois-je être certain avant de rapporter la situation? Devrais-je d abord tenter de recueillir plus d information? Non, il n est pas nécessaire de recueillir plus d information. En fait, c est une mauvaise idée de mener l enquête vous-même. Rapportez simplement ce que vous savez. Suncor a des procédures en place qui assureront la tenue d une enquête appropriée.
6 Ligne d assistance téléphonique en matière d intégrité de Suncor Si vous avez des préoccupations au sujet d infractions présumées au Code, utilisez en toute confidentialité la ligne d assistance téléphonique en matière d intégrité de Suncor. Votre signalement sera traité sérieusement et fera l objet d une enquête. Vous pouvez vous sentir gêné ou il peut être inapproprié de rapporter une possible infraction à votre leader. C est justement pour cette raison que la ligne d assistance téléphonique en matière d intégrité de Suncor a été mise en place. Cette ligne est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. NAVEX Global, notre fournisseur externe pour ce service, vous aidera à effectuer votre signalement. Voici certaines infractions que vous pouvez signaler : paiements irréguliers pratiques comptables douteuses conflits d intérêt comportement malhonnête harcèlement ou violence au travail procédures de vérification pratiques de concurrence déloyales autres sujets de préoccupation Amérique du Nord 1-866-270-9577 Chine (Sud) 10-800-120-1239 Chine (Nord) 10-800-712-1239 International Pour un accès international dans les pays où le service AT&T Direct est disponible, composez le numéro d accès d AT&T, suivi du numéro 866-270-9577, tel qu indiqué ci-après : Syrie 0-801, puis 866-270-9577 Norvège 800-190-11, puis 866-270-9577 Allemagne 0-800-225-5288, puis 866-270-9577 Royaume-Uni 0-800-89-0011, puis 866-270-9577 En Libye et dans les autres pays qui ne sont pas desservis par le service AT&T Direct Effectuez un appel à frais virés au Centre d assistance de NAVEX Global en procédant comme suit : À partir d une ligne externe, contactez le téléphoniste local pour demander à faire un appel à frais virés aux États-Unis, au numéro 503-726-2426. Lorsque le téléphoniste demande qui fait l appel, dites «Suncor» (ne donnez pas votre nom). Le Centre d assistance de NAVEX Global accepte tous les appels à frais virés. En raison des lois internationales sur les renseignements personnels, NAVEX Global ne peut accepter les appels provenant des pays de l Union européenne portant sur certains sujets. Dans ce cas, vous serez mis en communication avec la Sécurité générale de Suncor.
7 Comportement éthique Pour en savoir davantage, consultez la DNP Prévention des paiements irréguliers. Cadeaux et divertissements Bien que la coutume d offrir des cadeaux varie d un pays à l autre, un principe est clair : l échange de cadeaux ne doit pas influer ou sembler influer sur notre capacité de prendre des décisions d affaires objectives et équitables. Gardez en tête les critères suivants à respecter : L avantage est de faible valeur ou de valeur non matérielle. Consultez votre superviseur pour connaître la valeur maximale appropriée pour votre secteur d activités et votre région. Vous pourriez aisément offrir un cadeau similaire et vous le faites à l occasion. Ces offres sont peu fréquentes. L échange ne crée aucune obligation. Vous ne devez jamais offrir ou accepter des cadeaux en espèces ou en actions. Vous ne devez jamais demander des cadeaux ou des faveurs de quelque nature que ce soit. Les cadeaux non appropriés doivent être retournés à la personne qui vous les a offerts. Les cadeaux périssables peuvent être remis à un organisme de bienfaisance, auquel cas vous devez en aviser le donateur. Aucun cadeau, quelle qu en soit la nature, ne doit être échangé dans le cadre d un processus d appels d offres, de négociation ou d octroi de contrats. Ces directives s appliquent également à votre famille immédiate. Qu est-ce qui est acceptable? Les dîners d affaires, les échanges de cadeaux de faible valeur entre partenaires d affaires, les petites marques de reconnaissance lors de réceptions officielles et les petits souvenirs peu dispendieux sont tous acceptables. Les divertissements, tels que les dîners d affaires, doivent répondre à des besoins raisonnables et ne devraient jamais créer d obligation. N acceptez jamais que l on engage des frais pour un divertissement que vous ne pourriez justifier sur votre compte de dépenses de Suncor si vous en étiez le donateur plutôt que le récipiendaire. En fait, si vous n êtes pas certain qu un cadeau ou un divertissement est approprié, parlez-en avec votre leader. Un fournisseur de Suncor m a invité à un événement sportif. Les billets sont dispendieux et le coût de la soirée pourrait être assez élevé. Que devrais-je faire? Parlez-en à votre leader. Voyez si des offres ou des négociations en cours avec ce fournisseur pourraient influer sur votre décision. Vérifiez également si votre groupe dispose de lignes directrices concernant la valeur des cadeaux et des divertissements que vous pouvez accepter. Puis décidez avec votre leader de ce que vous devez faire. Si vous avez un doute, posez-vous les questions suivantes Le cadeau a-t-il peu de valeur? OUI NON La personne qui en bénéficie peut-elle à son tour en faire autant? Les offres de cadeau ou de divertissement sont-elles peu fréquentes? L offre de cadeau ou de divertissement est-elle conforme aux lois locales?
8 Comportement éthique suite Prévention des paiements irréguliers Suncor s efforce d agir avec transparence et dans le meilleur intérêt des collectivités où nous menons nos activités. La position de Suncor concernant la corruption est claire un employé, représentant ou entrepreneur de Suncor ou de ses filiales ne doit jamais offrir ou accepter un pot-de-vin. Le fait d offrir, de payer, de demander ou d accepter, directement ou indirectement, des pots-de-vin sous quelque forme que ce soit est inacceptable et contraire au Code de Suncor ainsi qu aux lois locales et internationales. La compréhension des exigences n est pas toujours simple Les exigences éthiques et juridiques dans de telles situations sont complexes. Par exemple, bien que les lois de certains pays permettent les paiements de facilitation ou les sommes versées pour «graisser la patte», Suncor interdit à ses employés, représentants ou entrepreneurs d effectuer de tels paiements. Toutefois, dans une situation où vous craignez un risque imminent pour votre santé ou votre sécurité, et que vous croyez qu un tel paiement est absolument nécessaire pour les protéger, vous pouvez effectuer le paiement et signaler immédiatement la situation à votre leader et aux Affaires juridiques. Tierces parties Suncor fait affaire avec des milliers de fournisseurs, entrepreneurs, agents et distributeurs à l échelle mondiale. Ces associés commerciaux peuvent jouer un rôle important dans notre succès mais leurs comportements peuvent aussi avoir une incidence directe sur notre réputation. Si vous soupçonnez qu un associé commercial agit à l encontre de l éthique et verse des pots-de-vin, parlez-en immédiatement à votre leader. L ignorance volontaire des signaux d avertissement de possibles actes répréhensibles pourrait empirer la situation.
9 Interactions avec des fonctionnaires Nous devons être particulièrement prudents lorsque nous offrons des cadeaux, divertissements ou autres avantages à des fonctionnaires en raison des risques accrus que cela implique. La définition de fonctionnaire est très large et comprend : Employés d un gouvernement Employés d une agence, d un ministère, d une société, d un conseil, d une commission ou d une entreprise qu un gouvernement possède ou contrôle (en tout ou en partie) Toute personne agissant à titre officiel pour un gouvernement ou une entité possédée ou contrôlée (en tout ou en partie) par un gouvernement Représentants élus, candidats à une charge publique et représentants de partis politiques Toute personne affiliée à une organisation internationale publique telle les Nations Unies ou la Banque mondiale Vous pourriez avoir besoin de l approbation du chef de la conformité de Suncor pour offrir des cadeaux, divertissements, voyages, hébergement ou autres avantages à un fonctionnaire. Consultez les Affaires juridiques pour plus de détails. J ai découvert que mon leader faisait parvenir des cadeaux à une personne qui travaille pour une entreprise qui appartient en partie à un gouvernement. Devrais-je effectuer un suivi sur cette question? De nombreuses lois et de nombreux règlements encadrent l offre de cadeaux, de repas et de divertissements aux fonctionnaires. Il est possible que votre superviseur ait déjà contrevenu à ces lois ou principes et c est pourquoi la question doit être immédiatement signalée. De cette façon, votre leader et la Société seront protégés à partir de ce moment.
10 Comportement éthique suite Pour en savoir davantage, consultez la DNP Conflit d intérêts et confidentialité et la DNP Directeurs, administrateurs et membres du conseil d administration d organisations externes. Conflits d intérêts Un conflit d intérêts survient lorsque des intérêts personnels non dévoilés sont en conflit avec les intérêts de Suncor. De même, vous vous placez en situation de conflit d intérêts si vos intérêts personnels influent ou semblent capables d influer sur les décisions prises dans l exercice de vos fonctions. Vous êtes tenu de signaler toute situation qui pourrait engendrer un conflit d intérêts. Évitez toute situation où vous pourriez profiter ou sembler profiter indûment d avantages résultant de décisions commerciales de la Société ou de renseignements privilégiés de Suncor. Les situations les plus courantes pouvant engendrer un conflit d intérêts sont les suivantes : Accepter des cadeaux, des divertissements ou des faveurs de la part de fournisseurs Être employé ou propriétaire d une entreprise ou détenir des intérêts financiers importants personnels ou familiaux dans une entreprise qui est un client, un entrepreneur, un fournisseur ou un concurrent de Suncor, ou entretenir toute autre relation qui entre en conflit avec les obligations et la confiance que vous devez à Suncor Occuper un poste d administrateur auprès d un client, d un entrepreneur, d un fournisseur ou d un concurrent de Suncor Mener des activités pour le compte de Suncor auprès d une société appartenant à un employé de Suncor, un ami ou un membre de sa famille, ou exploitée par ceux-ci Propriété de titres Détenir d importants intérêts financiers dans une entité qui est un client, entrepreneur, fournisseur ou concurrent de Suncor peut prêter flanc à des conflits d intérêts. Il est permis de détenir des actions dans une fiducie sans droit de regard, comme des fonds communs de placement, ou de détenir moins de un pour cent des actions émises et en circulation de sociétés cotées en bourse de clients, d entrepreneurs, de fournisseurs ou de concurrents de Suncor, dans la mesure où le placement ne représente pas une part importante de vos actifs. Parlez à votre leader Chaque situation doit être évaluée dans son contexte. Vous pouvez discuter avec votre leader des circonstances qui pourraient être perçues comme des conflits d intérêts. La divulgation complète, honnête et immédiate offre une occasion de traiter les conflits d intérêts avant que des problèmes ne surviennent. Si vous avez des questions, les Affaires juridiques peuvent vous conseiller. N oubliez pas : Nous encourageons tous les employés à divulguer tout conflit d intérêts réel, perçu ou soupçonné à leur leader ou aux Affaires juridiques et à discuter avec eux des mesures à prendre pour résoudre ce conflit. Nous devons recourir aux services d une firme externe pour faciliter l organisation de notre prochaine réunion à l extérieur. Nous consacrons beaucoup de temps à chercher la bonne. Nous pourrions économiser beaucoup de temps et d efforts en embauchant la firme de mon frère, car je sais qu elle fera un bon travail. Puis-je embaucher la firme de mon frère? Non, cette situation crée un conflit d intérêts entre votre désir d aider votre frère et votre objectivité dans la sélection du fournisseur le plus concurrentiel. Signalez ce conflit à votre leader et retirez-vous du processus de sélection afin que la firme de votre frère puisse quand même avoir une chance équitable d obtenir le travail.
11 Information confidentielle et personnelle L information est un des actifs les plus précieux de Suncor, et nous protégeons toutes les informations confidentielles sur nos concurrents et nos clients, ainsi que les renseignements personnels. L information concurrentielle confidentielle inclut l information exclusive, technique, commerciale et financière, ainsi que l information sur les coentreprises, les fournisseurs et les clients, non accessible au grand public. Vous devez vous conformer à la réglementation en vigueur à l égard de la protection de l information importante et de la négociation de valeurs mobilières connexes. Vous ne devez pas divulguer ou utiliser cette information à moins d y être tenu dans le cours normal des activités de l entreprise. L information exclusive appartenant à d autres est protégée par des conditions contractuelles qui doivent être scrupuleusement respectées. Une telle information doit être protégée contre toute divulgation ou utilisation non autorisée de la même façon que s il s agissait d information exclusive appartenant à Suncor. Renseignements personnels Suncor recueille, utilise et conserve des renseignements personnels sur ses employés, entrepreneurs, clients, fournisseurs, associés et autres dans le cours de ses activités commerciales. La collecte, l utilisation et la divulgation de ces renseignements sont assujetties aux lois locales, provinciales, fédérales et internationales en vigueur. Suncor est tenue de se conformer à ces lois. L information confidentielle de tiers obtenue dans le cadre de votre emploi à Suncor ne peut pas être utilisée pour en retirer des avantages personnels, ou pour en procurer à quiconque.
12 Comportement éthique suite Propriété intellectuelle Dans le cadre de votre emploi à Suncor, il se peut que vous participiez à des travaux de recherche, à la résolution des problèmes ou à la mise au point d innovations; le produit de vos efforts dans le cadre de votre travail appartient à Suncor, que les tâches aient ou non été exécutées sur les lieux de travail. La propriété intellectuelle inclut les programmes informatiques, les procédés techniques, les inventions, les méthodes de recherche, les rapports, les articles et tout autre type d innovation et de développement, dont le matériel protégé par un brevet, une marque de commerce ou un droit d auteur. Les biens et les droits de propriété intellectuelle permettent à Suncor de conserver sa position de chef de file de l industrie et de tirer un avantage concurrentiel de ses investissements continus dans l innovation. Ces droits et actifs demeurent la propriété exclusive de Suncor. Utilisation et communication de l information boursière La loi interdit l achat ou la vente d actions, y compris celles de Suncor, de clients, d entrepreneurs, de co-entrepreneurs et de toute autre entité, par toute personne possédant de l information importante non publique sur l émetteur de titres. L information importante non publique comprend l information qui, si elle était divulguée, pourrait raisonnablement avoir un effet considérable sur la valeur marchande de ces titres. La négociation de titres de Suncor, y compris les options, ne peut survenir qu après la divulgation complète au public de l information importante non communiquée et à l expiration d un délai raisonnable pour sa diffusion. Suncor s engage à communiquer de façon complète et précise l information importante en temps utile et conformément aux exigences réglementaires. Protégez les biens et les droits de la propriété intellectuelle de Suncor avec vigilance et veillez à ne pas enfreindre les droits des autres. Consultez votre leader ou les Affaires juridiques avant de recevoir ou de divulguer, ou d accepter de recevoir ou de divulguer, de l information ou la propriété intellectuelle confiée sous le sceau du secret. Consultez aussi votre leader avant de divulguer toute information exclusive dans un forum de discussion, par courriel ou dans le cadre d un congrès industriel. Un employé qui travaillait auparavant pour une autre entreprise énergétique vient d être embauché dans mon équipe. Il m a confié que l entreprise qui l employait auparavant allait bientôt faire une annonce concernant un projet de croissance. Puis-je dès maintenant acquérir des actions de cette entreprise? Non, il est inapproprié de profiter de cette information. Votre collègue et vous risquez d enfreindre les lois relatives à la protection des valeurs mobilières ainsi que les principes de la Société. Vous devriez immédiatement discuter de cette situation avec votre superviseur ou demander conseil aux Affaires juridiques.
13 Périodes d interdiction de transiger Il est interdit de transiger des titres ou des actions de Suncor durant les périodes d interdiction de transiger. Les périodes d interdiction planifiées s appliquent à tous les employés de Suncor et débutent deux jours avant l annonce publique des résultats financiers trimestriels et annuels et demeurent en vigueur durant les deux jours suivant l annonce. Pendant ces périodes, les membres du personnel de Suncor peuvent posséder ou être vus comme possédant de l information privilégiée; par conséquent, toute opération sur des titres de Suncor peut être ou paraître inappropriée. Postes soumis à des restrictions et initiés Des exigences plus strictes, y compris des périodes d interdiction de transiger trimestrielles, s appliquent aux membres du Conseil d administration, aux membres de la haute direction et aux autres employés de Suncor occupant des postes critiques à Suncor. Pour ces personnes, des exigences plus strictes font partie intégrante du Code. Communications avec le public La loi stipule que quiconque transige des titres doit avoir un accès libre et complet à l information pouvant influer sur les décisions d investissement. Si votre tâche principale relève du domaine des communications ou des relations avec les investisseurs, ou si vous êtes un membre de la haute direction, des normes additionnelles font partie intégrante du Code. Pour en savoir davantage, consultez la DNP Divulgation d information importante et transactions d actions et autres titres, la DNP Interdiction d opérations pour les personnes soumises à des restrictions, la DNP Initiés assujettis et la DNP Communications au public. Selon un message affiché sur Internet, Suncor est sur le point de se départir d intérêts dans un projet de sables pétrolifères. Je sais que ce n est pas vrai. Devrais-je publier la bonne information? Non. Cependant, vous devriez le signaler aux Communications de la Société. Seulement quelques employés de Suncor sont autorisés à fournir des renseignements au nom de la Société.
14 Comportement éthique suite Pour en savoir davantage, consultez la DNP Concurrence et relations commerciales Juste concurrence Les lois sur la concurrence sont adoptées pour assurer une juste concurrence sur le marché des produits et des services. Elles interdisent généralement les ententes qui tendent à limiter la concurrence, notamment les ententes entre les concurrents sur la fixation des prix, les appels d offres, la production, l approvisionnement et les pratiques liées au service à la clientèle, ainsi que toute autre forme de conduite déloyale. Suncor ne s adonne à aucune activité anticoncurrentielle. Nous livrons une concurrence vigoureuse, honnête et conforme aux lois antitrust et aux lois sur la concurrence en vigueur. Demandez conseil à votre leader ou aux Affaires juridiques avant d engager une discussion sur les prix, les clients, les fournisseurs ou les intentions de commercialisation ou de production avec quiconque à l extérieur de Suncor, surtout les concurrents. Activités politiques et caritatives Suncor encourage ses employés à s engager au sein d organismes communautaires caritatifs ou d associations professionnelles. L utilisation des ressources de la Société ou les activités bénévoles effectuées durant les heures de travail doivent être approuvées au préalable par la direction. Si vous occupez un poste dans une association sans but lucratif dont vous pourriez être vu comme le porteparole, établissez clairement que vous parlez au nom de votre association ou à titre personnel et non à titre d employé ou de porte-parole de Suncor. La participation au processus démocratique à tous niveaux, notamment en prenant part à des campagnes électorales, doit se dérouler hors des heures de travail ou avec l approbation préalable de la direction. Ces activités personnelles ne doivent en aucune façon être liées à la Société. Lors d une récente réunion du comité de gestion avec nos co-entrepreneurs, nous avons discuté de la possibilité de mettre sur pied un sous-comité pour évaluer le partage des meilleures pratiques et de la technologie que nous avons développées dans le cadre de projets antérieurs. Est-ce correct? L échange d information et de technologies entre des co-entrepreneurs doit être soigneusement évaluée afin de ne pas contrevenir aux lois sur la concurrence. Consultez les Affaires juridiques avant d agir afin de vous assurer que l échange proposé est acceptable et que des protocoles et restrictions adéquats sont établis.
15 Pour en savoir davantage, consultez la DNP Milieu de travail exempt de harcèlement. Milieu de travail respectueux Suncor s engage à offrir un milieu de travail dans lequel les employés se sentent en sécurité et qui reconnaît que leur diversité enrichit notre entreprise. Nous honorons les normes du travail reconnues à l échelle nationale et internationale et appuyons la protection des droits de la personne. Suncor ne tolère aucune forme de harcèlement, de violence ou de comportement menaçant en milieu de travail. De manière générale, la définition du harcèlement englobe tout discours ou comportement inapproprié destiné à humilier ou embarrasser une autre personne. Le harcèlement inclut les contacts et l intimidation physique, les commentaires désobligeants (incluant les blagues vulgaires ou l attribution de surnoms dégradants) et les manifestations visuelles (comme les affiches ou les caricatures) et tout autre comportement qui pourrait être considéré insultant, humiliant, malveillant, offensant ou créer un malaise ou une atmosphère menaçante dans le milieu de travail. De plus, tout comportement pouvant inciter à la violence physique en milieu de travail ou les remarques humiliantes au sujet de l orientation sexuelle, de la religion, de l âge, de l origine raciale ne sont pas tolérés. Éviter tout comportement qui crée un milieu de travail inconfortable ou hostile, dont des remarques ou des blagues inappropriées, de l intimidation ou un contact physique.
16 Comportement éthique suite Pour en savoir davantage, consultez la DNP Comptabilité, rapports et contrôle de gestion. Communication de l information comptable et financière Les principes et les méthodes de Suncor assurent que la communication de l information comptable et financière respecte les principes généralement reconnus et, le cas échéant, les statuts et règlements pertinents. Suncor mène ses activités financières en respectant les lois et toutes les opérations financières sont effectuées en conformité avec les limites d autorité approuvées. Si vous êtes témoin de transactions financières douteuses ou suspectes, ou de non-conformité à l égard de nos contrôles et processus financiers, veuillez signaler vos préoccupations immédiatement à votre leader ou aux Affaires juridiques. Tout le personnel de Suncor a la responsabilité de s assurer de ce qui suit : Les opérations sont enregistrées dans les livres comptables de la Société de manière rapide et exacte et toute inexactitude, fausse représentation ou omission est rapidement relevée et signalée. Les opérations sont effectuées à l intérieur du niveau d autorité approprié et en conformité avec les principes et méthodes prescrits. La communication en temps opportun de cette information constitue un élément essentiel du processus de comptabilité et de production de rapports de Suncor. Utilisation des biens de la Société Toute personne travaillant pour le compte de Suncor a la responsabilité de protéger les biens de la Société. Ces biens incluent les propriétés physiques et les bâtiments, les données, les logiciels, la propriété intellectuelle, l équipement, les fournitures, les cartes de crédit, les ressources de communication, les réseaux d information, les documents, les connaissances et toute autre ressource ou tout autre bien appartenant à Suncor. Vous devez entretenir, gérer et utiliser les biens de Suncor de façon responsable et rentable, incluant la protection contre le gaspillage, le vol, l usage inapproprié, les dommages, les pertes ou l appropriation frauduleuse. Il est important que tous les employés et entrepreneurs gardent en bon état et protègent raisonnablement les biens qui leur sont confiés et en tiennent l inventaire.
17 Toujours procéder à l aliénation des biens conformément à la méthode de la Société portant sur l aliénation d éléments d actif excédentaires et la destruction des données qui y sont contenues. Obtenez l approbation de votre leader si vous avez des questions. Utilisation appropriée du courrier électronique et d Internet Suncor fournit une adresse de courriel et un accès Internet aux employés et au personnel contractuel pour mener des affaires, faciliter les recherches reliées au travail et améliorer les communications. Vous devez prendre des mesures raisonnables pour protéger les systèmes, la réputation et l information de Suncor. Internet est un environnement non contrôlé. Le courrier électronique de Suncor contient de l information qui identifie la Société ainsi que vous-même. Assurez-vous que vos communications électroniques sont polies et respectueuses. Ne transmettez pas de renseignements confidentiels ou de renseignements commerciaux sensibles de Suncor par Internet à moins que vous ne soyez certain qu ils seront sécurisés et protégés. Tous les systèmes de communication de Suncor, à savoir le courrier électronique, les boîtes de messagerie vocale, Internet, les ordinateurs, les téléphones cellulaires et les autres assistants numériques personnels, tels que les téléphones Blackberry, sont surveillés pour s assurer qu ils sont utilisés de façon acceptable. Il n y a aucune protection de la vie privée pour les communications transmises, reçues ou sauvegardées sur ces systèmes ou appareils. Directives d utilisation du courrier électronique et d Internet à Suncor : Il est interdit d utiliser le matériel informatique de Suncor pour télécharger des logiciels illégaux ou non autorisés. Évitez les sites qui contiennent du matériel de mauvais goût, obscène, déplacé, raciste, politique, haineux ou sexiste. Il est interdit d envoyer des communications sous un nom d emprunt et des messages de diffamation, de menace ou de harcèlement. Il est interdit d envoyer, de visionner ou d obtenir de la pornographie ou du matériel obscène ou de nature offensante. Préservez la confidentialité de vos mots de passe au travail comme vous le faites pour vos informations bancaires et vos codes d accès personnels. N oubliez pas que les biens de la Société doivent être utilisés uniquement pour atteindre les buts et les objectifs commerciaux de Suncor. L utilisation limitée des ressources de communication de Suncor à des fins personnelles est autorisée, dans la mesure où ces fins sont légales, éthiques et fidèles à l esprit et à l intention du Code et que cette utilisation ne nuit pas à vos obligations professionnelles
18 Prendre les bonnes décisions Avant d agir, posez-vous toujours les questions suivantes : Le plan d action met-il en danger la vie, la santé ou la sécurité de quiconque ou met-il l environnement en péril? Est-il conforme à la loi? Est-il juste et honnête? Compromet-il la confiance ou l intégrité? Pouvons-nous le justifier au public? Que conseillerais-je à mes amis de faire dans une telle situation? Si, pour une raison ou une autre, vous ne pouvez discuter d un problème avec votre leader, vous pouvez consulter son leader, les Affaires juridiques, les Ressources humaines, la Vérification interne ou votre directeur national, ou encore appeler la ligne d assistance téléphonique en matière d integrité de Suncor. 3. Consultez les DNP relatives à ces questions sur le site www.suncor.com > À propos de nous > Pratiques commerciales ou La Source > À propos de Suncor > Coup d œil sur Suncor > Code des normes de pratiques commerciales > Directives et normes en matière de principe Code des normes de pratiques commerciales pour en apprendre davantage sur les lois en vigueur, connaître les principes de Suncor en matière de conformité et déterminer s il y a des mesures précises que vous devez prendre. 4. Discutez du problème avec votre leader ou les Affaires juridiques. Dans de nombreux cas, il se peut que votre leader soit bien informé au sujet d une situation donnée et il peut vous aider à prendre une décision éclairée. Gardez à l esprit les mesures suivantes pour assurer la conformité : 1. Posez-vous les questions suivantes : «Que me demande-t-on de faire exactement? Cette action est-elle contraire à l éthique ou inappropriée? Quelle serait ma réaction si je lisais un article au sujet de cette action dans le journal?». Faites preuve de jugement et de bon sens. Si une affaire vous semble douteuse ou inappropriée, il y a de fortes chances qu elle le soit. 2. Obtenez des précisions sur votre responsabilité et votre rôle. Dans la plupart des situations, la responsabilité est partagée. Il peut donc s avérer utile de réunir d autres personnes afin de discuter du problème et de le résoudre.
19 Le Code des normes de pratiques commerciales est au cœur de la façon dont nous menons nos affaires. Pour des renseignements additionnels : Visitez www.suncor.com > À propos de nous > Pratiques commerciales Visitez La Source > À propos de Suncor > Coup d œil sur Suncor > Normes de pratiques commerciales Parlez à votre leader Consultez votre leader, les Affaires juridiques, les Ressources humaines, la Vérification interne ou le directeur national Composez le numéro de la ligne d assistance téléphonique en matière d intégrité de Suncor (voir page 6).
20 Notes
Janvier 2014
Cette publication a été imprimée au moyen d encres écologiques qui ne contiennent aucun solvant et ne dégagent aucun composé organique volatil (COV). La façon dont nous menons nos affaires est imprimé sur du papier recyclé à 100 pour cent.