Informations générales

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1 Informations générales Les passeports et visas des équipages : Passeport en cours de validité, valable au moins 6 mois après la date de retour. Un visa de tourisme de 3 mois est délivré à la douane sud-africaine dés l arrivée. Pour les non-ressortissants Européens, veuillez nous consulter pour connaître les formalités à accomplir puis nous renvoyer la photocopie de votre visa obtenu 20 jours avant le départ du rallye pour la communiquer aux autorités sud-africaines. Avant le départ de Paris pour chaque voiture : Contrôle de toutes les voitures par le mécanicien désigné par l organisateur (si vous le désirez en cas de doute), Daniel Corso. Date et rendez-vous à définir selon un planning qui sera établi deux mois avant le départ et dont nous vous tiendrons informés ultérieurement. Expertise (obligatoire) (notre l expert du rallye Christian Huet en cas de besoin), un mois et demi avant le départ, (contrôle qui sera effectué dans le lieu technique désigné par l expert). Tous ces documents devront être remis à l organisateur 50 jours avant le départ. Ils seront conservés par l organisateur pendant toute la durée du rallye et seront restitués à chaque propriétaire en fin de rallye. Lieu de départ des voitures pour le Havre (rassemblement prévu porte Dauphine Paris 16 ème arrondissement) pour les parisiens ou ceux qui le souhaitent. Toutes les voitures s y verront remettre leur dossier logistique et marquages avant le départ pour le Havre (plaques + stickers de portières + logos des partenaires). Carburant : IMPORTANT : les voitures devront n avoir que 20% d essence dans leur réservoir (afin d être aux normes réglementaires en vigueur dans le transport maritime). Toutes les voitures devront être équipées de cosses papillon neuves afin de pouvoir débrancher leurs batteries plus facilement (avant l embarquement) et les rebrancher à l arrivée. 1

2 Le taux d octane pour l essence en Afrique du sud est de 95 et de 98 (très raffiné). Pour les autres voitures, il faudra prévoir un additif plombé à rajouter dans chaque plein de 95 et en indiquer la quantité afin d enregistrer leur nombre total sur une facture pro forma avec les pièces détachées. Un plein d essence sera prévu dès l arrivée à port Elizabeth, seuls les propriétaires eux-mêmes pourront l effectuer ou l organisateur avec ses mécaniciens. Assurances : Toutes les voitures seront assurées pour le transport sur la base de leur valeur donnée à dire d expert. (selon valeur expertisée). Une assurance transport (ad valorem) sera contractée par l organisateur pour le transport des voitures auprêt de Lloyd. Une assurance responsabilité civile sera contractée par l organisateur si celle-ci fait défaut. Il est prévu une assurance annulation, bagages, responsabilité civile du voyageur, assistance et rapatriement. Toutes les voitures devront avoir au minimum une assurance responsabilité civile automobile (carte verte valable au minimum 4 mois après la date de fin du rallye). Une assurance tous risques serait néanmoins préférable (nous consulter). Les participants déchargent l organisateur de toute responsabilité découlant de l usage de leur véhicule pour tous dommages corporels ou matériels, causés aux tiers ou à eux-mêmes dans quelque condition que ce soit durant le rallye. Garantie annulation : Vous pouvez être amené à renoncer à votre voyage. Afin d éviter les frais importants que votre annulation pourrait entraîner, nous vous proposons une garantie annulation qui vous couvre dès votre inscription. Cette garantie est, bien sûr, facultative mais nous vous la recommandons vivement, elle doit être contractée au moment de l inscription. Si toutefois vous ne souhaitez pas bénéficier de notre contrat d assurance, vous avez la possibilité de souscrire votre propre contrat. Dans ce cas, vous devez nous en informer par lettre recommandée au moment du versement de votre 1 er acompte en joignant une copie de votre contrat. Veuillez noter que nous nous réservons la possibilité de refuser votre contrat si celui-ci n offre pas les garanties requises pour un voyage en Afrique du Sud. Par ailleurs, et quel que soit votre contrat, la prime d assurance assistance et rapatriement est obligatoirement prise en charge par nos soins. 2

3 L EUROPÉENNE D ASSISTANCE CONTRAT N OPTION N 3 Membre français de : International Association of European Travel Insurers, (dont vous avez le détail dans le contrat ci-joint). Responsabilités Conformément à l article 23 de la loi N du 13 juillet 1992, ALTAREIS (Akilanga) Capital social de ,02 (organisateur Technique & logistique) (N de Siret : ), APE 633Z, titulaire de la licence d Etat N LI a souscrit une Police Responsabilité Civile Professionnelle auprès de la compagnie MMA IARD Contrat N Sa garantie financière est souscrite auprès de l APS (Association Professionnelle de Solidarité du tourisme 15, av Carnot Paris) renouvellement d adhésion effectué le et Tem International (organisateur de l événement), N de Siret B code APE 911C. Ne pourront être tenus responsables des conséquences des événements suivants : Perte ou vol des billets d avion (les compagnies aériennes ne délivrant pas de duplicata en général, nous avons des billets électroniques à l international et des billets papiers en vol intérieur). Défaut de présentation ou présentation de documents d identité et/ou sanitaires périmés ou d une durée de validité insuffisante (passeport, visas, certificats de vaccination.) au poste de police de douane ou d enregistrement. En cas de défaut d enregistrement, il sera retenu 100% du montant total du voyage. Incidents ou événements imprévisibles et insurmontables d un tiers étranger intervenant pendant le voyage tels que : guerres, troubles politiques, grèves extérieures à ALTAREIS (Akilanga) et TEM INTERNATIONAL incidents techniques extérieurs à ALTAREIS (Akilanga) et TEM INTERNATIONAL, encombrement de l espace aérien, intempéries, retards, pannes, perte ou vol de bagages ou d autres effets. Le ou les retards subis ayant pour origine les cas visés ci-dessus ainsi que les modifications d itinéraire qui en découleraient éventuellement ne pourraient entraîner aucune indemnisation à quelque titre que ce soit, notamment du fait de la durée du programme initialement prévu ou de retard à une correspondance. Les éventuels frais additionnels liés à une perturbation (taxe, hôtel, parking.) resteront à la charge du participant. Annulation imposée par des circonstances ayant un caractère de force majeure et /ou pour des raisons liées à la sécurité des clients et /ou sur injonction d une autorité administrative. 3

4 Responsabilité du transporteur : La responsabilité des compagnies aériennes, participant le cas échéant au voyage présenté, ainsi que celle des représentants, agents ou employés de celle-ci, est limitée dans le cas de dommages, plaintes ou réclamations de toute nature, au transport aérien des passagers et de leurs bagages exclusivement, comme précisé dans les conditions de transport régies par la Convention de Varsovie. La réglementation des vols à tarifs spéciaux n autorise pas, même en cas de force majeure, le remboursement des trajets non effectués si ce n est celui des frais annexes entraînés par une telle situation. En outre, le transporteur aérien se réserve le droit, en cas de force majeure, d acheminer les clients par tout mode de transport de son choix, sans qu aucun dédommagement ne puisse être revendiqué par les participants. Pièces détachées : Une caisse de pièces détachées sera vivement conseillée par voiture (poids maximum 15 kg), elles devront pouvoir être mises dans les coffres de voitures éventuellement en cas de besoin. Si vous avez de grosses pièces (Pneus ou autres vous pourrez les mettre dans le camion atelier présent pendant toute la durée du rallye. Une liste de pièces préconisées vous sera fournie ultérieurement). Une liste très exhaustive des pièces détachées devra être établie par chaque participant (suivant un tableau que vous recevrez prochainement) afin de permettre à l organisateur d établir une facture totale pro forma d exportation pour faciliter le passage en douane sous carnet ATA avec les voitures. Un mois et demi avant la date du départ nous devrons communiquer la liste de ces pièces aux services des douanes françaises et sud-africaines. Si vous avez des outils spécifiques à votre auto n oubliez pas de les emporter, Liquide de refroidissement à votre charge, Liquide de frein à votre charge. Durant le rallye, toutes les pièces détachées défectueuses remplacées devront être conservées afin d être conformes à la liste initiale pro forma en cas de contrôle des douanes sud-africaine et française lors de la réexpédition des voitures vers la France en fin de rallye. Toutes les voitures devront être équipées d un extincteur neuf aux dernières normes. Ce dernier sera marqué du numéro de rallye de chaque voiture par l organisateur afin d être mis dans une caisse séparée pour le transport et pouvoir être remis facilement ensuite dans chaque voiture à l arrivée en Afrique du Sud. 4

5 Clefs de voiture : Jeu de clef de contact et de coupe batterie en double (obligatoire pour toutes les voitures) sous enveloppe scellée en cas de perte des originaux. Elles seront gardées par Cyril Codron qui vous les restituera en fin de rallye. Voitures d assistance : Il y aura 6 voitures d assistance pour 18 voitures : 1 voiture d organisation (voiture de remplacement participant en cas de besoin), 2 monospaces de 4 places pour transporter l assistance, guides et autres, 1 camion atelier, 1 camion à bagages, 1 camion plateau, (Automobile Association AA). Vos voitures : Maillon essentiel de la réussite de nos aventures, nous leur consacrons ce chapitre pour que celles-ci soient un vecteur de plaisirs plus que d ennuis. Nous sommes une petite équipe et notre périple n a qu un seul objectif, le plaisir du voyage et de la découverte. Et, même si nous prévoyons une forte assistance technique, celle-ci demeure vouée à la prise en charge de pannes occasionnelles ou imprévisibles et non à la réparation ou l entretien de véhicules qui auraient pu se dérouler auparavant, dans des meilleures conditions et surtout sans risque d occasionner de désagréables déconvenues. Assistance et encadrement pendant le rallye : Il y aura 10 personnes d assistance et d encadrement pour 18 voitures : 1 organisateur français, 1 assistante relation publique française, 1 assistant général logistique français, 2 mécaniciens professionnels français, 1 photographe français, 1 organisateur local sud-africain parlant anglais et français (responsable de toute la logistique et la coordination avec tous les prestataires locaux), 1 guide (chauffeur) local parlant français (assistant hôtel logistique), 1 guide (chauffeur) local parlant anglais et français, 1 chauffeur de camion plateau (Automobile Association AA). Dépannage : Seul le remorquage sur plateau est assuré par notre assistance jusqu à un point de réparation. Si votre auto est jugée irréparable elle sera acheminée à votre charge jusqu à Cap Town (étape finale du rallye) où elle sera entreposée. 5

6 Les voitures doivent en conséquence être irréprochables en mécanique et avoir été complètement révisées, car la route est belle et longue. Camion bagages : Il n y aura pas de bagages dans les coffres des autos, un service bagages étant assuré par l organisation durant tout le rallye. Il est recommandé à chaque équipage de n emporter que 2 valises et 1 sac maximum. Les valises seront marquées au numéro des voitures avec des porte-étiquettes pour chacune (fourni par le rallye) afin d être plus facilement identifiables par l assistant responsable. Durant votre voyage, vous pourrez acheter ce que vous voulez dans la mesure ou vos achats restent raisonnables en taille. Ne pas oublier la facture pour la réexportation. Photographe : Un photographe professionnel sera spécialement détaché sur le rallye. Un portfolio vous sera remis à votre retour avec un CD de tous les autres participants. Parking : Un service de parking surveillé jour et nuit devant chaque hôtel est assuré conjointement par l organisation et les autorités locales. Transporteur auto ACI Transporteur Prestataire (sous réserve de changement), Transitaire actuel de nos rallyes en Chine 2006 et en Inde 2007, Transitaire de Paris, Port Elisabeth et Cap Town (dédouanement inclus aller/retour) : Cette société de transport (ACI) est connue dans le monde de la course pour sa qualité de service hors normes et spécialisée dans les transports de voitures haut de gamme, de F1, de prototypes. Ses principaux clients sont : Michelin, Peugeot, Mercedes et certains grands rallyes. ACI transporte régulièrement des prototypes pour les constructeurs dans le monde entier lors de présentation de voitures en avant-première mondiale. Les voitures partent du Havre et reviennent par le Havre. 6

7 L aller / retour France - Afrique du Sud se feront par containers de 40 pieds (2 autos par container) par bateau. Il n y aura qu un seul transitaire, un seul responsable qui a ses propres correspondants qui s occupera de toutes les voitures en France et en Afrique du Sud (aussi bien pour les papiers que pour le transit lui-même aller / retour) Sur place, un seul et unique prestataire s occupera de décharger les voitures. Les voitures seront toutes déchargées à la main à leur arrivée en Afrique du Sud puis stockées dans un hangar couvert et gardé en attendant l arrivée des participants (sous réserve de changement de programme). A l arrivée, le correspond d ACI s occupera de toutes les formalités de dédouanement en présence du représentant de l organisation. Un responsable de l organisation parisienne sera sur place au moment du débarquement et s occupera de toutes les formalités à remplir auprès des autorités locales. Les voitures séjourneront pendant toute la durée du rallye sous carnet ATA et les pièces détachées sous facture pro forma ou carnet ATA afin de faciliter leur circulation. Transport des voitures au retour De Cap Town : Cyril Codron et son équipe ne rallieront la France qu une fois l embarquement des voitures dans les containers et les formalités diverses terminées. Transport des passagers au départ de Paris : Rassemblement à l aéroport de Roissy (les détails vous seront donnés par courrier) Voyage en business class ou classe économique en fonction de votre choix. Le staff du rallye sera en tenue siglée afin d être facilement repéré par les participants et seront à votre disposition en toute circonstance. Encadrement par une équipe locale d assistants du rallye auprès des participants pendant tout le voyage et des parcours sur place. Arrivée à Johannesburg et Port Elisabeth : Un service d accueil nous attendra à l aéroport de Johannesburg afin de nous permettre d effectuer les formalités de douane au plus vite. 7

8 Un service à l arrivée du vol à Port Elisabeth sera également à votre disposition pour la prise en charge des bagages qui seront acheminés directement à la réserve de Shamwari Long Lee Manor ***** par bus privé en compagnie de l assistant responsable de l organisation. Tous les bagages seront dispatchés dans les chambres du lodge avant l arrivée des participants. Un bus emmènera les participants récupérer directement les voitures au dépôt sous douane à Port Elisabeth. L hôtellerie : Vendredi 14 Mars Paris CDG Johannesburg - Zurich - Port Elizabeth Samedi 15 Mars Shamwari Long Lee Manor ***** Dimanche 16 Mars Graaff-Reinet Drostdy *** Lundi 17 Mars Knsyna Pezula Resort Hotel & Spa ***** Mardi 18 Mars Knsyna Pezula Resort Hotel & Spa ***** Mercredi 19 Mars Oudtshoorn Buffelsdrift Lodge ***** Jeudi 20 Mars Swellendam Klippe Rothman Manor - De Kloof, Augusta.De Miste***** Vendredi 21 Mars Bushmanskloof Bushmans Kloof ***** Samedi 22 mars Bushmanskloof Bushmans Kloof ***** Dimanche 23 mars Stellenbsoch Lanzerac Manor & Vinery ***** Lundi 24 mars Hermanus The Marine Hermanus ***** Mardi 25 mars Cape Town Cape Grace***** Mercredi 26 mars Cape Town Cape Grace***** Jeudi 27 mars Sabi Sand Singita (Boulders & Ebony) ***** Vendredi 28 mars Sabi Sand Singita (Boulders & Ebony) ***** Samedi 29 mars Johannesburg Départ pour Paris via Zurich Dimanche 30 mars Paris CDG dans la matinée. (Cette liste est non contractuelle l organisation se réservant le droit de la modifier sans préavis pour votre meilleur confort). 8